REZOLUȚIA (UE) 2020/1878 A PARLAMENTULUI EUROPEAN

din 14 mai 2020

conținând observațiile care fac parte integrantă din decizia privind descărcarea de gestiune pentru execuția bugetului Biroului European de Sprijin pentru Azil (EASO) aferent exercițiului financiar 2018

PARLAMENTUL EUROPEAN,

—	având în vedere decizia sa privind descărcarea de gestiune pentru execuția bugetului Biroului European de Sprijin pentru Azil aferent exercițiului financiar 2018,

—	având în vedere articolul 100 și anexa V la Regulamentul său de procedură,

—	având în vedere avizul Comisiei pentru libertăți civile, justiție și afaceri interne,

—	având în vedere raportul Comisiei pentru control bugetar (A9-0077/2020),

întrucât, potrivit situației veniturilor și cheltuielilor sale (1), bugetul definitiv al Biroului European de Sprijin pentru Azil (denumit în continuare „biroul”) aferent exercițiului financiar 2018 a fost de 97 665 322 EUR, ceea ce reprezintă o creștere cu 12,52 % față de 2017; întrucât creșterea a fost legată de consolidarea activităților operaționale; întrucât bugetul biroului provine în principal de la bugetul Uniunii (2);

întrucât Curtea de Conturi (denumită în continuare „Curtea”), în raportul său privind conturile anuale ale Biroului European de Sprijin pentru Azil pentru exercițiul financiar 2018 (denumit în continuare „raportul Curții”), a declarat că a obținut asigurări rezonabile cu privire la fiabilitatea conturilor anuale ale biroului și că a obținut probe de audit suficiente cu privire la legalitatea și regularitatea veniturilor subiacente; întrucât, cu toate acestea, Curtea a justificat emiterea unui aviz cu rezerve în ceea ce privește constatările Curții raportate pentru exercițiile financiare 2016 și 2017 cu privire la legalitatea și regularitatea plăților; întrucât, cu excepția efectelor exercițiilor financiare 2016 și 2017, Curtea este de părere că plățile subiacente conturilor anuale aferente exercițiului încheiat la 31 decembrie 2018 sunt conforme legilor și reglementărilor în vigoare sub toate aspectele semnificative;

Acțiuni întreprinse ca urmare a descărcării de gestiune pe 2017

ia act de decizia Consiliului de administrație al biroului din 6 iunie 2018, cu efect imediat, de a-l demite din funcție pe fostul director executiv; salută desemnarea, la 6 iunie 2018, a unui director executiv interimar și numirea unei noi directoare executive la 16 iunie 2019; salută raportul de monitorizare elaborat de birou ca urmare a observațiilor Parlamentului pentru exercițiul financiar 2017, în special măsurile corective adoptate de Consiliul de administrație al biroului, de directorul executiv interimar și de noua directoare executivă pentru a îmbunătăți structura de guvernanță și eficiența biroului, pentru a restabili transparența și pentru a consolida încrederea; sprijină și apreciază măsurile prevăzute de Planul de acțiune privind guvernanța din 2019 al EASO; ia act de mesajul pozitiv și de intenția de a stabili o cooperare strânsă în viitor, exprimate de noua directoare executivă în cadrul audierii publice din 4 septembrie 2019 și al audierii agențiilor organizate de Comisia pentru control parlamentar a Parlamentului la 4 decembrie 2019;

Rezultatul investigațiilor Oficiului European de Luptă Antifraudă (OLAF)

regretă constatările OLAF privind existența unor nereguli legate de încălcarea procedurilor de achiziții, deturnarea fondurilor Uniunii, gestionarea defectuoasă, abuzul de poziție în domeniul resurselor umane, încălcări ale normelor de protecție a datelor, hărțuire și comportament necorespunzător față de membrii personalului în 2017; își reiterează solicitarea adresată biroului de a informa autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la acțiunile adoptate ca răspuns la măsurile propuse de OLAF; înțelege solicitarea biroului de a prezenta un raport mai detaliat într-un cadru adecvat, având în vedere aspectele legate de confidențialitate și de protecția datelor;

ia act de decizia Consiliului de administrație al biroului din 6 iunie 2018, cu efect imediat, de a-l demite din funcție pe directorul executiv; subliniază însă că bugetul pentru exercițiul financiar 2017 a fost executat sub supravegherea conducerii anterioare a biroului; evidențiază faptul că raportul se referă la procedura de descărcare de gestiune pentru exercițiul financiar 2017; ia act de angajamentul noului director executiv de a realiza reforme semnificative care să asigure o guvernanță solidă;

Argumentele care stau la baza exprimării unei opinii contrare cu privire la legalitatea și regularitatea plăților subiacente conturilor pentru exercițiul financiar 2017

constată, în lumina comentariilor și observațiilor autorității care acordă descărcarea de gestiune în legătură cu gradul ridicat de dependență a biroului de resurse suficiente, în principal de experții puși la dispoziție de statele membre, că deficitele de experți sunt raportate statelor membre și Comisiei la diferite niveluri; constată, de asemenea, că, pentru a compensa deficitele în privința numirilor și detașărilor de către statele membre, biroul a crescut proporția personalului temporar recrutat local și că, în 2018, doar 26 % din nevoile operaționale au fost acoperite de experți din statele membre; subliniază că biroul nu ar fi în măsură să le ofere statelor membre sprijinul crucial de care au nevoie pentru sistemele lor de azil fără a recurge la agenți temporari; ia act de propunerea biroului de a constitui o rezervă de 500 de experți din statele membre în materie de azil; invită statele membre și Comisia să examineze de urgență această propunere și să ia rapid o decizie în acest sens;

Gestiunea bugetară și financiară

regretă că insuficiența bugetelor anuale inițiale și absența parțială a unei rezerve pentru cheltuieli neprevăzute în bugetul biroului care să acopere finanțarea nevoilor operaționale urgente neprevăzute creează incertitudini bugetare și îngreunează planificarea pentru situațiile de urgență; ia act de faptul că biroul se află permanent în dialog cu Comisia și cu autoritățile bugetare în ceea ce privește planificarea operațională și alocarea resurselor; ia act de faptul că biroul utilizează o parte din contribuțiile țărilor asociate ca rezervă pentru cheltuielile operaționalele prevăzute, în special pentru a face față cererilor neplanificate de sprijin din partea statelor membre; solicită biroului să abordeze în continuare constrângerile bugetare consultându-se îndeaproape cu Comisia și cu autoritățile bugetare;

subliniază că reducerile bugetare propuse ar putea afecta capacitatea biroului de a se achita în continuare în mod corespunzător de misiunea sa de sprijinire a statelor membre, prevăzută în mandatul său; reamintește că consolidarea mandatului biroului și creșterea volumului de lucru ar trebui să fie însoțite de alocări bugetare corespunzătoare;

salută strategia reînnoită de cooperare a Consiliului de administrație comun EASO-Frontex; ia act, de asemenea, cu satisfacție de faptul că biroul joacă un rol activ în rețeaua agențiilor în ceea ce privește simplificarea acțiunilor comune, cum ar fi apelul la recrutarea de consilieri confidențiali, participarea la procedurile comune de achiziții pentru contractele-cadru și programele de mobilitate a personalului; încurajează ferm biroul să intensifice și să extindă cooperarea cu toate agențiile Uniunii; subliniază recomandarea din Raportul special al Curții privind gestionarea migrației de a asigura complementaritatea și o mai bună coordonare între Fondul pentru azil, migrație și integrare și birou; îndeamnă biroul să lucreze la conceptul de punere în comun a resurselor în cazul sarcinilor care se suprapun cu cele ale altor agenții cu activități similare;

Performanța

constată că, la 31 decembrie 2018, schema de personal era completată doar în proporție de 68,22 %, fiind ocupate 146 de posturi de agenți temporari din cele 214 posturi autorizate în temeiul bugetului Uniunii (față de 155 de posturi autorizate în 2017); constată, în plus, că, în 2018, 61 de agenți contractuali și trei experți naționali detașați au lucrat pentru birou; constată cu satisfacție că planul de recrutare al biroului prevede 500 de angajați până în 2020;

ia act de lipsa de personal de conducere în cadrul departamentului administrativ, întrucât patru dintre cele cinci posturi de conducere erau fie vacante, fie fuseseră ocupate de persoane care au fost suspendate din funcție, dar ia act de răspunsul biroului, potrivit căruia în primul trimestru din 2020 va fi publicat anunțul de post vacant pentru funcția de șef al Unității pentru resurse umane și securitate; ia act, de asemenea, de faptul că, deoarece biroul a fost afectat de reorganizare, recrutarea șefului Unității pentru finanțe și achiziții este în curs de desfășurare, iar postul de șef al Unității TIC a fost ocupat în 2019; invită biroul să depună eforturi suplimentare pentru a asigura ocuparea posturilor vacante, în colaborare cu Comisia și statele membre, și să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la măsurile corective luate pentru a atenua acest risc;

10.

regretă să constate că, potrivit raportului Curții, începând de la sfârșitul anului 2017, situația resurselor umane în cadrul biroului s-a înrăutățit exponențial; ia act de faptul că, până la sfârșitul anului 2018, biroul avea 216 angajați, trimisese 89 de scrisori cu oferte de angajare și semnase 60 de contracte; observă, cu toate acestea, că încă existau 78 de posturi vacante care urmau să fie ocupate până la sfârșitul anului 2018; își exprimă profunda îngrijorare legată de faptul că această situație comportă un risc semnificativ pentru continuarea activităților biroului la nivelul actual; ia act de angajamentul exprimat de conducerea executivă cu privire la realizarea în mod transparent și eficient a planului de recrutare al biroului;

11.

ia act cu îngrijorare de faptul că, în 2018, personalul de conducere de nivel superior nu era alcătuit decât din bărbați (nouă persoane), dar constată că echilibrul de gen negativ a fost modificat prin numirea, în 2019, a unei directoare executive; constată cu satisfacție că s-a ajuns la un bun echilibru de gen în cadrul Consiliului de administrație (16 bărbați și 15 femei);

12.

ia act de faptul că, la 26 noiembrie 2019, noua directoare executivă a prezentat o nouă organigramă a Consiliului de administrație; consideră că o reorganizare a personalului ar trebui să contribuie la consolidarea controlului intern, a asigurării calității și a gestionării riscurilor și la respectarea măsurilor impuse de Curtea de Conturi și de Serviciul de Audit Intern al Comisiei;

Politica de personal

13.

constată cu îngrijorare că, la 31 decembrie 2018, schema de personal era completată în proporție de doar 68,22 %, fiind ocupate 146 de posturi de agenți temporari din cele 214 posturi de agenți temporari autorizate în temeiul bugetului Uniunii (155 de posturi autorizate în 2017); constată, în plus, că, în 2018, 61 de agenți contractuali și trei experți naționali detașați au lucrat pentru birou;

14.

constată cu satisfacție că, în ceea ce privește dispozițiile referitoare la găzduire aplicabile echipelor de sprijin pentru azil și altor agenți ai biroului din statele membre (de exemplu, în legătură cu privilegiile și imunitățile personalului biroului, ale experților statelor membre și ale experților angajați cu contract), biroul a semnat un acord de primire cu Cipru în iulie 2019, urma să semneze un acord de primire cu Grecia în ianuarie 2020, și va încheia un nou acord cu Italia pentru a respecta pe deplin dispozițiile Regulamentului (UE) nr. 439/2010 al Parlamentului European și al Consiliului (3) și a altor acorduri de găzduire încheiate de birou; invită biroul ca, în cooperare cu Comisia, să caute în continuare aranjamente eficace cu statele membre în ceea ce privește găzduirea echipelor de sprijin pentru azil și a altor agenți ai biroului;

15.

ia act de răspunsurile biroului la observațiile Curții și de eforturile sale de a da curs acestora în cadrul mandatului noului director executiv, printre altele, acordând prioritate încheierii de acorduri de găzduire cu Italia, Grecia și Cipru referitoare la cazarea echipelor de sprijin pentru azil și a altor agenți ai biroului în statele membre, prin creșterea transparenței procedurilor de recrutare și prin consolidarea serviciului său juridic în cursul anului 2019;

16.

constată că Curtea a identificat o tendință orizontală a agențiilor de a angaja personal extern pe poziții de consultanță în domeniul informatic; solicită ca acest domeniu important și sensibil să depindă cât mai puțin posibil de recrutarea externă pentru a limita eventualele riscuri;

17.

ia act, pe baza raportului Curții, de faptul că, în 2018, biroul a lansat o procedură deschisă de achiziții publice pentru a încheia contracte-cadru pentru furnizarea de servicii de către lucrători temporari în Italia; ia act de faptul că biroul a întrerupt procedura, deoarece a fost primită o singură ofertă, pe care a considerat-o inacceptabilă, deoarece depășea bugetul maxim estimat; observă că Curtea a constatat că o greșeală semnificativă, care se ridica la 25 de milioane EUR, era prezentă în caietul de sarcini; remarcă, cu toate acestea, că biroul a acceptat aceste constatări și a adoptat și pus în aplicare măsuri de corecție care includ: rezilierea contractului-cadru pentru serviciile lucrătorilor temporari în Italia; lansarea unei noi proceduri de achiziții pentru serviciile lucrătorilor temporari în Italia; lansarea unei cereri suplimentare pentru experți ai statelor membre și, atunci când este posibil, utilizarea modalităților alternative de mobilizare a experților pentru a acoperi perioada până la intrarea în vigoare a unui nou contract-cadru; reducerea temporară semnificativă a numărului de lucrători temporari ai biroului angajați în Italia și, împreună cu autoritățile italiene, menținerea nivelului de continuitate a activității pentru măsurile de sprijin esențiale; ia act, de asemenea, de faptul că noua procedură de achiziții publice a fost încheiată, iar noul contract-cadru a fost atribuit în decembrie 2019, astfel încât continuitatea activității pe parcursul întregii proceduri este asigurată; îndeamnă biroul să aplice în mod riguros normele UE în materie de achiziții publice;

18.

constată că biroul recurge la contracte de servicii încheiate cu societăți din domeniul informatic formulate într-un mod care ar putea să implice punerea la dispoziție de lucrători temporari în loc de furnizarea de servicii sau de produse informatice clar definite; reamintește că furnizarea de lucrători temporari pentru a îndeplini sarcini precise pentru o anumită durată este reglementată de Directiva 2008/104/CE a Parlamentului European și a Consiliului (4) și de normele specifice adoptate de statele membre; constată că utilizarea contractelor de furnizare de servicii informatice pentru furnizarea de forță de muncă nu este conformă cu Statutul funcționarilor Uniunii sau cu normele Uniunii în domeniul social și al ocupării forței de muncă; ia act cu satisfacție de faptul că biroul și-a revizuit modelul pentru contractele în regie pentru a include în fiecare contract o listă de rezultate care urmează să fie obținute; invită biroul să își continue eforturile și să se asigure că modul în care sunt formulate contractele evită apariția oricărei confuzii între achiziția de servicii informatice și contractarea de lucrători temporari;

Achizițiile publice

19.

ia act, pe baza informațiilor oferite de birou, că în 2018, acesta a început să pună în aplicare decizia Comisiei privind semnalarea neregulilor și a elaborat un ghid practic pentru gestionarea și prevenirea conflictelor de interese, a cărui adoptare de către Consiliul de administrație urmează să aibă loc până în trimestrul al treilea din 2019, precum și norme privind protecția denunțătorilor de nereguli; își manifestă aprecierea că biroul a organizat o serie de sesiuni de formare dedicate personalului în domeniul eticii, cu un accent special pe prevenirea conflictelor de interese, având un modul special destinat persoanelor în funcții de conducere; constată cu satisfacție că normele relevante privind conflictele de interese au fost, de asemenea, transpuse în procedurile și politicile standard de operare relevante; invită biroul să acorde în continuare o atenție deosebită prevenirii conflictelor de interese și punerii în aplicare adecvate a normelor și procedurilor de denunțare a neregulilor;

20.

ia act cu preocupare de faptul că, deși biroul publică pe site-ul său declarațiile de interese și CV-urile membrilor Consiliului său de administrație, el nu publică încă declarațiile de interese ale personalului din posturile de conducere și solicită biroului să acționeze imediat în această privință;

Prevenirea și gestionarea conflictelor de interese și transparența

21.

este conștient de faptul că, la sfârșitul exercițiului 2018, biroul nu dispunea de o structură de audit intern și că, începând din ianuarie 2018, nu a fost prezentat niciun raport de audit exhaustiv de către serviciile de audit intern; constată, în plus, că crearea unor controale ex post pentru verificarea legalității și a regularității operațiunilor era abia la început; salută răspunsul biroului, conform căruia acesta a convenit și a documentat măsuri de corecție a sistemelor de control intern, inclusiv crearea de capacități de audit până în al patrulea trimestru al anului 2019 și a unei capacități de control intern ex post până în trimestrul al treilea din 2019; constată cu satisfacție că biroul își creează capacitatea de control ex post, primul agent de control ex post fiind recrutat în al patrulea trimestru al anului 2019, iar în prima jumătate a anului 2020 urmând a fi recrutați agenți suplimentari; ia act de faptul că biroul creează o structură de audit intern și se află în prezent în discuții cu o altă agenție a Uniunii cu o vastă experiență în domeniu pentru a identifica cel mai bun model pentru birou; invită biroul să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la măsurile luate în acest sens;

Controalele interne

22.

salută faptul că biroul, conform raportului anual al Curții privind agențiile Uniunii pentru exercițiul financiar 2018, a luat măsuri concrete și pozitive, menite a îmbunătăți guvernanța organizațională; remarcă faptul că dintre cele 61 de măsuri din planul de acțiune, 48 au fost finalizate, în timp ce 13 erau încă în curs de punere în aplicare la momentul auditului Curții;

23.

salută adoptarea, în septembrie 2019, a noii politici a biroului privind posturile sensibile, care oferă echipei de conducere orientările și criteriile pentru a efectua evaluări ale riscurilor, a identifica și documenta funcțiile sensibile din cadrul biroului, precum și acțiunile de atenuare convenite, și, în plus, pentru a evalua funcțiile sensibile și a documenta acțiunile de atenuare a riscurilor până în primul trimestru al anului 2020;

24.

reamintește că, la sfârșitul anului 2017, nu exista niciun serviciu juridic intern la nivelul biroului, precum și faptul că, sub conducerea directorului executiv anterior, au fost angajate o mulțime de firme de avocatură; observă, totuși, că, în 2018, biroul a creat o listă a tuturor contractelor de consultanță juridică și că, în 2019, și-a început activitatea la birou un nou consilier juridic principal, iar noul contract-cadru de consultanță juridică a fost semnat, înlocuind contractele anterioare, câțiva consilieri juridici urmând a fi recrutați în 2020; constată, totuși, că încă nu s-a procedat în mod sistematic la o examinare internă a documentelor juridice și, în 2018, au fost observate mai multe inconsecvențe în aspectele juridice ale procedurilor de achiziții publice; invită biroul să asigure un serviciu juridic solid și o gestionare efectivă a procedurilor juridice; ia act cu satisfacție de obiectivul biroului de a stabili o guvernanță și un cadru de control intern prin crearea, printre altele, a unui sector juridic și de protecție a datelor și a unui sector de control intern și de gestionare a riscurilor pentru a asigura, în viitor, o revizuire sistematică a documentelor juridice, inclusiv în cazul achizițiilor; salută, de asemenea, inițiativa biroului de a crea o capacitate de audit intern în cadrul său, stabilind totodată o capacitate de audit comună cu Agenția Uniunii Europene pentru Gestionarea Operațională a Sistemelor Informatice la Scară Largă în Spațiul de Libertate, Securitate și Justiție;

25.

regretă că nu există încă nicio politică în ceea ce privește posturile sensibile ale biroului, ceea ce nu este în concordanță cu standardele de control intern ale acestuia, conform cărora funcțiile sensibile trebuie să fie clar definite, înregistrate și actualizate; ia act de răspunsul biroului potrivit căruia o politică privind posturile sensibile era în curs de finalizare și se preconiza că va fi aprobată până în trimestrul al treilea al anului 2019 și pusă în aplicare până în trimestrul al patrulea al anului 2019; invită biroul să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la evoluția situației;

26.

apreciază progresele înregistrate în punerea în aplicare a sistemelor de control intern, inclusiv controlul operațiunilor de achiziții și al cheltuielilor; sprijină decizia de a reduce și de a sista rapid externalizarea serviciilor de consiliere juridică și crearea unui serviciu juridic intern; sprijină observațiile Curții cu privire la necesitatea unor acțiuni corective suplimentare;

27.

remarcă, în urma comentariilor și observațiilor autorității care acordă descărcarea de gestiune legate de faptul că biroul este una dintre puținele agenții ale Uniunii care își desfășoară activitatea în mai multe locuri, că acesta a încheiat contracte de închiriere în mai multe locuri fără a fi efectuat o analiză adecvată a pieței locale și că, în ceea ce privește biroul de la Roma, va fi lansată în scurt timp o nouă licitație, precedată de o analiză de piață adecvată pentru închirierea de spații în vederea normalizării situației actuale; observă, în plus, în cazul sediului din Atena, că actualul contract de închiriere a expirat în ianuarie 2020 și că o nouă procedură de achiziții publice, care include o analiză de piață adecvată, este în pregătire; constată, în plus, că unitatea de prelucrare din Pagani (Lesbos) a deplasat locurile de desfășurare a activității din hotspoturi în afara centrelor; remarcă faptul că, în ceea ce privește biroul din Cipru, la jumătatea anului 2018 a fost semnat un nou contract cu proprietarul clădirii în urma unei licitații care a avut drept scop regularizarea acordului inițial și care include posibilitatea de extindere dacă apar noi nevoi; salută noile proceduri operaționale standard în domeniul achizițiilor publice adoptate la 15 februarie 2019, care oferă orientări cu privire la aspectele sensibile ale procedurii de achiziții publice și de gestionare a contractelor, inclusiv dispoziții detaliate privind anchetele de piață; ia act de eforturile depuse de birou pentru alinierea procedurilor sale de achiziții la „Metodologia de urmat de către serviciile Comisiei pentru prospectare și negociere imobiliară”, precum și pentru a publica anunțuri de prospectare a pieței pentru toate contractele imobiliare avute în vedere, pentru a crește transparența și concurența;

28.

constată cu îngrijorare că absența unor responsabilități și roluri clare legate de gestionarea spațiilor închiriate și a serviciilor și lucrărilor conexe poate să submineze o atenuare eficientă a riscurilor în ceea ce privește spațiile; solicită biroului să instituie o politică eficientă de gestionare a spațiilor închiriate și a serviciilor conexe;

Alte observații

29.

salută faptul că, în lumina observațiilor autorității care acordă descărcarea de gestiune referitoare la numirea noului director executiv interimar, care și-a preluat mandatul la 6 iunie 2018, de la această schimbare a conducerii, transparența a fost considerată drept prioritate absolută, fiind un principiu fundamental al planului de acțiune privind guvernanța sub conducerea noului director executiv, care s-a angajat să continue această abordare în viitor;

30.

invită biroul să își concentreze atenția asupra difuzării rezultatelor cercetărilor sale în rândul publicului și să se adreseze acestuia prin intermediul rețelelor de socializare și al altor mijloace de informare în masă;

31.

constată, în lumina comentariilor și observațiilor autorității care acordă descărcarea de gestiune referitoare la faptul că biroul și-a extins spațiul de birouri din Malta la încă un corp al clădirii în care se află sediul său, că biroul a finalizat în octombrie 2018 contractul de închiriere, ale cărui costuri sunt acoperite integral din bugetul biroului, în vederea ocupării întregului complex;

32.

face trimitere, pentru alte observații cu caracter orizontal care însoțesc decizia privind descărcarea de gestiune, la Rezoluția sa din 14 mai 2020 (5) referitoare la performanțele, gestiunea financiară și controlul agențiilor.

(1) JO C 306, 30.8.2018, p. 4.

(2) JO C 306, 30.8.2018, p. 6.

(3) Regulamentul (UE) nr. 439/2010 al Parlamentului European și al Consiliului din 19 mai 2010 privind înființarea unui Birou European de Sprijin pentru Azil (JO L 132, 29.5.2010, p. 11).

(4) Directiva 2008/104/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 19 noiembrie 2008 privind munca prin agent de muncă temporară (JO L 327, 5.12.2008, p. 9).

(5) Texte adoptate, P9_TA(2020)0121.