(1)

Simultan cu dezvoltarea competențelor Uniunii Europene, cetățenii se confruntă din ce în ce mai mult cu instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii, fără ca drepturile procedurale să le fie întotdeauna protejate în mod corespunzător.

(2)

Într-o Uniune guvernată de statul de drept, este necesar să se asigure definirea, dezvoltarea și respectarea în mod corespunzător a drepturilor și obligațiilor procedurale. Cetățenii au dreptul să se aștepte la un nivel ridicat de transparență, eficiență, soluționare rapidă și reacție din partea instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor Uniunii. Cetățenii au, de asemenea, dreptul de a primi informații adecvate cu privire la posibilitatea de a întreprinde demersuri suplimentare în chestiunea respectivă.

(3)

Actualele norme și principii ale Uniunii în domeniul bunei administrări sunt răspândite într-o gamă largă de surse: drept primar, legislație secundară, jurisprudența Curții de Justiție a Uniunii Europene, instrumente juridice neobligatorii și angajamente unilaterale ale instituțiilor Uniunii.

(4)

În timp, Uniunea a dezvoltat un număr mare de proceduri administrative sectoriale, deopotrivă sub formă de dispoziții obligatorii și de instrumente juridice neobligatorii, fără a ține seama neapărat de coerența generală a sistemului. Această serie complexă de proceduri a dus la existența unor lacune și inconsecvențe în aceste proceduri.

(5)

Faptul că Uniunii îi lipsește un set coerent și cuprinzător de norme codificate de drept administrativ îngreunează înțelegerea de către cetățeni a drepturilor lor administrative în temeiul legislației Uniunii.

(6)

În aprilie 2000, Ombudsmanul European a propus instituțiilor un cod de bună conduită administrativă, având convingerea că acesta ar trebui să se aplice tuturor instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor Uniunii.

(7)

În rezoluția sa din 6 septembrie 2001, Parlamentul European a aprobat cu modificări proiectul de cod elaborat de Ombudsmanul European și a solicitat Comisiei să prezinte o propunere de regulament care să cuprindă un cod de bună conduită administrativă întemeiat pe articolul 308 din Tratatul de instituire a Comunității Europene.

(8)

Actualele coduri de conduită interne adoptate ulterior de diferitele instituții, care sunt bazate în mare parte pe codul de conduită elaborat de Ombudsmanul European, au efecte limitate, diferă unele de altele și nu au caracter obligatoriu.

(9)

Intrarea în vigoare a Tratatului de la Lisabona a oferit Uniunii temeiul juridic pentru adoptarea unui regulament privind procedura administrativă. Articolul 298 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (TFUE) prevede că, în îndeplinirea misiunii lor, instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii sunt sprijinite de o administrație europeană transparentă, eficientă și independentă. Intrarea în vigoare a Tratatului de la Lisabona a atribuit, de asemenea, Cartei drepturilor fundamentale a Uniunii Europene (denumită în continuare „Carta”) aceeași valoare juridică cu cea a tratatelor.

(10)

Titlul V („Drepturile cetățenilor”) din Cartă consacră dreptul la bună administrare la articolul 41, la care se prevede că orice persoană are dreptul de a beneficia, în ce privește problemele sale, de un tratament imparțial, echitabil și într-un termen rezonabil din partea instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor Uniunii. În plus, Articolul 41 din Cartă indică în mod neexhaustiv unele dintre elementele care intră în definiția dreptului la bună administrare, precum dreptul de a fi ascultat, dreptul oricărei persoane de a avea acces la propriul dosar, dreptul la comunicarea motivelor unei decizii a administrației, posibilitatea de a solicita repararea prejudiciilor cauzate de instituții și de agenții Uniunii în exercitarea funcțiilor lor și drepturile lingvistice.

(11)

O administrație eficientă a Uniunii este esențială pentru interesul public. Un număr excesiv de norme și proceduri, precum și lipsa acestora pot conduce la o administrare defectuoasă, care poate fi generată, de asemenea, de existența unor norme și proceduri contradictorii, incoerente sau neclare.

(12)

Procedurile administrative bine structurate și coerente sprijină atât gestionarea eficientă, cât și asigurarea respectării în mod corespunzător a dreptului la bună administrare, garantat ca principiu general de drept al Uniunii și în temeiul articolul 41 din Cartă.

(13)

În rezoluția sa din 15 ianuarie 2013, Parlamentul European a solicitat adoptarea unui regulament privind dreptul european de procedură administrativă, care să garanteze dreptul la bună administrare prin intermediul unei administrații europene transparente, eficiente și independente. Stabilirea unui set comun de norme de procedură administrativă la nivelul instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor Uniunii ar trebui să sporească securitatea juridică, să acopere lacunele din dreptul Uniunii și, astfel, să contribuie la respectarea statului de drept.

(14)

Scopul prezentului regulament este de a stabili un set de norme de procedură care ar trebui respectate de administrația Uniunii atunci când își desfășoară activitățile administrative. Aceste norme de procedură urmăresc să asigure atât o administrație transparentă, eficientă și independentă, cât și o respectare corespunzătoare a dreptului la bună administrare.

(15)

În conformitate cu articolul 298 din TFUE, prezentul regulament nu ar trebui să se aplice administrațiilor statelor membre. În plus, prezentul regulament nu ar trebui să se aplice procedurilor legislative, procedurilor judiciare și procedurilor care duc la adoptarea actelor fără caracter legislativ întemeiate direct pe tratate, a actelor delegate sau a actelor de punere în aplicare.

(16)

Prezentul regulament ar trebui să se aplice administrației Uniunii, fără a aduce atingere altor acte juridice ale Uniunii care prevăd norme specifice de procedură administrativă. Cu toate acestea, procedurile administrative specifice fiecărui sector nu sunt pe deplin coerente și complete. Pentru a asigura coerența globală a activităților administrative ale administrației Uniunii și respectarea deplină a dreptului la bună administrare, actele juridice care prevăd norme specifice de procedură administrativă ar trebui, prin urmare, să fie interpretate în conformitate cu prezentul regulament, iar lacunele pe care acestea le prezintă ar trebui să fie eliminate prin dispozițiile relevante ale prezentului regulament. Prezentul regulament stabilește drepturi și obligații aplicabile în general tuturor procedurilor administrative prevăzute de dreptul Uniunii și, prin urmare, reduce fragmentarea normelor de procedură aplicabile generată de legislația sectorială.

(17)

Normele de procedură administrativă prevăzute de prezentul regulament urmăresc punerea în aplicare a principiilor de bună administrare prevăzute de o largă serie de surse juridice, având în vedere jurisprudența Curții de Justiție a Uniunii Europene. Aceste principii sunt prezentate mai jos, iar formularea acestora ar trebui să constituie o sursă de inspirație pentru interpretarea dispozițiilor prevăzute de prezentul regulament.

(18)

Principiul statului de drept, menționat la articolul 2 din Tratatul privind Uniunea Europeană (TUE), se află în centrul valorilor Uniunii și reprezintă spiritul acestora. În conformitate cu acest principiu, orice acțiune a Uniunii trebuie să se bazeze pe tratate, în conformitate cu principiul atribuirii competențelor. În plus, ca un corolar al statului de drept, principiul legalității impune ca activitățile administrației Uniunii să fie efectuate în deplină conformitate cu legislația.

(19)

Orice act juridic din dreptul Uniunii trebuie să fie în conformitate cu principiul proporționalității. În acest scop, orice măsură adoptată de administrația Uniunii trebuie să fie adecvată și necesară pentru atingerea obiectivelor urmărite în mod legitim prin măsura în cauză: atunci când se poate opta între mai multe măsuri potențial adecvate, trebuie să se adopte opțiunea cel mai puțin împovărătoare, iar tarifele impuse de administrație nu ar trebui să fie disproporționate în raport cu obiectivele urmărite.

(20)

Dreptul la bună administrare impune ca actele administrative să fie adoptate de administrația Uniunii în temeiul unor proceduri administrative care să garanteze imparțialitatea, corectitudinea și respectarea termenelor.

(21)

Dreptul la bună administrare impune ca orice decizie de a iniția o procedură administrativă să fie notificată părților și să furnizeze informațiile necesare care să le permită acestora să își exercite drepturile în cursul procedurii administrative. În cazuri excepționale și justificate în mod corespunzător, atunci când interesul public impune acest lucru, administrația poate amâna sau omite notificarea.

(22)

Atunci când procedura administrativă este inițiată la cererea unei părți, dreptul la bună administrare obligă administrația Uniunii să confirme în scris primirea cererii. Confirmarea de primire ar trebui să furnizeze informațiile necesare care să îi permită părții să își exercite dreptul la apărare în cursul procedurii administrative. Cu toate acestea, administrația Uniunii ar trebui să aibă dreptul de a refuza solicitările abuzive sau inutile, întrucât acestea ar putea periclita eficiența administrativă.

(23)

În scopuri de securitate juridică, o procedură administrativă ar trebui inițiată într-un termen rezonabil după producerea evenimentului. Prin urmare, prezentul regulament ar trebui să cuprindă dispoziții privind un termen de prescripție.

(24)

Dreptul la bună administrare impune administrației Uniunii să exercite obligația de diligență, potrivit căreia administrația trebuie să stabilească și să analizeze cu atenție și în mod imparțial toate elementele de fapt și de drept ale unei cauze, ținând seama de toate interesele relevante în fiecare etapă a procedurii. În acest scop, administrația Uniunii ar trebui să fie abilitată să examineze probele părților, martorilor și experților, să solicite documente și evidențe și să efectueze vizite sau inspecții. Atunci când alege experți, administrația Uniunii ar trebui să se asigure că aceștia sunt competenți din punct de vedere tehnic și că nu se află în conflict de interese.

(25)

În cursul anchetei realizate de administrația Uniunii, părțile ar trebui să aibă obligația de a coopera, sprijinind administrația în stabilirea faptelor și circumstanțelor specifice cauzei. Atunci când solicită părților să coopereze, administrația Uniunii ar trebui să le acorde acestora un termen rezonabil pentru a răspunde și să le reamintească dreptul de a nu se autoincrimina în cazul în care procedura administrativă poate duce la impunerea unei sancțiuni.

(26)

Dreptul de a fi tratat în mod imparțial de administrația Uniunii este un corolar al dreptului fundamental la bună administrare și presupune că membrii personalului sunt obligați să se abțină de la a lua parte la o procedură administrativă în cazul în care au, direct sau indirect, un interes personal, mai ales interese familiale sau financiare de natură a le afecta imparțialitatea.

(27)

Dreptul la bună administrare ar putea impune ca, în anumite circumstanțe, administrația să efectueze inspecții, în cazul în care acest lucru este necesar pentru a îndeplini o obligație sau pentru a realiza un obiectiv în temeiul dreptului Uniunii. Pentru a se garanta drepturile părților, inspecțiile respective ar trebui să respecte anumite condiții și proceduri.

(28)

Dreptul de a fi ascultat ar trebui respectat în cadrul tuturor procedurilor inițiate împotriva unei persoane și care sunt susceptibile de a se încheia într-un mod care va afecta negativ persoana respectivă. Acest drept nu ar trebui exclus sau limitat prin nicio măsură legislativă. Dreptul de a fi ascultat impune ca persoanei în cauză să i se transmită o prezentare completă și exactă a revendicărilor sau obiecțiilor ridicate și să i se ofere posibilitatea de a formula observații cu privire la adevărul și relevanța faptelor și la documentele utilizate.

(29)

Dreptul la bună administrare include dreptul unei părți la procedura administrativă de a avea acces la propriul dosar, ceea ce constituie, de asemenea, o condiție esențială pentru a putea beneficia de dreptul de a fi ascultat. În cazul în care protejarea intereselor legitime legate de confidențialitate și de secretul profesional și comercial nu permite accesul deplin la un dosar, părții respective ar trebui să i se furnizeze cel puțin un rezumat adecvat al conținutului dosarului. Pentru a facilita accesul la dosarele proprii și a asigura astfel gestionarea transparentă a informațiilor, administrația Uniunii ar trebui să țină evidența corespondenței primite și a celei trimise, a documentelor primite și a măsurilor pe care le adoptă și să întocmească un index al dosarelor aflate în evidență.

(30)

Administrația Uniunii ar trebui să adopte acte administrative într-un termen rezonabil. O administrație lentă se traduce printr-o administrare defectuoasă. Orice întârziere în adoptarea unui act administrativ ar trebui să fie justificată, iar părții la procedura administrativă ar trebui să i se notifice în mod corespunzător acest lucru și să i se furnizeze o estimare a datei preconizate pentru adoptarea actului administrativ.

(31)

Dreptul la bună administrare obligă administrația Uniunii să precizeze motivele pe care se întemeiază actele sale administrative. Expunerea de motive ar trebui să indice temeiul juridic al actului, situația de ansamblu care a condus la adoptarea acestuia și obiectivele generale pe care este destinat să le atingă. Aceasta ar trebui să comunice în mod clar și neechivoc raționamentul autorității competente care a adoptat actul, în așa fel încât să permită părților interesate să decidă dacă doresc să își apere drepturile prin intermediul unei cereri de control jurisdicțional.

(32)

În conformitate cu dreptul la o cale de atac eficientă, nici Uniunea, nici statele membre nu pot face imposibilă în practică sau excesiv de dificilă exercitarea drepturilor conferite de legislația Uniunii. În schimb, acestea sunt obligate să garanteze o protecție judiciară reală și eficace și le este interzis să aplice norme sau proceduri care ar putea împiedica, chiar și temporar, ca dreptul Uniunii să producă efecte depline.

(33)

Pentru a facilita exercitarea dreptului la o cale de atac eficientă, administrația Uniunii ar trebui să indice în actele sale administrative căile de atac care stau la dispoziția părților ale căror drepturi și interese sunt afectate de actele respective. Pe lângă posibilitatea de a iniția acțiuni în instanță sau de a depune o plângere la Ombudsmanul European, părții ar trebui să i se acorde dreptul de a solicita o reexaminare administrativă și ar trebui să i se comunice informații privind procedura și termenul pentru depunerea unei astfel de cereri.

(34)

Cererea de reexaminare administrativă nu aduce atingere dreptului pe care îl are partea la o cale de atac. În scopuri legate de termenul pentru prezentarea unei cereri de control jurisdicțional, un act administrativ este considerat definitiv dacă partea nu depune o cerere de reexaminare administrativă în termenul respectiv sau, dacă partea prezintă o cerere de reexaminare administrativă, actul administrativ definitiv este actul care încheie reexaminarea administrativă.

(35)

În conformitate cu principiul transparenței și cu principiul securității juridice, părțile la o procedură administrativă ar trebui să aibă posibilitatea de a înțelege în mod clar drepturile și obligațiile proprii care decurg dintr-un act administrativ care le este adresat. În acest scop, administrația Uniunii ar trebui să se asigure că actele sale administrative sunt redactate într-un limbaj clar, simplu și ușor de înțeles și că produc efecte de la data notificării către părți. În îndeplinirea acestei obligații este necesar ca administrația Uniunii să utilizeze în mod adecvat tehnologiile informației și comunicațiilor și să se adapteze la dezvoltarea acestora.

(36)

În scopul transparenței și al eficienței administrative, administrația Uniunii ar trebui să se asigure că erorile materiale, erorile de calcul sau erorile similare prezente în actele sale administrative sunt corectate de către autoritatea competentă.

(37)

Ca un corolar al statului de drept, principiul legalității obligă administrația Uniunii să rectifice sau să retragă actele administrative care nu sunt legale. Cu toate acestea, având în vedere că orice rectificare sau orice retragere a unui act administrativ poate intra în conflict cu protecția încrederii legitime și cu principiul securității juridice, administrația Uniunii ar trebui să evalueze cu atenție și cu imparțialitate efectele rectificării sau retragerii asupra celorlalte părți și să includă concluziile unei astfel de evaluări printre motivele rectificării sau retragerii actului.

(38)

Cetățenii Uniunii au dreptul de a se adresa în scris instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor Uniunii în una dintre limbile tratatelor și de a primi răspuns în aceeași limbă. Administrația Uniunii ar trebui să respecte drepturile lingvistice ale părților, asigurând desfășurarea procedurii administrative în una dintre limbile tratatelor, aleasă de partea respectivă. În cazul unei proceduri administrative inițiate de administrația Uniunii, prima notificare ar trebui să fie redactată în una dintre limbile tratatului care corespunde statului membru în care se află partea.

(39)

Principiul transparenței și cel al dreptului de acces la documente au o importanță deosebită în cadrul unei proceduri administrative, fără a aduce atingere actelor legislative adoptate în temeiul articolului 15 alineatul (3) din TFUE. Orice limitare a principiilor respective ar trebui să fie interpretată în mod restrictiv, pentru a fi în conformitate cu criteriile enunțate la articolul 52 alineatul (1) din Cartă și, prin urmare, ar trebui să fie prevăzută de lege și ar trebui să respecte substanța acestor drepturi și libertăți și să se supună principiului proporționalității.

(40)

Dreptul la protecția datelor cu caracter personal presupune faptul că, fără a aduce atingere actelor legislative adoptate în temeiul articolul 16 din TFUE, datele utilizate de administrația Uniunii ar trebui să fie exacte, actualizate și înregistrate conform legii.

(41)

Principiul protecției încrederii legitime decurge din principiul statului de drept și presupune că acțiunile organelor publice nu ar trebui să afecteze drepturile dobândite și situațiile juridice definitive, cu excepția cazului în care acest lucru este imperativ necesar în interesul public. Încrederea legitimă ar trebui luată în considerare în mod corespunzător atunci când un act administrativ este rectificat sau retras.

(42)

Principiul securității juridice impune ca normele Uniunii să fie clare și precise. Acest principiu urmărește să garanteze previzibilitatea situațiilor și a raporturilor juridice cărora li se aplică dreptul Uniunii, în sensul că persoanele ar trebui să aibă posibilitatea de a-și cunoaște în mod neechivoc drepturile și obligațiile și de a putea acționa în consecință. În conformitate cu principiul securității juridice, nu ar trebui adoptate măsuri retroactive, cu excepția unor circumstanțe justificate din punct de vedere juridic.

(43)

Pentru a asigura coerența globală a activităților administrative ale administrației Uniunii, actele administrative cu domeniu de aplicare general ar trebui să respecte principiile bunei administrări menționate în prezentul regulament.

(44)

În interpretarea prezentului regulament, ar trebui să se țină seama în special de egalitatea de tratament și de nediscriminare, care se aplică activităților administrative ca un corolar important al principiului statului de drept și al principiilor unei administrații europene eficiente și independente,

(a)

procedurilor legislative;

(b)

procedurilor judiciare;

(c)

procedurilor care duc la adoptarea actelor fără caracter legislativ întemeiate direct pe tratate, a actelor delegate sau a actelor de punere în aplicare.

(a)

„administrația Uniunii” înseamnă administrația instituțiilor, organelor, oficiilor și agențiilor Uniunii Europene;

(b)

„activități administrative” înseamnă activități desfășurate de administrația Uniunii pentru punerea în aplicare a legislației Uniunii, cu excepția procedurilor menționate la articolul 2 alineatul (2);

(c)

„procedură administrativă” înseamnă procesul prin care administrația Uniunii elaborează, adoptă, pune în aplicare acte administrative și asigură respectarea acestora;

(d)

„membru al personalului” înseamnă funcționar în sensul articolului 1a din Statutul funcționarilor și agent în sensul articolului 1 liniuțele 1-3 din Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene;

(e)

„autoritate competentă” înseamnă instituția, organul, oficiul sau agenția Uniunii sau o entitate care face parte din acestea ori titularul unui post în administrația Uniunii, care, conform legislației aplicabile, răspunde de procedura administrativă;

(f)

„parte” înseamnă orice persoană fizică sau juridică a cărei situație juridică poate fi afectată de rezultatul unei proceduri administrative.

(a)

un număr de referință și data;

(b)

obiectul și scopul procedurii;

(c)

descrierea principalelor etape ale procedurii;

(d)

numele și datele de contact ale membrului personalului responsabil;

(e)

autoritatea competentă;

(f)

termenul pentru adoptarea actului administrativ și consecințele neadoptării actului administrativ în termenul respectiv;

(g)

căile de atac disponibile;

(h)

adresa site-ului web menționat la articolul 28, în cazul în care există un astfel de site web.

(a)

un număr de referință și data;

(b)

data primirii cererii;

(c)

o descriere a principalelor etape ale procedurii;

(d)

numele și datele de contact ale membrului personalului responsabil;

(e)

termenul pentru adoptarea actului administrativ și consecințele neadoptării actului administrativ în termenul respectiv;

(f)

adresa site-ului web menționat la articolul 28, în cazul în care există un astfel de site web.

(a)

să primească toate informațiile relevante referitoare la procedură formulate clar și ușor de înțeles;

(b)

să comunice și să îndeplinească, atunci când acest lucru este posibil și după caz, toate formalitățile procedurale la distanță și prin mijloace electronice;

(c)

să utilizeze oricare dintre limbile tratatelor și să primească răspuns în limba tratatelor pe care au ales-o;

(d)

să fie notificate cu privire la toate etapele procedurii și la deciziile care ar putea să le afecteze;

(e)

să fie reprezentate de un avocat sau de o altă persoană aleasă de ele;

(f)

să plătească numai tarife care sunt rezonabile și proporționale cu costul procedurii în cauză.

(a)

să examineze probele părților, martorilor și experților;

(b)

să solicite documente și evidențe;

(c)

să efectueze vizite sau inspecții.

(a)

data notificării deciziei de inițiere a procedurii administrative, dacă aceasta a fost inițiată de administrația Uniunii sau

(b)

data de confirmare a primirii cererii, în cazul în care procedura administrativă a fost inițiată la cerere.

(a)

o legătură către legislația aplicabilă;

(b)

o explicație succintă a principalelor cerințe juridice și a interpretării administrative a acestora;

(c)

o descriere a principalelor etape ale procedurii;

(d)

indicarea autorității competente să adopte actul final;

(e)

indicarea termenului pentru adoptarea actului;

(f)

indicarea căilor de atac disponibile;

(g)

o legătură către formulare-tip care ar putea fi utilizate de către părți pentru a comunica cu administrația Uniunii în cadrul procedurii.