13.

În ultimii ani, întreprinderii comune F4E i s-a solicitat să pună în aplicare un proiect cu provocări tehnice inerente și condiții de limitare administrativă aproape fără precedent în lume: în contextul provocărilor deja de amploare privind punerea în aplicare a unui dispozitiv complex din punct de vedere tehnic și unic precum ITER, specificațiile tehnice se bazează pe date oferite în mare parte de altă entitate, și anume Organizația ITER, iar deviațiile de la specificații, chiar și în cursul execuției contractelor, sunt extrem de frecvente. Întreprinderea comună F4E a ajuns în etapa de primire a acestora, trebuind să le pună în executare în mare parte fără nicio compensație.

Adoptarea așa-numitelor „Orientări MAC-10” de către Consiliul ITER în 2011, în care se definesc responsabilitățile care vor fi asumate pentru finanțarea modificărilor de proiectare și care au fost introduse inițial cu scopul de a eficientiza procesele decizionale, a agravat situația descrisă mai sus în loc să o îmbunătățească. Acest fapt a determinat o încercare modestă privind Ingineria sistemelor/valorii în integrarea Organizației ITER, producându-se supracosturi și alte tensiuni între Organizația ITER și toate agențiile interne. Această problemă este gravă pentru toate agențiile interne, însă mai ales pentru întreprinderea comună F4E, unde impactul modificărilor constante asupra componentelor afectează clădirile aproape „implicit”, așa cum se subliniază în documentele puse la dispoziția Consiliului de administrație întreprinderii comune F4E la reuniunea sa din decembrie 2014.

În mod evident, costurile depind de sfera lucrării (mai exact, de proiectare) cu atât mai mult cu cât se impun modificări chiar în faza de construcție. Faptul că aceasta din urmă este în mare parte controlată de Organizația ITER și de conducerea acesteia, iar prima de întreprinderea comună F4E indică în mod clar o aliniere incorectă a responsabilităților.

Acesta este într-adevăr unul dintre cele mai problematice aspecte ale proiectului ITER, identificat și în studiul Parlamentului European din 2013 cu privire la eficiența costurilor aferente proiectului ITER, elaborat de Ernst & Young. Într-adevăr, titlurile rezumatului acestui studiu afirmă faptul că „Creșterile de costuri au fost asociate în mare măsură cu nivelul proiectului și sunt în afara controlului direct al întreprinderii comune F4E” și că „întreprinderea comună F4E este o organizație sui generis care funcționează într-un mediu complex ce limitează posibilitățile de eficientizare a costurilor”. Pe scurt, tocmai din cauza constituirii acordului și a instrumentelor acestuia, o proporție semnificativă a costurilor pe care trebuie să le absoarbă întreprinderea comună F4E nu se află sub controlul direct al acesteia.

În ceea ce privește strict controlul costurilor, care este un obiectiv-cheie al întreprinderii comune F4E, conform orientărilor MAC-10 anterioare, orice sistem de control limitat în cadrul întreprinderii comune F4E nu ar fi putut limita afluxul de modificări din partea Organizației ITER (care acționează ca deținător și integrator). Abia acum, odată cu eliminarea orientărilor MAC-10 și introducerea unui sistem pentru înlocuirea acestora în scopul prevăzut (Fondul de rezervă al Organizației ITER), precum și cu promisiunea noii conduceri a Organizației ITER de a implementa un sistem complex de gestionare a configurației, ar putea fi posibil, prin integrarea treptată a proceselor de gestionare tehnică, să se implementeze un sistem de control al costurilor mai eficient.

Preponderent pe baza celor de mai sus, părțile implicate în proiect (Organizația ITER și agențiile interne – inclusiv întreprinderea comună F4E) au ajuns la concluzia că actualul calendar nu este realist, fapt ce a fost confirmat și în urma mai multor evaluări independente efectuate în ultimii doi ani (2013-2014). Din acest motiv, Organizația ITER/întreprinderea comună F4E, împreună cu agențiile interne ale celorlalte părți, lucrează la un nou calendar revizuit care ar trebui să fie prezentat în Consiliul ITER în noiembrie 2015. Calendarul revizuit va fi apoi evaluat de părțile la ITER, care trebuie să țină cont și de resursele disponibile și de amploarea costurilor, deoarece aceste elemente se află în strânsă legătură. Prin urmare, este foarte probabil ca, în urma calendarului revizuit, să fie necesară discutarea și propunerea estimării generale a costurilor. Acest lucru nu va afecta resursele necesare în contextul actualului Cadru financiar multianual (CFM), însă ar putea avea consecințe pe termen mai lung.

14.

Întreprinderea comună F4E este obligată să pună în aplicare cerințele și modificările de proiectare impuse de Organizația ITER, chiar dacă acestea ar putea avea un impact asupra costurilor și ar putea genera riscuri pentru costuri. În același timp, întreprinderea comună F4E urmărește cu fermitate să pună în aplicare o serie amplă de măsuri de limitare a costurilor sub stricta supraveghere a Consiliului său de administrație, pentru a asigura respectarea plafonului bugetar alocat pentru actualul CFM până în 2020. Unele dintre aceste măsuri sunt:

Controlul costurilor va continua să fie o prioritate la nivelul global al gestionării proiectului sub conducerea noului director general (DG) al Organizației ITER începând din martie 2015.

În ceea ce privește costurile la nivelul întreprinderii comune F4E, se realizează o estimare detaliată a costurilor la momentul finalizării la nivelul 6 din SDL (structura defalcată a lucrărilor) pentru contribuțiile în natură ale UE, ținându-se cont de riscuri și incertitudini. Acest rezultat va duce la evaluarea noilor cerințe privind situațiile neprevăzute.

15.

Așa cum a raportat întreprinderea comună F4E în ocazii anterioare, bugetul plafonat pentru actualul CFM a fost constituit pe ipotezele exercițiului desfășurat în 2008 (raportul Toschi), care au fost elaborate la nivelul 3 (Sistem) și la nivelul 4 (AA – Acord de achiziții) din SDL. Aceasta nu înseamnă sub nicio formă că nu există un sistem de monitorizare a costurilor. De fapt, există deja un sistem pe deplin funcțional pentru controlul și monitorizarea costurilor la nivelul acordului de achiziții, la nivelul 4 din SDL și la nivelul sistemului, la nivelul 3 din SDL (astfel cum a recunoscut Curtea în raportul său din 2013). Într-adevăr, la data auditului (martie 2015), întreprinderea comună F4E nu avea încă puse în aplicare datele de la nivelul 6 (contracte). Aceasta nu înseamnă că întreprinderea comună F4E nu a estimat costurile la nivelul contractelor individuale, acest lucru fiind realizat de întreprinderea comună F4E în cadrul echipelor de proiect individuale, nu în mod centralizat și uniform.

Chiar dacă întreprinderea comună F4E folosește de mulți ani o serie de instrumente de gestionare a datelor pentru întreținerea/gestionarea datelor sale operaționale și financiare (de exemplu, ABAC, ABAC Contracts, Primavera, IDM etc…), care sunt integrate printr-un „Sistem integrat de raportare” central, întreprinderea comună F4E confirmă că activitatea evoluează spre îmbunătățirea sistemului său de gestionare a datelor despre costuri și deviații. Prima parte, sistemul și metodologia de monitorizare a estimărilor de costuri și a deviațiilor la nivel de contracte, a fost prezentată în septembrie 2015 Serviciului de audit intern al Comisiei în cadrul vizitei organizate de acesta cu privire la auditul de monitorizare a elaborării Acordului de achiziții. A doua fază va consta din implementarea unui sistem complet integrat de planificare a resurselor întreprinderii (Enterprise Resource Planning – ERP), care va integra date și procese: de la bugetare la contractare, până la gestionarea deviațiilor și livrare. Consiliul de administrație a aprobat implementarea ERP și totodată înființarea unui al patrulea departament specific în cadrul întreprinderii comune F4E, care se va axa pe gestionarea proiectului (costuri, domeniu de aplicare, calitate, calendar și riscuri) și infrastructura acestuia (modele de date, instrumente, procese).

Întreprinderea comună F4E confirmă faptul că la nivelul 4 s-a realizat o actualizare a costurilor de referință, ținându-se cont de modificările aduse în trecut sferei de către Organizația ITER, așa cum au fost elaborate de grupul Toschi în 2008, aceste costuri fiind actualizate ori de câte ori se aprobă modificarea valorilor de referință (în principal, prin cereri de modificare a proiectului) de către Consiliul ITER. În ceea ce privește costurile de referință de la nivelul 6, a fost posibilă reconstruirea estimărilor de costuri ale Toschi la acest nivel numai în cazul unor sisteme (de exemplu, Magnet), deoarece nu sunt suficiente date din rezultatele grupului Toschi, care să permită o defalcare cuprinzătoare (mai exact, însumarea până la acoperirea integrală a sferei) a valorilor de la nivelul 4 la cele de la nivelul 6.

Prin urmare, obiectivul activității a fost să se reconstruiască un nou set de costuri de referință, cu includerea nu doar a riscurilor care afectează prețurile (așa cum s-a procedat în cadrul analizei Toschi), dar ținându-se cont totodată de procesul de estimare a costurilor la finalizarea tuturor activităților planificate la nivelul 6.

În acest scop, directorul întreprinderii comune F4E a constituit un grup operativ pentru stabilirea și aplicarea unui proces structurat și detectabil pentru realizarea unei estimări a costurilor la momentul finalizării la nivelul 6 cu privire la întreaga activitate care va fi finalizată de întreprinderea comună F4E în vederea îndeplinirii obligațiilor care îi revin în proiectul ITER. Se abordează, astfel, și nevoia de a stabili și de a menține credibilitatea estimărilor de costuri și a factorilor (de exemplu, riscuri și incertitudini) care afectează rezultatele și fiabilitatea acestora. Sistemul și metodologia au fost prezentate deja Serviciului de audit intern cu ocazia vizitei sale de monitorizare din septembrie 2015.

Nu s-a realizat o actualizare a contribuției UE la proiectul ITER după faza de construcție, aceasta nefiind planificată până când nu se vor pune la dispoziție informații relevante prin proiect pentru a permite efectuarea unei astfel de analize.

16.

Întreprinderea comună F4E dorește să sublinieze faptul că aceste două planuri de acțiune sunt axate, în măsura în care este posibil în contextul cadrului juridic al proiectului ITER, pe măsuri care să compenseze unele dintre deficiențele identificate mai sus.

În primul rând, la 5 martie 2015, Consiliul ITER (în cadrul căruia Europa este reprezentată de Comisie) l-a numit pe noul director general al Organizației ITER și a aprobat un plan de acțiune pe care acesta l-a elaborat ca răspuns, printre altele, la evaluarea gestionării ITER 2013. Pe lângă publicarea unor noi valori de referință pentru proiectul ITER (în ceea ce privește sfera, calendarul și costurile acestuia), planul de acțiune al Organizației ITER a propus o serie de măsuri specifice, precum:

În al doilea rând, noul director interimar al întreprinderii comune F4E a elaborat un plan de acțiune, pe care l-a prezentat Consiliului de administrație al întreprinderii comune F4E la 24 martie 2015 și care a fost aprobat în totalitate. Planul de acțiune al întreprinderii comune F4E completează planul de acțiune al ITER dintr-o serie de puncte de vedere și totodată identifică îmbunătățiri noi în operațiunile interne ale întreprinderii comune F4E. Principalele elemente sunt:

Din martie 2015, aceste planuri de acțiune sunt puse în aplicare de Organizația ITER și întreprinderea comună F4E și se preconizează că vor aduce îmbunătățiri în legătură cu multe dintre observațiile formulate de Curtea de Conturi Europeană și Parlamentul European în raportul lor privind descărcarea de gestiune din 2013. Punerea în aplicare a acestor planuri de acțiune este urmărită cu atenție la cele mai înalte niveluri de guvernanță ale proiectului ITER în cadrul Organizației ITER și al întreprinderii comune F4E.

18.

În numele Europei, întreprinderea comună F4E oferă contribuții în natură pentru proiectul ITER sub forma componentelor. După ce proiectarea unei componente devine suficient de matură, se încheie un așa-numit contract de achiziții între întreprinderea comună F4E și Organizația ITER, care prevede dispozițiile necesare și termenul de aplicare a acestora. Atunci când activitatea se desfășoară spre satisfacția Organizației ITER, întreprinderea comună F4E primește treptat credite ITER pentru recunoașterea evoluției activității în raport cu repere specifice convenite în prealabil. Acesta este sistemul convenit de partenerii ITER pentru asigurarea nivelului corect de informare pentru Consiliul ITER, asigurându-se, astfel, o raportare integrată din partea tuturor agențiilor interne și o măsurare corespunzătoare a evoluției proiectului.

În situațiile financiare pentru 2014 (incluse în conturile finale ale întreprinderii comune F4E pentru 2014), întreprinderea comună F4E a inclus un tabel care indică valoarea contractelor de achiziții semnate și valorile creditelor primite din partea Organizației ITER până acum, acestea din urmă fiind destul de mici. Motivul este faptul că personalul de conducere al Organizației ITER a distribuit credite în cadrul contractelor de achiziții mai ales spre sfârșit, iar această deficiență induce un oarecare „pesimism” în rapoarte. Aceasta a fost identificată ca o problemă care trebuie soluționată și în cadrul Organizației ITER s-au demarat deja acțiuni pentru a revizui distribuirea creditelor pe durata contractelor de achiziții, astfel încât să se reflecte cu mai multă precizie progresele înregistrate de fiecare agenție internă. Se preconizează că această problemă va fi soluționată în cursul anului 2015.

Acesta este motivul pentru care întreprinderea comună F4E a inclus în situațiile financiare pentru 2014 o estimare procentuală a gradului de finalizare a lucrărilor, pe baza valorii cheltuielilor aferente contractelor de achiziții, care au fost realizate în 2014, și prin comparație cu valoarea estimată a contribuției în natură la proiect.

În plus, întreprinderea comună F4E elaborează un raport de progres anual și un raport de activitate anual care prezintă informații detaliate cu privire la evoluția generală a contribuției europene la proiectul ITER și totodată elaborează anual indicatorii-cheie ai proiectului și obiectivele întreprinderii. Mai mult, întreprinderea comună F4E este supusă unor evaluări externe anuale, în cadrul cărora experții independenți evaluează evoluția proiectului pe baza rapoartelor existente pentru a oferi Consiliului de administrație și Consiliului European o privire de ansamblu asupra evoluției proiectului ITER.

19.

Întârzierile mari acumulate în proiect față de datele de referință actuale (Prima plasmă în noiembrie 2020) au determinat devierea angajamentelor în cazul multor sisteme.

De fapt, solicitările multiple de modificări din partea Organizației ITER au încetinit proiectul și au generat întârzieri, au provocat nenumărate deviații de la contractele existente și au dus la întârzieri la nivelul global al proiectului. Deși aceste evenimente au fost în mare parte în afara controlului întreprinderii comune F4E, acesteia i s-a solicitat să pună în aplicare deviațiile în conformitate cu orientările MAC-10 aprobate de Consiliul ITER (în care Europa este reprezentată de Comisie, nu de întreprinderea comună F4E). Din cauza acestei recurențe frecvente a modificărilor, întreprinderea comună F4E a decis, de asemenea, deseori să nu lanseze proceduri de achiziții până când specificațiile nu erau considerate relativ stabile. Deviațiile aplicate contractelor deschise reprezintă, de fapt, cauza semnificativă a creșterilor costurilor și, prin urmare, acestea trebuie limitate la nivelul minim pentru a combate problemele legate de limitarea costurilor care este raportată de Curte în alte constatări.

În plus, rigiditatea profilului bugetului în contextul cadrului financiar multianual este dificil de reconciliat cu evoluția observată la un proiect inovator de această natură, care are nevoie de un calendar mai realist. Prin urmare, executarea creditelor de angajament ale întreprinderii comune F4E a fost sub presiune în ultimii ani. Planul pentru un Fond strategic european pentru investiții a permis o modificare a creditelor de angajamente în valoare de 500 milioane de euro din 2015 în perioada 2018-2020. Această modificare se potrivește mai bine cu profilul de implementare și este mai mult în concordanță cu noul calendar realist.

În ceea ce privește creditele de plată, întârzierile din proiect au încetinit semnarea contractelor și, în consecință, nu au permis prefinanțările planificate și alte plăți prevăzute.

Schimbarea conducerii Organizației ITER și procesul actual de stabilire a unor noi valori de referință ale proiectului ar trebui să stea la baza unei soluționări a acestei probleme în viitor.

20.

Întreprinderea comună F4E salută recunoașterea de către Curte a progreselor semnificative înregistrate și consideră că acțiunile aflate în desfășurare contribuie la îmbunătățirea și dezvoltarea continuă a sistemelor sale de control.

În legătură cu sistemul central de monitorizare a costurilor: facem referire la răspunsul nostru de la punctul 15. Întreprinderea comună F4E a instituit acum un sistem central de monitorizare și control al datelor despre costuri la nivel de contract.

În legătură cu planurile de acțiune ca răspuns la auditurile interne: întreprinderea comună F4E urmărește în mod activ punerea în aplicare a acțiunilor deschise în funcție de prioritățile stabilite de director și convenite de Comitetul de audit și Consiliul de administrație, abordând cu titlu de urgență recomandările cotate ca fiind imperative și foarte importante. S-au înregistrat progrese semnificative în punerea în aplicare a acestor planuri de acțiune:

Examinarea de către structura de audit intern a monitorizării execuției contractelor în domeniul clădirilor ITER: planul de acțiune ca răspuns la acest audit a fost adoptat în februarie 2015 și s-au înregistrat progrese semnificative: dintre cele 24 de acțiuni propuse, 20 au fost puse în aplicare, una a fost anulată, iar trei se află în desfășurare.

Examinarea de către Serviciul de audit intern a gestionării contractelor: planul de acțiune a fost adoptat în noiembrie 2014, iar situația actuală este următoarea: dintre cele 19 acțiuni propuse, 12 au fost puse în aplicare, iar 7 se află în desfășurare.

Riscurile la nivelul întreprinderii: Actualizarea riscurilor de nivel ridicat pentru 2015 se va realiza în contextul următorului Comitet de audit din noiembrie, incluzând stabilirea unui apetit de risc corespunzător pentru sporirea agilității și a gestionării financiare sigure a întreprinderii comune F4E.

21.

Întreprinderea comună F4E dorește să sublinieze faptul că proporția relativ mare de proceduri negociate este consecința contextului complex și inovator în care își desfășoară activitatea. Această situație culminează deseori cu o concurență limitată sau (în cazuri extreme) cu instituirea monopolului sau chiar lipsa participării la licitații. În special, în 15 din cele 39 de proceduri negociate încheiate în 2014, împrejurările specifice ale pieței și/sau ale serviciilor/lucrărilor care vor fi achiziționate au făcut ca procedura negociată să fie cea mai bună opțiune de contractare, conform articolului 100.02 din Normele de aplicare ale întreprinderii comune F4E.

Cele 24 de proceduri negociate rămase corespund unor contracte de valoare mică, în conformitate cu articolul 100.1 din Normele de aplicare ale întreprinderii comune F4E. Trebuie să se preciza că aceste 24 de contracte reprezintă 36 % din numărul total de contracte semnate (toate tipurile de proceduri de achiziții), însă doar 0,3 % sub aspectul valorii acordate. Procedurile negociate de valoare mică implică o utilizare mult mai redusă a resurselor interne decât procedura deschisă, cea restrânsă sau cea competitivă (datorită simplificării procedurale), utilizarea acestora fiind așadar considerată de către întreprinderea comună F4E drept un instrument de valoare pentru a putea mobiliza resursele interne limitate pentru proceduri de achiziții de valoare mare/cu risc ridicat.

Întreprinderea comună F4E dorește să reamintească faptul că natura activităților din sfera proiectului ITER determină realitatea regretabilă a unei concurențe limitate asupra căreia întreprinderea comună F4E nu poate să aibă decât un impact modest. S-au urmat majoritatea oportunităților aflate la îndemâna întreprinderii comune F4E pentru a spori concurența (mai exact, diseminarea amplă în domeniu în toate statele membre prin reprezentanții de legătură în domeniu și întâlniri specifice, zile de informare specifică și generală în domeniu în diferite locații din Europa, consolidarea eforturilor în ceea ce privește stabilizarea și o mai bună înțelegere a lanțului nostru de aprovizionare, o politică internă despre anunțurile de intenție, intensificarea studiilor de piață, dispoziții standard în domeniu privind drepturile de proprietate intelectuală și dispoziții privind răspunderea etc.). Activitățile întreprinderii comune F4E trebuie să fie comparate cu proiecte similare extreme de înaltă tehnologie fără precedent din toată lumea. Nu se poate nega faptul că întreprinderea comună F4E ar putea depune și mai multe eforturi pentru a spori concurența, însă astfel s-ar consuma în mod evident mai multe resurse interne și, prin urmare, s-ar produce un impact negativ asupra altor domenii.

În mod similar, în legătură cu numărul foarte scăzut de propuneri primite în cadrul cererilor de propuneri pentru granturi, există în principal doi factori: pe de o parte, natura extrem de specializată a granturilor întreprinderii comune F4E, care presupune faptul că natura activității interesează doar un număr redus de solicitanți din Europa, și, pe de altă parte, succesul Programului european de fuziune în dezvoltarea unui domeniu european de cercetare în fuziune cu dublarea minimă a eforturilor și o strânsă colaborare între echipele care activează într-un domeniu. Cel de-al doilea factor se manifestă în consorții paneuropene care se află în spatele majorității propunerilor depuse ca răspuns la cererile întreprinderii comune F4E.

22.

În legătură cu cele cinci proceduri de achiziții, întreprinderea comună F4E dorește să prezinte următoarele observații:

Suma alocată diferitelor contracte:

Curtea observă că, la data lansării procedurilor de achiziții (2013 și 2014), întreprinderea comună F4E nu a alocat o valoare din cele 6,6 miliarde de euro pentru diferite contracte. Așa cum a declarat anterior întreprinderea comună F4E, bugetul plafonat de 6,6 miliarde de euro a fost constituit pe baza ipotezelor din raportul Toschi care au fost elaborate la nivelul 3 (Sistem) și 4 (Acord de achiziții) din structura defalcată a lucrărilor (SDL), nu la nivelul 6 (Contracte). La acea dată, acest lucru s-a datorat faptului că nivelul de detaliu cu privire la modul de repartizare a sferei totale între diferite contracte nu a avut un caracter omogen în rândul diferitelor sisteme. De aici a apărut necesitatea de a monitoriza evoluția sferei și costurile aferente la nivelul 3 și 4, permițându-se realizarea unei comparații directe cu valoarea de referință Toschi și, așadar, cu suma de 6,6 miliarde de euro.

Deviația de la valoarea acordată peste costurile de referință:

Cazul raportat de Curtea de Conturi Europeană este legat de o procedură de achiziții în domeniul clădirilor, în care nivelul scăzut de definire a proiectului (la nivel de specificații funcționale) și cerințele mereu schimbătoare impuse de Organizația ITER, care au fost puse și pe seama solicitărilor noi din partea Autorității franceze pentru siguranța nucleară, au determinat o creștere rapidă a costurilor în acest domeniu, depășindu-se cota alocată inițial din buget.

Pentru abordarea riscurilor asociate costurilor și diminuarea impactului asupra costurilor care decurge în principal din modificările constante din sfera rezultatelor proiectului, pe care întreprinderea comună F4E le-a produs în unele domenii pe răspunderea sa, în special sub aspectul clădirilor, în decembrie 2014 s-a prezentat Consiliului de administrație al întreprinderii comune F4E o analiză detaliată a cauzelor și a lecțiilor învățate. S-a arătat faptul că întârzierile în furnizarea datelor de intrare și solicitările de modificări permanente din partea Organizației ITER, precum și cerințele privind sporirea siguranței după accidentul de la Fukushima încetinesc evoluția activității întreprinderii comune F4E și duc la apariția a nenumărate deviații cu un impact semnificativ asupra costurilor.

Chiar dacă întreprinderea comună F4E a pus în aplicare acțiuni de diminuare a riscurilor pentru limitarea costurilor, în multe cazuri nu s-a putut evita aplicarea modificărilor impuse asupra proiectului, împreună cu costurile aferente.

Deficiențe în evaluarea ofertelor financiare:

Întreprinderea comună F4E consideră că nu au existat deficiențe în evaluarea ofertelor financiare.

Trebuie reținut faptul că la data acestor proceduri de achiziții, urmărirea și controlul sub aspectul evoluției sferei și al costurilor aferente s-au realizat la nivelurile 3 și 4. De asemenea, trebuie accentuat faptul că, ori de câte ori întreprinderea comună F4E a acordat un contract important, pe lângă recomandarea obligatorie a Comitetului executiv, s-au organizat întotdeauna ședințe specifice cu ordonatorul de credite pentru a prezenta o imagine completă, înainte de acordarea contractului, cu privire la aspecte legate de costuri și riscuri. Atunci când au fost lansate aceste proceduri de achiziții, șeful echipei de proiect estimase deja costul posibil al achiziției (mai exact, prin propria evaluare, datele de intrare ale experților sau estimările industriale) și s-a asigurat de acoperirea sferei inițiale la un preț care să permită menținerea costului general la nivelul 4 din structura defalcată a lucrărilor în plafonul alocat. Activitatea desfășurată în prezent la nivel central pentru o estimare a costurilor la momentul finalizării la nivelul 6 din structura defalcată a lucrărilor prezintă o abordare îmbunătățită de control și limitare suplimentară a costurilor.

În cazul unui contract care include opțiuni echivalente cu 32 milioane de euro și costuri suplimentare, trebuie precizat faptul că astfel de opțiuni sunt menite să acopere eventualele riscuri pentru întregul acord de achiziții (bobine toroidale). Impactul financiar al riscurilor a fost gestionat la nivelul acordului de achiziții (așadar, la nivelul 4 din structura defalcată a lucrărilor). Într-adevăr, întreprinderea comună F4E a făcut o economie totală în acest sistem: valoarea financiară totală a celor 3 contracte desemnate pentru fabricarea de bobine toroidale este de fapt cu aproximativ 50 milioane de euro sub valoarea financiară alocată pentru nivelul 4 cu bobine toroidale (echivalentă cu bugetul plafonat de 6,6 miliarde de euro). Această sumă este cu mult peste suma de 32 milioane de euro asociată opțiunilor din acest contract și, prin urmare, este mai mult decât adecvat să se acopere riscurile nu doar pentru acest contract, ci și pentru celelalte două contracte. De asemenea, este important de precizat faptul că, mulțumită strategiei de diminuare a riscurilor adoptate de întreprinderea comună F4E pentru aceste trei contracte, riscurile respective prezintă actualmente o probabilitate scăzută (în prezent sub 5 %).

Întârzieri în procedurile de achiziții:

Întreprinderea comună F4E consideră că aceste întârzieri nu reprezintă o deficiență în procedurile de achiziții, deoarece ele sunt de fapt o reacție la mediul excepțional în care își desfășoară activitatea întreprinderea comună F4E (lipsa concurenței și a complexităților contractuale) și la necesitatea de a urmări realizarea de economii de costuri prin asigurarea maturității suficiente a specificațiilor înainte de lansarea procedurilor de achiziții.

Activitate neprevăzută:

Întreprinderea comună F4E a trebuit să introducă în Programul de lucru pentru 2014 o activitate privind achiziția de materiale, care într-adevăr nu era prevăzută în valorile de referință pentru proiectul privind abordarea extinsă JT60SA. Aceasta a fost lansată în urma opiniei experților pentru a depăși o dificultate tehnică neprevăzută. Activitatea, precum și eventualele riscuri și daunele reputaționale asociate evitării acestora au fost discutate în Consiliul de administrație din decembrie 2013, care a fost de acord cu lansarea acestei achiziții de materiale cu titlu de urgență. Oricum, această activitate suplimentară a fost desfășurată în limita costurilor pentru situații neprevăzute alocate pentru acest proiect specific și, în pofida urgenței, întreprinderea comună F4E a reușit să mențină o concurență rezonabilă și să obțină un preț economic.

Evaluarea criteriilor tehnice de atribuire:

Specificațiile tehnice au fost elaborate pe baza rezultatelor examinării experților, iar cerințele cuprinse în specificații au definit integral cerințele privind materialele. Acceptarea explicită a tuturor cerințelor de către fiecare dintre cei doi ofertanți (sub forma unei „Matrici de conformitate”, completată corespunzător), împreună cu descrierea procesului de fabricație propus și evaluarea riscurilor anexate la oferte, au asigurat pe deplin calitatea tehnică a ofertelor. Din acest motiv, comitetul de evaluare a convenit în mod unanim că atribuirea punctajului tehnic maxim ambelor oferte a fost justificată.

Utilizarea anunțului de intenție:

Întreprinderea comună F4E consideră că aceasta nu reprezintă o deficiență în procedura de achiziții, deoarece s-au luat măsuri de diminuare a riscurilor pentru a spori concurența.

Într-adevăr, în cele trei proceduri identificate de Curtea de Conturi Europeană, nu s-a publicat un anunț de intenție, deoarece acest lucru nu era prevăzut în procedurile interne la data respectivă (între timp, situația s-a schimbat pentru a se aborda riscurile evidențiate de alte audituri, iar acum apelarea la anunțurile de intenție este obligatorie în cazul achizițiilor în valoare de peste 10 milioane de euro). Întreprinderea comună F4E consideră că a diminuat riscul unei concurențe slabe prin desfășurarea de acțiuni specifice (zile de informare, evenimente precum forumul de afaceri, studii de piață, utilizarea rețelei de reprezentanți de legătură în domeniu etc.). O astfel de strategie de diseminare este considerată mai eficientă decât simpla publicare a unui anunț de intenție prin JOUE, deoarece abordează mai direct operatorii economici în cauză.

25.

În urma celor trei audituri desfășurate în 2014, s-au primit două rapoarte de audit finale în decembrie 2014, care au fost comunicate Curții. Raportul de audit preliminar pentru cel de-al treilea audit a fost primit în decembrie 2014, iar discuțiile cu auditorul și beneficiarul sunt în desfășurare.

Planificarea exercițiului de audit ex post pentru 2015 cu privire la granturile întreprinderii comune F4E a fost inițiată în septembrie 2014 cu selecția a trei beneficiari și semnarea contractelor specifice cu firmele externe de audit în februarie 2015. Cele trei rapoarte de audit preliminare aferente au fost primite și sunt în curs de analizare.

26.

Regulamentul financiar al întreprinderii comune F4E (RF F4E) trebuie să fie modificat pentru a reflecta modificările introduse prin Regulamentul financiar cadru revizuit (RFC) și Regulamentul financiar general (RFG), în conformitate cu observațiile prezentate de Curtea de Conturi.

Întreprinderea comună F4E a prezentat Comisiei RF F4E și normele de aplicare (NA F4E) la 25 iulie 2014, iar de atunci discuțiile sunt în desfășurare. Comisia dorește să prezinte un aviz global cu privire la RF F4E și NA după transpunerea dispozițiilor din regulile privind achizițiile publice din noua Directivă 2014/24/UE din 26 februarie 2014 în Regulamentul financiar general (RFG) și normele sale de aplicare (NA) și în Regulamentul financiar cadru (RFC) și normele sale de aplicare.

Pentru a nu întârzia și mai mult modificarea RF/NA F4E, în cadrul ultimei sale ședințe din iunie 2015, Consiliul de administrație a convenit să urmeze o procedură cu două etape în acest dosar:

Între timp, la 3 iulie 2015, Comisia a transmis întreprinderii comune F4E noul proiect de reguli privind achizițiile publice pentru examinare, astfel încât, în funcție de procesul de aprobare a acestora de către Consiliu/Parlamentul European (RFG) și de către Comisie (NA – Normele de aplicare a RFG), ar putea fi totuși posibil un proces cu o singură etapă.

29.

Decizia specifică a Consiliului de administrație stabilește mijloacele de executare a obligațiilor în ceea ce privește proprietatea intelectuală în legătură cu disponibilitatea tehnologiilor și acordarea drepturilor de utilizator: ambele aspecte sunt abordate prin formularea clauzelor model privind proprietatea intelectuală ale întreprinderii comune F4E. În ceea ce privește punerea în aplicare a celorlalte măsuri privind politica industrială, trebuie remarcat faptul că întreprinderea comună F4E implementase, până la sfârșitul anului 2014, 24 de acțiuni din cele 32 prevăzute.

Întreprinderea comună F4E consideră că abordarea sa în ceea ce privește drepturile de proprietate intelectuală sporește concurența, deoarece condițiile contractuale sunt mai atractive pentru contractanți, acest lucru contribuind atât la limitarea costurilor, cât și la răspândirea prezenței noastre în spațiul european.

33.

În martie 2015, guvernul spaniol a oferit un sediu nou pentru întreprinderea comună F4E într-o clădire care va fi utilizată în comun cu Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC). Întreprinderea comună F4E a salutat această ofertă, a cărei aprobare a fost supusă unei verificări detaliate și unei expertize.

În iunie 2015, un arhitect extern independent a efectuat o analiză pentru a încerca potrivirea ofertei cu cerințele. Rezultatul a arătat că există încă preocupări esențiale, mai ales în ceea ce privește spațiul disponibil pe termen scurt și mediu, care trebuie abordate de statul gazdă înainte ca propunerea să poată corespunde pe deplin necesităților întreprinderii comune F4E.

Întreprinderea comună F4E și statul gazdă evaluează modul de acțiune pentru abordarea acestor aspecte esențiale, cu scopul de a putea găsi o soluție definitivă pe termen scurt.

34.

Pentru a evita un vid juridic până la adoptarea formală a normelor de aplicare neadoptate ale Statutului funcționarilor întreprinderii comune F4E, aceasta s-a bazat pe două măsuri tranzitorii, după cum urmează:

S-au înregistrat progrese semnificative, iar în prezent există 26 de norme de aplicare adoptate la nivel formal de către întreprinderea comună sau care i se aplică prin analogie acesteia. În prezent, mai există încă patru norme de aplicare care se află în curs de adoptare de către întreprinderea comună F4E prin procedura scrisă, estimându-se că acestea vor fi adoptate formal până în noiembrie 2015.

Cu privire la normele de aplicare rămase care trebuie adoptate în urma Reformei personalului UE pentru 2014: