(1)

Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 urmărește să garanteze că documentele cu valoare istorică sau administrativă sunt păstrate și puse la dispoziția publicului, în măsura în care este posibil. În acest scop, prevede obligația ca fiecare instituție a Uniunii, inclusiv Banca Centrală Europeană (BCE), să își constituie arhivele istorice proprii și să le pună la dispoziția publicului în condițiile prevăzute de regulament, după expirarea unei perioade de 30 de ani de la data creării unui document.

(2)

La adoptarea prezentei decizii, BCE își exercită dreptul de a deține și gestiona arhivele sale istorice fără depozitarea acestora la Institutul Universitar European (IUE) și stabilește normele interne necesare pentru aplicarea Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83. Obiectivul acestor norme interne este de a operaționaliza păstrarea și punerea la dispoziția publicului a arhivelor istorice ale BCE, ținând seama totodată de particularitățile instituționale ale BCE.

(3)

Articolul 1 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 definește termenul „arhivele instituțiilor Comunității Europene”. Având în vedere atât structurile foarte integrate în care funcționează BCE, și anume Sistemul European al Băncilor Centrale (SEBC) și Eurosistemul, cât și transferul de funcții de la organismele care au contribuit la finalizarea uniunii economice și monetare (UEM) către BCE, arhivele BCE trebuie înțelese ca având un domeniu de aplicare mai larg decât cel definit la articolul 1 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83. În primul rând, în conformitate cu jurisprudența constantă a Curții de Justiție a Uniunii Europene, acestea cuprind ansamblul documentelor de orice natură, indiferent de suportul lor material, care au fost elaborate sau primite de BCE sau de băncile centrale naționale (BCN) în cadrul îndeplinirii misiunilor SEBC și ale Eurosistemului, indiferent dacă sunt deținute de BCE sau de BCN (2). În al doilea rând, acestea cuprind ansamblul documentelor de orice natură, indiferent de suportul lor material, care au fost elaborate sau primite de Comitetul pentru Studiul Uniunii Economice și Monetare (denumit în continuare „Comitetul Delors”), Comitetul guvernatorilor băncilor centrale din statele membre ale Comunității Economice Europene (denumit în continuare „CG”), Fondul European de Cooperare Monetară (FECOM) și Institutul Monetar European (IME) și sunt deținute de BCE.

(4)

Articolul 23.3 a doua teză din Decizia BCE/2004/2 a Băncii Centrale Europene (3) autorizează organele de decizie ale BCE să pună la dispoziția publicului documente care aparțin arhivelor BCE înainte de expirarea perioadei de 30 de ani. La 7 mai 2019, Consiliul guvernatorilor BCE a decis să pună la dispoziția publicului documente care au fost elaborate sau primite de Comitetul Delors și care au fost transferate de la Banca Reglementelor Internaționale, care a găzduit cele mai multe reuniuni ale acestui comitet, către BCE în 2005. La 23 ianuarie 2020, Consiliul guvernatorilor BCE a decis să pună la dispoziția publicului documente care au fost elaborate sau primite de CG, FECOM și IME și care sunt deținute de BCE. Prezenta decizie pune în aplicare aceste decizii ale Consiliului guvernatorilor, iar documentele în cauză vor fi puse la dispoziția publicului după declasificarea lor la nivelul „ECB-PUBLIC”, indiferent de expirarea perioadei de 30 de ani.

(5)

Articolul 2 din Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 recunoaște că se pot aplica excepții de la regula punerii la dispoziția publicului a documentelor cu valoare istorică sau administrativă, în măsura în care este posibil, și face trimitere în acest context la Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (4). Întrucât Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 nu se aplică BCE, excepțiile de la regula punerii la dispoziția publicului a documentelor cu valoare istorică sau administrativă decurg din Decizia BCE/2004/3 a Băncii Centrale Europene (5). Articolul 4 alineatul (6) din Decizia BCE/2004/3 prevede că, în cazul documentelor care cad sub incidența excepțiilor privind viața privată sau interesele comerciale, excepțiile pot continua să se aplice și după perioada maximă de 30 de ani. Pentru documente acoperite de alte excepții prevăzute la articolul 4 din Decizia BCE/2004/3, excepțiile se pot aplica pe o perioadă maximă de 30 de ani, cu excepția cazului în care există prevederi contrare specifice ale Consiliului guvernatorilor BCE.

(6)

Întrucât documente care aparțin arhivelor BCE și care se referă la îndeplinirea misiunilor SEBC și ale Eurosistemului sunt deținute și de BCN, care pot dori să pună aceste documente la dispoziția publicului ca parte a propriilor arhive istorice sau cărora li se poate solicita să le transfere către un terț, precum o arhivă istorică națională, normele interne necesare pentru aplicarea Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83 trebuie să acopere și BCN. Deoarece BCN fac parte integrantă din SEBC și din Eurosistem, acestea nu se califică nici ca state membre în sensul articolului 6 din Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83, nici ca terți în sensul prezentei decizii. Este adecvat ca BCE și BCN să coopereze strâns pentru a se asigura că arhivele istorice ale BCE sunt prelucrate în mod consecvent și cu atenția cuvenită la nivelul SEBC și al Eurosistemului.

(7)

Este posibil ca BCN să fi transferat unui terț, precum o arhivă istorică națională, documente care aparțin arhivelor BCE, înainte de intrarea în vigoare a prezentei decizii. În astfel de cazuri, este adecvat ca BCN să asigure că acești terți nu pot pune la dispoziția publicului astfel de documente înainte de expirarea perioadei de 30 de ani. În plus, atunci când BCE deține aceleași documente precum cele transferate unor astfel de terți, BCN trebuie să se asigure că acești terți pun la dispoziția publicului după 30 de ani numai documentele care au fost declasificate la nivelul „ECB-PUBLIC” de BCE. Arhivele istorice naționale și alte autorități publice naționale sunt obligate, în temeiul principiului cooperării loiale consacrat la articolul 4 alineatul (3) din Tratatul privind Uniunea Europeană și la articolul 18 din Protocolul privind privilegiile și imunitățile Uniunii Europene, să acționeze cu bună credință pentru a împiedica divulgarea prematură de documente din arhivele BCE sau divulgarea de documente clasificate.

(8)

În conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului (6), BCE este obligată să furnizeze persoanelor vizate informații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal care le privesc și să le respecte drepturile ca persoane vizate. Cu toate acestea, BCE ar trebui să echilibreze aceste drepturi cu obiectivele arhivării în interes public în conformitate cu legislația privind protecția datelor.

(9)

Articolul 16 alineatul (5) litera (b) și articolul 19 alineatul (3) litera (d) din Regulamentul (UE) 2018/1725 prevăd excepții de la dreptul unei persoane vizate la informații și, respectiv, de la dreptul la ștergerea datelor în cazul prelucrării datelor în scopuri de arhivare în interes public, în măsura în care aceste drepturi ar putea să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea obiectivelor prelucrării respective. În principiu, dreptul la informații nu ar trebui să se aplice în contextul specific al arhivelor istorice ale BCE, deoarece BCE ar trebui să depună eforturi disproporționate pentru a furniza informații privind prelucrarea după ce arhivele sale istorice au fost puse la dispoziția publicului. Cu toate acestea, este adecvat ca persoanele vizate să fie informate cu privire la posibilitatea ca datele lor cu caracter personal să fie puse la dispoziția publicului ca parte a arhivelor istorice ale BCE în același moment în care sunt informate cu privire la operațiunile de prelucrare pentru care datele lor cu caracter personal au fost inițial colectate. De asemenea, în principiu, dreptul la ștergerea datelor nu ar trebui să se aplice în contextul specific al arhivelor istorice ale BCE, ținând seama de dimensiunea și natura parțial fizică a arhivelor BCE și de natura arhivării în interes public, în măsura în care ștergerea datelor cu caracter personal cuprinse în arhivele BCE ar aduce atingere validității, integrității și autenticității arhivelor istorice ale BCE și, prin urmare, ar putea afecta în mod grav realizarea obiectivelor arhivării în interes public.

(10)

Articolul 25 alineatul (4) din Regulamentul (UE) 2018/1725 oferă BCE posibilitatea de a prevedea derogări de la drepturile menționate la articolele 17, 18, 20, 21 și 23 din acest regulament, în măsura în care drepturile respective sunt de natură să facă imposibilă sau să afecteze în mod grav realizarea scopului arhivării în interes public, iar derogările sunt necesare pentru îndeplinirea acestui scop. La adoptarea prezentei decizii, BCE prevede derogări de la drepturile menționate la articolele 17, 18, 20, 21 și 23 din Regulamentul (UE) 2018/1725, sub rezerva garanțiilor organizatorice și tehnice impuse de articolul 13 din acest regulament. Acordarea accesului la date cu caracter personal în cazul în care o cerere a unei persoane vizate nu furnizează informații specifice privind prelucrarea la care se referă cererea poate implica un efort disproporționat sau poate fi practic imposibilă, dată fiind dimensiunea arhivelor istorice ale BCE. Rectificarea, ștergerea sau restricționarea prelucrării datelor cu caracter personal ar aduce atingere integrității și autenticității arhivelor istorice ale BCE și ar submina scopul arhivării în interes public. Cu toate acestea, în cazuri justificate în mod corespunzător care privesc date cu caracter personal inexacte, BCE poate decide să includă o declarație suplimentară sau o adnotare la documentul relevant. Comunicarea oricărei rectificări, ștergeri sau restricționări a prelucrării datelor cu caracter personal poate implica eforturi disproporționate sau poate fi practic imposibilă. Întrucât datele cu caracter personal constituie o parte integrantă și indispensabilă a arhivelor istorice ale BCE, acordarea dreptului de a se opune prelucrării datelor cu caracter personal cuprinse în arhivele BCE ar face imposibilă realizarea scopului arhivării în interes public.

(11)

BCE nu ar trebui să pună la dispoziția publicului documente care conțin categoriile speciale de date cu caracter personal menționate la articolul 10 din Regulamentul (UE) 2018/1725, date cu caracter personal referitoare la condamnări penale și infracțiuni menționate la articolul 11 din Regulamentul (UE) 2018/1725 sau date cu caracter personal ale unui copil sub vârsta de 13 ani. Date fiind volumul ridicat de documente și probabilitatea scăzută ca documente care conțin date cu caracter personal sensibile să aibă valoare administrativă sau istorică, punerea acestor documente la dispoziția publicului ar conduce la întârzieri considerabile și, prin urmare, ar afecta în mod grav procesul de arhivare. Considerentul 6 al Regulamentului (UE) 2018/1725 precizează că regulamentul nu ar trebui să se aplice prelucrării datelor cu caracter personal ale persoanelor decedate. Întrucât în cele mai multe cazuri BCE nu poate stabili dacă persoana vizată este decedată, este adecvat, ca o garanție suplimentară, ca perioada pentru punerea la dispoziția publicului a unui document din arhivele istorice ale BCE care conține astfel de date cu caracter personal sensibile în conformitate cu articolele 10 și 11 din Regulamentul (UE) 2018/1725 sau date referitoare la viața privată și integritatea individului în conformitate cu articolul 4 din Decizia BCE/2004/3 să fie stabilită la 100 de ani de la crearea acestui document.

(12)

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor a fost consultată în conformitate cu articolul 41 alineatul (2) din Regulamentul (UE) 2018/1725 și a emis un aviz la 5 octombrie 2022. BCE a pus în aplicare recomandările Autorității Europene pentru Protecția Datelor.

(13)

Articolul 23.3 a doua teză din Decizia BCE/2004/2 se modifică pentru a clarifica faptul că accesul la documentele care aparțin arhivelor BCE devine liber numai după expirarea perioadei de 30 de ani, în conformitate cu prezenta decizie, cu excepția cazului în care organele de decizie decid să scurteze această perioadă, precum în cazul documentelor care au fost elaborate sau primite de Comitetul Delors, CG, FECOM și IME și sunt deținute de BCE, sau să o prelungească, precum eventual în cazul anumitor lucrări ale reuniunilor Consiliului guvernatorilor, în situația în care o evaluare de la caz la caz ar respinge prezumția că independența procesului decizional al Consiliului guvernatorilor nu mai este amenințată după 30 de ani,

1.

„predecesorii BCE” înseamnă Comitetul pentru Studiul Uniunii Economice și Monetare, Comitetul guvernatorilor băncilor centrale din statele membre ale Comunității Economice Europene, Fondul European de Cooperare Monetară și Institutul Monetar European;

2.

„arhivele BCE” înseamnă:

3.

„arhivele istorice ale BCE” înseamnă ansamblul documentelor cu valoare istorică sau administrativă care fac parte din arhivele BCE și care au fost selectate pentru păstrare permanentă;

4.

„data creării” înseamnă:

5.

„bancă centrală națională” sau „BCN” înseamnă o bancă centrală a unui stat membru;

6.

„terț” înseamnă orice persoană fizică ori juridică sau orice altă entitate exterioară SEBC;

7.

„evaluare” înseamnă un proces continuu de sortare a arhivelor BCE pentru a identifica documente care ar trebui păstrate în scopul arhivelor istorice;

8.

„păstrare” înseamnă ansamblul de activități necesare pentru a asigura accesul continuu la documentele selectate ca parte a arhivelor istorice ale BCE și pentru a minimiza pierderea conținutului informațional al acestora;

9.

„document clasificat” înseamnă un document din arhivele istorice ale BCE căruia i-a fost alocată una din următoarele patru clasificări de securitate în cadrul regimului de confidențialitate al BCE (7) care nu autorizează divulgarea sa către public, și anume: „ECB-SECRET”, „ECB-CONFIDENTIAL”, „ECB-RESTRICTED” și „ECB-UNRESTRICTED”;

10.

„document declasificat” înseamnă un document din arhivele istorice ale BCE căruia i-a fost atribuită clasificarea de securitate „ECB-PUBLIC” în cadrul regimului de confidențialitate al BCE;

11.

„date cu caracter personal” înseamnă date cu caracter personal în sensul articolului 3 punctul 1 din Regulamentul (UE) 2018/1725;

12.

„date cu caracter personal ale copiilor” înseamnă datele cu caracter personal ale copiilor sub vârsta de 13 ani;

13.

„date cu caracter personal sensibile” înseamnă categoriile speciale de date cu caracter personal menționate la articolul 10 din Regulamentul (UE) 2018/1725, date cu caracter personal referitoare la condamnări penale și infracțiuni menționate la articolul 11 din Regulamentul (UE) 2018/1725 și date cu caracter personal ale copiilor;

14.

„operator” înseamnă operator în sensul articolului 2 punctul 1 din Decizia (UE) 2020/655 a Băncii Centrale Europene (BCE/2020/28) (8).

(a)

atunci când BCE deține aceleași documente precum cele transferate acestui terț, iar acest terț realizează o evaluare a acestor documente, evaluarea acestui terț se aliniază la rezultatul evaluării desfășurate de BCE în temeiul articolului 3;

(b)

atunci când BCE deține aceleași documente precum cele transferate acestui terț, iar acest terț examinează clasificările de securitate ale acestor documente, o decizie a acestui terț privind declasificarea se aliniază la rezultatul deciziei privind declasificarea luate de BCE în conformitate cu articolul 4 alineatul (1); și

(c)

terțul nu pune la dispoziția publicului documente declasificate înainte de expirarea perioadei de 30 de ani de la data creării documentelor.