(1)   Comitetul special pentru indicații geografice și comerțul cu vinuri și băuturi spirtoase (denumit în continuare „Comitetul special”) instituit în temeiul articolului 13 din Protocolul 3 la Acordul de parteneriat economic între Uniunea Europeană și statele membre ale acesteia, pe de o parte, și statele părți la APE din SADC, pe de altă parte (denumit în continuare „acordul”) își exercită atribuțiile astfel cum se prevede la articolele 1, 13 și 14 din protocolul menționat.

(2)   În prezentul regulament de procedură, termenul „părți” corespunde definiției de la articolul 1 din Protocolul 3 la acord.

(3)   Comitetul special este compus din reprezentanți ai părților.

(4)   Președinția reuniunilor Comitetului special este asigurată, prin rotație, de un funcționar al Comisiei Europene și de un funcționar al statelor părți la APE din SADC care aderă la Protocolul 3. În cazul Africii de Sud, acesta va fi un funcționar al Departamentului Comerțului, Industriei și Concurenței.

(5)   Mandatul menționat la alineatul (4) corespunzător primei perioade a președinției începe la data primei reuniuni a Comitetului special și se încheie la data de 31 decembrie a aceluiași an.

(1)   Comitetul special se reunește la intervale regulate, cel puțin o dată pe an, ori la solicitarea oricăreia dintre părți. Cu excepția cazului în care părțile convin altfel, reuniunile se organizează alternativ, la Bruxelles sau pe teritoriul unuia dintre statele părți la APE din SADC care aderă la Protocolul 3.

(2)   Cu excepția cazului în care părțile convin altfel, reuniunile Comitetului special sunt convocate de partea care deține președinția, după consultarea celeilalte părți sau a celorlalte părți, după caz.

(3)   Părțile pot conveni asupra unor modalități alternative pentru a permite schimbul de documente prin mijloace electronice, în timp ce reuniunile pot fi convocate prin conferință video sau telefonică sau prin orice alte mijloace convenite de părți și adecvate ordinii de zi a reuniunii.

(1)   Partea care găzduiește reuniunea Comitetului special acționează în calitate de secretariat al Comitetului special (denumit în continuare „secretariatul”).

(2)   Atunci când reuniunea este organizată în temeiul articolului 2 alineatul (3), partea care deține președinția acționează în calitate de secretariat.

(1)   În cazul în care deliberările Comitetului special se bazează pe documente justificative scrise, secretariatul numerotează și difuzează aceste documente ca documente ale respectivului Comitet special.

(2)   Părțile pot conveni să instituie un mod electronic securizat pentru schimbul de documente și, în cazul în care este necesară semnarea documentelor, utilizarea semnăturii electronice sub rezerva legislației părților respective. Fiecare parte se informează reciproc cu privire la normele interne care asigură valabilitatea semnăturii electronice.

(1)   Secretariatul informează părțile cu privire la convocarea unei reuniuni și solicită propuneri în ceea ce privește punctele de pe ordinea de zi cu cel puțin 30 de zile înainte de reuniune. În cazul unei situații urgente sau în cazul unor circumstanțe neprevăzute care trebuie luate în considerare, reuniunea poate fi convocată într-un termen mai scurt.

(2)   Pentru fiecare reuniune, secretariatul redactează o ordine de zi provizorie. Secretariatul transmite ordinea de zi președintelui și membrilor Comitetului special cu cel puțin 14 zile înainte de data reuniunii.

(3)   Ordinea de zi provizorie include punctele cu privire la care secretariatul a primit o cerere de înscriere din partea uneia dintre părți.

(4)   Comitetul special adoptă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni. Pe ordinea de zi se pot înscrie și alte puncte pe lângă cele de pe ordinea de zi provizorie, dacă părțile convin astfel.

(5)   Părțile pot conveni să invite experți să participe la reuniunile sale pentru a furniza informații legate de subiecte specifice.

(1)   Cu excepția cazului în care părțile convin altfel, secretariatul întocmește la sfârșitul fiecărei reuniuni un raport al acesteia.

(2)   Raportul reuniunii include, ca regulă generală, ordinea de zi finală, un rezumat al discuțiilor purtate în cadrul fiecărui punct de pe ordinea de zi și, după caz, deciziile și recomandările Comitetului special.

(3)   Raportul este finalizat și adoptat de către părți cât mai curând posibil, dar nu mai târziu de 60 de zile de la data reuniunii.

(4)   O copie a raportului este transmisă secretariatului Comitetului pentru comerț și dezvoltare, iar părțile informează verbal Comitetul pentru comerț și dezvoltare cu privire la rezultatul reuniunii, după caz.

(1)   În conformitate cu articolul 13 alineatul (3) din Protocolul 3 la acord, Comitetul special poate formula recomandări și adopta decizii prin consens, în cazurile prevăzute în Protocolul 3 la acord.

(2)   În cazul în care Comitetul special este împuternicit să adopte decizii sau recomandări, aceste acte poartă titlul de „decizie” sau, respectiv, de „recomandare” în raportul reuniunilor menționate la articolul 7. Secretariatul atribuie fiecărei decizii sau recomandări adoptate un număr de ordine, menționează data adoptării și oferă o descriere a obiectului acesteia. Fiecare decizie sau recomandare prevede data intrării sale în vigoare.

(3)   Între reuniuni, Comitetul special poate adopta decizii sau recomandări prin procedură scrisă sau prin mijloace electronice, în cazul în care părțile convin astfel. O procedură scrisă constă dintr-un schimb de note între reprezentanții părților.

(4)   Deciziile și recomandările adoptate de Comitetul special se autentifică prin două exemplare originale semnate de către un reprezentant al fiecărei părți.

(1)   Reuniunile Comitetului special nu sunt publice, cu excepția cazului în care părțile decid altfel.

(2)   Părțile publică deciziile și recomandările Comitetului special pe orice suport adecvat. Fiecare parte poate decide să publice raportul fiecărei reuniuni pe orice suport adecvat.

(1)   Fiecare parte își asumă orice cheltuieli rezultate în urma participării la reuniunile Comitetului special, atât în ceea ce privește cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurnele, cât și cheltuielile poștale și de telecomunicații.

(2)   Cheltuielile privind organizarea reuniunilor, prestarea de servicii de interpretare și reproducerea documentelor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.