Articolul 1

Poziția care urmează să fie adoptată în numele Uniunii în cadrul grupului de lucru instituit prin articolul 15 alineatul (1) din protocol în legătură cu adoptarea regulamentului de procedură al grupului de lucru în temeiul articolului 15 alineatul (6) din protocol se bazează pe proiectul de decizie a grupului de lucru, atașat la prezenta decizie.

Articolul 2

Decizia grupului de lucru se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Articolul 3

Prezenta decizie intră în vigoare la data adoptării.

ANEXĂ

---

(1)  JO L 29, 31.1.2020, p. 7.

ANEXĂ

REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL GRUPULUI DE LUCRU CONSULTATIV MIXT

Articolul 1

Președinția

(1)

Grupul de lucru consultativ mixt (denumit în continuare „grupul de lucru”) este coprezidat de un reprezentant desemnat de Comisia Europeană și de un reprezentant desemnat de Guvernul Regatului Unit. Uniunea Europeană și Regatul Unit își notifică reciproc în scris reprezentanții desemnați.

(2)

În cazul în care nu poate participa la o reuniune, un copreședinte poate fi reprezentat de un supleant. Supleanții desemnați de Comisia Europeană sau de Guvernul Regatului Unit îl informează în scris pe celălalt copreședinte și informează Secretariatul grupului de lucru cu privire la desemnarea acestora cât mai curând posibil.

(3)

Supleantul care îl înlocuiește pe copreședinte exercită drepturile copreședintelui respectiv. În prezentul regulament de procedură, orice trimitere la copreședinți se interpretează ca incluzându-i pe supleanți.

Articolul 2

Secretariatul

Secretariatul grupului de lucru (denumit în continuare „Secretariatul”) este alcătuit din un funcționar al Comisiei Europene și un funcționar al Guvernului Regatului Unit. Sub autoritatea copreședinților, Secretariatul îndeplinește sarcinile care îi sunt atribuite prin prezentul regulament de procedură.

Articolul 3

Participarea la reuniuni

(1)

Înainte de fiecare reuniune, Uniunea și Regatul Unit se informează reciproc, prin intermediul Secretariatului, cu privire la componența prevăzută a delegațiilor lor.

(2)

Dacă este cazul, prin decizia copreședinților, la reuniunile grupului de lucru pot fi invitați să asiste experți sau alte persoane care nu sunt membri ai delegațiilor, pentru a oferi informații cu privire la subiecte specifice.

Articolul 4

Reuniunile

(1)

Grupul de lucru își desfășoară reuniunile alternativ la Bruxelles și în Regatul Unit, cu excepția cazului în care copreședinții decid altfel.

(2)

Prin derogare de la alineatul (1), copreședinții pot decide ca o reuniune a grupului de lucru să aibă loc prin videoconferință sau teleconferință.

(3)

Fiecare reuniune a grupului de lucru este convocată de către Secretariat la data și în locul decise de copreședinți. În cazul în care Uniunea sau Regatul Unit a prezentat o solicitare de organizare a unei reuniuni, grupul de lucru depune toate eforturile pentru a se reuni în termen de 15 zile de la această solicitare. În caz de urgență, grupul de lucru depune toate eforturile pentru a se întruni într-un termen mai scurt.

Articolul 5

Documentele

Documentele scrise care au făcut obiectul unui schimb oficial în cadrul grupului de lucru, fie la reuniuni, fie între reuniuni, se numerotează și se transmit Uniunii și Regatului Unit de către Secretariat cu titlu de documente ale grupului de lucru.

Articolul 6

Corespondența

(1)

Uniunea și Regatul Unit trimit Secretariatului corespondența adresată grupului de lucru. Această corespondență poate fi trimisă sub orice formă de comunicare scrisă, inclusiv prin poștă electronică.

(2)

Secretariatul asigură transmiterea către copreședinți a corespondenței adresate grupului de lucru și distribuirea ei, atunci când este cazul, în conformitate cu articolul 5.

(3)

Orice corespondența trimisă de copreședinți sau adresată direct acestora se transmite Secretariatului și se distribuie, dacă este cazul, în conformitate cu articolul 5.

Articolul 7

Ordinea de zi a reuniunilor

(1)

Secretariatul întocmește, pentru fiecare reuniune, un proiect de ordine de zi provizoriu. Acesta se transmite copreședinților, împreună cu documentele relevante, cu cel puțin cinci zile înainte de data reuniunii.

(2)

Ordinea de zi provizorie cuprinde punctele a căror înscriere pe ordinea de zi a fost solicitată de Uniune sau de Regatul Unit. Orice solicitare de acest tip se înaintează Secretariatului, împreună cu eventualele documente relevante, cu cel puțin șapte zile înainte de începerea reuniunii în cauză.

(3)

Cu cel puțin trei zile înainte de data reuniunii, copreședinții iau decizia privind ordinea de zi provizorie a acesteia. Aceștia pot decide să facă publică respectiva ordine de zi provizorie, integral sau parțial, înainte de începerea reuniunii.

(4)

Grupul de lucru adoptă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni. La cererea Uniunii sau a Regatului Unit, pe ordinea de zi poate fi înscris, printr-o decizie a grupului de lucru, un alt punct decât cele înscrise pe ordinea de zi provizorie.

(5)

Copreședinții pot decide să aplice derogări de la termenele indicate la alineatele (1), (2) și (3).

Articolul 8

Procesele-verbale

(1)

Secretariatul redactează proiectul de proces-verbal al fiecărei reuniuni în termen de cinci zile de la încheierea reuniunii, în afara cazului în care copreședinții decid altfel. Secretariatul redactează, de asemenea, un rezumat al procesului-verbal.

(2)

Procesul-verbal rezumă, de regulă, fiecare punct al ordinii de zi, precizând, unde este cazul: (a) documentele prezentate grupului de lucru; (b) orice declarație a cărei înscriere în procesul-verbal a fost solicitată de unul dintre copreședinți; și (c) concluziile operaționale adoptate cu privire la anumite puncte.

(3)

Procesul-verbal cuprinde o listă cu numele și funcțiile tuturor participanților, indicând calitatea în care aceștia au asistat la reuniune.

(4)

Copreședinții pot solicita modificarea proiectului de proces-verbal sau a rezumatului în termen de cinci zile de la transmiterea acestora de către Secretariat în conformitate cu alineatul (1). Procesul-verbal și rezumatul se consideră aprobate de către copreședinți la expirarea perioadei menționate, în cazul în care nu au fost solicitate modificări. În cazul în care un copreședinte solicită o modificare în perioada menționată, procesul-verbal și rezumatul se consideră aprobate după ce celălalt copreședinte a fost de acord cu modificarea solicitată.

(5)

Odată aprobate, copiile electronice ale procesului-verbal sunt semnate de membrii Secretariatului și se transmit Uniunii și Regatului Unit, precum și Comitetului specializat privind aspectele referitoare la punerea în aplicare a Protocolului privind Irlanda/Irlanda de Nord. Ulterior, copreședinții pot decide să facă public rezumatul procesului-verbal.

Articolul 9

Deciziile

(1)

Deciziile copreședinților prevăzute în prezentul regulament de procedură se iau de comun acord.

(2)

În perioada dintre reuniuni, copreședinții pot lua decizii, prin comunicare scrisă, printr-un schimb de note electronice între copreședinți. Secretariatul informează părțile cu privire la orice astfel de decizii ale copreședinților.

Articolul 10

Confidențialitatea

(1)

În afara cazului în care copreședinții decid altfel, reuniunile grupului de lucru sunt confidențiale.

(2)

În cazul în care Uniunea sau Regatul Unit prezintă grupului de lucru informații considerate confidențiale sau protejate împotriva divulgării în temeiul actelor sale cu putere de lege și al normelor sale administrative, cealaltă parte tratează respectivele informații primite ca fiind confidențiale.

Articolul 11

Limba de lucru

Limba de lucru a grupului de lucru este engleza. În afara cazului în care copreședinții decid altfel, documentele care stau la baza deliberărilor grupului de lucru sunt întocmite în limba engleză.

Articolul 12

Cheltuielile

(1)

Uniunea și Regatul Unit suportă fiecare în parte toate cheltuielile ocazionate de propria participare la reuniunile grupului de lucru.

(2)

Cheltuielile legate de organizarea reuniunilor și reproducerea documentelor sunt suportate de Uniune pentru reuniunile desfășurate la Bruxelles și de Regatul Unit pentru reuniunile desfășurate în Regatul Unit.

(3)

Cheltuielile legate de interpretarea din și în limba de lucru a grupului de lucru în cadrul reuniunilor sunt suportate de partea care solicită aceste servicii de interpretariat.

Articolul 13

Raportul anual adresat Comitetului specializat

(1)

Secretariatul întocmește un raport privind activitatea grupului de lucru în fiecare an calendaristic. Raportul se întocmește până la data de 1 februarie a anului următor.

(2)

Fiecare raport este adoptat și semnat de copreședinți și transmis Comitetului specializat privind aspectele referitoare la punerea în aplicare a Protocolului privind Irlanda/Irlanda de Nord, imediat după semnare.