30.5.2015

Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

L 134/1

REGULAMENTUL DE PUNERE ÎN APLICARE (UE) 2015/840 AL COMISIEI

din 29 mai 2015

privind controalele efectuate de autoritățile responsabile în temeiul Regulamentului (UE) nr. 514/2014 al Parlamentului European și al Consiliului de stabilire a dispozițiilor generale privind Fondul pentru azil, migrație și integrare, precum și instrumentul de sprijin financiar pentru cooperarea polițienească, prevenirea și combaterea criminalității și gestionarea crizelor

COMISIA EUROPEANĂ,

având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,

având în vedere Regulamentul (UE) nr. 514/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 16 aprilie 2014 de stabilire a dispozițiilor generale privind Fondul pentru azil, migrație și integrare, precum și instrumentul de sprijin financiar pentru cooperarea polițienească, prevenirea și combaterea criminalității și gestionarea crizelor (1), în special articolul 27 alineatul (5),

întrucât:

(1)	Autoritățile responsabile răspund de gestionarea și controlul cheltuielilor în temeiul Regulamentului (UE) nr. 514/2014. În acest scop, trebuie să efectueze controale administrative și controale la fața locului.

(2)

Controalele administrative eficiente efectuate de autoritățile responsabile ar trebui să consiste în primul rând din analizarea declarațiilor financiare transmise de către beneficiari. O verificare mai detaliată a documentelor justificative individuale ar trebui efectuată numai atunci când această analiză dezvăluie incoerențe sau nereguli. Pentru a garanta un nivel suficient de asigurare, reducând, în același timp, sarcina administrativă, este important, de asemenea, să se clarifice circumstanțele în care autoritatea responsabilă poate invoca un certificat de audit.

(3)

Controalele la fața locului ar trebui să cuprindă aspecte atât financiare, cât și operaționale și ar putea fi necesar ca acestea să fie realizate în diferite etape ale unui proiect. Prin urmare, este necesar să se stabilească domeniul de aplicare al fiecărui tip de controale la fața locului, pentru a se asigura că acestea sunt realizate în cel mai eficient mod.

(4)

Controalele operaționale la fața locului ar trebui să aibă loc în timpul punerii în aplicare a proiectelor, astfel încât să poată fi luate măsuri corective în timp util. Aceste controale ar trebui să se aplice atât unui eșantion de proiecte care sunt încă în desfășurare în prima zi a exercițiului financiar relevant, cât și unor proiecte care încep în cursul exercițiului financiar respectiv.

(5)

Cu scopul de a garanta un nivel suficient de asigurare, reducând, în același timp, sarcina administrativă, ar trebui definite circumstanțele în care riscul de eroare este considerat nesemnificativ și, prin urmare, numărul de controale financiare la fața locului poate fi redus. Cu toate acestea, este, de asemenea, necesar să se precizeze acțiunile care trebuie întreprinse în cazul în care există o rată semnificativă de eroare, în scopul de a obține o asigurare suficientă cu privire la legalitatea și regularitatea cheltuielilor Uniunii.

(6)

Ar trebui clarificate principalele elemente ale controalelor financiare la fața locului. În special, autoritățile responsabile trebuie să verifice caracterul nelucrativ al proiectelor sprijinite prin programele naționale. Autoritățile responsabile ar trebui să se asigure că aceste proiecte nu beneficiază de dublă finanțare a cheltuielilor în cadrul programelor naționale și al altor programe ale Uniunii, în ceea ce privește toate perioadele de programare, inclusiv finanțarea pusă la dispoziție de agenții.

(7)	Documentele justificative ar trebui păstrate o anumită perioadă după încheierea fiecărui proiect, pentru a permite autorităților responsabile, Comisiei (inclusiv OLAF) și Curții de Conturi Europene să își efectueze controalele.

(8)	Pentru a permite aplicarea prezentului regulament de îndată ce sunt aprobate programele naționale, acesta ar trebui să intre în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

(9)	Regatul Unit și Irlanda au obligații în temeiul Regulamentului (UE) nr. 514/2014 și sunt supuse, prin urmare, dispozițiilor prezentului regulament.

(10)	Fără a aduce atingere considerentului 47 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, Danemarca nu are obligații în temeiul Regulamentului (UE) nr. 514/2014 sau al prezentului regulament.

(11)	Măsurile prevăzute în prezentul regulament sunt conforme cu avizul Comitetului Fonduri pentru azil, migrație și integrare și pentru securitate internă,

ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:

Articolul 1

Controalele administrative

(1) Autoritatea responsabilă efectuează controale administrative cu privire la toate declarațiile financiare trimise de beneficiari cu scopul de a primi finanțare din partea Uniunii, în conformitate cu acordurile de grant definite la articolul 1 litera (d) din Regulamentul delegat (UE) nr. 1042/2014 al Comisiei (2) („declarațiile financiare”). Aceste controale includ cel puțin următoarele elemente:

(a)	verificări menite să confirme corectitudinea formală și exactitatea aritmetică a declarațiilor financiare;

(b)	verificări pentru a confirma că proiectul a atins obiectivele stabilite în acordul de grant sau că se fac progrese în ceea ce privește atingerea obiectivelor respective;

(c)	o examinare analitică pentru a evalua pertinența cheltuielilor declarate în declarațiile financiare și conformitatea acestor cheltuieli cu cerințele prevăzute în acordul de grant, precum și în normele Uniunii și normele naționale aplicabile.

(2) În cazul în care controalele administrative dezvăluie incoerențe sau nereguli, autoritatea responsabilă efectuează verificări detaliate pentru a evalua legalitatea și regularitatea cheltuielilor, în special prin examinarea unui eșantion selectat de documente justificative.

(3) Autoritatea responsabilă poate solicita beneficiarului să obțină un certificat de audit și un raport de audit care să cuprindă toate aspectele menționate la alineatul (1) literele (a) și (c) și care să fie emis de către un auditor independent. În acest caz, autoritatea responsabilă stabilește domeniul de aplicare al controalelor care urmează să fie efectuate de către auditorul independent, precum și modelul de raport de audit.

Articolul 2

Principiile generale privind controalele la fața locului

Autoritatea responsabilă efectuează controale financiare și operaționale la fața locului.

Controalele la fața locului sunt efectuate pe baza documentației și a evidențelor păstrate de beneficiarii proiectelor.

În conformitate cu legislația națională pot fi efectuate controale neanunțate la fața locului în cazul în care nivelul de asigurare ar putea fi subminat în cazul unui aviz prealabil.

Articolul 3

Controalele financiare la fața locului

(1) Controalele financiare la fața locului vizează furnizarea unui nivel suficient de asigurare cu privire la legalitatea și regularitatea operațiunilor și a contractelor care stau la baza declarațiilor financiare.

(2) Autoritatea responsabilă verifică dacă:

(a)	cheltuielile în legătură cu declarațiile financiare corespund datelor din registrele contabile și din documentele justificative păstrate de beneficiarii proiectelor;

(b)	cheltuielile în legătură cu declarațiile financiare îndeplinesc cerințele de eligibilitate prevăzute în acordul de grant, precum și în normele Uniunii și normele naționale aplicabile;

(c)	sursele de finanțare respectă dispozițiile articolului 16 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.

(3) Fără a aduce atingere articolului 4 alineatul (2) din prezentul regulament, controalele financiare la fața locului acoperă cel puțin 10 % din valoarea cumulată a contribuției Uniunii la proiectele declarate ca fiind finalizate în conturile anuale menționate la articolul 39 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.

Articolul 4

Condițiile de reducere sau de intensificare a controalelor financiare la fața locului

(1) Autoritatea responsabilă verifică nivelul ratei de eroare în contribuția Uniunii controlată în conturile anuale menționate la articolul 39 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014 pentru exercițiul financiar N.

(2) Autoritatea responsabilă poate reduce sfera de acoperire a controalelor financiare la fața locului în următorul exercițiu financiar N+1, în cazul în care sunt îndeplinite următoarele două condiții:

(a)	rata de eroare este mai mică de 2 % din contribuția Uniunii controlată în conturile anuale pentru exercițiul financiar N;

(b)	controalele financiare la fața locului, efectuate de la începutul programului național, acoperă cel puțin 10 % din valoarea cumulată a contribuției Uniunii la toate proiectele declarate ca fiind finalizate în conturile anuale de la începutul programului.

(3) În cazul în care rata de eroare este mai mare de 2 % sau egală cu acest procent din contribuția Uniunii controlată în conturile anuale pentru exercițiul financiar N, autoritatea responsabilă analizează importanța acestei rate de eroare pentru a stabili amploarea și efectele erorilor și pentru a determina dacă rata de eroare este reprezentativă pentru întregul set de plăți declarate. Autoritatea responsabilă aplică măsurile preventive și corective necesare, inclusiv controale suplimentare, și prezintă rezultatele acestei analize în rezumatul anual menționat la articolul 59 alineatul (5) primul paragraf litera (b) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului (3).

Controalele financiare la fața locului aferente exercițiului financiar următor (N+1) acoperă un procentaj din valoarea cumulată a contribuției Uniunii la proiectele declarate ca fiind finalizate în conturile anuale pentru exercițiul financiar N+1 care este mai ridicat decât procentajul corespunzător din exercițiul financiar N. Acest procentaj superior nu este mai mic de 10 %. În plus, până în exercițiul financiar N+1, controalele financiare la fața locului, efectuate de la începutul programului național, acoperă cel puțin 10 % din valoarea cumulată a contribuției Uniunii la toate proiectele declarate ca fiind finalizate în conturile anuale de la începutul programului.

În cazul în care rata de eroare rezultată în urma controalelor intensificate efectuate în exercițiul N+1 este mai mică de 2 %, autoritatea responsabilă efectuează, în următorul exercițiu financiar (N+2), controale financiare la fața locului care acoperă cel puțin 10 % din valoarea cumulată a contribuției Uniunii la proiectele declarate ca fiind finalizate în conturile anuale pentru exercițiul financiar N+2.

Articolul 5

Controalele operaționale la fața locului

(1) Atunci când efectuează controale operaționale la fața locului, autoritatea responsabilă verifică dacă proiectul în cauză este pus în aplicare în conformitate cu acordul de grant. În special, aceasta verifică dacă indicatorii raportați de beneficiari sunt fiabili și dacă proiectul se desfășoară fără întârzieri nejustificate.

(2) Controalele operaționale la fața locului efectuate în exercițiul financiar N acoperă cel puțin 20 % din numărul proiectelor puse în aplicare în cursul exercițiului financiar respectiv, astfel cum sunt declarate în conturile anuale corespunzătoare, menționate la articolul 39 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014.

Articolul 6

Metodologia de eșantionare pentru controalele la fața locului

Autoritatea responsabilă efectuează controale la fața locului pe un eșantion de proiecte reprezentând o combinație adecvată de tipuri și dimensiuni de proiecte, operațiuni, beneficiari și moduri de punere în aplicare. Eșantionul ține seama de eventualii factori de risc, precum și de aspectele legate de raportul costuri-beneficii aferente controalelor.

Articolul 7

Rapoartele de control

(1) Autoritatea responsabilă întocmește un raport privind fiecare control administrativ și fiecare control la fața locului, furnizând următoarele informații:

(a)	datele complete de identificare ale proiectului și ale acordului de grant corespunzător;

(b)	numele și semnătura persoanei care a efectuat controlul;

(c)	numele beneficiarului;

(d)	tipul controalelor (administrative, financiare sau operaționale la fața locului sau o combinație);

(e)	în cazul în care este necesar, domeniul de aplicare al controlului;

(f)	cheltuielile care intră în domeniul de aplicare al controlului și cheltuielile (eșantionul) verificat(e) efectiv;

(g)	valoarea cheltuielilor considerate neeligibile; precum și

(h)	o descriere a principalelor constatări, a deficiențelor, a erorilor și neregulilor, a controalelor și a analizelor suplimentare efectuate, a recomandărilor și măsurilor corective propuse, precum și a reacției beneficiarului.

(2) Raportul de control poate fi prezentat sub forma unei liste de verificare.

Articolul 8

Condițiile specifice

În cazul în care autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv, astfel cum se menționează la articolul 8 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1042/2014, controalele administrative și controalele la fața locului menționate la articolele 1 și 2 din prezentul regulament se efectuează de către o entitate sau o persoană independentă din punct de vedere funcțional de entitățile sau persoanele care gestionează proiectele.

Articolul 9

Păstrarea documentelor justificative

(1) Autoritatea responsabilă se asigură că toate evidențele, documentele și metadatele referitoare la cheltuielile declarate și la veniturile alocate, precum și la auditurile și controalele efectuate sunt păstrate la dispoziția Comisiei (inclusiv a OLAF) și a Curții de Conturi Europene timp de cel puțin patru ani după exercițiul financiar în care s-a declarat plata finală.

În acest scop, autoritatea responsabilă stabilește norme privind păstrarea de evidențe, documente și metadate de către beneficiari.

(2) În cazul în care autoritatea responsabilă în cauză identifică unele nereguli, documentele justificative menționate la alineatul (1) sunt păstrate la dispoziția Comisiei timp de cel puțin trei ani după exercițiul în care sumele în cauză au fost recuperate integral de la beneficiar și creditate către programul național.

(3) În cazul în care se lansează o procedură de verificare a conformității, astfel cum se menționează la articolul 47 din Regulamentul (UE) nr. 514/2014, documentele justificative menționate la alineatul (1) al prezentului articol sunt păstrate la dispoziția Comisiei timp de cel puțin un an după exercițiul în care s-a încheiat procedura respectivă.

(4) În cazul în care o decizie de conformitate face obiectul unei proceduri judiciare în fața Curții de Justiție a Uniunii Europene, documentele justificative relevante sunt păstrate la dispoziția Comisiei timp de cel puțin un an după exercițiul în care s-au încheiat aceste proceduri.

(5) Documentele justificative menționate la alineatele (1), (2), (3) și (4) sunt păstrate la dispoziția Comisiei fie pe suport de hârtie, fie în format electronic.

Documentele pot fi păstrate exclusiv în format electronic numai în cazul în care legislația națională a statului membru în cauză permite utilizarea documentelor în format electronic în procedurile judiciare naționale ca dovadă a operațiunilor care stau la baza acestora.

(6) Statele membre pot să prevadă perioade mai lungi pentru păstrarea documentelor justificative.

Articolul 10

Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în statele membre în conformitate cu tratatele.

Adoptat la Bruxelles, 29 mai 2015.

Pentru Comisie

Președintele

Jean-Claude JUNCKER

(1) JO L 150, 20.5.2014, p. 112.

(2) Regulamentul delegat (UE) nr. 1042/2014 al Comisiei din 25 iulie 2014 de completare a Regulamentului (UE) nr. 514/2014 cu privire la desemnarea și la responsabilitățile de gestionare și control ale autorităților responsabile și cu privire la statutul și la obligațiile autorităților de audit (JO L 289, 3.10.2014, p. 3).

(3) Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (JO L 298, 26.10.2012, p. 1).