25.3.2015   

RO

Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

L 79/1

REGULAMENTUL (UE) 2015/496 AL CONSILIULUI

din 17 martie 2015

de modificare a Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83 în ceea ce privește depozitarea arhivelor istorice ale instituțiilor la Institutul Universitar European din Florența

CONSILIUL UNIUNII EUROPENE,

având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, în special articolul 352,

având în vedere propunerea Comisiei Europene,

după transmiterea proiectului de act legislativ către parlamentele naționale,

având în vedere aprobarea Parlamentului European,

hotărând în conformitate cu o procedură legislativă specială,

întrucât:

(1)

În conformitate cu Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 al Consiliului din 1 februarie 1983 privind deschiderea către public a arhivelor istorice ale Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice (1), arhivele istorice ale Uniunii sunt păstrate și puse la dispoziția publicului, în măsura în care este posibil, la expirarea unei perioade de 30 de ani.

(2)

Obligația de a constitui arhive istorice și de a le pune la dispoziția publicului, în măsura în care este posibil, se aplică fiecăreia dintre instituțiile menționate în Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 („instituțiile”) în condițiile prevăzute de respectivul regulament.

(3)

Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 dispune că fiecare instituție își poate depozita arhivele istorice în locul pe care îl consideră cel mai adecvat.

(4)

În 1984, Parlamentul European, Consiliul și Comisia au decis să își depoziteze arhivele istorice la Institutul Universitar European („IUE”) din Florența, unde acestea sunt puse la dispoziția publicului. La 17 decembrie 1984, a fost semnat un contract în acest sens („contract de depozitare”) între Comunitățile Europene, reprezentate de Comisie, și IUE.

(5)

De atunci, Comitetul Economic și Social European și Curtea de Conturi Europeană au convenit să respecte condițiile contractului de depozitare. Banca Europeană de Investiții își depozitează arhivele istorice la IUE în temeiul unei convenții distincte cu IUE, care a fost semnată la 1 iulie 2005, și al „Normelor privind arhivele istorice”, care au fost adoptate la 7 octombrie 2005 (2) de către Comitetul de direcție al băncii.

(6)

Guvernul italian a pus la dispoziția IUE, în mod permanent și gratuit, spații corespunzătoare pentru a garanta că arhivele depozitate sunt păstrate și protejate în conformitate cu standardele internaționale recunoscute și pentru ca acestea să poată fi consultate la fața locului.

(7)

Depozitarea arhivelor istorice la IUE urmărește să ofere acces la aceste arhive într-un amplasament unic, să promoveze consultarea acestora și să încurajeze activitățile de cercetare referitoare la istoria integrării europene și a instituțiilor europene. IUE este un centru universitar de studiu și de cercetare renumit, ale cărui activități sunt axate pe Europa și pe integrarea europeană. Având aproape 30 de ani de experiență în gestionarea arhivelor istorice ale Uniunii, acesta oferă structuri de stocare și de cercetare de vârf, construite special pentru păstrarea și consultarea acestor arhive, și se bucură de o reputație internațională în calitate de centru de arhivare.

(8)

Depozitarea în continuare a arhivelor istorice ale Uniunii la IUE ar trebui să fie inclusă în legislația Uniunii, pentru a se reflecta rolul jucat de IUE în calitate de partener al instituțiilor în ceea ce privește gestionarea arhivelor istorice ale acestora.

(9)

Prezentul regulament ar trebui să se aplice tuturor instituțiilor și nu ar trebui să aducă atingere responsabilității care revine acestora de a pune arhivele lor istorice la dispoziția publicului și nici dreptului de proprietate al fiecărei instituții asupra propriilor sale arhive istorice.

(10)

Cu toate acestea, natura specifică a activităților desfășurate de Curtea de Justiție a Uniunii Europene („CJUE”) și de Banca Centrală Europeană („BCE”) justifică exonerarea acestor instituții de la obligația prevăzută prin prezentul regulament de a-și depozita arhivele istorice la IUE. CJUE și BCE își pot depozita arhivele istorice la IUE, în mod voluntar.

(11)

Instituțiile și IUE ar trebui, în măsura posibilului, să pună arhivele istorice la dispoziția publicului sub formă digitizată și digitală, în vederea facilitării consultării acestora pe internet.

(12)

Datele cu caracter personal conținute în arhivele istorice ale Uniunii depozitate la IUE ar trebui să fie prelucrate în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (3).

(13)

Comisia a consultat Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 referitor la proiectul legislativ privind prezentul regulament și aceasta a emis un aviz referitor la acesta la 10 octombrie 2012 (4).

(14)

Într-un acord-cadru de parteneriat ar trebui prevăzute dispoziții detaliate privind gestionarea arhivelor istorice la IUE, inclusiv depozitarea acestora, accesul la acestea și consultarea lor de către public, precum și atribuțiile și responsabilitățile reciproce care revin instituțiilor și IUE.

(15)

Costurile de gestionare a arhivelor istorice ale Uniunii de către IUE ar trebui să fie finanțate de la bugetul general al Uniunii și ar trebui să fie suportate de către toate instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare.

(16)

Prin urmare, Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 ar trebui modificat în consecință,

ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:

Articolul 1

Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83 se modifică după cum urmează:

1.

Articolul 8 se modifică după cum urmează:

(a)

alineatul (1) se înlocuiește cu următorul text:

„(1)   Fiecare instituție, cu excepția Curții de Justiție a Uniunii Europene (CJUE) și a Băncii Centrale Europene (BCE), depozitează la Institutul Universitar European (IUE) din Florența documentele care fac parte din arhivele sale istorice și pe care le-a pus la dispoziția publicului, în conformitate cu prezentul regulament. Depozitarea se efectuează în conformitate cu dispozițiile din anexă.

Fără a aduce atingere primului paragraf, instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare pot, din motive juridice sau administrative, să excludă depozitarea la IUE a anumitor documente originale. În acest caz, acestea depozitează o copie în microformat sau o copie digitală a respectivelor documente.”

;

(b)

se adaugă următoarele alineate:

„(3)   CJUE și BCE își pot depozita arhivele istorice la IUE, în mod voluntar.

(4)   Instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare își păstrează dreptul de proprietate asupra arhivelor lor, precum și competența exclusivă privind componența documentelor și a dosarelor depozitate sau puse, în vreun alt mod, la dispoziția IUE.

(5)   Depozitarea la IUE a arhivelor istorice ale Uniunii nu aduce atingere protecției arhivelor, în conformitate cu articolul 2 din Protocolul nr. 7 privind privilegiile și imunitățile Uniunii Europene, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene.

(6)   IUE asigură păstrarea și protecția arhivelor depozitate. Modalitățile de păstrare și protecție trebuie să fie conforme cu standardele internaționale recunoscute pentru protecția fizică a arhivelor și trebuie să respecte cel puțin normele tehnice și de securitate care corespund celor utilizate pentru păstrarea și gestionarea arhivelor publice din Italia. Astfel, documentele depozitate sunt păstrate într-un depozit conceput special în acest scop.

(7)   IUE este unic responsabil pentru personalul desemnat să gestioneze arhivele istorice ale Uniunii depozitate la IUE. IUE se va asigura că personalul desemnat să gestioneze arhivele istorice are calificările profesionale necesare pentru îndeplinirea activității din acest domeniu.

(8)   Fiecare instituție care beneficiază de serviciile de depozitare are dreptul de a primi informații cu privire la gestionarea de către IUE a arhivelor sale și de a efectua o inspecție a arhivelor pe care le-a depozitat acolo.

(9)   IUE pune la dispoziția publicului arhivele istorice care i s-au încredințat în temeiul alineatelor (1) și (3). Instituțiile pot pune, de asemenea, la dispoziția publicului o copie a acelorași arhive istorice.

(10)   Costurile pentru gestionarea arhivelor istorice ale Uniunii sunt finanțate prin contribuții din partea tuturor instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare către linia bugetară relevantă, în limitele creditelor anuale puse la dispoziție de autoritatea bugetară în conformitate cu Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii (5). Respectivele contribuții financiare nu acoperă costurile legate de furnizarea și adaptarea clădirilor și a depozitelor pentru a găzdui arhivele și personalul aferent.

Valoarea contribuțiilor menționate la primul paragraf sunt proporționale cu dimensiunea schemelor de personal corespunzătoare ale instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare. Fiecare contribuție se recalculează de fiecare dată când alte instituții încep să își depoziteze arhivele istorice la IUE sau cel puțin la fiecare cinci ani.

(11)   IUE exercită prelucrarea datelor, în conformitate cu articolul 2 din Regulamentul (CE) nr. 45/2001, pe baza instrucțiunilor primite din partea instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare. IUE prelucrează toate datele cu caracter personal conținute în arhivele istorice ale instituțiilor în conformitate cu garanțiile stabilite în regulamentul menționat.

(12)   Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor exercită în continuare competențe în materie de supraveghere a instituțiilor în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal conținute în arhivele istorice depozitate la IUE.

2.

Articolul 9 se modifică după cum urmează:

(a)

alineatul (1) se înlocuiește cu următorul text:

„(1)   Fiecare instituție adoptă norme interne de aplicare a prezentului regulament. Printre acestea se numără normele privind conservarea și punerea la dispoziția publicului a arhivelor istorice, precum și privind protecția datelor cu caracter personal pe care acestea le conțin. Ori de câte ori este posibil, instituțiile își pun arhivele la dispoziția publicului prin mijloace electronice, inclusiv arhivele sub formă digitizată și de proveniență digitală, și facilitează consultarea acestora pe internet. De asemenea, păstrează documentele care sunt disponibile în formate adaptate la nevoi speciale (ca de exemplu, Braille, text cu caractere mari sau înregistrări).”

;

(b)

se adaugă următorul alineat:

„(3)   În numele instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare, Comisia încheie un acord-cadru de parteneriat cu IUE. Acordul-cadru de parteneriat va include dispoziții detaliate privind rolurile și responsabilitățile reciproce ale instituțiilor și ale IUE privind gestionarea arhivelor istorice ale Uniunii, inclusiv depozitarea, accesul la acestea și consultarea lor de către public.”

3.

Textul din anexa la prezentul regulament se adaugă, ca anexă, la Regulamentul (CEE, Euratom) nr. 354/83.

Articolul 2

Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.

Adoptat la Bruxelles, 17 martie 2015.

Pentru Consiliu

Președintele

E. RINKĒVIČS

(1)  JO L 43, 15.2.1983, p. 1.

(2)  JO C 289, 22.11.2005, p. 12.

(3)  JO L 8, 12.1.2001, p. 1.

(4)  JO C 28, 30.1.2013, p. 9.

(5)  JO L 298, 26.10.2012, p. 1.”

ANEXĂ

„ANEXĂ

DISPOZIȚII PRIVIND DEPOZITAREA ARHIVELOR ISTORICE ALE UNIUNII LA INSTITUTUL UNIVERSITAR EUROPEAN DIN FLORENȚA

1.

În ceea ce privește arhivele care nu sunt în format digital, documentele originale, însoțite de o copie în microformat și/sau digitală, se depun la IUE, în vederea păstrării permanente.

În cazul arhivelor digitale, IUE are acces permanent la documente, astfel încât să își poată îndeplini obligația de a oferi acces publicului la arhivele istorice de la un amplasament unic și de a promova consultarea lor. Instituțiile emitente rămân în continuare responsabile de păstrarea permanentă a arhivelor lor digitale.

2.

Depozitarea se efectuează în tranșe anuale și, în măsura posibilului, în conformitate cu procedurile normale ale instituțiilor privind prelucrarea arhivelor.

3.

IUE nu modifică clasificarea arhivării stabilită de instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare și nici nu elimină sau modifică documente ori dosare.

4.

La solicitarea acestora, IUE restituie instituțiilor care beneficiază de serviciile de depozitare originalele oricăror documente și dosare depozitate. Instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare restituie IUE exemplarele originale de îndată ce nu mai au nevoie de ele.

5.

IUE informează imediat instituțiile care beneficiază de serviciile de depozitare cu privire la orice situație care ar putea prejudicia inviolabilitatea arhivelor pe care le-au depozitat.”