privind autorizarea întreprinderilor europene din domeniul apărării în temeiul articolului 9 din Directiva 2009/43/CE a Parlamentului European și a Consiliului de simplificare a clauzelor și condițiilor de transfer al produselor din domeniul apărării în interiorul Comunității

având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene, în special articolul 292,

1.1. Evaluarea criteriilor prezentate la articolul 9 alineatul (2) literele (a) și (b)

Numai întreprinderile destinatare care fabrică efectiv produse din domeniul apărării, finite sau semifinite, reglementate prin Directiva 2009/43/CE, compuse din componente și/sau sisteme și subsisteme achiziționate de la terți în vederea desfacerii lor pe piață sub nume sau marcă proprie ar trebui să poată face obiectul autorizării.

Întreprinderile destinatare autorizate ar trebui să utilizeze pentru producția proprie (care include integrarea pieselor componente în alte produse sau ca piese de rezervă sau de schimb) produsele din domeniul apărării primite în temeiul licențelor generale de transfer menționate la articolul 5 alineatul (2) litera (b) din Directiva 2009/43/CE și nu ar trebui să le transfere din nou sau să le exporte ca atare (cu excepția cazului în care face acest lucru în scopul întreținerii sau reparării) atunci când este necesară acordarea unei autorizări prealabile din partea unui stat membru din care provin produsele.

Autoritățile competente ar trebui, dacă este cazul și înainte să emită un certificat, să solicite o declarație din partea întreprinderii destinatare prin care aceasta să se angajeze:

1.2. Furnizări către întreprinderile destinatare care fac achiziții pentru uzul exclusiv al forțelor armate ale unui stat membru în temeiul licențelor generale de transfer menționate la articolul 5 alineatul (2) litera (a) din Directiva 2009/43/CE

Întreprinderile destinatare care îndeplinesc condițiile necesare pentru a fi considerate autorități contractante în temeiul articolului 1 alineatul (9) din Directiva 2004/18/CE a Parlamentului European și a Consiliului (2) și care fac achiziții pentru uzul exclusiv al forțelor armate ale unui stat membru ar trebui să aibă dreptul să primească produse din domeniul apărării în baza licențelor generale de transfer menționate la articolul 5 alineatul (2) litera (a) din Directiva 2009/43/CE, fără să fie autorizate.

1.3. Evaluarea criteriilor prezentate la articolul 9 alineatul (2) literele (c) și (f)

Membrul organului executiv de conducere menționat la articolul 9 alineatul (2) litera (c) din Directiva 2009/43/CE ar trebui să fie personal responsabil de programul intern de asigurare a conformității sau de sistemul de gestionare a transferurilor și a exporturilor aplicat în cadrul întreprinderii, precum și de personalul responsabil de controlul exporturilor și al transferurilor. Respectivul membru al organului executiv de conducere trebuie să fie membru al organului de conducere al întreprinderii.

În cazul în care se solicită certificatul pentru una sau mai multe unități de producție, descrierea ierarhiei în materie de răspundere în cadrul întreprinderii destinatare, prevăzută la articolul 9 alineatul (2) litera (f) din Directiva 2009/43/CE, ar trebui să stabilească cu claritate controlul de către membrul organului executiv de conducere a personalului unităților responsabile de controlul exporturilor și al transferurilor.

Întrebările și orientările privind descrierea programelor interne de conformitate și a evaluărilor ulterioare figurează în anexa I. Statele membre pot adăuga întrebări suplimentare, caz în care acestea ar trebui să fie direct relevante pentru procesul de evaluare a autorizării.

1.4. Autorizarea structurii organizaționale și evaluarea criteriilor prevăzute la articolul 9 alineatul (2) literele (d) și (e)

Metoda de autorizare va depinde de structura organizațională a întreprinderii destinatare și de modul în care delegă responsabilitatea pentru controlul transferului și exportului. Autorizarea ar putea fi acordată întreprinderii ca întreg sau fiecărei unități operaționale. Întreprinderile care au unități de producție și activități asociate în mai multe locații și cărora li s-a delegat responsabilitatea controlului transferurilor și exporturilor ar trebui să indice care dintre aceste unități trebuie să fie autorizate.

Se recomandă utilizarea unui model standard de certificat, prezentat în anexa II.

Acest certificat ar trebui întocmit într-una din limbile oficiale ale statului membru care emite certificatul și, preferabil, într-una din limbile oficiale ale altui stat membru, în conformitate cu indicațiile întreprinderii autorizate destinatare. Data intrării în vigoare a certificatului ar trebui menționată pe certificat.

În sensul articolului 9 alineatul (4) litera (a), certificatul ar trebui să impună întreprinderii destinatare autorizate obligația de a notifica autorității competente orice elemente și evenimente survenite după acordarea certificatului, care pot influența valabilitatea sau conținutul certificatului. Întreprinderea destinatară autorizată ar trebui să notifice în special:

În sensul punctului (a), relevanța schimbării care justifică notificarea ar trebui, după caz, să fie evaluată în lumina informațiilor furnizate deja în vederea înregistrării ca întreprindere din domeniul apărării sau în vederea acordării oricărei licențe de desfășurare a unei activități în domeniul apărării sau a unei licențe de fabricație.

2.2. Schimb de informații privind întreprinderile destinatare care solicită autorizare

În sensul articolului 12 din Directiva 2009/43/CE, autoritățile naționale competente sunt încurajate să facă schimb de orice informații relevante privind eliberarea certificatelor. Dacă pentru evaluarea unei întreprinderi destinatare în vederea emiterii unui certificat este necesar să se obțină informații de la alte autorități competente, autoritatea națională competentă care emite certificatul ar trebui să facă schimb de informații cu celelalte autorități naționale competente relevante înainte să emită certificatul.

3.1. Drepturi conferite autorităților competente pentru efectuarea vizitelor de control al conformității

Pentru a putea efectua vizitele de verificare a conformității cu condițiile de eliberare a certificatului și cu criteriile prezentate la articolul 9 alineatul (2), inspectorii desemnați de autoritatea competentă ar trebui să beneficieze cel puțin de următoarele drepturi:

Aceste inspecții ar trebui să se efectueze cu respectarea legislației statelor membre în care se desfășoară.

O reevaluare a conformității cu condițiile de eliberare a certificatului și cu criteriile prezentate la articolul 9 alineatul (2) ar trebui efectuată de autoritatea competentă în următoarele cazuri:

Autoritatea competentă ar trebui să acorde o atenție deosebită monitorizării întreprinderilor destinatare nou autorizate. Autoritatea competentă ar trebui să efectueze un control al conformității, de preferință în cursul primului an după eliberarea pentru prima dată a unui certificat.

Atunci când o întreprinderea destinatară autorizată nu mai respectă unul sau mai multe dintre criteriile prezentate la articolul 9 alineatul (2) din Directiva 2009/43/CE sau condițiile de eliberare a certificatului și atunci când autoritatea competentă consideră că neconformitatea este minoră, autoritatea competentă ar trebui, într-un interval de timp de cel mult o lună de la data la care autoritatea competentă a luat cunoștință pentru prima oară de existența neconformității, să ia o decizie prin care să ceară întreprinderii destinatare să adopte măsuri corective.

Autoritatea competentă ar trebui să notifice imediat în scris această decizie întreprinderii destinatare autorizate. Această decizie ar trebui să impună întreprinderii destinatare autorizare obligația de a adopta măsurile corective recomandate într-un interval de timp prevăzut în notificarea scrisă.

La expirarea respectivului interval de timp, autoritatea competentă ar trebui să verifice dacă au fost adoptate măsurile corective. Verificarea ar putea să includă o vizită la fața locului, o reuniune cu membrul organului executiv de conducere menționat la articolul 9 alineatul (2) litera (c) din Directiva 2009/43/CE sau cu un înalt funcționar desemnat de membrul organului executiv de conducere și/sau evaluarea documentelor scrise furnizate de respectivul membru al organului executiv de conducere.

Într-un interval de timp de cel mult trei luni de la încheierea verificării, întreprinderea destinatară autorizată ar trebui să fie informată în scris cu privire la rezultatul evaluării de către autoritatea competentă a caracterului adecvat al măsurilor corective adoptate.

Autoritatea competentă ar trebui să suspende sau să retragă certificatul în oricare dintre următoarele cazuri:

Autoritatea competentă ar trebui să notifice imediat în scris întreprinderii destinatare autorizate și Comisiei decizia de suspendare sau retragere a certificatului.

Autoritatea competentă ar trebui să mențină suspendarea până când întreprinderea destinatară autorizată poate proba conformitatea cu criteriile stabilite la articolul 9 alineatul (2) din Directiva 2009/43/CE și cu condițiile de eliberare a certificatului. Autoritatea competentă ar trebui, în momentul notificării scrise a suspendării certificatului sau în corespondența scrisă ulterioară, să impună un termen-limită în care întreprinderea destinatară autorizată să demonstreze conformitatea respectivă.

În urma expirării termenului-limită impus prin decizia de suspendare, autoritatea competentă ar trebui să verifice dacă întreprinderea destinatară autorizată respectă criteriile stabilite la articolul 9 alineatul (2) din Directiva 2009/43/CE și cu condițiile atașate eliberării certificatului.

Verificarea ar putea să includă o vizită la fața locului, o reuniune cu membrul organului executiv de conducere menționat la articolul 9 alineatul (2) litera (c) din Directiva 2009/43/CE sau cu un înalt funcționar desemnat de membrul organului executiv de conducere și/sau evaluarea documentelor scrise furnizate de respectivul membru al organului executiv de conducere.

Într-un interval de timp de cel mult o lună de la încheierea verificării, o nouă decizie a autorității competente ar trebui notificată în scris întreprinderii destinatare autorizate, în care să se indice oricare dintre următoarele elemente:

Atunci când un certificat a fost eliberat, suspendat, retras sau suspendarea acestuia a fost ridicată, autoritatea competentă ar trebui să notifice imediat acest lucru în scris întreprinderii destinatare autorizate și Comisiei.

Statele membre sunt invitate să pună în aplicare prezenta recomandare până cel târziu la 30 iunie 2012.

Statele membre sunt încurajate să informeze Comisia cu privire la orice măsuri au întreprins pentru a transpune în practică prezenta recomandare.

ANEXA I

Întrebări și orientări privind descrierea programelor interne de asigurare a conformității și evaluarea ulterioară

Domenii principale

Întrebări-cheie

Recomandări: cele mai bune practici

Criteriul relevant de autorizare

1.	Resursele organizaționale, umane și tehnice alocate pentru gestionarea transferurilor și a exporturilor

Ce procent din activitatea economică a întreprinderii (ca cifră de afaceri anuală) depinde de exporturile și transferurile de articole care trebuie să primească o licență?

Câte exporturi și transferuri de astfel de articole au loc în decursul unui an?

Ce activități din cadrul întreprinderii (de ex. achiziții, inginerie, gestionarea proiectelor, livrări) au legătură cu procesul de export și de transfer și cum sunt organizate aceste responsabilități?

Dispune întreprinderea de un sistem electronic de gestionare a exporturilor și a transferurilor? Care sunt principalele caracteristici ale acestui sistem?

Scopul acestor întrebări este de a obține informații suplimentare privind organizarea internă a întreprinderii, care sunt relevante pentru a evalua impactul activităților de export/transfer asupra întreprinderii și asupra procedurile operaționale conexe

Câți angajați au sarcina exclusivă de a se ocupa de gestionarea exporturilor și a transferurilor și câți au și alte sarcini în plus?

Ar trebui să fie întotdeauna cel puțin două persoane prezente, pentru a fi acoperite perioadele de concedii, cazurile de boală etc.

Întreprinderea își diseminează pe plan intern angajamentul scris de asigurare a conformității cu reglementările în materie de control al exporturilor/transferurilor și de asumare a oricăror restricții privind utilizarea finală și exportul?

Întreprinderea își diseminează pe plan intern angajamentul scris de a furniza la cerere informații privind utilizarea finală/utilizatorii finali?

Ambele angajamente scrise ar trebui incluse în manualele de asigurare a conformității disponibile pentru personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor și ar trebui cunoscute de către toți angajații cu responsabilități în materie de control al exporturilor/transferurilor (de ex. departamentul de vânzări …)

Articolul 9 alineatul (2) literele (d) și (e)

A respectat întreprinderea până în prezent reglementările în materie de control al exporturilor/transferurilor?

Întreprinderea ar trebui să aibă o bună performanță din punct de vedere al conformității cu reglementările în materie de control al exporturilor/transferurilor.

Articolul 9 alineatul (2) litera (a)

Se pun la dispoziția personalului responsabil de controlul exporturilor/transferurilor manuale de conformitate și sunt acestea actualizate constant?

Manualele de conformitate destinate a fi utilizate și a oferi orientări personalului responsabil de controlul exporturilor/transferurilor ar trebui să fie accesibile/puse la dispoziție, cel puțin în versiune electronică (de exemplu, pe site-ul intranet al întreprinderii).

Aceste manuale ar trebui să conțină procedurile operaționale și organizaționale care trebuie urmate de personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor.

Personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor ar trebui informat prompt cu privire la acele modificări aduse manualului care sunt relevante pentru sarcinile acestuia, precum și cu privire la intrarea acestora în vigoare.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

2.	Ierarhia în materie de răspundere

Vă rugăm să descrieți ierarhia în materie de răspundere în ceea ce privește activitatea de exporturi și transferuri în cadrul întreprinderii dumneavoastră.

Responsabilitatea pentru asigurarea conformității controlului exporturilor/transferurilor ar trebui stabilită în scris. Documentele scrise care descriu ierarhia în materie de răspundere (de exemplu registre sau organigrame) ar trebui actualizate.

Descrierea ar trebui să furnizeze informații detaliate privind delegarea responsabilităților și procedurile de rutină adoptate în cazul în care membrul organului executiv de conducere menționat la articolul 9 alineatul (2) litera (c) din Directiva 2009/43/CE este absent.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

Este o astfel de descriere întotdeauna disponibilă spre consultare de către autoritatea competentă?

Informațiile privind ierarhia în materie de răspundere ar trebui să fie întotdeauna ușor de consultat de către autoritatea competentă nu numai în faza de solicitare a eliberării certificatului, ci și în vederea vizitelor ulterioare de conformitate și de monitorizare a conformității.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

În ce parte din întreprinderea dumneavoastră este organizată gestionarea exporturilor/transferurilor?

Organizarea gestionării controlului exporturilor/transferurilor - în fiecare unitate de expediere, la sediul central sau ca un departament separat de control al exporturilor – ar trebui să se facă în funcție de mărimea și structura întreprinderii.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

Cum interacționează personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor cu alți membri ai personalului cu alte funcții din cadrul întreprinderii?

Personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor ar trebui să fie protejat cât mai mult posibil de conflictele de interese. Persoanele respective ar trebui să aibă dreptul să oprească o tranzacție.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

Cum este organizată relația dintre personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor și membrul organului executiv de conducere, de exemplu este prevăzută posibilitatea schimbului de informații?

Personalul responsabil de controlul exporturilor ar trebui să aibă posibilitatea să raporteze direct membrului organului executiv de conducere dacă trebuie să obțină autorizația să oprească o tranzacție.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

Vă rugăm să indicați celelalte responsabilități ale membrului organului executiv de conducere care a fost numit personal responsabil de transferuri și exporturi

Membrul organului executiv de conducere ar trebui să facă parte din organul de conducere al întreprinderii. Funcția sa nu ar trebui să facă obiectul unui conflict de interese (de ex. persoana respectivă nu ar trebui să fie în același timp și directorul departamentului de vânzări …)

Articolul 9 alineatul (2) literele (c) și (f)

Audituri interne

(a)	Inspecții aleatorii

Cât de des se efectuează inspecții aleatorii?

Programul de conformitate internă (PCI) și procedurile operaționale zilnice ar trebui să facă obiectul unor verificări aleatorii (inopinate).

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

(b)	Audituri interne

Cât de des se efectuează audituri interne?

În mod ideal o dată pe an și cel puțin o dată la fiecare trei ani.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

Ce procentaj din exporturi/transferuri fac obiectul verificărilor?

În funcție de numărul de exporturi/transferuri, cel puțin 1 % și cel mult 20 %, conform estimărilor. Procentul poate varia de fiecare dată când se efectuează un audit.

Cine efectuează aceste verificări?

Răspunsul posibil ar trebui să fie unul din următoarele:

—	un înalt funcționar din ierarhia în materie de răspundere pentru controlul exporturilor/transferurilor;

—	directorul de calitate;

—	directorul financiar sau contabilul;

—	orice alt funcționar care face parte din cadrele intermediare de conducere sau are o poziție ierarhică superioară care ocupă un post aflat cel puțin cu o treaptă peste nivelul de încadrare al echipei responsabile de exporturi/transferuri.

Ce aspecte vizează aceste audituri?

Auditurile ar trebui să ofere răspunsuri la următoarele întrebări:

—	Sunt respectate restricțiile impuse exporturilor?

—	Au fost stabilite proceduri și sunt acestea actualizate pentru a garanta faptul că se respectă toate reglementările privind exporturile și transferurile?

—	Se organizează periodic cursuri de formare pentru sensibilizarea personalului?

—	Sunt registrele disponibile spre consultare?

—	Conțin registrele informații complete?

—	Acoperă registrele toate aspectele importante ale importului, exportului și transferului, precum și date privind produsele care rămân pe teritoriul statului membru?

—	Există informații disponibile privind ciclul de viață al produselor relevante, de la origine la destinație?

(c)	Planificarea auditurilor, eficacitatea acestora și acțiuni ulterioare

Cum vă asigurați că auditați un eșantion reprezentativ de transporturi?

Ar trebui să facă obiectul auditului cel puțin un transport pentru fiecare client sau destinație sau cel puțin un transport pentru fiecare proiect.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

Întreprinderea are un program de audit intern?

Ar trebui să existe un program de audit intern care să garanteze faptul că face obiectul auditului un eșantion reprezentativ de transporturi.

Sunt cazurile de neconformitate evidențiate de auditurile interne corectate în mod sistematic? Se ține o evidență a acestor acțiuni?

Întreprinderea ar trebui să consemneze în registre orice caz de neconformitate constatată în urma auditului intern, măsurile recomandate pentru corectarea situației și o evaluare a eficacității acestor măsuri corective asupra conformității.

Sensibilizare generală

4.1.	Proceduri operaționale și organizaționale

Sunt procedurile interne ale întreprinderii concepute astfel încât să sporească gradul de sensibilizare a personalului și să reducă riscurile asociate controlului exporturilor/transferurilor?

Procedurile operaționale și organizaționale ar trebui stabilite în scris și ar trebui să ofere instrucțiuni și orientări privind:

—

ansamblul procesului de export/transfer de la primirea unei comenzi la evaluarea aplicabilității reglementărilor privind exporturile/transferurile, la conformitatea cu reglementările relevante în domeniu și la expedierea sau transmiterea produsului (înainte de expediere sau transmitere trebuie să se efectueze o verificare finală a conformității);

—	monitorizarea conformității cu termenii și condițiile licenței;

—	interacțiunea cu părțile terțe și, în anumite cazuri, cu alte departamente interesate din cadrul întreprinderii, de exemplu cu departamentul juridic și de vânzări;

—

coordonarea tuturor angajaților implicați în controlul exporturilor/transferurilor sau vizați în vreun fel de acesta (de exemplu: personalului de vânzări ar trebui să i se dea instrucțiuni să informeze personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor cu privire la orice dubii ar avea și ar trebui să cunoască faptul că nu se poate da curs unei comenzi decât după ce aceasta a fost validată de personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor);

—	coordonarea și posibilul schimb de informații cu autoritățile competente (de ex. eventuala semnalare a ordinelor de tranzacționare suspecte, eventuala existență a unei politici voluntare de divulgare de informații …)

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

4.1.1.

Proceduri operaționale și organizaționale: etapa preliminară acordării de licențe (1)

(a)	Embargouri

Cum ține întreprinderea seama de eventualele embargouri?

În cazurile în care se planifică trimiterea unui transport către o destinație aflată sub embargou, ar trebui să existe reguli pe baza cărora să se verifice reglementările aplicabile în materie de embargou. O astfel de verificare ar trebui să vizeze cel puțin:

—	interdicțiile de furnizare instituite de reglementările privind embargoul;

—	clasificarea produselor care urmează să fie expediate în raport cu lista de produse care fac obiectul embargoului;

—	cerințele suplimentare în materie de acordare de licențe pentru anumite servicii, cum ar fi asistența tehnică.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

(b)	Listele de sancțiuni

Cum ține întreprinderea seama de listele de sancțiuni?

Numele și identitatea persoanelor juridice și fizice cărora le sunt destinate produsele ar trebui verificate în raport cu listele relevante de sancțiuni.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

Atunci când se face o verificare a unei identități în lista de sancțiuni, care este nivelul (sau procentul) de siguranță necesar pentru a considera că informațiile găsite indică o concordanță de 100 %? Ce proceduri se aplică atunci când este identificată în lista o corespondență pentru un nume?

Este necesar ca instrucțiunile procedurale să consemneze în scris, în detaliu, cum trebuie gestionate corespondențele și concordanțele de 100 % (de exemplu, atunci când se identifică o corespondență, aceasta trebuie semnalată autorității competente).

(c)	Controlul produsele incluse în liste (produse care fac obiectul obligației de acordare de licență ca urmare a faptului că fac parte dintr-o listă de control al exporturilor/transferurilor)

Întrebări privind procedurile interne pentru a garanta faptul că un produs inclus pe o listă nu este exportat sau transferat fără licență:

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

(1)	Există un sistem electronic de prelucrare a datelor destinat înregistrării clasificării produselor primite sau fabricate de întreprindere?

Clasificarea produselor ar trebui înregistrată într-un sistem electronic de prelucrare a datelor (numai în cazul în care acesta există deja). Orice modificări intervenite în listele de control ar trebui notificate imediat în sistem.

(2)	Cum sunt clasificate și înregistrate toate produsele pentru care este necesar să se acorde licențe și cine răspunde de clasificarea și înregistrarea lor? Ce proceduri există pentru a garanta faptul că se efectuează actualizări periodice ale clasificării produselor și cum sunt acestea repertoriate?

Personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor ar trebui să răspundă de înregistrarea și clasificarea produselor, dacă este cazul în consultare cu experții tehnici.

(3)	Cum sunt evaluate utilizarea finală de către destinatar și fiabilitatea acestuia?

Personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor ar trebui să răspundă de verificarea fiabilității întreprinderilor destinatare, acordând o atenție deosebită utilizării finale și riscului de deturnare.

În cazul în care personalul responsabil de controlul exporturilor/transferurilor iau cunoștință de faptul că destinatarul a încălcat reglementările privind controlul exporturilor/transferurilor, aceștia ar trebui să informeze autoritatea competentă. Verificarea bunei credințe a destinatarului este deosebit de importantă în cazurile în care clientul este nou sau identitatea acestuia nu este evidentă sau atunci când există dubii cu privire la utilizarea finală declarată a produselor (de ex. un volum neobișnuit al comenzii, solicitarea de către destinatar a unor rute de tranzit speciale și neobișnuite …).

(d)	Transferul intangibil de tehnologie

Cum asigură întreprinderea conformitatea cu cerințele în materie de transfer intangibil de tehnologie (TIT) (de ex. e-mail și acces la intranet din străinătate)?

Este necesar ca întreprinderea să fi formulat instrucțiuni scrise clare cu privire la TIT prin e-mail, fax, intranet sau internet.

Furnizarea sau transferul de tehnologie nu ar trebui să aibă loc înainte să se evalueze posibilitatea acordării unei licențe și, dacă se poate acorda o licență, până la obținerea acesteia, pentru a permite efectuarea transferului.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

(e)	Asistență tehnică

Cum asigură întreprinderea conformitatea cu cerințele în materie de asistență tehnică?

Ar trebui să existe o procedură de asigurare a conformității în ceea ce privește asistența tehnică:

—	pentru vizitatorii/angajații străini;

—	pentru angajații (de ex. tehnicienii) din străinătate;

—	pentru conferințe sau seminarii cu participanți străini sau organizate în străinătate.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

4.1.2.

Proceduri operaționale și organizaționale: etapa acordării de licențe

Cum se asigură întreprinderea că transmite cereri de licență complete?

Întreprinderea ar trebui să fie în măsură să se conformeze pe deplin procesului și procedurilor de cerere de licențe în vigoare în statul membru în care își are sediul.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

4.1.3.

Proceduri operaționale și organizaționale: etapa ulterioară acordării de licențe

Ce proceduri interne garantează conformitatea cu condițiile necesare pentru acordarea de licență?

Ar trebui efectuată o verificare finală a cerințelor privind controlul exporturilor/transferurilor înainte de expedierea finală pentru a avea siguranța că au fost respectați termenii și condițiile impuse pentru acordarea de licență.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

4.2.	Sensibilizarea și formarea personalului responsabil de controlul exporturilor

Ce informații sunt puse la dispoziția tuturor angajaților cu responsabilități în materie de control al exporturilor/transferurilor și a personalului responsabil de controlul exporturilor/transferurilor?

Întregul personal ar trebui să aibă acces la procedurile organizaționale și operaționale menționate anterior cu privire la controlul exporturilor/transferurilor.

Aceste proceduri operaționale și organizaționale ar trebui înregistrate și actualizate în manuale de conformitate care să fie puse la dispoziția personalului responsabil de controlul exporturilor/transferurilor.

Procedurile operaționale și organizaționale ar trebui să includă o descriere clară a procesului de asigurare a conformității exporturilor/transferurilor, de la primirea comenzii și verificarea conformității cu reglementările relevante în materie de exporturi/transferuri la expedierea sau transmiterea finală.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

Cât de des sunt actualizate cunoștințele personalului responsabil de controlul exporturilor/transferurilor?

Cunoștințele personalului ar trebui actualizate atunci când se aduc modificări legislației naționale și a Uniunii privind controlul exporturilor, însă cel puțin o dată pe an. În afara cursurile anuale generale de actualizare a cunoștințelor, se recomandă să se pună la dispoziția personalului observații referitoare la legislația în materie de control al exporturilor/transferurilor, precum și publicații de specialitate, dacă acestea există.

Cum sunt actualizate cunoștințele personalului responsabil de controlul exporturilor/transferurilor?

Prin formarea personalului cu ajutorul unor instrumente, precum:

—	seminarii externe;

—	înscriere la sesiuni de informare oferite de autoritățile competente;

—	cursuri de formare, externe sau online.

5.	Securitatea fizică și tehnică

Este componenta de securitate a întreprinderii dumneavoastră acreditată de un organism guvernamental corespunzător? Vă rugăm să oferiți detalii.

Ministerul apărării naționale din fiecare țară sau organizația similară națională este probabil să solicite respectarea anumitor măsuri de securitate pentru întreprinderile care lucrează pentru ele. Simplu fapt că întreprinderea are o anumită acreditare de securitate poate fi suficient.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

În cazul în care nu există o astfel de acreditare de securitate oficială, ce măsuri de securitate există pentru a asigura securitatea înregistrărilor și procedurilor în materie de exporturi/transferuri?

Incinta întreprinderii ar trebui să fie integral îngrădită. Intrarea în întreprindere ar trebui securizată și controlată. Incinta ar trebui să fie supusă unei supravegheri permanente, inclusiv după orele de program. Ar putea să fie prevăzută o intrare separată pentru livrări și colecte, departe de zona principală de producție.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

Care sunt măsurile de securitate existente în ceea ce privește programele informatice și tehnologia?

Sistemul ar trebui să fie protejat cu parolă și securizat cu firewall. Rețeaua întreprinderii este protejată împotriva accesului neautorizat.

Ar trebui să existe un control cu privire la echipamentele electronice (laptopuri, PDA-uri etc.) care sunt scoase din incinta întreprinderii sau în străinătate și cu privire la emailurile trimise în cadrul unui proiect și în alte situații.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

6.	Ținerea registrelor și trasabilitatea exporturilor și transferurilor

Cum se țin registrele cu restricțiile privind exporturile care vă sunt transmise de furnizorul produselor?

Întreprinderile ar trebui să țină unul sau mai multe din următoarele tipuri de registre:

—	fișier electronic sau director de mesagerie electronică;

—	directoare bazate pe proiecte;

—	directoare bazate pe furnizori;

—	directoare separate pentru restricții;

—	sistem de înregistrare a comenzilor.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

Cum corelați restricțiile privind exporturile cu transferurile și exporturile ulterioare?

Răspunsul posibil ar trebui să includă unul sau mai multe dintre următoarele elemente:

—	fișier electronic sau director de mesagerie electronic care să conțină informații privind importurile și mișcările ulterioare;

—	ca parte a unui sistem de gestionare a activității;

—	directoare bazate pe proiecte sau furnizori în care să fie reunite toate informațiile relevante;

—	un sistem de înregistrare similar sistemului de directoare.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

Prin ce mijloace sunt aceste registre puse la dispoziția autorităților competente?

—

ar trebui să fie posibil ca registrele să fie puse la dispoziție spre consultare în format electronic – pentru unele este posibil sa fie nevoie de o vizită la fața locului dacă este necesar accesul la site-uri intranet securizate, însă o parte din aceste registre este posibil să poată fi transferate pentru a fi verificate în altă locație;

—	registrele pot fi, de asemenea, puse la dispoziție în format tipărit și unele dintre acestea pot fi scanate, de exemplu pentru a fi verificate în altă locație.

Articolul 9 alineatul (2) litera (f)

(1) Scopul etapei preliminare acordării de licențe este de a stabili în ce măsură întreprinderea este afectată de controlul exporturilor/transferurilor, și anume dacă reglementările în materie de exporturi/transferuri sunt relevante pentru activitățile și tranzacțiile întreprinderii și, respectiv, dacă este nevoie să se acorde licențe pentru aceste tranzacții. Obiectivul este de a identifica și analiza cât mai curând posibil eventualele riscuri asociate controlului exporturilor/transferurilor și de a întreprinde orice măsuri relevante necesare, de exemplu de a solicita o licență sau de a utiliza în mod adecvat o licență generală.