REGULAMENTUL FINANCIAR APLICABIL EUROPOL

2010/C 281/01

CUPRINS

Considerente

CONSILIUL DE ADMINISTRAȚIE,

având în vedere Decizia 2009/371/JHA a Consiliului din 6 aprilie 2009 privind înființarea Oficiului European de Poliție (Europol) în vederea consolidării luptei împotriva formelor grave de infracționalitate (8706/3/08) (1), în special articolul 37 alineatele (3) și (9) litera (e) și articolul 44,

având în vedere Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 al Comisiei (2) din 23 decembrie 2002 privind regulamentul financiar cadru pentru organismele menționate la articolul 185 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (3) privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene, modificat prin Regulamentul (CE, Euratom) nr. 652/2008 al Comisiei (4),

întrucât:

ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:

TITLUL I

OBIECTUL

Articolul 1

Prezentul regulament stabilește principiile și normele esențiale care guvernează întocmirea și execuția bugetului Oficiului European de Poliție.

Articolul 2

În sensul prezentului regulament:

TITLUL II

PRINCIPIILE BUGETARE

Articolul 3

Întocmirea și executarea bugetului respectă principiile unității și exactității bugetare, anualității, echilibrului, unității de cont, universalității, specificității, bunei gestiuni financiare, care necesită un control intern eficace și eficient, precum și transparență, în conformitate cu prezentul regulament.

CAPITOLUL 1

Principiile unității și exactității bugetare

Articolul 4

Bugetul este un instrument care, pentru fiecare exercițiu financiar, prevede și autorizează veniturile și cheltuielile considerate necesare pentru Europol.

Articolul 5

Bugetul cuprinde:

Articolul 6

1.   Nu se colectează niciun venit și nu se efectuează nicio cheltuială dacă acestea nu sunt înscrise într-o categorie din buget.

2.   Un credit nu trebuie înregistrat în buget dacă nu are ca destinație o cheltuială considerată necesară.

3.   Nu poate fi angajată sau ordonanțată nicio cheltuială în plus față de creditele autorizate în buget.

CAPITOLUL 2

Principiul anualității

Articolul 7

Creditele înregistrate în buget sunt autorizate pentru un exercițiu financiar care începe la 1 ianuarie și se încheie la 31 decembrie.

Articolul 8

1.   Bugetul conține credite nediferențiate și, în cazul în care este justificat de necesități operaționale, credite diferențiate. Acestea din urmă sunt formate din credite de angajament și credite de plată.

2.   Creditele de angajament acoperă costurile totale ale angajamentelor juridice asumate în cursul exercițiului financiar curent.

3.   Creditele de plată acoperă plăți efectuate pentru onorarea angajamentelor juridice asumate în cursul exercițiului financiar curent și/sau al exercițiilor financiare anterioare.

4.   Creditele administrative sunt nediferențiate. Cheltuielile administrative rezultate din contracte încheiate pentru perioade care depășesc durata exercițiului, fie în conformitate cu practica locală, fie pentru furnizarea de echipamente, se contabilizează în bugetul exercițiului financiar în care sunt efectuate.

Articolul 9

1.   Veniturile Europol menționate la articolul 5 sunt înregistrate în contabilitate pentru un exercițiu financiar pe baza sumelor colectate în cursul exercițiului financiar.

2.   Veniturile Europol dau naștere unor credite de plată în cuantum echivalent.

3.   Creditele autorizate în bugetul unui anumit exercițiu pot fi utilizate numai pentru acoperirea cheltuielilor angajate și plătite în exercițiul financiar în cauză și pentru acoperirea sumelor datorate pentru angajamente din exercițiile financiare anterioare.

4.   Angajamentele sunt înregistrate în contabilitate în temeiul angajamentelor juridice asumate până la 31 decembrie.

5.   Plățile se înregistrează în contabilitatea unui exercițiu financiar pe baza plăților efectuate de către contabil până cel târziu la 31 decembrie a exercițiului respectiv.

Articolul 10

1.   Creditele care nu au fost utilizate până la sfârșitul exercițiului financiar pentru care au fost înregistrate se anulează.

Cu toate acestea, ele pot fi reportate numai pentru exercițiul financiar următor, printr-o decizie adoptată de Consiliul de administrație până cel târziu la 15 februarie, în conformitate cu alineatele (2)-(7).

2.   Creditele de cheltuieli cu personalul nu pot fi reportate.

3.   În cazul creditelor de angajament și al creditelor nediferențiate care nu au fost angajate la închiderea exercițiului financiar se pot reporta sumele corespunzătoare creditelor de angajament pentru care a fost finalizată până la 31 decembrie cea mai mare parte a etapelor pregătitoare din procedura de angajare, care urmează să fie definită în normele de aplicare a regulamentului financiar al Europol; sumele în cauză pot fi apoi angajate până la 31 martie a exercițiului următor.

4.   În ceea ce privește creditele de plată, se pot reporta sumele necesare pentru acoperirea angajamentelor existente sau a angajamentelor legate de creditele de angajament reportate, în cazul în care creditele prevăzute pentru liniile relevante din bugetul pentru exercițiul financiar următor nu acoperă necesarul. Europol utilizează mai întâi creditele autorizate pentru exercițiul financiar în curs și nu utilizează creditele reportate înainte de epuizarea creditelor autorizate pentru exercițiul financiar în curs.

5.   Creditele nediferențiate care corespund unor obligații contractate corespunzător la închiderea exercițiului financiar se reportează automat numai pentru exercițiul financiar următor.

6.   Creditele reportate care nu au fost angajate până la 31 martie a anului n+1 se anulează automat. Creditele reportate în acest mod sunt identificate în contabilitate.

7.   Creditele disponibile la 31 decembrie, generate din veniturile alocate menționate la articolul 19, sunt reportate automat. Creditele disponibile corespunzătoare veniturilor alocate reportate trebuie utilizate primele.

Cel târziu până la 1 iunie a anului n+1, Europol informează Comisia cu privire la executarea veniturilor alocate reportate.

Articolul 11

Dezangajarea sumelor ca urmare a neexecutării totale sau parțiale a acțiunilor pentru care au fost alocate creditele, produsă în exercițiile financiare ulterioare celui în care au fost angajate creditele, atrage după sine anularea creditelor respective.

Articolul 12

Creditele prinse în buget pot fi angajate cu începere de la 1 ianuarie, de îndată ce bugetul devine definitiv.

Articolul 13

1.   Începând cu 15 noiembrie a fiecărui exercițiu, cheltuielile administrative curente se pot angaja în avans din creditele prevăzute pentru exercițiul financiar următor. Cu toate acestea, astfel de angajamente nu pot depăși un sfert din creditele stabilite de Consiliul de administrație în cadrul liniei bugetare corespunzătoare pentru exercițiul financiar curent. Aceste angajamente nu se pot aplica unui nou tip de cheltuieli, al căror principiu nu a fost încă aprobat în ultimul buget adoptat în mod corespunzător.

2.   Cheltuielile care trebuie plătite în avans, de exemplu chiriile, pot genera plăți începând cu 1 decembrie, care vor fi contabilizate în contul creditelor pentru exercițiul financiar următor. În acest caz, limita menționată în alineatul (1) nu se aplică.

Articolul 14

1.   Dacă bugetul nu a fost adoptat în forma sa finală la deschiderea exercițiului financiar, următoarele norme se aplică angajării și plății cheltuielilor care au putut fi contabilizate într-o anumită linie bugetară în cadrul executării ultimului buget adoptat în mod corespunzător.

2.   Se pot asuma angajamente pe capitole până la maximum un sfert din creditele totale autorizate în capitolul în cauză pentru exercițiul financiar anterior, plus o doisprezecime pentru fiecare lună care a trecut. Lunar, se pot efectua plăți pe capitole până la maximum o doisprezecime din creditele autorizate în capitolul în cauză pentru exercițiul financiar anterior. Limita creditelor prevăzute în situația estimărilor de venituri și cheltuieli nu poate fi depășită.

3.   La solicitarea directorului, dacă este necesar pentru continuitatea acțiunilor Europol și din perspectiva necesităților de gestiune, Consiliul de administrație poate să autorizeze simultan două sau mai multe doisprezecimi provizorii atât pentru angajamente, cât și pentru plăți, în plus față de cele disponibilizate automat în temeiul alineatelor (1) și (2). Doisprezecimile suplimentare sunt autorizate integral și nu sunt divizibile.

CAPITOLUL 3

Principiul echilibrului

Articolul 15

1.   Veniturile și creditele de plată din buget trebuie să fie echilibrate.

2.   Creditele de angajament nu pot depăși cuantumul subvenției comunitare, la care se adaugă veniturile proprii și orice alte venituri menționate la articolul 5.

3.   Europol nu poate face împrumuturi.

4.   Fondurile comunitare plătite Europol constituie pentru bugetul acestuia o subvenție de echilibrare care se consideră prefinanțare în sensul articolului 81 alineatul (1) litera (b) punctul (i) din Regulamentul financiar general.

5.   Europol pune în aplicare o gestionare riguroasă a trezoreriei, ținând seama în mod corespunzător de veniturile alocate, pentru a garanta că soldurile de numerar se limitează la cerințele justificate în mod corespunzător. Odată cu solicitările sale de plată, Europol trebuie să prezinte previziuni detaliate și actualizate ale necesarului său real de numerar pe parcursul unui an, inclusiv informații despre veniturile alocate.

Articolul 16

1.   Dacă soldul contului de rezultate în sensul articolului 81 este pozitiv, acesta este rambursat Comisiei până la concurența subvenției comunitare plătite în cursul exercițiului. Cuantumul soldului care este mai mare decât cuantumul subvenției comunitare plătite în cursul exercițiului se înregistrează în bugetul exercițiului financiar următor ca venit.

Europol furnizează, cel târziu până la 31 martie a anului n, o estimare a excedentului de exploatare aferent anului n-1, care trebuie restituit bugetului comunitar ulterior în anul n, pentru a completa informațiile deja disponibile privind excedentul aferent anului n-2. Comisia ține seama în mod corespunzător de aceste informații atunci când evaluează nevoile financiare ale Europol aferente anului n+1.

Diferența dintre subvenția comunitară înregistrată în bugetul general și cea plătită efectiv organismului se anulează.

2.   Dacă soldul contului de rezultate prevăzut la articolul 81 este negativ, acesta se înregistrează în bugetul exercițiului financiar următor.

3.   Veniturile sau creditele de plată se înregistrează în buget în cursul procedurii bugetare recurgându-se la procedura scrisorii rectificative sau, în cursul execuției bugetare, prin intermediul unui buget rectificativ.

CAPITOLUL 4

Principiul unității de cont

Articolul 17

Bugetul se întocmește și se execută în euro, iar conturile se prezintă în euro. Cu toate acestea, pentru fluxurile de numerar, contabilul și, în cazul conturilor de avans, administratorii de avans sunt autorizați să efectueze operațiuni în monede naționale în conformitate cu normele financiare ale Europol.

CAPITOLUL 5

Principiul universalității

Articolul 18

Veniturile totale acoperă creditele totale de plată, sub rezerva articolului 19. Toate veniturile și cheltuielile se înregistrează integral fără a fi regularizate între ele, sub rezerva articolului 21.

Articolul 19

1.   Următoarele venituri se utilizează pentru finanțarea anumitor cheltuieli specifice:

1a.   De asemenea, actul de bază aplicabil poate dispune alocarea pentru anumite cheltuieli a veniturilor pe care le prevede.

2.   Ansamblul veniturilor în sensul alineatului (1) punctele (a)-(d) acoperă toate cheltuielile directe sau indirecte efectuate pentru activitatea sau destinația în cauză.

3.   Bugetul include linii bugetare pentru înregistrarea categoriilor de venituri alocate prevăzute în alineatele (1) și (1a) și indică, ori de câte ori este posibil, cuantumul acestora.

Articolul 20

Directorul poate accepta orice donație făcută Europol, precum fundații, subvenții, donații și moșteniri, sub rezerva aprobării prealabile a Consiliului de administrație, care adoptă o decizie în termen de două luni de la data la care i-a fost prezentată solicitarea. În cazul în care Consiliul de administrație nu ia o decizie în termenul menționat, donația se consideră acceptată.

Articolul 21

1.   Se pot face următoarele deduceri din chitanțele, facturile sau extrasele de cont, care ulterior se trimit pentru plata sumei nete:

2.   Costul produselor și serviciilor furnizate Europol se contabilizează în buget la suma totală fără taxe, dacă includ taxe rambursate:

3.   Orice sold negativ se înregistrează în buget la capitolul cheltuieli.

4.   Se pot face regularizări cu privire la diferențele de schimb apărute în execuția bugetară. Rezultatul final, profit sau pierdere, se înregistrează în soldul exercițiului.

CAPITOLUL 6

Principiul specificității

Articolul 22

Creditele sunt defalcate în totalitate pe titluri și capitole; capitolele sunt divizate în articole și poziții.

Articolul 23

1.   Directorul poate efectua transferuri nelimitate de la un capitol la altul și de la un articol la altul, iar de la un titlu la altul până la o limită totală de 10 % din creditele exercițiului financiar indicate în linia bugetară de la care este făcut transferul.

2.   Peste limita prevăzută la alineatul (1), directorul poate propune Consiliului de administrație transferuri de credite de la un titlu la altul. Consiliul de administrație are la dispoziție trei săptămâni în care să se opună acestor transferuri. După expirarea acestui termen, se consideră că transferurile au fost acceptate.

3.   Propunerile de transferuri și transferurile efectuate în temeiul alineatelor (1) și (2) sunt însoțite de documente justificative corespunzătoare și detaliate care prezintă execuția creditelor și estimarea necesarului până la sfârșitul exercițiului financiar, atât pentru rubricile bugetare care urmează să fie creditate, cât și pentru acelea din care se repartizează creditele.

4.   Directorul informează Consiliul de administrație cât mai curând posibil cu privire la toate transferurile efectuate și informează autoritatea bugetară cu privire la toate transferurile efectuate în temeiul alineatului (2).

Articolul 24

1.   Creditele pot fi transferate numai către linii bugetare pentru care au fost autorizate credite de la buget sau care poartă o mențiune simbolică (p.m.).

2.   Creditele corespunzătoare veniturilor alocate pot fi transferate numai dacă sunt utilizate pentru destinația căreia îi sunt alocate veniturile.

CAPITOLUL 7

Principiul bunei gestiuni financiare

Articolul 25

1.   Creditele bugetare se utilizează în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, adică în conformitate cu principiile economiei, eficienței și eficacității.

2.   Principiul economiei impune ca resursele utilizate de Europol pentru desfășurarea activităților sale să fie distribuite în timp util, în cantitatea și la calitatea corespunzătoare și la cel mai bun preț. Principiul eficienței vizează cel mai bun raport între resursele utilizate și rezultatele obținute. Principiul eficacității vizează atingerea obiectivelor specifice stabilite și obținerea rezultatelor scontate.

3.   Pentru toate sectoarele de activitate incluse în buget se stabilesc obiective specifice, cuantificabile, realizabile, relevante și datate. Atingerea acestor obiective se monitorizează prin indicatori de performanță pentru fiecare activitate, iar directorul furnizează Consiliului de administrație informații în această privință. Aceste informații sunt furnizate anual și cel târziu în documentele care însoțesc proiectul preliminar de buget.

4.   Pentru a îmbunătăți procesul decizional, Europol face periodic evaluări ex ante și ex post ale programelor sau activităților. Aceste evaluări se fac pentru toate programele și activitățile care implică cheltuieli semnificative, iar rezultatele evaluării sunt transmise Consiliului de administrație.

5.   Atunci când monitorizarea sau raportarea în temeiul prezentului articolul vizează „informații operaționale, strategice și clasificate Europol”, directorul poate dispune ca aceste informații să fie cuantificate și raportate separat Consiliului de administrație, care este autorizat să ia decizia finală dacă aceste informații trebuie sau nu incluse într-un document publicat.

Articolul 25a

1.   Bugetul este executat în conformitate cu controlul intern concret și eficient.

2.   În vederea executării bugetului, controlul intern este definit ca fiind un proces aplicabil la toate nivelurile de gestionare, menit să asigure garanția necesară pentru atingerea următoarelor obiective:

CAPITOLUL 8

Principiul transparenței

Articolul 26

1.   Bugetul se întocmește și se execută și conturile se prezintă în conformitate cu principiul transparenței.

2.   Un rezumat al bugetului și al bugetelor rectificative, în forma finală în care au fost adoptate, se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene în termen de trei luni de la adoptarea lor.

Rezumatul cuprinde principalele cinci linii bugetare de venituri, principalele linii bugetare de cheltuieli pentru bugetul administrativ și operațional, schema de personal și o estimare a numărului de agenți contractuali exprimat în echivalent normă întreagă pentru care se înscriu credite în buget, precum și experții naționali detașați. De asemenea, indică cifrele pentru anul precedent.

3.   Bugetul care cuprinde schema de personal și bugetele rectificative, în forma finală în care au fost adoptate, precum și o estimare a numărului de agenți contractuali exprimat în echivalent normă întreagă pentru care se înscriu credite în buget și experții naționali detașați sunt transmise spre informare autorității bugetare, Curții de Conturi și Comisiei și sunt publicate pe pagina de internet a Europol în termen de patru săptămâni de la adoptarea lor.

4.   Europol pune la dispoziție pe site-ul său internet informații privind beneficiarii fondurilor derivate din bugetul acestuia, inclusiv experții contractați în temeiul articolului 74b. Informațiile publicate sunt ușor accesibile, transparente și complete. Informațiile sunt puse la dispoziție cu respectarea cerințelor de confidențialitate și de securitate, în special de protecție a datelor cu caracter personal astfel cum au fost prevăzute în Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (5).

Atunci când informațiile sunt publicate numai sub formă anonimă, Europol furnizează Parlamentului European, la cerere, informații privind beneficiarii în cauză, în mod corespunzător.

TITLUL III

ÎNTOCMIREA ȘI STRUCTURA BUGETULUI

CAPITOLUL 1

Întocmirea bugetului

Articolul 27

1.   Bugetul se întocmește în conformitate cu dispozițiile Deciziei Europol.

2.   În conformitate cu dispozițiile Deciziei Europol, Europol trimite Comisiei un proiect provizoriu de estimare a veniturilor și cheltuielilor sale și orientările generale care stau la baza estimării până la 10 februarie a fiecărui an și proiectul final de estimare cel târziu până la 31 martie a fiecărui an.

3.   Estimarea veniturilor și cheltuielilor Europol include:

Rezultatele evaluărilor sunt consultate și utilizate pentru a demonstra eventualele avantaje ale unei creșteri sau diminuări a bugetului propus al Europol în comparație cu bugetul pentru anul n.

4.   Europol trimite Comisiei și autorității bugetare, cel târziu până la 31 martie a fiecărui an, următoarele:

5.   Ca parte a procedurii de adoptare a bugetului general, Comisia trimite autorității bugetare situația estimativă a Europol și propune cuantumul subvenției pentru Europol și personalul de care consideră că are nevoie Europol. Comisia întocmește schema de personal a Europol și o estimare a numărului de agenți contractuali exprimat în echivalent normă întreagă pentru care se propun credite.

6.   Autoritatea bugetară adoptă schema de personal la nivelul Europol și orice modificare ulterioară a acesteia, în conformitate cu articolul 32 alineatul (1). Schema de personal se publică într-o anexă la secțiunea III – Comisia – a bugetului general.

7.   Bugetul și schema de personal se adoptă de către Consiliul de administrație. Acestea devin definitive după adoptarea finală a bugetului general care stabilește cuantumul subvenției și schema de personal, iar, dacă este nevoie, bugetul și schema de personal se modifică în consecință.

Articolul 28

Orice modificare a bugetului, inclusiv a schemei de personal, face obiectul unui buget rectificativ adoptat prin aceeași procedură ca bugetul inițial, în conformitate cu dispozițiile Deciziei Europol și ale articolului 27.

CAPITOLUL 2

Structura și prezentarea bugetului

Articolul 29

Bugetul include un raport de venituri și un raport de cheltuieli.

Articolul 30

În măsura în care acest lucru se justifică prin natura activităților Europol, raportul cheltuielilor se stabilește pe baza unei nomenclaturi cu o clasificare în funcție de destinație. Această nomenclatură este determinată de Europol și face o distincție clară între creditele administrative și creditele de funcționare.

Articolul 31

Bugetul prezintă:

Articolul 32

1.   Schema de personal menționată la articolul 27 prezintă, în paralel cu numărul de posturi autorizate pentru exercițiul financiar, numărul autorizat pentru exercițiul anterior și numărul de posturi efectiv ocupate. Schema de personal reprezintă o limită absolută pentru Europol; nu se poate face nicio numire peste limita stabilită. Cu toate acestea, cu excepția gradelor AD16, AD15, AD14 și AD13, Consiliul de administrație poate modifica schema de personal cu până la maximum 10 % din posturile autorizate, sub rezerva a două condiții:

2.   Prin derogare de la a doua teză a alineatului (1), efectele desfășurării de activități cu program parțial autorizate de autoritatea de numire în conformitate cu Statutul personalului pot fi compensate cu alte numiri. În cazul în care un angajat solicită retragerea autorizației înainte de expirarea perioadei pentru care a fost acordată, Europol va lua în cel mai scurt termen posibil măsurile adecvate pentru respectarea limitei prevăzute de alineatul (1) litera (b).

TITLUL IV

EXECUȚIA BUGETARĂ

CAPITOLUL 1

Dispoziții generale

Articolul 33

Directorul îndeplinește funcția de ordonator de credite. Acesta execută veniturile și cheltuielile bugetare în conformitate cu normele financiare ale Europol, pe propria răspundere și în limitele creditelor autorizate.

Fără a aduce atingere responsabilităților ordonatorului de credite în ceea ce privește prevenirea și detectarea fraudei și a neregulilor, Europol participă la activitățile de prevenire a fraudei ale Oficiului European de Luptă Antifraudă.

Articolul 34

1.   Directorul poate delega atribuțiile sale de execuție bugetară personalului Europol care intră sub incidența Statutului personalului, în conformitate cu condițiile prevăzute în normele financiare ale Europol adoptate de Consiliul de administrație. Cei împuterniciți în acest mod pot acționa numai în limitele atribuțiilor care le-au fost conferite expres.

2.   Delegatul poate subdelega atribuțiile primite în conformitate cu normele de aplicare a regulamentului financiar al Europol menționate la articolul 99. Fiecare act de subdelegare necesită acordul explicit al directorului.

Articolul 35

1.   Se interzice tuturor actorilor financiari în sensul capitolului 2 din prezentul titlu și oricărei alte persoane implicate în execuția, gestiunea, auditul sau controlul bugetului să ia orice măsuri susceptibile de a da naștere unor conflicte între interesele proprii și cele ale Europol. Dacă survine un astfel de caz, persoana în cauză trebuie să se abțină de la astfel de măsuri și să prezinte situația autorității competente.

2.   Un conflict de interese survine în cazul în care exercitarea imparțială și obiectivă a funcțiilor persoanei la care se face referire în alineatul (1) este compromisă din motive care implică familia, viața personală, afinitatea politică sau națională, interesul economic sau orice alt interes comun cu cel al beneficiarului.

3.   Autoritatea competentă menționată în alineatul (1) este superiorul direct al angajatului în cauză. Dacă angajatul este directorul, autoritatea competentă este Consiliul de administrație.

Articolul 36

1.   Bugetul este executat de director în departamentele aflate sub autoritatea sa.

2.   Sarcinile de expertiză tehnică și sarcinile administrative, preparatorii și auxiliare care nu implică exercitarea autorității publice sau utilizarea competenței de apreciere discreționară pot fi încredințate prin contract unor entități sau organisme externe din sectorul privat, dacă acest lucru se dovedește indispensabil.

CAPITOLUL 2

Actorii financiari

Secțiunea 1

Principiul separării funcțiilor

Articolul 37

Sarcinile ordonatorului de credite și ale contabilului sunt separate și incompatibile.

Secțiunea 2

Ordonatorul de credite

Articolul 38

1.   Ordonatorul de credite răspunde de executarea veniturilor și cheltuielilor în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare și de asigurarea respectării cerințelor de legalitate și regularitate.

2.   Pentru executarea cheltuielilor, ordonatorul de credite face angajamente bugetare și angajamente juridice, lichidează cheltuieli, ordonanțează plăți și desfășoară activitățile prealabile necesare executării creditelor.

3.   Executarea veniturilor include estimarea creanțelor, constatarea drepturilor de recuperat și emiterea de ordine de recuperare. Implică renunțarea la drepturi constatate, dacă este cazul.

4.   Ordonatorul de credite stabilește, cu respectarea standardelor minime adoptate de Consiliul de administrație în temeiul standardelor echivalente prevăzute de Comisie pentru departamentele sale și ținând seama de riscurile asociate mediului de gestiune și de natura acțiunii finanțate, structura organizatorică și sistemele și procedurile interne de gestiune și control adecvate pentru exercitarea sarcinilor sale, inclusiv, dacă este cazul, verificări ex post. Ordonatorul de credite înființează în cadrul propriilor departamente o funcție de expertiză și consiliere destinată să îl asiste la controlarea riscurilor asociate activităților sale.

5.   Înainte de autorizarea unei operațiuni, aspectele sale funcționale și financiare sunt verificate de către angajați diferiți de cel care a inițiat operațiunea. Inițierea, verificarea ex ante și verificarea ex post a unei operațiuni sunt funcții separate.

6.   Ordonatorul de credite păstrează documentele justificative pentru operațiunile desfășurate pentru o perioadă de cinci ani de la data deciziei de aprobare a descărcării de gestiune pentru execuția bugetară.

Atunci când este posibil, datele cu caracter personal conținute în documentele justificative se șterg în cazul în care datele respective nu mai sunt necesare în scopul descărcării bugetare, al controlului și al auditului. În orice caz, în ceea ce privește păstrarea datelor privind traficul, se aplică dispozițiile articolului 37 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001.

Articolul 39

1.   Prin inițierea unei operațiuni, menționată la articolul 38 alineatul (5), se înțelege ansamblul operațiunilor de pregătire a adoptării actelor de execuție bugetară de către ordonatorii de credite responsabili menționați la articolele 33 și 34.

2.   Prin verificarea ex ante a unei operațiuni, menționată la articolul 38 alineatul (5), se înțelege ansamblul verificărilor ex ante efectuate de ordonatorul de credite responsabil în vederea verificării aspectelor funcționale și financiare.

3.   Fiecare operațiune este supusă cel puțin unei verificări ex ante. Scopul acestei verificări este de a determina:

În scopul verificării ex ante, o serie de tranzacții individuale similare legate de cheltuielile curente cu salarii, pensii, rambursarea cheltuielilor de misiune și a cheltuielilor medicale pot fi considerate de către ordonatorul de credite responsabil ca fiind o singură operațiune.

În cazul prevăzut de al doilea paragraf, în funcție de propria evaluare a riscurilor, ordonatorul de credite responsabil efectuează o verificare ex post corespunzătoare în conformitate cu alineatul (4).

4.   Scopul verificărilor ex post ale documentelor și, dacă este cazul, al verificărilor la fața locului este de a verifica dacă operațiunile finanțate de la buget au fost corect puse în aplicare și, în special, dacă au fost respectate criteriile menționate în alineatul (3). Aceste verificări pot fi organizate prin sondaj pe baza analizei riscurilor.

5.   Funcționarii și ceilalți angajați responsabili pentru verificările menționate în alineatele (2) și (4) sunt diferiți de cei care îndeplinesc sarcinile menționate în alineatul (1) și nu sunt subordonați acestora.

6.   Tot personalul responsabil pentru verificarea gestionării operațiunilor financiare trebuie să posede competențele profesionale necesare. Aceștia respectă un anumit cod de standarde profesionale adoptat de Europol și bazat pe standardele stabilite de Comisie pentru propriile departamente.

Articolul 40

1.   Ordonatorul de credite raportează Consiliului de administrație cu privire la îndeplinirea sarcinilor sale sub forma unui raport anual de activitate însoțit de informații financiare și de gestiune care confirmă că datele conținute în raport oferă o imagine fidelă, mai puțin în ceea ce privește anumite domenii de venituri și cheltuieli specificate în rezervele exprimate.

Raportul anual de activitate include rezultatele operațiunilor sale în raport cu obiectivele stabilite, riscurile asociate respectivelor operațiuni, utilizarea resurselor furnizate, precum și eficiența și eficacitatea sistemului de control intern. Funcția de audit intern Europol și auditorul intern al Comisiei, în sensul articolului 71, iau notă de raportul anual de activitate și de orice alte informații identificate.

2.   Cel târziu până la 15 iunie a fiecărui exercițiu, Consiliul de administrație trimite autorității bugetare și Curții de Conturi o analiză și o evaluare a raportului anual de activitate al ordonatorului de credite pentru exercițiul financiar anterior. Această analiză și evaluare este inclusă în raportul anual al Europol, în conformitate cu prevederile actelor de constituire. Atunci când raportarea în temeiul prezentului articol vizează „informații operaționale, strategice și clasificate Europol”, ordonatorul de credite poate dispune ca aceste informații să fie raportate separat Consiliului de administrație, care este autorizat să ia decizia finală dacă aceste informații trebuie sau nu incluse într-un document publicat.

Articolul 41

Orice membru al personalului implicat în gestionarea financiară și controlul tranzacțiilor care consideră că o decizie pe care la cererea superiorului său trebuie să o aplice sau să o accepte implică nereguli sau este contrară principiilor bunei gestiuni financiare sau normelor profesionale pe care trebuie să le respecte informează directorul în scris și, dacă acesta din urmă nu ia măsuri într-o perioadă rezonabilă, grupul menționat la articolul 47 alineatul (4) și Consiliul de administrație. În eventualitatea oricăror activități ilegale, de fraudă sau corupție care pot dăuna intereselor Comunității, persoana în cauză informează autoritățile și organismele desemnate de legislația în vigoare.

Articolul 42

În cazul în care atribuțiile privind execuția bugetară sunt delegate sau subdelegate în temeiul articolului 34, în cazul ordonatorilor de credite cu delegație sau subdelegație se aplică, mutatis mutandis, articolul 38 alineatele (1), (2) și (3).

Secțiunea 3

Contabilul

Articolul 43

1.   Consiliul de administrație numește un contabil care intră sub incidența Statutului personalului și care acționează independent din punct de vedere funcțional în îndeplinirea sarcinilor sale. Acesta va avea următoarele responsabilități în cadrul Europol:

2.   Contabilul obține de la ordonatorul de credite, care le garantează fiabilitatea, toate informațiile necesare pentru întocmirea conturilor, care oferă o imagine fidelă a activelor Europol și a execuției bugetare.

2a.   Înainte de adoptarea conturilor de către director, contabilul le validează, certificând faptul că are garanția necesară conform căreia conturile prezintă o imagine fidelă a situației financiare a Europol.

În acest scop, contabilul se asigură că elaborarea conturilor s-a făcut în conformitate cu normele contabile, metodele și sistemele contabile stabilite și că toate veniturile și cheltuielile sunt înregistrate în conturi.

Ordonatorul de credite transmite toate informațiile care îi sunt necesare contabilului pentru a-și îndeplini obligațiile.

Ordonatorul de credite rămâne pe deplin responsabil de utilizarea corespunzătoare a fondurilor pe care le gestionează, precum și de legalitatea și regularitatea cheltuielilor aflate sub controlul său.

2b.   Contabilul este împuternicit să verifice informațiile primite, precum și să realizeze orice alte verificări suplimentare pe care le consideră necesare pentru a închide conturile.

Contabilul formulează rezerve, după caz, oferind explicații exacte cu privire la natura și sfera de incidență a acestor rezerve.

2c.   Contabilul Europol validează conturile anuale ale acestuia și le trimite contabilului Comisiei.

3.   Sub rezerva aplicării alineatului (4) din prezentul articol și a articolului 44, contabilul este singurul împuternicit să gestioneze numerar și echivalent în numerar. Acesta este responsabil cu păstrarea în siguranță a acestora.

4.   Dacă este indispensabil pentru îndeplinirea sarcinilor, contabilul poate să delege anumite sarcini unor subordonați sub rezerva Statutului personalului.

5.   Instrumentul de delegare prevede sarcinile încredințate delegaților, precum și drepturile și obligațiile acestora.

Secțiunea 4

Administratorul de avans

Articolul 44

Dacă acest lucru se dovedește indispensabil pentru plata unor sume mici și pentru colectarea altor venituri menționate la articolul 5, se pot constitui conturi de avans care sunt alimentate de contabil și reprezintă responsabilitatea administratorilor de avans desemnați de acesta.

Cuantumul maxim al fiecărei cheltuieli sau încasări care poate fi plătit de către administratorul de avans unor terțe părți nu poate depăși un anumit cuantum ce urmează să fie specificat de Europol pentru fiecare cheltuială sau încasare.

Plățile din conturile de avans pot fi efectuate prin virament bancar, inclusiv prin sistemul de debitare directă menționat la articolul 66 alineatul (1a), prin cec sau prin alte mijloace de plată, în conformitate cu instrucțiunile stabilite de contabil.

CAPITOLUL 3

Răspunderea actorilor financiari

Secțiunea 1

Norme generale

Articolul 45

1.   Fără să aducă atingere vreunei măsuri disciplinare, ordonatorilor de credite delegați sau subdelegați li se poate retrage în orice moment, temporar sau definitiv, delegarea sau subdelegarea de către autoritatea care i-a numit. Ordonatorul de credite își poate retrage în orice moment acordul său pentru o anumită subdelegare.

2.   Fără să aducă atingere vreunei măsuri disciplinare, contabilul poate fi în orice moment suspendat din funcții, temporar sau definitiv, de către Consiliul de administrație. Consiliul de administrație numește un contabil interimar.

3.   Fără să aducă atingere vreunei măsuri disciplinare, administratorii de avans pot fi în orice moment suspendați din funcțiile pe care le dețin, temporar sau definitiv, de către contabil.

Articolul 46

1.   Dispozițiile din prezentul capitol nu aduc atingere răspunderii de drept penal pe care o pot angaja ordonatorul de credite și persoanele menționate la articolul 45 în conformitate cu legislația națională aplicabilă și cu dispozițiile în vigoare privind protecția intereselor financiare ale Comunităților și privind combaterea corupției implicând funcționari ai Comunităților Europene sau funcționari ai statelor membre.

2.   Fiecare ordonator de credite, contabil sau administrator de avans răspunde disciplinar și pecuniar în conformitate cu Statutul personalului, fără să se aducă atingere articolelor 47, 48 și 49. În cazul unor activități ilegale, de fraudă sau corupție care pot dăuna intereselor Comunității, sunt sesizate autoritățile și organismele prevăzute de legislația în vigoare.

Secțiunea 2

Norme aplicabile ordonatorului de credite și ordonatorilor de credite delegați și subdelegați

Articolul 47

1.   Ordonatorul de credite răspunde pecuniar în conformitate cu Statutul personalului.

1a.   Răspunderea pecuniară se aplică în special dacă:

2.   Atunci când ordonatorul de credite delegat sau subdelegat consideră că o decizie care intră în responsabilitatea acestuia comportă nereguli sau este contrară principiilor bunei gestiuni financiare, el trebuie să informeze în scris autoritatea de delegare. Dacă autoritatea de delegare dă instrucțiuni motivate, în scris, ordonatorului de credite delegat sau subdelegat de a aplica decizia în cauză, acesta din urmă trebuie să aplice decizia și nu poate fi considerat răspunzător.

3.   În cazul delegării, ordonatorul de credite continuă să fie răspunzător de eficiența și eficacitatea sistemelor de gestiune și control intern instituite și de alegerea ordonatorului de credite delegat.

4.   Grupul specializat în domeniul neregulilor financiare, constituit de Comisie în conformitate cu articolul 66 alineatul (4) din Regulamentul financiar general, exercită aceleași atribuții în ceea ce privește Europol ca în cazul departamentelor Comisiei. Ca alternativă la grupul antemenționat constituit în conformitate cu Regulamentul financiar general („grupul general”), Consiliul de administrație poate decide ad hoc să constituie el însuși un grup independent din punct de vedere funcțional care să investigheze anumite nereguli financiare sau să participe la constituirea unui grup comun al mai multor organisme comunitare. Pentru cazurile prezentate de organismele comunitare, grupul specializat în domeniul neregulilor financiare creat de Comisie include un membru de personal al unui organism comunitar.

Pe baza avizului acestui grup (fie el grupul general sau un grup ad hoc conform descrierii de mai sus), directorul decide cu privire la inițierea procedurilor de antrenare a răspunderii disciplinare sau pecuniare. Dacă detectează probleme sistemice, grupul transmite un raport cu recomandări ordonatorului de credite și auditorului intern al Comisiei. Dacă avizul implică directorul, grupul trimite raportul Consiliului de administrație, funcției de audit intern Europol și auditorului intern al Comisiei. Directorul face referire, în raportul său anual de activitate, sub formă anonimă, la opiniile grupului și indică măsurile de monitorizare luate.

5.   Fiecărui angajat i se poate solicita să repare, parțial sau integral, prejudiciul cauzat Europol ca urmare a comiterii unor erori profesionale grave cu ocazia exercitării atribuțiilor sale sau legat de acestea.

Autoritatea împuternicită să facă numiri adoptă o decizie motivată, după îndeplinirea formalităților prevăzute de Statutul personalului cu privire la măsurile disciplinare.

Secțiunea 3

Norme aplicabile contabililor și administratorilor de avans

Articolul 48

Contabilul poate răspunde disciplinar sau pecuniar, conform Statutului personalului, în special atunci când:

Articolul 49

Administratorul de avans poate răspunde disciplinar și pecuniar, în conformitate cu Statutul personalului, în special atunci când:

CAPITOLUL 4

Operațiuni cu venituri

Secțiunea 1

Dispoziții generale

Articolul 50

Europol prezintă Comisiei solicitări pentru plata integrală sau parțială a subvenției comunitare în temeiul articolului 15 alineatul (5) în condițiile și la intervalele convenite cu Comisia.

Articolul 51

Fondurile plătite Europol de către Comisie în contul subvenției sunt purtătoare de dobândă în beneficiul bugetului general.

Secțiunea 2

Estimarea creanțelor

Articolul 52

O măsură sau situație care poate da naștere unei creanțe la nivelul Europol ori care poate modifica creanța trebuie prevăzută în prealabil de către ordonatorul de credite.

Secțiunea 3

Constatarea creanțelor

Articolul 53

1.   Constatarea unei creanțe este actul prin care ordonatorul de credite sau ordonatorul de credite delegat:

2.   Creanța identificată ca certă, lichidă și exigibilă trebuie constatată printr-un ordin de recuperare dat contabilului, însoțit de o notă de debit adresată debitorului. Ambele documente sunt întocmite și transmise de ordonatorul de credite responsabil.

3.   Contractele și acordurile de subvenționare încheiate de Europol prevăd că orice datorie neplătită la data scadenței stabilite în nota de debit este purtătoare de dobândă în conformitate cu Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 al Comisiei (6). În contractele și acordurile de subvenționare se face referire explicită la condiția prin care dobânda de întârziere este datorată Europol, inclusiv rata dobânzii de penalizare.

4.   În cazuri justificate corespunzător, unele venituri curente pot face obiectul unei constatări cu caracter estimativ. Constatarea estimativă se referă la recuperarea mai multor sume individuale care, prin urmare, nu fac obiectul unei constatări individuale. Înainte de sfârșitul exercițiului financiar, ordonatorul de credite operează modificările necesare în sumele constatate cu caracter estimativ pentru ca acestea să corespundă creanțelor constatate.

Secțiunea 4

Ordonanțarea recuperării

Articolul 54

Ordonanțarea recuperării este actul prin care ordonatorul de credite responsabil îi dă contabilului, prin ordin de recuperare, dispoziția de a recupera o creanță deja constatată.

Secțiunea 5

Recuperarea

Articolul 55

1.   Sumele plătite în mod necuvenit se recuperează.

2.   Contabilul dă curs ordinelor de recuperare a creanțelor constatate corespunzător de către ordonatorul de credite responsabil. Contabilul trebuie să depună toate eforturile pentru a asigura încasarea veniturilor de către Europol și trebuie să se asigure că drepturile acestuia sunt respectate.

3.   În cazul în care ordonatorul de credite responsabil intenționează să renunțe total sau parțial la recuperarea unei creanțe constatate, el se asigură că renunțarea este corectă și respectă principiul bunei gestiuni financiare și al proporționalității.

Renunțarea de a recupera o creanță se efectuează printr-o decizie motivată corespunzător a ordonatorului de credite. Ordonatorul de credite poate delega o astfel de decizie numai cu privire la creanțe mai mici de 5 000 EUR.

Decizia de renunțare menționează eforturile de recuperare, precum și elementele de drept și de fapt pe care se bazează.

4.   Ordonatorul de credite responsabil anulează o creanță constatată dacă descoperirea unei erori de drept sau de fapt arată că respectiva creanță nu a fost corect constatată. Anularea se exprimă prin decizia ordonatorului de credite responsabil și se motivează corespunzător.

5.   Ordonatorul de credite ajustează în plus sau în minus cuantumul unei creanțe constatate dacă descoperirea unei erori de fapt determină modificarea cuantumului creanței, atâta timp cât corecția nu determină abandonarea dreptului constatat în beneficiul Europol. Ajustarea se efectuează prin decizia ordonatorului de credite responsabil și se motivează corespunzător.

Articolul 56

1.   Recuperarea efectivă a unei creanțe exigibile implică înregistrarea ei în contabilitate de către contabil și informarea ordonatorului de credite.

2.   Plata în numerar efectuată la casieria contabilului este însoțită de eliberarea unei chitanțe.

Articolul 57

1.   Dacă recuperarea nu s-a efectuat până la scadența prevăzută în nota de debit, contabilul informează ordonatorul de credite și inițiază imediat procedura de recuperare prin orice mijloace legale, inclusiv, dacă este cazul, prin compensare și, dacă acest lucru nu este posibil, prin executare forțată.

2.   Contabilul recuperează sumele prin compensarea lor cu sumele echivalente pe care Europol le are de încasat de la un debitor care, la rândul lui, are de recuperat o datorie certă de la Europol, cu valoare fixă și exigibilă, cu condiția ca această compensare să fie posibilă din punct de vedere legal.

Articolul 58

În colaborare cu ordonatorul de credite, contabilul poate acorda o prelungire a termenului de plată numai la cererea scrisă și motivată corespunzător a debitorului și dacă sunt îndeplinite următoarele două condiții:

Articolul 58a

Contabilul ține o listă a sumelor de recuperat, în care creanțele Europol sunt grupate în funcție de data de emitere a ordinului de recuperare. De asemenea, el indică deciziile de renunțare totală sau parțială la recuperarea sumelor stabilite. Lista este anexată raportului Europol privind gestiunea bugetară și financiară.

Europol întocmește o listă a creanțelor sale specificând numele debitorilor și cuantumul datoriei, dacă debitorului i s-a ordonat să plătească prin hotărâre a unei instanțe care are valoare de res judicata și dacă s-a efectuat sau nu o plată semnificativă timp de un an de la pronunțarea hotărârii instanței. Lista se publică, ținând seama de legislația relevantă cu privire la protecția datelor.

Articolul 58b

Creanțele Europol față de terți și creanțele terților față de Europol sunt supuse unei perioade de prescripție de cinci ani, care se prevede în contractele și acordurile de subvenționare încheiate de Europol.

Secțiunea 6

Dispoziții specifice aplicabile redevențelor și taxelor

Articolul 59

Dacă Europol colectează redevențele și taxele menționate la articolul 5 litera (a), la începutul fiecărui exercițiu financiar se întocmește o estimare provizorie generală a acestor redevențe și taxe.

Atunci când redevențele și taxele sunt determinate în întregime prin legislație sau decizii ale Consiliului de administrație, ordonatorul de credite poate să se abțină de la emiterea de ordine de recuperare și poate întocmi direct note de debit în urma constatării creanței de recuperat. În acest caz se înregistrează toate detaliile privind creanța Europol. Contabilul ține o listă a tuturor notelor de debit și furnizează numărul acestora și valoarea globală în raportul Europol privind gestiunea bugetară și financiară.

Dacă Europol utilizează un sistem separat de facturare, contabilul va înregistra în mod regulat, cel puțin o dată pe lună, în conturi suma acumulată a taxelor și redevențelor încasate.

Ca regulă generală, Europol prestează servicii în temeiul sarcinilor care i-au fost încredințate numai după plata integrală a redevenței sau taxei corespunzătoare. Dacă, prin excepție, s-a prestat un serviciu fără plata prealabilă a taxei sau redevenței corespunzătoare, se aplică secțiunile 3, 4 și 5 din prezentul capitol.

CAPITOLUL 5

Operațiuni de cheltuieli

Articolul 60

1.   Fiecare cheltuială se angajează, se lichidează, se ordonanțează și se plătește.

2.   Angajarea unei cheltuieli trebuie precedată de o decizie de finanțare.

3.   Programul de lucru al Europol implică o decizie de finanțare a activităților derulate, cu condiția ca acestea să fie identificate clar, iar criteriile de încadrare să fie definite cu exactitate. Programul de lucru cuprinde obiective detaliate și indicatori de performanță. Aceste obiective și acești indicatori de performanță nu conțin informații operaționale, strategice și clasificate Europol.

4.   Creditele administrative pot fi executate fără o decizie prealabilă de finanțare.

Secțiunea 1

Angajarea cheltuielilor

Articolul 61

1.   Angajamentul bugetar este operațiunea de rezervare a creditelor necesare pentru executarea plăților ulterioare în vederea onorării unui angajament juridic.

2.   Angajamentul juridic este actul prin care ordonatorul de credite responsabil creează sau constată o obligație care determină o cheltuială bugetară.

3.   Angajamentul bugetar este individual dacă se cunosc beneficiarul și cuantumul cheltuielii.

4.   Angajamentul bugetar este global dacă nu este cunoscut cel puțin unul dintre elementele necesare identificării angajamentului individual.

5.   Angajamentul bugetar este provizoriu dacă este destinat acoperirii cheltuielilor administrative curente și cuantumul sau beneficiarii finali nu sunt clar identificați. Angajamentul bugetar provizoriu este executat fie prin încheierea unuia sau mai multor angajamente juridice individuale care implică dreptul la plăți ulterioare, fie, în cazuri excepționale privind cheltuielile cu gestionarea personalului, direct prin plăți.

Articolul 62

1.   Pentru orice măsură care poate genera o cheltuială bugetară, ordonatorul de credite trebuie să facă mai întâi un angajament bugetar, înainte de a încheia o obligație juridică față de părți terțe.

2.   Angajamentele bugetare globale acoperă costul total al angajamentelor juridice individuale corespunzătoare încheiate până la 31 decembrie a anului n+1.

Angajamentele juridice individuale aferente angajamentelor bugetare individuale sau provizorii se încheie până la 31 decembrie a anului n.

La sfârșitul perioadelor prevăzute în primul și al doilea paragraf, soldul neutilizat al acestor angajamente bugetare este deblocat de către ordonatorul de credite responsabil.

3.   Angajamentele juridice contractate pentru activități a căror realizare se desfășoară pe parcursul a mai multe exerciții financiare, precum și angajamentele bugetare corespunzătoare, cu excepția cheltuielilor de personal, au un termen limită de execuție stabilit în baza principiului bunei gestiuni financiare.

Părțile din aceste angajamente care nu au fost executate în termen de șase luni de la termenul limită de execuție sunt deblocate, conform articolului 11.

Suma dintr-un angajament bugetar corespunzătoare unui angajament juridic pentru care nu s-a realizat nicio plată, în sensul articolului 67, timp de trei ani de la semnarea angajamentului juridic este deblocată.

Articolul 63

La adoptarea angajamentului bugetar, ordonatorul de credite responsabil verifică următoarele:

Secțiunea 2

Lichidarea cheltuielilor

Articolul 64

Lichidarea cheltuielilor este actul prin care ordonatorul de credite:

Articolul 65

1.   Lichidarea unei cheltuieli se bazează pe documente justificative care atestă dreptul creditorului, prin constatarea serviciilor prestate, a bunurilor furnizate sau a lucrărilor executate, ori prin alte documente care justifică plata.

2.   Decizia de lichidare se exprimă prin semnarea unei mențiuni „bun de plată” de către ordonatorul de credite responsabil.

3.   În sistem necomputerizat, „bun de plată” ia forma unei ștampile care încorporează semnătura ordonatorului de credite responsabil. Într-un sistem computerizat, „bun de plată” ia forma validării prin utilizarea parolei personale a ordonatorului de credite responsabil.

Secțiunea 3

Ordonanțarea cheltuielilor

Articolul 66

1.   Ordonanțarea cheltuielilor este actul prin care ordonatorul de credite responsabil, prin emiterea unui ordin de plată, instruiește contabilul să plătească o cheltuială pe care acesta a validat-o.

1a.   Atunci când se fac plăți periodice pentru serviciile prestate, inclusiv servicii de închiriere sau livrări de bunuri, ordonatorul de credite poate decide aplicarea unui sistem de debitare directă în funcție de analiza riscului pe care o efectuează.

2.   Ordinul de plată este datat și semnat de către ordonatorul de credite responsabil, apoi trimis contabilului. Documentele justificative sunt păstrate de ordonatorul de credite responsabil în conformitate cu articolul 38 alineatul (6).

3.   Dacă este cazul, ordinul de plată trimis contabilului este însoțit de un document care certifică înregistrarea bunurilor în inventarele menționate la articolul 90 alineatul (1).

Secțiunea 4

Plata cheltuielilor

Articolul 67

1.   Plata se efectuează după ce se demonstrează că acțiunea relevantă a fost efectuată în conformitate cu dispozițiile Deciziei Europol în sensul articolului 49 din Regulamentul financiar general sau ale contractului sau acordului de subvenționare și acoperă una dintre următoarele operațiuni:

Creditul total de prefinanțare și plățile intermediare se contabilizează la plata soldurilor.

2.   În contabilitate se face distincție între diferitele tipuri de plăți menționate la alineatul (1) în momentul efectuării acestora.

Articolul 68

Plata cheltuielilor este efectuată de către contabil în limitele fondurilor disponibile.

Secțiunea 5

Termenele limită pentru operațiunile de cheltuieli

Articolul 69

Lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor trebuie să se efectueze în termenele limită prevăzute de și în conformitate cu dispozițiile normelor de aplicare a regulamentului financiar al Europol.

CAPITOLUL 6

Sisteme informatice

Articolul 70

Dacă operațiunile de venituri și cheltuieli sunt gestionate prin intermediul unor sisteme computerizate, documentele pot fi semnate printr-o procedură computerizată sau electronică.

CAPITOLUL 7

Auditorul intern

Articolul 71

1.   Europol dispune de o funcție de audit intern care trebuie îndeplinită în conformitate cu standardele internaționale relevante.

2.   Înființarea de către Consiliul de administrație a unei funcții de audit intern în cadrul Europol nu afectează drepturile auditorului intern al Comisiei, care va exercita aceleași atribuții față de Europol ca față de departamentele Comisiei, cu excepția faptului că, în temeiul articolului 5 din Decizia Europol, Consiliul de administrație poate revizui planul de audit prezentat de auditorul intern al Comisiei. Directorul, în ceea ce privește executarea planului de audit, poate limita domeniul de aplicare a unui audit restricționând accesul la informații strategice, operaționale și clasificate, conform definiției din articolul 2 alineatul (14) din Regulamentul financiar. În cazul în care directorul optează pentru limitarea domeniului de aplicare a unui audit din acest motiv, auditorul intern al Comisiei va primi o justificare scrisă.

3.   Funcția de audit intern Europol și auditorul intern al Comisiei își exercită funcțiile fără a aduce atingere articolului 38 alineatul (4).

Articolul 72

1.   Funcția de audit intern a Europol și auditorul intern al Comisiei consiliază Europol în domeniul gestiunii riscurilor, emițând avize privind calitatea sistemelor de gestiune și control și recomandări pentru îmbunătățirea condițiilor de aplicare a operațiunilor și pentru promovarea bunei gestiuni financiare.

Funcția de audit intern a Europol și auditorul intern al Comisiei sunt responsabile de:

2.   Funcția de audit intern a Europol și auditorul intern al Comisiei își îndeplinesc atribuțiile ce le revin din totalitatea activităților și serviciilor Europol. Funcția de audit intern a Europol beneficiază de acces complet și nelimitat la toate informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor sale. Fără a aduce atingere articolului 71 alineatul (2), auditorul intern al Comisiei beneficiază de același acces complet și nelimitat la toate informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor sale.

3.   Șeful funcției de audit intern a Europol și auditorul intern al Comisiei raportează Consiliului de administrație și directorului cu privire la constatările și recomandările lor. Aceștia se asigură că se dă curs recomandărilor rezultate din auditări.

4.   Șeful funcției de audit intern a Europol și auditorul intern al Comisiei transmit Consiliului de administrație și directorului un raport anual de audit intern prezentând, inter alia, numărul și tipul auditărilor realizate și recomandările formulate. Raportul anual menționează, de asemenea, orice probleme sistemice detectate de grupul specializat instituit în temeiul articolului 66 alineatul (4) din Regulamentul financiar general.

4a.   Directorul transmite comentarii scrise Consiliului de administrație cu privire la măsurile luate ca urmare a recomandărilor făcute de funcția de audit intern a Europol și de auditorul intern al Comisiei.

5.   Anual, Consiliul de administrație trimite autorității împuternicite cu descărcarea de gestiune și Comisiei raportul întocmit de funcția de audit intern a Europol și auditorul intern al Comisiei, inclusiv observațiile directorului la care se face referire în alineatul (4a).

Articolul 73

1.   Răspunderea funcției de audit intern pentru acțiunile întreprinse în îndeplinirea funcției de audit intern se stabilește mutatis mutandis în conformitate cu normele speciale aplicabile auditorului intern al Comisiei. Normele speciale garantează că funcția de audit intern este total independentă în îndeplinirea îndatoririlor sale și stabilesc răspunderea. În plus, dispozițiile normelor ce vor fi stabilite de Consiliul de administrație sunt respectate în conformitate cu articolul 37 alineatul (9) litera (f) din Decizia Europol.

2.   Răspunderea auditorului intern al Comisiei se stabilește în conformitate cu articolul 87 din Regulamentul financiar general.

TITLUL V

ACHIZIȚIILE PUBLICE

Articolul 74

1.   În ceea ce privește achizițiile publice, dispozițiile relevante ale Regulamentului financiar general și ale Regulamentului (CE, Euratom) nr. 2342/2002 se aplică sub rezerva alineatelor (4)-(7) din prezentul articol.

2.   Europol poate fi asociat, la cerere, în calitate de autoritate contractantă, la atribuirea de contracte ale Comisiei sau de contracte interinstituționale, precum și la atribuirea de contracte ale altor organisme comunitare.

3.   Europol participă la baza de date centrală comună, creată și gestionată de Comisie în temeiul articolului 95 din Regulamentul financiar general.

4.   Europol poate încheia un contract, fără a recurge la procedura de achiziții publice, cu Comisia, birourile interinstituționale și Centrul de Traduceri pentru Organismele Uniunii Europene înființat prin Regulamentul (CE) nr. 2965/94 al Consiliului (7) pentru furnizare de bunuri, prestare de servicii sau alte activități pe care acesta din urmă le asigură.

5.   Europol poate să recurgă la procedurile de achiziții publice comune cu autoritățile contractante din statul membru gazdă pentru acoperirea nevoilor sale administrative. În acest caz, articolul 125c din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 al Comisiei se aplică mutatis mutandis.

5a.   Europol poate să recurgă la procedurile de achiziții publice comune cu organizațiile internaționale, cu condiția ca, în procedurile de achiziții publice, să aplice standarde care oferă garanții echivalente cu standardele agreate la nivel internațional, în special în ceea ce privește transparența, nediscriminarea și prevenirea conflictelor de interese. Directorul este singurul care are capacitatea de a recunoaște echivalența garanțiilor cu standardele agreate la nivel internațional.

6.   Pentru aplicarea articolului 101 din Regulamentul financiar general, procedura de ofertare prevede că Europol poate, înainte de semnarea contractului, fie renunța la achiziționare, fie anula procedura de adjudecare, fără ca ofertanții sau candidații să aibă dreptul de a solicita compensații.

7.   Pentru aplicarea articolului 103 din Regulamentul financiar general, procedurile de ofertare lansate de Europol prevăd că acesta poate suspenda procedura și poate lua toate măsurile necesare, inclusiv anularea procedurii, în condițiile stabilite la articolul menționat anterior.

Pentru aplicarea articolului 103 din Regulamentul financiar general, contractele încheiate de Europol cu operatorii economici stipulează că acesta poate lua măsurile necesare prevăzute la articolul menționat anterior în condițiile stabilite la acesta.

TITLUL VA

PROIECTE CU IMPLICAȚII SEMNIFICATIVE ASUPRA BUGETULUI

Articolul 74a

Consiliul de administrație, de îndată ce este posibil, notifică autorității bugetare intențiile sale de punere în aplicare a oricărui proiect care poate avea implicații financiare semnificative pentru finanțarea bugetului său administrativ, în special proiectele privind bunurile imobile, cum ar fi închirierea sau achiziționarea de imobile. Consiliul de administrație informează Comisia cu privire la acest lucru.

În cazul în care o ramură a autorității bugetare intenționează să emită un aviz, aceasta notifică Europol, în termen de două săptămâni de la primirea informațiilor referitoare la proiect, cu privire la intenția sa de a emite avizul respectiv. În absența unui răspuns, Europol poate demara operațiunea planificată.

Acest aviz este transmis Europol în termen de patru săptămâni de la notificarea efectuată în temeiul celui de-al doilea paragraf.

TITLUL VB

EXPERȚI

Articolul 74b

Articolul 265a din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 se aplică mutatis mutandis pentru selectarea experților. Acești experți sunt plătiți pe baza unei sume fixe pentru asistența acordată Europol, în special pentru evaluarea propunerilor și a solicitărilor de plată sau a ofertelor pentru achiziții, precum și pentru furnizarea de asistență tehnică în vederea monitorizării și evaluării finale a proiectelor. Europol poate utiliza listele întocmite de Comisie sau alte organisme comunitare.

TITLUL VI

SUBVENȚII ACORDATE DE EUROPOL

Articolul 75

1.   În cazul în care Europol poate acorda subvenții în conformitate cu Decizia Europol sau prin delegare din partea Comisiei în temeiul articolului 54 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul financiar general, dispozițiile relevante ale Regulamentului financiar general și ale Regulamentului (CE, Euratom) nr. 2342/2002 se aplică sub rezerva alineatelor (2) și (3) din prezentul articol.

2.   Subvențiile fac obiectul unor acorduri scrise între Europol și beneficiar.

3.   Pentru aplicarea articolului 119 alineatul (2) din Regulamentul financiar general, acordurile de subvenționare încheiate de Europol stipulează că acesta poate suspenda, reduce sau pune capăt finanțării în cazurile prevăzute la articolul 183 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 după ce i s-a dat beneficiarului posibilitatea de a-și formula observațiile.

TITLUL VII

PREZENTAREA CONTURILOR ȘI CONTABILITATEA

CAPITOLUL 1

Prezentarea conturilor

Articolul 76

Conturile anuale ale Europol cuprind:

Conturile Europol sunt însoțite de un raport privind gestiunea bugetară și financiară pe parcursul exercițiului. Raportul prezintă, inter alia, procentul de execuție a creditelor, precum și informații rezumative privind transferurile de credite între diverse posturi bugetare.

Articolul 77

Conturile trebuie să respecte reglementările, să fie exacte și complete și să ofere o imagine fidelă:

Articolul 78

Rapoartele financiare se întocmesc în conformitate cu principiile contabile general acceptate specificate în normele de aplicare a Regulamentului financiar general, și anume:

Articolul 79

1.   În conformitate cu principiul contabilității de angajamente, rapoartele financiare prezintă spezele și veniturile exercițiului financiar, indiferent de data plății sau a încasării.

2.   Valoarea activelor și pasivelor se stabilește în conformitate cu normele de evaluare stabilite de metodele contabile prevăzute la articolul 132 din Regulamentul financiar general.

Articolul 80

1.   Rapoartele financiare se prezintă în euro și cuprind:

2.   Anexa la rapoartele financiare completează și detaliază informațiile prezentate în rapoartele menționate la alineatul (1) și oferă toate informațiile suplimentare prevăzute de practica contabilă acceptată pe plan internațional, dacă informațiile în cauză sunt relevante pentru activitățile Europol.

Articolul 81

Rapoartele privind execuția bugetară sunt prezentate în euro. Acestea cuprind:

Articolul 82

Până la 1 martie a exercițiului următor, contabilul trimite contabilului Comisiei și Curții de Conturi conturile provizorii, însoțite de raportul privind gestiunea bugetară și financiară din cursul exercițiului, menționat la articolul 76 din prezentul regulament, astfel încât contabilul Comisiei să poată consolida conturile în conformitate cu articolul 128 din Regulamentul financiar general.

Totodată, contabilul trimite Parlamentului European și Consiliului raportul privind gestiunea bugetară și financiară până cel târziu la 31 martie a exercițiului următor.

Articolul 83

1.   În conformitate cu articolul 129 alineatul (1) din Regulamentul financiar general, până cel târziu la 15 iunie a exercițiului următor, Curtea de Conturi face observații cu privire la conturile provizorii ale Europol.

2.   La primirea observațiilor Curții de Conturi cu privire la conturile provizorii ale Europol, directorul întocmește pe propria sa răspundere, în conformitate cu articolul 43, conturile finale ale Europol și le trimite Consiliului de administrație, care emite un aviz cu privire la conturile în cauză.

3.   Directorul trimite conturile finale, însoțite de avizul Consiliului de administrație, contabilului Comisiei, Curții de Conturi, Parlamentului European și Consiliului până cel târziu la 1 iulie a exercițiului financiar următor.

4.   Conturile finale ale Europol, consolidate cu cele ale Comisiei, se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene până la 15 noiembrie a exercițiului financiar următor.

5.   Directorul trimite Curții de Conturi până cel târziu la 30 septembrie a exercițiului financiar următor un răspuns la observațiile făcute cu privire la raportul său anual. Răspunsul Europol este concomitent trimis și Comisiei.

CAPITOLUL 2

Contabilitatea

Secțiunea 1

Dispoziții comune

Articolul 84

1.   Sistemul contabil al Europol este sistemul utilizat pentru organizarea informațiilor bugetare și financiare astfel încât cifrele să poate fi introduse, clasate și înregistrate.

2.   Contabilitatea este formată din contabilitatea generală și contabilitatea bugetară. Ambele contabilități au la bază anul calendaristic și sunt ținute în euro.

3.   Cifrele din contabilitatea generală și contabilitatea bugetară se adoptă la închiderea exercițiului bugetar astfel încât să se poată întocmi conturile prevăzute în capitolul 1.

4.   Fără să aducă atingere alineatelor (2) și (3), ordonatorul de credite poate ține și contabilitatea analitică.

Articolul 85

Normele și metodele contabile și planul contabil armonizat care urmează a fi puse în aplicare de Europol se adoptă de contabilul Comisiei în conformitate cu articolul 133 din Regulamentul financiar general.

Secțiunea 2

Contabilitatea generală

Articolul 86

Contabilitatea generală înregistrează, în ordine cronologică, utilizând metoda în partidă dublă, toate evenimentele și operațiunile care afectează situația economică și financiară, precum și activele și pasivele Europol.

Articolul 87

1.   Operațiile operate în conturi precum și soldurile se înscriu în registrele contabile.

2.   Orice înregistrare contabilă, inclusiv corecțiile contabile, se bazează pe documente justificative la care fac trimitere.

3.   Sistemul contabil trebuie să permită urmărirea tuturor înregistrărilor contabile.

Articolul 88

După încheierea exercițiului bugetar și până la data prezentării conturilor finale, contabilul Europol poate opera orice corecții care, fără să atragă după sine plăți sau încasări în contul exercițiului respectiv, sunt necesare pentru o prezentare exactă și fidelă a conturilor, conform normelor.

Secțiunea 3

Contabilitatea bugetară

Articolul 89

1.   Contabilitatea bugetară oferă o înregistrare detaliată a execuției bugetare.

2.   În sensul alineatului (1), contabilitatea bugetară înregistrează toate operațiunile de venituri și cheltuieli prevăzute în titlul IV din prezentul regulament.

CAPITOLUL 3

Inventarierea patrimoniului

Articolul 90

1.   Europol ține inventarul tuturor activelor corporale, incorporale și financiare care constituie patrimoniul Europol, cu prezentarea cantității și valorii acestora, în conformitate cu modelul întocmit de contabilul Comisiei. Europol verifică dacă intrările de inventar corespund situației reale.

2.   Vânzarea bunurilor mobile se face publică în mod adecvat.

TITLUL VIII

AUDITUL EXTERN ȘI DESCĂRCAREA DE GESTIUNE

CAPITOLUL 1

Auditul extern

Articolul 91

Curtea de Conturi verifică conturile Europol în conformitate cu articolul 248 din Tratatul CE.

Articolul 92

1.   Europol trimite Curții de Conturi bugetul, în forma finală în care a fost adoptat. Acesta informează Curtea de Conturi, cât mai curând posibil, cu privire la toate deciziile și actele adoptate în temeiul articolelor 10, 14, 19 și 23.

2.   Europol trimite Curții de Conturi normele financiare interne pe care le-a adoptat.

3.   Curtea de Conturi este informată cu privire la numirea ordonatorilor de credite, a contabililor și a administratorilor de avans și cu privire la deciziile de delegare în temeiul articolului 34, articolului 43 alineatele (1) și (4) și articolului 44.

Articolul 93

Verificarea derulată de Curtea de Conturi este reglementată de articolele 139-144 din Regulamentul financiar general. Această verificare este realizată astfel încât să asigure protecția „informațiilor operaționale, strategice și clasificate Europol”.

CAPITOLUL 2

Descărcarea de gestiune

Articolul 94

1.   La recomandarea Consiliului, Parlamentul European aprobă, înaintea datei de 15 mai a exercițiului n+2, descărcarea de gestiune a directorului pentru execuția bugetară a exercițiului n. Directorul informează Consiliul de administrație cu privire la observațiile făcute de Parlamentul European, incluse în rezoluția care însoțește decizia de descărcare de gestiune.

2.   Dacă nu poate fi respectată data prevăzută în alineatul (1), Parlamentul European și Consiliul informează directorul asupra motivelor amânării.

3.   Dacă Parlamentul European amână luarea deciziei de descărcare de gestiune, directorul, în cooperare cu Consiliul de administrație, face toate eforturile pentru a lua măsuri, cât mai curând posibil, pentru a înlătura sau a facilita înlăturarea obstacolelor din calea deciziei în cauză.

Articolul 95

1.   Decizia de descărcare de gestiune se referă la conturile tuturor veniturilor și cheltuielilor Europol, soldul rezultat, activele și pasivele Europol prezentate în raportul financiar.

2.   Pentru a acorda descărcarea de gestiune, Parlamentul European examinează, după Consiliu, conturile și rapoartele financiare ale Europol. De asemenea, el examinează raportul anual întocmit de Curtea de Conturi însoțit de observațiile directorului, rapoartele speciale relevante ale Curții de Conturi cu privire la exercițiul financiar respectiv, precum și declarația prin care aceasta garantează fiabilitatea conturilor, legalitatea și conformitatea tranzacțiilor subiacente.

3.   Directorul prezintă Parlamentului European, la cererea acestuia, în modul prevăzut la articolul 146 alineatul (3) din Regulamentul financiar general, orice informații necesare pentru buna derulare a procedurii de descărcare de gestiune pentru exercițiul în cauză.

Articolul 96

1.   Directorul ia toate măsurile necesare pentru a da curs atât observațiilor care însoțesc decizia de descărcare de gestiune a Parlamentului European, cât și comentariilor anexate recomandării de descărcare adoptate de Consiliu.

2.   La solicitarea Parlamentului European sau a Consiliului, directorul întocmește un raport cu măsurile luate pe baza acestor observații și comentarii. Directorul trimite Comisiei și Curții de Conturi o copie a raportului.

TITLUL IX

DISPOZIȚII TRANZITORII ȘI FINALE

Articolul 97

Parlamentul European, Consiliul și Comisia sunt împuternicite să obțină orice informații sau motivații necesare privind probleme bugetare din sfera lor de competență.

Articolul 98

La propunerea directorului, Consiliul de administrație adoptă, la nevoie și cu acordul prealabil al Comisiei, norme de aplicare a regulamentului financiar al Europol.

Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene. Anterior intrării în vigoare, prezentul regulament este publicat în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

(1)  JO L 121, 15.5.2009, p. 37.

(2)  JO L 357, 31.12.2002, p. 72.

(3)  JO L 248, 16.9.2002, p. 1.

(4)  JO L 181, 10.7.2008, p. 23.

(5)  JO L 8, 12.1.2001, p. 1.

(6)  JO L 357, 31.12.2002, p. 1.

(7)  JO L 314, 7.12.1994, p. 1.