de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 575/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului de instituire a Fondului european de returnare pentru perioada 2008-2013, ca parte a Programului general „Solidaritate şi gestionarea fluxurilor migratorii”, în ceea ce priveşte sistemele de gestiune şi control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă şi financiară şi eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele cofinanţate de fond

(Numai textele în limbile bulgară, cehă, engleză, estonă, finlandeză, franceză, germană, greacă, italiană, letonă, lituaniană, maghiară, malteză, olandeză, polonă, portugheză, română, slovacă, slovenă, spaniolă şi suedeză sunt autentice)

având în vedere Decizia nr. 575/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului european de returnare pentru perioada 2008-2013, ca parte a Programului general „Solidaritate şi gestionarea fluxurilor migratorii” (1), în special articolul 23, articolul 31 alineatul (5), articolul 33 alineatul (6) şi articolul 35 alineatul (4),

(1) Prezenta decizie stabileşte norme de punere în aplicare a fondului cu privire la:

(2) Dispoziţiile prevăzute în cele ce urmează se aplică fără a aduce atingere dispoziţiilor Regulamentului (Euratom, CE) nr. 2185/96 al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind controalele şi inspecţiile la faţa locului efectuate de Comisie în scopul protejării intereselor financiare ale Comunităţilor Europene împotriva fraudei şi a altor nereguli (4).

Statele membre pot desemna aceeaşi autoritate responsabilă, autoritate de audit sau autoritate de certificare pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri.

(1) Orice delegare de sarcini respectă principiul bunei gestiuni financiare, care presupune un control intern eficient şi eficace şi asigură respectarea principiului nediscriminării şi vizibilitatea finanţării comunitare. Nicio sarcină de punere în aplicare care face obiectul delegării nu poate conduce la conflicte de interese.

(2) Aria de acoperire a sarcinilor delegate de autoritatea responsabilă autorităţii delegate şi procedurile detaliate de punere în aplicare a sarcinilor delegate se înregistrează oficial în scris.

(3) Gestionarea comunicării cu Comisia, menţionată la articolul 25 alineatul (1) litera (a) din actul de bază, nu poate face obiectul delegării. Autoritatea delegată comunică cu Comisia prin intermediul autorităţii responsabile.

(4) În cazul în care autoritatea delegată nu este o administraţie publică sau un organism de drept privat din statul membru care îndeplineşte o misiune de serviciu public, autoritatea responsabilă nu poate delega acestei autorităţi nicio competenţă executivă care presupune o marjă discreţionară importantă, inclusiv efectuarea de alegeri politice.

(5) Delegarea sarcinilor către autorităţile delegate nu afectează răspunderea autorităţii responsabile, care îşi asumă în continuare răspunderea pentru sarcinile pe care le-a delegat.

(6) Atunci când autoritatea responsabilă delegă sarcini autorităţii delegate, toate dispoziţiile din prezenta decizie legate de autoritatea responsabilă se aplică mutatis mutandis autorităţii delegate.

Autorităţile desemnate îşi pot externaliza unele sarcini, însă răspund în continuare de sarcinile externalizate, în conformitate cu responsabilităţile definite la articolele 27, 29 şi 30 din actul de bază.

În conformitate cu articolul 31 alineatul (2) din actul de bază şi ţinând seama de principiul proporţionalităţii, statele membre elaborează un manual care stabileşte proceduri şi norme practice privind:

(1) În vederea punerii în aplicare a fondului, autoritatea responsabilă poate acţiona ca organism de atribuire şi/sau ca organism executiv.

(2) Autoritatea responsabilă acţionează ca organism de atribuire în cazurile în care pune în aplicare proiectele, în general pe baza unei cereri deschise, anuale de propuneri.

Nici autoritatea responsabilă, nici vreuna dintre autorităţile delegate nu poate răspunde acestor cereri de propuneri.

În cazurile justificate în mod corespunzător, inclusiv în cazul continuării, în conformitate cu articolul 15 alineatul (6) din actul de bază, a proiectelor multianuale selectate în urma unei cereri de propuneri anterioare sau în situaţii de urgenţă, pot fi acordate subvenţii fără a fi nevoie de o cerere de propuneri.

(3) Autoritatea responsabilă acţionează ca organism executiv în cazurile în care, atunci când caracteristicile proiectelor nu permit o altă manieră de punere în aplicare, aceasta decide să pună în aplicare proiectele în mod direct, de exemplu în cazul situaţiilor de monopol de jure sau din raţiuni de securitate. În aceste cazuri, normele privind beneficiarul final se aplică mutatis mutandis autorităţii responsabile.

(1) Motivele care au determinat autoritatea responsabilă să acţioneze ca organism executiv responsabil de punerea în aplicare a proiectelor sunt identificate şi comunicate Comisiei în cadrul programului anual în cauză.

(2) Atunci când pune în aplicare proiectele, autoritatea responsabilă veghează la respectarea principiului unui bun raport calitate/preţ şi la evitarea conflictelor de interese.

(3) Autoritatea responsabilă poate pune în aplicare proiectele identificate în conformitate cu articolul 7 alineatul (3) în mod direct şi/sau împreună cu oricare dintre autorităţile naţionale competente în virtutea expertizei tehnice, a gradului înalt de specializare sau a competenţelor administrative ale acestora. Principalele autorităţi naţionale implicate în punerea în aplicare sunt, de asemenea, identificate în programul anual în cauză.

(4) Decizia administrativă de a cofinanţa un proiect în cadrul fondului conţine informaţiile necesare pentru monitorizarea produselor şi a serviciilor care fac obiectul cofinanţării şi pentru verificarea cheltuielilor generate. Toate dispoziţiile relevante stabilite pentru un acord de subvenţionare la articolul 10 alineatul (2) sunt specificate într-un instrument juridic echivalent.

(5) Raportul final privind punerea în aplicare a programului anual include informaţii privind procedurile şi practicile utilizate pentru a asigura o separare corespunzătoare a funcţiilor, un control eficace şi o protecţie satisfăcătoare a intereselor financiare ale Comunităţilor Europene şi furnizează explicaţii privind modul în care au fost evitate conflictele de interese.

(6) Atunci când se aşteaptă ca autoritatea responsabilă să acţioneze în mod constant ca organism executiv pentru proiectele cofinanţate de fond:

(7) Atunci când se aşteaptă ca o autoritate delegată să acţioneze ca organism executiv pentru proiecte cofinanţate de fond, autoritatea delegată respectivă nu poate fi singurul beneficiar final al creditelor pe care a fost delegată să le gestioneze.

Procedura de selecţie şi atribuire atunci când autoritatea responsabilă acţionează ca organism de atribuire

(1) Cererile de propuneri definite la articolul 7 alineatul (2) se publică astfel încât să fie foarte accesibile pentru beneficiarii potenţiali. Orice modificare a conţinutului cererilor de propuneri se publică, la rândul său, în aceleaşi condiţii.

(2) În scopul selectării proiectelor şi al acordării subvenţiilor, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarii finali sunt informaţi cu privire la următoarele condiţii speciale legate de proiectele care urmează să fie puse în aplicare:

Înainte de adoptarea deciziei de acordare a subvenţiei, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarul final şi/sau partenerii din cadrul proiectului sunt în măsură să îndeplinească aceste condiţii.

(3) Autoritatea responsabilă se asigură că proiectele cărora le-au fost acordate subvenţii au fost supuse unei analize tehnice şi bugetare formale şi unei evaluări calitative prin aplicarea criteriilor prevăzute în cererea de propuneri. Motivele pentru care au fost respinse celelalte proiecte se înregistrează.

(4) Statele membre stabilesc cine are competenţa de a atribui proiecte şi se asigură că sunt evitate conflictele de interese în toate situaţiile, în special atunci când solicitanţii sunt organisme naţionale.

(5) Decizia de acordare a subvenţiei indică cel puţin numele beneficiarului final şi/sau al partenerilor din cadrul proiectului, detaliile esenţiale ale proiectului şi obiectivele sale operaţionale, valoarea maximă a cofinanţării din fond şi procentul maxim de cofinanţare a costurilor eligibile totale.

(6) Fiecărui solicitant îi sunt trimise informaţii scrise privind rezultatele procedurii de selecţie, inclusiv o justificare a deciziilor de selecţie. În cazul în care acest lucru este prevăzut în legislaţia internă, se menţionează procedura de atac relevantă.

Acorduri de subvenţionare cu beneficiari finali atunci când autoritatea responsabilă acţionează ca organism de atribuire

(1) Autoritatea responsabilă stabileşte proceduri detaliate de gestionare a proiectelor, care vizează, inter alia:

(3) Dacă este cazul, beneficiarii finali se asigură că toţi partenerii din cadrul proiectului sunt supuşi unor obligaţii identice. Partenerii sunt responsabili prin intermediul beneficiarului final, care răspunde în continuare, în ultimă instanţă, de respectarea condiţiilor contractuale de către el însuşi şi de către toţi partenerii din cadrul proiectului.

Beneficiarii finali păstrează copiile certificate ale documentelor contabile care justifică veniturile şi cheltuielile generate de parteneri în legătură cu proiectul în cauză.

(4) Acordurile de subvenţionare prevăd în mod expres exercitarea de către Comisie şi Curtea de Conturi a competenţelor lor de control, pe baza verificării documentelor şi a inspecţiilor la faţa locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor din cadrul proiectului şi subcontractanţilor.

Fără a aduce atingere normelor comunitare şi de drept intern aplicabile privind achiziţiile publice, acordurile de subvenţionare stabilesc că, la punerea în aplicare a proiectelor, beneficiarii finali şi/sau partenerii din cadrul proiectului atribuie contractul de achiziţii publice, în urma unei proceduri de licitaţie, ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic şi care se consideră că evită orice conflict de interese. Cu toate acestea, fără a aduce atingere normelor comunitare şi de drept intern aplicabile privind achiziţiile publice, contractele a căror valoare este mai mică de 5 000 EUR pot fi atribuite pe baza unei singure oferte, fără lansarea unei cereri de oferte.

Pentru calcularea plăţii finale către beneficiarul final, contribuţia totală a Comunităţii la fiecare proiect reprezintă suma cea mai mică dintre următoarele trei:

(1) Asistenţa tehnică la iniţiativa Comisiei, astfel cum este definită la articolul 16 din actul de bază, poate fi finanţată în proporţie de până la 100 % de fond.

(2) Asistenţa tehnică la iniţiativa statelor membre, astfel cum este definită la articolul 17 din actul de bază, poate fi finanţată în proporţie de până la 100 % de fond.

(3) Asistenţa tehnică la iniţiativa Comisiei sau a statelor membre poate fi acordată sub formă de contracte de achiziţii publice, de comisioane pentru experţi şi/sau orice cheltuieli administrative supuse normelor privind eligibilitatea definite în partea III capitolul 1.

(1) Atunci când una sau mai multe autorităţi desemnate sunt comune pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri, creditele pentru cheltuielile aferente asistenţei tehnice pentru fiecare program anual în cauză pot fi fuzionate parţial sau integral.

(2) Cheltuielile cu asistenţa tehnică se alocă între fondurile în cauză, preferabil pe baza unor formule de repartizare simple şi reprezentative. Aplicarea formulelor nu conduce la nicio majorare a valorii maxime a cheltuielilor cu asistenţa tehnică pentru fiecare program anual în cauză.

(1) Verificările care trebuie efectuate de autoritatea de gestiune sau sub responsabilitatea acesteia în temeiul articolului 27 alineatul (1) litera (g) din actul de bază vizează aspectele administrative, financiare, tehnice şi fizice ale proiectelor, după caz.

Scopul verificărilor este de a se asigura că, din punctul de vedere al obiectivului proiectului, cheltuielile declarate sunt reale şi legitime, că proiectele finanţate au fost executate în conformitate cu acordurile de subvenţionare, că s-au respectat normele privind contribuţia comunitară, în special în ceea ce priveşte structura de finanţare definită la articolul 15 din actul de bază, că cererile de rambursare ale beneficiarului final sunt corecte şi că proiectele şi cheltuielile au respectat normele comunitare şi de drept intern, precum şi de faptul că acestea evită dubla finanţare a cheltuielilor cu alte sisteme comunitare sau naţionale şi cu alte perioade de programare.

Verificările indicate la literele (a) şi (b) nu trebuie efectuate în cazul în care beneficiarului final îi este impusă obligaţia de a prezenta un certificat de audit eliberat de un auditor independent, care acoperă toate aspectele menţionate la literele (a) şi (b).

(2) Se înregistrează datele legate de fiecare verificare, indicându-se activitatea realizată, data, rezultatele şi măsurile adoptate pentru a remedia erorile identificate. Autoritatea responsabilă se asigură că toate documentele justificative legate de verificările efectuate sunt păstrate la dispoziţia Comisiei şi a Curţii de Conturi pentru o perioadă de cinci ani de la încheierea proiectului. Această perioadă se întrerupe în cazul unor proceduri judiciare sau în urma unei cereri a Comisiei motivate în mod corespunzător.

(3) Atunci când autoritatea responsabilă acţionează ca organism executiv în cadrul programului anual, conform definiţiei de la articolul 7 alineatul (3), verificările menţionate la alineatul (1) se efectuează în conformitate cu principiul separării corespunzătoare a funcţiilor.

(1) În sensul articolului 27 alineatul (1) litera (k) din actul de bază, o pistă de audit este considerată adecvată în cazul în care îndeplineşte următoarelor criterii:

(2) Autoritatea responsabilă se asigură că se păstrează înregistrări cu privire la locul în care se găsesc toate documentele legate de plăţile specifice efectuate în cadrul fondului.

(1) Auditurile menţionate la articolul 30 alineatul (1) literele (a) şi (b) din actul de bază sunt efectuate asupra sistemelor de gestiune şi control instituite de statele membre şi asupra unui eşantion de proiecte selectate printr-o metodă aprobată de autoritatea de audit.

Eşantionul include, de asemenea, cel puţin pe o bază proporţională, proiecte puse în aplicare de autoritatea responsabilă atunci când acţionează ca organism executiv.

(2) Auditul sistemelor de gestiune şi control vizează fiecare dintre următoarele proceduri cel puţin o dată până în 2013: programarea, delegarea sarcinilor, selectarea şi atribuirea, monitorizarea proiectelor, plata, certificarea cheltuielilor, prezentarea de rapoarte Comisiei, identificarea şi rezolvarea eventualelor nereguli şi evaluarea programelor.

(3) Auditurile proiectelor sunt efectuate la faţa locului pe baza documentaţiei şi a înregistrărilor păstrate de beneficiarul final şi/sau de partenerii din cadrul proiectului. Auditurile verifică dacă:

(4) Numai cheltuielile care fac obiectul unui audit efectuat în temeiul alineatului (3) sunt luate în considerare în valoarea cheltuielilor auditate, în sensul articolului 30 alineatul (1) litera (b) din actul de bază. În cazul în care auditul este efectuat înaintea finalizării proiectului, nu se ţine cont decât de cheltuielile efectiv auditate pentru a calcula rata de acoperire.

(5) Atunci când problemele constatate par să fie de natură sistemică şi pot atrage, prin urmare, riscuri pentru alte proiecte, autoritatea de audit asigură efectuarea unei examinări suplimentare, inclusiv a unor audituri suplimentare, dacă este cazul, pentru a stabili amploarea acestor probleme. Autorităţile competente întreprind acţiunile preventive şi corective necesare.

(6) Autoritatea de audit îşi elaborează concluziile pe baza rezultatelor auditurilor referitoare la cheltuielile declarate Comisiei şi le comunică acesteia în cadrul raportului anual de audit. În cadrul programelor anuale pentru care rata de eroare depăşeşte pragul de semnificaţie de 2 % din contribuţia Comunităţii, autoritatea de audit analizează importanţa acestei erori şi ia toate măsurile necesare, inclusiv formulând recomandări adecvate care urmează a fi comunicate cel puţin în raportul anual de audit.

(1) În cazurile în care autoritatea de audit emite un aviz cu rezerve sau un aviz negativ privind funcţionarea sistemului de gestiune şi control, autoritatea de certificare verifică dacă această informaţie a fost transmisă Comisiei. Aceasta se asigură, de asemenea, că autoritatea responsabilă a pus în aplicare un plan de acţiune adecvat pentru a restabili funcţionarea eficace a sistemelor de gestiune şi control şi a evalua impactul disfuncţionalităţii asupra declaraţiei de cheltuieli.

(2) În cazul în care cererea de plată sau declaraţia de restituire nu este validată de autoritatea de audit în vederea raportului final privind punerea în aplicare a programului anual, autoritatea de certificare se asigură că se întocmeşte fără întârziere o cerere de plată sau o declaraţie de restituire corectă.

(1) În temeiul articolului 10 alineatul (2) din actul de bază, măsura în care informaţiile la care poate avea acces un stat membru cu privire la utilizarea fondului sunt transmise Comisiei în documentele menţionate în acest capitol poate fi proporţională cu cuantumul contribuţiei comunitare alocate statului membru în cauză şi, după caz, aceste informaţii pot fi furnizate într-o formă sintetică.

(2) Cu toate acestea, la cererea Comisiei, statul membru furnizează totuşi informaţii mai detaliate. Comisia poate solicita aceste informaţii în măsura în care acest lucru pare necesar pentru îndeplinirea eficientă de către Comisie a obligaţiilor care îi revin în temeiul actului de bază şi al Regulamentului financiar.

(1) Descrierea sistemelor de gestiune şi control menţionate la articolul 31 alineatul (4) şi la articolul 32 alineatul (2) din actul de bază este prezentată în conformitate cu modelul din anexa I.

(2) Autoritatea responsabilă validează descrierea sistemelor puse în aplicare de oricare dintre autorităţile delegate. Fiecare autoritate desemnată confirmă exactitatea descrierii sistemelor de gestiune şi control în cauză. În plus, autoritatea de audit confirmă, de asemenea, caracterul exhaustiv al descrierii.

(3) La examinarea descrierii, Comisia poate solicita clarificări şi poate propune măsuri pentru a asigura respectarea dispoziţiilor definite în actul de bază. Dacă este cazul, funcţionarii Comisiei sau reprezentanţi autorizaţi ai Comisiei pot efectua vizite la faţa locului.

(4) În cazul în care autoritatea responsabilă este aceeaşi pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri sau atunci când sisteme comune se aplică la două sau mai multe fonduri, poate fi prezentată o descriere a sistemelor de gestiune şi control comune, care să evidenţieze, după caz, eventuale trăsături specifice.

(2) Modificările importante sunt modificările susceptibile să afecteze separarea funcţiilor, eficacitatea mecanismelor de selecţie, atribuire, control şi plată, precum şi comunicarea cu Comisia. Printre acestea se numără, în special, schimbări legate de una dintre autorităţile desemnate, de sistemul contabil şi de procedurile de plată şi certificare.

(3) Pentru revizuirea sistemelor de gestiune şi control, se aplică procedura prevăzută la articolul 20.

(1) Statele membre transmit Comisiei un program multianual, astfel cum se menţionează la articolul 19 din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa II.

(2) Statele membre transmit Comisiei programele anuale, astfel cum se menţionează la articolul 21 din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa III.

(3) Planurile financiare legate de programul multianual prezintă o defalcare a sumelor incluse în buget pe priorităţi, astfel cum sunt definite în orientările strategice.

Planurile financiare legate de programele anuale prezintă o defalcare a sumelor incluse în buget pe categorii de acţiuni, astfel cum sunt definite la articolul 4 din actul de bază, cu referire la priorităţi.

(1) În vederea revizuirii programului anual aprobat de Comisie în temeiul articolului 21 alineatul (5) din actul de bază, statul membru în cauză trimite Comisiei, până la data de 1 mai a anului următor anului de referinţă, un proiect revizuit de program anual. Comisia analizează şi aprobă, cat mai curând posibil, programul revizuit, în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 21 alineatul (5) din actul de bază.

(2) Modificările aduse defalcării financiare fără o revizuire a programului anual în temeiul alineatului (1) nu depăşesc 10 % din contribuţia totală din fond şi sunt permise doar în situaţii justificate de cauze care sunt în afara controlului autorităţii responsabile. În raportul intermediar şi/sau în raportul final privind punerea în aplicare a programului anual este furnizată o explicaţie adecvată a oricăror modificări de acest tip.

Rapoarte intermediare şi finale privind punerea în aplicare a programelor anuale

(1) Statele membre transmit Comisiei rapoartele intermediare privind punerea în aplicare a programului anual şi cererile de plată, astfel cum se menţionează la articolul 39 alineatul (4) din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa IV.

(2) Statele membre transmit Comisiei rapoartele finale privind punerea în aplicare a programului anual şi cererile de plată, astfel cum se menţionează la articolul 40 alineatul (1) litera (b) din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa V.

(3) Tabelele financiare aferente rapoartelor intermediare şi finale prezintă o defalcare a sumelor pe priorităţi, conform orientărilor strategice, precum şi pe proiecte pentru fiecare categorie de acţiuni, conform articolului 4 din actul de bază.

(1) Strategia de audit menţionată la articolul 30 alineatul (1) litera (c) din actul de bază este stabilită în conformitate cu modelul din anexa VI.

(2) Cu excepţia cazului în care fiecare dintre ultimele două programe anuale adoptate de Comisie corespunde unei contribuţii comunitare anuale de mai puţin de 1 milion de euro, autoritatea de audit prezintă un plan anual de audit înainte de data de 15 februarie a fiecărui an, începând din 2009. Planul de audit este întocmit ca anexă la strategia de audit, în conformitate cu modelul din anexa VI. În cazul unei strategii de audit combinate, prevăzute la articolul 30 alineatul (2) din actul de bază, poate fi prezentat un plan de audit anual combinat.

(3) Raportul de audit şi avizele menţionate la articolul 30 alineatul (3) literele (a) şi (b) din actul de bază se sprijină pe auditurile sistemelor şi auditurile proiectelor efectuate în conformitate cu strategia de audit şi sunt întocmite în conformitate cu modelele din anexa VII părţile A şi B.

(4) Declaraţia de validitate menţionată la articolul 30 alineatul (3) litera (c) din actul de bază se întemeiază pe întreaga activitate de audit desfăşurată de autoritatea de audit, precum şi pe verificări suplimentare, dacă este cazul. Declaraţia de validitate este întocmită în conformitate cu modelul din anexa VII partea C.

(5) În cazul oricărei restrângeri a ariei de cuprindere a examinării sau în cazul în care se constată că nivelul cheltuielilor afectate de nereguli nu permite formularea unei opinii fără rezerve pentru avizul anual menţionat la articolul 30 alineatul (3) litera (b) din actul de bază sau în declaraţia menţionată la litera (c) a aceluiaşi articol, autoritatea de audit furnizează argumente şi apreciază gravitatea problemei şi impactul său financiar.

(1) Declaraţia certificată de cheltuieli referitoare la cererea de plată a celei de-a doua prefinanţări menţionate la articolul 39 alineatul (4) din actul de bază este întocmită şi transmisă Comisiei în formatul din anexa VIII.

(2) Declaraţia certificată de cheltuieli referitoare la cererea de plată a soldului, menţionată la articolul 40 alineatul (1) litera (a) din actul de bază, este întocmită şi transmisă Comisiei în formatul din anexa IX.

(1) În conformitate cu modele din anexele IV şi V, statele membre raportează Comisiei orice neregulă care a făcut obiectul unei prime constatări administrative sau judiciare în raportul intermediar sau final privind punerea în aplicare a programelor anuale.

Cu toate acestea, nu este necesar să fie raportate următoarele cazuri, cu excepţia cazurilor de suspiciune de fraudă:

(2) La cererea Comisiei, statele membre pun la dispoziţie, în toate cazurile, detalii suplimentare privind:

(3) Atunci când unele dintre informaţiile menţionate la alineatul (2), în special cele privind practicile utilizate la producerea neregulii şi metoda prin care a fost constatată aceasta, nu sunt disponibile, statele membre furnizează, în măsura posibilului, informaţiile lipsă atunci când transmit rapoartele ulterioare privind neregulile către Comisie.

(1) Statele membre informează Comisia, cu privire la orice raport anterior întocmit în temeiul articolului 27, despre procedurile stabilite pentru toate neregulile notificate anterior şi despre modificările semnificative care rezultă din acestea. Aceste informaţii sunt furnizate în rapoartele intermediare sau finale privind punerea în aplicare a programelor anuale în conformitate cu modelele din anexele IV şi V.

Raportul indică sumele recuperate sau care se preconizează că vor fi recuperate.

(2) La cererea Comisiei, statele membre pun la dispoziţie, în toate cazurile, detalii suplimentare privind:

Statele membre raportează Comisiei toate deciziile administrative sau judiciare care pun capăt acestor proceduri sau principalele puncte ale acestora şi indică, în special, dacă în urma constatărilor se confirmă sau nu suspiciunea de fraudă.

(1) Comisia întreţine contactele necesare cu statele membre interesate în vederea completării informaţiilor furnizate privind neregulile menţionate la articolul 27, privind procedurile menţionate la articolul 28 şi privind posibilitatea de recuperare.

(2) Independent de contactele menţionate la alineatul (1), Comisia informează statele membre în cazurile în care natura neregulii indică faptul că practici identice sau similare ar putea avea loc şi în alte state membre.

(1) Comisia poate utiliza orice informaţie cu caracter general sau operaţional, comunicată de statele membre în temeiul prezentei decizii, pentru a efectua analize de risc şi, pe baza informaţiilor obţinute, poate întocmi rapoarte şi dezvolta sisteme de avertizare timpurie care servesc la identificarea mai eficace a riscurilor.

(2) Comisia informează periodic statele membre în cauză cu privire la felul în care au fost utilizate informaţiile de la alineatul (1).

(1) Autoritatea responsabilă se asigură că indicaţiile esenţiale privind programele multianuale şi anuale sunt difuzate pe scară largă, însoţite de detalii privind contribuţiile financiare în cauză, şi sunt puse la dispoziţia tuturor părţilor interesate.

Cu toate acestea, autoritatea responsabilă poate decide să păstreze confidenţialitatea dispoziţiilor privind gestiunea internă prevăzute în programul multianual sau în programele anuale şi a oricăror altor informaţii legate de punerea în aplicare a fondului pe motive de securitate publică.

(2) Autoritatea responsabilă pune la dispoziţia potenţialilor beneficiari finali cel puţin următoarele informaţii:

În plus, autoritatea responsabilă informează potenţialii beneficiari finali cu privire la publicarea prevăzută la articolul 33 alineatul (2) litera (b).

Autoritatea responsabilă informează beneficiarii finali cu privire la faptul că acceptarea finanţării înseamnă de asemenea acceptarea includerii acestora pe lista de beneficiari finali publicată în conformitate cu articolul 33 alineatul (2) litera (b).

Atribuţiile autorităţii responsabile referitoare la asigurarea accesului la informaţii şi a transparenţei pentru publicul larg

(1) Autoritatea responsabilă se asigură de punerea în aplicare a măsurilor menite să asigure accesul la informaţii şi transparenţa în vederea garantării unei acoperiri mediatice cât mai largi, utilizând diferite forme şi metode de comunicare la nivelul teritorial corespunzător.

(2) Autoritatea responsabilă organizează cel puţin următoarele măsuri de asigurare a accesului la informaţii şi a transparenţei:

Responsabilităţile beneficiarilor finali referitoare la asigurarea accesului la informaţii şi a transparenţei pentru publicul larg

(1) Beneficiarul final este responsabil de informarea publicului, prin intermediul măsurilor prevăzute la alineatele (2), (3) şi (4), cu privire la asistenţa obţinută din fond.

(2) Beneficiarul final instalează un panou proeminent permanent, de dimensiuni considerabile, în termen de cel mult trei luni de la finalizarea oricărui proiect care îndeplineşte următoarele condiţii:

Panoul va indica tipul şi denumirea proiectului. În plus, informaţiile menţionate la articolul 35 vor ocupa cel puţin 25 % din suprafaţa panoului.

(3) Atunci când un proiect primeşte finanţare în cadrul unui program anual cofinanţat de fond, beneficiarul final se asigură că participanţii la proiect au fost informaţi cu privire la finanţarea respectivă.

(4) Orice document, inclusiv orice listă de prezenţă sau orice alt certificat referitor la astfel de proiecte, include o declaraţie care indică faptul că proiectul este cofinanţat de fond.

Caracteristici tehnice ale asigurării accesului la informaţii şi a transparenţei privind operaţiunea

Toate măsurile de asigurare a accesului la informaţii şi a transparenţei destinate beneficiarilor finali, beneficiarilor finali potenţiali şi publicului larg includ următoarele:

Pentru articole promoţionale mici sau pentru articole promoţionale legate de două sau mai multe dintre cele patru fonduri, nu se aplică punctele 1 şi 3.

(1) Statele membre şi Comisia iau toate măsurile necesare pentru a preveni divulgarea neautorizată sau accesul ilegitim la informaţiile menţionate la articolul 27 alineatul (1) litera (h) din actul de bază, la informaţiile culese de Comisie în cursul controalelor sale la faţa locului şi la informaţiile menţionate în capitolul 4.

(2) Informaţiile menţionate în capitolul 4 nu pot fi trimise decât persoanelor din statele membre sau din instituţiile comunitare ale căror îndatoriri necesită accesul la aceste informaţii, cu excepţia cazurilor în care statul membru care furnizează aceste informaţii a convenit astfel în mod expres.

În plus faţă de versiunile tipărite, semnate în mod corespunzător, ale documentelor menţionate în capitolul 3, informaţiile sunt transmise, de asemenea, ori de câte ori este posibil, prin mijloace electronice.

(1) În cazul în care Comisia dezvoltă un sistem informatic pentru securizarea schimbului de date între Comisie şi fiecare stat membru în vederea punerii în aplicare a fondului, statele membre sunt informate despre acest lucru şi, la cererea lor, sunt implicate în dezvoltarea oricărui astfel de sistem informatic.

(2) Comisia şi autorităţile desemnate, împreună cu organismele cărora le-au fost delegate sarcinile, înregistrează documentele menţionate în capitolul 3 în sistemul informatic menţionat la alineatul (1).

(3) În plus, statele membre pot fi invitate să furnizeze din proprie iniţiativă informaţiile menţionate la articolele 27 şi 28 utilizând sistemul specific existent, gestionat de Comisie, pentru culegerea neregulilor identificate în cadrul fondurilor structurale.

(4) Orice costuri legate de interfaţa dintre sistemul informatic comun şi sistemele informatice naţionale, regionale şi locale şi orice costuri de adaptare a sistemelor naţionale, regionale şi locale la cerinţele tehnice ale sistemului comun sunt eligibile în temeiul articolului 17 din actul de bază.

(1) Normele prevăzute în anexa XI sunt utilizate pentru a stabili eligibilitatea cheltuielilor privind acţiunile finanţate în cadrul programelor anuale menţionate la articolul 35 alineatul (4) din actul de bază.

(2) Normele sunt aplicabile cheltuielilor suportate de beneficiarii finali şi se aplică mutatis mutandis cheltuielilor suportate de partenerii din cadrul proiectului.

(3) Statele membre pot aplica norme de drept intern privind eligibilitatea care sunt mai riguroase decât cele prevăzute în prezenta decizie.

Este de competenţa Comisiei să evalueze dacă normele de drept intern aplicabile privind eligibilitatea respectă această condiţie.

Prezenta decizie se adresează Regatului Belgiei, Republicii Bulgaria, Republicii Cehe, Republicii Federale Germania, Republicii Estonia, Republicii Elene, Regatului Spaniei, Republicii Franceze, Irlandei, Republicii Italiene, Republicii Cipru, Republicii Letonia, Republicii Lituania, Marelui Ducat al Luxemburgului, Republicii Ungare, Republicii Malta, Regatului Ţărilor de Jos, Republicii Austria, Republicii Polone, Republicii Portugheze, României, Republicii Slovenia, Republicii Slovace, Republicii Finlanda, Regatului Suediei, Regatului Unit al Marii Britanii şi Irlandei de Nord.

ANEXE

ANEXA I

Model de descriere a sistemelor de gestiune şi control

ANEXA II

Model de program multianual

ANEXA III

Model de program anual

ANEXA IV

Model de raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual

A.	Raport tehnic

B.	Cerere pentru plata celei de-a doua prefinanţări

ANEXA V

Model de raport final privind punerea în aplicare a programului anual

A.	Raport tehnic

B.	Cererea de plată a soldului/Declaraţie de rambursare

ANEXA VI

Model de strategie de audit

Anexă (anexe) la strategia de audit: planuri anuale

ANEXA VII

Model de raport al autorităţii de audit

A.	Raport anual de audit

B.	Aviz privind funcţionarea sistemelor de gestiune şi control

C.	Validarea cererii de plată

ANEXA VIII

Model de declaraţie de cheltuieli pentru plata celei de-a doua prefinanţări

ANEXA IX

Model de declaraţie de cheltuieli pentru plata soldului

ANEXA X

Instrucţiuni privind emblema şi definirea culorilor standard

ANEXA XI

Norme privind eligibilitatea cheltuielilor – Fondul european de returnare

ANEXA I

MODEL DE DESCRIERE A SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL

	Versiune iniţială

	Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

	Versiune revizuită din alte motive

STAT MEMBRU:FOND(URI):PRINCIPALUL PUNCT DE CONTACT:INFORMAȚIILE FURNIZATE DESCRIU SITUAȚIA LA DATA DE:

1. IDENTIFICAREA AUTORITĂȚILOR DESEMNATE

1.1.	Informaţii generale privind autorităţile desemnate

1.1.1.

Scurtă descriere a alegerilor făcute în legătură cu desemnarea diferitelor autorităţi

1.1.2.

Indicarea operaţionalităţii sau a lipsei de operaţionalitate a acestor sisteme de gestiune şi control

În caz contrar, indicarea datei la care sistemul va deveni operaţional

1.1.3.

Indicarea acreditării sau a neacreditării de către Comisie a acestor sisteme de gestiune şi control pentru alte instrumente financiare comunitare (dacă este cazul)

1.2.	Organigrama (organigramele) completă (complete) a (ale) tuturor organismelor în cadrul cărora funcţionează autorităţile desemnate

1.3.	Autoritatea responsabilă

1.3.1.

Data şi forma desemnării oficiale a autorităţii responsabile

1.3.2.

Statutul juridic al autorităţii responsabile

1.3.3.

Specificarea atribuţiilor exercitate direct de autoritatea responsabilă şi (dacă este cazul şi/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorităţii responsabile [externalizarea sarcinilor, cu excepţia sarcinilor încredinţate autorităţii (autorităţilor) delegate la punctul 1.4]

1.3.4.

Organigrama şi specificarea atribuţiilor unităţilor (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

1.3.5.

Informaţii privind măsura în care autoritatea responsabilă poate, de asemenea, acţiona ca organism executiv pentru proiectele cofinanţate de fond

1.3.6.

În cazul în care autoritatea responsabilă este aceeaşi pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuţiilor şi a sistemelor comune

1.4.	Autoritatea (autorităţile) delegată (delegate)

1.4.1.

Motivele pentru care se instituie o autoritate delegată

1.4.2.

Data şi forma desemnării oficiale a autorităţii (autorităţilor) delegate

1.4.3.

Statutul juridic al autorităţii (autorităţilor) delegate

1.4.4.

Specificarea atribuţiilor exercitate direct de autoritatea (autorităţile) delegată (delegate) şi (dacă este cazul şi/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorităţii (autorităţilor) delegate (externalizarea sarcinilor)

1.4.5.

Organigrama şi specificarea atribuţiilor unităţilor (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

1.4.6.

Informaţii privind măsura în care autoritatea (autorităţile) delegată (delegate) poate (pot) de asemenea acţiona ca organism(e) executiv(e) pentru proiectele cofinanţate de fond

1.4.7.

În cazul în care autoritatea (autorităţile) delegată (delegate) este (sunt) aceeaşi (aceleaşi) pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuţiilor şi a sistemelor comune

1.5.	Autoritatea de certificare

1.5.1.

Data şi forma desemnării formale a autorităţii de certificare

1.5.2.

Statutul juridic al autorităţii de certificare

1.5.3.

Specificarea atribuţiilor exercitate direct de autoritatea de certificare şi (dacă este cazul şi/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorităţii de certificare (externalizarea sarcinilor)

1.5.4.

Organigrama şi specificarea atribuţiilor unităţilor (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

1.5.5.

În cazul în care autoritatea de certificare este aceeaşi pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuţiilor şi a sistemelor comune

1.6.	Autoritatea de audit

1.6.1.

Data şi forma desemnării oficiale a autorităţii de audit

1.6.2.

Statutul juridic al autorităţii de audit

1.6.3.

Specificarea atribuţiilor exercitate direct de autoritatea de audit şi (dacă este cazul şi/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorităţii de audit (externalizarea sarcinilor)

1.6.4.

Organigrama şi specificarea atribuţiilor unităţilor (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

1.6.5.

Calificările membrilor personalului din cadrul autorităţii de audit şi (dacă este cazul şi/sau se prevede acest lucru) din cadrul celorlalte organisme care se presupune că desfăşoară activităţi de audit (externalizarea sarcinilor)

1.6.6.

În cazul în care autoritatea de audit este aceeaşi pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuţiilor şi a sistemelor comune

1.6.7.

În cazul în care o autoritate responsabilă poate, de asemenea, acţiona ca organism executiv pentru proiectele cofinanţate de fond, o descriere a măsurilor menite să garanteze independenţa autorităţii de audit în conformitate cu articolul 8

Orientări pentru secţiunile 2-4Prima parte a fiecărui tabelDescrierea procedurilor ar trebui să includă sarcinile care trebuie îndeplinite de fiecare autoritate desemnată (sau de organismele aflate sub responsabilitatea acestora) şi interacţiunea dintre ele. Descrierea ar trebui să fie concisă, dar să permită totodată o reprezentare clară a funcţionării efective a procedurilor.A doua parte a fiecărui tabelLista de verificare ar trebui completată indicând dacă fiecare obiectiv a fost realizat sau nu şi furnizând toate informaţiile relevante. În cazul nerealizării obiectivului, vă rugăm să furnizaţi o justificare în acest sens şi, dacă este cazul, să indicaţi data prevăzută pentru realizarea sa.În cazul în care procedurile sunt formalizate, ar trebui inclusă o trimitere la document.

2. FUNCȚIONAREA AUTORITĂȚILOR DESEMNATE

2.1.	Desemnarea şi supravegherea autorităţilor desemnate

Scurtă descriere a procedurii de instituire a fiecăreia dintre autorităţile desemnate

[Descrierea ar trebui să vizeze toate autorităţile]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

Normele care reglementează relaţiile statelor membre cu autorităţile desemnate definesc responsabilităţile fiecărei părţi.

D/N

Statul membru a furnizat orientări autorităţilor desemnate pentru a asigura o bună gestiune financiară (prin cursuri de formare şi/sau manuale).

D/N

Fiecare autoritate îşi va informa membrii personalului cu privire la declaraţia de misiune a organizaţiei, precum şi cu privire la fişa postului şi la rezultatele scontate.

D/N

Au fost luate măsuri pentru a garanta faptul că diferitele autorităţi dispun de resurse de personal corespunzătoare, atât din punct de vedere al numărului acestora, cât şi al vechimii şi al experienţei în serviciu pentru a-şi putea exercita atribuţiile.

D/N

2.2.	Separarea funcţiilor

Scurtă descriere a măsurilor prevăzute pentru a asigura o separare adecvată a funcţiilor

[Descrierea ar trebui să vizeze toate autorităţile]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

Sunt definite norme menite să asigure o separare corespunzătoare a funcţiilor între actorii din cadrul autorităţii responsabile, în ceea ce priveşte semnarea contractelor/acordurilor de finanţare nerambursabilă.

D/N

Sunt definite norme menite să asigure o separare corespunzătoare a funcţiilor între actorii din cadrul autorităţii responsabile, în ceea ce priveşte iniţierea, verificarea şi aprobarea tranzacţiilor financiare.

D/N

Autoritatea de audit va fi independentă din punct de vedere funcţional de autoritatea responsabilă şi de autoritatea de certificare.

D/N

Autoritatea de certificare nu va fi implicată în selectarea, punerea în aplicare şi tranzacţiile financiare legate de resursele comunitare.

D/N

2.3.	Monitorizarea autorităţii (autorităţilor) delegate – dacă este cazul

Scurtă descriere a procedurii

[Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă şi autoritatea (autorităţile) delegată (delegate)]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

Sarcinile de delegat sunt clar definite.

D/N

Sunt stabilite proceduri cu privire la sarcinile delegate, iar conformitatea acestora cu normele definite în actul de bază/normele de punere în aplicare a fost verificată.

D/N

Vor avea loc controale de supraveghere pentru a asigura îndeplinirea sarcinilor în conformitate cu procedurile stabilite.

D/N

2.4.	Monitorizarea altor sarcini care nu sunt îndeplinite de autorităţile înseşi – dacă este cazul

Scurtă descriere a procedurii

[Prezenta descriere ar trebui să vizeze toate autorităţile]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

În cazul organismelor care acţionează sub responsabilitatea autorităţii responsabile (şi care nu sunt considerate autorităţi delegate), există mecanisme de supraveghere pentru a asigura o bună gestiune financiară.

D/N

În cazul externalizării activităţilor de audit şi în cazul organismelor care acţionează sub responsabilitatea autorităţii de audit, există mecanisme de supraveghere pentru a asigura o metodologie comună în materie de audit şi coerenţa activităţii de audit.

D/N

În cazul externalizării activităţilor de certificare şi în cazul organismelor care acţionează sub responsabilitatea autorităţii de certificare, există mecanisme de supraveghere pentru a asigura o abordare comună a procesului de certificare.

D/N

În cazul externalizării către organisme private care nu sunt învestite cu îndeplinirea unei misiuni de serviciu public, sunt definite mecanisme pentru a garanta faptul că sarcinile care pot fi încredinţate acestora nu includ exerciţiul autorităţii publice şi nu implică exercitarea de puteri discreţionare de apreciere.

D/N

3. PROCEDURI OPERAȚIONALE ȘI FINANCIARE

3.1.	Instituirea de programe multianuale

Scurtă descriere a procedurii

[Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă şi autoritatea (autorităţile) delegată (delegate)]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

Sunt prevăzute măsuri care să garanteze respectarea principiului parteneriatului în conformitate cu normele şi practicile naţionale aplicabile.

D/N

Sunt definite proceduri pentru a verifica măsura în care programul multianual este coerent cu orientările strategice și conform cu dreptul comunitar, în special cu legislaţia comunitară care urmăreşte garantarea liberei circulaţii a persoanelor, coroborată cu măsurile însoţitoare direct asociate acestora, referitoare la controalele la frontierele externe, azilul şi imigraţia.

D/N

Programul multianual va fi aprobat de către o persoană abilitată în mod corespunzător.

D/N

3.2.	Instituirea de programe anuale

Scurtă descriere a procedurii

[Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă şi autoritatea (autorităţile) delegată (delegate)]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

Sunt stabilite proceduri menite să asigure:

—	coerenţa între programele anuale şi programul multianual;

—	eligibilitatea acţiunilor avute în vedere în programele anuale;

—	coerenţa şi complementaritatea acestor acţiuni cu alte instrumente naţionale şi comunitare;

—	respectarea normelor privind procentajul de cofinanţare;

—	coerenţa cu priorităţile/priorităţile specifice indicate în orientările strategice.

D/N

Sunt stabilite proceduri menite să permită revizuirea unui program anual în caz de situaţii de urgenţă justificate în mod corespunzător, astfel cum se descrie în actul de bază, dacă este cazul.

D/N

Sunt stabilite proceduri menite să permită revizuirea unui program anual atunci când aceasta este necesară în conformitate cu dispoziţiile articolului 23 alineatul (1) din prezenta decizie.

D/N

Orice modificare adusă defalcării financiare a unui program anual şi motivele care au stat la baza acesteia sunt justificate cu documente.

D/N

Orice modificare a punerii în aplicare a programului anual care nu este legată de defalcarea financiară (de exemplu, privind natura şi calendarul cererilor de propuneri sau aria de acoperire a asistenţei tehnice) şi motivele care au stat la baza acesteia sunt justificate cu documente.

D/N

3.3.	Stabilirea strategiei de audit şi a planurilor anuale de audit

Scurtă descriere a procedurii

[Prezenta descriere vizează autoritatea de audit]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

Sunt definite norme menite să asigure o comunicare transparentă şi corespunzătoare între autoritatea responsabilă şi autoritatea de audit cu privire la procedurile de gestiune aplicate şi la proiecte, înaintea şi pe toată durata perioadei de programare.

D/N

Sunt stabilite proceduri menite să definească planurile anuale de audit (care trebuie anexate în fiecare an la strategia de audit) şi să asigure transmiterea acestora către Comisie în timp util (după caz).

D/N

Strategia de audit şi planurile anuale de audit sunt aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător.

D/N

3.4.	Autoritatea responsabilă care acţionează ca organism executiv – dacă este cazul

Scurtă descriere a motivelor care au determinat autoritatea responsabilă să pună direct în aplicare proiectele şi a măsurilor specifice prevăzute pentru a consolida sistemele de gestiune şi control

[Prezenta descriere ar trebui să vizeze toate autorităţile]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

Necesitatea ca autoritatea responsabilă să pună în aplicare proiectele va fi justificată cu documente şi aprobată la nivelul corespunzător.

D/N

Sunt instituite măsuri specifice menite să garanteze faptul că natura şi obiectivele proiectelor sunt conforme cu dispoziţiile definite pentru fond.

Sunt instituite măsuri specifice pentru a preveni apariţia conflictelor de interese în ceea ce priveşte proiectele puse în aplicare de autoritatea responsabilă.

D/N

Sunt instituite măsuri specifice menite să garanteze respectarea principiului raportului calitate-preţ în contextul punerii în aplicare a proiectelor de către autoritatea responsabilă.

D/N

Sunt definite proceduri menite să garanteze claritatea şi exhaustivitatea termenilor contractuali care guvernează aceste proiecte, în special în ceea ce priveşte condiţiile de finanţare, termenii de plată, normele de eligibilitate şi obligaţiile legate de raportarea operaţională şi financiară.

D/N

Sunt instituite măsuri specifice pentru a garanta faptul că principalele atribuţii ale autorităţii responsabile, astfel cum sunt prevăzute în actul de bază, nu sunt afectate în ceea ce priveşte proiectele puse în aplicare de autoritatea responsabilă.

D/N

Atunci când autoritatea responsabilă acţionează ca organism executiv, competenţele autorităţii de audit sunt atribuite altui organism decât autoritatea responsabilă (în caz contrar, vă rugăm să descrieţi garanţiile suplimentare instituite pentru a asigura independenţa corespunzătoare a autorităţii de audit).

D/N

Strategia de audit va acoperi riscurile specifice care pot fi legate de punerea în aplicare a proiectelor de către autoritatea responsabilă.

D/N

3.5.	Selectarea şi punerea în aplicare a proiectelor (autoritatea responsabilă care acţionează ca organism de atribuire)

Scurtă descriere a procedurii

[Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă şi autoritatea (autorităţile) delegată (delegate)]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

În cazul cererilor de propuneri (sau al cererilor de oferte), sunt definite norme menite să asigure o concurenţă deschisă şi transparenţa corespunzătoare.

D/N

Criteriile de selecţie vor respecta criteriile minime definite în actul de bază.

D/N

Sunt definite proceduri pentru primirea propunerilor (sau a ofertelor).

D/N

Sunt definite proceduri menite să asigure evaluarea propunerilor (sau a ofertelor) în conformitate cu normele şi criteriile predefinite, într-o manieră transparentă şi nediscriminatorie.

D/N

Deciziile de atribuire şi contractele/acordurile de finanţare nerambursabilă vor fi aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător.

D/N

Sunt definite proceduri menite să asigure o informare ex post adecvată a candidaţilor cu privire la rezultatele procesului de selecţie.

D/N

Sunt definite proceduri menite să asigure monitorizarea punerii în aplicare a acordurilor de finanţare nerambursabilă/contractelor în conformitate cu termenii contractuali.

D/N

3.6.	Monitorizarea proiectelor puse în aplicare de beneficiarii finali

Scurtă descriere a procedurii

[Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă şi autoritatea (autorităţile) delegată (delegate)]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

Indicatori-cheie operaţionali şi financiari vor fi stabiliţi, monitorizaţi şi comunicaţi autorităţii responsabile pentru fiecare proiect.

D/N

Sunt prevăzute verificări la faţa locului de către autoritatea responsabilă pentru a permite monitorizarea (aspectelor operaţionale şi financiare ale) proiectelor.

D/N

Autoritatea responsabilă se va asigura că beneficiarii finali utilizează un sistem contabil adecvat, informatizat.

D/N

Autoritatea responsabilă se va asigura că beneficiarii finali pun în aplicare dispoziţiile privind vizibilitatea finanţării comunitare.

D/N

3.7.	Gestiunea financiară a proiectului

Scurtă descriere a procedurii

[vizează autoritatea responsabilă şi autoritatea (autorităţile) delegată (delegate)]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

Tranzacţiile financiare vor fi aprobate de către persoanele abilitate în mod corespunzător.

D/N

Înaintea efectuării plăţilor/recuperărilor, vor fi realizate verificări în special pentru a monitoriza:

—	exactitatea şi regularitatea cererii de plată, având în vedere normele de eligibilitate aplicate fondurilor;

—	furnizarea efectivă a produselor şi/sau serviciilor cofinanţate de proiect;

—	exactitatea, integralitatea şi plata efectivă a altor contribuţii primite din surse publice sau private;

—	luarea în considerare a rezultatelor oricărei activităţi de audit.

D/N

Vor fi efectuate verificări pentru a avea o asigurare rezonabilă cu privire la legalitatea şi regularitatea tranzacţiilor subiacente.

D/N

Vor fi efectuate controale de supraveghere pe toată durata perioadei de programare pentru a asigura respectarea procedurilor financiare stabilite.

D/N

Vor fi efectuate verificări cu privire la complementaritatea cu alte programe financiare comunitare pentru a evita dubla finanţare.

D/N

3.8.	Nereguli, corecţii şi recuperări

Scurtă descriere a procedurii

[Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă, autoritatea (autorităţile) delegată (delegate) şi autoritatea de certificare]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

Neregulile sunt definite în conformitate cu cerinţele comunitare.

D/N

Există mecanisme menite să asigure identificarea în timp util a neregulilor şi adoptarea de măsuri corective imediate.

D/N

Există proceduri pentru a asigura informarea Comisiei cu privire la neregulile identificate şi, după caz, cu privire la orice măsură corectivă adoptată în conformitate cu obligaţiile prevăzute în prezenta decizie.

D/N

Există proceduri menite să asigure o urmărire adecvată a ordinelor de recuperare emise şi, după caz, a dobânzii de penalizare.

D/N

În cazul în care ordinele de recuperare nu pot fi încasate, vor fi identificate cauzele pentru a evalua dacă statele membre ar trebui să ramburseze sau nu fondurile la bugetul comunitar.

D/N

3.9.	Pregătirea şi executarea misiunilor de audit

Scurtă descriere a procedurii

[Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea de audit şi, în calitate de organisme auditate potenţiale, autoritatea responsabilă şi autoritatea (autorităţile) delegată (delegate) și, ca destinatar al concluziilor, autoritatea de certificare]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

Practica de audit este conformă cu standardele acceptate la nivel internaţional.

D/N

A fost elaborat un manual de audit pentru a fi utilizat de auditori pe baza cerinţelor definite în actul de bază.

D/N

Vor fi efectuate auditări cu scopul de a verifica buna funcţionare a sistemelor de gestiune şi control.

D/N

Verificările care urmează să fie efectuate cu privire la cheltuielile eligibile se vor baza pe un eşantion corespunzător şi vor viza cel puţin 10 % din cheltuielile eligibile.

D/N

Verificările cu privire la cheltuielile eligibile vor viza cel puţin conformitatea, eficacitatea și eficienţa următoarelor elemente: procedura de selecţie, obiectivele proiectului, realitatea realizărilor, eligibilitatea cheltuielilor, existenţa unor documente justificative valide pentru cheltuieli, cofinanţarea naţională, pista de audit.

D/N

Vor fi luate, la intervale regulate, măsuri de asigurare a transpunerii în practică a recomandărilor anterioare.

D/N

Proiectele puse în aplicare de autoritatea responsabilă vor fi supuse unui control strict.

D/N

3.10.

Raportul de audit privind programele anuale şi declaraţiile aferente

Scurtă descriere a procedurii

[Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea de audit]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

Sunt stabilite proceduri menite să confirme concluziile auditului sistemelor şi auditului proiectelor pentru fiecare program anual.

D/N

Vor fi efectuate verificări pentru a evalua validitatea cererilor de plată.

D/N

În cazul identificării unor erori sistemice sau a unor erori care depăşesc pragul de importanţă relativă, acestea vor face obiectul unor investigaţii suplimentare.

D/N

Raportul şi declaraţiile aferente vor fi aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător.

D/N

3.11.

Certificarea cheltuielilor

Scurtă descriere a procedurii

[vizează în principal autoritatea de certificare, dar şi autoritatea responsabilă şi autoritatea (autorităţile) delegată (delegate)]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

Sunt stabilite proceduri menite să asigure primirea informaţiilor necesare de la autoritatea responsabilă în scopul certificării.

D/N

Sunt stabilite proceduri menite să asigure primirea raportului de audit cu privire la fiecare program anual şi a declaraţiilor aferente de la autoritatea de audit.

D/N

Sunt stabilite proceduri menite să asigure luarea în considerare a recuperărilor în declaraţia finală de cheltuieli şi să urmărească acţiunile în justiţie în curs sau recursurile administrative cu efect suspensiv asupra acestor recuperări.

D/N

Vor fi efectuate verificări pentru a asigura exactitatea și caracterul complet al declaraţiei de cheltuieli (în special cu privire la dobânda generată de prefinanţarea acordată de Comisie, precum şi la utilizarea efectivă a acesteia ca şi contribuţie naţională).

D/N

În cazul utilizării monedei locale, metodele de calcul pentru conversia în euro respectă regulile definite de Comisie.

D/N

3.12.

Evaluarea programului

Scurtă descriere a procedurii

[vizează autoritatea responsabilă şi autoritatea (autorităţile) delegată (delegate)]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

Documentele de orientare ale Comisiei privind evaluările sunt difuzate pe scară largă şi puse la dispoziţia tuturor beneficiarilor finali potenţiali şi a altor părţi interesate.

D/N

Vor fi înregistraţi principalii indicatori operaţionali şi financiari furnizaţi de beneficiarii finali pentru a aprecia rezultatele proiectului.

D/N

Autoritatea responsabilă (şi/sau autorităţile delegate) se va asigura că indicatorii furnizaţi sunt adecvaţi pentru a aprecia rezultatele fiecărui proiect.

D/N

Sunt stabilite proceduri menite să asigure efectuarea evaluării necesare în conformitate cu cerinţele actului de bază.

D/N

4. GESTIONAREA INFORMAȚIILOR

4.1.	Documentaţia privind procedurile

Scurtă descriere a procedurii

[vizează toate autorităţile]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

Autorităţile se asigură că procedurile stabilite, menţionate la articolul 7 din prezenta decizie sunt conforme cu dreptul intern și dreptul comunitar (de exemplu, în ceea ce priveşte achiziţiile publice, normele contabile etc.).

D/N

Procedurile sunt aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător.

D/N

Procedurile instituite prevăd instrucţiuni clare pentru fiecare operaţiune principală şi explică circuitele decizionale pentru exercitarea atribuţiilor.

D/N

Au fost luate măsuri pentru a asigura informarea tuturor membrilor interesaţi ai personalului cu privire la procedurile instituite.

D/N

Dacă este cazul, aceste proceduri includ utilizarea listelor de verificare care prezintă succint principalele controale care trebuie efectuate.

D/N

Au fost luate măsuri pentru a asigura protecţia datelor personale.

D/N

4.2.	Contabilitate şi ţinerea evidenţei contabile

Scurtă descriere a procedurii

[vizează autoritatea responsabilă, autoritatea (autorităţile) delegată (delegate) şi autoritatea de certificare]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

Sunt prevăzute măsuri menite să asigure caracterul complet, fiabilitatea şi corectitudinea datelor contabile. În special, sistemul contabil va permite:

—	trasabilitatea completă a resurselor comunitare la nivelul beneficiarilor finali şi al proiectelor;

—	identificarea oricărei dobânzi generate de prefinanţarea acordată de Comisie;

—	identificarea ordinelor de recuperare emise şi, după caz, a eventualei încasări a acestora.

D/N

Sistemul contabil şi de raportare financiară este conform cu legislaţia naţională privind protecţia datelor.

D/N

Sistemul contabil şi de raportare financiară care va fi utilizat va fi informatizat.

D/N

Există un sistem de rezervă pentru a garanta, la nevoie, continuitatea operaţiunilor.

D/N

În cazul utilizării monedei locale, metodele de calcul pentru conversia în euro respectă regulile definite de Comisie.

D/N

4.3.	Raportarea către Comisie

Scurtă descriere a procedurii

[vizează toate autorităţile]

Obiective principale

Realizat?

Observaţii

Au fost identificate obligaţiile de raportare, precum şi implicaţiile acestora asupra resurselor.

D/N

Procedurile stabilite permit autorităţilor desemnate să prezinte contribuţii adecvate, complete şi în timp util.

D/N

Rapoartele sunt aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător.

D/N

4.4.	Pista de audit

Scurtă descriere a procedurii

[vizează toate autorităţile]

Unde sunt păstrate următoarele documente?

Organismul/unitatea responsabilă

Pentru cât timp?

Descrierea sistemelor de gestiune şi control, inclusiv a manualului (manualelor) de proceduri

Strategia de audit

Programul multianual naţional şi eventualele revizuiri

Programul anual naţional şi eventualele revizuiri

Deciziile Comisiei Europene privind programele multianuale şi anuale

Cererile de propuneri/cererile de ofertă

Dosarele de candidatură/dosarele contractelor

Analiza administrativă, tehnică şi financiară a propunerilor/cererilor primite (grile de evaluare) şi rapoartele comitetului de evaluare

Decizii de finanţare sau refuzuri

Acorduri de finanţare a proiectelor

Decizii privind angajamentele financiare pentru fiecare proiect

Rapoarte intermediare şi rapoarte finale prezentate de beneficiarii fondurilor

Rapoarte financiare şi cereri de plată prezentate pe proiect finanţat

Documente justificative ale cheltuielilor şi veniturilor pentru proiectele finanţate

Plăţi/autorizaţii de recuperare a fondurilor (dovada verificărilor efectuate)

Ordine de plată/de recuperare a fondurilor

Dovada plăţii/recuperării fondurilor

Documentaţie legată de metoda de eşantionare pentru activitatea de audit

Rapoarte privind auditurile proiectelor

Rapoarte privind auditurile la nivel naţional ale sistemelor de gestiune şi control

Rapoarte de audit privind programele anuale

Opinii de audit privind sistemele de gestiune şi control

Declaraţii de audit privind validitatea cererilor de plată

Cereri de plată transmise Comisiei Europene

Certificarea cheltuielilor transmisă Comisiei Europene

Rapoarte de execuţie intermediare transmise Comisiei Europene

Rapoarte de execuţie finale transmise Comisiei Europene

Dovada plăţii primită din partea Comisiei Europene

Rapoarte de evaluare transmise Comisiei Europene

5. APROBAREA DESCRIERII SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL

Autoritate	Declaraţie	Data şi semnătura
Autoritatea responsabilă	Certific corectitudinea şi caracterul complet al informaţiilor privind sistemele de identificare şi control intern ale autorităţii responsabile.	Nume: Funcţie: Data:
		semnătura
Autoritatea de certificare	Certific corectitudinea şi caracterul complet al informaţiilor privind sistemele de identificare şi control intern ale autorităţii de certificare.	Nume: Funcţie: Data:
		semnătura
Autoritatea de audit	Certific corectitudinea şi caracterul complet al informaţiilor privind sistemele de identificare şi control intern ale autorităţii de audit şi pot să confirm faptul că descrierea prezentată oferă o imagine/reprezentare fiabilă a tuturor sistemelor de gestiune şi control.	Nume: Funcţie: Data:
		semnătura

ANEXA II

MODEL DE PROGRAM MULTIANUAL

	Versiune iniţială

	Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

	Versiune revizuită în lumina evaluărilor şi/sau ca urmare a unor dificultăţi de punere în aplicare

	Versiune revizuită în urma revizuirii orientărilor strategice

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:PERIOADA VIZATĂ:

1. SITUAȚIA ÎN STATUL MEMBRU

O descriere a situaţiei iniţiale din statul membru în domeniul politicii vizate de obiectivele fondului

1.1.	Situaţia naţională şi fluxurile migratorii care o afectează

1.2.	Măsurile întreprinse până în prezent de statul membru

1.3.	Totalul resurselor naţionale alocate

2. ANALIZA CERINȚELOR DIN STATUL MEMBRU

2.1.	Cerinţele din statul membru cu privire la situaţia iniţială

2.2.	Obiectivele operaţionale ale statului membru, destinate să îi îndeplinească cerinţele

3. STRATEGIA DE REALIZARE A OBIECTIVELOR

O descriere a modului în care fondul contribuie la îndeplinirea cerinţelor, a priorităţilor selectate şi a motivelor care stau la baza acestei selecţii

3.1.	Prioritatea 1

3.2.	Prioritatea 2

3.3.

Etc.

Detalierea prezentării informaţiilor privind priorităţile selectate

(a)	Obiectivul (obiectivele) strategiei şi exemple de acţiuni-cheie

(b)	Descrierea obiectivului (obiectivelor) vizat(e) şi a indicatorului (indicatorilor) utilizat (utilizaţi)

(c)	După caz, indicarea acţiunilor-cheie considerate a pune în aplicare priorităţi specifice în cadrul priorităţii selectate

4. COMPATIBILITATEA CU ALTE INSTRUMENTE

O indicare a manierei în care prezenta strategie este compatibilă cu alte instrumente regionale, naţionale şi comunitare

4.1.	Prioritatea 1

4.2.	Prioritatea 2

4.3.

Etc.

5. CADRUL DE PUNERE ÎN APLICARE A STRATEGIEI

5.1.	Publicarea programului

5.2.	Abordarea aleasă pentru aplicarea principiului parteneriatului

6. PLAN ORIENTATIV DE FINANȚARE

6.1	Contribuţia comunitară

6.1.1.

Tabel

Program multianual – proiect de plan financiar
Tabelul 1 Contribuţia comunitară
Stat membru: […]
Fond: […]
(în mii EUR – preţuri curente)	2008	2009	2010	2011	2012	2013	Total
Prioritatea 1: […]							0
Prioritatea 2: […]							0
Prioritatea 3: […]							0
Prioritatea …: […]							0
Asistenţă tehnică							0
Total	0	0	0	0	0	0	0

6.1.2.

Observaţii privind cifrele/tendinţele

6.2	Plan de finanţare global

6.2.1.

Tabel

Program multianual – proiect de plan financiar
Tabelul 2 Plan de finanţare global
Stat membru: […]
Fond: […]
(în mii EUR – preţuri curente)	2008	2009	2010	2011	2012	2013	Total
Contribuţie comunitară
Cofinanţare publică
Cofinanţare privată
Total	0	0	0	0	0	0	0
% contribuţie comunitară	%	%	%	%	%	%	%

6.2.2.

Observaţii privind cifrele/tendinţele

[semnătura persoanei responsabile]

ANEXA III

MODEL DE PROGRAM ANUAL

	Versiune iniţială

	Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

	Versiune revizuită din alte motive

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:ANUL VIZAT:

1.	REGULI GENERALE PENTRU SELECTAREA PROIECTELOR CARE URMEAZĂ SĂ FIE FINANȚATE ÎN CADRUL PROGRAMULUI

2.	MODIFICĂRI ALE SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL (dacă este cazul)

3. ACȚIUNI SPRIJNITE DE PROGRAM ÎN CONFORMITATE CU PRIORITĂȚILE SELECTATE

3.1.	Acţiuni de punere în aplicare a priorităţii 1

3.2.	Acţiuni de punere în aplicare a priorităţii 2

3.3.

Etc.

Pentru prezentarea acţiunilor de la punctele 3.1 la etc., furnizaţi, după caz, o detaliere a acestora în funcţie de descrierea categoriilor de acţiuni din actul de bază.

Aspecte ale acţiunii prezentate pentru descrierea fiecărei acţiuni de la punctele 3.1 la etc.

1.	Scopul şi domeniul de aplicare al acţiunii

2.	Beneficiarii probabili ai finanţării

3.	După caz, furnizarea unei justificări cu privire la proiectul (proiectele) pus(e) în aplicare direct de autoritatea responsabilă care acţionează ca organism executiv

4.	Rezultatele cuantificate scontate şi indicatorii care urmează să fie utilizaţi

5.	Vizibilitatea finanţării comunitare

6.	Complementaritatea cu acţiuni similare finanţate de alte instrumente comunitare, dacă este cazul

7.	Informaţii financiare

4. ASISTENȚĂ TEHNICĂ

4.1	Scopul asistenţei tehnice

4.2	Rezultatele cuantificate scontate

4.3	Vizibilitatea finanţării comunitare

5. PROIECT DE PLAN DE FINANȚARE

Program anual – proiect de plan financiar
Tabel 1 Tabel sinoptic
Stat membru: […]
Programul anual în cauză: […]
Fond: […]
	Ref. prioritate	Ref. prioritate specifică (1)	Contribuţie comunitară	Finanţare publică	Finanţare privată	Total	% CE	Pondere din total
(toate cifrele în EUR)			(a)	(b)	(c)	(d =a+b+c)	(e = a/d)	(d/total d)
Acţiunea 1: […]						0
Acţiunea 2: […]						0
Acţiunea 3: […]						0
Acţiunea 4: […]						0
Acţiunea 5: […]						0
Acţiunea …: […]						0
Acţiunea N: […]						0
Asistenţă tehnică						0
Alte operaţiuni (2)						0
Total			0	0	0	0	%	100 %

[semnătura persoanei responsabile]

(1) Dacă este cazul.

(2) Dacă este cazul.

ANEXA IV

MODEL DE RAPORT INTERMEDIAR PRIVIND PUNEREA ÎN APLICARE A PROGRAMULUI ANUAL

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:ANUL VIZAT:

A. Raport tehnic

1. PUNERE ÎN APLICARE OPERAȚIONALĂ

1.1.	Calendar pentru punerea în aplicare a programului

1.2.	Descrierea organizării selecţiei de proiecte şi de oferte şi rezultatele acesteia

1.3.	Progresul înregistrat în ceea ce priveşte punerea în aplicare a acţiunilor programului conform priorităţilor selectate

1.3.1.

Acţiuni de punere în aplicare a priorităţii 1

1.3.2.

Acţiuni de punere în aplicare a priorităţii 2

Etc.

1.4.	Utilizarea asistenţei tehnice

1.5.	Probleme întâmpinate şi măsuri luate

2. PUNERE ÎN APLICARE FINANCIARĂ

Raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual
Tabelul 1 Raport financiar
Stat membru: […]
Programul anual în cauză: […]
Situaţia la data de: [ziua/luna/anul]
Plata (plăţile) (aferentă) aferente prefinanţării primite de la CE: [suma]
(toate cifrele în EUR)	Ref. prioritate	Ref. prioritate specifică (1)	Programate de către statul membru			Angajate la nivelul statului membru			Contribuţia CE plătit de statul membru beneficiarilor finali	Costuri eligibile totale suportate până în prezent de beneficiarii finali
(toate cifrele în EUR)	Ref. prioritate	Ref. prioritate specifică (1)	Costuri programate totale	Contribuţia CE	% contribuţia CE	Costuri eligibile totale	Contribuţia CE	% contribuţia CE
			(a)	(b)	(c = b/a)	(d)	(e)	(f = e/d)
Acţiunea 1: […]
Acţiunea 2: […]
Acţiunea 3: […]
Acţiunea 4: […]
Acţiunea 5: […]
Acţiunea N: […]
Asistenţă tehnică
Alte operaţiuni (2)
Total			0	0	0	0	0	0	0	0

									↓	↓
									S-a primit > 60 % din plata (plăţile) prefinanţării?
									Da/Nu	Da/Nu

3. RAPORTAREA NEREGULILOR

Notificarea unor noi nereguli (3)?				Nu	Da (dacă da, completaţi tabelul 2)
Raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual
Tabelul 2 Raportarea iniţială a neregulii
Stat membru: […]
Situaţia la data de: [ziua/luna/anul]
Fond: […]
Referinţă	Program anual	Proiect	Dispoziţia încălcată	Tipul de neregulă	Data/sursa primei informări	Metoda de detectare	Posibilitate de fraudă (D/N)	Suma în cauză în EUR (contribuţia comunitară)

Urmărirea neregulilor anterioare?				Nu		Da (dacă da, completaţi tabelul 3)
Raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual
Tabelul 3 Raportarea urmăririi neregulilor
Stat membru: […]
Situaţia la data de: [ziua/luna/anul]
Fond: […]
Referinţă	Program anual	Proiect	Dispoziţia încălcată	Suma în cauză (contrib. CE) în EUR	Acţiuni de urmărire	Ordin de recuperare (sume în EUR)				Anularea contrib. CE
Referinţă	Program anual	Proiect	Dispoziţia încălcată	Suma în cauză (contrib. CE) în EUR	Acţiuni de urmărire	Emis	Plătit	Dobândă de penalizare	Anulat	Anularea contrib. CE

B. Cerere pentru plata celei de-a doua prefinanţări

Subsemnatul, [numele persoanei responsabile cu majuscule],

reprezentant al autorităţii responsabile de gestionarea şi punerea în aplicare a [numele fondului], solicit plata următoarei sumei reprezentând cea de-a doua prefinanţare.

EUR (4)

[cifra exactă cu până la două zecimale]

Această cerere de plată este admisibilă deoarece:

(a)	un raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual a fost deja înaintat Comisiei sau este ataşat;

(b)	o declaraţie certificată de cheltuieli, pentru cel puţin 60 % din valoarea primei prefinanţări, a fost deja depusă sau este ataşată;

(c)	programul anual a fost pus în aplicare în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare şi există asigurări rezonabile că tranzacţiile efectuate sunt legale şi regulamentare;

(d)	Comisia nu a emis niciun aviz motivat privind o încălcare în temeiul articolului 226 din tratat în ceea ce priveşte acţiunile pentru care sunt declarate cheltuieli în cerere.

Plata ar trebui făcută de Comisie către:

Autoritatea responsabilă de primirea plăţilor
Bancă
Contul bancar nr.
Titularul contului (dacă nu este acelaşi cu autoritatea responsabilă de primirea plăţilor)

Data	Numele cu majuscule, ştampila, funcţia şi semnătura autorităţii competente

(1) Dacă este cazul.

(2) Dacă este cazul.

(3) De la ultimul raport intermediar/final înaintat Comisiei.

(4) Suma totală cerută pentru completarea primei prefinanţări.

ANEXA V

MODEL DE RAPORT FINAL PRIVIND PUNEREA ÎN APLICARE A PROGRAMULUI ANUAL

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:ANUL VIZAT:

A. Raport tehnic

1. PUNERE ÎN APLICARE OPERAȚIONALĂ

1.1.	Calendar pentru punerea în aplicare a programului

1.2.	Actualizarea situaţiei prezentate în raportul intermediar privind descrierea organizării selecţiei de proiecte şi oferte şi rezultatele acesteia, dacă este cazul

1.3.	Realizările în cadrul procesului de punere în aplicare a acţiunilor programului conform priorităţilor alese

1.3.1.

Acţiuni de punere în aplicare a priorităţii 1

1.3.2.

Acţiuni de punere în aplicare a priorităţii 2

1.3.3.

Etc.

Aspecte ale acţiunii prezentate în descrierea fiecărei acţiuni conform punctelor de la 1.3 la etc.

1.	Scopul şi domeniul de aplicare al acţiunii

2.	Modificări ale programului, astfel cum au fost aprobate de către Comisie (dacă este cazul)

3.	Activităţi de monitorizare desfăşurate în timpul şi după punerea în aplicare

4.	Rezultate concrete

5.	Evaluarea rezultatelor concrete în comparaţie cu obiectivele şi indicatorii stabiliţi în program

1.4.	Rezultatele asistenţei tehnice

1.5.	Probleme întâmpinate şi măsuri luate privind punerea în aplicare a programului

1.6.	Proceduri aplicate în cazul în care autoritatea responsabilă a pus în aplicare proiectul (proiectele) în mod direct, acţionând ca organism executiv (dacă este cazul)

1.7.	Coerenţa şi complementaritatea cu alte instrumente

2.	EVALUAREA PROGRESELOR REALIZATE ÎN PUNEREA ÎN APLICARE A PROGRAMULUI MULTIANUAL

3. MĂSURI LUATE PENTRU FURNIZAREA DE INFORMAȚII DESPRE PROGRAM

3.1.	Măsuri luate pentru a face public programul multianual (1) şi anual

3.2.	Punerea în aplicare a principiului vizibilităţii

4. PUNERE ÎN APLICARE FINANCIARĂ

Raport final privind punerea în aplicare a programului anual

Tabelul 1

Raport financiar detaliat

Stat membru: […]

Programul anual în cauză: […]

Prioritate/alte acţiuni: […]

Situaţia la data de: [ziua/luna/anul]

(toate cifrele în EUR)

Programate de către statul membru

Angajate la nivelul statului membru

Cifre reale acceptate de autoritatea responsabilă

(costuri suportate de beneficiari şi contribuţia CE finală)

Acțiuni

Proiecte

Ref. prioritate

Ref. prioritate specifică (2)

Costuri programate totale

Contribuţia CE

% contribuţia CE

Costuri eligibile totale

Contribuţia CE

% contribuţia CE

Costuri eligibile totale

Contribuţia CE datorată

% contribuţia CE

Contribuţia CE plătită

Suma pe care trebuie s-o mai plătească CE/pe care trebuie s-o recupereze AR

(a)

(b)

(c = b/a)

(d)

(e)

(f = e/d)

(g)

(h)

(i = h/g)

(j)

(k = h-j)

Acţiunea 1: […]

proiect 1: […]

proiect N: […]

Total acţiunea 1

Acțiunea …: […]

proiect 1: […]

proiect N: […]

Total acţiunea …: […]

Acţiunea N: […]

proiect 1: […]

proiect N: […]

Total acţiunea N

Asistenţă tehnică

Alte operaţiuni (3)

Total

0 %

4.1.

Lista tuturor sumelor de recuperat la data de 30 iunie a anului N + 2 (N = anul de desfăşurare a programului anual actual)

Raport final privind punerea în aplicare a programului anual
Tabelul 2 Lista ordinelor de recuperare în aşteptare
Stat membru: […]
Fond: […]
Situaţia la data de: [ziua/luna/anul]
Referinţă	Program anual	Proiect	Suma totală care trebuie recuperată	Contribuţia CE care trebuie recuperată	Dedusă din raportul financiar (D/N)	Motivele recuperării

4.2.

Lista ordinelor de recuperare care nu sunt incluse în rapoartele financiare ale programelor anuale precedente (dacă este cazul)

Raport final privind punerea în aplicare a programului anual
Tabelul 3 Lista ordinelor de recuperare care nu au fost încă deduse din declaraţiile de cheltuieli anterioare
Stat membru: […]
Fond: […]
Situaţia la data de: [ziua/luna/anul]
Referinţă	Program anual	Proiect	Suma totală recuperată	Contribuţia CE recuperată	Data recuperării	Motivele recuperării

5. RAPORTAREA NEREGULILOR

Notificarea unor noi nereguli (4)?				Nu		Da (dacă da, completaţi tabelul 4)
Raport final privind punerea în aplicare a programului anual
Tabelul 4 Raportarea iniţială a neregulii
Stat membru: […]
Situaţia la data de: [ziua/luna/anul]
Fond: […]
Referinţă	Program anual	Proiect	Dispoziţia încălcată	Tipul de neregulă	Data/sursa primei informări	Metoda de detectare	Posibilitate de fraudă (D/N)	Suma în cauză în EUR (contribuţia comunitară)

Urmărirea neregulilor anterioare?				Nu		Da (dacă da, completaţi tabelul 5)
Raport final privind punerea în aplicare a programului anual
Tabelul 5 Raportarea urmăririi neregulilor
Stat membru: […]
Situaţia la data de: [ziua/luna/anul]
Fond: […]
Referinţă	Program anual	Proiect	Dispoziţia încălcată	Suma în cauză	Acţiuni de urmărire	Ordin de recuperare (sume în EUR)				Anularea contrib. CE
Referinţă	Program anual	Proiect	Dispoziţia încălcată	(contrib. CE) în EUR	Acţiuni de urmărire	Emis	Plătit	Dobândă de penalizare	Anulat	Anularea contrib. CE

6. ANEXE

Descriere sumară a proiectelor individuale (o pagină pentru fiecare proiect) prezentând obiectivele, realizările, indicatorii relevanţi, tabelul financiar.

Raport final privind punerea în aplicare a programului anual

Tabelul 6

Raport pe proiect

Referinţa şi titlul proiectului: […]

Prioritate: […]

Beneficiar final: […]

Prioritate specifică: […]

Situaţia la data de: [ziua/luna/anul]

Acţiune: […]

REZUMAT TEHNIC

Obiective/realizări:

Indicatori relevanţi:

Justificare (în cazul unei priorităţi specifice):

REZUMAT FINANCIAR

(toate cifrele în EUR)	Angajate de autoritatea responsabilă	Solicitate de către beneficiarul final	Acceptate de către autoritatea responsabilă	Contribuţia CE plătită de autoritatea responsabilă
a: Costuri directe				Prima plată aferentă prefinanţării
b: Costuri indirecte				A doua plată aferentă prefinanţării
c: Costuri acoperite de veniturile alocate (dacă este cazul)				Plata finală
a + b + c: Costuri eligibile totale	0	0	0	Ordin de recuperare
d: Contribuţia CE
e: Contribuţia beneficiarului final şi a partenerilor (organisme publice)
din care venituri alocate
f: Contribuţia beneficiarului final şi a partenerilor (alţii decât organismele publice)
g: Contribuţia terţilor
h: Încasări generate de proiect				Contribuţia CE datorată
d + e + f + g + h: Venit total	0	0	0	Contribuţia CE care rămâne de plătit/care trebuie recuperată
% din contribuţia CE/Costuri totale [d/(a + b + c)]	%	%	%

B. Cerere de plată a soldului/Declaraţie de rambursare

Subsemnatul, [numele persoanei responsabile cu majuscule],

reprezentant al autorităţii responsabile de [numele fondului],

—

solicit plata următoarei sume:

EUR (5)

[cifra exactă cu până la două zecimale]

—

declar pentru rambursare următoarea sumă:

EUR (6)

[cifra exactă cu până la două zecimale]

Această sumă reprezintă soldul rezultat dintre suma totală a plăţii (plăţilor) aferente prefinanţării primite pentru prezentul program anual şi cheltuielile reale declarate.

Această cerere de plată este admisibilă deoarece:

(a)	un raport final privind punerea în aplicare a programului anual a fost înaintat Comisiei sau este ataşat;

(b)	o declaraţie certificată de cheltuieli a fost înaintată sau este ataşată;

(c)	un raport anual de audit, un aviz privind funcţionarea sistemului de gestiune şi control şi o declaraţie privind validitatea cererii de plată elaborată de către autoritatea de audit au fost înaintate sau sunt ataşate;

(d)	orice dobândă generată de plăţile aferente prefinanţării a fost direcţionată către programul anual, fiind considerată contribuţie naţională, şi a fost luată în considerare în declaraţia de cheltuieli;

(e)	programul anual a fost pus în aplicare în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare şi există asigurări rezonabile că tranzacţiile efectuate sunt legale şi regulamentare;

(f)	Comisia nu a emis niciun aviz motivat privind o încălcare în temeiul articolului 226 din tratat în ceea ce priveşte acţiunile pentru care sunt declarate cheltuieli în cerere.

Plata ar trebui făcută de Comisie către:

Autoritatea responsabilă de primirea plăţilor
Bancă
Contul bancar nr.
Titularul contului (dacă nu este acelaşi cu autoritatea responsabilă de primirea plăţilor)

Data	Numele cu majuscule, ştampila, funcţia şi semnătura autorităţii competente

(1) Se aplică numai pentru raportul final privind punerea în aplicare a primului program anual.

(2) Dacă este cazul.

(3) Dacă este cazul.

(4) De la ultimul raport intermediar/final înaintat Comisiei.

(5) Suma totală solicitată pentru a completa plata (plăţile) aferentă (aferente) prefinanţării.

(6) Suma totală care trebuie rambursată după achitarea plăţii (plăţilor) aferente prefinanţării.

ANEXA VI

MODEL DE STRATEGIE DE AUDIT

STAT MEMBRU:FOND(URI):AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

1. SISTEMUL DE AUDIT

1.1.	Domeniul de aplicare a strategiei (fonduri acoperite)

1.2.	Perioada acoperită de strategie

1.3.	Normele de audit aplicate

2. EVALUAREA RISCURILOR

2.1.	Identificarea şi evaluarea riscurilor

2.2.	Răspunsul la risc şi riscul rezidual

3. OBIECTIVE ȘI PRIORITĂȚI

3.1.	Obiectivele auditurilor

3.2.	Priorităţi pentru audituri

4. ABORDAREA AUDITULUI

4.1. Audituri ale sistemelor

4.1.1.

Organismul (organismele) responsabil(e) pentru activitatea de audit

4.1.2.

Autorităţile supuse controlului de audit

4.1.3.

Aspecte orizontale avute în vedere de auditurile sistemelor

4.1.4.

Plan multianual orientativ pentru auditurile sistemelor (dacă este posibil)

4.2. Audituri ale proiectelor

4.2.1.

Organismul (organismele) responsabil(e) pentru activitatea de audit

4.2.2.

Descrierea metodologiei de eşantionare

5. PLANURI DE AUDIT PENTRU ANII CALENDARISTICI 2007 ȘI 2008

5.1. Anul 2007 (1)

Anul 2007
AUDITURI ALE SISTEMELOR
Fonduri	Autorităţile în cauză	Procedurile în cauză		Domeniul de aplicare a auditului				Zile/om	Planificare



AUDITURI ALE PROIECTELOR
Fonduri	Anul de desfăşurare a programului	Prioritate	Proiect		Beneficiar final	Costurile eligibile totale ale proiectului	Costurile eligibile auditate	Zile/om	Planificare

5.2. Anul 2008

Introduceţi date utilizând modelul de tabel definit pentru anul 2007.

Anexă (anexe) la strategia de audit (2) : planuri anuale

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:ANUL CALENDARISTIC VIZAT:

1.	MODIFICĂRI ALE STRATEGIEI DE AUDIT, DACĂ ESTE CAZUL

2.	PRINCIPALELE REZULTATE ALE AUDITURILOR DIN ANUL ANTERIOR

3.	PLAN DE AUDIT PENTRU ANUL 20XX

Introduceţi date utilizând modelul de tabel definit pentru anul 2007.

(1) Dacă este cazul.

(2) Vor fi înaintate după strategia de audit, în conformitate cu articolul 25 alineatul (2).

ANEXA VII

MODEL DE RAPORT AL AUTORITĂȚII DE AUDIT

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA RESPONSABILĂ:PROGRAMUL ANUAL CARE FACE OBIECTUL RAPORTULUI:

A. Raport anual de audit

1. INFORMAȚII GENERALE

1.1.	Organismele implicate în elaborarea raportului

1.2.	Identificarea şi justificarea modificărilor majore referitoare la punerea în aplicare a planurilor de audit privind programul anual în cauză

1.3.

Tabel sinoptic al rezultatelor auditurilor

Raport de audit
Stat membru: […]
Programul anual în cauză: […]
Situaţia la data de: [ziua/luna/anul]
Audituri ale sistemelor finalizate de la ultimul raport
Fond(uri)	Autorităţile în cauză	Procedurile în cauză		Domeniul de aplicare a auditului			Zile/om lucrate		Data raportului final




Audituri ale proiectelor legate de programul anual 20xx
Fond(uri)	Proiect		Beneficiar final		Costuri eligibile totale	Costuri eligibile auditate		Corecţie financiară		Marja de eroare
					(a)	(b)		(c)		(d = c/b)







Total					0	0		0		%
Total program anual					(e)	(f)		Rata de acoperire: (= f/e)

2. AUDITURI ALE SISTEMELOR

2.1.	Organismele care au efectuat auditurile

2.2.	Lista recapitulativă a auditurilor efectuate

2.3.	Principalele constatări, recomandări şi concluzii rezultate din activitatea de audit al sistemelor de gestiune şi control

2.4.	Impactul financiar al situaţiei constatate în urma auditului

2.5.	Activitatea suplimentară, atunci când este cazul

2.6.	Menţiuni privind eventualul caracter sistemic al problemelor identificate şi măsurile luate, inclusiv o cuantificare a eventualelor corecţii financiare

2.7.	Informaţii privind transpunerea în practică a recomandărilor auditului

3. AUDITURI ALE PROIECTELOR

3.1.	Organismele care au efectuat auditurile

3.2.	Listă recapitulativă a auditurilor efectuate şi procentul de cheltuieli verificat în raport cu cheltuielile eligibile totale declarate Comisiei

3.3.	Principalele constatări, recomandări şi concluzii ale auditurilor cu privire la proiectele puse în aplicare

3.4.	Concluziile trase din rezultatele auditurilor cu privire la eficacitatea sistemului de gestiune şi control

3.5.	Impactul financiar al situaţiei constatate în urma auditului

3.6.	Activitatea suplimentară, atunci când este cazul

3.7.	Informaţii privind transpunerea în practică a recomandărilor auditului

3.8.	Menţiuni privind eventualul caracter sistemic al problemelor identificate şi măsurile luate, inclusiv o cuantificare a eventualelor corecţii financiare

4. URMĂRIREA ACTIVITĂȚII DE AUDIT CARE FACE OBIECTUL RAPOARTELOR ANTERIOARE, DACĂ ESTE CAZUL

4.1.	Informaţii privind transpunerea în practică a recomandărilor anterioare privind auditul sistemului

4.2.	Informaţii privind rezultatele controalelor de audit al acţiunilor cu caracter sistemic din programele anuale anterioare [semnătura persoanei responsabile]

B. Aviz privind funcţionarea sistemelor de gestiune şi control

Către Comisia Europeană

1. INTRODUCERE

Subsemnatul, reprezentant al [numele autorităţii de audit desemnate de către statul membru], am examinat funcţionarea sistemelor de gestiune și control ale [numele fondului] în ceea ce priveşte acţiunile puse în aplicare, ca parte a Programului anual pentru anul [20xx], cu scopul de a emite un aviz privind funcţionarea eficace a sistemelor, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declaraţiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte şi, prin urmare, că tranzacţiile efectuate sunt legale şi regulamentare.

2. DOMENIUL DE APLICARE A EXAMINĂRII

Examinarea a fost efectuată în conformitate cu strategia de audit corespunzătoare acestui fond în perioada [zz/ll/anul]-[zz/ll/anul] şi a fost descrisă în raportul anual de audit în secţiunea A.

Fie

Nu au existat limitări ale domeniului de aplicare a examinării.

Fie

Domeniul de aplicare a examinării a fost limitat de următorii factori:

(a)

[…]

(b)

[…]

(c)

etc.

(Indicaţi orice limitare a domeniului de aplicare a examinării, cum ar fi, de exemplu, eventualele probleme sistemice, punctele slabe ale sistemului de gestiune şi control, lipsa documentaţiei justificative, cazuri care fac obiectul unor proceduri judiciare etc. şi estimaţi valoarea cheltuielilor şi a contribuţiei comunitare care a fost afectată. În cazul în care autoritatea de audit nu consideră că limitările au impact asupra cheltuielilor declarate, acest fapt ar trebui menţionat.)

3. AVIZ

(Aviz fără rezerve)

Pe baza examinării menţionate anterior, consider că, în ceea ce priveşte programul anual menţionat anterior, sistemele de gestiune şi control stabilite pentru [numele fondului] au respectat cerinţele aplicabile ale actului de bază [Decizia nr. 575/2007/CE] [şi Decizia 2008/458/CE a Comisiei] şi au funcţionat în mod eficace, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declaraţiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte şi, prin urmare, că tranzacţiile efectuate sunt legale şi regulamentare.

(Aviz cu rezerve)

(a)

[…]

(b)

[…]

(c)

etc.

Motivele pentru care am considerat că acest(e) aspect(e) al(e) sistemelor nu a (au) respectat cerinţele şi/sau nu a (au) funcţionat astfel încât să ofere asigurări rezonabile privind corectitudinea declaraţiilor de cheltuieli prezentate Comisiei sunt următoarele:

(a)

[…]

(b)

[…]

(c)

etc.

Estimez impactul rezervelor ca reprezentând […] % din totalul cheltuielilor declarate. Contribuţia comunitară afectată este prin urmare [...].

(Aviz negativ)

Pe baza examinării menţionate anterior, consider că, în ceea ce priveşte programul anual menţionat anterior, sistemul de gestiune şi control stabilit pentru [numele fondului] nu a respectat cerinţele aplicabile ale actului de bază [Decizia nr. 575/2007/CE] [şi Decizia 2008/458/CE a Comisiei] şi nu a funcţionat în mod eficace, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declaraţiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte, şi, prin urmare, nu oferă asigurări rezonabile că tranzacţiile efectuate sunt legale şi regulamentare.

Prezentul aviz negativ se bazează pe:

(a)

[…]

(b)

[…]

(c)

etc.

Data

Semnătura

[semnătura persoanei responsabile]

C. Validarea cererii de plată

Către Comisia Europeană

1. INTRODUCERE

Subsemnatul, reprezentant al (numele autorităţii de audit desemnate de către statul membru), în ceea ce priveşte programul anual [20xx] al [numele fondului], am examinat rezultatele activităţii de audit desfăşurate în cadrul acestui program anual [şi am desfăşurat activitatea suplimentară pe care am considerat-o necesară, astfel cum este menţionat în raport].

Am planificat şi desfăşurat această activitate pentru a verifica validitatea cererii de plată a soldului contribuţiei comunitare la programul anual [20xx], iar tranzacţiile subiacente care fac obiectul declaraţiilor de cheltuieli referitoare la acest program anual sunt legale şi regulamentare.

2. DOMENIUL DE APLICARE A EXAMINĂRII

Fie

Nu au existat limitări ale domeniului de aplicare a examinării.

Fie

Domeniul de aplicare a examinării a fost limitat de următorii factori:

(a)

[…]

(b)

[…]

(c)

etc.

3. AVIZ

(Aviz fără rezerve)

Pe baza examinării menţionate anterior, consider că declaraţiile de cheltuieli prezintă corect, sub toate aspectele importante, cheltuielile efectuate, ca parte a programului anual, şi că cererea de plată a soldului contribuţiei comunitare la acest program anual este validă.

(Aviz cu rezerve)

(a)

[…]

(b)

[…]

(c)

etc.

Estimez impactul acestor rezerve ca reprezentând … din totalul cheltuielilor declarate. Contribuţia comunitară afectată este prin urmare [...].

(Aviz negativ)

Pe baza examinării menţionate anterior, consider că declaraţiile de cheltuieli nu prezintă corect, sub toate aspectele importante, cheltuielile efectuate, ca parte a programului anual, şi că, prin urmare, cererea de plată a soldului contribuţiei comunitare la acest program anual nu este validă.

Data

Semnătura

[semnătura persoanei responsabile]

ANEXA VIII

MODEL DE DECLARAȚIE DE CHELTUIELI PENTRU PLATA CELEI DE-A DOUA PREFINANȚĂRI

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA DE CERTIFICARE:PROGRAMUL ANUAL CARE FACE OBIECTUL CERTIFICĂRII:

Subsemnatul, [numele persoanei responsabile],

reprezentant al autorităţii de certificare desemnate pentru [numele fondului],

certific prin prezenta că toate cheltuielile specificate în raportul intermediar privind punerea în aplicare a programului anual se ridică la:

EUR (1)

[cifra exactă cu până la două zecimale]

Certific, de asemenea, că acţiunile se desfăşoară în conformitate cu obiectivele stabilite în decizia Comisiei de adoptare a programului anual şi în conformitate cu actul de bază şi normele sale de punere în aplicare şi, în special, că:

1.	declaraţia de cheltuieli este corectă, provine din sisteme contabile fiabile şi se bazează pe documente justificative care pot fi verificate;

cheltuielile declarate respectă normele comunitare şi de drept intern aplicabile şi au fost efectuate în cadrul acţiunilor selectate pentru finanţare în conformitate cu criteriile care se aplică programului naţional şi cu normele comunitare şi de drept intern aplicabile, în special cu normele privind achiziţiile publice;

3.	în scopul certificării, am primit informaţii adecvate de la autoritatea responsabilă privind procedurile şi verificările efectuate în legătură cu cheltuielile specificate în declaraţiile de cheltuieli;

4.	declaraţia de cheltuieli şi cererea de plată a celei de-a doua prefinanţări ţin seama, atunci când este cazul, de eventualele sume recuperate şi de eventualele dobânzi primite, ca parte a programului anual.

Această declaraţie de cheltuieli se bazează pe conturile închise temporar la data de [zz/ll/20aa].

În conformitate cu articolul 43 din actul de bază, documentele justificative sunt şi vor rămâne disponibile timp de cel puţin cinci ani de la încheierea programului anual de către Comisie.

Data	Numele cu majuscule, ştampila, funcţia şi semnătura autorităţii de certificare

(1) Suma totală a cheltuielilor eligibile efectuate de către beneficiarii finali sau utilizate pentru asistenţa tehnică.

ANEXA IX

MODEL DE DECLARAȚIE DE CHELTUIELI PENTRU PLATA SOLDULUI

STAT MEMBRU:FOND:AUTORITATEA DE CERTIFICARE:PROGRAMUL ANUAL CARE FACE OBIECTUL CERTIFICĂRII:

Subsemnatul, [numele persoanei responsabile],

reprezentant al autorităţii de certificare desemnate pentru [numele fondului],

certific prin prezenta că toate cheltuielile specificate în raportul final privind punerea în aplicare a programului anual se ridică la:

EUR (1)

[cifra exactă cu până la două zecimale]

Certific, de asemenea, că acţiunile se desfăşoară în temeiul obiectivelor stabilite în decizia Comisiei de adoptare a programului anual şi în conformitate cu actul de bază şi normele sale de punere în aplicare şi, în special, că:

1.	declaraţia de cheltuieli este corectă, provine din sisteme contabile fiabile şi se bazează pe documente justificative care pot fi verificate;

3.	există asigurări rezonabile că tranzacţiile efectuate sunt legale şi regulamentare;

4.	în scopul certificării, am primit informaţii adecvate de la autoritatea responsabilă privind procedurile şi verificările efectuate în legătură cu cheltuielile specificate în declaraţiile de cheltuieli;

5.	rezultatele tuturor auditurilor desfăşurate de către sau sub responsabilitatea autorităţii de audit au fost luate în considerare în mod corespunzător;

6.	declaraţia de cheltuieli şi cererea de plată a soldului ţin seama, atunci când este cazul, de eventualele sume recuperate şi de eventualele dobânzi primite, ca parte a programului anual.

Această declaraţie de cheltuieli se bazează pe conturile închise la data de [zz/ll/20aa].

În conformitate cu articolul 43 din actul de bază, documentele justificative sunt şi vor rămâne disponibile timp de cel puţin cinci ani de la încheierea programului anual de către Comisie.

Data	Numele cu majuscule, ştampila, funcţia şi semnătura autorităţii de certificare

(1) Suma totală a cheltuielilor eligibile efectuate de către beneficiarii finali sau utilizate pentru asistenţa tehnică.

ANEXA X

INSTRUCȚIUNI PRIVIND EMBLEMA ȘI DEFINIREA CULORILOR STANDARD

Descrierea simbolurilor

Pe un fundal albastru se află douăsprezece stele aurii dispuse în cerc reprezentând uniunea popoarelor Europei. Numărul de stele este fix, numărul doisprezece fiind simbolul perfecţiunii şi al unităţii.

Descriere heraldică

Pe un fond azuriu se află un cerc format din douăsprezece stele aurii, ale căror vârfuri nu se ating.

Descriere geometrică

Emblema are forma unui steag albastru dreptunghiular a cărui lungime este de 1,5 ori mai mare decât lăţimea. Douăsprezece stele aurii situate la distanţe egale formează un cerc imaginar al cărui centru este punctul de intersecţie a diagonalelor dreptunghiului. Raza cercului este egală cu o treime din înălţimea steagului. Fiecare dintre stele are cinci colţuri situate pe circumferinţa unui cerc imaginar a cărui rază este egală cu a optsprezecea parte din înălţimea steagului. Toate stelele sunt dispuse vertical, adică au un colţ vertical şi două colţuri în linie dreaptă care formează un unghi drept cu catargul. Cercul este astfel dispus încât stelele să fie aranjate precum cifrele pe cadranul unui ceas. Numărul stelelor este invariabil.

Culorile agreate

Emblema are următoarele culori: PANTONE REFLEX BLUE pentru suprafaţa dreptunghiului; PANTONE YELLOW pentru stele.

Tetracromie

În cazul în care se utilizează tetracromia, se vor recrea cele două culori standard utilizând cele patru culori ale tetracromiei.

PANTONE YELLOW se obţine utilizând 100 % „Process Yellow”.

PANTONE REFLEX BLUE se obţine printr-o combinaţie 100 % de „Process Cyan” şi 80 % de „Process Magenta”.

Internet

În paleta web, PANTONE REFLEX BLUE corespunde culorii RGB:0/0/153 (hexazecimal: 000099), iar PANTONE YELLOW corespunde culorii RGB:255/204/0 (hexazecimal: FFCC00).

Procesul de reproducere monocromă

Folosind culoarea neagră, se va trasa conturul dreptunghiului cu negru şi se vor imprima stelele cu negru pe fond alb.

Utilizând culoarea albastră (Reflex Blue), se va folosi 100 % cu stelele reproduse cu alb în negativ.

Reproducere pe fond colorat

În cazul în care nu există nicio alternativă la fondul colorat, se va desena o margine albă în jurul dreptunghiului, lăţimea marginii fiind de 1/25 din înălţimea dreptunghiului.

ANEXA XI

NORME PRIVIND ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR – FONDUL EUROPEAN DE RETURNARE

I. Principii generale

I.1. Principii de bază

În conformitate cu actul de bază, pentru a fi eligibile, cheltuielile trebuie:

(a)	să se încadreze în domeniul de aplicare al fondului şi în obiectivele acestuia, astfel cum se precizează la articolele 1, 2 şi 3 din actul de bază;

(b)	să se încadreze printre acţiunile şi măsurile eligibile enumerate la articolele 4 şi 5 din actul de bază;

(c)	să fie necesare pentru desfăşurarea activităţilor incluse în proiect, făcând parte din programele anuale şi multianuale aprobate de Comisie;

(d)	să fie rezonabile şi să respecte principiile bunei gestiuni financiare, în special ale raportului calitate/preţ şi rentabilităţii;

(e)

să fie efectuate de către beneficiarul final şi/sau de către partenerii din cadrul proiectului, care au sediul şi sunt înregistraţi într-un stat membru, cu excepţia organizaţiilor guvernamentale internaţionale care urmăresc aceleaşi obiective stabilite în actul de bază. În ceea ce priveşte articolul 39 alineatul (2) din prezenta decizie, normele aplicabile beneficiarului final se aplică mutatis mutandis partenerilor din cadrul proiectului;

(f)	să fie legate de grupurile-ţintă definite la articolul 7 din actul de bază;

(g)	să fie efectuate în conformitate cu prevederile specifice din acordul de finanţare.

2.	În cazul acţiunilor multianuale care se încadrează în prevederile de la articolul 15 alineatul (6) din actul de bază, doar acea parte a acţiunii cofinanţate printr-un program anual este considerată proiect pentru aplicarea acestor norme de eligibilitate.

3.	Proiectele susţinute de fond nu sunt finanţate din alte surse incluse în bugetul Comunităţii. Proiectele susţinute de fond sunt cofinanţate din surse publice sau private.

I.2. Bugetul unui proiect

Bugetul unui proiect este prezentat sub următoarea formă :

Cheltuieli

Venituri

+	costuri directe (CD)

+	costuri indirecte (procentaj fix din CD, stabilit în acordul de finanţare)

+	costuri acoperite de veniturile alocate (dacă este cazul)

+	contribuţia CE (definită ca fiind cea mai mică dintre cele trei sume menţionate la articolul 12 din prezenta decizie)

+	contribuţia beneficiarului final şi a partenerilor din cadrul proiectului (1)

+	contribuţii din partea unor terţi

+	încasări generate de proiect

= Cost eligibil total (CET)

= Venit total

Bugetul este echilibrat: costul eligibil total este egal cu venitul total.

I.3. Venituri şi principiul nonprofit

Proiectele susţinute de fond trebuie să nu aibă scop lucrativ. În cazul în care, la sfârşitul proiectului, sursele de venit, inclusiv încasările, depăşesc cheltuielile, contribuţia fondului la proiect este redusă în mod corespunzător. Toate sursele de venit pentru proiect trebuie să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului final sau în documentele fiscale ale acestuia şi trebuie să fie uşor de identificat şi de verificat.

Veniturile proiectului provin din toate contribuţiile financiare acordate proiectului de către fond, din surse publice sau private, inclusiv propria contribuţie a beneficiarului final, şi din orice încasări generate de proiect. În contextul acestei reglementări, „încasările” reprezintă veniturile realizate de un proiect în timpul perioadei de eligibilitate, astfel cum este descrisă la punctul I.4, din vânzări, închirieri, servicii, taxe de înscriere sau alte venituri echivalente.

3.	Contribuţia comunitară rezultând din aplicarea principiului nonprofit, astfel cum se menţionează la articolul 12 litera (c) din prezenta decizie, va fi reprezentată de „costul eligibil total” minus „contribuţia terţilor” şi „încasările generate de proiect”.

I.4. Perioada de eligibilitate

Costurile legate de un proiect trebuie să fie suportate, iar plăţile respective (cu excepţia amortizării) trebuie să se facă după data de 1 ianuarie a anului menţionat în decizia de finanţare care aprobă programele anuale ale statelor membre. Perioada de eligibilitate se întinde până la data de 31 decembrie a anului N (2) + 1; de aceea, costurile legate de proiect trebuie să fie suportate înainte de această dată.

2.	Este exceptată de la perioada de eligibilitate menţionată anterior asistenţa tehnică pentru statele membre (a se vedea partea V punctul 3).

I.5. Înregistrarea cheltuielilor

1.	Cheltuielile corespund plăţilor efectuate de către beneficiarul final. Acestea trebuie să aibă forma unor tranzacţii financiare (în numerar), cu excepţia amortizării.

2.	În general, cheltuielile sunt justificate prin facturi oficiale. Dacă acest lucru nu este posibil, cheltuielile sunt justificate prin documente contabile sau prin documente justificative cu o valoare doveditoare echivalentă.

Cheltuielile trebuie să poată fi identificate şi verificate. În special, acestea:

(a)	trebuie să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului final;

(b)	trebuie să fie stabilite în conformitate cu normele contabile aplicabile ale ţării în care îşi are sediul beneficiarul final şi cu practicile obişnuite de contabilitate a costurilor folosite de către beneficiarul final; şi

(c)	trebuie să fie declarate în conformitate cu dispoziţiile legislaţiei sociale şi fiscale aplicabile.

4.	Atunci când este cazul, beneficiarii finali au obligaţia de a păstra copii autentificate ale documentelor contabile care justifică veniturile şi cheltuielile efectuate de parteneri în legătură cu proiectul în cauză.

5.	Păstrarea şi prelucrarea acestor documente trebuie să respecte legislaţia internă privind protecţia datelor.

I.6. Domeniul teritorial de aplicare

Cheltuielile pentru acţiunile şi măsurile descrise la articolele 4 şi 5 din actul de bază trebuie să fie:

(a)	suportate de către beneficiarii finali definiţi la punctul I.1 litera (e); şi

(b)	suportate pe teritoriul statului membru sau al ţărilor terţe.

2.	Partenerii din cadrul proiectului care sunt înregistraţi şi au sediul în ţări terţe pot participa la proiecte fără să antreneze costuri, cu excepţia cazului organizaţiilor guvernamentale internaţionale. Prin urmare, costurile suportate de către aceşti parteneri nu sunt eligibile.

II. Categorii de costuri eligibile (la nivel de proiect)

II.1. Costuri eligibile directe

Costurile eligibile directe ale proiectului sunt acele costuri care, pe baza condiţiilor generale de eligibilitate stabilite în partea I, pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului. Costurile directe sunt incluse în bugetul total estimativ al proiectului.

Următoarele costuri directe sunt eligibile:

II.1.1. Costuri de personal

II.1.1.1. Norme generale

Costurile directe de personal sunt eligibile numai pentru persoanele care joacă un rol direct şi esenţial în cadrul proiectului, precum administratorii de proiect şi alţi membri ai personalului implicaţi în operaţiunile proiectului, cum ar fi în planificarea activităţilor din cadrul proiectului, punerea în aplicare (sau monitorizarea) activităţilor operaţionale, furnizarea de servicii destinatarilor finali ai proiectului etc.

Costurile pentru ceilalţi membri ai personalului din cadrul structurii beneficiarului final care îndeplinesc doar un rol de sprijin (cum ar fi directorul general, contabilul, personalul care acordă asistenţă în materie de achiziţii, de resurse umane şi de tehnologia informaţiei, asistentul administrativ, recepţionerul etc.) nu sunt eligibile sub formă de costuri directe, fiind considerate costuri indirecte (a se vedea punctul II.2).

Costurile de personal sunt detaliate în bugetul previzional, indicând funcţiile, numărul de persoane şi numele acestora.

Dacă numele persoanelor nu sunt cunoscute încă sau nu pot fi dezvăluite, se menţionează competenţele profesionale şi tehnice ale persoanelor care urmează să îndeplinească funcţiile/sarcinile în cauză în cadrul proiectului.

Costurile pentru personalul alocat proiectului, respectiv salariile, contribuţiile la asigurările sociale şi alte costuri statutare, sunt eligibile, cu condiţia ca acestea să nu depăşească ratele medii practicate în mod obişnuit de beneficiarul final în politica sa de remunerare. Atunci când este cazul, această cifră poate include toate contribuţiile obişnuite plătite de către angajator, însă trebuie excluse orice bonusuri, plăţi stimulative sau sisteme de împărţire a profitului. Prelevările, impozitele sau taxele (în special impozitele directe şi contribuţiile la asigurările sociale plătite din salariu) rezultate din proiecte cofinanţate de fond devin costuri eligibile doar dacă sunt suportate efectiv de către beneficiarul final al finanţării.

II.1.1.2. Condiţii specifice referitoare la costurile pentru personalul organismelor publice

Costurile pentru personalul organismelor publice care pun în aplicare proiectul sunt considerate ca fiind costuri eligibile directe doar în următoarele situaţii:

(a)	o persoană contractată de către beneficiarul final exclusiv în scopul punerii în aplicare a proiectului;

(b)

un angajat permanent al beneficiarului final care:

—	îndeplineşte sarcini legate în mod specific de punerea în aplicare a proiectului în regim de remunerare a orelor suplimentare; sau

—

primeşte din partea organizaţiei, printr-o decizie justificată corespunzător, sarcini care sunt legate în mod specific de punerea în aplicare a proiectului şi care nu fac parte din atribuţiile sale obişnuite, angajatul fiind înlocuit pentru îndeplinirea sarcinilor sale obişnuite de o altă persoană recrutată de către organizaţie.

II.1.2. Costuri de deplasare şi de şedere

Costurile de deplasare şi de şedere sunt eligibile ca fiind costuri directe doar pentru:

(a)	personalul beneficiarului final ale cărui costuri sunt eligibile astfel cum se menţionează la punctul II.1.1;

(b)	în cazuri excepţionale şi justificate corespunzător, personalul beneficiarului final care îndeplineşte un rol de sprijin, astfel cum este definit la punctul II.1.1;

(c)	alte persoane, în afară de beneficiarul final, care participă la activităţile proiectului. În acest caz, listele de participare ar trebui păstrate ca documente justificative.

Costurile de deplasare sunt eligibile pe baza costurilor reale suportate. Ratele de rambursare sunt bazate pe cea mai ieftină formă de transport public şi zborurile sunt acceptate, în general, doar pentru călătorii de peste 800 km (dus-întors) sau în cazul în care destinaţia geografică necesită călătoria cu avionul. Tichetele de îmbarcare trebuie păstrate. În cazul în care se foloseşte o maşină personală, rambursarea se face în mod normal fie pe baza costului transportului public, fie pe baza kilometrajului în conformitate cu reglementările oficiale publicate în statele membre în cauză sau folosite de către beneficiarul final.

Costurile de şedere sunt eligibile pe baza costurilor reale sau a unei diurne. În cazul în care o organizaţie şi-a stabilit propriile diurne (indemnizaţii de şedere), acestea se vor aplica în limitele stabilite de către statul membru în conformitate cu legislaţia şi practica naţională. Indemnizaţiile de şedere sunt menite, în mod normal, să acopere transportul local (inclusiv taxiurile), cazarea, masa, apelurile telefonice locale şi cheltuieli diverse.

II.1.3. Echipamente

II.1.3.1. Norme generale

Costurile legate de achiziţionarea de echipamente (bazate pe amortizarea activelor cumpărate, achiziţionate în leasing sau închiriate) sunt eligibile doar dacă sunt esenţiale pentru punerea în aplicare a proiectului. Echipamentele au calităţile tehnice necesare pentru proiect şi respectă normele şi standardele aplicabile.

2.	Costurile pentru echipamentul administrativ de uz curent (de exemplu imprimantă, laptop, fax, copiator, telefon, cabluri etc.) nu sunt eligibile în categoria costurilor directe, fiind considerate costuri indirecte (a se vedea punctul II.2).

Alegerea între leasing, închiriere şi cumpărare trebuie să se facă întotdeauna pe baza opţiunii celei mai ieftine. Cu toate acestea, dacă leasingul sau închirierea nu sunt posibile din cauza duratei scurte a proiectului sau a deprecierii rapide a valorii sale, se acceptă cumpărările, iar costurile legate de amortizare, astfel cum sunt descrise în continuare, pot fi eligibile pe baza normelor de drept intern privind amortizarea.

II.1.3.2. Închiriere şi leasing

Cheltuielile legate de operaţiunile de închiriere şi leasing sunt eligibile pentru cofinanţare în funcţie de normele stabilite în statul membru prin legislaţia internă şi prin practică, precum şi de durata de închiriere sau leasing în scopul derulării proiectului.

II.1.3.3. Cumpărare

1.	În cazul echipamentului cumpărat înainte sau pe durata proiectului, sunt eligibile doar partea de amortizare a echipamentului corespunzătoare duratei de folosinţă în scopul proiectului şi doar rata de folosire reală în scopul proiectului.

2.	Echipamentul cumpărat înainte de perioada de desfăşurare a proiectului, dar care este folosit pentru realizarea proiectului este eligibil pe baza amortizării. Totuşi, aceste costuri nu sunt eligibile în cazul în care echipamentul a fost cumpărat iniţial din fonduri comunitare.

3.	Costurile de cumpărare a echipamentului corespund preţurilor normale de pe piaţă, iar valoarea articolelor în cauză este amortizată în conformitate cu normele contabile şi fiscale aplicabile beneficiarului final.

4.	Pentru articolele individuale care costă mai puţin de 1 000 EUR, este eligibil costul integral de cumpărare, cu condiţia ca echipamentul să fie cumpărat în primele trei luni de desfăşurare a proiectului.

II.1.4. Bunuri imobile

II.1.4.1. Norme generale

În cazul cumpărării, al construcţiei, al renovării sau al închirierii de bunuri imobile, acestea trebuie să aibă calităţile tehnice necesare pentru proiect şi să respecte normele şi standardele aplicabile.

II.1.4.2. Cumpărare, construcţie sau renovare

În cazul în care achiziţionarea de bunuri imobile este esenţială pentru punerea în aplicare a proiectului şi are o legătură clară cu îndeplinirea obiectivelor acestuia, cumpărarea de bunuri imobile, adică clădiri deja construite, sau construirea de bunuri imobile sunt eligibile pentru cofinanţare în condiţiile menţionate în cele ce urmează, fără a aduce atingere aplicării unor reglementări de drept intern mai stricte:

(a)

să se obţină un certificat din partea unui evaluator calificat independent sau a unui organism oficial autorizat, care să confirme că preţul nu depăşeşte valoarea de piaţă şi care să ateste că bunul imobil este în conformitate cu reglementările de drept intern sau să specifice aspectele care nu sunt conforme legislaţiei, pe care beneficiarul final plănuieşte să le rectifice în cadrul proiectului;

(b)	bunul imobil nu a fost cumpărat prin finanţare comunitară la o dată anterioară punerii în aplicare a proiectului;

(c)	bunul imobil este folosit numai în scopul menţionat în proiect pentru o perioadă de cel puţin 5 ani de la data încheierii proiectului, cu excepţia cazului în care Comisia dispune altfel;

(d)	sunt eligibile doar partea de amortizare a acestor active corespunzătoare duratei de folosinţă în scopul proiectului şi doar rata de folosire efectivă în scopul proiectului. Amortizarea va fi calculată conform normelor contabile de drept intern.

2.	În cazul renovării, se aplică doar condiţiile de la literele (c) şi (d) menţionate anterior.

II.1.4.3. Închiriere

Închirierea de bunuri imobile este eligibilă pentru cofinanţare în cazul în care există o legătură clară între închiriere şi obiectivele proiectului în cauză, în condiţiile menţionate în cele ce urmează şi fără a aduce atingere aplicării unor reglementări de drept intern mai stricte:

(a)	bunul imobil nu a fost cumpărat printr-o acţiune de finanţare comunitară;

(b)	bunul imobil este folosit numai pentru punerea în aplicare a proiectului. În caz contrar, doar partea costurilor corespunzătoare folosirii bunului pentru proiect este eligibilă.

II.1.4.4. Spaţiu de birou pentru beneficiarul final

Costurile pentru cumpărarea, construcţia, renovarea sau închirierea de spaţiu de birou pentru activităţile obişnuite ale beneficiarului final nu sunt eligibile. Aceste costuri sunt considerate ca fiind costuri indirecte (a se vedea punctul II.2).

II.1.5. Consumabile, furnituri şi servicii generale

1.	Costurile consumabilelor, ale furniturilor şi ale serviciilor generale sunt eligibile cu condiţia ca acestea să poată fi identificate şi să fie necesare în mod direct pentru punerea în aplicare a proiectului.

Cu toate acestea, furniturile de birou, precum şi orice tip de mici cheltuieli administrative pentru consumabile, furnituri, protocol şi servicii generale (cum ar fi cele de telefonie, internet, poştă, curăţenie în birouri, utilităţi, asigurări, formarea personalului, recrutare etc.) nu sunt costuri eligibile directe; acestea ţin de costurile indirecte, astfel cum se specifică la punctul II.2.

II.1.6. Subcontractarea

Ca regulă generală, beneficiarii finali trebuie să aibă capacitatea de a îndeplini ei înşişi activităţile legate de proiect. De aceea, subcontractarea trebuie să fie limitată şi să nu depăşească 40 % din totalul costurilor eligibile directe ale unui proiect, cu excepţia cazului în care acest fapt a fost justificat în mod corespunzător şi aprobat în prealabil de către autoritatea responsabilă.

Cheltuielile legate de următoarele subcontracte nu sunt eligibile pentru cofinanţarea de către fond:

(a)	subcontractarea sarcinilor legate de gestionarea generală a proiectului;

(b)	subcontractarea care măreşte costul proiectului, fără a-i aduce şi o valoare adăugată proporţională;

(c)	subcontractarea cu intermediari sau consultanţi a căror plată este stabilită ca procent din costul total al proiectului, cu excepţia cazului în care o astfel de plată este justificată de către beneficiarul final prin raportarea la valoarea reală a muncii depuse sau a serviciilor furnizate.

3.	Pentru toate subcontractele, subcontractanții se obligă să furnizeze tuturor organismelor de audit şi control toate informaţiile necesare referitoare la activităţile subcontractate.

II.1.7. Costuri care derivă în mod direct din cerinţele legate de cofinanţarea UE

Costurile necesare pentru a îndeplini cerinţele legate de cofinanţarea UE, cum ar fi publicitatea, transparenţa, evaluarea proiectului, auditul extern, garanţiile bancare, costurile de traducere etc., sunt eligibile drept costuri directe.

II.1.8. Onorariile experţilor

Cheltuielile pentru consultanţa juridică, cheltuielile notariale şi cele pentru plata experţilor tehnici şi financiari sunt eligibile.

II.1.9. Cheltuieli specifice legate de grupurile-ţintă

Cheltuielile specifice pentru grupurile-ţintă în conformitate cu măsurile enumerate la articolul 5 din actul de bază vor consta în sprijin total sau parţial sub formă de:

(a)	costuri suportate de beneficiar pentru grupurile-ţintă;

(b)	costuri suportate de persoanele returnate care sunt rambursate de către beneficiarul final; sau

(c)	sume forfetare nerambursabile [ca, de exemplu, în cazul sprijinului limitat pentru iniţierea unor activităţi economice şi al stimulentelor financiare pentru persoanele returnate, astfel cum sunt descrise la articolul 5 alineatele (8) şi (9) din actul de bază].

Aceste costuri sunt eligibile în următoarele condiţii:

(a)	beneficiarul final păstrează informaţiile şi documentele justificative necesare care dovedesc că persoanele corespund grupurilor-ţintă specifice şi situaţiilor definite la articolul 5 din actul de bază, ceea ce le face eligibile pentru o astfel de asistenţă;

(b)

beneficiarul final păstrează informaţiile necesare privind persoanele returnate care primesc respectiva asistenţă pentru a permite identificarea lor corespunzătoare, data returnării acestor persoane în ţara de origine şi documente justificative care dovedesc că acestea au primit respectiva asistenţă;

(c)	beneficiarul final păstrează documentele justificative privind sprijinul acordat (de exemplu, facturi şi chitanţe), iar în cazul unor sume forfetare trebuie păstrate documente justificative pentru a dovedi că persoanele în cauză au primit acest sprijin.

Păstrarea şi prelucrarea informaţiilor menţionate anterior trebuie să respecte legislaţia internă privind protecţia datelor.

Măsurile de asistenţă care urmează returnării în ţara terţă, precum formarea şi asistenţa în vederea angajării, măsurile pe termen scurt necesare în procesul de reintegrare şi asistenţa postreturnare, astfel cum sunt descrise la articolul 5 alineatele (5), (8) şi (9) din actul de bază, nu depăşesc termenul de 6 luni de la data returnării resortisantului dintr-o ţară terţă.

II.2. Costuri eligibile indirecte

Costurile indirecte se referă la categoriile de cheltuieli care nu pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod directe de proiect. Un procentaj fix din suma totală a costurilor eligibile directe poate fi eligibil sub formă de costuri indirecte, în următoarele condiţii:

(a)	costurile indirecte sunt menţinute la un nivel minim, iar procentajul exact al costurilor indirecte este stabilit de către statul membru în funcţie de nevoi;

(b)	costurile indirecte sunt prevăzute în bugetul previzional al proiectului;

(c)	costurile indirecte nu includ costuri care ţin de un alt capitol din bugetul proiectului;

(d)	costurile indirecte nu sunt finanţate din alte surse. Organizaţiile care beneficiază de o subvenţie de funcţionare din partea bugetului UE şi/sau din partea statelor membre nu pot include costuri indirecte în bugetul lor previzional;

(e)

ca regulă generală, procentajul fix al costurilor indirecte în raport cu suma totală a costurilor eligibile directe nu depăşeşte 20 %. Totuşi, procentajul fix al costurilor indirecte nu depăşeşte 10 %:

—	în cazul în care autoritatea responsabilă acţionează ca organism executiv, astfel cum este definit la articolul 7 alineatul (3); sau

—	în cazul în care subcontractarea depăşeşte 40 % din costurile eligibile directe.

Procentajul alocat costurilor indirecte acoperă în special următoarele costuri:

(a)	costuri de personal care nu sunt eligibile sub formă de costuri directe, conform punctului II.1.1.1 subpunctul 1;

(b)	cheltuieli de administrare şi gestionare, precum costurile menţionate la punctul II.1.5.2;

(c)	taxe şi comisioane bancare (cu excepţia garanţiilor bancare, astfel cum sunt definite la punctul II.1.7);

(d)	amortizarea bunurilor imobile şi costurile de întreţinere legate de operaţiunile administrative curente, precum costurile menţionate la punctul II.1.4.4;

(e)	toate costurile legate de proiect, dar excluse de la punctul II.1 – „Costuri eligibile directe”.

III. Cheltuieli neeligibile

Următoarele costuri nu sunt eligibile:

(a)	taxa pe valoarea adăugată (TVA), cu excepţia cazului în care beneficiarul final face dovada că nu o poate recupera;

(b)

rentabilitatea capitalului, costuri aferente datoriei şi serviciului datoriei, dobânzi debitoare, comisioane de schimb valutar şi pierderi din schimbul valutar, provizioane pentru pierderi sau potenţiale obligaţii viitoare, dobânzi datorate, creanţe îndoielnice, amenzi, penalităţi financiare, costuri de judecată şi cheltuieli excesive sau nechibzuite;

(c)	costuri de reprezentare exclusiv pentru personalul proiectului. Sunt permise costuri de protocol rezonabile pentru evenimente sociale justificate de proiect, cum ar fi un eveniment organizat la sfârşitul proiectului sau reuniunile echipei de coordonare a proiectului;

(d)	costuri declarate de către beneficiarul final şi acoperite de către un alt proiect sau program de lucru care primeşte finanţare din partea Comunităţii;

(e)	cumpărarea de terenuri;

(f)	costuri de personal pentru funcţionarii care contribuie la punerea în aplicare a proiectului îndeplinind sarcini care fac parte din atribuţiile lor obişnuite;

(g)	contribuţii în natură.

IV. Costuri acoperite de veniturile alocate

În cazuri justificate în mod corespunzător, cofinanţarea proiectelor în ceea ce priveşte contribuţia beneficiarului final şi a partenerilor din cadrul proiectului poate fi alcătuită în parte din contribuţii sub forma activităţilor desfăşurate de funcţionari permanenţi angajaţi de aceste organisme şi implicaţi în proiect. În acest caz, aceste costuri nu sunt eligibile sub formă de costuri de personal, directe sau indirecte, astfel cum sunt definite la punctele II.1.1 şi II.2, ci sub formă de costuri acoperite din veniturile alocate.

Astfel de contribuţii nu depăşesc 50 % din contribuţia totală acordată de beneficiarul final. În acest caz, se aplică următoarele norme:

(a)	sarcinile funcţionarilor publici sunt legate în mod specific de punerea în aplicare a proiectului şi nu provin din responsabilităţile statutare ale autorităţii publice;

(b)	funcţionarii publici însărcinaţi cu punerea în aplicare a unui proiect sunt detaşaţi printr-o decizie justificată în mod corespunzător a autorităţii competente;

(c)	valoarea acestor contribuţii poate fi auditată şi nu poate depăşi costurile reale suportate şi justificate în mod corespunzător prin documentele contabile ale autorităţii publice.

V. Asistenţa tehnică la iniţiativa statelor membre

La iniţiativa fiecărui stat membru, următoarele măsuri de asistenţă tehnică sunt eligibile pentru fiecare program anual, în limitele menţionate la articolul 17 din actul de bază:

(a)	cheltuieli legate de pregătirea, selecţia, evaluarea, gestionarea şi monitorizarea acţiunilor (inclusiv echipament informatic şi consumabile);

(b)	cheltuieli legate de audituri şi de verificările la faţa locului ale acţiunilor sau proiectelor;

(c)	cheltuieli legate de evaluările acţiunilor sau proiectelor;

(d)	cheltuieli legate de informare, diseminare şi transparenţă în ceea ce priveşte acţiunile;

(e)	cheltuieli pentru achiziţionarea, instalarea şi întreţinerea sistemelor computerizate pentru gestionarea, monitorizarea şi evaluarea fondurilor;

(f)

cheltuieli pentru şedinţele comitetelor de monitorizare şi ale subcomitetelor în legătură cu punerea în aplicare a acţiunilor. Aceste cheltuieli pot include de asemenea costurile pentru plata experţilor şi a altor membri ai acestor comitete, inclusiv participanţi din ţările terţe, în cazul în care prezenţa acestora este esenţială pentru punerea în aplicare eficace a acţiunilor;

(g)

cheltuieli pentru salarii, inclusiv contribuţiile la asigurările sociale, doar în următoarele cazuri:

—	funcţionari publici sau alţi funcţionari detaşaţi printr-o decizie a autorităţii competente justificată în mod corespunzător şi care îndeplinesc sarcinile menţionate la literele (a)-(f);

—	alţi membri ai personalului angajaţi pentru a îndeplini sarcinile menţionate la literele (a)-(f);

—	perioada de detaşare sau de angajare nu poate depăşi data finală pentru eligibilitatea cheltuielilor, stabilită în decizia de aprobare a asistenţei.

2.	Asistenţa tehnică poate include finanţarea cheltuielilor suportate de oricare dintre următoarele organisme: autoritatea responsabilă, autoritatea delegată, autoritatea de audit, autoritatea de certificare.

Activităţile legate de asistenţa tehnică trebuie realizate şi plăţile corespunzătoare trebuie efectuate după data de 1 ianuarie a anului menţionat în decizia de finanţare care aprobă programele anuale ale statelor membre. Perioada de eligibilitate se întinde până la sfârşitul lunii iunie a anului N (3) + 2 sau până la orice altă dată ulterioară compatibilă cu termenul limită pentru înaintarea raportului final privind punerea în aplicare a programului anual.

4.	Orice achiziţie trebuie să fie efectuată în conformitate cu normele de drept intern privind achiziţiile publice stabilite de către statul membru.

Statele membre pot pune în aplicare măsuri de asistenţă tehnică pentru acest fond o dată cu măsuri de asistenţă tehnică pentru câteva sau toate cele patru fonduri. Totuşi, în acest caz, doar partea costurilor folosită pentru a pune în aplicare măsura comună corespunzătoare acestui fond va fi eligibilă pentru finanţarea prin acest fond, iar statele membre se vor asigura că:

(a)	partea costurilor destinată măsurilor comune este dedusă din fondul corespunzător în mod rezonabil şi verificabil; şi

(b)	nu are loc o dublă finanţare a costurilor.

(1) Inclusiv veniturile alocate, descrise la punctul IV.

(2) Unde „N” reprezintă anul menţionat în decizia de finanţare care aprobă programele anuale ale statelor membre.

(3) Unde „N” reprezintă anul menţionat în decizia de finanţare care aprobă programele anuale ale statelor membre.