REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL COMITETULUI FONDULUI EUROPEAN DE DEZVOLTARE

Articolul 1

Componența

Comitetul Fondului European de Dezvoltare, denumit în continuare „comitetul”, este format din delegațiile statelor membre, denumite în continuare „delegații” și este prezidat de un reprezentant al Comisiei.

Un reprezentant al Băncii Europene de Investiții ia parte la lucrările comitetului.

Un reprezentant al Secretariatului General al Consiliului ia parte la ședințe în calitate de observator.

Articolul 2

Sesizarea comitetului

(1)   Comitetul este sesizat în cazurile prevăzute și în conformitate cu procedurile din Acordul intern dintre reprezentanții guvernelor statelor membre, reuniți în cadrul Consiliului, privind finanțarea și administrarea ajutoarelor comunitare în cadrul Protocolului financiar la Acordul de parteneriat între statele din Africa, zona Caraibelor și Pacific și Comunitatea Europeană și statele sale membre, semnat la Cotonou (Benin) la 23 iunie 2000 și privind alocarea ajutoarelor financiare pentru țările și teritoriile de peste mări cărora li se aplică partea a patra din Tratatul CE (1), semnat la Bruxelles la 18 septembrie 2000 (denumit în continuare „acordul intern”) și, dacă este cazul, cu procedurile din Decizia 2001/822/CE a Consiliului din 27 noiembrie 2001 privind asocierea țărilor și teritoriilor de peste mări la Comunitatea Europeană „(decizia de asociere peste mări”) (2). Ținând seama de responsabilitățile conferite acestuia prin decizie, comitetul se denumește „comitetul FED-TTPM”.

(2)   Pe lângă cazurile de sesizare prevăzute la alineatul (1):

(a)	la fiecare ședință, Comisia prezintă comitetului o listă cu decizii luate în perioada precedentă în temeiul articolului 24 alineatul (2) litera (b), al articolului 24 alineatul (3), al articolului 24 alineatul (4) și al articolului 25 alineatul (3) prima liniuță din acordul intern;

(b)

comitetul este informat cât mai curând posibil cu privire la întârzierile sau dificultățile survenite în punerea în aplicare a proiectelor sau programelor de acțiune care ar putea implica obligații suplimentare semnificative sau schimbări substanțiale susceptibile să atragă sesizarea obligatorie în temeiul prevederilor din acordul intern.

Articolul 3

Convocarea unei ședințe

(1)   Comitetul este convocat de către președinte, fie din proprie inițiativă, fie la cererea unui stat membru.

(2)   Ședințele comune ale comitetului cu alte comitete pot fi convocate pentru a discuta aspecte de interes comun din sfera de responsabilitate a acestora.

Articolul 4

Ordinea de zi

(1)   Președintele elaborează un proiect de ordine de zi și îl prezintă comitetului.

(2)   Ordinea de zi trebuie să facă o distincție între:

—	propuneri de măsuri pentru care se solicită avizul comitetului în temeiul acordului intern;

—	alte aspecte prezentate comitetului în temeiul acordului intern.

(3)   Orice delegație poate solicita includerea unui punct pe ordinea de zi a ședințelor comitetului. Informațiile relevante privind aceste puncte pot fi date verbal.

(4)   Ordinea de zi include aprobarea procesului-verbal al ședinței anterioare.

Articolul 5

Documentația care se trimite membrilor comitetului

(1)   Președintele trimite membrilor comitetului o invitație la ședință, propunerea de ordine de zi și măsurile propuse asupra cărora se solicită avizul comitetului și orice alte documente de lucru, prin intermediul secretariatului, în limbile oficiale ale Comunității, de regulă cel târziu cu 15 zile lucrătoare înainte de data ședinței.

(2)   În cazuri de urgență și în cazul în care măsurile care trebuie adoptate trebuie aplicate imediat, președintele poate, la cererea unui membru al comitetului sau din proprie inițiativă, să scurteze perioada menționată la alineatul (1) până la șase zile lucrătoare înainte de data ședinței.

(3)   În mod excepțional, în cazuri de urgență extremă justificate corespunzător (de exemplu: situații economice, sociale și politice grave, dezastre naturale suferite de țara gazdă sau alte situații care necesită o reacție foarte rapidă), președintele poate să nu respecte perioadele prevăzute la alineatele (1) și (2).

(4)   În cazul propunerilor care se pot prezenta comitetului prin procedura verbală conform acordului intern, delegațiile ar trebui să informeze secretariatul comitetului în scris, cu cel puțin trei zile lucrătoare înainte de data ședinței, cu privire la următoarele aspecte:

—	punctele la care își pot da deja acordul de principiu și pe care le propun spre a fi incluse ca puncte A (cu sau fără comentarii sau solicitări de informații suplimentare) pe ordinea de zi menționată la articolul 4 alineatul (1) și

—	punctele despre care consideră că este necesar să se discute și pe care le propun spre a fi introduse ca puncte B.

De asemenea, delegațiile formulează orice comentarii sau cereri de informații suplimentare în scris și în același termen.

Comisia furnizează informații suplimentare și răspunde la observații, atunci când este posibil în scris și înainte de ședința comitetului.

Articolul 6

Avizul comitetului

(1)   Comitetul își dă avizul în cazurile și în conformitate cu procedurile prevăzute în acordul intern. În cazul prezentării unei chestiuni spre avizare comitetului, aceasta se discută în condițiile și în conformitate cu procedura prevăzută la articolele 21 și 27 din acordul intern.

(2)   În cazul în care se folosește procedura verbală și se face o schimbare substanțială sau se adaugă noi elemente reale la propunerile de măsuri în timpul ședinței, președintele, din proprie inițiativă sau la cererea unui stat membru, poate amâna votul privind un anumit punct de pe ordinea de zi până la sfârșitul ședinței sau pentru o ședință ulterioară.

(3)   În cazul în care, în situația descrisă la alineatul (2), președintele nu decide să amâne votul, la cererea unei delegații, acea delegație își poate exprima rezerva, care ar trebui retrasă în termen de maximum trei zile lucrătoare începând din ziua următoare ședinței. Avizul comitetului se înregistrează ca definitiv la expirarea acestui termen. Comisia informează statele membre cu privire la poziția definitivă adoptată de statul membru a cărui delegație și-a exprimat rezerva în cadrul comitetului.

Articolul 7

Reprezentare și cvorum

(1)   Fiecare delegație de stat membru este considerată un singur membru al comitetului. Fiecare stat membru decide compoziția delegației sale și informează președintele cu privire la aceasta.

Cu aprobarea președintelui, delegațiile pot fi însoțite de experți neguvernamentali, pe cheltuiala statului membru în cauză.

(2)   Delegația unui stat membru poate, dacă este necesar, să reprezinte cel mult un alt stat membru. Președintele comitetului este informat în scris de delegația care este reprezentată.

(3)   Cvorumul necesar pentru ca deliberările comitetului să fie valabile este acela care permite emiterea unui aviz majoritar în conformitate cu acordul intern.

Articolul 8

Admiterea terților

(1)   Președintele poate decide să audieze experți în anumite situații, la cererea unui membru sau din proprie inițiativă.

(2)   Respectivii experți și cei menționați la articolul 7 alineatul (1) nu sunt prezenți și nu iau parte la vot.

Articolul 9

Procedura scrisă

(1)   În cazul în care măsurile propuse trebuie supuse unei proceduri scrise, delegațiile au 15 zile lucrătoare de la trimiterea propunerii pentru a adopta o poziție. Orice membru al comitetului care nu își exprimă opoziția sau intenția de a se abține înainte de termenul stabilit se consideră că și-a dat acordul tacit cu privire la propunere.

În cazuri de urgență sau extremă urgență, se aplică termenele prevăzute la articolul 5 alineatele (2) și (3). Cazul de extremă urgență trebuie să fie argumentat corespunzător, iar acordul delegațiilor se stabilește numai dacă a fost notificat în mod expres.

(2)   Cu toate acestea, în cazul în care un membru al comitetului solicită ca propunerile de măsuri să fie examinate în discuție în timpul unei ședințe a comitetului, procedura scrisă se încheie; măsurile propuse se discută la următoarea ședință a comitetului.

Articolul 10

Secretariatul

Serviciile de secretariat pentru comitet sunt asigurate de către Comisie.

Articolul 11

Procesul-verbal și raportul de sinteză al ședințelor

Procesul-verbal al fiecărei ședințe se elaborează sub conducerea președintelui și conține avizele exprimate cu privire la măsurile propuse și pozițiile exprimate în timpul ședinței. Procesele-verbale se trimit membrilor Comisiei în termen de 15 zile lucrătoare.

Membrii comitetului trimit președintelui orice observații scrise pe care le au cu privire la procesele-verbale. Comitetul este informat asupra acestui fapt; în cazul în care există neînțelegeri, modificarea propusă se discută în cadrul comitetului. Dacă neînțelegerea persistă, modificarea propusă este anexată la procesul-verbal.

Articolul 12

Lista de prezență

(1)   La fiecare ședință, președintele întocmește o listă de prezență specificând autoritățile sau organismele cărora le aparțin participanții.

(2)   Membrii delegațiilor care nu aparțin unui organism sau unei autorități a unui stat membru trebuie să semneze o declarație care să arate că participarea lor nu creează nici un conflict de interese.

În cazul unui asemenea conflict de interese, membrul în cauză trebuie să se retragă atunci când se discută punctele de pe ordinea de zi relevante, la cererea președintelui.

Articolul 13

Corespondența

(1)   Corespondența privind comitetul este adresată Comisiei, în atenția secretariatului comitetului.

(2)   Corespondența adresată membrilor comitetului de către secretariat se trimite și reprezentanței permanente a statului membru în cauză.

(3)   În afară de situațiile excepționale, corespondența dintre Comisie și membrii comitetului se trimite în ambele direcții prin mijloacele informatice prevăzute în acest scop.

Articolul 14

Transparența

(1)   Principiile și condițiile care privesc accesul public la documente, care se aplică în cazul Comisiei, se aplică și în cazul comitetului FED-TTPM. În cazul în care o asemenea solicitare se trimite unui stat membru, trebuie să se acționeze în conformitate cu articolul 5 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (3).

(2)   Lucrările comitetului au un caracter confidențial pentru toți participanții.

Articolul 15

Cheltuieli de funcționare

(1)   Cheltuielile de funcționare ale comitetului, inclusiv cele de călătorie pentru un participant pentru fiecare stat membru, sunt suportate de Comisie.

În cazul în care alocația financiară o permite și în limitele acesteia, Comisia acoperă cheltuielile de călătorie pentru doi membri ai delegației, care prezintă o cerere în acest sens.

(2)   Comisia este autorizată să ramburseze cheltuielile pentru cazare și transport ale experților invitați în conformitate cu articolul 8 alineatul (1).

(3)   Comisia pune la dispoziția comitetului spațiul și resursele materiale necesare activității acestuia.