ANEXĂ

REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL SUBCOMITETULUI PENTRU INDICAȚII GEOGRAFICE UE-GEORGIA

Articolul 1

Dispoziții generale

(1)   Subcomitetul pentru indicații geografice (denumit în continuare „Subcomitetul GI”), instituit în conformitate cu articolul 179 din Acordul de asociere între Uniunea Europeană și Comunitatea Europeană a Energiei Atomice și statele membre ale acestora, pe de o parte, și Georgia pe de altă parte (denumit în continuare „acordul”) asistă Comitetul de asociere în configurația comerț, astfel cum este prevăzut la articolul 408 alineatul (4) din acord (denumit în continuare „Comitetul de asociere în configurația comerț”), în exercitarea funcțiilor sale.

(2)   Subcomitetul GI își exercită funcțiile prevăzute la articolul 179 din acord.

(3)   Subcomitetul GI este alcătuit din reprezentanți ai Comisiei Europene și ai Georgiei responsabili în domeniile legate de indicațiile geografice.

(4)   Fiecare parte desemnează un șef de delegație care este persoana de contact pentru toate chestiunile legate de Subcomitetul GI.

(5)   Șefii delegațiilor acționează în calitate de președinte al Subcomitetului GI în conformitate cu articolul 2.

(6)   Fiecare șef de delegație poate delega toate funcțiile sau oricare dintre funcțiile șefului de delegație unui adjunct desemnat; în acest caz toate trimiterile din prezenta decizie la șeful delegației se aplică și adjunctului desemnat.

(7)   Părțile menționate în prezentul regulament de procedură sunt definite în conformitate cu articolul 428 din acord.

Articolul 2

Președinția

Părțile dețin președinția Subcomitetului GI, alternativ, pentru o perioadă de 12 luni. Prima perioadă începe la data primei reuniuni a Consiliului de asociere și se încheie la 31 decembrie în același an.

Articolul 3

Reuniuni

(1)   Cu excepția cazului în care se convine altfel de către părți, Subcomitetul GI se întrunește la cererea oricăreia dintre părți, alternativ în Uniune și în Georgia, și în orice caz nu mai târziu de 90 de zile calendaristice de la solicitare.

(2)   Președintele convoacă fiecare reuniune a Subcomitetului GI, locul și data acestora stabilindu-se de comun acord de către părți. Convocarea la reuniune este transmisă membrilor de către președintele Subcomitetului GI cel târziu cu 28 de zile calendaristice înainte de începerea reuniunii, cu excepția cazului în care părțile convin altfel.

(3)   În măsura posibilităților, reuniunea obișnuită a Subcomitetului GI este convocată cu suficient timp înainte de reuniunea obișnuită a Comitetului de asociere în configurația comerț.

(4)   În mod excepțional, reuniunile Subcomitetului GI se pot desfășura cu ajutorul oricărui mijloc tehnologic convenit de către părți, inclusiv prin videoconferință.

Articolul 4

Delegații

Înaintea fiecărei reuniuni, părțile sunt informate de către secretariatul Subcomitetului GI cu privire la componența prevăzută a delegației fiecărei părți.

Articolul 5

Secretariatul

(1)   Un funcționar al Comisiei Europene și un funcționar din Georgia exercită în comun funcția de secretari ai Subcomitetului GI, astfel cum au fost desemnați de către șefii de delegații, și îndeplinesc împreună sarcinile de secretariat, într-un spirit de încredere reciprocă și de cooperare.

(2)   Secretariatul Comitetului de asociere în configurația comerț este informat cu privire la orice decizie, raport și cu privire la alte măsuri convenite de Subcomitetul GI.

Articolul 6

Corespondență

(1)   Corespondența adresată Subcomitetului GI se trimite secretarului oricăreia dintre părți, care, la rândul său, informează celălalt secretar.

(2)   Secretariatul Subcomitetului GI asigură transmiterea corespondenței adresate Subcomitetului GI către președintele subcomitetului și difuzarea sa, atunci când este cazul, ca documente menționate la articolul 7.

(3)   Corespondența din partea președintelui este trimisă părților de către secretariat în numele președintelui. Corespondența este difuzată, după caz, astfel cum se prevede la articolul 7.

Articolul 7

Documente

(1)   Documentele sunt difuzate de către secretarii Subcomitetului GI.

(2)   O parte transmite documentele sale propriului secretar. Secretarul transmite documentele respective secretarului celeilalte părți.

(3)   Secretarul Uniunii difuzează documentele reprezentanților relevanți ai Uniunii și transmite în mod sistematic o copie a acestei corespondențe secretarului Georgiei și secretarilor Comitetului de asociere în configurația comerț.

(4)   Secretarul Georgiei difuzează documentele reprezentanților relevanți ai Georgiei și transmite în mod sistematic o copie a acestei corespondențe secretarului Uniunii și secretarilor Comitetului de asociere în configurația comerț.

Articolul 8

Confidențialitate

În afara cazului în care părțile decid altfel, reuniunile Subcomitetului GI nu sunt publice. Atunci când o parte transmite Subcomitetului GI informații semnalate drept confidențiale, cealaltă parte tratează aceste informații ca atare.

Articolul 9

Ordinea de zi a reuniunilor

(1)   Secretariatul Subcomitetului GI stabilește o ordine de zi provizorie pentru fiecare reuniune, precum și un proiect de concluzii operaționale, astfel cum se prevede la articolul 10, pe baza propunerilor părților. Ordinea de zi provizorie cuprinde punctele cu privire la care secretariatul a primit, din partea unei părți, o cerere de înscriere pe ordinea de zi, însoțită de documentele relevante, cel târziu cu 21 de zile calendaristice înainte de data reuniunii.

(2)   Ordinea de zi provizorie, împreună cu documentele relevante, se difuzează, astfel cum se prevede la articolul 7, cel târziu cu 15 zile calendaristice înainte de începerea reuniunii.

(3)   Ordinea de zi se adoptă de către președinte și de către celălalt șef de delegație la începutul fiecărei reuniuni. Alte puncte decât cele care figurează pe ordinea de zi provizorie pot fi înscrise pe ordinea de zi dacă părțile convin astfel.

(4)   Președintele Subcomitetului GI poate, cu acordul părților, să invite reprezentanți ai altor organisme ale părților sau experți independenți dintr-un anumit domeniu, pe o bază ad-hoc, care să participe la reuniunile sale pentru a oferi informații cu privire la subiecte specifice. Părțile se asigură că acești observatori sau experți respectă cerințele privind confidențialitatea.

(5)   Președintele Subcomitetului GI poate, în urma consultării cu părțile, să reducă termenele indicate la alineatele (1) și (2), pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular.

Articolul 10

Proces-verbal și concluzii operaționale

(1)   Secretarii Subcomitetului GI întocmesc în comun un proiect de proces-verbal pentru fiecare reuniune.

(2)   Procesul-verbal cuprinde, ca regulă generală, în legătură cu fiecare punct al ordinii de zi:

(a)	lista participanților la reuniune, lista funcționarilor care îi însoțesc și lista eventualilor observatori sau experți prezenți la reuniune;

(b)	documentația prezentată Subcomitetului GI;

(c)	declarațiile a căror înscriere în procesul-verbal a fost solicitată de Subcomitetul GI; precum și

(d)	dacă este necesar, concluziile operaționale ale reuniunii, astfel cum se prevede la alineatul (4).

(3)   Proiectul de proces-verbal se înaintează spre aprobare Subcomitetului GI. Acesta se aprobă în termen de 28 de zile calendaristice de la încheierea fiecărei reuniuni a Subcomitetului GI. O copie se trimite fiecăruia dintre destinatarii menționați la articolul 7.

(4)   Proiectul de concluzii operaționale ale fiecărei reuniuni este redactat de secretarul Subcomitetului GI al părții care deține președinția Subcomitetului GI și este transmis părților, împreună cu ordinea de zi, cel târziu cu 15 zile calendaristice înainte de începerea reuniunii. Acest proiect este actualizat în cursul reuniunii, iar la sfârșitul acesteia, în afara cazului în care părțile au convenit altfel, Subcomitetul GI adoptă concluziile operaționale, care reflectă acțiunile subsecvente convenite de părți. După aprobare, concluziile operaționale sunt anexate la procesul-verbal, iar punerea lor în aplicare este examinată în cursul următoarelor reuniuni ale Subcomitetului GI. În acest scop, Subcomitetul GI adoptă un model care să permită urmărirea fiecărei acțiuni în raport cu un termen specific.

Articolul 11

Decizii

(1)   Subcomitetul GI are competența de a adopta decizii în cazurile prevăzute la articolul 179 alineatul (3) din acord. Aceste decizii se adoptă de comun acord de către părți după finalizarea procedurilor interne în vederea adoptării lor. Acestea sunt obligatorii pentru părți, care iau măsurile necesare pentru a le pune în aplicare.

(2)   Fiecare decizie este semnată de președintele Subcomitetului GI și autentificată de către secretarii Subcomitetului GI. Fără a aduce atingere alineatului (4), președintele semnează documentele respective în timpul reuniunii în care se adoptă decizia relevantă.

(3)   Subcomitetul GI poate să ia decizii sau să adopte rapoarte prin procedură scrisă, după finalizarea procedurilor interne, dacă părțile convin astfel. Procedura scrisă constă într-un schimb de note între secretari, în acord cu părțile. În acest scop, textul propunerii este difuzat în conformitate cu articolul 7, cu un termen de cel puțin 21 de zile calendaristice pentru comunicarea eventualelor rezerve sau modificări. Președintele poate, în urma consultării cu părțile, să reducă termenele menționate, pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular. Din momentul ajungerii la un acord cu privire la text, decizia sau raportul este semnat de președinte și autentificat de către secretari.

(4)   Actele elaborate de Subcomitetul GI se numesc „decizie” sau „raport”. Fiecare decizie intră în vigoare la data adoptării sale, cu excepția cazului în care se prevede altfel în decizie.

(5)   Deciziile se transmit părților.

(6)   Fiecare parte poate decide în legătură cu publicarea, în propria publicație oficială, a deciziilor Subcomitetului GI.

Articolul 12

Rapoarte

Subcomitetul GI raportează Comitetului de asociere în configurația comerț cu privire la activitățile sale, cu ocazia fiecărei reuniuni ordinare a Comitetului de asociere.

Articolul 13

Regimul lingvistic

(1)   Limbile de lucru ale Subcomitetului GI sunt limbile engleză și georgiană.

(2)   În afara cazului în care se decide altfel, Subcomitetul GI deliberează pe baza documentelor întocmite în limbile menționate.

Articolul 14

Cheltuieli

(1)   Fiecare parte își asumă orice cheltuieli rezultate în urma participării la reuniunile Subcomitetului GI, atât în ceea ce privește cheltuielile cu personalul, cheltuielile de deplasare și diurnele, cât și cheltuielile poștale și de telecomunicații.

(2)   Cheltuielile legate de organizarea reuniunilor și reproducerea documentelor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.

(3)   Cheltuielile legate de serviciile de interpretare la reuniuni și de traducerea documentelor în sau din engleză și georgiană, astfel cum se prevede la articolul 13 alineatul (1), sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.

Interpretarea și traducerea în sau din alte limbi sunt suportate direct de partea solicitantă.

Articolul 15

Modificarea regulamentului de procedură

Prezentul regulament de procedură poate fi modificat printr-o decizie a Subcomitetului GI, în conformitate cu articolul 179 alineatul (2) din acord.