REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL COMITETULUI STATISTIC AL COMUNITĂțII/ELVEțIEI

Articolul 1

Președinție

(1)   Președinția Comitetului statistic al Comunității/Elveției (denumit în continuare „Comitetul mixt”) este deținută prin rotație pentru o perioadă de un an calendaristic de către un reprezentat al Comisiei Comunităților Europene (denumită în continuare „Comisia Europeană”), în numele Comunității Europene, și de către un reprezentant al Confederației Elvețiene. Aceasta este deținută de către Comunitatea Europeană în anul intrării în vigoare a Acordului dintre Comunitatea Europeană și Confederația Elvețiană privind cooperarea în domeniul statistic (denumit în continuare „acordul”).

(2)   Șeful de delegație al părții care deține președinția sau, acolo unde este cazul, supleantul acestuia/acesteia este președinte al Comitetului mixt.

Articolul 2

Delegații

(1)   Părțile contractante își desemnează fiecare șeful de delegație.

(2)   Comitetul mixt poate hotărî dacă admite alte persoane la reuniunile sale în calitate de observatori.

(3)   Părțile contractante se informează reciproc, cu cel mult 15 zile lucrătoare înaintea reuniunii, cu privire la componența delegației lor.

Articolul 3

Secretariat

(1)   Un reprezentant al Comisiei Europene și un reprezentant al Confederației Elvețiene asigură Secretariatul Comitetului mixt. Secretarii sunt desemnați de către șeful de delegație și continuă să își îndeplinească îndatoririle până când este desemnat un nou secretar. Fiecare parte transmite numele și adresa secretarului celeilalte părți.

(2)   Secretarii sunt răspunzători pentru comunicarea dintre delegații, inclusiv transmiterea documentelor, și supraveghează sarcinile îndeplinite de Secretariat.

(3)   Secretariatul Comitetului mixt se află sub conducerea părții care deține președinția.

Articolul 4

Reuniuni

(1)   Comitetul mixt se reunește ori de câte ori este necesar. Șeful delegației oricăreia dintre părțile contractante poate solicita convocarea unei reuniuni.

(2)   Comitetul mixt și Comitetul pentru programul statistic (CPS) organizează sarcinile lor în sensul utilizării acordului în cadrul reuniunilor comune, acolo unde este cazul.

(3)   Președintele transmite notificarea reuniunii, împreună cu proiectul de ordine de zi și documentele pentru reuniune, către celălalt șef de delegație, cu cel mult 15 zile lucrătoare înaintea reuniunii.

(4)   Celălalt șef de delegație poate solicita președintelui să scurteze perioada indicată la alineatul (3) și la articolul 2 alineatul (3) pentru a lua în considerare urgența unui caz anume.

Articolul 5

Ordinea de zi

(1)   Președintele redactează ordinea de zi provizorie pentru fiecare reuniune de comun acord cu celălalt șef de delegație. Orice subiect solicitat de către oricare dintre delegații este inclus în ordinea de zi provizorie, cu condiția ca subiectul să fi fost solicitat cu 30 de zile lucrătoare înainte de data programată a reuniunii.

(2)   Comitetul mixt poate decide să includă pe ordinea de zi un subiect care nu apare în ordinea de zi provizorie.

(3)   Comitetul mixt adoptă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni.

Articolul 6

Subcomitetele și grupurile de lucru

(1)   Comitetul mixt poate decide să instituie subcomitete și grupuri de lucru pentru sarcini specifice.

(2)   Componența și procedurile subcomitetelor și grupurilor de lucru sunt convenite în conformitate cu regulile aplicabile Comitetului mixt.

(3)   Subcomitetele și grupurile de lucru raportează direct Comitetului mixt și își desfășoară activitatea sub autoritatea acestuia. Acestea nu sunt autorizate să ia decizii, însă pot face recomandări.

(4)   Comitetul mixt decide cu privire la modificarea sau încheierea mandatului subcomitetelor și grupurilor de lucru.

Articolul 7

Recomandări și decizii

(1)   Recomandările și deciziile Comitetului mixt, în sensul articolului 3 alineatul (1) din acord, se adoptă prin comun acord între cele două delegații.

(2)   Recomandările și deciziile Comitetului mixt se intitulează „Recomandarea” sau „Decizia”, urmată de un număr de ordine, de data adoptării și de o trimitere la obiectul lor.

(3)   Deciziile sunt împărțite în articole. Fiecare decizie începe cu un preambul și se termină cu cuvintele „Adoptată la”, urmate de locul și data la care a fost adoptată de Comitetul mixt. Deciziile cuprind data intrării lor în vigoare și sunt obligatorii asupra părților contractante.

(4)   Deciziile și recomandările Comitetului mixt sunt redactate în exemplar dublu și semnate pentru Comitetul mixt de către ambii șefi de delegație.

(5)   Fiecare parte poate decide publicarea oricărei recomandări sau decizii adoptate de către Comitetul mixt.

(6)   Recomandările și deciziile Comitetului mixt pot fi adoptate prin procedură scrisă dacă cei doi șefi de delegație convin astfel.

În acest scop, președintele trimite proiectul celuilalt șef de delegație. Termenul-limită stabilit în procedura scrisă nu trebuie să fie mai scurt de 15 zile lucrătoare.

Articolul 8

Proces-verbal

(1)   Proiectul de proces-verbal al fiecărei ședințe a Comitetului mixt se elaborează în termen de 15 zile lucrătoare pe răspunderea președintelui.

(2)   De regulă, pentru fiecare subiect de pe ordinea de zi, procesul-verbal trebuie să indice:

—	documentele prezentate Comitetului mixt;

—	declarațiile a căror înregistrare a fost solicitată de către oricare dintre cele două părți contractante;

—	deciziile luate, declarațiile asupra cărora s-a convenit și concluziile adoptate de Comitetul mixt;

—	recomandările făcute.

(3)   Proiectul de proces-verbal este prezentat ambelor delegații pentru aprobare prin procedură scrisă în conformitate cu articolul 7 alineatul (6). În cazul în care această procedură nu este finalizată, procesul-verbal este adoptat de Comitetul mixt în cadrul următoarei reuniuni.

(4)   Procesul-verbal aprobat este redactat în exemplar dublu și semnat de secretari. Un exemplar original este păstrat de fiecare parte.

Articolul 9

Confidențialitatea

(1)   Ședințele Comitetului mixt nu sunt publice, cu excepția cazului în care Comitetul mixt hotărăște altfel.

(2)   Fără a aduce atingere altor dispoziții aplicabile, deliberările Comitetului mixt și ale grupurilor sale de lucru sunt reglementate de obligativitatea secretului profesional, cu excepția cazurilor în care Comitetul mixt hotărăște altfel.

(3)   Cu excepția cazurilor în care delegațiile hotărăsc altfel, procesul-verbal constituie documente accesibile publicului.

Articolul 10

Cheltuieli

(1)   Fiecare parte contractantă suportă orice cheltuieli efectuate în legătură cu participarea sa la reuniunile Comitetului mixt și ale grupurilor de lucru.

(2)   Comitetul mixt convine asupra împărțirii cheltuielilor cu privire la orice misiune atribuită experților.

Articolul 11

Corespondența

Orice corespondență către sau de la președintele Comitetului mixt se trimite Secretariatului Comitetului mixt. Secretariatul trimite o copie a întregii corespondențe privind acordul către șefii de delegație, către Misiunea Elvețiană pe lângă Uniunea Europeană și către Delegația Comisiei în Elveția.