Gestiunea bugetară și financiară

1.

apreciază faptul că eforturile de monitorizare a bugetului în cursul exercițiului financiar 2017 au condus la o rată de execuție bugetară de 100 %, ceea ce reprezintă o creștere de 2,1 % față de exercițiul 2016; constată, de asemenea, că rata de execuție a creditelor de plată a fost de 91,53 %, ceea ce reprezintă o creștere de 0,68 % în comparație cu 2016;

2.

constată că, în conformitate cu raportul Curții, deși agenția a achitat costul integral al lucrărilor de construcție a noului său sediu desfășurate în 2016 la Strasbourg, acestea nu sunt încă finalizate, din cauza incapacității contractantului de a-și respecta angajamentele, și că doar 70 % din acestea sunt acoperite de rapoarte acceptate privind stadiul de avansare a lucrărilor; ia act de faptul că avansul plătit contractantului este acoperit de garanții bancare, eliberate treptat la acceptarea lucrărilor; observă că contractantul a transmis o cerere de plată și a inițiat o acțiune în justiție împotriva agenției; remarcă faptul că, potrivit agenției, aceasta a depus un memoriu în apărare la Tribunalul Administrativ de la Strasbourg și că acesta nu a adoptat încă o decizie; invită agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la decizia definitivă a Tribunalului Administrativ de la Strasbourg;

Anularea reportărilor

3.

regretă că reportările din 2016 în 2017 anulate au totalizat 658 000 EUR, reprezentând 12,20 % din suma totală reportată, ceea ce constituie o creștere importantă de 7,11 % față de 2016;

Performanța

4.

constată cu satisfacție că agenția utilizează anumiți indicatori-cheie de performanță (ICP) în domenii precum performanța sistemelor, securitatea și nivelul satisfacției clienților, pentru a evalua valoarea adăugată a activităților sale, și utilizează alți ICP diverși pentru a-și îmbunătăți gestiunea bugetară;

5.

salută cooperarea permanentă a agenției cu agențiile europene din domeniul justiției și afacerilor interne, în special cu Unitatea de Cooperare Judiciară a Uniunii Europene, cu Agenția Uniunii Europene pentru Securitatea Rețelelor și a Informațiilor, cu Agenția Uniunii Europene pentru Formare în Materie de Aplicare a Legii și cu Biroul European de Sprijin pentru Azil, agenția făcând schimb de bune practici cu toate aceste agenții;

6.

observă că agenția a fost supusă unei evaluări externe în 2016, care a concluzionat că agenția își îndeplinește mandatul în mod eficace, a recomandat anumite moduri de îmbunătățire a operațiunilor sale și a identificat posibilități de a-i extinde mandatul; ia act de faptul că agenția a pregătit în 2017 un plan de acțiune pentru a da curs recomandărilor respective; ia act, de asemenea, de faptul că Comisia a ținut seama de constatările evaluării în propunerea sa de reformare a actului de instituire a agenției care a devenit Regulamentul (UE) 2018/1726;

7.

subliniază importanța raportului final al Grupului de experți la nivel înalt pentru sistemele de informații și interoperabilitate și salută propunerile de regulamente ale Comisiei privind interoperabilitatea dintre sistemele de informații ale Uniunii în ceea ce privește cooperarea polițienească și judiciară, azilul și migrația, precum și frontierele și vizele;

8.

ia act cu îngrijorare de faptul că, potrivit raportului Curții, agenția gestionează în prezent trei sisteme informatice la scară largă, separate și neintegrate, care ar putea-o împiedica să realizeze economii importante și sinergii între aceste trei sisteme, și că se preconizează că mandatul agenției va fi extins pentru a gestiona mai multe sisteme informatice suplimentare în anii următori; salută recomandarea Curții, potrivit căreia agenția ar trebui să pregătească o analiză costuri-beneficii detaliată, care să stea la baza unei discuții referitoare la strategia de dezvoltare viitoare privind sistemele informatice pe care le gestionează; ia act, din răspunsul agenției, de faptul că a fost inițiat un studiu pentru a obține o imagine clară cu privire la viitoarea arhitectură a sistemelor informatice interoperabile; invită agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune despre rezultatele acestui studiu și acțiunile corective planificate;

9.

constată că, în noiembrie 2017, Consiliul de administrație a adoptat o strategie actualizată pe termen lung a agenției, care acoperă perioada 2018-2022 și stabilește direcția dezvoltării viitoare a agenției, și se așteaptă ca implementarea acestei strategii să îmbunătățească și mai mult performanța agenției;

Politica de personal

10.

constată cu îngrijorare că, la 31 decembrie 2017, schema de personal era completată în proporție de doar 87,02 %, fiind ocupate 114 posturi de agenți temporari din cele 131 de posturi de agenți temporari autorizate în temeiul bugetului Uniunii (față de 118 posturi autorizate în 2016); recunoaște că diferența dintre cei 114 agenți temporari numiți și cei 131 autorizați se justifică prin adăugarea a două posturi în eventualitatea reformării Regulamentului (UE) nr. 603/2013 al Parlamentului European și al Consiliului (3) și prin prevederea unui număr de 14 posturi în temeiul Regulamentului (UE) 2017/2226 al Parlamentului European și al Consiliului (4), care a intrat în vigoare la 29 decembrie 2017, permițându-i agenției să înceapă procesul de recrutare doar ulterior acestei date; constată cu satisfacție că oferta pentru ocuparea postului de șef al Unității operațiuni și infrastructură a fost trimisă și acceptată până la sfârșitul anului 2017; constată că, în 2017, în cadrul agenției au lucrat, de asemenea, 32 de agenți contractuali și șapte experți naționali detașați;

11.

constată că agenția a adoptat decizia-tip a Comisiei în care se expune politica pentru protecția demnității persoanelor și prevenirea hărțuirii; ia act de faptul că agenția oferă materiale de studiu on-line și a publicat cereri de exprimare a interesului în vederea îndeplinirii funcției de persoane de încredere;

12.

regretă dezechilibrul de gen din cadrul Consiliului de administrație al agenției, 46 din 52 de membri fiind bărbați și șase fiind femei; în acest sens, solicită Comisiei, statelor membre și altor părți interesate să țină cont de importanța garantării echilibrului de gen în momentul prezentării nominalizărilor pentru membrii Consiliului de administrație;

13.

constată cu îngrijorare că, potrivit raportului Curții, numărul redus al personalului antrenează riscuri semnificative pentru continuitatea operațiunilor agenției, având în vedere mai ales că șeful unității „Gestionarea și mentenanța aplicațiilor” („Application Management and Maintenance”) a ocupat totodată, ad-interim, posturile de șef al Departamentului de operațiuni („Operations Department”) și șef al unității „Operațiuni și infrastructură” („Operations and Infrastructure Unit”), combinând astfel trei dintre posturile de conducere de la cel mai înalt nivel din cadrul Departamentului de operațiuni; recunoaște că agenția și-a îndeplinit cu succes mandatul în cursul anului 2017, în pofida lipsei de resurse care a afectat funcțiile operaționale și orizontale ale agenției; susține că este necesar să se depună în continuare eforturile necesare pentru a păstra și a dezvolta personalul din cadrul agenției; salută, în acest sens, măsura agenției constând în numirea unui alt membru al personalului în funcția de șef interimar al unității „Operațiuni și infrastructură”; îndeamnă agenția să ocupe fără întârziere toate posturile cu personal permanent;

14.

invită agenția să depună în continuare eforturi pentru a-și păstra personalul și a-l dezvolta în cadrul său; salută modul în care agenția a gestionat volumul de muncă substanțial mai mare în 2017, în pofida ratei de rotație mari a personalului specializat;

15.

salută sugestia Curții ca anunțurile de posturi vacante să fie publicate și pe site-ul Oficiului European pentru Selecția Personalului, pentru a difuza mai larg aceste informații; înțelege preocuparea agenției cu privire la costurile de traducere;

Achizițiile

16.

a act cu îngrijorare de faptul că, potrivit raportului Curții, agenția a întâmpinat dificultăți în ceea ce privește atragerea unei concurențe suficiente pentru mai multe proceduri de achiziții de valoare medie, primind numai o ofertă în cadrul procedurilor în cauză;

17.

constată cu regret că auditul efectuat de Serviciul de Audit Intern al Comisiei (IAS) asupra procedurilor de achiziții publice ale agenției a descoperit deficiențe semnificative, inclusiv două aspecte „foarte importante” privind estimarea valorilor contractelor și controalele-cheie și a făcut alte trei constatări clasificate „importante”; recunoaște că numeroase deficiențe au legătură cu personalul insuficient al Unității Finanțe și Achiziții și al secției de achiziții, în special; ia act de faptul că agenția a elaborat un plan de acțiune care ține seama de constatările auditului și dă curs recomandărilor IAS; invită agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la măsurile luate pentru a atenua aceste dificultăți;

18.

constată că, potrivit raportului Curții, agenția recurge în mare măsură la contractanți externi și că 90 % din activitățile legate de dezvoltarea și punerea în aplicare a proiectelor informatice sunt realizate de agenție într-un efort combinat cu contractanții externi; ia act cu preocupare de faptul că, deși toate etapele proiectelor informatice se află sub controlul agenției, externalizarea dezvoltării unor sisteme informatice sensibile la un asemenea nivel creează un risc semnificativ de recurgere excesivă și de dependență excesivă de contractanții externi; ia act de răspunsul agenției, potrivit căruia dezvoltarea integrală a acestor sisteme la nivel intern și reducerea externalizării ar necesita o creștere substanțială a personalului agenției și că, pentru a asigura separarea corespunzătoare a sarcinilor, contractanții implicați în asigurarea calității nu sunt implicați în furnizarea de sprijin extern pentru gestionarea operațională a sistemelor informatice la scară largă; prin urmare, solicită agenției să limiteze dependența de contractanții externi utilizându-și mai bine resursele proprii și să instituie o veritabilă politică de limitare a utilizării contractanților externi;

19.

solicită agenției să ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că toți contractanții care au acces la informații sensibile privind sistemele informatice sau la datele pe care le prelucrează acestea sunt obligați prin lege să respecte reguli stricte de confidențialitate și să impună acestor contractanți să dețină autorizații de securitate naționale oficiale atunci când accesează aceste informații; solicită agenției să se asigure că contractanții săi nu au obligații în temeiul vreunei legislații a unei țări terțe care ar putea intra în conflict cu acordurile de confidențialitate necesare stabilite de agenție;

20.

ia act, din raportul Curții, de faptul că agenția nu pusese încă în practică până la sfârșitul lui 2017 toate instrumentele lansate de Comisie pentru a introduce o singură soluție privind schimburile electronice de informații cu părțile terțe care participă la procedurile de achiziții publice (achiziții publice electronice); constată, pe baza informațiilor furnizate de agenție, că a introdus deja instrumentele pentru facturarea electronică și licitația electronică în cazul anumitor proceduri, dar nu și pentru depunerea ofertelor pe cale electronică; invită agenția să introducă toate instrumentele necesare și să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la punerea lor în aplicare;

Prevenirea și gestionarea conflictelor de interese și transparența

21.

ia act de măsurile existente aplicate de agenție și de efortul constant depus de aceasta pentru a asigura transparența, prevenirea și gestionarea conflictelor de interese, precum și protecția avertizorilor de integritate; constată cu îngrijorare că agenția nu publică CV-urile membrilor Consiliului de administrație sau pe cele ale personalului său de conducere, în general, ci doar pe cel al directorului său executiv; invită agenția să publice CV-urile tuturor membrilor Consiliului de administrație și ale personalului său de conducere și să raporteze autorității care acordă descărcarea de gestiune cu privire la măsurile adoptate în acest sens; încurajează agenția să utilizeze politica în materie de independență a Agenției Europene pentru Produse Chimice (ECHA) ca model de bună practică și sistem exemplar de monitorizare și prevenire a oricăror conflicte de interese;

22.

regretă să constate că, în pofida apelurilor anterioare, agenția nu publică declarațiile de interese ale membrilor Consiliului de administrație, nici pe cele ale personalului său de conducere, în general, și al directorului său executiv; solicită publicarea unor declarații de interese în care să se indice apartenența la orice alte organizații; subliniază că nu membrii Consiliului de administrație, personalul de conducere sau directorul executiv trebuie să se declare singuri ca nefiind afectați de niciun conflict de interese, ci un organism neutru ar trebui să evalueze existența unor conflicte de interese;

Controalele interne

23.

constată că, la 31 decembrie 2017, agenția avea 23 de recomandări de audit deschise care au fost apreciate ca „foarte importante”, inclusiv nouă recomandări de audit care fuseseră emise recent, trei recomandări de audit a căror dată scadentă trecuse și patru recomandări de audit care erau încă în curs; ia act de faptul că nu există niciun aspect „critic” în așteptarea soluționării; invită agenția să informeze autoritatea care acordă descărcarea de gestiune cu privire la punerea în practică a acestor recomandări de audit;

Alte observații

24.

ia act de reconstrucția sediului său operațional de la Strasbourg, Franța, și de construcția unui nou sediu la Tallinn, Estonia; constată că agenția dispune, de asemenea, de un amplasament de siguranță la Sankt Johann im Pongau, Austria, și de un birou de legătură la Bruxelles, Belgia; ia act cu îngrijorare de faptul că mutarea în noul sediu de la Strasbourg a fost întârziată considerabil și că contractantul răspunzător și-a încălcat de mai multe ori obligațiile asumate;

25.

face trimitere, pentru alte observații cu caracter orizontal care însoțesc decizia privind descărcarea de gestiune, la Rezoluția sa din 26 martie 2019 (5) referitoare la performanțele, gestiunea financiară și controlul agențiilor.

---

(1)   JO C 108, 22.3.2018, p. 270.

(2)  Regulamentul (UE) 2018/1726 al Parlamentului European și al Consiliului din 14 noiembrie 2018 privind Agenția Uniunii Europene pentru Gestionarea Operațională a Sistemelor Informatice la Scară Largă în Spațiul de Libertate, Securitate și Justiție (eu-LISA) și de modificare a Regulamentului (CE) nr. 1987/2006 și a Deciziei 2007/533/JAI a Consiliului, precum și de abrogare a Regulamentului (UE) nr. 1077/2011 (JO L 295, 21.11.2018, p. 99).

(3)  Regulamentul (UE) nr. 603/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 26 iunie 2013 privind instituirea sistemului „Eurodac” pentru compararea amprentelor digitale în scopul aplicării eficiente a Regulamentului (UE) nr. 604/2013 de stabilire a criteriilor și mecanismelor de determinare a statului membru responsabil de examinarea unei cereri de protecție internațională prezentate într-unul din statele membre de către un resortisant al unei țări terțe sau de către un apatrid și privind cererile autorităților de aplicare a legii din statele membre și a Europol de comparare a datelor Eurodac în scopul asigurării respectării aplicării legii și de modificare a Regulamentului (UE) nr. 1077/2011 de instituire a Agenției europene pentru gestionarea operațională a sistemelor informatice la scară largă, în spațiul de libertate, securitate și justiție ( JO L 180, 29.6.2013, p. 1).

(4)  Regulamentul (UE) 2017/2226 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 noiembrie 2017 de instituire a Sistemului de intrare/ieșire (EES) pentru înregistrarea datelor de intrare și de ieșire și a datelor referitoare la refuzul intrării ale resortisanților țărilor terțe care trec frontierele externe ale statelor membre, de stabilire a condițiilor de acces la EES în scopul aplicării legii și de modificare a Convenției de punere în aplicare a Acordului Schengen și a Regulamentelor (CE) nr. 767/2008 și (UE) nr. 1077/2011 (JO L 327, 9.12.2017, p. 20).

(5)  Texte adoptate, P8_TA-PROV(2019)0254. A se vedea pagina 361 din prezentul Jurnal Oficial.