02008D0456-20110308

Language
- My EUR-Lex
- Sign in
- Register
- My recent searches (0)

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Search tips

Need more search options? Use the Advanced search

EUROPA
EUR-Lex home
EUR-Lex - 02008D0456-20110308 - EN

Document 02008D0456-20110308

Help

Consolidated text: Decizia Comisiei din 5 martie 2008 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 574/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului de instituire a Fondului pentru frontierele externe pentru perioada 2007-2013, ca parte a Programului general „Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii”, în ceea ce privește sistemele de gestiune și control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă și financiară și eligibilitatea cheltuielilor privind proiectele cofinanțate de fond [notificată cu numărul C(2008) 789] (Numai textele în limbile bulgară, cehă, daneză, engleză, estonă, finlandeză, franceză, germană, greacă, italiană, letonă, lituaniană, maghiară, malteză, olandeză, polonă, portugheză, română, slovacă, slovenă, spaniolă și suedeză sunt autentice) (2008/456/CE)

Access initial legal act

(

Legal status of the document No longer in force

)

08/03/2011

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2008/456/2011-03-08

HTML

PDF

2008D0456 — RO — 08.03.2011 — 003.001

Acest document reprezintă un instrument de documentare, iar instituţiile nu îşi asumă responsabilitatea pentru conţinutul său.

►B

DECIZIA COMISIEI

din 5 martie 2008

de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 574/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului de instituire a Fondului pentru frontierele externe pentru perioada 2007-2013, ca parte a Programului general „Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii”, în ceea ce privește sistemele de gestiune și control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă și financiară și eligibilitatea cheltuielilor privind proiectele cofinanțate de fond

[notificată cu numărul C(2008) 789]

(Numai textele în limbile bulgară, cehă, daneză, engleză, estonă, finlandeză, franceză, germană, greacă, italiană, letonă, lituaniană, maghiară, malteză, olandeză, polonă, portugheză, română, slovacă, slovenă, spaniolă și suedeză sunt autentice)

(2008/456/CE)

(JO L 167, 27.6.2008, p.1)

Astfel cum a fost modificat prin:

		Jurnalul Oficial
		No	page	date
►M1	Decizia Comisiei din 10 iulie 2009	L 180	20	11.7.2009
►M2	Decizia Comisiei din 8 februarie 2010	L 36	30	9.2.2010
►M3	Decizia Comisiei din 2 martie 2011	L 61	28	8.3.2011

▼B

DECIZIA COMISIEI

din 5 martie 2008

[notificată cu numărul C(2008) 789]

(2008/456/CE)

COMISIA COMUNITĂȚILOR EUROPENE,

având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene,

având în vedere Decizia 574/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 23 mai 2007 de constituire a Fondului pentru frontierele externe, pentru perioada 2007-2013, ca parte a Programului general „Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii” ( 1 ), în special articolul 25, articolul 33 alineatul (5), articolul 35 alineatul (6) și articolul 37 alineatul (4),

întrucât:

(1)

Este necesar să fie stabilite condițiile în care statele membre ar trebui să pună în aplicare acțiunea în cadrul fondului, în special pentru a identifica în ce situații autoritatea responsabilă poate pune în aplicare proiecte în mod direct. Ar trebui stabilite, de asemenea, dispoziții suplimentare pentru autoritățile delegate.

(2)	Este necesar să se identifice o listă de proceduri și/sau norme practice pe care diferitele autorități desemnate ar trebui să le stabilească și să le urmeze pentru punerea în aplicare a fondului.

(3)

Este necesar să se stabilească obligațiile pe care ar trebui să și le asume autoritățile responsabile cu privire la beneficiarii finali în etapa premergătoare selecției și aprobării proiectelor care urmează să fie finanțate și cu privire la aspectele care ar trebui avute în vedere la verificările cheltuielilor declarate de beneficiarul final și/sau de partenerii din cadrul proiectului, inclusiv la verificările administrative ale cererilor de rambursare și la verificările la fața locului ale proiectelor individuale.

(4)	Pentru a asigura auditarea adecvată a cheltuielilor în cadrul programelor anuale, este necesar să se stabilească criteriile pe care ar trebui să le respecte pista de audit pentru ca auditul să fie considerat adecvat.

(5)

Auditurile proiectelor și ale sistemelor sunt efectuate sub responsabilitatea autorității de audit. Pentru a garanta o arie de cuprindere și o eficiență adecvate ale auditurilor, precum și efectuarea acestora cu respectarea acelorași standarde în toate statele membre, este necesar să se stabilească condițiile pe care ar trebui să le îndeplinească auditurile respective, inclusiv baza de eșantionare.

(6)

Statele membre trebuie să prezinte Comisiei, împreună cu programul lor multianual, o descriere a sistemelor proprii de gestiune și control. Întrucât acest document se numără printre elementele principale pe care se bazează Comisia, în contextul gestiunii partajate a bugetului Comunității, pentru a determina dacă asistența financiară în cauză este folosită de statele membre în conformitate cu normele și principiile aplicabile pentru protecția intereselor financiare ale Comunității, este necesar să se stabilească în detaliu informațiile pe care ar trebui să le conțină acest document.

(7)

În vederea armonizării standardelor de programare, de monitorizare a punerii în aplicare a fondului, de auditare și certificare a cheltuielilor, este necesar să se definească cu claritate conținutul programului multianual, al programului anual, al raportului intermediar, al raportului final, al cererilor de plată, precum și al strategiei de audit, al raportului anual de audit, al declarației de validitate și al certificării cheltuielilor.

(8)	Deoarece statele membre au obligația de a raporta și a monitoriza neregulile și de a recupera sumele plătite în mod necuvenit în legătură cu finanțarea din fond, este necesar să se definească cerințe aplicabile datelor trimise Comisiei.

(9)

Experiența a demonstrat faptul că cetățenii Uniunii Europene nu cunosc îndeajuns rolul jucat de Comunitate în finanțarea programelor. Prin urmare, este necesar să se definească în detaliu măsurile de asigurare a accesului la informații și a transparenței necesare pentru a remedia această lipsă de comunicare și informare.

(10)

Pentru a garanta diseminarea cât mai largă a informațiilor privind posibilitățile de finanțare către toate părțile interesate și din motive de transparență, ar trebui stabilite măsurile minime necesare pentru a informa potențialii beneficiari finali cu privire la posibilitățile de finanțare oferite împreună de Comunitate și de statele membre prin fondul respectiv. În vederea asigurării unei mai mari transparențe cu privire la utilizarea fondului, ar trebui publicate lista beneficiarilor finali, numele proiectelor și valoarea fondurilor publice alocate proiectelor.

(11)

În lumina Directivei 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date ( 2 ) și a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organismele comunitare și privind libera circulație a acestor date ( 3 ), este necesar să se prevadă, referitor la măsurile de asigurare a accesului la informații și a transparenței și la activitatea de audit efectuată în temeiul prezentei decizii, ca statele membre și Comisia să prevină orice divulgare neautorizată sau acces la datele cu caracter personal și să specifice scopul în care Comisia și statele membre pot prelucra astfel de date.

(12)

Utilizarea mijloacelor electronice pentru schimbul de informații și date financiare între statele membre și Comisie conduce la simplificare, la o mai mare eficiență, la transparență și la economisirea timpului. Pentru a valorifica pe deplin aceste avantaje menținând totodată securitatea schimburilor, Comisia poate pune la punct un sistem informatic comun.

(13)

Pentru a asigura punerea în aplicare eficientă a fondului în statele membre, în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare, ar trebui adoptată o serie de norme comune privind eligibilitatea cheltuielilor din fond. Pentru a reduce povara administrativă asupra beneficiarilor finali și asupra autorităților desemnate, ratele forfetare pentru costurile indirecte ar trebui să fie eligibile în anumite condiții.

(14)	Este necesară stabilirea unor norme detaliate de punere în aplicare a sprijinului pentru regimul special de tranzit, instituit prin Regulamentul (CE) nr. 693/2003 al Consiliului ( 4 ) și Regulamentul (CE) nr. 694/2003 al Consiliului ( 5 ).

(15)

În conformitate cu articolele 1 și 2 din Protocolul privind poziția Danemarcei, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și Tratatul de instituire a Comunității Europene, Danemarca nu este obligată de prezenta decizie și nu face obiectul aplicării sale. Dat fiind că Decizia nr. 574/2007/CE se bazează pe acquis-ul Schengen, în temeiul dispozițiilor titlului IV din partea a treia din Tratatul de instituire a Comunității Europene, Danemarca decide, în termen de șase luni de la adoptarea acestei decizii de către Consiliu, în conformitate cu articolul 5 din protocolul menționat, dacă o va transpune în legislația națională.

(16)

Prezenta decizie constituie o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen la a căror aplicare Marea Britanie nu participă, în conformitate cu Decizia 2000/365/CE a Consiliului din 29 mai 2000 privind solicitarea Regatului Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord de a participa la unele dintre dispozițiile acquis-ului Schengen ( 6 ), precum și cu ulterioara Decizie 2004/926/CE a Consiliului din 22 decembrie 2004 privind punerea în aplicare a unor părți din acquis-ul Schengen de către Regatul Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord ( 7 ). În consecință, Marea Britanie nu este obligată de prezenta decizie și nu face obiectul aplicării sale.

(17)

Prezenta decizie constituie o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen, la a căror aplicare Irlanda nu participă, în conformitate cu Decizia 2002/192/CE a Consiliului din 28 februarie 2002 privind solicitarea Irlandei de a participa la unele dintre dispozițiile acquis-ului Schengen ( 8 ). În consecință, Irlanda nu este obligată de prezenta decizie și nu face obiectul aplicării sale.

(18)

În ceea ce privește Islanda și Norvegia, Decizia nr. 574/2007/CE constituie o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen în sensul Acordului încheiat între Consiliul Uniunii Europene, Republica Islanda și Regatul Norvegiei în ceea ce privește asocierea acestor două state în vederea punerii în aplicare, a asigurării respectării și dezvoltării acquis-ului Schengen ( 9 ), care intră sub incidența articolului 1 literele A și B din Decizia 1999/437/CE a Consiliului din 17 mai 1999 privind anumite modalități de aplicare a Acordului încheiat între Consiliul Uniunii Europene, Republica Islanda și Regatul Norvegiei în ceea ce privește asocierea acestor două state în vederea punerii în aplicare, a asigurării respectării și dezvoltării acquis-ului Schengen ( 10 ).

(19)

În ceea ce privește Elveția, Decizia nr. 574/2007/CE ( 11 ) constituie o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen în sensul Acordului încheiat între Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană și Confederația Elvețiană în ceea ce privește asocierea acesteia din urmă în vederea punerii în aplicare, a asigurării respectării și dezvoltării acquis-ului Schengen, care intră sub incidența articolului 4 alineatul (1) din decizia Consiliului privind semnarea, în numele Comunității Europene, și aplicarea provizorie a anumitor dispoziții ale prezentului acord.

(20)	Măsurile prevăzute în prezenta decizie sunt conforme cu avizul Comitetului de gestionare a fondului,

ADOPTĂ PREZENTA DECIZIE:

CUPRINS
Partea I	Introducere
Capitolul I	Obiect și definiții
Articolul 1	Obiect
Articolul 2	Definiții
Partea II	Dispoziții comune celor patru fonduri
Capitolul 1	Autorități desemnate
Articolul 3	Autorități comune
Articolul 4	Autoritatea delegată
Articolul 5	Externalizarea sarcinilor
Capitolul 2	Sisteme de gestiune și control
Articolul 6	Manual de proceduri
Articolul 7	Punerea în aplicare a fondului de către autoritatea responsabilă
Articolul 8	Condiții în care autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv
Articolul 9	Procedura de selecție și atribuire atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire
Articolul 10	Acorduri de subvenționare cu beneficiari finali atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire
Articolul 11	Contracte de punere în aplicare
Articolul 12	Stabilirea contribuției finale a Comunității
Articolul 13	Asistență tehnică
Articolul 14	Cheltuieli pentru asistența tehnică în cazul unei autorități comune
Articolul 15	Verificări efectuate de autoritatea responsabilă
Articolul 16	Pista de audit
Articolul 17	Auditul sistemelor și auditul proiectelor
Articolul 18	Verificări efectuate de autoritatea de certificare
Capitolul 3	Informații de furnizat privind utilizarea fondului
Articolul 19	Principiul proporționalității
Articolul 20	Descrierea sistemelor de gestiune și control
Articolul 21	Revizuirea descrierii sistemelor de gestiune și control
Articolul 22	Documente de programare
Articolul 23	Revizuirea defalcării financiare în programe anuale
Articolul 24	Rapoarte intermediare și finale privind punerea în aplicare a programelor anuale și cererile de plată
Articolul 25	Documente elaborate de autoritatea de audit
Articolul 26	Documente elaborate de autoritatea de certificare
Capitolul 4	Raportarea neregulilor
Articolul 27	Raportarea inițială – Derogări
Articolul 28	Raportarea măsurilor ulterioare – Nerecuperarea
Articolul 29	Contactele cu statele membre
Articolul 30	Utilizarea informațiilor
Capitolul 5	Accesul la informații și transparența
Articolul 31	Informații pentru potențialii beneficiari finali
Articolul 32	Informații pentru beneficiarii finali
Articolul 33	Atribuțiile autorității responsabile referitoare la asigurarea accesului la informații și a transparenței pentru publicul larg
Articolul 34	Responsabilitățile beneficiarilor finali referitoare la asigurarea accesului la informații și a transparenței pentru publicul larg
Articolul 35	Caracteristici tehnice ale asigurării accesului la informații și a transparenței privind operațiunea
Capitolul 6	Date cu caracter personal
Articolul 36	Protecția datelor cu caracter personal
Capitolul 7	Schimbul electronic de documente
Articolul 37	Schimbul electronic de documente
Articolul 38	Sistemul informatic pentru schimbul de documente
Partea III	Dispoziții speciale pentru Fondul pentru frontierele externe
Capitolul 1	Norme privind eligibilitatea
Articolul 39	Norme privind eligibilitatea
Capitolul 2	Regimul special de tranzit
Articolul 40	Sprijinul pentru punerea în aplicare a regimului special de tranzit
Partea IV	Dispoziții finale
Articolul 41	Destinatarii
ANEXE

PARTEA I

INTRODUCERE

CAPITOLUL I

Obiect și definiții

Articolul 1

Obiectul

(1) Prezenta decizie stabilește norme de punere în aplicare a fondului cu privire la:

(a) autoritățile desemnate;

(b) sistemele de gestiune și control;

(d) raportarea neregulilor;

(e) accesul la informații și transparența;

(f) datele cu caracter personal;

(g) schimbul electronic de documente.

(2) Dispozițiile prevăzute în cele ce urmează se aplică fără a aduce atingere dispozițiilor Regulamentului (Euratom, CE) nr. 2185/96 al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind controalele și inspecțiile la fața locului efectuate de Comisie în scopul protejării intereselor financiare ale Comunităților Europene împotriva fraudei și a altor nereguli ( 12 ).

Articolul 2

Definiții

În sensul prezentei decizii, se înțelege prin:

— „act de bază”: Decizia nr. 574/2007/CE;

— „fond”: Fondul pentru frontierele externe, astfel cum a fost instituit prin actul de bază;

— „patru fonduri”: Fondul european pentru refugiați, Fondul pentru frontierele externe, Fondul european de returnare și Fondul european de integrare a resortisanților țărilor terțe, astfel cum au fost instituite prin Decizia nr. 573/2007/CE ( 13 ), Decizia nr. 574/2007/CE, Decizia nr. 575/2007/CE ale Parlamentului European și ale Consiliului ( 14 ) și Decizia 2007/435/CE a Consiliului ( 15 ) ca parte a Programului general „Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii”;

— „autoritate responsabilă”: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 27 alineatul (1) litera (a) din actul de bază;

— „autoritate de certificare”: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 27 alineatul (1) litera (b) din actul de bază;

— „autoritate de audit”: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 27 alineatul (1) litera (c) din actul de bază;

— „autoritate delegată”: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 27 alineatul (1) litera (d) din actul de bază;

— „autorități desemnate”: toate autoritățile desemnate de un stat membru în temeiul articolului 27 din actul de bază;

— „acțiune”: acțiune desfășurată în cadrul fondului, cum sunt cele enumerate în cadrul obiectivelor specifice definite la articolul 4, înțeleasă în sensul articolului 6 din actul de bază;

— „proiect”: mijloacele specifice, practice, utilizate pentru punerea în aplicare, integral sau parțial, a unei acțiuni, de către beneficiarii finali ai subvențiilor;

— „beneficiarul final”: entitatea juridică responsabilă cu punerea în aplicare a proiectelor, respectiv ONG-uri, autorități federale, naționale, regionale sau locale, alte organizații nonprofit, societăți de drept public sau privat sau organizații internaționale;

— „partener în cadrul proiectului”: orice entitate juridică ce pune în aplicare un proiect în cooperare cu un beneficiar final punând la dispoziția proiectului resurse și primind parte din contribuția Comunității prin intermediul beneficiarului final;

— „orientări strategice”: cadrul de intervenție a fondului, astfel cum a fost adoptat prin Decizia 2007/599/CE a Comisiei ( 16 );

— „prioritate”: set de acțiuni definit ca prioritate în orientările strategice;

— „prioritate specifică”: set de acțiuni definit ca prioritate specifică în orientările strategice și care permite cofinanțarea la o rată superioară, în conformitate cu articolul 16 alineatul (4) din actul de bază;

— „prima constatare administrativă sau judiciară”: prima evaluare scrisă efectuată de o autoritate competentă, administrativă sau judiciară, care constată pe baza unor fapte specifice producerea unei nereguli, fără a prejudicia posibilitatea ca această concluzie să poată fi ulterior revizuită sau retrasă ca urmare a dezvoltărilor înregistrate în cursul procedurii administrative sau judiciare;

— „neregularitate” orice încălcare a unei dispoziții a dreptului comunitar care rezultă dintr-o acțiune sau o omisiune a unui operator economic care are sau ar avea ca efect prejudicierea bugetului general al Uniunii Europene, prin imputarea unei cheltuieli nejustificate la bugetul general;

— „fraudă suspectată”: o neregulă care determină inițierea unei proceduri administrative sau judiciare la nivel național în vederea stabilirii existenței unui comportament intenționat, în special a unei fraude, astfel cum este menționată la articolul 1 alineatul (1) litera (a) din Convenția elaborată pe baza articolului K.3 din Tratatul privind Uniunea Europeană privind protecția intereselor financiare ale Comunităților Europene ( 17 );

— „faliment”: procedura de insolvență, astfel cum este definită la articolului 2 litera (a) din Regulamentul (CE) nr. 1346/2000 al Consiliului ( 18 );

— „acord de subvenționare”: un acord sau un alt instrument juridic echivalent în baza căruia statele membre acordă subvenții beneficiarului final în vederea punerii în aplicare a proiectului în cadrul fondului.

PARTEA II

DISPOZIȚII COMUNE CELOR PATRU FONDURI

CAPITOLUL 1

Autorități desemnate

Articolul 3

Autorități comune

Statele membre pot desemna aceeași autoritate responsabilă, autoritate de audit sau autoritate de certificare pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri.

Articolul 4

Autoritatea delegată

(1) Orice delegare de sarcini respectă principiul bunei gestiuni financiare, care presupune un control intern eficient și eficace și asigură respectarea principiului nediscriminării și vizibilității finanțării comunitare. Nicio sarcină de punere în aplicare care face obiectul delegării nu poate conduce la conflicte de interese.

(2) Aria de acoperire a sarcinilor delegate de autoritatea responsabilă autorității delegate și procedurile detaliate de punere în aplicare a sarcinilor delegate se înregistrează oficial în scris.

(2) Actul de delegare menționează cel puțin:

(a) trimiterile la legislația comunitară relevantă;

(b) sarcina încredințată autorității delegate;

(d) obligația autorității delegate de a institui și a menține o structură organizațională și un sistem de gestiune și control adaptate exercitării atribuțiilor sale;

(e) asigurarea care trebuie oferită cu privire la buna gestiune financiară și la legalitatea și regularitatea sarcinilor delegate.

(3) Gestionarea comunicării cu Comisia, menționată la articolul 27 alineatul (1) litera (a) din actul de bază, nu poate face obiectul delegării. Autoritatea delegată comunică cu Comisia prin intermediul autorității responsabile.

(4) În cazul în care autoritatea delegată nu este o administrație publică sau un organism de drept privat din statul membru care îndeplinește o misiune de serviciu public, autoritatea responsabilă nu poate delega acestei autorități nicio competență executivă care presupune o marjă discreționară importantă, inclusiv efectuarea de alegeri politice.

(5) Delegarea sarcinilor către autoritățile delegate nu afectează răspunderea autorității responsabile, care își asumă în continuare răspunderea pentru sarcinile pe care le-a delegat.

(6) Atunci când autoritatea responsabilă delegă sarcini autorității delegate, toate dispozițiile din prezenta decizie legate de autoritatea responsabilă se aplică mutatis mutandis autorității delegate.

Articolul 5

Externalizarea sarcinilor

Autoritățile desemnate își pot externaliza unele sarcini, însă răspund în continuare de sarcinile externalizate, în conformitate cu responsabilitățile definite la articolele 29, 31 și 32 din actul de bază.

CAPITOLUL 2

Sisteme de gestiune și control

Articolul 6

Manual de proceduri

În conformitate cu articolul 33 alineatul (2) din actul de bază și ținând seama de principiul proporționalității, statele membre elaborează un manual care stabilește proceduri și norme practice privind:

(a) funcționarea autorităților desemnate;

(b) normele care asigură separarea adecvată a funcțiilor;

(d) stabilirea de programe multianuale și anuale;

(e) stabilirea strategiei de audit și a planurilor anuale de audit;

(f) selectarea proiectelor, acordarea subvențiilor și gestiunea financiară a proiectelor;

(g) gestionarea neregulilor, a corecțiilor financiare și a recuperărilor;

(h) pregătirea și executarea misiunilor de audit;

(i) pregătirea rapoartelor și a declarațiilor de audit;

(j) certificarea cheltuielilor;

(k) evaluarea programului;

(l) prezentarea de rapoarte Comisiei;

(m) pista de audit.

Articolul 7

Punerea în aplicare a fondului de către autoritatea responsabilă

(1) În vederea punerii în aplicare a fondului, autoritatea responsabilă poate acționa ca organism de atribuire și/sau ca organism executiv.

(2) Autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire în cazurile în care pune în aplicare proiectele, în general pe baza unei cereri deschise, anuale, de propuneri.

(2) Nici autoritatea responsabilă, nici vreuna dintre autoritățile delegate nu poate răspunde acestor cereri de propuneri.

(2) În cazurile justificate în mod corespunzător, inclusiv în cazul continuării, în conformitate cu articolul 16 alineatul (6) din actul de bază, a proiectelor multianuale selectate în urma unei cereri de propuneri anterioare sau în situații de urgență, pot fi acordate subvenții fără a fi nevoie de o cerere de propuneri.

(3) Autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv în cazurile în care, atunci când caracteristicile proiectelor nu permit o altă manieră de punere în aplicare, aceasta decide să pună în aplicare proiectele în mod direct, de exemplu în cazul situațiilor de monopol de jure sau din rațiuni de securitate. În aceste cazuri, normele privind beneficiarul final se aplică mutatis mutandis autorității responsabile.

Articolul 8

Condiții în care autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv

(1) Motivele care au determinat autoritatea responsabilă să acționeze ca organism executiv responsabil de punerea în aplicare a proiectelor sunt identificate și comunicate Comisiei în cadrul programului anual în cauză.

(2) Atunci când pune în aplicare proiectele, autoritatea responsabilă veghează la respectarea principiului unui bun raport calitate/preț și la evitarea conflictelor de interese.

(3) Autoritatea responsabilă poate pune în aplicare proiectele identificate în conformitate cu articolul 7 alineatul (3) în mod direct și/sau împreună cu oricare dintre autoritățile naționale competente în virtutea expertizei tehnice, a gradului înalt de specializare sau a competențelor administrative ale acestora. Principalele autorități naționale implicate în punerea în aplicare sunt, de asemenea, identificate în programul anual în cauză.

(4) Decizia administrativă de a cofinanța un proiect în cadrul fondului conține informațiile necesare pentru monitorizarea produselor și serviciilor care fac obiectul cofinanțării și pentru verificarea cheltuielilor generate. Toate dispozițiile relevante stabilite pentru un acord de subvenționare la articolul 10 alineatul (2) sunt specificate într-un instrument juridic echivalent.

(5) Raportul final privind punerea în aplicare a programului anual include informații privind procedurile și practicile utilizate pentru a asigura o separare corespunzătoare a funcțiilor, un control eficient și o protecție satisfăcătoare a intereselor financiare ale Comunităților Europene și furnizează explicații privind modul în care au fost evitate conflictele de interese.

(6) Atunci când se așteaptă ca autoritatea responsabilă să acționeze în mod constant ca organism executiv pentru proiectele cofinanțate de fond:

(a) autoritatea de audit nu face parte din același organism ca și autoritatea responsabilă, cu excepția situației în care independența sa în materie de audit este garantată și aceasta răspunde și în fața unui alt organism decât cel din care face parte împreună cu autoritatea responsabilă;

(b) sarcinile autorității responsabile, astfel cum sunt definite la articolul 29 din actul de bază, nu sunt afectate atunci când autoritatea responsabilă pune, de asemenea, în aplicare proiecte în mod direct.

(7) Atunci când se așteaptă ca o autoritate delegată să acționeze ca organism executiv pentru proiecte cofinanțate de fond, autoritatea delegată respectivă nu poate fi singurul beneficiar final al creditelor pe care a fost delegată să le gestioneze.

Articolul 9

Procedura de selecție și atribuire atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire

(1) Cererile de propuneri definite la articolul 7 alineatul (2) se publică astfel încât să fie foarte accesibile pentru beneficiarii potențiali. ►M3 Orice modificare importantă a conținutului cererilor de propuneri se publică, la rândul său, în aceleași condiții. ◄

(1) Cererile de propuneri indică:

(a) obiectivele;

(b) criteriile de selecție, care trebuie să fie conforme cu articolul 16 alineatul (5) din actul de bază, precum și documentele justificative relevante;

(d) normele și data-limită de depunere a propunerilor.

(2) În scopul selectării proiectelor și al acordării subvențiilor, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarii finali sunt informați cu privire la următoarele condiții speciale legate de proiectele care urmează să fie puse în aplicare:

(a) normele privind eligibilitatea cheltuielilor;

(b) termenul de punere în aplicare; precum și

(2) Înainte de adoptarea deciziei de acordare a subvenției, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarul final și/sau partenerii din cadrul proiectului sunt în măsură să îndeplinească aceste condiții.

(3) Autoritatea responsabilă se asigură că proiectele cărora le-au fost acordate subvenții au fost supuse unei analize tehnice și bugetare formale și unei evaluări calitative prin aplicarea criteriilor prevăzute în cererea de propuneri. Motivele pentru care au fost respinse celelalte proiecte se înregistrează.

(4) Statele membre stabilesc cine are competența de a atribui proiecte și se asigură că sunt evitate conflictele de interese în toate situațiile, în special atunci când solicitanții sunt organisme naționale.

(5) Decizia de acordare a subvenției indică cel puțin numele beneficiarului final și/sau al partenerilor din cadrul proiectului, detaliile esențiale ale proiectului și obiectivele sale operaționale, valoarea maximă a cofinanțării din fond și procentul maxim de cofinanțare a costurilor eligibile totale.

(6) Fiecărui solicitant îi sunt trimise informații scrise privind rezultatele procedurii de selecție, inclusiv o justificare a deciziilor de selecție. În cazul în care acest lucru este prevăzut în legislația internă, se menționează procedura de revizuire relevantă.

Articolul 10

Acorduri de subvenționare cu beneficiari finali atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire

(1) Autoritatea responsabilă stabilește proceduri detaliate de gestionare a proiectelor, care vizează, inter alia:

(a) semnarea acordurilor de subvenționare cu beneficiarii finali selectați;

(b) urmărirea acordurilor și a oricăror modificări aduse acestora prin instituirea unui sistem de monitorizare administrativă a proiectelor (schimb de corespondență, introducerea și monitorizarea modificărilor și a scrisorilor de atenționare, primirea și tratarea rapoartelor etc).

(2) Acordurile de subvenționare stabilesc, inter alia:

(a) valoarea maximă a subvenției;

(b) procentajul maxim al contribuției comunitare, în conformitate cu articolul 16 alineatul (4) din actul de bază;

(d) dacă este cazul, partea de sarcini și costuri aferente pe care beneficiarul final intenționează să le subcontracteze unor terți;

(e) bugetul previzional și planul de finanțare convenite pentru proiect, inclusiv procentajul fix al costurilor indirecte, astfel cum este definit în anexa XI cu privire la normele privind eligibilitatea cheltuielilor;

(f) calendarul și dispozițiile de punere în aplicare a acordului (obligații de raportare, modificări și denunțare);

(g) obiectivele operaționale ale proiectului și indicatorii de utilizat;

(h) definiția costurilor eligibile;

(i) condițiile legate de plata subvenției și cerințele de evidență contabilă;

(j) condițiile legate de pista de audit;

(k) dispozițiile relevante referitoare la protecția datelor;

(l) dispozițiile relevante referitoare la transparență.

(3) Dacă este cazul, beneficiarii finali se asigură că toți partenerii din cadrul proiectului sunt supuși unor obligații identice. Partenerii sunt responsabili prin intermediul beneficiarului final, care răspunde în continuare, în ultimă instanță, de respectarea condițiilor contractuale de către acesta și de către toți partenerii din cadrul proiectului.

(3) Beneficiarii finali păstrează copiile certificate ale documentelor contabile care justifică veniturile și cheltuielile generate de parteneri în legătură cu proiectul în cauză.

(4) Acordurile de subvenționare prevăd în mod expres exercitarea de către Comisie și Curtea de Conturi a competențelor lor de control, pe baza verificării documentelor și a inspecțiilor la fața locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor din cadrul proiectului și subcontractanților.

▼M3

Articolul 11

Contracte de punere în aplicare

Atunci când atribuie contracte pentru punerea în aplicare a proiectelor, statul, autoritățile regionale sau locale, organismele de drept public, asociațiile constituite din una sau mai multe asemenea autorități sau organisme de drept public respectă legislația și principiile Uniunii, precum și dispozițiile interne aplicabile în materie de achiziții publice.

Alte entități, în afara celor menționate în primul paragraf, vor atribui contractele pentru punerea în aplicare a proiectelor în urma unei publicități corespunzătoare, pentru a se asigura respectarea principiului transparenței, al nediscriminării și al tratamentului egal. Contractele a căror valoare este mai mică de 100 000 EUR pot fi atribuite cu condiția ca entitatea în cauză să solicite cel puțin trei oferte. Fără a aduce atingere dispozițiilor naționale, contractele a căror valoare este mai mică de 5 000 EUR nu fac obiectul niciunor obligații procedurale.

▼B

Articolul 12

Stabilirea contribuției finale a Comunității

Pentru calcularea plății finale către beneficiarul final, contribuția totală a Comunității la fiecare proiect reprezintă valoarea cea mai mică dintre următoarele trei:

(a) valoarea maximă indicată în acordul de subvenționare;

(b) cofinanțarea maximă care rezultă din multiplicarea costurilor eligibile totale ale proiectului în cauză cu un procent prevăzut la articolul 16 alineatul (4) din actul de bază (respectiv 50 % sau 75 %); precum și

Articolul 13

Asistență tehnică

(1) Asistența tehnică la inițiativa Comisiei, astfel cum este definită la articolul 17 din actul de bază, poate fi finanțată în proporție de până la 100 % de fond.

(2) Asistența tehnică la inițiativa statelor membre, astfel cum este definită la articolul 18 din actul de bază, poate fi finanțată în proporție de până la 100 % de fond.

(3) Asistența tehnică la inițiativa Comisiei sau a statelor membre poate fi acordată sub formă de contracte de achiziții publice, de comisioane pentru experți și/sau orice cheltuieli administrative supuse normelor privind eligibilitatea definite în partea III, capitolul 1.

Articolul 14

Cheltuieli pentru asistența tehnică în cazul unei autorități comune

(1) Atunci când una sau mai multe autorități desemnate sunt comune pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri, creditele pentru cheltuielile aferente asistenței tehnice pentru fiecare program anual în cauză pot fi fuzionate parțial sau integral.

(2) Cheltuielile cu asistența tehnică se alocă între fondurile în cauză, preferabil pe baza unor formule de repartizare simple și reprezentative. Aplicarea formulelor nu conduce la nicio majorare a valorii maxime a cheltuielilor cu asistența tehnică pentru fiecare program anual în cauză.

Articolul 15

Verificări efectuate de autoritatea responsabilă

(1) Verificările care trebuie efectuate de autoritatea de gestiune sau sub responsabilitatea acesteia în temeiul articolului 29 alineatul (1) litera (g) din actul de bază vizează aspectele administrative, financiare, tehnice și fizice ale proiectelor, după caz.

(1) Scopul verificărilor este de a se asigura că, din punctul de vedere al obiectivului proiectului, cheltuielile declarate sunt reale și legitime, că proiectele finanțate au fost executate în conformitate cu acordurile de subvenționare, că s-au respectat normele privind contribuția comunitară, în special în ceea ce privește structura de finanțare definită la articolul 16 din actul de bază, că cererile de rambursare ale beneficiarului final sunt corecte și că proiectele și cheltuielile au respectat normele comunitare și de drept intern, precum și de faptul că acestea evită dubla finanțare a cheltuielilor cu alte sisteme comunitare sau naționale și cu alte perioade de programare.

(1) În plus, verificările includ:

(a) verificări administrative și financiare ale fiecărei cereri de rambursare trimise de beneficiarii finali;

(b) verificări, cel puțin pe un eșantion reprezentativ, ale documentelor justificative care acoperă toate rubricile din buget anexate la acordul de subvenționare, ale relevanței, exactității și eligibilității cheltuielilor, veniturilor și costurilor acoperite din veniturile alocate declarate de beneficiarii finali;

(c) verificări la fața locului ale proiectelor individuale, cel puțin pe un eșantion reprezentând o combinație adecvată de tipuri și dimensiuni de proiecte și ținând cont de orice factori de risc deja identificați, astfel încât să fie obținute asigurări rezonabile cu privire la legalitatea și regularitatea tranzacțiilor subiacente, având în vedere nivelul de risc identificat de autoritatea responsabilă.

(1) Verificările indicate la literele (a) și (b) nu trebuie efectuate în cazul în care beneficiarului final îi este impusă obligația de a prezenta un certificat de audit eliberat de un auditor independent, care acoperă toate aspectele menționate la literele (a) și (b).

(2) Se înregistrează datele legate de fiecare verificare, indicându-se activitatea realizată, data, rezultatele și măsurile adoptate pentru a remedia erorile identificate. Autoritatea responsabilă se asigură că toate documentele justificative legate de verificările efectuate sunt păstrate la dispoziția Comisiei și a Curții de Conturi pentru o perioadă de cinci ani de la încheierea proiectului. Această perioadă se întrerupe în cazul unor proceduri judiciare sau în urma unei cereri a Comisiei motivate în mod corespunzător.

(3) Atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv în cadrul programului anual, conform definiției de la articolul 7 alineatul (3), verificările menționate la alineatul (1) se efectuează în conformitate cu principiul separării corespunzătoare a funcțiilor.

Articolul 16

Pista de audit

(1) În sensul articolului 29 alineatul (1) litera (k) din actul de bază, o pistă de audit este considerată adecvată în cazul în care îndeplinește următoarelor criterii:

(a) permite regularizarea sumelor certificate Comisiei cu registrele contabile și documentele justificative detaliate deținute de autoritatea de certificare, de autoritatea responsabilă, de autoritățile delegate și de beneficiarii finali privind proiectele cofinanțate în cadrul fondului;

(b) permite verificarea efectuării plății contribuției publice către beneficiarul final, a alocării și a transferului fondurilor comunitare acordate în cadrul fondului și a surselor de cofinanțare a proiectului;

(d) conține, pentru fiecare proiect, după caz, specificațiile tehnice și planul de finanțare, documentele referitoare la aprobarea subvenției, documentele legate de procedurile de achiziții publice și rapoartele privind verificările și auditurile efectuate.

(2) Autoritatea responsabilă se asigură că se păstrează înregistrări cu privire la locul în care se găsesc toate documentele legate de plățile specifice efectuate în cadrul fondului.

Articolul 17

Auditul sistemelor și auditul proiectelor

(1) Auditurile menționate la articolul 32 alineatul (1) literele (a) și (b) din actul de bază sunt efectuate asupra sistemelor de gestiune și control instituite de statele membre și asupra unui eșantion de proiecte selectate printr-o metodă aprobată de autoritatea de audit.

(1) Metoda de eșantionare:

(a) include o combinație adecvată de tipuri și dimensiuni de proiecte;

(b) ține seama de eventualii factori de risc identificați în urma controalelor naționale și comunitare și de aspectele verificărilor legate de raportul costuri-beneficii.

(1) Eșantionul include, de asemenea, cel puțin pe o bază proporțională, proiecte puse în aplicare de autoritatea responsabilă atunci când acționează ca organism executiv.

(1) Metoda utilizată pentru selectarea eșantionului trebuie justificată.

(2) Auditul sistemelor de gestiune și control vizează fiecare dintre următoarele proceduri cel puțin o dată până în 2013: programarea, delegarea sarcinilor, selectarea și atribuirea, monitorizarea proiectelor, plata, certificarea cheltuielilor, prezentarea de rapoarte Comisiei, identificarea și rezolvarea eventualelor nereguli și evaluarea programelor.

(3) Auditurile proiectelor sunt efectuate la fața locului pe baza documentației și a înregistrărilor păstrate de beneficiarul final și/sau de partenerii din cadrul proiectului. Auditurile verifică dacă:

(a) proiectul îndeplinește criteriile de selecție pentru programul anual, a fost pus în aplicare în conformitate cu acordul de subvenționare și îndeplinește toate condițiile aplicabile legate de funcționalitatea și utilizarea sa sau de obiectivele propuse;

(b) cheltuielile declarate corespund datelor din registrele contabile și din documentele justificative păstrate de beneficiarul final și/sau de partenerii din cadrul proiectului, iar aceste înregistrări corespund documentelor justificative păstrate de autoritatea responsabilă sau de orice organism delegat;

(c) articolele de cheltuieli corespund cerințelor privind eligibilitatea prevăzute în anexa XI, cerințelor specificate în timpul procedurii naționale de selecție, termenilor din acordul de subvenționare și activităților efectiv desfășurate, precum și, după caz, altor norme comunitare și de drept intern;

(d) utilizarea efectivă sau intenționată a proiectului este coerentă cu obiectivele, acțiunea sau măsurile prevăzute la articolele 3, 4, 5, 6 și 18 din actul de bază;

(e) contribuția publică sau privată a fost plătită beneficiarului final în conformitate cu articolul 16 alineatul (2) din actul de bază;

(f) există o pistă de audit adecvată;

(g) nu există conflicte de interese și a fost obținut un bun raport calitate/preț, în special în cazurile în care autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv al proiectului.

(4) Numai cheltuielile care fac obiectul unui audit efectuat în temeiul alineatului (3) sunt luate în considerare în valoarea cheltuielilor auditate, în sensul articolului 32 alineatul (1) litera (b) din actul de bază. În cazul în care auditul este efectuat înaintea finalizării proiectului, nu se ține cont decât de cheltuielile efectiv auditate pentru a calcula rata de acoperire.

(5) Atunci când problemele constatate par să fie de natură sistemică și pot atrage, prin urmare, riscuri pentru alte proiecte, autoritatea de audit asigură efectuarea unei examinări suplimentare, inclusiv a unor audituri suplimentare, dacă este cazul, pentru a stabili amploarea acestor probleme. Autoritățile responsabile întreprind acțiunile preventive și corective necesare.

(6) Autoritatea de audit își elaborează concluziile pe baza rezultatelor auditurilor referitoare la cheltuielile declarate Comisiei și le comunică Comisiei în cadrul raportului anual de audit. În cadrul programelor anuale pentru care rata de eroare prevăzută depășește pragul de semnificație de 2 % din contribuția Comunității, autoritatea de audit analizează importanța acestei erori și ia toate măsurile necesare, inclusiv formulând recomandări adecvate care urmează a fi comunicate cel puțin în raportul anual de audit.

Articolul 18

Verificări efectuate de autoritatea de certificare

(1) În cazurile în care autoritatea de audit emite un aviz cu rezerve sau un aviz negativ privind funcționarea sistemului de gestiune și control, autoritatea de certificare verifică dacă această informație a fost transmisă Comisiei. Aceasta se asigură, de asemenea, că autoritatea responsabilă a pus în aplicare un plan de acțiune adecvat pentru a restabili funcționarea eficientă a sistemelor de gestiune și control și a evalua impactul unei disfuncționalități asupra declarației de cheltuieli.

(2) În cazul în care cererea de plată sau declarația de restituire nu este validată de autoritatea de audit în vederea raportului final privind punerea în aplicare a programului anual, autoritatea de certificare se asigură că se întocmește fără întârziere o cerere de plată sau o declarație de restituire corectă.

CAPITOLUL 3

Informații de furnizat privind utilizarea fondului

Articolul 19

Principiul proporționalității

(1) În temeiul articolului 10 alineatul (2) din actul de bază, măsura în care informațiile la care poate avea acces un stat membru cu privire la utilizarea fondului sunt transmise Comisiei în documentele menționate în acest capitol poate fi proporțională cu cuantumul contribuției comunitare alocate statului membru în cauză și, după caz, aceste informații pot fi furnizate într-o formă sintetică.

(2) Cu toate acestea, la cererea Comisiei, statul membru furnizează totuși informații mai detaliate. Comisia poate solicita aceste informații în măsura în care acest lucru pare necesar pentru îndeplinirea eficientă de către Comisie a obligațiilor care îi revin în temeiul actului de bază și al Regulamentului financiar.

Articolul 20

Descrierea sistemelor de gestiune și control

(1) Descrierea sistemelor de gestiune și control menționate la articolul 33 alineatul (4) și articolul 34 alineatul (2) din actul de bază este prezentată în conformitate cu modelul din anexa I.

(2) Autoritatea responsabilă validează descrierea sistemelor puse în aplicare de oricare dintre autoritățile delegate. Fiecare autoritate desemnată confirmă exactitatea descrierii sistemelor de gestiune și control în cauză. În plus, autoritatea de audit confirmă, de asemenea, caracterul exhaustiv al descrierii.

(3) La examinarea descrierii, Comisia poate solicita clarificări și poate propune măsuri pentru a asigura respectarea dispozițiilor definite în actul de bază. Dacă este cazul, funcționarii Comisiei sau reprezentanți autorizați ai Comisiei pot efectua vizite la fața locului.

(4) În cazul în care autoritatea responsabilă este aceeași pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri sau atunci când sisteme comune se aplică la două sau mai multe fonduri, poate fi prezentată o descriere a sistemelor de gestiune și control comune, care să evidențieze, după caz, eventualele trăsături specifice.

Articolul 21

Revizuirea descrierii sistemelor de gestiune și control

▼M3

(1) Autoritatea responsabilă notifică prin scrisoare oficială Comisiei orice modificare importantă în sistemul de gestiune și control și transmite Comisiei o descriere revizuită a sistemului de gestiune și control cât mai curând posibil și cel târziu până la data la care modificarea produce efecte.

▼B

(2) Modificările importante sunt modificările susceptibile să afecteze separarea funcțiilor, eficiența mecanismelor de selecție, atribuire, control și plată și comunicarea cu Comisia. Printre acestea se numără, în special, schimbări legate de una dintre autoritățile desemnate, de sistemul contabil și de procedurile de plată și certificare.

(3) Pentru revizuirea sistemelor de gestiune și control, se aplică procedura prevăzută la articolul 20.

Articolul 22

Documente de programare

(1) Statele membre transmit Comisiei un program multianual, astfel cum se menționează la articolul 21 din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa II.

(2) Statele membre transmit Comisiei programele anuale, astfel cum se menționează la articolul 23 din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa III.

(3) Planurile financiare legate de programul multianual prezintă o defalcare a sumelor incluse în buget pe priorități, astfel cum sunt definite în orientările strategice.

(3) Planurile financiare legate de programele anuale prezintă o defalcare a sumelor incluse în buget pe categorii de acțiuni, astfel cum sunt definite la articolul 3 alineatul (1) din actul de bază, cu referire la priorități.

Articolul 23

Revizuirea defalcării financiare în programe anuale

▼M1

(1) În vederea revizuirii programului anual aprobat de Comisie în temeiul articolului 23 alineatul (4) din actul de bază, statul membru în cauză înaintează Comisiei un proiect revizuit de program anual, cu cel puțin trei luni înainte de încheierea perioadei de eligibilitate. Comisia analizează și aprobă, cât mai curând posibil, programul revizuit, în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 23 alineatul (4) din actul de bază.

▼B

(2) Modificările aduse defalcării financiare fără o revizuire a programului anual în temeiul alineatului (1) nu depășesc 10 % din contribuția totală din fond și sunt permise doar în situații justificate de cauze care sunt în afara controlului autorității responsabile. În raportul intermediar și/sau în raportul final privind punerea în aplicare a programului anual este furnizată o explicație adecvată a eventualelor astfel de modificări.

Articolul 24

►M2 Rapoarte intermediare și finale privind punerea în aplicare a programelor anuale și cererile de plată ◄

(1) Statele membre transmit Comisiei rapoartele intermediare privind punerea în aplicare a programului anual și cererile de plată, astfel cum se menționează la articolul 41 alineatul (4) din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa IV.

(2) Statele membre transmit Comisiei rapoartele finale privind punerea în aplicare a programului anual și cererile de plată, astfel cum se menționează la articolul 42 alineatul (1) litera (b) din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa V.

▼M3

(3) Tabelele financiare aferente rapoartelor intermediare și finale prezintă o defalcare a sumelor atât pe priorități, cât și pe priorități specifice, conform orientărilor strategice.

▼M2

(4) Astfel cum se menționează la articolul 41 alineatele (3) și (4) din actul de bază, totalul cumulativ al plăților de prefinanțare vărsate statului membru nu depășește 90 % din suma totală alocată statului membru respectiv prin decizia de finanțare care aprobă programul anual.

În cazul în care un stat membru a angajat la nivel național o sumă mai mică decât suma totală prevăzută în decizia de finanțare care aprobă programul anual, totalul cumulativ al plăților de prefinanțare nu depășește 90 % din suma angajată la nivel național.

▼B

Articolul 25

Documente elaborate de autoritatea de audit

(1) Strategia de audit menționată la articolul 32 alineatul (1) litera (c) din actul de bază este stabilită în conformitate cu modelul din anexa VI. ►M3 Orice modificări aduse strategiei de audit prezentate în conformitate cu articolul 32 alineatul (1) litera (c) din actul de bază și acceptate de Comisie sunt transmise fără întârziere Comisiei. Strategia de audit revizuită este stabilită în conformitate cu modelul din anexa VI, marcând modificările introduse. ◄

▼M3

(2) Cu excepția cazului în care fiecare dintre ultimele două programe anuale adoptate de Comisie corespunde unei contribuții comunitare anuale sub 1 milion EUR, autoritatea de audit prezintă un plan anual de audit înainte de data de 15 februarie a fiecărui an, începând din 2010. Planul de audit este elaborat în conformitate cu modelul din anexa VI. Statele membre nu trebuie să prezinte încă o dată strategia de audit atunci când transmit planurile anuale de audit. În cazul unei strategii de audit combinate, prevăzute la articolul 32 alineatul (2) din actul de bază, poate fi prezentat un plan de audit anual combinat.

▼B

(3) Raportul de audit și avizul menționate la articolul 32 alineatul (3) literele (a) și (b) din actul de bază se bazează pe auditurile sistemelor și auditurile proiectelor efectuate în conformitate cu strategia de audit și sunt întocmite în conformitate cu modelele din anexele VII.A și VII.B.

(4) Declarația de validitate menționată la articolul 32 alineatul (3) litera (c) din actul de bază se bazează pe întreaga activitate de audit desfășurată de autoritatea de audit, precum și pe verificări suplimentare, dacă este cazul. Declarația de validitate este întocmită în conformitate cu modelul din anexa VII.C.

(5) În cazul oricărei restrângeri a ariei de cuprindere a examinării sau în cazul în care se constată că nivelul cheltuielilor afectate de nereguli nu permite formularea unei opinii fără rezerve pentru avizul anual menționat la articolul 32 alineatul (3) litera (b) din actul de bază sau în declarația menționată la litera (c) a aceluiași articol, autoritatea de audit furnizează argumente și apreciază gravitatea problemei și impactul său financiar.

▼M3

Articolul 26

Documente elaborate de autoritatea de certificare

(1) Certificarea privind cererea de plată a celei de a doua prefinanțări menționate la articolul 41 alineatul (4) din actul de bază este întocmită de autoritatea de certificare și transmisă de către autoritatea responsabilă Comisiei în formatul din anexa VIII.

(2) Certificarea privind cererea de plată finală a celei de-a doua prefinanțări menționate la articolul 42 alineatul (1) litera (a) din actul de bază este întocmită de autoritatea de certificare și transmisă de către autoritatea responsabilă Comisiei în formatul din anexa IX.

▼B

CAPITOLUL 4

Raportarea neregulilor

Articolul 27

Raportare inițială – Derogări

(1) În conformitate cu modele din anexele IV și V, statele membre raportează Comisiei orice neregulă care a făcut obiectul unei prime constatări administrative sau judiciare în raportul intermediar sau final privind punerea în aplicare a programelor anuale.

(1) Raportul indică:

(a) fondul, programul anual și proiectul în cauză;

(b) dispoziția care a fost încălcată;

(d) practicile utilizate la producerea neregulii;

(e) atunci când este cazul, dacă practica dă naștere unei suspiciuni de fraudă;

(f) metoda prin care a fost constatată neregula;

(g) valoarea contribuției comunitare în cauză.

(1) Cu toate acestea, nu este necesar să fie raportate următoarele cazuri, cu excepția cazurilor de suspiciune de fraudă:

(a) cazurile în care neregulile sunt legate de sume de mai puțin de 10 000 de euro, imputabile bugetului general al Comunităților Europene;

(b) cazurile în care neregula constă exclusiv în nerealizarea, integrală sau parțială, a unui proiect inclus în programul anual din cauza falimentului beneficiarului final;

(c) cazurile aduse în atenția autorității competente de către beneficiarul final în mod voluntar și înaintea efectuării constatării de către autoritatea competentă, înainte sau după plata contribuției publice;

(d) cazurile care sunt constatate și corectate de autoritatea competentă înainte de efectuarea vreunei plăți din contribuția publică către beneficiarul final și înainte de includerea cheltuielilor în cauză într-o declarație de cheltuieli transmisă Comisiei.

(2) La cererea Comisiei, statele membre pun la dispoziție, în toate cazurile, detalii suplimentare privind:

(a) atunci când este cazul, celelalte state membre și țările terțe implicate;

(b) perioada în timpul căreia sau momentul în care a fost produsă neregula;

(c) autoritățile sau organismele naționale care au elaborat raportul oficial privind neregula și autoritățile responsabile de întreprinderea demersurilor administrative sau judiciare ulterioare;

(d) data la care a avut loc prima constatare administrativă sau judiciară a neregulii;

(e) identitatea persoanelor fizice și juridice implicate sau a oricăror alte entități participante, cu excepția cazului în care aceste informații sunt irelevante în scopul combaterii neregulilor, având în vedere tipul neregulii în cauză;

(f) bugetul total și contribuția publică aprobată pentru proiect și distribuția cofinanțărilor între contribuția comunitară și cea națională;

(g) valoarea contribuției publice afectate de neregulă și contribuția comunitară corespunzătoare pentru care există risc;

(h) atunci când nu a fost efectuată nicio plată aferentă contribuției publice menționate la litera (g) către persoanele sau celelalte entități identificate, sumele care ar fi fost plătite în mod necuvenit în cazul în care nu ar fi fost constatată neregula;

(i) suspendarea plăților, după caz, și posibilitățile de recuperare;

(j) tipul cheltuielilor afectate de nereguli.

(3) Atunci când unele dintre informațiile menționate la alineatul (2), în special cele privind practicile utilizate la producerea neregulii și metoda prin care a fost constatată aceasta, nu sunt disponibile, statele membre furnizează, în măsura posibilului, informațiile lipsă atunci când transmit rapoartele ulterioare privind neregulile către Comisie.

Articolul 28

Raportarea măsurilor ulterioare – Nerecuperarea

(1) Statele membre informează Comisia, cu privire la orice raport anterior întocmit în temeiul articolului 27, despre procedurile stabilite pentru toate neregulile notificate anterior și despre modificările semnificative care rezultă din acestea. Aceste informații sunt furnizate în rapoartele intermediare sau finale privind punerea în aplicare a programelor anuale în conformitate cu modelele din anexele IV și V.

(1) Raportul indică sumele recuperate sau care se preconizează că vor fi recuperate.

(2) La cererea Comisiei, statele membre pun la dispoziție, în toate cazurile, detalii suplimentare privind:

(a) orice măsuri intermediare luate de către statul membru pentru a asigura recuperarea sumelor plătite în mod necuvenit;

(b) orice proceduri judiciare și administrative stabilite în scopul recuperării sumelor plătite în mod necuvenit și al impunerii sancțiunilor;

(d) motivele eventualei sistări a urmăririlor penale.

(2) Statele membre raportează Comisiei toate deciziile administrative sau judiciare care pun capăt acestor proceduri sau principalele puncte ale acestora și indică, în special, dacă în urma constatărilor se confirmă sau nu suspiciunea de fraudă.

Articolul 29

Contactele cu statele membre

(1) Comisia întreține contactele necesare cu statele membre interesate în vederea completării informațiilor furnizate privind neregulile, menționate la articolul 27, privind procedurile menționate la articolul 28 și privind posibilitatea de recuperare.

(2) Independent de contactele menționate la alineatul (1), Comisia informează statele membre în cazurile în care natura neregulii indică faptul că practici identice sau similare ar putea avea loc și în alte state membre.

Articolul 30

Utilizarea informațiilor

(1) Comisia poate utiliza orice informație cu caracter general sau operațional, comunicată de statele membre în temeiul prezentei decizii, pentru a efectua analize de risc și, pe baza informațiilor obținute, poate întocmi rapoarte și poate dezvolta sisteme de avertizare timpurie care servesc la identificarea mai eficientă a riscurilor.

(2) Comisia informează periodic statele membre în cauză cu privire la felul în care au fost utilizate informațiile de la alineatul (1).

CAPITOLUL 5

Accesul la informații și transparența

Articolul 31

Informații pentru potențialii beneficiari finali

(1) Autoritatea responsabilă se asigură că indicațiile esențiale privind programele multianuale și anuale sunt difuzate pe scară largă, însoțite de detalii privind contribuțiile financiare în cauză, și sunt puse la dispoziția tuturor părților interesate.

(1) Cu toate acestea, autoritatea responsabilă poate decide să păstreze confidențialitatea dispozițiilor privind gestiunea internă prevăzute în programul multianual sau în programele anuale și a oricăror alte informații legate de punerea în aplicare a fondului pe motive de securitate publică.

(2) Autoritatea responsabilă pune la dispoziția potențialilor beneficiari finali cel puțin următoarele informații:

(a) condițiile de eligibilitate ce trebuie întrunite pentru a putea obține finanțare în cadrul unui program anual;

(b) o descriere a procedurilor de examinare a cererilor de finanțare și a termenelor aferente;

(d) persoanele de contact care pot furniza informații cu privire la programele anuale.

(2) În plus, autoritatea responsabilă informează potențialii beneficiari finali cu privire la publicarea prevăzută la articolul 33 alineatul (2) litera (b).

Articolul 32

Informații pentru beneficiarii finali

Autoritatea responsabilă informează beneficiarii finali cu privire la faptul că acceptarea finanțării înseamnă de asemenea acceptarea includerii acestora pe lista de beneficiari finali publicată în conformitate cu articolul 33 alineatul (2) litera (b).

Articolul 33

Atribuțiile autorității responsabile referitoare la asigurarea accesului la informații și a transparenței pentru publicul larg

(1) Autoritatea responsabilă se asigură de punerea în aplicare a măsurilor menite să asigure accesul la informații și transparența în vederea garantării unei acoperiri mediatice cât mai largi, utilizând diferite forme și metode de comunicare la nivelul teritorial corespunzător.

(2) Autoritatea responsabilă organizează cel puțin următoarele măsuri de asigurare a accesului la informații și a transparenței:

(a) cel puțin o activitate de informare pe an, care prezintă, începând din 2008, lansarea programului multianual sau realizările programului (programelor) anual(e);

(b) publicarea anuală, cel puțin pe un site internet, a listei beneficiarilor finali, a denumirilor proiectelor și a valorii finanțării publice și comunitare alocate acestora. Adresa site-ului internet este comunicată Comisiei.

Articolul 34

Responsabilitățile beneficiarilor finali referitoare la asigurarea accesului la informații și a transparenței pentru publicul larg

(1) Beneficiarul final este responsabil de informarea publicului, prin intermediul măsurilor prevăzute la alineatele (2), (3) și (4), cu privire la asistența obținută din fond.

(2) Beneficiarul final fixează un panou proeminent permanent, de dimensiuni considerabile, în termen de cel mult trei luni de la finalizarea oricărui proiect care îndeplinește următoarele condiții:

(a) contribuția totală a Comunității la proiect depășește 100 000 de euro; precum și

(b) operațiunea constă în achiziționarea unui obiect fizic sau a unei infrastructuri de finanțare sau a unor proiecte de construcție.

(2) Panoul va indica tipul și denumirea proiectului. În plus, informațiile menționate la articolul 35 vor ocupa cel puțin 25 % din suprafața panoului.

(3) Atunci când un proiect primește finanțare în cadrul unui program anual cofinanțat de fond, beneficiarul final se asigură că participanții la proiect au fost informați cu privire la finanțarea respectivă.

(4) Orice document, inclusiv orice listă de prezență sau orice alt certificat referitor la astfel de proiecte, include o declarație care să indice faptul că proiectul este cofinanțat de fond.

Articolul 35

Caracteristici tehnice ale asigurării accesului la informații și a transparenței privind operațiunea

Toate măsurile de asigurare a accesului la informații și a transparenței destinate beneficiarilor finali, beneficiarilor finali potențiali și publicului larg includ următoarele:

1. emblema Uniunii Europene, în conformitate cu standardele grafice indicate în anexa X, precum și o trimitere la Uniunea Europeană;

2. o trimitere la fond;

3. o declarație aleasă de autoritatea responsabilă, care să evidențieze valoarea adăugată a contribuției Comunității.

Pentru articole promoționale mici sau pentru articole promoționale legate de două sau mai multe dintre cele patru fonduri, nu se aplică punctele 1 și 3.

CAPITOLUL 6

Date cu caracter personal

Articolul 36

Protecția datelor cu caracter personal

(1) Statele membre și Comisia iau toate măsurile necesare pentru a preveni divulgarea neautorizată sau accesul ilegitim la informațiile menționate la articolul 29 alineatul (1) litera (h) din actul de bază, la informațiile culese de Comisie în cursul controalelor sale la fața locului și la informațiile menționate în capitolul 4.

(2) Informațiile menționate în capitolul 4 nu pot fi trimise decât persoanelor din statele membre sau din instituțiile comunitare ale căror îndatoriri necesită accesul la aceste informații, cu excepția cazurilor în care statul membru care furnizează aceste informații a convenit astfel în mod expres.

CAPITOLUL 7

Schimbul electronic de documente

▼M3

Articolul 37

Schimbul electronic de documente

În plus față de versiunile tipărite, semnate în mod corespunzător, ale documentelor menționate în capitolul 3, informațiile sunt transmise, de asemenea, prin mijloace electronice.

▼B

Articolul 38

Sistem informatic pentru schimbul de documente

(1) În cazul în care Comisia dezvoltă un sistem informatic pentru securizarea schimbului de date între Comisie și fiecare stat membru în vederea punerii în aplicare a fondului, statele membre sunt informate despre acest lucru și, la cererea lor, sunt implicate în dezvoltarea oricărui astfel de sistem informatic.

(2) Comisia și autoritățile desemnate, împreună cu organismele cărora le-au fost delegate sarcinile, înregistrează documentele menționate în capitolul 3 în sistemul informatic menționat la alineatul (1).

(3) În plus, statele membre pot fi invitate să furnizeze din proprie inițiativă informațiile menționate la articolele 27 și 28 utilizând sistemul specific existent, gestionat de Comisie, pentru culegerea neregulilor identificate în cadrul fondurilor structurale.

(4) Orice costuri legate de interfața dintre sistemul informatic comun și sistemele informatice naționale, regionale și locale și orice costuri de adaptare a sistemelor naționale, regionale și locale la cerințele tehnice ale sistemului comun sunt eligibile în temeiul articolului 18 din actul de bază.

PARTEA III

DISPOZIȚII SPECIALE PENTRU FONDUL PENTRU FRONTIERELE EXTERNE

CAPITOLUL 1

Norme privind eligibilitatea

Articolul 39

Norme privind eligibilitatea

(1) Normele prevăzute în anexa XI sunt utilizate pentru a stabili eligibilitatea cheltuielilor privind acțiunile finanțate în cadrul programelor anuale menționate la articolul 37 alineatul (4) din actul de bază.

(2) Normele sunt aplicabile beneficiarilor finali și se aplică mutatis mutandis partenerilor din cadrul proiectului.

(3) Statele membre pot aplica norme de drept intern privind eligibilitatea care sunt mai riguroase decât cele prevăzute de prezenta decizie.

(3) Este de competența Comisiei să evalueze dacă normele de drept intern aplicabile privind eligibilitatea respectă această condiție.

CAPITOLUL 2

Regimul special de tranzit

Articolul 40

Sprijinul pentru punerea în aplicare a regimului special de tranzit

(1) Sprijinul pentru punerea în aplicare a regimului special de tranzit menționat la articolul 6 din actul de bază este stabilit în cadrul programului multianual al Republicii Lituania și este pus în aplicare pe baza programelor anuale ale Republicii Lituania.

(1) În consecință, normele prevăzute în actul de bază și prezenta decizie privind punerea în aplicare a programelor anuale se aplică mutatis mutandis în vederea sprijinirii punerii în aplicare a regimului special de tranzit. Fondul suportă toate costurile suplimentare survenite în urma punerii în aplicare a dispoziției speciale a acquis-ului prevăzute pentru un astfel de tranzit.

(2) Suma care urmează să fie alocată, în cadrul fiecărui program anual, pentru acest sprijin este stabilită în temeiul articolului 6 din actul de bază și în limita alocărilor prevăzute la articolul 14 alineatul (12) din actul de bază.

(3) În ceea ce privește scutirile de taxe, acțiunea se desfășoară de la data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programul anual până la data de 31 decembrie a anului respectiv.

(3) În ceea ce privește costurile suplimentare, acțiunea se desfășoară de la data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programul anual până la data de:

(a) 31 decembrie a anului respectiv, pentru salariile personalului responsabil în mod direct de punerea în aplicare a regimului special de tranzit;

▼M3

(b) 30 iunie a anului N ( 19 ) + 2, pentru toate celelalte costuri suplimentare.

▼B

(4) Suma care urmează să fie alocată, în cadrul fiecărui program anual, pentru acest sprijin nu este folosită pentru altă acțiune.

PARTEA IV

DISPOZIȚII FINALE

Articolul 41

Destinatarii

Această decizie este adresată Regatului Belgiei, Republicii Bulgaria, Republicii Cehe, Republicii Federale Germania, Republicii Estonia, Republicii Elene, Regatului Spaniei, Republicii Franceze, Republicii Italiene, Republicii Cipru, Republicii Letonia, Republicii Lituania, Marelui Ducat al Luxemburgului, Republicii Ungare, Republicii Malta, Regatului Țărilor de Jos, Republicii Austria, Republicii Polone, Republicii Portugheze, României, Republicii Slovenia, Republicii Slovace, Republicii Finlanda și Regatului Suediei.

ANEXE

ANEXA I	Descrierea a sistemelor de gestiune și control
ANEXA II	Model de program multianual
ANEXA III	Model de program anual
ANEXA IV	Model de raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual
A.	Raport tehnic
B.	Cerere de plată a celei de-a doua prefinanțări
ANEXA V	Model de raport final privind punerea în aplicare a programului anual
A.	Raport tehnic
B.	Cerere de plată a soldului/Declarație de rambursare
ANEXA VI	Model de strategie de audit
	Anexă (anexe) la strategia de audit: planuri anuale
ANEXA VII	Model de raport al autorității de audit
A.	Raport anual de audit
B.	Aviz privind funcționarea sistemelor de gestiune și control
C.	Validarea cererii de plată
ANEXA VIII	Model de certificare pentru a doua prefinanțare
ANEXA IX	Model de certificare pentru plata finală
ANEXA X	Instrucțiuni privind emblema și definirea culorilor standard
ANEXA XI	Norme privind eligibilitatea cheltuielilor fondul pentru frontierele externe

ANEXA 1

MODEL DE DESCRIERE A SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL

 Versiune inițială

 Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

 Versiune revizuită din alte motive

STAT MEMBRU:

FOND(URI):

PUNCT DE CONTACT PRINCIPAL:

INFORMAȚIILE FURNIZATE DESCRIU SITUAȚIA LA DATA DE:

1. IDENTIFICAREA AUTORITĂȚILOR DESEMNATE

1.1. Informații generale privind autoritățile desemnate

1.1.1. Scurtă descriere a alegerilor făcute în legătură cu desemnarea diferitelor autorități

1.1.2. Indicarea operaționalității sau a lipsei de operaționalitate a acestor sisteme de gestiune și control

În caz contrar, indicarea datei la care sistemul va deveni operațional.

1.1.3. Indicarea acreditării sau a neacreditării de către Comisie a acestor sisteme de gestiune și control pentru alte instrumente financiare comunitare (dacă este cazul).

1.2. Organigrama (organigramele) completă (complete) a (ale) tuturor organismelor în cadrul cărora funcționează autoritățile desemnate

1.3. Autoritatea responsabilă

1.3.1. Data și forma desemnării formale a autorității responsabile

1.3.2. Statutul juridic al autorității responsabile

1.3.3. Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea responsabilă și (dacă este cazul și/sau dacă se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității responsabile [externalizarea sarcinilor, cu excepția sarcinilor încredințate autorității (autorităților) delegate la punctul 1.4]

1.3.4. Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

1.3.5. Informații privind măsura în care autoritatea responsabilă poate acționa, de asemenea, ca organism executiv pentru proiectele cofinanțate de fond

1.3.6. În cazul în care autoritatea responsabilă este aceeași pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și a sistemelor comune

1.4. Autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)

1.4.1. Motivele pentru care se instituie o autoritate delegată

1.4.2. Data și forma desemnării formale a autorității (autorităților) delegate

1.4.3. Statutul juridic al autorității (autorităților) delegate

1.4.4. Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) și (dacă este cazul și/sau dacă se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității (autorităților) delegate (externalizarea sarcinilor)

1.4.5. Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

1.4.6. Informații privind măsura în care autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) poate (pot) acționa, de asemenea, ca organism(e) executiv(e) pentru proiectele cofinanțate de fond

1.4.7. În cazul în care autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) este (sunt) aceeași (aceleași) pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și a sistemelor comune

1.5. Autoritatea de certificare

1.5.1. Data și forma desemnării formale a autorității de certificare

1.5.2. Statutul juridic al autorității de certificare

1.5.3. Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea de certificare și (dacă este cazul și/sau dacă se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității de certificare (externalizarea sarcinilor)

1.5.4. Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

1.5.5. În cazul în care autoritatea de certificare este aceeași pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și sistemelor comune

1.6. Autoritatea de audit

1.6.1. Data și forma desemnării formale a autorității de audit

1.6.2. Statutul juridic al autorității de audit

1.6.3. Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea de audit și (dacă este cazul și/sau dacă se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității de audit (externalizarea sarcinilor)

1.6.4. Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

1.6.5. Calificările membrilor personalului din cadrul autorității de audit și (dacă este cazul și/sau dacă se prevede acest lucru) din cadrul celorlalte organisme care se presupune că desfășoară activități de audit (externalizarea sarcinilor)

1.6.6. În cazul în care autoritatea de audit este aceeași pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și a sistemelor comune

1.6.7. În cazul în care o autoritate responsabilă poate acționa, de asemenea, ca organism executiv pentru proiectele cofinanțate de fond, o descriere a măsurilor care asigură independența autorității de audit în conformitate cu articolul 8.

Orientări pentru secțiunile 2-4

Prima parte a fiecărui tabel

Descrierea procedurilor ar trebui să includă sarcinile care trebuie îndeplinite de fiecare autoritate desemnată (sau de organismele aflate sub responsabilitatea acestora) și interacțiunea dintre ele. Descrierea ar trebui să fie concisă, dar să permită totodată o reprezentare clară a modului în care procedurile funcționează efectiv.

A doua parte a fiecărui tabel

Lista de verificare ar trebui completată indicând dacă fiecare obiectiv a fost realizat sau nu și furnizând toate informațiile relevante. În cazul nerealizării obiectivului, vă rugăm să furnizați o justificare în acest sens și, dacă este cazul, să indicați data prevăzută pentru realizarea sa.

În cazul în care procedurile sunt formalizate, ar trebui inclusă o trimitere la document.

2. FUNCȚIONAREA AUTORITĂȚILOR DESEMNATE

2.1. Desemnarea și supravegherea autorităților desemnate
Scurtă descriere a procedurii de instituire a fiecăreia dintre autoritățile desemnate [Descrierea ar trebui să vizeze toate autoritățile.]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	Normele care reglementează relațiile statului membru cu autoritățile desemnate definesc responsabilitățile fiecărei părți.	D/N
2	Statul membru a furnizat orientări autorităților desemnate pentru a asigura o bună gestiune financiară (prin cursuri de formare și/sau manuale).	D/N
3	Fiecare autoritate își va informa personalul cu privire la declarația de misiune a organizației, precum și cu privire la fișa postului și la rezultatele urmărite.	D/N
4	Au fost luate măsuri pentru a garanta faptul că diferitele autorități dispun de resurse de personal corespunzătoare, atât din punct de vedere al numărului acestora, cât și al vechimii și experienței pentru a-și putea exercita atribuțiile.	D/N

2.2. Separarea funcțiilor
Scurtă descriere a măsurilor prevăzute pentru a asigura o separare adecvată a funcțiilor [Descrierea ar trebui să vizeze toate autoritățile.]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	Sunt definite norme menite să asigure o separare corespunzătoare a funcțiilor între actorii din cadrul autorității responsabile, în ceea ce privește semnarea contractelor/acordurilor de subvenționare.	D/N
2	Sunt definite norme menite să asigure o separare corespunzătoare a funcțiilor între actorii din cadrul autorității responsabile, în ceea ce privește inițierea, verificarea și aprobarea tranzacțiilor financiare.	D/N
3	Autoritatea de audit va fi independentă din punct de vedere funcțional de autoritatea responsabilă și de autoritatea de certificare.	D/N
4	Autoritatea de certificare nu va fi implicată în selectarea, punerea în aplicare și tranzacțiile financiare legate de resursele comunitare.	D/N

2.3. Monitorizarea autorității (autorităților) delegate – dacă este cazul
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate).]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	Sarcinile de delegat sunt clar definite.	D/N
2	Sunt stabilite proceduri cu privire la sarcinile delegate, iar conformitatea acestora cu normele definite de actul de bază/normele de punere în aplicare a fost verificată.	D/N
3	Vor avea loc controale de supraveghere pentru a asigura îndeplinirea sarcinilor în conformitate cu procedurile stabilite.	D/N

2.4. Monitorizarea altor sarcini care nu sunt îndeplinite de autoritățile înseși – dacă este cazul
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze toate autoritățile.]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	În cazul organismelor care acționează sub responsabilitatea autorității responsabile (și care nu sunt considerate autorități delegate), există mecanisme de supraveghere pentru a asigura o bună gestiune financiară.	D/N
2	În cazul externalizării activităților de audit și în cazul organismelor care acționează sub responsabilitatea autorității de audit, există mecanisme de supraveghere pentru a asigura o metodologie comună în materie de audit și coerența activității de audit.	D/N
3	În cazul externalizării activităților de certificare și în cazul organismelor care acționează sub responsabilitatea autorității de certificare, există mecanisme de supraveghere pentru a asigura o abordare comună a procesului de certificare.	D/N
4	În cazul externalizării către organisme private care nu sunt învestite cu îndeplinirea unei misiuni de serviciu public, sunt definite mecanisme pentru a asigura faptul că sarcinile care pot fi încredințate acestora nu includ exercitarea autorității publice și nu implică puteri discreționare de apreciere.	D/N

3. PROCEDURI OPERAȚIONALE ȘI FINANCIARE

3.1. Instituirea de programe multianuale
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate).]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	Sunt prevăzute măsuri care să garanteze respectarea principiului parteneriatului în conformitate cu normele și practicile naționale aplicabile.	D/N
2	Sunt definite proceduri pentru a verifica măsura în care programul multianual este coerent cu orientările strategice și conform cu dreptul comunitar, în special cu legislația comunitară care urmărește garantarea liberei circulații a persoanelor, coroborată cu măsurile însoțitoare direct asociate acestora, referitoare la controalele la frontierele externe, azilul și imigrația.	D/N
3	Programul multianual va fi aprobat de către o persoană abilitată în mod corespunzător.	D/N

3.2. Stabilirea de programe anuale
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate).]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	Sunt stabilite proceduri pentru a asigura: — coerența între programele anuale și programul multianual; — eligibilitatea acțiunilor avute în vedere în programele anuale; — coerența și complementaritatea acestor acțiuni cu alte instrumente naționale și comunitare; — respectarea normelor privind procentajul de cofinanțare; — coerența cu prioritățile/prioritățile specifice indicate în orientările strategice.	D/N
2	Sunt stabilite proceduri menite să permită revizuirea programului anual în caz de situații de urgență justificate în mod corespunzător, astfel cum se descrie în actul de bază, dacă este cazul.	D/N
3	Sunt stabilite proceduri care să permită revizuirea unui program anual atunci când aceasta este necesară în conformitate cu dispozițiile articolului 23 alineatul (1) din prezenta decizie.	D/N
4	Orice modificare adusă defalcării financiare a unui program anual și motivele care au stat la baza acesteia sunt justificate cu documente.	D/N
5.	Orice modificare a punerii în aplicare a programului anual care nu este legată de defalcarea financiară (de exemplu privind natura și calendarul cererilor de propuneri sau aria de acoperire a asistenței tehnice) și motivele care au stat la baza acesteia sunt justificate cu documente.	D/N

3.3. Stabilirea strategiei de audit și a planurilor anuale de audit
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere vizează autoritate de audit.]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	Sunt definite norme menite să asigure o comunicare transparentă și corespunzătoare între autoritatea responsabilă și autoritatea de audit cu privire la procedurile de gestiune aplicate și la proiecte, înaintea și pe toată durata perioadei de programare.	D/N
2	Sunt stabilite proceduri menite să definească planurile anuale de audit (care trebuie anexate în fiecare an la strategia de audit) și să asigure transmiterea acestora către Comisie în timp util (după caz).	D/N
3	Strategia de audit și planurile anuale de audit sunt aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător.	D/N

3.4. Autoritatea responsabilă care acționează ca organism executiv – dacă este cazul
Scurtă descriere a motivelor care au determinat autoritatea responsabilă să pună direct în aplicare proiectele și a măsurilor speciale prevăzute pentru a consolida sistemele de gestiune și control [Prezenta descriere ar trebui să vizeze toate autoritățile.]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	Necesitatea ca autoritatea responsabilă să pună în aplicare proiectele va fi justificată cu documente și aprobată la nivelul corespunzător.	D/N
2	Sunt instituite măsuri speciale pentru a asigura că natura și obiectivele proiectelor sunt conforme cu dispozițiile definite pentru fond.	D/N
3	Sunt instituite măsuri specifice pentru a preveni apariția conflictelor de interese în ceea ce privește proiectele puse în aplicare de autoritatea responsabilă.	D/N
4	Sunt instituite măsuri speciale pentru a asigura respectarea principiului raportului calitate-preț în cadrul punerii în aplicare a proiectelor de către autoritatea responsabilă.	D/N
5	Sunt definite proceduri menite să garanteze claritatea și exhaustivitatea termenilor contractuali care guvernează aceste proiecte, în special în ceea ce privește condițiile de finanțare, termenii de plată, normele de eligibilitate și obligațiile legate de raportarea operațională și financiară.	D/N
6	Sunt instituite măsuri specifice pentru a garanta faptul că principalele atribuții ale autorității responsabile, astfel cum sunt prevăzute în actul de bază, nu sunt afectate în ceea ce privește proiectele puse în aplicare de autoritatea responsabilă.	D/N
7	Atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv, competențele autorității de audit sunt atribuite altui organism decât autoritatea responsabilă (în caz contrar, vă rugăm să descrieți garanțiile suplimentare instituite pentru a asigura independența corespunzătoare a autorității de audit).	D/N
8	Strategia de audit va acoperi riscurile specifice care pot fi legate de punerea în aplicare a proiectelor de către autoritatea responsabilă.	D/N

3.5. Selectarea și punerea în aplicare a proiectelor (autoritatea responsabilă care acționează ca organism de atribuire)
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate).]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	În cazul cererilor de propuneri (sau al cererilor de oferte), sunt definite norme menite să asigure o concurență deschisă și o publicitate corespunzătoare.	D/N
2	Criteriile de selecție vor respecta criteriile minime definite în actul de bază.	D/N
3	Sunt definite proceduri pentru primirea propunerilor (sau ofertelor).	D/N
4	Sunt definite proceduri menite să asigure evaluarea propunerilor (sau ofertelor) în conformitate cu normele și criteriile predefinite, într-o manieră transparentă și nediscriminatorie.	D/N
5	Deciziile de atribuire și contractele/acordurile de finanțare nerambursabilă vor fi aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător.	D/N
6	Sunt definite proceduri menite să asigure o informare ex post adecvată a candidaților cu privire la rezultatele procesului de selecție.	D/N
7	Sunt definite proceduri menite să asigure monitorizarea punerii în aplicare a acordurilor de finanțare nerambursabilă/contractelor în conformitate cu termenii contractuali.	D/N

3.6. Monitorizarea proiectelor puse în aplicare de beneficiarii finali
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate).]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	Indicatori-cheie operaționali și financiari vor fi stabiliți, monitorizați și comunicați autorității responsabile pentru fiecare proiect.	D/N
2	Sunt prevăzute verificări la fața locului de către autoritatea responsabilă pentru a permite monitorizarea (aspectelor operaționale și financiare) ale proiectelor.	D/N
3	Autoritatea responsabilă se va asigura că beneficiarii finali utilizează un sistem contabil adecvat, informatizat.	D/N
4	Autoritatea responsabilă se va asigura că beneficiarii finali pun în aplicare dispozițiile privind vizibilitatea finanțării comunitare.	D/N

3.7. Gestiunea financiară a proiectului
Scurtă descriere a procedurii [vizează autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate).]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	Tranzacțiile financiare vor fi aprobate de către persoanele abilitate în mod corespunzător.	D/N
2	Înaintea efectuării plăților/recuperărilor, vor fi realizate verificări în special pentru a monitoriza: — exactitatea și regularitatea cererii de plată, având în vedere normele de eligibilitate aplicate fondurilor; — furnizarea efectivă a produselor și/sau serviciilor cofinanțate de proiect; — exactitatea, integralitatea și plata efectivă a altor contribuții primite din surse publice sau private; — luarea în considerare a rezultatelor oricărei activități de audit.	D/N
3	Vor fi efectuate verificări pentru a avea o asigurare rezonabilă cu privire la legalitatea și regularitatea tranzacțiilor subiacente.	D/N
4	Vor fi efectuate controale de supraveghere pe toată durata perioadei de programare pentru a asigura respectarea procedurilor financiare stabilite.	D/N
5	Vor fi efectuate verificări cu privire la complementaritatea cu alte programe financiare comunitare pentru a evita dubla finanțare.	D/N

3.8. Nereguli, corecții și recuperări
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă, autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) și autoritatea de certificare.]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	Neregulile sunt definite în conformitate cu cerințele comunitare.	D/N
2	Există mecanisme menite să asigure identificarea în timp util a neregulilor și adoptarea de măsuri corective imediate.	D/N
3	Există proceduri menite să asigure informarea Comisiei cu privire la neregulile identificate și, după caz, cu privire la orice măsuri corective adoptate în conformitate cu obligațiile prevăzute în prezenta decizie.	D/N
4	Există proceduri menite să asigure o urmărire adecvată a ordinelor de recuperare emise și, după caz, a dobânzii de penalizare.	D/N
5	În cazul în care ordinele de recuperare nu pot fi încasate, vor fi identificate cauzele pentru a evalua dacă statele membre ar trebui să ramburseze sau nu fondurile la bugetul comunitar.	D/N

3.9. Pregătirea și executarea misiunilor de audit
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea de audit și, în calitate de organisme auditate potențiale, autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) și, ca destinatar al concluziilor, autoritatea de certificare.]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	Practica de audit este conformă cu standardele acceptate la nivel internațional.	D/N
2	A fost elaborat un manual de audit pentru a fi utilizat de auditori pe baza cerințelor definite în actul de bază.	D/N
3	Vor fi efectuate auditări cu scopul de a verifica buna funcționare a sistemelor de gestiune și control.	D/N
4	Verificările care urmează să fie efectuate cu privire la cheltuielile eligibile se vor baza pe un eșantion corespunzător și vor viza cel puțin 10 % din cheltuielile eligibile.	D/N
5	Verificările cu privire la cheltuielile eligibile vor viza cel puțin conformitatea, eficacitatea și eficiența următoarelor elemente: procedura de selecție, obiectivele proiectului, realitatea realizărilor, eligibilitatea cheltuielilor, existența unor documente justificative valabile pentru cheltuieli, cofinanțarea națională, pista de audit.	D/N
6	Vor fi luate, la intervale regulate, măsuri de asigurare a transpunerii în practică a recomandărilor anterioare.	D/N
7	Proiectele puse în aplicare de autoritatea responsabilă vor fi supuse unui control strict.	D/N

3.10. Raportul de audit privind programele anuale și declarațiile aferente
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea de audit.]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	Sunt stabilite proceduri menite să coroboreze concluziile auditului sistemelor și ale auditului proiectelor pentru fiecare program anual.	D/N
2	Vor fi efectuate verificări pentru a evalua valabilitatea cererilor de plată.	D/N
3	În cazul identificării unor erori sistemice sau a unor erori care depășesc pragul de importanță relativă, acestea vor face obiectul unor investigații suplimentare.	D/N
4	Raportul și declarațiile aferente vor fi aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător.	D/N

3.11. Certificarea cheltuielilor
Scurtă descriere a procedurii [vizează în principal autoritatea de certificare, dar și autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	Sunt stabilite proceduri menite să asigure primirea informațiilor necesare de la autoritatea responsabilă în scopul certificării.	D/N
2	Sunt stabilite proceduri menite să asigure primirea raportului de audit cu privire la fiecare program anual și a declarațiilor aferente de la autoritatea de audit.	D/N
3	Sunt stabilite proceduri menite să asigure luarea în considerare a recuperărilor în declarația finală de cheltuieli și să urmărească acțiunile în justiție în curs sau recursurile administrative cu efect suspensiv asupra acestor recuperări.	D/N
4	Vor fi efectuate verificări pentru a asigura exactitatea și caracterul complet al declarației de cheltuieli (în special, cu privire la dobânda generată de prefinanțarea acordată de Comisie, precum și la utilizarea efectivă a acesteia în calitate de contribuție națională).	D/N
5	În cazul utilizării monedei locale, metodele de calcul pentru conversia în euro respectă regulile definite de Comisie.	D/N

3.12. Evaluarea programului
Scurtă descriere a procedurii [vizează autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	Documentele de orientare ale Comisiei privind evaluările sunt difuzate pe scară largă și puse la dispoziția tuturor beneficiarilor finali potențiali și a altor părți interesate.	D/N
2	Vor fi înregistrați principalii indicatori operaționali și financiari furnizați de beneficiarii finali pentru a aprecia rezultatele proiectului.	D/N
3	Autoritatea responsabilă (și/sau autoritățile delegate) se va asigura că indicatorii furnizați sunt adecvați pentru a aprecia rezultatele fiecărui proiect.	D/N
4	Sunt stabilite proceduri menite să asigure efectuarea evaluării necesare în conformitate cu cerințele actului de bază.	D/N

4. GESTIONAREA INFORMAȚIILOR

4.1. Documentația privind procedurile
Scurtă descriere a procedurii [vizează toate autoritățile]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	Autoritățile se asigură că procedurile stabilite, menționate la articolul 7 din prezenta decizie sunt conforme cu dreptul intern și dreptul comunitar (de exemplu în ceea ce privește achizițiile publice, normele contabile etc.).	D/N
2	Procedurile sunt aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător.	D/N
3	Procedurile instituite prevăd instrucțiuni clare pentru fiecare operațiune principală și explică circuitele decizionale pentru exercitarea atribuțiilor.	D/N
4	Au fost luate măsuri pentru a asigura informarea tuturor membrilor interesați ai personalului cu privire la procedurile instituite.	D/N
5	Dacă este cazul, aceste proceduri includ utilizarea listelor de verificare care prezintă succint principalele controale care trebuie efectuate.	D/N
6	Au fost luate măsuri pentru a asigura protecția datelor personale.	D/N

4.2. Contabilitate și ținerea evidenței contabile
Scurtă descriere a procedurii [vizează autoritatea responsabilă, autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) și autoritatea de certificare]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	Sunt prevăzute măsuri menite să asigure caracterul complet, fiabilitatea și corectitudinea datelor contabile. În special, sistemul contabil va permite: — trasabilitatea completă a resurselor comunitare la nivelul beneficiarilor finali și al proiectelor; — identificarea oricărei dobânzi generate de prefinanțarea acordată de Comisie; — identificarea ordinelor de recuperare emise și, după caz, a eventualei încasări a acestora.	D/N
2	Sistemul contabil și de raportare financiară este conform cu legislația națională privind protecția datelor.	D/N
3	Sistemul contabil și de raportare financiară care va fi utilizat va fi informatizat.	D/N
4	Există un sistem de rezervă pentru a garanta, la nevoie, continuitatea operațiunilor.	D/N
5	În cazul utilizării monedei locale, metodele de calcul pentru conversia în euro respectă regulile definite de Comisie.	D/N

4.3. Raportarea către Comisie
Scurtă descriere a procedurii [vizează toate autoritățile]
	Obiective principale	Realizat?	Comentarii
1	Au fost identificate obligațiile de raportare, precum și implicațiile acestora asupra resurselor.	D/N
2	Procedurile stabilite permit autorităților desemnate să prezinte contribuții adecvate, complete și în timp util.	D/N
3	Rapoartele sunt aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător.	D/N

4.4. Pista de audit
Scurtă descriere a procedurii [vizează toate autoritățile]
Unde sunt păstrate următoarele documente?	Organismul/unitatea responsabilă	Pentru cât timp?
Descrierea sistemelor de gestiune și control, inclusiv a manualului (manualelor) de proceduri
Strategia de audit
Programul multianual național și eventualele revizuiri
Programul anual național și eventualele revizuiri
Deciziile Comisiei Europene privind programele multianuale și anuale
Cererile de propuneri/cererile de ofertă
Dosarele de candidatură/dosarele contractelor
Analiza administrativă, tehnică și financiară a propunerilor/cererilor primite (grile de evaluare) și rapoartele comitetului de evaluare
Decizii de finanțare sau refuzuri
Acorduri de finanțare a proiectelor
Decizii privind angajamentele financiare pentru fiecare proiect
Rapoarte de progres și rapoarte finale prezentate de beneficiarii fondurilor
Rapoarte financiare și cereri de plată prezentate pe proiect finanțat
Documente justificative ale cheltuielilor și veniturilor pentru proiectele finanțate
Plăți/autorizații de recuperare a fondurilor (dovada verificărilor efectuate)
Ordine de plată/de recuperare a fondurilor
Dovada plății/recuperării fondurilor
Documentație legată de metoda de eșantionare pentru activitatea de audit
Rapoarte privind auditurile proiectelor
Rapoarte privind auditurile la nivel național ale sistemelor de gestiune și control
Rapoarte de audit privind programele anuale
Opinii de audit privind sistemele de gestiune și control
Declarații de audit privind valabilitatea cererilor de plată
Cereri de plată transmise Comisiei Europene
Certificarea cheltuielilor transmisă Comisiei Europene
Rapoarte de execuție intermediare transmise Comisiei Europene
Rapoarte de execuție finale transmise Comisiei Europene
Dovada plății primită din partea Comisiei Europene
Rapoarte de evaluare transmise Comisiei Europene

5. APROBAREA DESCRIERII SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL

Autoritatea	Declarație	Data și semnătura
Autoritatea responsabilă	Certific corectitudinea și caracterul complet al informațiilor privind sistemele de identificare și control intern ale autorității responsabile.	Numele: Funcție: Data:
		semnătura
Autoritatea de certificare	Certific corectitudinea și caracterul complet al informațiilor privind sistemele de identificare și control intern ale autorității de certificare.	Numele: Funcție: Data:
		semnătura
Autoritatea de audit	Certific corectitudinea și caracterul complet al informațiilor privind sistemele de identificare și control intern ale autorității de audit. și pot să confirm faptul că descrierea prezentată oferă o imagine/reprezentare fiabilă a tuturor sistemelor de gestiune și control.	Numele: Funcție: Data:
		semnătura

ANEXA II

MODEL DE PROGRAM MULTIANUAL

 Versiune inițială

 Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

 Versiune revizuită în lumina evaluărilor și/sau ca urmare a unor dificultăți de punere în aplicare

 Versiune revizuită în urma revizuirii orientărilor strategice

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

PERIOADA VIZATĂ:

1. SITUAȚIA ÎN STATUL MEMBRU

O descriere a situației inițiale din statul membru în domeniul politicii vizate de obiectivele fondului

1.1. Situația națională și fluxurile migratorii care o afectează

1.2. Măsurile întreprinse până în prezent de statul membru

1.3. Totalul resurselor naționale alocate

2. ANALIZA CERINȚELOR DIN STATUL MEMBRU

2.1. Cerințele din statul membru cu privire la situația inițială

2.2. Obiectivele operaționale ale statului membru, destinate să îi îndeplinească cerințele

3. STRATEGIA DE REALIZARE A OBIECTIVELOR

O descriere a modului în care fondul contribuie la îndeplinirea cerințelor, a priorităților selectate și a motivelor care stau la baza acestei selecții

3.1. Prioritatea 1

3.2. Prioritatea 2

3.3. Etc.

Detalierea prezentării informațiilor privind prioritățile selectate

(a) Obiectivul (obiectivele) strategiei și exemple de acțiuni cheie

(b) Descrierea obiectivului (obiectivelor) vizat(e) și a indicatorului (indicatorilor) utilizat (utilizați)

(c) După caz, indicarea acțiunilor-cheie considerate a pune în aplicare priorități specifice în cadrul priorității selectate

4. COMPATIBILITATE CU ALTE INSTRUMENTE

O indicare a manierei în care prezenta strategie este compatibilă cu alte instrumente regionale, naționale și comunitare

4.1. Prioritatea 1

4.2. Prioritatea 2

4.3. Etc.

5. CADRUL DE PUNERE ÎN APLICARE A STRATEGIEI

5.1. Publicarea programului

5.2. Abordarea aleasă pentru aplicarea principiului parteneriatului

6. PLAN ORIENTATIV DE FINANȚARE

6.1. Contribuția comunitară

6.1.1. Tabel

Program multianual – proiect de plan financiar
Tabelul 1 Contribuția comunitară
Stat membru: […]
Fond: […]
(în mii EUR – prețurile curente)	2007	2008	2009	2010	2011	2012	2013	TOTAL
Prioritatea 1: […]								0
Prioritatea 2: […]								0
Prioritatea 3: […]								0
Prioritate …: […]								0
Asistență tehnică								0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0

6.1.2. Observații privind cifrele/tendințele

6.2. Plan de finanțare global

6.2.1. Tabel

Program multianual – proiect de plan financiar
Tabelul 2 Plan de finanțare global
Stat membru: […]
Fond: […]
(în mii EUR – prețurile curente)	2007	2008	2009	2010	2011	2012	2013	TOTAL
Contribuția comunitară
Cofinanțare publică
Cofinanțare privată
Total	0	0	0	0	0	0	0	0
% contribuția comunitară	%	%	%	%	%	%	%	%

6.2.2. Observații privind cifrele/tendințele

[semnătura persoanei responsabile]

ANEXA III

MODEL DE PROGRAM ANUAL

 Versiune inițială

 Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia

 Versiune revizuită din alte motive

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

ANUL VIZAT:

1. REGULI GENERALE PENTRU SELECTAREA PROIECTELOR CARE URMEAZĂ SĂ FIE FINANȚATE ÎN CADRUL PROGRAMULUI

▼M3 —————

▼B

3. ACȚIUNI SPRIJNITE DE PROGRAM ÎN CONFORMITATE CU PRIORITĂȚILE SELECTATE

3.1. Acțiuni de punere în aplicare a priorității 1

3.2. Acțiuni de punere în aplicare a priorității 2

3.3. Etc.

Pentru prezentarea acțiunilor de la punctele 3.1 la etc., furnizați, după caz, o detaliere a acestora în funcție de descrierea categoriilor de acțiuni din actul de bază

Aspecte ale acțiunii prezentate pentru descrierea fiecărei acțiuni de la punctele 3.1 la etc.

1. Scopul și domeniul de aplicare a acțiunii

2. Beneficiarii probabili ai finanțării

3. După caz, furnizarea unei justificări cu privire la proiectul (proiectele) puse în aplicare direct de autoritatea responsabilă care acționează ca organism executiv

4. Rezultatele cuantificate scontate și indicatorii care urmează să fie folosiți

5. Vizibilitatea finanțării comunitare

6. Complementaritatea cu acțiuni similare finanțate de alte instrumente comunitare, dacă este cazul

7. Informații financiare

4. ASISTENȚĂ TEHNICĂ

4.1. Scopul asistenței tehnice

▼M3 —————

▼B

4.3. Vizibilitatea finanțării comunitare

5. PROIECT DE PLAN DE FINANȚARE

Program anual – proiect de plan financiar
Tabel 1 Tabel sinoptic
Stat membru: […]
Programul anual în cauză: […]
Fond: […]
	Ref. prioritate	Ref. prioritate specifică (1)	Contribuția comunitară	Finanțare publică	Finanțare privată	Total	% CE	Pondere din total
(toate cifrele în EUR)			(a)	(b)	(c)	(d =a+b+c)	(e = a/d)	(d/total d)
Acțiunea 1: […]						0
Acțiunea 2: […]						0
Acțiunea 3: […]						0
Acțiunea 4: […]						0
Acțiunea 5: […]						0
Acțiune …: […]						0
Acțiunea N: […]						0
Asistență tehnică						0
Alte acțiuni operații (2)						0
Total			0	0	0	0	%	100 %
(1) Dacă este cazul. (2) Dacă este cazul.

[semnătura persoanei responsabile]

ANEXA IV

MODEL DE RAPORT INTERMEDIAR PRIVIND PUNEREA ÎN APLICARE A PROGRAMULUI ANUAL

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

ANUL VIZAT:

A. Raport tehnic

1. PUNERE ÎN APLICARE OPERAȚIONALĂ

1.1. Calendar pentru punerea în aplicare a programului

▼M3

1.2. Descrierea procesului de selecție a proiectelor (la nivelul autorității responsabile/autorității delegate sau al organismelor asociate) și rezultatele acestora

▼B

1.3. Progresul înregistrat în ceea ce privește punerea în aplicare a acțiunilor programului conform priorităților selectate

1.3.1. Acțiuni de punere în aplicare a priorității 1

1.3.2. Acțiuni de punere în aplicare a priorității 2

Etc.

1.4. Utilizarea asistenței tehnice

1.5. Probleme întâmpinate și măsuri luate

2. PUNERE ÎN APLICARE FINANCIARĂ

Raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual
Tabelul 1 Raport financiar
Stat membru: […]
Programul anual în cauză: […]
Situația la data de: [ziua/luna/anul]
Plata (plățile) aferente prefinanțării primite de la CE: [suma]
(toate cifrele în EUR)	Ref. prioritate	Ref. prioritate specifică (1)	Programate de către statul membru (SM)			Angajate la nivelul SM			Contribuția CE plătită de SM beneficiarilor finali	Costuri ►M3 eligibile ◄ totale suportate până în prezent de beneficiarii finali
(toate cifrele în EUR)	Ref. prioritate	Ref. prioritate specifică (1)	Costuri programate totale	Contribuția CE	% Contribuția CE	Costuri eligibile totale	Contribuția CE	% Contribuția CE	Contribuția CE plătită de SM beneficiarilor finali
			(a)	(b)	(c = b/a)	(d)	(e)	(f = e/d)
Acțiunea 1: […]
Acțiunea 2: […]
Acțiunea 3: […]
Acțiunea 4: […]
Acțiunea 5: […]
Acțiunea N: […]
Asistență tehnică
Alte acțiuni operații (2)
Total			0	0	0	0	0	0	0	0

									↓	↓
									s-a primit > 60 % din plata (plățile) prefinanțării?
									Da/Nu	Da/Nu
(1) Dacă este cazul. (2) Dacă este cazul.

3. RAPORTAREA NEREGULILOR

Notificarea unor noi nereguli (1)?				Nu	Da (dacă da, completați tabelul 2)
Raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual
Tabelul 2 Raportarea inițială a neregulii
Stat membru: […]
Situația la data de: [ziua/luna/anul]
Fond: […]
Referință	Program anual	Proiect	Dispoziția încălcată	Tipul de neregulă	Data/sursa primei informări	Metoda de detectare	Posibilitatea fraudei (D/N)	Suma în cauză în EUR (Contribuția comunitară)




(1) De la ultimul raport intermediar/final înaintat Comisiei.

Urmărirea neregulilor anterioare?				Nu		Da (dacă da, completați tabelul 3)
Raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual
Tabelul 3 Raportarea urmăririi neregulilor
Stat membru: […]
Situația la data de: [ziua/luna/anul]
Fond: […]
Referință	Program anual	Proiect	Dispoziția încălcată	Suma în cauză (contrib. CE) în EUR	Acțiuni de urmărire	Ordin de recuperare (sume în EUR)				Anularea contrib. CE
Referință	Program anual	Proiect	Dispoziția încălcată	Suma în cauză (contrib. CE) în EUR	Acțiuni de urmărire	Emis	Plătit	Dobândă de penalizare	Anulat	Anularea contrib. CE

B. Cerere de plată a celei de-a doua prefinanțări

Subsemnatul [numele persoanei responsabile cu majuscule],

reprezentant al autorității responsabile de gestionarea și punerea în aplicare a [numele fondului], solicit plata următoarei sumei reprezentând cea de-a doua prefinanțare.

EUR (1)
(1) Suma totală cerută pentru completarea primei prefinanțări.

[cifra exactă cu până la două zecimale]

Această cerere de plată este admisibilă deoarece:

(a) un raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual a fost deja înaintat Comisiei sau este atașat;

(b) o declarație certificată de cheltuieli, pentru cel puțin 60 % din valoarea primei prefinanțări, a fost deja depusă sau este atașată;

(c) programul anual a fost pus în aplicare în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare și există suficiente garanții/asigurare rezonabilă că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;

(d) Comisia nu a emis nici un aviz motivat privind o încălcare în temeiul articolului 226 din tratat în ceea ce privește acțiunile pentru care sunt declarate cheltuieli în cerere.

Plata ar trebui făcută de Comisie către:

Autoritatea responsabilă de primirea plăților
Bancă
Contul bancar nr.
Titularul contului (dacă nu este același cu autoritatea responsabilă de primirea plăților)

Data,

Numele cu majuscule, ștampila, funcția și semnătura autorității competente

ANEXA V

MODEL DE RAPORT FINAL PRIVIND PUNEREA ÎN APLICARE A PROGRAMULUI ANUAL

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

ANUL VIZAT:

A. Raport tehnic

1. PUNERE ÎN APLICARE OPERAȚIONALĂ

1.1. Calendar pentru punerea în aplicare a programului

▼M3

1.2. Actualizarea situației prezentate în raportul intermediar privind descrierea organizării procesului de selecție a proiectelor (la nivelul autorității responsabile/autorității delegate sau al organismelor asociate) și rezultatele acestora, dacă este cazul

▼B

1.3. Realizările în cadrul procesului de punere în aplicare a acțiunilor programului conform priorităților alese

1.3.1. Acțiuni de punere în aplicare a priorității 1

1.3.2. Acțiuni de punere în aplicare a priorității 2

1.3.3. Etc.

Aspecte ale acțiunii prezentate în descrierea fiecărei acțiuni conform punctelor de la 1.3 la etc.

1. Scopul și domeniul de aplicare a acțiunii

2. Modificări ale programului astfel cum au fost aprobate de către Comisie (dacă este cazul)

3. Activități de monitorizare desfășurate în timpul și după punerea în aplicare

4. Rezultate concrete

5. Evaluarea rezultatelor concrete în comparație cu obiectivele și indicatorii stabiliți în program

1.4. Rezultatele asistenței tehnice

1.5. Probleme întâmpinate și măsuri luate privind punerea în aplicare a programului

1.6. Proceduri aplicate în cazul în care autoritatea responsabilă a pus în aplicare proiectul (proiectele) în mod direct, acționând ca organism executiv (dacă este cazul)

1.7. Coerența și complementaritatea cu alte instrumente

▼M3

1.8. Confirmarea că nu s-au efectuat modificări importante în cadrul sistemului de gestiune și control de la ultima revizuire notificată Comisiei la data de…

▼B

2. EVALUAREA PROGRESELOR REALIZATE ÎN PUNEREA ÎN APLICARE A PROGRAMULUI MULTIANUAL

3. MĂSURI LUATE PENTRU FURNIZAREA DE INFORMAȚII DESPRE PROGRAM

3.1. Măsuri luate pentru a face public programul multianual ( 20 ) și anual

3.2. Punerea în aplicare a principiului vizibilității

▼M3

4. EXECUȚIE FINANCIARĂ

Raport final privind punerea în aplicare a programului anual

Tabelul 1

Raport financiar detaliat

(toate cifrele în EUR)

Sumă programată de SM (ca în programul anual aprobat de Comisie)

Sumă angajată la nivelul statelor membre

Cifrele reale acceptate de autoritatea responsabilă

(costuri suportate de beneficiari și contribuția finală a CE)

Acțiuni

Proiecte

Ref. prioritate

Ref. prioritate (1)

Total costuri programate

(a)

Contribuția CE

(b)

Contribuția CE în %

(c = b/a)

Costuri totale eligibile

(d)

Contribuția CE

(e)

Contribuția CE în %

(f = e/d)

Costuri totale eligibile

(g)

Contribuția CE

(h)

Contribuția CE în %

(i = h/g)

Contribuții din partea terților

(j)

Încasări generate de proiect

(k)

Plăți/Recuperări care trebuie efectuate de AR

(l)

Acțiunea 1: […]

proiect 1: […]

proiect nr.: […]

Total acțiunea 1

Acțiunea …: […]

proiect 1: […]

proiect nr.: […]

Total acțiunea …: […]

Acțiunea nr.: […]

proiect 1: […]

proiect nr.: […]

Total acțiunea nr.

Asistență tehnică

Alte operațiuni (1)

TOTAL

0 %

(1) Dacă este cazul.

▼B

4.1. ►M1 Lista tuturor sumelor de recuperat la șase luni după expirarea termenului-limită al eligibilității cheltuielilor ◄

Raport final privind punerea în aplicare a programului anual
Tabelul 2 Lista ordinelor de recuperare în așteptare
Stat membru: […]
Fond: […]
Situația la data de: [ziua/luna/anul]
Referință	Program anual	Proiect	Suma totală care trebuie recuperată	Contribuția CE care trebuie recuperată	Dedusă din raportul financiar corespunzător (DA/NU)	Motivele recuperării

4.2. Lista ordinelor de recuperare care nu sunt incluse în rapoartele financiare ale programelor anuale precedente (dacă este cazul)

Raport final privind punerea în aplicare a programului anual
Tabelul 3 Lista ordinelor de recuperare care nu au fost încă deduse din declarațiile de cheltuieli anterioare
Stat membru: […]
Fond: […]
Situația la data de: [ziua/luna/anul]
Referință	Program anual	Proiect	Suma totală recuperată	Contribuția CE recuperată	Data recuperării	Motivele recuperării

5. RAPORTAREA NEREGULILOR

Notificarea unor noi nereguli (1)?				Nu		Da (dacă da, completați tabelul 4)
Raport final privind punerea în aplicare a programului anual
Tabelul 4 Raportarea inițială a neregulii
Stat membru: […]
Situația la data de: [ziua/luna/anul]
Fond: […]
Referință	Program anual	Proiect	Dispoziția încălcată	Tipul de neregulă	Data/sursa primei informări	Metoda de detectare	Posibilitatea fraudei (DA/NU)	Suma în cauză în EUR (Contribuția comunitară)



(1) De la ultimul raport intermediar/final înaintat Comisiei.

Urmărirea neregulilor anterioare?				Nu		Da (dacă da, completați tabelul 5)
Raport final privind punerea în aplicare a programului anual
Tabelul 5 Raportarea urmăririi neregulilor
Stat membru: […]
Situația la data de: [ziua/luna/anul]
Fond: […]
Referință	Program anual	Proiect	Dispoziția încălcată	Suma în cauză	Acțiuni de urmărire	Ordin de recuperare (sume în EUR)				Anularea contrib. CE
Referință	Program anual	Proiect	Dispoziția încălcată	(contrib. CE) în EUR	Acțiuni de urmărire	Emis	Plătit	Dobândă de penalizare	Anulat	Anularea contrib. CE

▼M3

6. ANEXE

Cheltuieli eligibile ale proiectului și conformitatea veniturilor cu regula nonprofitului, precum și descrierea pe scurt a proiectului

Raport final privind punerea în aplicare a programului anual

Tabelul 6 A

Costuri eligibile ale proiectului și surse de venit. Conformitatea cu regula nonprofitului prevăzută la punctul I.3.3 din anexa XI

	Costuri eligibile			Surse de venit
	Costuri directe	Costuri indirecte	Total costuri eligibile	Contribuția UE	Contribuția terților	Încasări generate de proiect	Venit total (după cum se prevede la punctul I.3.3 din anexa XI)
	(a)	(b)	(c) = (a) + (b)	(e)	(f)	(g)	(h)= (e) + (f) + (g)
Referința proiectului
Referința proiectului
Referința proiectului
etc.
TOTAL ACȚIUNEA 1
Referința proiectului
Referința proiectului
Referința proiectului
etc.
TOTAL ACȚIUNEA 2
Referința proiectului
Referința proiectului
Referința proiectului
etc.
TOTAL ACȚIUNEA N
ASISTENȚĂ TEHNICĂ
TOTAL PROGRAM ANUAL

▼B

B. Cerere de plată a soldului/Declarație de rambursare

Subsemnatul [numele persoanei responsabile cu majuscule],

reprezentant al autorității responsabile de [numele fondului]

— solicit plata următoarei sume:

—

EUR (1)	+
(1) Suma totală solicitată pentru a completa plata (plățile) aferente prefinanțării.

— [cifra exactă cu până la două zecimale]

— SAU

— declar pentru rambursare următoarea sumă:

—

EUR (1)	-
(1) Suma totală care trebuie rambursată după achitarea plății (plăților) aferente prefinanțării.

— [cifra exactă cu până la două zecimale]

Această sumă reprezintă soldul rezultat dintre suma totală a plății (plăților) aferente prefinanțării primite pentru prezentul program anual și cheltuielile reale declarate.

Această cerere de plată este admisibilă deoarece:

(a) un raport final privind punerea în aplicare a programului anual a fost înaintat Comisiei sau este atașat;

(b) o declarație certificată de cheltuieli a fost înaintată sau este atașată;

(c) un raport anual de audit, un aviz privind funcționarea sistemului de gestiune și control și o declarație privind validitatea cererii de plată elaborată de către autoritatea de audit au fost înaintate sau sunt atașate;

(d) orice dobândă generată de plățile aferente prefinanțării a fost direcționată către programul anual, fiind considerată contribuție națională, și a fost luată în considerare în declarația de cheltuieli;

(e) programul anual a fost pus în aplicare în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare și există suficiente garanții/asigurare rezonabilă că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;

(f) Comisia nu a emis nici un aviz motivat privind o încălcare în temeiul articolului 226 din tratat în ceea ce privește acțiunile pentru care sunt declarate cheltuieli în cerere.

Plata ar trebui făcută de Comisie către:

Autoritatea responsabilă de primirea plăților
Bancă
Contul bancar nr.
Titularul contului (dacă nu este același cu autoritatea responsabilă de primirea plăților)

Data,

Numele cu majuscule, ștampila, funcția și semnătura autorității competente

ANEXA VI

MODEL DE STRATEGIE DE AUDIT

STAT MEMBRU:

FOND(URI):

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

1. SISTEMUL DE AUDIT

1.1. Domeniul de aplicare a strategiei (Fonduri acoperite)

1.2. Perioada acoperită de strategie

1.3. Normele de audit aplicate

2. EVALUAREA RISCURILOR

2.1. Identificarea și evaluarea riscurilor

2.2. Răspunsul la risc și riscul rezidual

3. OBIECTIVE ȘI PRIORITĂȚI

3.1. Obiectivele auditurilor

3.2. Priorități pentru audituri

4. ABORDAREA AUDITULUI

4.1. Audituri ale sistemelor

4.1.1. Organismul (organismele) responsabile pentru activitatea de audit

4.1.2. Autoritățile supuse auditurilor

4.1.3. Aspecte orizontale avute în vedere de auditurile sistemelor

4.1.4. Plan multianual orientativ pentru auditurile sistemelor (dacă este posibil)

4.2. Audituri ale proiectelor

4.2.1. Organismul (organismele) responsabile pentru activitatea de audit

4.2.2. Descrierea metodologiei de eșantionare

5. PLANURI DE AUDIT PENTRU ANII CALENDARISTICI 2007 ȘI 2008

5.1. Anul 2007 ( 21 )

Anul 2007
Audituri ale sistemelor
Fonduri	Autoritățile în cauză	Procesele în cauză		Domeniul de aplicare a auditului				Zile	Planificare



Audituri ale proiectelor
Fonduri	Anul de desfășurare a programului	Prioritate	Proiect		Beneficiarul final	Costurile eligibile totale ale proiectului	Costurile eligibile auditate	Zile	Planificare

5.2. Anul 2008

Introduceți date utilizând modelul de tabel definit pentru anul 2007

Anexă (anexe) la strategia de audit ( 22 ): planuri anuale

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

ANUL CALENDARISTIC VIZAT:

1. MODIFICĂRI ALE STRATEGIEI DE AUDIT, ATUNCI CÂND ESTE CAZUL

2. PRINCIPALELE REZULTATE ALE AUDITURILOR DIN ANUL ANTERIOR

3. PLAN DE AUDIT PENTRU ANUL 20XX

Introduceți date utilizând modelul de tabel definit pentru anul 2007.

ANEXA VII

MODEL DE RAPORT AL AUTORITĂȚII DE AUDIT

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

PROGRAMUL ANUAL CARE FACE OBIECTUL RAPORTULUI:

A. Raport anual de audit

1. INFORMAȚII GENERALE

1.1. Organismele implicate în elaborarea raportului

1.2. Identificarea și justificarea modificărilor majore referitoare la punerea în aplicare a planurilor de audit privind programul anual în cauză

1.3. Tabel sinoptic al rezultatelor auditurilor

Raport de audit
Stat membru: […]
Programul anual în cauză: […]
Situația la data de: [ziua/luna/anul]
AUDITURI ALE SISTEMELOR FINALIZATE DE LA ULTIMUL RAPORT
Fond(uri)	Autoritățile în cauză	Procedurile în cauză		Domeniul de aplicare a auditului			Zile lucrate		Data raportului final




AUDITURI ALE PROIECTELOR LEGATE DE PROGRAMUL ANUAL 20xx
Fond(uri)	Proiect		Beneficiarul final		Costuri eligibile totale	Costuri eligibile auditate		Corecție financiară		Marja de eroare
					(a)	(b)		(c)		(d = c/b)







Total					0	0		0		%
Total program anual					(e)	(f)		Rata de acoperire: (=f/e)

2. AUDITURI ALE SISTEMELOR

2.1. Organismele care au efectuat auditurile

2.2. Lista recapitulativă a auditurilor efectuate

2.3. Principalele constatări, recomandări și concluzii rezultate din activitatea de audit al sistemelor de gestiune și control

2.4. Impactul financiar al situației constatate în urma auditului

2.5. Activitatea suplimentară, atunci când este cazul

2.6. Mențiuni privind eventualul caracter sistemic al problemelor identificate și măsurile luate, inclusiv o cuantificare a eventualelor corecții financiare

2.7. Informații privind transpunerea în practică a recomandărilor auditului

3. AUDITURI ALE PROIECTELOR

3.1. Organismele care au efectuat auditurile

3.2. Listă recapitulativă a auditurilor efectuate și procentul de cheltuieli verificat în raport cu cheltuielile eligibile totale declarate Comisiei

3.3. Principalele constatări, recomandări și concluzii ale auditurilor cu privire la proiectele puse în aplicare

3.4. Concluziile trase din rezultatele auditurilor cu privire la eficiența sistemului de gestiune și control

3.5. Impactul financiar al situației constatate în urma auditului

3.6. Activitatea suplimentară, atunci când este cazul

3.7. Informații privind transpunerea în practică a recomandărilor auditului

3.8. Mențiuni privind eventualul caracter sistemic al problemelor identificate și măsurile luate, inclusiv o cuantificare a eventualelor corecții financiare

4. URMĂRIREA ACTIVITĂȚII DE AUDIT CARE FACE OBIECTUL RAPOARTELOR ANTERIOARE, DACĂ ESTE CAZUL

4.1. Informații privind transpunerea în practică a recomandărilor anterioare privind auditul sistemului

4.2. Informații privind rezultatele auditului acțiunilor cu caracter sistemic din programele anuale anterioare

[semnătura persoanei responsabile]

B. Aviz privind funcționarea sistemelor de gestiune și control

Către Comisia Europeană

1. INTRODUCERE

Subsemnatul, reprezentant al [numele autorității de audit desemnată de către statul membru], am examinat funcționarea sistemelor de gestiune și control ale [numele fondului] în ceea ce privește acțiunile puse în aplicare, ca parte a Programului anual pentru anul [20xx], cu scopul de a emite un aviz privind funcționarea eficientă a sistemelor, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și, prin urmare, că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare.

2. DOMENIUL DE APLICARE A EXAMINĂRII

Examinarea a fost efectuată în conformitate cu strategia de audit corespunzătoare acestui Fond în perioada [zz/ll/anul]-[zz/ll/anul] și a fost raportată în raportul anual de audit în secțiunea A.

Fie:

Nu au existat limitări ale domeniului de aplicare a examinării.

fie:

Domeniul de aplicare a examinării a fost limitat de următorii factori:

(a) […]

(b) […]

(Indicați orice limitare a domeniului de aplicare a examinării, cum ar fi, de exemplu, eventualele probleme sistemice, punctele slabe ale sistemului de gestiune și control, lipsa documentației justificative, cazuri care fac obiectul unor proceduri judiciare etc., și estimați valoarea cheltuielilor și a contribuției comunitare care a fost afectată. În cazul în care autoritatea de audit nu consideră că limitările au impact asupra cheltuielilor declarate, acest fapt ar trebui menționat.)

3. AVIZ

Fie (Aviz fără rezerve)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că, în ceea ce privește programul anual menționat anterior, sistemele de gestiune și control stabilite pentru [numele fondului] au respectat cerințele aplicabile ale actului de bază [Decizia nr. 574/2007/CE] [și Decizia 2008/456/CE a Comisiei] și au funcționat în mod eficient, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și, prin urmare, că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare.

fie (Aviz cu rezerve)

(a) […]

(b) […]

Motivele pentru care am considerat că acest(e) aspect(e) al(e) sistemelor nu a (au) respectat cerințele și/sau nu a (au) funcționat astfel încât să ofere asigurări rezonabile privind corectitudinea declarațiilor de cheltuieli prezentate Comisiei sunt următoarele:

(a) […]

(b) […]

Estimez impactul rezervelor ca reprezentând […] % din totalul cheltuielilor declarate. Contribuția comunitară afectată este prin urmare […].

fie (Aviz negativ)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că, în ceea ce privește programul anual menționat anterior, sistemul de gestiune și control stabilit pentru [numele fondului] nu a respectat cerințele aplicabile ale actului de bază, articolele […] [Decizia nr. 574/2007/CE], [și Decizia 2008/456/CE a Comisiei] și nu a funcționat în mod eficient, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte, și, prin urmare, nu oferă asigurări rezonabile că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare.

Prezentul aviz negativ se bazează pe:

(a) […]

(b) […]

Data

Semnătura

[semnătura persoanei responsabile]

C. Validarea cererii de plată

Către Comisia Europeană

1. INTRODUCERE

Subsemnatul, reprezentant al (numele autorității de audit desemnate de către statul membru), în ceea ce privește Programul anual [20xx] al [numele fondului], am examinat rezultatele activității de audit desfășurate în cadrul acestui program anual [și am desfășurat activitatea suplimentară pe care am considerat-o necesară, astfel cum este menționat în raport].

Am planificat și desfășurat această activitate pentru a verifica validitatea cererii de plată a soldului contribuției comunitare la Programul anual [20xx], iar tranzacțiile subiacente care fac obiectul declarațiilor de cheltuieli referitoare la acest program anual sunt legale și regulamentare.

2. DOMENIUL DE APLICARE A EXAMINĂRII

Fie

Nu au existat limitări ale domeniului de aplicare a examinării.

fie

Domeniul de aplicare a examinării a fost limitat de următorii factori:

(a) […]

(b) […]

3. AVIZ

Fie (Aviz fără rezerve)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că declarațiile de cheltuieli prezintă corect, sub toate aspectele importante, cheltuielile efectuate ca parte a Programului anual și că cererea de plată a soldului contribuției comunitare la acest program anual este validă.

fie (Aviz cu rezerve)

(a) […]

(b) […]

Estimez impactul acestor rezerve ca reprezentând ... din totalul cheltuielilor declarate. Contribuția comunitară afectată este prin urmare ....

fie (Aviz negativ)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că declarațiile de cheltuieli nu prezintă corect, sub toate aspectele importante, cheltuielile efectuate ca parte a Programului anual și că, prin urmare, cererea de plată a soldului contribuției comunitare la acest program anual nu este validă.

Data

Semnătura

[semnătura persoanei responsabile]

ANEXA VIII

▼M3

MODEL DE CERTIFICARE PENTRU A DOUA PREFINANȚARE

▼B

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA DE CERTIFICARE:

PROGRAMUL ANUAL CARE FACE OBIECTUL CERTIFICĂRII:

Subsemnatul [numele persoanei responsabile],

reprezentant al autorității de certificare desemnate pentru [numele fondului]

certific prin prezenta că toate cheltuielile specificate în raportul intermediar privind punerea în aplicare a programului anual se ridică la:

EUR (1)
(1) Suma totală a cheltuielilor ►M3 eligibile ◄ efectuate de către beneficiarii finali sau utilizate pentru asistența tehnică.

[cifra exactă cu până la două zecimale]

Certific, de asemenea, că acțiunile se desfășoară în conformitate cu obiectivele stabilite în Decizia Comisiei de adoptare a programului anual și în conformitate cu actul de bază și normele sale de punere în aplicare, și, în special, că:

1. declarația de cheltuieli este corectă, provine din sisteme contabile fiabile și se bazează pe documente justificative care pot fi verificate;

▼M3

2. cheltuielile declarate au fost efectuate în cadrul acțiunilor selectate pentru finanțare în conformitate cu criteriile care se aplică programului anual;

▼B

3. în scopul certificării, am primit informații adecvate de la autoritatea responsabilă privind procedurile și verificările efectuate în legătură cu cheltuielile specificate în declarațiile de cheltuieli;

4. declarația de cheltuieli și cererea de plată a celei de-a doua prefinanțări țin seama, atunci când este cazul, de eventualele sume recuperate și de eventualele dobânzi primite, ca parte a Programului anual.

Această declarație de cheltuieli se bazează pe conturile închise temporar la data de [zz/ll/20aa].

În conformitate cu articolul 45 din actul de bază, documentele justificative sunt și vor rămâne disponibile timp de cel puțin cinci ani de la încheierea programului anual de către Comisie.

Data	Numele cu majuscule, ștampila, funcția și semnătura autorității de certificare

ANEXA IX

▼M3

MODEL DE CERTIFICARE PENTRU PLATA FINALĂ

▼B

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA DE CERTIFICARE:

PROGRAMUL ANUAL CARE FACE OBIECTUL CERTIFICĂRII:

Subsemnatul [numele persoanei responsabile],

reprezentant al autorității de certificare desemnate pentru [numele fondului]

certific prin prezenta că toate cheltuielile specificate în raportul final privind punerea în aplicare a programului anual se ridică la:

EUR (1)
(1) Suma totală a cheltuielilor eligibile efectuate de către beneficiarii finali sau utilizate pentru asistența tehnică.

[cifra exactă cu până la două zecimale]

Certific, de asemenea, că acțiunile se desfășoară în temeiul obiectivelor stabilite în Decizia Comisiei de adoptare a programului anual și în conformitate cu actul de bază și normele sale de punere în aplicare, și, în special, că:

1. declarația de cheltuieli este corectă, provine din sisteme contabile fiabile și se bazează pe documente justificative care pot fi verificate;

2. cheltuielile declarate respectă normele comunitare și de drept intern aplicabile și au fost efectuate în cadrul acțiunilor selectate pentru finanțare în conformitate cu criteriile care se aplică programului național și cu normele comunitare și de drept intern aplicabile, în special cu normele privind achizițiile publice;

3. există asigurări rezonabile că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;

4. în scopul certificării, am primit informații adecvate de la autoritatea responsabilă privind procedurile și verificările efectuate în legătură cu cheltuielile specificate în declarațiile de cheltuieli;

5. rezultatele tuturor auditurilor desfășurate de către sau sub responsabilitatea autorității de audit au fost luate în considerare în mod corespunzător;

6. declarația de cheltuieli și cererea de plată a soldului țin seama, atunci când este cazul, de eventualele sume recuperate și de eventualele dobânzi primite, ca parte a Programului anual.

Această declarație de cheltuieli se bazează pe conturile închise la data de [zz/ll/20aa].

În conformitate cu articolul 45 din actul de bază, documentele justificative sunt și vor rămâne disponibile timp de cel puțin cinci ani de la încheierea programului anual de către Comisie.

Data	Numele cu majuscule, ștampila, funcția și semnătura autorității de certificare

ANEXA X

INSTRUCȚIUNI PRIVIND EMBLEMA ȘI DEFINIREA CULORILOR STANDARD

Descrierea simbolurilor

Pe un fundal albastru se află douăsprezece stele aurii dispuse în cerc reprezentând uniunea popoarelor Europei. Numărul de stele este fix, numărul doisprezece fiind simbolul perfecțiunii și al unității.

Descriere heraldică

Pe un fond azuriu se află un cerc format din douăsprezece stele aurii, ale căror vârfuri nu se ating.

Descriere geometrică

Emblema are forma unui steag albastru dreptunghiular a cărui lungime este de 1,5 ori mai mare decât lățimea. Douăsprezece stele aurii situate la distanțe egale formează un cerc imaginar al cărui centru este punctul de intersecție a diagonalelor dreptunghiului. Raza cercului este egală cu o treime din înălțimea steagului. Fiecare dintre stele are cinci colțuri situate pe circumferința unui cerc imaginar a cărui rază este egală cu a optsprezecea parte din înălțimea steagului. Toate stelele sunt dispuse vertical, adică au un colț vertical și două colțuri în linie dreaptă care formează un unghi drept cu catargul. Cercul este astfel dispus încât stelele să fie aranjate precum cifrele pe cadranul unui ceas. Numărul stelelor este invariabil.

Culorile agreate

Emblema are următoarele culori: PANTONE REFLEX BLUE pentru suprafața dreptunghiului; PANTONE YELLOW pentru stele.

Tetracromie

În cazul în care se utilizează tetracromia, recreați cele două culori standard utilizând cele patru culori ale tetracromiei.

PANTONE YELLOW se obține utilizând 100 % „Process Yellow”.

PANTONE REFLEX BLUE se obține printr-o combinație 100 % de „Process Cyan” și 80 % de „Process Magenta”.

Internet

În paleta web, PANTONE REFLEX BLUE corespunde culorii RGB:0/0/153 (hexazecimal: 000099), iar PANTONE YELLOW corespunde culorii RGB:255/204/0 (hexazecimal: FFCC00).

Procesul de reproducere monocromă

Folosind culoarea neagră, trasați conturul dreptunghiului cu negru și imprimați stelele cu negru pe fond alb.

Utilizând culoarea albastră (Reflex Blue), folosiți 100 % cu stelele reproduse cu alb în negativ.

Reproducere pe fond colorat

În cazul în care nu există nicio alternativă la fondul colorat, desenați o margine albă în jurul dreptunghiului, lățimea marginii fiind de 1/25 din înălțimea dreptunghiului.

▼M3

ANEXA XI

NORME PRIVIND ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR FONDUL PENTRU FRONTIERELE EXTERNE

I. Principii generale

I.1. Principii de bază

1. În conformitate cu actul de bază, pentru a fi eligibile, cheltuielile trebuie:

(a) să se încadreze în domeniul de aplicare al fondului și în obiectivele acestuia, astfel cum se precizează la articolele 1 și 3 din actul de bază;

(b) să se numere printre acțiunile eligibile menționate la articolele 4 și 6 din actul de bază;

(c) să fie necesare pentru desfășurarea activităților incluse în proiect, făcând parte din programele anuale și multianuale aprobate de Comisie;

(d) să fie rezonabile și să respecte principiile bunei gestiuni financiare, în special raportul calitate/preț și rentabilitatea;

(e) să fie efectuate de către beneficiarul final și/sau de către partenerii la proiect, care au sediul și sunt înregistrați într-un stat membru, cu excepția organizațiilor internaționale din sectorul public constituite prin acorduri interguvernamentale și a agențiilor specializate înființate de astfel de organizații, a Comitetului Internațional al Crucii Roșii și a Federației Internaționale a Societăților Naționale ale Crucii Roșii și Semilunii Roșii. În ceea ce privește articolul 39 din prezenta decizie, normele aplicabile beneficiarului final se aplică mutatis mutandis partenerilor din cadrul proiectului;

(f) să fie efectuate în conformitate cu prevederile specifice din acordul de finanțare.

2. În cazul acțiunilor multianuale care se încadrează în prevederile de la articolul 16 alineatul (6) din actul de bază, doar acea parte a acțiunii cofinanțată printr-un program anual este considerată proiect pentru aplicarea acestor norme de eligibilitate.

3. Proiectele susținute de fond nu sunt finanțate din alte surse incluse în bugetul Comunității. Proiectele susținute de fond sunt cofinanțate din surse publice sau private.

I.2. Bugetul unui proiect

Bugetul unui proiect este prezentat sub următoarea formă:

Cheltuieli

Venit

+ Costuri directe (CD)

+ Costuri indirecte (procentaj fix din CD, stabilit în acordul de finanțare)

+ Contribuția CE (definită ca fiind cea mai mică dintre cele trei sume menționate la articolul 12 din prezenta decizie)

+ Contribuția beneficiarului final și a partenerilor din cadrul proiectului

+ Contribuția terților

+ Încasări generate de proiect

= Cost eligibil total (CET)

= Venit total (VT)

Bugetul este echilibrat: costul eligibil total este egal cu venitul total.

I.3. Venituri și principiul nonprofit

1. Proiectele susținute de fond trebuie să nu aibă scop lucrativ. În cazul în care, la sfârșitul proiectului, sursele de venit, inclusiv încasările, depășesc cheltuielile, contribuția fondului la proiect este redusă în mod corespunzător. Toate sursele de venit aferente proiectului trebuie să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului final sau în documentele fiscale ale acestuia și trebuie să fie ușor de identificat și de verificat.

2. Veniturile proiectului provin din toate contribuțiile financiare acordate proiectului de către fond, din surse publice sau private, inclusiv propria contribuție a beneficiarului final, și din orice încasări generate de proiect. În contextul acestei reglementări, „încasările” reprezintă veniturile realizate de un proiect în timpul perioadei de eligibilitate, astfel cum este descrisă la punctul I.4, din vânzări, închirieri, servicii, taxe de înscriere sau alte venituri echivalente.

3. Contribuția comunitară rezultând din aplicarea principiului nonprofit, astfel cum se menționează la articolul 12 litera (c) din prezenta decizie, va fi reprezentată de „costul eligibil total” minus „contribuția terților” și „încasările generate de proiect”.

I.4. Perioada de eligibilitate

1. Costurile aferente unui proiect trebuie să fie suportate, iar plățile respective (cu excepția amortizării) trebuie să se facă după data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre. Perioada de eligibilitate se întinde până la data de 30 iunie a anului N ( 23 ) + 2; de aceea, costurile aferente proiectului trebuie să fie generate înainte de această dată.

2. Este exceptată de la perioada de eligibilitate menționată la punctul 1 asistența tehnică pentru statele membre (a se vedea punctul IV.3).

I.5. Înregistrarea cheltuielilor

1. Cheltuielile corespund plăților efectuate de către beneficiarul final. Acestea trebuie să aibă forma unor tranzacții financiare (în numerar), cu excepția amortizării.

2. În general, cheltuielile sunt justificate prin facturi oficiale. Dacă acest lucru nu este posibil, cheltuielile sunt justificate prin documente contabile sau prin documente justificative cu o valoare probatorie echivalentă.

3. Cheltuielile trebuie să poată fi identificate și verificate. În special, acestea:

(a) trebuie să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului final;

(b) trebuie să fie stabilite în conformitate cu normele contabile aplicabile ale țării în care își are sediul beneficiarul final și cu practicile obișnuite de contabilitate a costurilor folosite de către beneficiarul final; precum și

4. Dacă este necesar, beneficiarii finali au obligația de a păstra copii autentificate ale documentelor contabile care justifică veniturile și cheltuielile efectuate de parteneri în legătură cu proiectul în cauză.

5. Păstrarea și prelucrarea documentelor prevăzute la punctele 2 și 4 trebuie să respecte legislația internă privind protecția datelor.

I.6. Domeniul teritorial de aplicare

1. Cheltuielile pentru acțiunile descrise la articolele 4 și 6 din actul de bază trebuie să fie efectuate pe teritoriul statelor membre de către beneficiarii finali definiți la punctul I.1.1 litera (e), cu excepția:

— cheltuielilor de punere în aplicare a acțiunilor legate de obiectivele generale definite la articolul 3 alineatul (1) litera (d) din actul de bază; cheltuielile pentru aceste acțiuni pot fi efectuate pe teritoriul statelor membre și în țările terțe;

— acțiunilor legate de supravegherea frontierelor externe; aceste acțiuni se pot desfășura atât în interiorul, cât și în afara teritoriului statelor membre.

2. Partenerii la proiect care sunt înregistrați și au sediul în țări terțe pot participa la proiecte doar fără să antreneze costuri, cu excepția organizațiilor internaționale din sectorul public constituite prin acorduri interguvernamentale și a agențiilor specializate înființate de astfel de organizații, a Comitetului Internațional al Crucii Roșii și a Federației Internaționale a Societăților Naționale ale Crucii Roșii și Semilunii Roșii.

II. Categorii de costuri eligibile (la nivel de proiect)

II.1. Costuri eligibile directe

Costurile eligibile directe ale proiectului sunt acele costuri care, pe baza condițiilor generale de eligibilitate stabilite în partea I, pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului. Costurile directe sunt incluse în bugetul total estimativ al proiectului.

Următoarele costuri directe sunt eligibile:

II.1.1. Costurile de personal

1. Costurile pentru personalul alocat proiectului, care cuprind salariile, contribuțiile la asigurările sociale și alte costuri statutare, sunt eligibile, cu condiția ca acestea să corespundă politicii de remunerare practicată în mod obișnuit de beneficiar.

2. Pentru organizațiile internaționale, costurile de personal eligibile pot cuprinde provizioane pentru a acoperi drepturile și obligațiile statutare legate de remunerare.

3. Costurile corespunzătoare privind personalul organismelor publice sunt eligibile în măsura în care acestea sunt legate de costul unor activități pe care organismul public respectiv nu le-ar efectua în cazul în care proiectul în cauză nu s-ar desfășura. Acest personal este detașat sau repartizat în vederea punerii în aplicare a proiectului printr-o decizie scrisă a beneficiarului final.

4. Costurile de personal sunt detaliate în bugetul previzional, indicând funcțiile și numărul membrilor personalului.

II.1.2. Costuri de deplasare și de ședere

1. Costurile de deplasare și de ședere sunt eligibile ca fiind costuri directe pentru personalul sau alte persoane care participă la activitățile proiectului și a căror deplasare este necesară pentru punerea în aplicare a proiectului.

2. Costurile de deplasare sunt eligibile pe baza costurilor reale suportate. Ratele de rambursare se bazează pe cea mai ieftină formă de transport public și zborurile sunt acceptate, în general, doar pentru călătorii de peste 800 km (dus-întors) sau în cazul în care destinația geografică necesită călătoria cu avionul. În cazul în care se folosește un autoturism proprietate personală, rambursarea se face în mod normal fie pe baza costului transportului public, fie pe baza kilometrajului în conformitate cu reglementările oficiale publicate în statele membre în cauză sau folosite de către beneficiarul final.

3. Costurile de ședere sunt eligibile pe baza costurilor reale sau a unei diurne. În cazul în care o organizație și-a stabilit propriile diurne (indemnizații de ședere), acestea se vor aplica în limitele stabilite de către statul membru în conformitate cu legislația și practica națională. Indemnizațiile de ședere sunt menite, în mod normal, să acopere transportul local (inclusiv taxiurile), cazarea, masa, apelurile telefonice locale și cheltuieli diverse.

II.1.3. Aparatură

II.1.3.1. Norme generale

Costurile legate de achiziționarea de echipament (bazate pe oricare dintre următoarele: închirierea, leasingul, achiziționarea pe baza unui cost total sau parțial sau amortizarea activelor achiziționate) sunt eligibile doar dacă sunt esențiale pentru punerea în aplicare a proiectului. Echipamentul are caracteristicile tehnice necesare pentru proiect și respectă normele și standardele aplicabile.

II.1.3.2. Închiriere și leasing

Cheltuielile legate de operațiunile de închiriere și leasing sunt eligibile pentru cofinanțare în funcție de normele în vigoare în statul membru, de legislația și practicile naționale, precum și de durata de închiriere sau leasing în scopul derulării proiectului.

II.1.3.3. Cumpărarea

1. Costurile legate de achiziționarea de echipament [sisteme, echipament de operare, mijloace de transport, inter alia, astfel cum se specifică la articolul 5 alineatul (1) literele (c)-(f) din actul de bază] sunt eligibile în conformitate cu normele naționale. Astfel de costuri sunt eligibile pentru cofinanțare pe baza costului total sau parțial al achiziției dacă:

(a) sunt direct legate de realizarea proiectului;

(b) sunt efectuate în conformitate cu normele naționale privind achizițiile din statul membru;

(c) echipamentul are caracteristicile tehnice necesare pentru proiect și este în conformitate cu normele și standardele aplicabile;

(d) echipamentul va continua să fie utilizat pentru realizarea unor obiective similare cu cele ale proiectului, după ziua cumpărării acestuia, pentru o perioadă minimă de:

— trei sau mai mulți ani pentru echipamentul din domeniul tehnologiei informației și comunicării (TIC);

— cinci sau mai mulți ani pentru alte tipuri de echipament, cum ar fi echipamentul de operare și mijloacele de transport, cu excepția celor indicate mai jos;

— zece ani pentru elicoptere, nave și aeronave.

2. În mod alternativ, cheltuielile pentru echipamentul menționat mai sus pot fi eligibile pe baza amortizării în conformitate cu normele naționale. În acest caz, se aplică condițiile de la punctul 1 literele (a), (b) și (c) menționate anterior. În plus, următoarele condiții trebuie, de asemenea, îndeplinite:

(a) în cazul echipamentului achiziționat înainte sau pe durata proiectului, este eligibilă doar partea de amortizare a echipamentului pe baza duratei de folosință în scopul proiectului și a ratei de folosire reală în scopul proiectului;

(b) echipamentul achiziționat înainte de perioada de desfășurare a proiectului, dar care este folosit pentru desfășurarea proiectului este eligibil pe baza amortizării. Totuși, aceste costuri nu sunt eligibile în cazul în care echipamentul a fost cumpărat inițial din fonduri comunitare;

(c) costurile de cumpărare a echipamentului corespund prețurilor normale de pe piață, iar valoarea articolelor în cauză este amortizată în conformitate cu normele contabile și fiscale aplicabile beneficiarului final.

II.1.4. Bunuri imobile

II.1.4.1. Norme generale

În cazul cumpărării, al construcției, al renovării sau al închirierii de bunuri imobile, acestea trebuie să aibă calitățile tehnice necesare pentru proiect și să respecte normele și standardele aplicabile.

II.1.4.2. Cumpărare, construcție sau renovare

1. În cazul în care cumpărarea de bunuri imobile este esențială pentru punerea în aplicare a proiectului și are o legătură clară cu îndeplinirea obiectivelor acestuia, cumpărarea de bunuri imobile, respectiv clădiri deja construite, sau construirea de bunuri imobile sunt eligibile pentru cofinanțare, pe baza costului total sau parțial sau pe baza amortizării, în condițiile menționate în cele ce urmează, fără a aduce atingere aplicării unor reglementări de drept intern mai stricte:

(a) obținerea unui certificat din partea unui evaluator calificat independent sau a unui organism oficial amortizat în mod corespunzător, care să confirme că prețul nu depășește valoarea de piață și care să ateste că bunul imobil este în conformitate cu reglementările de drept intern sau să specifice aspectele care nu sunt conforme legislației, pe care beneficiarul final plănuiește să le rectifice în cadrul proiectului;

(b) bunul imobil nu a fost cumpărat prin finanțare comunitară la o dată anterioară punerii în aplicare a proiectului:

(c) bunul imobil este folosit numai în scopul menționat în proiect pentru o perioadă de cel puțin zece ani de la data încheierii proiectului, cu excepția cazului în care Comisia dispune altfel în cazul cofinanțării cheltuielilor totale sau parțiale. În cazul cofinanțării pe baza amortizării, această perioadă se reduce la cinci ani;

(d) achiziționarea de bunuri imobile respectă principiile raportului calitate/preț și rentabilității și este considerată ca fiind proporțională cu scopul realizat prin punerea în aplicare a proiectului.

(e) în cazul cofinanțării pe baza amortizării, sunt eligibile doar partea de amortizare a acestor active corespunzătoare duratei de folosință în scopul proiectului și doar rata de folosire efectivă în scopul proiectului; amortizarea se va calcula conform normelor contabile de drept intern.

2. Cheltuielile pentru renovarea bunurilor imobile sunt eligibile pentru cofinanțare pe baza costului total sau parțial sau pe baza amortizării. În cazul costurilor aferente renovării, se aplică doar condițiile de la literele (c) și (d) menționate anterior la punctul 1.

II.1.4.3. Închiriere

Închirierea de bunuri imobile este eligibilă pentru cofinanțare în cazul în care există o legătură clară între închiriere și obiectivele proiectului în cauză, în condițiile menționate în cele ce urmează și fără a aduce atingere aplicării unor reglementări de drept intern mai stricte:

(a) bunul imobil nu a fost cumpărat printr-o acțiune de finanțare comunitară;

(b) bunul imobil este folosit numai pentru punerea în aplicare a proiectului. În caz contrar, este eligibilă doar partea costurilor care corespunde folosirii bunului pentru proiect.

II.1.5. Consumabile, furnituri și servicii generale

Costurile consumabilelor, ale furniturilor și ale serviciilor generale sunt eligibile cu condiția ca acestea să poată fi identificate și să fie necesare în mod direct pentru punerea în aplicare a proiectului.

II.1.6. Subcontractare

1. Ca regulă generală, beneficiarii finali trebuie să aibă capacitatea de a gestiona ei înșiși proiectele. Suma corespunzătoare activităților care pot fi subcontractate în cadrul proiectului ar trebui să fie specificată în mod clar în acordul de finanțare.

2. Cheltuielile legate de următoarele subcontracte nu sunt eligibile pentru cofinanțarea de către fond:

(a) subcontractarea sarcinilor legate de gestionarea generală a proiectului;

(b) subcontractarea care mărește costul proiectului, fără a-i aduce și o valoare adăugată proporțională;

(c) subcontractarea cu intermediari sau consultanți a căror plată este stabilită ca procent din costul total al proiectului, cu excepția cazului în care o astfel de plată este justificată de către beneficiarul final prin raportarea la valoarea reală a muncii depuse sau a serviciilor furnizate.

3. Pentru toate subcontractele, subcontractanții se obligă să furnizeze tuturor organismelor de audit și control toate informațiile necesare referitoare la activitățile subcontractate.

II.1.7. Costuri care derivă în mod direct din cerințele legate de cofinanțarea Uniunii

Costurile necesare pentru a îndeplini cerințele legate de cofinanțarea UE, cum ar fi publicitatea, transparența, evaluarea proiectului, auditul extern, garanțiile bancare, costurile de traducere etc. sunt eligibile drept costuri directe.

II.1.8. Onorariile experților

Cheltuielile pentru consultanța juridică, cheltuielile notariale și cele pentru plata experților tehnici și financiari sunt eligibile.

II.2. Costuri eligibile indirecte

1. Costurile eligibile indirecte ale unei acțiuni sunt acele costuri care, în temeiul condițiilor de eligibilitate descrise la punctul I.1.1, nu sunt identificabile ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului.

2. Prin derogare de la punctul I.1.1 litera (e) și punctul I.5, costurile indirecte suportate pentru realizarea acțiunii pot fi eligibile pentru finanțare forfetară, fixată la cel mult 2,5 % din costurile directe totale eligibile.

3. Organizațiile care beneficiază de o subvenție de funcționare de la bugetul Uniunii nu pot include costuri indirecte în bugetul lor previzional.

III. Cheltuieli neeligibile

Următoarele costuri nu sunt eligibile:

(a) taxa pe valoarea adăugată (TVA), cu excepția cazului în care beneficiarul final face dovada că nu o poate recupera;

(b) rentabilitatea capitalului, costuri aferente datoriei și serviciului datoriei, dobânzi debitoare, comisioane de schimb valutar și pierderi din schimbul valutar, provizioane pentru pierderi sau potențiale obligații viitoare, dobânzi datorate, creanțe îndoielnice, amenzi, penalități financiare, costuri de judecată și cheltuieli excesive sau nechibzuite;

(c) costurile de reprezentare exclusiv pentru personalul proiectului; sunt permise costuri de protocol rezonabile pentru evenimente sociale justificate de proiect, cum ar fi un eveniment organizat la încheierea proiectului sau reuniunile echipei de coordonare a proiectului;

(d) costurile declarate de către beneficiarul final și acoperite de către un alt proiect sau program de lucru care primește finanțare din partea Comunității;

(e) cumpărarea de terenuri;

(f) contribuțiile în natură.

IV. Asistența tehnică la inițiativa statelor membre

1. Toate costurile necesare pentru punerea în aplicare a fondului de către autoritatea responsabilă, autoritatea delegată, autoritatea de audit, autoritatea de certificare și alte organisme care contribuie la îndeplinirea sarcinilor enumerate la punctul 2 sunt eligibile în cadrul asistenței tehnice, în limitele menționate la articolul 18 din actul de bază.

2. Aceasta include următoarele elemente:

(a) cheltuieli legate de pregătirea, selecția, evaluarea, gestionarea și monitorizarea acțiunilor;

(b) cheltuieli legate de audituri și de verificările la fața locului ale acțiunilor sau proiectelor;

(d) cheltuieli legate de informare, diseminare și transparență în ceea ce privește acțiunile;

(e) cheltuieli pentru achiziționarea, instalarea și întreținerea sistemelor computerizate în scopul gestionării, monitorizării și evaluării fondurilor;

(f) cheltuieli în scopul reuniunilor comitetelor de monitorizare și ale subcomitetelor în legătură cu punerea în aplicare a acțiunilor; aceste cheltuieli pot include de asemenea costurile pentru plata experților și a altor membri ai acestor comitete, inclusiv participanți din țările terțe, în cazul în care prezența acestora este esențială pentru punerea în aplicare eficace a acțiunilor;

(g) cheltuieli pentru consolidarea capacității administrative în scopul punerii în aplicare a fondului.

3. Activitățile legate de asistența tehnică trebuie realizate și plățile corespunzătoare trebuie efectuate după data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre. Perioada de eligibilitate se întinde până la termenul-limită pentru înaintarea raportului final privind punerea în aplicare a programului anual.

4. Orice achiziție trebuie să fie efectuată în conformitate cu normele de drept intern privind achizițiile publice stabilite de către statul membru.

5. Statele membre pot pune în aplicare măsuri de asistență tehnică pentru acest fond o dată cu măsuri de asistență tehnică pentru câteva sau pentru toate cele patru fonduri. Cu toate acestea, în acest caz, doar partea costurilor folosită pentru a pune în aplicare măsura comună corespunzătoare acestui fond este eligibilă pentru finanțarea prin acest fond, iar statele membre se asigură că:

(a) partea costurilor destinată măsurilor comune este dedusă din fondul corespunzător în mod rezonabil și verificabil; precum și că

(b) nu există o dublă finanțare a costurilor.

V. Regimul special de tranzit

În conformitate cu articolul 40 alineatul (1), normele prevăzute în actul de bază și în prezenta decizie privind punerea în aplicare a programelor anuale se aplică mutatis mutandis în vederea sprijinirii punerii în aplicare a regimului special de tranzit. Cu toate acestea, în ceea ce privește eligibilitatea normelor din prezenta anexă, următoarele dispoziții specifice se aplică în cazul regimului special de tranzit:

(a) perioada de eligibilitate pentru cheltuieli este în conformitate cu articolul 40 alineatul (3) din prezenta decizie;

(b) în temeiul articolului 6 alineatul (2) litera (c) din actul de bază, cheltuielile privind personalul din organismele publice sunt eligibile cu condiția ca acestea să reprezinte costuri suplimentare legate de punerea în aplicare a regimului special de tranzit și să fie alocate operațiunii în conformitate cu o metodă justificată și echitabilă. Aceste cheltuieli trebuie certificate în baza unor documente care să permită identificarea costurilor reale plătite de organismul public vizat, în legătură cu regimul special de tranzit, care nu provin din responsabilități statutare sau din alte activități cotidiene.

( 1 ) JO L 144, 6.6.2007, p. 22.

( 2 ) JO L 281, 23.11.1995, p. 31. Directivă modificată prin Regulamentul (CE) nr. 1882/2003 (JO L 284, 31.10.2003, p. 1).

( 3 ) JO L 8, 12.1.2001, p. 1.

( 4 ) JO L 99, 17.4.2003, p. 8.

( 5 ) JO L 99, 17.4.2003, p. 15.

( 6 ) JO L 131, 1.6.2000, p. 43.

( 7 ) JO L 395, 31.12.2004, p. 70.

( 8 ) JO L 64, 7.3.2002, p. 20.

( 9 ) JO L 176, 10.7.1999, p. 36.

( 10 ) JO L 176, 10.7.1999, p. 31.

( 11 ) JO L 370. 17.12.2004, p. 78.

( 12 ) JO L 292, 15.11.1996, p. 2.

( 13 ) JO L 144, 6.6.2007, p. 1.

( 14 ) JO L 144, 6.6.2007, p. 45.

( 15 ) JO L 168, 28.6.2007, p. 18.

( 16 ) JO L 233, 5.9.2007, p. 3.

( 17 ) JO C 316, 27.11.1995, p. 49.

( 18 ) JO L 160, 30.6.2000, p. 1. Regulament modificat ultima dată prin Regulamentul (CE) nr. 681/2007 (JO L 159, 20.6.2007, p. 1).

( 19 ) Unde „N” reprezintă anul menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre.

( 20 ) Se aplică numai pentru raportul final privind punerea în aplicare a primului program anual.

( 21 ) Dacă este cazul.

( 22 ) Vor fi înaintate după strategia de audit, în conformitate cu articolul 25 alineatul (2).

( 23 ) Unde „N” reprezintă anul menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre.

Top