DECLARAȚIE DE DECLINARE A RESPONSABILITĂȚII: „Prezentul document de lucru este elaborat de serviciile Comisiei. În limitele dreptului UE aplicabil, acesta oferă orientări tehnice colegilor și organismelor implicate în monitorizarea, controlul sau punerea în aplicare a fondurilor care fac obiectul Regulamentului privind dispozițiile comune. Prezentele orientări nu aduc atingere interpretării Curții de Justiție și a Tribunalului.”

Cuprins

Lista acronimelor

3

Preambul

3

Capitolul 1:

Introducere în opțiunile simplificate în materie de costuri

4

1.1.

Ce sunt opțiunile simplificate în materie de costuri și de ce se utilizează?

4

1.2.

În ce cazuri se pot utiliza cel mai bine opțiunile simplificate în materie de costuri

4

1.3.

Utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri la două niveluri de rambursare

5

1.4.

Utilizarea opțională și obligatorie a opțiunilor simplificate în materie de costuri

7

Capitolul 2:

Tipuri de opțiuni simplificate în materie de costuri

8

2.1.

Prezentare generală a diferitelor tipuri de opțiuni simplificate în materie de costuri

8

2.2.

Finanțarea la rate forfetare

9

2.2.1.

Principii generale

9

2.2.2.

Rate forfetare pentru determinarea costurilor indirecte (articolul 54 din RDC)

12

2.2.3.

Rată forfetară pentru determinarea costurilor directe cu personalul [articolul 55 alineatul (1) din RDC]

13

2.2.4.

Rata forfetară pentru determinarea tuturor celorlalte costuri ale operațiunii, altele decât costurile directe cu personalul (articolul 56 din RDC)

13

2.2.5.

Rata forfetară pentru costurile de deplasare și de cazare [articolul 41 alineatul (5) din Regulamentul Interreg]

15

2.2.6.

Cazul specific al ratelor forfetare pentru asistența tehnică [articolul 36 alineatul (5) din RDC]

15

2.2.7.

Particularitățile sprijinului pentru dezvoltarea locală plasată sub responsabilitatea comunității

16

2.3.

Costuri unitare

16

2.3.1.

Principii generale

17

2.3.2.

Costuri cu personalul calculate la remunerație pe oră [articolul 55 alineatele (2)-(4) din RDC]

19

2.4.

Sume forfetare

22

2.4.1.

Principii generale

22

2.5.

Combinarea opțiunilor simplificate în materie de costuri

24

Capitolul 3:

Stabilirea opțiunilor simplificate în materie de costuri

26

3.1.

Opțiunile simplificate în materie de costuri trebuie definite ex ante

26

3.2.

Metodologii

27

3.2.1.

O metodă de calcul justă, echitabilă și verificabilă

27

3.2.2.

Proiectul de buget

30

3.2.3.

Utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri din politicile Uniunii

33

3.2.4.

Utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri din cadrul sistemelor de granturi finanțate integral de statele membre

33

3.2.5.

Utilizarea ratelor forfetare și a metodelor specifice stabilite în RDC sau în normele specifice fiecărui fond ori pe baza acestora

34

3.2.6.

Utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri din perioadele de programare anterioare

34

3.2.7.

Reutilizarea/reciclarea opțiunilor simplificate în materie de costuri instituite în același stat membru sau din alte state membre

35

3.3.

Etape procedurale în vederea aprobării unei opțiuni simplificate în materie de costuri în cadrul programului („nivelul superior”)

35

3.4.

Adaptarea în timp a opțiunilor simplificate în materie de costuri (metoda de ajustare)

36

Capitolul 4:

Punerea în aplicare a opțiunilor simplificate în materie de costuri

36

4.1.

Moneda utilizată pentru opțiunile simplificate în materie de costuri stabilite la „nivelul superior”

36

4.2.

Aplicarea în timp a opțiunilor simplificate în materie de costuri adoptate în cadrul programului

37

4.3.

Cum se declară opțiunile simplificate în materie de costuri în cererile de plată

37

4.4.

Utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri prevăzute în actele delegate ale Comisiei

38

Capitolul 5:

Principii orizontale

38

5.1.

Achizițiile publice și utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri

38

5.2.

Compatibilitatea opțiunilor simplificate în materie de costuri cu normele privind ajutoarele de stat

38

5.3.

Norme specifice FEDR și FSE+: finanțarea încrucișată

41

5.4.

Cerințe legate de colectarea, stocarea și publicarea datelor

42

5.5.

Opțiuni simplificate în materie de costuri și perioada de eligibilitate

43

Capitolul 6:

Controale de gestiune și audit

43

6.1.

Abordare generală privind controalele de gestiune și audit

43

6.2.

Verificarea stabilirii corecte a metodologiei pentru opțiunea simplificată în materie de costuri

44

6.3.

Verificarea de către autoritatea de management și auditarea aplicării corecte a metodologiei în timpul implementării

46

6.3.1.

Verificarea aplicării corecte a ratelor forfetare

46

6.3.2.

Verificarea aplicării corecte a costurilor unitare

47

6.3.3.

Verificarea aplicării corecte a sumelor forfetare

48

6.4.

Verificarea absenței dublei finanțări atunci când se utilizează opțiuni simplificate în materie de costuri

48

6.5.

Verificarea conformității cu normele privind ajutoarele de stat în cazul utilizării opțiunilor simplificate în materie de costuri ca formă de rambursare

50

6.6.

Cazuri de fraudă și deficiențe grave

51

6.7.

Erori sau nereguli potențiale legate de utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri

51

Anexa 1:

Exemple de opțiuni simplificate în materie de costuri

54

Anexa 2:

Modul de completare a apendicelui 1 la anexele V și VI la RDC

58

Anexa 3:

Exemplu de compatibilitate a opțiunilor simplificate în materie de costuri cu normele privind ajutoarele de stat

66

Lista acronimelor

AA	Autoritatea de audit
FAMI	Fondul pentru azil, migrație și integrare
IMFV	Instrumentul pentru managementul frontierelor și vize
DLRC	Dezvoltarea locală plasată sub responsabilitatea comunității
RDC	Regulamentul privind dispozițiile comune
CE	Comisia Europeană
CCE	Curtea de Conturi Europeană
FEAMPA	Fondul european pentru afaceri maritime, pescuit și acvacultură
FEDR	Fondul european de dezvoltare regională
FSE+	Fondul social european Plus
FSI	Fondul pentru securitate internă
FTJ	Fondul pentru o tranziție justă
GAL	Grup de acțiune locală
AM	Autoritatea de management
SM	Stat membru
SCO	Opțiune simplificată în materie de costuri
IMM	Întreprindere mică și mijlocie

Preambul

Prezentul document oferă orientări tehnice privind costurile declarate pe baza costurilor unitare, a sumelor forfetare și a finanțării la rate forfetare (denumite în continuare „opțiuni simplificate în materie de costuri” sau SCO – simplified cost options) aplicabile fondurilor care intră sub incidența Regulamentului (UE) 2021/1060 (1) (Regulamentul privind dispozițiile comune – denumit în continuare „RDC”) și vizează schimbul de bune practici în vederea încurajării statelor membre să le utilizeze. Documentul vizează posibilitățile oferite de cadrul juridic al RDC pentru perioada de programare 2021-2027 și ia în considerare modificările legislative introduse prin Regulamentul (UE) 2021/1060 în comparație cu perioada de programare 2014-2020, în special posibilitatea de a rambursa contribuția Uniunii la un program sub forma unor opțiuni simplificate în materie de costuri.

În urma intrării în vigoare a Regulamentului (UE) 2021/1060, orientările vizează rambursarea granturilor acordate beneficiarilor de către statele membre sub formă de opțiuni simplificate în materie de costuri sau o combinație de moduri diferite de rambursare în conformitate cu articolul 53 alineatul (1) literele (b), (c), (d) și (e) din RDC, precum și rambursarea contribuției Uniunii la un program sub formă de opțiuni simplificate în materie de costuri sau o combinație de forme diferite în conformitate cu articolul 51 literele (c), (d), (e) și (f) din RDC.

Prezentele orientări includ, de asemenea, clarificări suplimentare pe baza întrebărilor adresate de statele membre și de părțile interesate care se referă la perioada de programare 2021-2027 sau care sunt relevante pentru aceasta.

CAPITOLUL 1:   INTRODUCERE ÎN OPȚIUNILE SIMPLIFICATE ÎN MATERIE DE COSTURI

1.1.   Ce sunt opțiunile simplificate în materie de costuri și de ce se utilizează?

Opțiunile simplificate în materie de costuri sunt sume sau procente, definite ex ante, care reprezintă cea mai bună aproximare posibilă a costurilor eligibile efective (reale) suportate în practică la implementarea unei operațiuni. Prin urmare, ele reprezintă o metodă alternativă de rambursare a costurilor eligibile ale unei operațiuni, spre deosebire de metoda tradițională în care sunt rambursate costurile suportate efectiv de beneficiar și plătite, justificate prin facturi sau fișe de plată [articolul 53 alineatul (1) litera (a) din RDC, denumite în continuare „costuri reale”].

	Cu opțiunile simplificate în materie de costuri, urmărirea fiecărui euro din cheltuielile cofinanțate în documentele justificative individuale nu mai este necesară; utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri reduce în mod semnificativ costurile administrative și sarcina administrativă pentru autoritățile de management și pentru beneficiari.
	Utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri înseamnă că resursele umane și eforturile administrative implicate în gestionarea fondurilor RDC pot fi concentrate pe realizarea obiectivelor de politică, deoarece sunt necesare mai puține resurse pentru colectarea și verificarea documentelor (financiare).
	De asemenea, opțiunile simplificate în materie de costuri facilitează accesul micilor beneficiari la fonduri datorită simplificării procesului de gestionare. În plus, beneficiarii observă procese simplificate și care necesită mai puțin timp pe durata de viață a proiectelor lor, de la cererea de finanțare până la rambursarea cheltuielilor (de exemplu, mai puține costuri și timp necesare pentru întocmirea cererii de finanțare, mai puține documente justificative necesare, un risc mai scăzut de a furniza documente incorecte sau lipsă, rambursarea mai rapidă a cheltuielilor).
	În cele din urmă, opțiunile simplificate în materie de costuri contribuie la o utilizare mai eficientă și mai corectă a fondurilor RDC (rată de eroare mai mică). Timp de mai mulți ani, Curtea de Conturi Europeană a recomandat în mod repetat Comisiei să încurajeze și să extindă utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri, dat fiind în special faptul că sunt mai puțin predispuse la erori (2). Documentul de informare al Curții de Conturi Europene intitulat „Simplificarea punerii în practică a politicii de coeziune în perioada de după 2020” a reiterat aceste opinii, recomandând extinderea posibilităților de utilizare a opțiunilor simplificate în materie de costuri și pentru a reduce costurile administrative și sarcina administrativă (3).

1.2.   În ce cazuri se pot utiliza cel mai bine opțiunile simplificate în materie de costuri

Pe lângă cazurile în care utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri este obligatorie (a se vedea capitolul 1.4 de mai jos), utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri este recomandată cu fermitate în special pentru operațiunile pentru care sunt îndeplinite unul sau mai multe dintre următoarele criterii privind fezabilitatea și relevanța:

—	pentru operațiunile în care costurile reale sunt dificil și/sau anevoios de verificat (multe documente justificative pentru sume mici cu un impact singular redus sau inexistent asupra realizărilor estimate ale operațiunilor, chei de repartizare complexe etc.);

—	în cazul în care datele istorice sau statistice fiabile privind execuția financiară și cantitativă a unor operațiuni similare sunt ușor accesibile ca bază pentru elaborarea unor metode de calcul solide;

—	pentru operațiunile care fac parte dintr-un cadru standard, cum ar fi activitățile repetitive cu condiții stabile și forme de execuție standard;

—	în cazul în care există deja metode privind opțiunile simplificate în materie de costuri pentru tipuri similare de operațiuni în cadrul unei scheme finanțate la nivel național sau în cadrul politicilor UE.

Stabilirea opțiunilor simplificate în materie de costuri necesită investiții de timp și de resurse. Acest lucru ar trebui luat în considerare atunci când se elaborează o metodologie. În cazul în care aceste investiții contravin obiectivelor de simplificare ale opțiunilor simplificate în materie de costuri, metodele de rambursare alternative ar putea fi mai adecvate.

1.3.   Utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri la două niveluri de rambursare

În conformitate cu cadrul juridic pentru perioada de programare 2021-2027, opțiunile simplificate în materie de costuri pot fi utilizate la două niveluri de rambursare:

—	rambursarea de către Comisie a contribuției Uniunii la programele statelor membre („nivelul superior”) și

—	rambursarea granturilor acordate de statele membre beneficiarilor („nivelul inferior”).

Utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri la „Nivelul superior”

Contribuția Uniunii la un program poate fi rambursată sub formă de opțiuni simplificate în materie de costuri, în conformitate cu articolul 51 literele (c), (d) și (e) din RDC.

Opțiunile simplificate în materie de costuri trebuie stabilite:

1.	prin decizia Comisiei de aprobare a programului sau a modificării acestuia [articolul 94 alineatul (3) din RDC] sau

2.	printr-un act delegat adoptat de Comisie [articolul 94 alineatul (4) din RDC].

În primul caz, statele membre ar trebui să prezinte Comisiei o propunere în conformitate cu apendicele 1 la anexele V și VI la RDC, ca parte din prezentarea programului sau a unei cereri de modificare a acestuia. Autoritatea de audit a programului respectiv trebuie să furnizeze o evaluare ex ante pozitivă  (4) a metodologiei de calcul și a cuantumurilor, precum și modalitățile de a asigura verificarea, calitatea, colectarea și stocarea datelor.

Utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri la „nivelul superior” nu este legată automat de utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri la „nivelul inferior”. În cazul în care rambursarea contribuției Uniunii se bazează pe opțiuni simplificate în materie de costuri aprobate în program sau într-un act delegat, rambursarea către beneficiar poate lua orice formă de sprijin [articolul 94 alineatul (3) din RDC].

Cu toate acestea, pentru a se ajunge la o simplificare completă, se recomandă ca opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate la „nivelul superior” să fie utilizate și la „nivelul inferior”, și anume atunci când se rambursează granturile către beneficiari.

Statele membre nu sunt obligate să utilizeze opțiunile simplificate în materie de costuri la „nivelul superior”. Contribuția Uniunii la program se poate baza pe orice formă de rambursare a sprijinului acordat beneficiarilor [articolul 51 litera (b) din RDC].

Utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri la „Nivelul inferior”

Opțiunile simplificate în materie de costuri pot fi utilizate numai în cazul operațiunilor finanțate prin granturi [articolul 53 alineatul (1) din RDC]. Opțiunile simplificate în materie de costuri nu pot fi utilizate pentru instrumente financiare și premii. Opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate pentru rambursarea granturilor acordate de statele membre beneficiarilor nu sunt incluse în program prin apendicele 1 la anexele V și VI la RDC și nu fac obiectul aprobării Comisiei.

Evaluarea ex ante de către autoritatea de audit nu este necesară pentru opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate la „nivelul inferior”, dar este foarte recomandată.

Opțiunile simplificate în materie de costuri sunt forme de granturi în conformitate cu articolul 53 din RDC. Dispozițiile privind granturile, inclusiv dispozițiile privind opțiunile simplificate în materie de costuri, nu se aplică sprijinului acordat sub formă de granturi combinate într-o operațiune unică privind instrumentul financiar, în conformitate cu articolul 58 alineatul (5) din RDC; sprijinul combinat respectă normele privind instrumentele financiare. Cu toate acestea, în cazul în care un grant este combinat cu un instrument financiar în două operațiuni separate, opțiunile simplificate în materie de costuri pot fi utilizate pentru partea din sprijin care este furnizată sub forma unui grant. Nu pot fi utilizate opțiuni simplificate în materie de costuri în cazul în care sprijinul acordat unei operațiuni este furnizat sub forma unui premiu.

Principalele asemănări și diferențe între opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate la nivelul „Superior” sau doar la nivelul „Inferior”

	SCO utilizate la „nivelul superior”	SCO utilizate doar la „nivelul inferior”
Tipul de SCO utilizate	Costuri unitare, finanțare la rate forfetare și sume forfetare
Rolul Comisiei în instituirea opțiunilor simplificate în materie de costuri	Opțiunile simplificate în materie de costuri sunt adoptate de Comisie: 1) în decizia de aprobare a programului sau a modificării acestuia pe baza unei propuneri prezentate de statele membre în conformitate cu modelul prevăzut în apendicele 1 la anexele V și VI la RDC [articolul 94 alineatul (3) din RDC] sau 2) prin intermediul unui act delegat [articolul 94 alineatul (4) din RDC].	Opțiunile simplificate în materie de costuri și metodologia sunt definite de statele membre fără implicarea obligatorie a Comisiei.
Rolul autorității de audit în instituirea opțiunilor simplificate în materie de costuri	O evaluare ex ante a metodologiei de către autoritatea de audit este obligatorie pentru opțiunile simplificate în materie de costuri instituite prin decizia Comisiei de aprobare a programului sau a modificării acestuia [articolul 94 alineatul (3) din RDC și apendicele 1 secțiunea C punctul 5 din anexa V (sau anexa VI) la RDC]	Evaluarea ex ante a metodologiei de către autoritatea de audit nu este obligatorie, dar este foarte recomandată.
Metodologia permisă	Calcul bazat pe o metodă justă, echitabilă și verificabilă (de exemplu, date statistice și istorice). Proiectul de buget. Utilizarea schemelor UE existente sau naționale pentru tipuri similare de operațiuni.	Calcul bazat pe o metodă justă, echitabilă și verificabilă (de exemplu, date statistice și istorice). Proiectul de buget (în cazul în care costul total al operațiunii nu depășește 200 000  EUR). Utilizarea schemelor UE existente sau naționale pentru tipuri similare de operațiuni. Utilizarea ratelor și a metodologiilor stabilite în RDC sau în regulamentele specifice fiecărui fond ori pe baza acestora.
Nivelul de rambursare	Comisia efectuează rambursări către statul membru („nivelul superior”) pe baza opțiunilor simplificate în materie de costuri aprobate prin decizia Comisiei de aprobare a programului sau a modificării acestuia sau prevăzute în actul delegat.	Statul membru efectuează rambursări către beneficiar („nivel inferior”) sub forma unei opțiuni simplificate în materie de costuri și aceleași cheltuieli sunt declarate Comisiei.
Domeniul de aplicare al controalelor de gestiune și al auditului	Îndeplinirea condițiilor de rambursare prevăzute în apendicele 1 la anexele V și VI la RDC.	Metodologia utilizată pentru instituirea opțiunilor simplificate în materie de costuri (5) și aplicarea metodologiei SCO.
Controalele de gestiune și auditul NU acoperă	Costurile reale subiacente (cu excepția costurilor reale utilizate ca bază pentru calcularea finanțării la rate forfetare). Metodologia utilizată pentru instituirea SCO, adoptată fie prin decizia Comisiei de aprobare a programului sau a modificării acestuia, fie printr-un act delegat. A se vedea, de asemenea, capitolul 6.	Costurile reale subiacente (cu excepția costurilor reale utilizate ca bază pentru calcularea finanțării la rate forfetare). Metoda de calcul utilizată pentru instituirea ratelor forfetare „gata de utilizare” [cu excepția articolului 54 primul paragraf litera (c) din RDC]. A se vedea, de asemenea, capitolul 6.

1.4.   Utilizarea opțională și obligatorie a opțiunilor simplificate în materie de costuri

Principiul: utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri

Utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri este opțională pentru statele membre la „nivel superior” și la „nivel inferior”, cu excepția articolului 53 alineatul (2) din RDC descris mai jos în prezentul capitol. La „nivelul superior”, odată ce Comisia adoptă o decizie de aprobare a opțiunilor simplificate în materie de costuri în cadrul programului, contribuția Uniunii către statul membru este rambursată sub această formă și nu poate fi solicitată de statul membru în temeiul articolului 51 litera (b) din RDC, și anume pe baza sprijinului plătit beneficiarului. La „nivelul inferior”, autoritatea de management sau comitetul de monitorizare în cazul programelor Interreg decide dacă să utilizeze sau nu opțiunile simplificate în materie de costuri în cadrul unei cereri de propuneri, prin definirea categoriilor de costuri și/sau a tipurilor de operațiuni cărora li se aplică aceste opțiuni simplificate în materie de costuri. Pentru a asigura respectarea principiilor transparenței și egalității de tratament al beneficiarilor, domeniul de aplicare al opțiunilor simplificate în materie de costuri care urmează să fie aplicate, și anume categoriile de costuri sau tipuri de operațiuni pentru care acestea vor fi disponibile, ar trebui să fie specificat și publicat (în cererea de propuneri, în normele programelor sau în normele naționale).

Excepție: cazuri în care utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri este obligatorie

În conformitate cu articolul 53 alineatul (2) primul paragraf din RDC, în cazul în care costul total al unei operațiuni nu depășește 200 000 EUR, contribuția acordată beneficiarului din FEDR, FSE+, FTJ, FAMI, FSI și IMFV ar trebui să ia forma costurilor unitare, a sumelor forfetare sau a ratelor forfetare, cu excepțiile menționate mai jos. Scopul acestei dispoziții este de a limita controalele asupra costurilor reale, deoarece astfel de controale nu ar fi eficiente din punctul de vedere al costurilor, având în vedere valoarea scăzută a acestor operațiuni.

În cazul proiectelor mici finanțate prin fonduri pentru proiecte mici în cadrul unui program Interreg [articolul 25 alineatul (6) din Regulamentul Interreg (6)], contribuția din partea FEDR trebuie să ia forma unor opțiuni simplificate în materie de costuri, în cazul în care contribuția publică pentru un destinatar final care implementează proiectul mic nu depășește 100 000 EUR, cu excepția operațiunilor în cazul cărora sprijinul constituie ajutor de stat.

Costurile care trebuie luate în considerare pentru aplicarea articolului 53 alineatul (2) din RDC sunt cele planificate la semnarea documentului care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune (7). Costurile suportate efectiv pentru implementarea operațiunii sau a proiectului mic nu sunt relevante, deoarece acestea nu mai fac parte din metoda de calculare a costurilor și din metoda de rambursare a operațiunii sau a proiectului mic.

Utilizarea obligatorie a opțiunilor simplificate în materie de costuri se aplică la nivelul sprijinului acordat de statele membre beneficiarilor, prin urmare la nivelul operațiunii care urmează să fie cofinanțată și al beneficiarului, în sensul articolului 2 din RDC. Pentru fondurile pentru proiecte mici din cadrul programelor Interreg (a se vedea mai sus), utilizarea obligatorie a opțiunilor simplificate în materie de costuri se aplică la nivelul sprijinului acordat de beneficiarul care gestionează fondul pentru proiecte mici destinatarilor finali.

Utilizarea obligatorie a SCO se aplică și în cazul granturilor acordate de statele membre beneficiarilor în cadrul operațiunilor de asistență tehnică, în cazul în care costul total al acestor operațiuni nu depășește 200 000 EUR. Prin urmare, nu există nicio exceptare de la utilizarea obligatorie a opțiunilor simplificate în materie de costuri prevăzute pentru operațiunile de asistență tehnică  (8).

Cerința privind utilizarea obligatorie a opțiunilor simplificate în materie de costuri nu se aplică următoarelor categorii (9):

—

operațiuni care beneficiază de sprijin sub formă de ajutor de stat. Ajutoarele de minimis nu constituie ajutoare de stat și, prin urmare, operațiunile care beneficiază doar de ajutoare de minimis intră sub incidența articolului 53 alineatul (2) din RDC, și anume utilizarea obligatorie a opțiunilor simplificate în materie de costuri. Cu toate acestea, în cazul combinării ajutoarelor de stat și a ajutoarelor de minimis în cadrul aceleiași operațiuni, utilizarea obligatorie a opțiunilor simplificate în materie de costuri nu se aplică;

—

autoritatea de management poate conveni să excepteze de la cerința prevăzută la articolul 53 alineatul (2) primul paragraf din RDC anumite operațiuni din domeniul cercetării și inovării, cu condiția ca comitetul de monitorizare să fi aprobat în prealabil o astfel de exceptare. RDC nu specifică criteriile pentru o astfel de exceptare. Prin urmare, este la latitudinea autorității de management să propună o astfel de exceptare și să se asigure că este aprobată de comitetul de monitorizare.

Atunci când se aplică obligația de a utiliza opțiunile simplificate în materie de costuri, aceasta se referă la toate categoriile de costuri ale unei operațiuni, cu două excepții în temeiul articolului 53 alineatul (2) din RDC:

(1)

categoriile de costuri cărora li se aplică o rată forfetară pot fi calculate pe baza costurilor reale. De exemplu, în cazul în care se utilizează rata forfetară de până la 15 % pentru costurile indirecte prevăzută la articolul 54 primul paragraf litera (b) din RDC (având costurile directe cu personalul eligibile ca bază la care se aplică o rată forfetară), costurile directe cu personalul eligibile pot fi declarate pe baza costurilor reale (dar costurile directe, altele decât costurile directe cu personalul, trebuie să fie acoperite de opțiuni simplificate în materie de costuri). În cazul în care se utilizează rata forfetară de până la 7 % pentru costurile indirecte prevăzută la articolul 54 primul paragraf litera (a) din RDC, costurile directe eligibile pot fi declarate pe baza costurilor reale;

(2)	indemnizațiile și salariile plătite participanților pot fi rambursate pe baza costurilor suportate efectiv.

Aceste excepții sunt exhaustive.

Exemple posibile de asigurare a respectării cerințelor privind utilizarea obligatorie a opțiunilor simplificate în materie de costuri utilizând opțiunile simplificate în materie de costuri stabilite de RDC
Utilizarea articolului 54 primul paragraf litera (a) sau (c) din RDC	Utilizarea articolului 54 primul paragraf litera (b) din RDC	Utilizarea articolului 56 alineatele (1) și (2) din RDC
Costuri indirecte = până la 7 % din costurile directe eligibile (nu este necesară o metodă de calcul) sau până la 25 % din costurile directe eligibile [este necesară o metodă de calcul justă, echitabilă și verificabilă sau o rată forfetară stabilită în temeiul articolului 67 alineatul (5) litera (a) din Regulamentul (CE) nr. 1303/2013 pentru o operațiune similară] Costuri directe = costuri reale (10)	Costuri indirecte = până la 15 % din costurile directe cu personalul eligibile (nu este necesară o metodă de calcul) Costuri directe cu personalul = costuri reale (11) Toate celelalte costuri directe (dacă este cazul) = SCO	Costuri directe cu personalul = costuri reale (12) Restul costurilor (cu excepția salariilor și a indemnizațiilor plătite participanților) = până la 40 % din costurile directe cu personalul eligibile (nu este necesară o metodă de calcul) Dacă este cazul, salariile și indemnizațiile plătite participanților pot fi plătite pe baza costurilor reale (= costuri eligibile suplimentare)

CAPITOLUL 2   TIPURI DE OPȚIUNI SIMPLIFICATE ÎN MATERIE DE COSTURI

2.1.   Prezentare generală a diferitelor tipuri de opțiuni simplificate în materie de costuri

Articolul 51 și articolul 53 alineatul (1) din RDC includ trei tipuri de opțiuni simplificate în materie de costuri, care pot fi definite după cum urmează:

—	FINANȚARE LA RATE FORFETARE: Anumite categorii de costuri eligibile identificate în mod clar în avans sunt calculate prin aplicarea unui procent, stabilit ex ante pentru una sau mai multe alte categorii de costuri eligibile.

—	COSTURI UNITARE: Toate sau o parte din costurile eligibile vor fi calculate pe baza unor activități cuantificate, a intrărilor, a realizărilor sau a rezultatelor, înmulțite cu costurile unitare stabilite în prealabil.

—	SUME FORFETARE: Toate costurile eligibile sau o parte din costurile eligibile sunt calculate pe baza unor sume, stabilite în avans, care sunt plătite în cazul în care sunt finalizate activități și/sau rezultate predefinite.

Autoritatea de management poate alege să utilizeze un singur tip de SCO sau să combine diferite tipuri în cadrul aceleiași operațiuni, cu condiția ca orice posibilă suprapunere între costurile acoperite de SCO diferite să fie exclusă pentru a evita dubla finanțare (a se vedea, de asemenea, capitolul 2.5 privind combinarea opțiunilor simplificate în materie de costuri).

2.2.   Finanțarea la rate forfetare

Ratele forfetare pot fi utilizate la ambele niveluri de rambursare, și anume la nivelul superior pentru rambursarea contribuției Uniunii [articolul 51 litera (e) din RDC] și la un nivel inferior pentru granturile acordate de statele membre beneficiarului [articolul 53 alineatul (1) litera (d) din RDC].

Există diferite tipuri de rate forfetare, în special:

—

ratele forfetare „gata de utilizare”, și anume cele stabilite în RDC și în regulamentele specifice fiecărui fond sau, după caz, într-un act delegat adoptat în temeiul articolului 94 alineatul (4) din RDC și pentru care autoritățile de management nu sunt obligate să stabilească o metodă de calcul pentru a stabili rata aplicabilă;

—	ratele forfetare pentru care autoritățile de management au elaborat o metodologie (inclusiv o metodă de calcul).

2.2.1.   Principii generale

Definirea categoriilor de costuri

Într-un sistem de finanțare la rate forfetare există un maximum de trei tipuri de categorii de costuri:

—	TIPUL 1: categorii de costuri eligibile pe baza cărora va fi aplicată rata forfetară pentru calcularea sumelor eligibile (așa-numitul „cost de bază”);

—	TIPUL 2: categorii de costuri eligibile care vor fi acoperite prin aplicarea ratei forfetare;

—	TIPUL 3: după caz, alte categorii de costuri eligibile (pentru acestea nu se aplică rata și nu sunt acoperite prin aplicarea ratei forfetare).

Atunci când se utilizează un sistem de finanțare la rate forfetare, autoritatea de management (sau comitetul de monitorizare pentru programele Interreg) are obligația de a defini categoriile de costuri care se încadrează la fiecare tip: orice categorie de cheltuieli trebuie să se încadreze în mod clar la unul – și numai unul – dintre cele trei tipuri. În unele cazuri, un tip poate fi definit prin opoziție cu un alt tip sau cu celelalte tipuri [de exemplu, într-un sistem în care există numai costuri directe (de tip 1) și costuri indirecte (de tip 2), costurile indirecte pot fi definite drept toate celelalte costuri eligibile care nu sunt costuri directe]. În cursul selectării operațiunilor, autoritatea de management (sau comitetul de monitorizare pentru programele Interreg) ar trebui să verifice dacă pentru operațiunea respectivă sunt necesare categoriile de costuri acoperite de rata forfetară, pe baza activităților necesare pentru punerea în aplicare a operațiunii, detaliate în cererea de finanțare.

RDC nu impune nicio restricție privind categoriile de costuri eligibile care ar putea fi utilizate pentru finanțarea la rate forfetare. Însă, având în vedere că principalul obiectiv al utilizării ratelor forfetare este simplificarea, ratele forfetare sunt cele mai potrivite pentru costurile care sunt relativ scăzute și pentru care verificarea este costisitoare (de exemplu, rata forfetară pentru acoperirea costurilor cu personalul sau a costurilor indirecte).

Este posibil să se utilizeze rate forfetare diferite pentru diferite categorii de costuri aplicate pe aceeași bază  (13). De exemplu, pentru calcularea costurilor indirecte se poate utiliza o rată forfetară de 13 % din costurile directe cu personalul. Aceeași bază (și anume costurile directe cu personalul) poate fi utilizată, de asemenea, pentru a calcula costurile de deplasare și de cazare ale operațiunii la o rată forfetară de 15 %.

Este posibil să se calculeze o rată forfetară pe baza costurilor reale sau a costurilor rambursate utilizând opțiuni simplificate în materie de costuri. (a se vedea capitolul 2.5) Pentru a evita dubla finanțare, atunci când se elaborează metodologia opțiunii simplificate în materie de costuri, ar trebui să se acorde o atenție deosebită asigurării faptului că categoriile de costuri care vor fi acoperite de rata forfetară nu sunt incluse în costurile de bază.

Rate forfetare specifice pentru calcularea categoriilor de costuri detaliate în rdc și în regulamentele specifice fiecărui fond

Anumite rate forfetare specifice sunt definite în cadrul juridic. Aceste rate forfetare pot fi utilizate pentru rambursarea granturilor acordate de statele membre beneficiarilor [articolul 53 alineatul (3) litera (e) din RDC].

Numai în cazul în care Regulamentul RDC prevede în mod explicit acest lucru, ratele forfetare pot fi utilizate fără a solicita autorității de management să stabilească o metodă de calcul pentru a determina rata aplicabilă (opțiuni simplificate în materie de costuri „gata de utilizare”). Aceste rate forfetare sunt aplicate unei anumite categorii de costuri (și anume costurile de bază), pentru a calcula alte categorii de costuri (acoperite de rata forfetară). Autoritatea de management poate utiliza orice rată până la rata menționată la articolul relevant și nu va trebui să justifice de ce a fost aleasă o rată mai mică decât rata specificată în regulament, atât timp cât costurile acoperite de rată sunt relevante pentru operațiunea specifică. În cazul în care se alege o rată mai mică, nu este necesară efectuarea niciunui calcul.

Cu toate acestea, autoritatea de management poate stabili o rată mai mare decât ratele prevăzute la articolele 54-56 din RDC [cu excepția articolului 54 primul paragraf litera (c) din RDC] pe baza uneia dintre metodologiile prevăzute la articolul 53 alineatul (3) din RDC.

Atunci când se decide cu privire la rata forfetară care urmează să fie aplicată, trebuie respectat principiul egalității de tratament al beneficiarilor. Astfel, beneficiarii sprijiniți în urma unei anumite cereri de propuneri și aflați într-o situație similară nu pot fi tratați diferit fără a exista o justificare.

Ratele forfetare „gata de utilizare” sunt:

Articolul	Ratele forfetare „gata de utilizare”
Articolul 54 primul paragraf litera (a) din RDC	Până la 7 % din costurile directe eligibile pentru rambursarea costurilor indirecte
Articolul 54 primul paragraf litera (b) din RDC	Până la 15 % din costurile directe cu personalul eligibile pentru rambursarea costurilor indirecte
Articolul 55 alineatul (1) din RDC	Până la 20 % din costurile directe [eligibile] (14) pentru rambursarea costurilor directe cu personalul
Articolul 56 alineatul (1) RDC	Până la 40 % din costurile directe cu personalul eligibile pentru rambursarea restului costurilor unei operațiuni (15)
Articolul 39 alineatul (3) litera (c) din Regulamentul Interreg	Până la 20 % din costurile directe [eligibile] pentru rambursarea costurilor directe cu personalul
Articolul 41 alineatul (5) din Regulamentul Interreg	Până la 15 % din costurile directe cu personalul [eligibile] pentru rambursarea costurilor de deplasare și de cazare
Articolul 22 alineatul (1) litera (b) din Regulamentul FSE+	1 % din costurile menționate la litera (a) (16) pentru a acoperi costurile suportate de organismul de achiziție pentru transportul alimentelor și/sau al asistenței materiale de bază la depozite sau la beneficiari și costurile de depozitare
Articolul 22 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul FSE+	7 % din costurile menționate la litera (a) sau 7 % din costurile valorii produselor alimentare desfăcute în conformitate cu articolul 16 din Regulamentul (UE) nr. 1308/2013 pentru a acoperi costurile administrative, de transport, de depozitare și de pregătire suportate de beneficiarii implicați în distribuirea alimentelor și/sau a asistenței materiale de bază către persoanele cele mai defavorizate
Articolul 22 alineatul (1) litera (e) din Regulamentul FSE+	7 % din costurile menționate la litera (a) pentru a acoperi costurile măsurilor de însoțire luate de beneficiari sau în numele acestora și declarate de beneficiarii care livrează alimentele și/sau asistența materială de bază către persoanele cele mai defavorizate

În plus, articolul 54 primul paragraf litera (c) din RDC stabilește un plafon pentru o rată forfetară pentru a acoperi costurile indirecte la 25 % din costurile directe eligibile, cu condiția să se utilizeze o metodă de calcul justă, echitabilă și verificabilă definită de AM în temeiul articolului 53 alineatul (3) litera (a) din RDC.

Utilizarea oricăreia dintre aceste opțiuni necesită ca autoritatea de management (sau comitetul de monitorizare pentru programul Interreg) să definească categoriile de costuri acoperite de rata forfetară și pe cele cărora li se aplică rata forfetară, mai exact costurile directe și indirecte și costurile directe cu personalul. Statele membre sunt responsabile pentru definirea diferitelor categorii de costuri în mod consecvent, neechivoc și nediscriminatoriu și pentru asigurarea evitării dublei finanțări.

Definiția categoriilor de costuri ar trebui să fie prevăzută în mod clar în normele programului sau în cererile de propuneri.

Ca orientare generală, categoriile de costuri pot fi definite după cum urmează: — Costuri directe sunt acele costuri care sunt direct legate de implementarea operațiunii sau a proiectului și pentru care poate fi demonstrată legătura directă cu respectiva operațiune sau proiect individual. — Costurile indirecte sunt costurile care sunt necesare pentru implementarea operațiunii și care nu sunt sau nu pot fi legate direct de implementarea operațiunii în cauză sau care sunt legate de implementarea operațiunii, dar reprezintă cheltuieli auxiliare care nu contribuie în mod direct la îndeplinirea indicatorilor/rezultatelor/obiectivelor acesteia. Aceste costuri ar putea include, de exemplu, cheltuielile administrative/cheltuielile de regie, pentru care este dificil să se determine cu exactitate suma care poate fi atribuită unei anumite operațiuni sau unui anumit proiect (cheltuieli administrative/cu personalul tipice, cum ar fi: costuri de gestiune, cheltuieli de recrutare, costuri pentru contabil sau pentru personalul de curățenie etc.; cheltuielile cu telefonia, apa sau electricitatea etc.). — Costurile cu personalul sunt definite în norme naționale și, de regulă, sunt costurile care decurg dintr-un acord între angajator și angajat sau din contracte de servicii pentru personalul extern (cu condiția ca aceste costuri să fie identificabile în mod clar). Costurile cu personalul includ, de regulă, remunerația totală, inclusiv prestațiile în natură conform contractelor colective de muncă, plătite persoanelor în schimbul muncii prestate în cadrul operațiunii. Acestea includ, de asemenea, impozitele și contribuțiile de asigurări sociale pentru angajați (de exemplu, în cazul pensiilor, primul și al doilea pilon, al treilea pilon numai în cazul în care este prevăzut într-un contract colectiv de muncă sau un contract de muncă) și orice contribuție voluntară eligibilă din partea angajaților, precum și contribuțiile sociale obligatorii și voluntare din partea angajatorului. Costurile cu personalul pot fi costuri directe sau indirecte, în funcție de o analiză de la caz la caz și de rolul personalului în cadrul operațiunii.

Particularitățile definiției costurilor cu personalul

În scopul aplicării ratelor forfetare menționate la articolul 54 primul paragraf litera (b) din RDC, la articolul 56 alineatul (1) din RDC și la articolul 41 alineatul (5) din Regulamentul Interreg [sau orice altă rată forfetară stabilită de autoritatea de management în temeiul articolului 53 alineatul (3) din RDC, care urmează să fie aplicată costurilor directe cu personalul], valoarea totală a remunerației, astfel cum este definită de normele naționale, poate fi considerată drept costuri cu personalul, deoarece acestea reprezintă remunerația efectivă pentru activitatea persoanei respective în cadrul operațiunii și, prin urmare, ar trebui să fie luată în considerare pentru determinarea altor tipuri de costuri ale operațiunii (care se calculează prin aplicarea unei rate forfetare la costurile directe cu personalul).

Acest lucru este valabil și în cazurile în care salariul este (parțial) rambursat sau finanțat de terți (de exemplu, pentru recrutarea personalului direct s-a utilizat o subvenție pentru încadrarea în muncă; rata forfetară se aplică valorii totale a remunerației, chiar dacă o parte din aceasta este plătită de un terț). În cazul în care costurile cu personalul pentru personalul extern provin dintr-un contract de servicii, costurile cu personalul trebuie să fie clar identificabile. De exemplu, în cazul în care un beneficiar contractează serviciile unui formator extern pentru sesiuni de formare interne, factura trebuie să identifice diferitele tipuri de costuri. Salariul formatorului va fi considerat un cost direct cu personalul extern. În cazul în care costurile cu personalul ale formatorului nu sunt identificabile ca o categorie distinctă de alte categorii de costuri, de exemplu materialele didactice, atunci acestea nu pot fi utilizate ca bază pentru rate forfetare, de exemplu rata forfetară de 40 % prevăzută la articolul 56 alineatul (1) din RDC.

Definiția costurilor directe cu personalul nu este legată de măsura în care costurile cu personalul iau sau nu forma unor cheltuieli cu contribuțiile în natură. Prin urmare, valoarea muncii voluntare sub formă de contribuție în natură poate fi inclusă în suma de bază pentru calcularea ratelor forfetare, cu condiția respectării articolului 67 alineatul (1) din RDC.

Costurile de deplasare nu sunt considerate costuri cu personalul, cu excepția cheltuielilor de deplasare la locul de muncă, în cazul în care normele naționale stabilesc că acestea fac parte din costurile brute cu forța de muncă. Indemnizațiile sau salariile plătite în beneficiul participanților la operațiunile sprijinite de FEDR, FSE+, FTJ, FAMI, FSI și IMFV nu sunt considerate a fi costuri cu personalul [a se vedea articolul 56 alineatele (1) și (2) din RDC]. De exemplu, în cadrul unei operațiuni care vizează recrutarea de noi persoane, salariile lucrătorilor nou angajați nu sunt considerate „costuri cu personalul” în sensul articolului 56 din RDC, deoarece aceste persoane nu îndeplinesc nicio sarcină pentru implementarea operațiunii – ele sunt considerate salarii plătite în beneficiul participanților. Prin urmare, acestea nu pot fi calculate pe baza ratei forfetare definite la articolul 56 alineatul (1) din RDC.

În contextul articolului 56 din RDC, sensul indemnizației trebuie înțeles ca fiind sprijinul financiar acordat participanților pentru eventualele cheltuieli legate de obiectivul unei anumite operațiuni. De exemplu, indemnizațiile pentru formare în cadrul Fondului social european Plus (FSE+) se referă la sprijinul financiar acordat persoanelor care participă la programe de formare. Aceste indemnizații sunt destinate acoperirii diferitelor costuri legate de formare, cum ar fi cheltuielile de deplasare și cheltuielile de ședere. Scopul este de a face formarea mai accesibilă.

2.2.2.   Rate forfetare pentru determinarea costurilor indirecte (articolul 54 din RDC)

Articolul 54 primul paragraf din RDC stabilește că, dacă implementarea unei operațiuni generează costuri indirecte, acestea pot fi calculate la o rată forfetară în unul dintre modurile prevăzute la primul paragraf literele (a) și (b). Articolul 54 primul paragraf litera (a) din RDC introduce o rată forfetară de maximum 7 % din costurile directe eligibile pentru calcularea costurilor indirecte. Articolul 54 primul paragraf litera (b) din RDC prevede o rată forfetară de maximum 15 % din costurile directe cu personalul pentru calcularea costurilor indirecte. Ambele rate forfetare pot fi utilizate direct de autoritatea de management, fără nicio justificare pentru calcularea ratei, dacă aceasta se încadrează în plafonul stabilit de regulament.

Articolul 54 din RDC nu prevede o listă exhaustivă a metodelor de stabilire a ratelor forfetare pentru costurile indirecte ale unei operațiuni și permite statelor membre să utilizeze o rată forfetară pentru costurile indirecte stabilită pe baza altor metode, și anume cele prevăzute la articolul 53 alineatul (3) literele (b)-(e) din RDC.

Cu toate acestea, o rată forfetară care acoperă costurile indirecte stabilită pe baza unei metode juste, echitabile și verificabile menționate la articolul 53 alineatul (3) litera (a) din RDC face obiectul unui plafon de 25 % din costurile directe eligibile prevăzut la articolul 54 primul paragraf litera (c) din RDC. Ratele forfetare care nu sunt stabilite pe această bază, ci mai degrabă pe o altă metodă dintre cele menționate la articolul 53 alineatul (3) literele (b)-(e) din RDC, nu fac obiectul unui plafon.

2.2.3.   Rată forfetară pentru determinarea costurilor directe cu personalul [articolul 55 alineatul (1) din RDC]

În temeiul articolului 55 alineatul (1) din RDC, costurile directe cu personalul ale unei operațiuni pot fi calculate la o rată forfetară de maximum 20 % din costurile directe, altele decât costurile cu personalul ale acelei operațiuni, fără ca statul membru să aibă obligația de a efectua un calcul pentru a stabili rata aplicabilă.

Cu toate acestea, în cazul în care costurile directe ale operațiunii respective includ contracte de achiziții publice de lucrări sau contracte de bunuri sau servicii care depășesc pragul stabilit în Directiva UE privind achizițiile publice, în special articolul 4 din Directiva 2014/24/UE (17) și articolul 15 din Directiva 2014/25/UE (18), rata forfetară gata de utilizare prevăzută la articolul 55 alineatul (1) din RDC nu a putut fi aplicată, iar rata forfetară pentru costurile directe cu personalul ar trebui să fie stabilită pe baza unei metode prevăzute la articolul 53 alineatul (3) literele (a)-(e) din RDC.. În această situație, rata forfetară de maximum 20 % fără efectuarea unui calcul nu poate fi aplicată operațiunii respective. Acest lucru se aplică tuturor contractelor de lucrări/bunuri/servicii care depășesc pragurile aflate în domeniul de aplicare al acestor directive, inclusiv celor atribuite de entități contractante, altele decât autoritățile contractante în cazul Directivei 2014/25/UE. Întreaga valoare a achizițiilor publice va fi luată în considerare atunci când se stabilește dacă pragurile prevăzute în directive au fost depășite, indiferent de loturile în care poate fi împărțită o achiziție (19).

În ceea ce privește în special FAMI, IMFV și FSI, orice costuri care fac obiectul achizițiilor publice (și anume costurile subcontractate/externalizate) trebuie să fie excluse din baza de calcul a ratei forfetare; a se vedea articolul 55 alineatul (1) al doilea paragraf din RDC.

În cazul programelor Interreg, costurile cu personalul pot fi rambursate pe baza unei rate forfetare de maximum 20 % din costurile directe eligibile, fără nicio restricție privind măsura în care costurile directe includ sau nu achiziții publice, în conformitate cu articolul 39 alineatul (3) litera (c) din Regulamentul Interreg.

Costurile directe cu personalul stabilite pe baza unei rate forfetare pot constitui baza pentru aplicarea unei rate forfetare specificate la articolul 54 primul paragraf litera (b) din RDC (o rată forfetară de maximum 15 % din costurile directe cu personalul eligibile pentru calcularea costurilor indirecte). Cu toate acestea, costurile directe cu personalul calculate pe baza unei rate forfetare nu pot servi drept bază pentru rata forfetară în temeiul articolului 56 alineatul (1) din RDC (o rată forfetară de maximum 40 % din costurile directe cu personalul eligibile pentru calcularea restului costurilor eligibile ale operațiunii); a se vedea articolul 56 alineatul (3) din RDC.

2.2.4.   Rata forfetară pentru determinarea tuturor celorlalte costuri ale operațiunii, altele decât costurile directe cu personalul (articolul 56 din RDC)

Articolul 56 alineatul (1) din RDC permite utilizarea costurilor directe cu personalul pentru a calcula toate celelalte costuri eligibile rămase ale operațiunii, pe baza unei rate forfetare de maximum 40 % din costurile directe cu personalul eligibile. Operațiunile care utilizează această rată forfetară pot include numai următoarele:

—	costuri directe cu personalul – costuri de bază pentru rata forfetară;

—	o rată forfetară de maximum 40 % care să acopere restul costurilor operațiunii

—	și salariile și indemnizațiile plătite participanților.

Pentru FEDR, FSE+, FTJ, FAMI, FSI și de IMFV, salariile și indemnizațiile plătite participanților sunt excluse din costurile acoperite de această rată forfetară. [Prin urmare, acestea ar putea fi rambursate sub o formă diferită menționată la articolul 53 alineatul (1) din RDC]. În ceea ce privește definiția indemnizațiilor și a salariilor, a se vedea capitolul 2.2.1.

Utilizarea acestei rate forfetare este adecvată în operațiunile în care costurile directe cu personalul reprezintă o parte semnificativă din buget. Astfel, proiectele cu utilizare intensivă a forței de muncă, proiectele de cercetare și dezvoltare, proiectele mici (la scară mică) cu multe costuri de valoare scăzută și de volum mare, altele decât costurile cu personalul, proiectele mici de inovare, proiectele educaționale și profesionale și proiectele de activități „ușoare” sunt cele mai potrivite pentru utilizarea ratei forfetare prevăzute la articolul 56 alineatul (1) din RDC.

Autoritatea de management poate aplica această rată forfetară tipurilor de operațiuni care fac o distincție clară între următoarele categorii de costuri: costuri directe cu personalul, alte costuri directe și costuri indirecte. Rata forfetară definită la articolul 56 alineatul (1) din RDC ar trebui să acopere atât alte costuri directe, cât și costurile indirecte, și nu doar costurile indirecte.

În cazul în care operațiunea include numai costuri indirecte și costuri directe cu personalul, autoritatea de management nu ar trebui să utilizeze rata forfetară prevăzută la articolul 56 alineatul (1) din RDC, ci poate utiliza rata forfetară definită la articolul 54 litera (b) din RDC.

Rata forfetară prevăzută la articolul 56 alineatul (1) din RDC nu poate fi combinată cu o rată forfetară pentru costurile indirecte (de exemplu, opțiunile de la articolul 54 din RDC), deoarece aceeași categorie de costuri (și anume, costurile indirecte) ar fi acoperită de două ori.

Această rată forfetară de maximum 40 % nu poate fi utilizată într-o operațiune atunci când costurile directe totale cu personalul aferente operațiunii respective sunt calculate pe baza unei rate forfetare [de exemplu, rata forfetară prevăzută la articolul 55 alineatul (1) din RDC în conformitate cu articolul 56 alineatul (3) din RDC]. Cu toate acestea, această rată forfetară poate fi aplicată costurilor directe cu personalul care sunt ele însele concepute ca opțiune simplificată în materie de costuri, atât timp cât această opțiune simplificată în materie de costuri nu este o rată forfetară (a se vedea capitolul 2.5).

Exemplul 1 O autoritate de management dorește să acopere toate costurile eligibile rămase ale unei operațiuni prin aplicarea unei rate forfetare la costurile directe cu personalul eligibile ale operațiunii, în valoare de 150 000 EUR. În conformitate cu articolul 56 alineatul (1) din RDC, autoritatea de management decide să aplice o rată de 35 %. Aceasta înseamnă că totalul costurilor eligibile ale operațiunii va fi de 150 000 EUR + (150 000 EUR x 0,35) = 202 500 EUR.

Exemplul 2 Costurile estimate ale unui curs de formare sunt: Total costuri directe 52 000  EUR   Total costuri indirecte 5 000  EUR Costuri directe cu personalul 30 000  EUR   Costuri indirecte cu personalul 4 000  EUR Costuri de închiriere a sălii 3 000  EUR   Electricitate, servicii de telefonie 1 000  EUR Costuri de deplasare 4 000  EUR       Masă 1 000  EUR   Total costuri eligibile 57 000  EUR Informare/publicitate 4 000  EUR       Indemnizații plătite cursanților de serviciul public pentru ocuparea forței de muncă 10 000  EUR       Autoritatea de management poate decide să aplice articolul 56 alineatul (1) din RDC acestui proiect și stabilește rata forfetară pentru rambursarea restului costurilor operațiunii la 40 %. În acest caz, documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune ar trebui să aloce maximum: Costuri directe cu personalul: 30 000 EUR Alte costuri: 30 000 x 40 % = 12 000 EUR Întrucât indemnizațiile plătite cursanților de către serviciile publice de ocupare a forței de muncă pot fi declarate în plus față de costurile directe cu personalul și de rata forfetară, costurile eligibile totale ar fi: Total costuri eligibile: 30 000 (costuri directe cu personalul) + 12 000 (alte costuri) + 10 000 (indemnizații plătite cursanților de către serviciile publice de ocupare a forței de muncă) = 52 000 EUR

În cursul implementării operațiunilor utilizând rata forfetară prevăzută la articolul 56 alineatul (1) din RDC, este important să se planifice cu atenție de la început costurile cu personalul și să se monitorizeze îndeaproape și în mod continuu cheltuielile din această categorie de costuri. Având în vedere natura ratei forfetare de 40 %, orice subutilizare a costurilor directe cu personalul va însemna automat mai puțini bani rambursați pentru alte costuri.

Exemplu Bugetul inițial al operațiunii a alocat 350 000 EUR pentru categoria costurilor directe cu personalul și 140 000 EUR (40 % x 350 000 EUR) pentru categoria costurilor rămase. În cursul punerii în aplicare a programului, s-au raportat costuri directe cu personalul de doar 230 000 EUR. Aceasta înseamnă că se rambursează doar 92 000 EUR (40 % x 230 000 EUR) pentru celelalte costuri rămase.

2.2.5.   Rata forfetară pentru costurile de deplasare și de cazare [articolul 41 alineatul (5) din Regulamentul Interreg]

Articolul 41 alineatul (5) din Regulamentul Interreg prevede o rată forfetară pentru costurile de deplasare și de cazare ale unei operațiuni de până la 15 % din costurile directe cu personalul, fără ca statele membre să fie obligate să facă un calcul pentru a stabili rata aplicabilă. Această rată forfetară trebuie utilizată direct în operațiunile Interreg.

2.2.6.   Cazul specific al ratelor forfetare pentru asistența tehnică [articolul 36 alineatul (5) din RDC]

În conformitate cu articolul 36 alineatul (3) din RDC, contribuția Uniunii pentru asistența tehnică trebuie să se efectueze fie ca rambursare a sprijinului acordat beneficiarilor în conformitate cu normele aplicabile din RDC [articolul 51 litera (b) din RDC], fie ca rată forfetară [articolul 51 litera (e) din RDC] (utilizarea ratei forfetare este obligatorie în anumite situații – a se vedea mai jos în prezentul capitol).

Domeniu de aplicare

Alegerea de a utiliza finanțarea la rate forfetare este la latitudinea statelor membre. În conformitate cu articolul 36 alineatul (3) al doilea paragraf din RDC, alegerea se aplică tuturor programelor din statul membru în cauză pentru întreaga perioadă de programare și nu poate fi modificată ulterior. Statele membre ar trebui să notifice Comisia cu privire la alegerea formei contribuției Uniunii pentru asistența tehnică în acordul de parteneriat, în conformitate cu anexa II la RDC.

În conformitate cu articolul 36 alineatul (3) al treilea paragraf din RDC, pentru programele sprijinite din FAMI, FSI și IMFV și pentru programele Interreg, contribuția Uniunii pentru asistența tehnică se efectuează numai sub forma unei rate forfetare.

Ratele forfetare pentru contribuția Uniunii la asistența tehnică sunt prevăzute la articolul 36 alineatul (5) din RDC pentru fiecare fond și la articolul 27 din Regulamentul Interreg pentru programele Interreg.

Modul în care statul membru utilizează plățile forfetare pentru asistența tehnică este responsabilitatea statului membru; nu vor exista controale ale costurilor subiacente ale sumelor rambursate pe baza ratei forfetare la nivelul UE.

Cererile de plată

În cazul în care un stat membru sau un program Interreg utilizează finanțarea la rate forfetare pentru asistența tehnică, procentul forfetar relevant pentru fondul în cauză prevăzut la articolul 36 alineatul (5) litera (b) din RDC și la articolul 27 alineatul (3) din Regulamentul Interreg se va aplica automat cuantumului total al cheltuielilor eligibile sau cuantumului total al cheltuielilor publice, după caz, inclus în fiecare cerere de plată transmisă Comisiei. Cuantumul asistenței tehnice forfetare din coloana D (coloana C pentru FAMI, IMFV și FSI) din tabelul „Cheltuieli defalcate pe priorități” din anexa XXIII la RDC trebuie calculat automat în SFC2021 pe baza datelor furnizate în cererea de plată.

Cuantumul asistenței tehnice forfetare nu trebuie raportat în apendicele 2 la anexa XXIII la RDC și, pentru programele FAMI, IMFV și FSI, în apendicele 3 la anexa XXIII la RDC, și anume pentru obiectivele specifice pentru care nu sunt îndeplinite condițiile favorizante.

2.2.7.   Particularitățile sprijinului pentru dezvoltarea locală plasată sub responsabilitatea comunității

În conformitate cu articolul 34 alineatul (1) litera (c) din RDC, sprijinul din fondurile pentru dezvoltarea locală plasată sub responsabilitatea comunității (DLRC) acoperă costurile de gestionare, monitorizare și evaluare a strategiei, precum și de animare a acesteia, inclusiv facilitarea schimburilor între părțile interesate. În conformitate cu articolul 34 alineatul (2) al doilea paragraf din RDC, aceste costuri fac obiectul unui plafon de 25 % din contribuția publică totală la strategie.

Următorul exemplu ilustrează modul în care este posibil să se ramburseze aceste costuri pe baza unei rate forfetare aplicate altor costuri de punere în aplicare:

Exemplu Autoritatea de management a evaluat, pe baza experienței din trecut, ponderea tipică a costurilor de funcționare și animare a unui anumit grup de acțiune locală (GAL) în comparație cu cheltuielile efectuate pentru implementarea operațiunilor locale în cadrul strategiei DLRC, precum și pregătirea și implementarea activităților de cooperare a grupului de acțiune locală. Chiar dacă sprijinul din partea fondurilor RDC pentru costurile de funcționare și de animare nu poate depăși plafonul de 25 % din cheltuielile publice totale efectuate în cadrul strategiei DLRC, conform articolului 34 alineatul (2) din RDC, experiența arată că procentul este, de fapt, mai mic în cele mai multe cazuri. Autoritatea de management stabilește o rată forfetară de 17 % din costurile de punere în aplicare [pe baza unei metode juste, echitabile și verificabile, în conformitate cu articolul 53 alineatul (1) litera (d) și cu articolul 53 alineatul (3) litera (a) din RDC] din cadrul cheltuielilor suportate pentru implementarea operațiunilor în cadrul strategiei DLRC și pregătirea și punerea în aplicare a activităților de cooperare ale grupului de acțiune locală, pentru a acoperi următoarele costuri: — costuri de funcționare [costuri legate de gestionarea, monitorizarea și evaluarea strategiei; a se vedea articolul 34 alineatul (1) litera (c) din RDC]; — costuri de animare în cadrul strategiei DLRC [pentru a facilita comunicarea între părțile interesate, în vederea furnizării de informații și a promovării strategiei, precum și pentru a sprijini potențialii beneficiari în vederea dezvoltării operațiunilor și a pregătirii cererilor, a se vedea articolul 34 alineatul (1) litera (c) din RDC]. Prin urmare, în cazul în care bugetul alocat grupului de acțiune locală pentru implementarea operațiunilor în cadrul strategiei DLRC și pentru pregătirea și implementarea activităților de cooperare ale grupului de acțiune locală este de 1,5 milioane EUR (de tip 1), bugetul maxim corespunzător costurilor de funcționare și de animare ar fi de 1,5 milioane EUR x 17 % = 255 000 EUR (de tip 2). Prin urmare, alocarea bugetară totală pentru grupul de acțiune locală este de 1,755 milioane EUR. În etapa de implementare, aceasta înseamnă că ori de câte ori un beneficiar solicită rambursarea cheltuielilor suportate pentru un proiect, grupul de acțiune locală va avea, de asemenea, posibilitatea de a solicita 17 % din suma menționată pentru acoperirea cheltuielilor de funcționare și de animare. De exemplu, în cazul în care cheltuielile suportate în cadrul unui proiect se ridică la 1 000 EUR (de tip 1), grupul de acțiune locală poate declara, de asemenea, autorității de management costuri de funcționare și de animare în valoare de 1 000 EUR x 17 % = 170 EUR (de tip 2). Grupul de acțiune locală nu va trebui să furnizeze documente justificative pentru costurile de funcționare și de animare declarate pe baza ratei forfetare, dar metodologia de determinare a procentului de 17 % trebuie să fie verificabilă. N.B. Metodologia de stabilire a ratei forfetare nu trebuie neapărat să conducă la aplicarea unei rate de 25 %. Cu toate acestea, indiferent de metoda utilizată pentru a stabili rata forfetară, trebuie să fie respectate dispozițiile referitoare la plafonul maxim al costurilor de funcționare și de animare prevăzut la articolul 34 alineatul (2) al doilea paragraf din RDC.

2.3.   Costuri unitare

Costurile unitare pot fi utilizate la ambele niveluri de rambursare, și anume la „nivelul superior” pentru rambursarea contribuției Uniunii [articolul 51 litera (c) din RDC] și la „nivelul inferior” pentru granturile acordate de statele membre beneficiarului [articolul 53 alineatul (1) litera (b) din RDC].

2.3.1.   Principii generale

În cazul costurilor unitare, toate sau o parte din costurile eligibile ale unei operațiuni vor fi calculate pe baza unor activități cuantificate, a intrărilor, a realizărilor și a rezultatelor, înmulțite cu costurile unitare stabilite în prealabil. Această posibilitate poate fi utilizată pentru orice tip de operațiune, proiect sau parte a unui proiect, atunci când este posibilă definirea cantităților aferente unei activități și a costurilor unitare aferente. Costurile unitare se aplică în mod obișnuit unor cantități ușor de identificat.

Costurile unitare pot fi:

—	bazate pe proces, și anume legate de resurse (de exemplu, costul unitar pe oră pentru un formator) sau de realizări (de exemplu, costul unitar pe oră per cursant);

—	bazate pe rezultate (de exemplu, costul unitar per persoană care obține un certificat de formare).

Scopul utilizării opțiunilor simplificate în materie de costuri în cadrul unei operațiuni este de a simplifica procesele pentru toate părțile interesate implicate. Prin urmare, autoritățile de management ar trebui să stabilească resurse, realizări sau rezultate care aduc simplificare și sunt ușor de înregistrat, de urmărit etc. Autoritățile de management ar trebui, de asemenea, să acorde o atenție deosebită pistei de audit atunci când aleg între costurile unitare bazate pe proces și cele bazate pe rezultate.

Exemplul 1 (FSE+) a) Costuri unitare bazate pe proces: Pentru un curs avansat de formare în domeniul informatic care totalizează 1 000 de ore și se adresează unui număr de 20 de cursanți, costurile eligibile pot fi calculate pe baza costului pe oră de formare x numărul cursanților. Costul pe oră a fost stabilit în prealabil de către autoritatea de management prin metoda justă, echitabilă și verificabilă și este prezentat în documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune. Presupunând, de exemplu, că autoritatea de management stabilește costul de formare la 7 EUR pe ora de curs pe cursant, valoarea maximă a grantului alocat proiectului ar fi limitată la 1 000 de ore x 20 de cursanți x 7 EUR pe oră/cursant = 140 000 EUR. La sfârșitul operațiunii, costurile eligibile finale vor fi stabilite în funcție de numărul real de ore pentru fiecare cursant (care ar putea include un număr de absențe motivate), pe baza participării reale a cursanților și în urma încheierii cursurilor. Vor fi necesare în continuare fișe de prezență exacte pentru cursanți. Dacă, în cele din urmă, doar 18 persoane au participat la cursul de formare, 6 dintre acestea timp de 900 de ore, 5 timp de 950 de ore, 5 timp de 980 de ore și restul de 2 timp de 1 000 de ore, numărul total de ore x cursanți va fi egal cu: 900x6 + 950x5 + 980x5 + 1 000x2 = 17 050 de ore totale de formare. Costurile eligibile vor fi: 17 050 de ore de formare x 7 EUR = 119 350 EUR. b) Costuri unitare bazate pe rezultate: Formarea avansată în domeniul informatic de 1 000 de ore constă în 5 module a câte 200 de ore fiecare. O metodă justă, echitabilă și verificabilă, în conformitate cu articolul 53 alineatul (3) litera (a) din RDC, a fost utilizată pentru a stabili costurile totale ale furnizării acestei formări în domeniul informatic pentru 25 de participanți. Costurile totale, de 140 000 EUR, sunt ulterior atribuite persoanelor care au participat cu succes la formare. Luând în considerare o rată de eșec istorică de 20 % (mai exact, 5 participanți), costurile unitare per participant și modulul finalizat cu succes ar fi de 140 000 EUR/20 de participanți/5 module = 1 400 EUR (cost unitar per participant per modul finalizat cu succes). Pista de audit ar trebui să includă un document care să ateste eligibilitatea participantului și, pentru fiecare participant eligibil, un certificat pentru un modul finalizat cu succes sau un curs complet. Nu ar fi necesare fișe de prezență.

Exemplul 2 (costuri unitare bazate pe realizări – FEDR) Beneficiarul, o adunare reprezentativă regională, organizează un serviciu de consultanță pentru IMM-urile din regiune. Serviciul este asigurat de către consultanții adunării reprezentative regionale. Pe baza evidențelor contabile anterioare ale departamentului „consultativ” al adunării, prețul estimat pentru o zi de consultanță este de 350 EUR pe zi. Asistența va fi calculată pe baza următoarei formule: număr de zile x 350 EUR. Vor fi necesare în continuare fișe de prezență exacte, care să descrie în detaliu activitatea de consiliere și prezența consultanților.

Exemplul 3 (costuri unitare bazate pe rezultate – FSE+): Un program de asistență pentru căutarea unui loc de muncă cu o durată de 6 luni (denumit în continuare „operațiunea”) ar putea fi finanțat pe baza costurilor unitare (de exemplu, 2 000 EUR pe persoană) pentru fiecare dintre cei 20 de participanți la operațiunea în cauză care își găsește un loc de muncă și îl păstrează pentru o perioadă prestabilită, de exemplu, șase luni. Costul unitar de 2 000 EUR per participant care găsește și păstrează un loc de muncă a fost stabilit luând în considerare costurile pentru toți participanții. Prin urmare, suma acoperă, de asemenea, cheltuielile pentru participanții care nu găsesc sau nu păstrează un loc de muncă. Calcularea grantului maxim alocat pentru operațiune: 20 de persoane x 2 000 EUR/loc de muncă ocupat = 40 000 EUR. Costurile eligibile finale sunt calculate pe baza rezultatului real al operațiunii: dacă numai 17 persoane au fost plasate pe piața muncii și și-au păstrat locurile de muncă pentru perioada solicitată, costurile eligibile finale pe baza cărora va fi acordat grantul beneficiarului sunt 17 x 2 000 EUR = 34 000 EUR. Pista de audit ar trebui să includă documente care să ateste că participantul a fost plasat pe piața muncii și și-a păstrat locul de muncă pe perioada solicitată.

Exemplul 4 (costuri unitare bazate pe proces – FEAMPA) Ratele zilnice pentru utilizarea navelor se calculează pe baza datelor istorice (medii din anii anteriori). Numărul de zile alocate proiectului este apoi evidențiat prin intermediul jurnalelor de bord.

Exemplul 5 (FAMI): Finanțarea unor proiecte diferite care fac parte din aceeași operațiune – utilizarea a două costuri unitare diferite Autoritatea de management acordă un grant în valoare de 1 600 000 EUR unei agenții publice care se ocupă de solicitanții de azil, pentru o operațiune care acoperă două tipuri de activități: 1) sprijin pentru primirea inițială a resortisanților țărilor terțe după sosirea lor într-un stat membru (max. 1 000 000 EUR), 2) cursuri de învățare a limbii pentru solicitanții de azil (max. 600 000 EUR). Pentru sprijinul pentru primirea inițială, autoritatea de management a stabilit (pe baza datelor istorice) un cost unitar de 50 EUR pe zi și pe persoană pentru a acoperi costul unei zile de asistență acordată unui resortisant al unei țări terțe în cursul perioadei de primire în țara-gazdă. Categoriile de costuri incluse în cuantumul costului unitar acoperă toate elementele primirii (cum ar fi cazarea, furnizarea de produse alimentare și nealimentare, examinarea medicală, interpretarea, tutela minorilor neînsoțiți, informarea și consilierea). Valoarea maximă a grantului este plafonată la 1 zi x 50 EUR x 20 000 de resortisanți ai țărilor terțe = 1 000 000 EUR. Elementele obligatorii ale pistei de audit pentru acest cost unitar constau într-o listă semnată și datată a resortisanților țărilor terțe care beneficiază de sprijin și durata șederii acestora (în zile), împreună cu numărul lor de identificare oficial (dacă este disponibil) și/sau unic (orice document care confirmă identitatea persoanei) și o dovadă a sprijinului acordat (de exemplu, o listă semnată și datată a produselor alimentare și nealimentare furnizate, o fișă de prezență la consiliere semnată și datată, o notă semnată și datată emisă de un profesionist autorizat din domeniul sănătății). Cheltuielile eligibile se calculează pe baza zilelor efective de sprijin pentru primirea inițială și a numărului de resortisanți ai țărilor terțe care beneficiază de sprijin. Aceasta înseamnă că, dacă, de exemplu, 1 000 de resortisanți ai țărilor terțe au beneficiat de sprijin, dintre care 500 pe o perioadă de 20 de zile și 500 pe o perioadă de 10 zile, numărul total de zile/persoane va fi egal cu: 500 x 20 + 500 x 10 = 15 000 zi/persoană de sprijin. Cheltuielile eligibile vor fi = 15 000 x 50 EUR = 750 000 EUR. Pentru cursurile de învățare a limbii, autoritatea de management a stabilit (pe baza datelor istorice) un cost unitar de 10 EUR pe oră și pe persoană pentru a acoperi costurile unei ore de lecție (durata unei lecții este de 60 de minute) pentru ca un cursant/solicitant de azil să participe la un curs de învățare a limbii de până la 60 de ore în grupuri de dimensiuni adecvate (până la 15 cursanți pe grup). Categoriile de costuri incluse în cuantumul costului unitar acoperă toate costurile cursului de învățare a limbii (cum ar fi costurile cu personalul, costurile cu închirierea spațiilor de formare, materialele de formare). Valoarea maximă a grantului pentru proiect este plafonată la 60 de ore x 1 000 de cursanți x 10 EUR pe oră/cursant = 600 000 EUR. Pista de audit pentru sprijinirea cheltuielilor trebuie să includă o dovadă/un document (documente) care să monitorizeze prezența efectivă (numărul de ore) a cursanților și durata cursului, documente care să confirme identitatea cursanților/solicitanților de azil și documente care să reglementeze calendarul și conținutul cursului de învățare a limbii, dimensiunea grupului (maximum 15) și durata standard a unei lecții (60 de minute). Cheltuielile eligibile se calculează pe baza numărului efectiv de ore de formare oferite fiecărui solicitant de azil/cursant. Aceasta înseamnă că dacă, de exemplu, doar 900 de solicitanți de azil/cursanți au participat la formare, dintre care 750 timp de 60 de ore, 50 timp de 55 de ore, 100 timp de 50 de ore, numărul total de ore x cursanți va fi egal cu: 750 x 60 + 50 x 55 + 100 x 50 = 52 750 de ore de formare în total × cursanți. Cheltuielile eligibile vor fi = 52 750 x 10 EUR = 527 500 EUR. Având în vedere că există două proiecte/activități diferite care fac parte separată din aceeași operațiune și acoperă costuri diferite ale operațiunii, nu există niciun risc de dublă finanțare, întrucât costurile fiecărui proiect/fiecărei activități sunt clar separate.

2.3.2.   Costuri cu personalul calculate la remunerație pe oră [articolul 55 alineatele (2)-(4) din RDC]

Articolul 55 alineatul (2) din RDC prevede două metode specifice de calculare a costurilor directe cu personalul (20). Ambele opțiuni pot fi utilizate pentru a calcula o remunerație pe oră în vederea determinării costurilor directe cu personalul.

Cele două metode sunt următoarele:

—	calcularea remunerației pe oră prin împărțirea costurilor brute anuale cu forța de muncă la 1 720, articolul 55 alineatul (2) litera (a) din RDC;

—	calcularea remunerației pe oră prin împărțirea costurilor brute lunare cu forța de muncă la media timpului de lucru lunar, articolul 55 alineatul (2) litera (b) din RDC.

Este la latitudinea autorității de management să decidă cu privire la metoda care urmează să fie utilizată. Opțiunea introdusă la articolul 55 alineatul (2) litera (b) din RDC poate fi utilizată chiar și în cazul în care sunt disponibile date privind costurile brute anuale cu forța de muncă. Costurile directe cu personalul calculate se referă la implementarea unei operațiuni. „Implementarea unei operațiuni” trebuie să fie înțeleasă ca acoperind toate etapele care intră în alcătuirea acesteia.

Exemplu Anumite tipuri de proiecte care vizează IMM-urile din domeniul cercetării, dezvoltării și inovării implică adesea costuri cu personalul ca element-cheie. Aplicarea costurilor unitare ca o opțiune reprezintă o simplificare binevenită pentru IMM-urile respective. Costul unitar al activităților este exprimat în acest caz ca o remunerație pe oră aplicată orelor lucrate efectiv de către personal. Acesta este definit în prealabil în documentul privind condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune, care stabilește valoarea maximă a asistenței financiare ca numărul maxim admis de ore lucrate înmulțit cu costul unitar (costurile calculate aferente personalului implicat). Pentru a acoperi costurile reale printr-o mai bună aproximare și pentru a lua în considerare diferențele dintre regiuni și ramuri, costul pentru o unitate standard este definit ca un cost cu personalul pe oră în conformitate cu următoarea formulă [pe baza articolului 55 alineatul (2) litera (a) din RDC]: Costul cu personalul pe oră = cea mai recentă valoare documentată a costurilor brute anuale (a se vedea capitolul 2.2.1 pentru detalii privind costurile care pot fi incluse) împărțită la 1 720 de ore. De exemplu: Remunerația pe oră = 60 000 EUR / 1 720 de ore = 34,88 EUR pe oră. Asistența financiară acordată pentru operațiune este calculată prin înmulțirea remunerației pe oră cu numărul real și verificat de ore lucrate. Prin urmare, IMM-urile sunt obligate să păstreze toate documentele justificative pentru orele lucrate de personal (de exemplu, fișe de pontaj extrase dintr-un sistem informatic) pentru proiect, iar autoritatea de management trebuie să păstreze toate documentele justificative pentru costurile cu personalul pe oră. În principiu, reducerea numărului de ore lucrate verificate conduce la diminuarea sumei finale care urmează să fie plătită. Exemplu alternativ: La fel ca mai sus, dar costurile cu personalul pe oră se calculează după cum urmează. Costul cu personalul pe oră = cea mai recentă valoare documentată a costurilor brute anuale (a se vedea capitolul 2.2.1 pentru detalii privind costurile care pot fi incluse) împărțită la numărul mediu legal de ore de lucru (luând în considerare concediul anual). De exemplu: Remunerația pe oră = 60 000 EUR / (1 980 de ore – 190 de ore de concediu anual) = 60 000 / 1 790 = 33,52 EUR pe oră.

Calcularea remunerației pe oră prin împărțirea celei mai recente valori documentate a costurilor brute anuale cu forța de muncă la 1 720 de ore, articolul 55 alineatul (2) litera (a) din RDC

Prima opțiune de la articolul 55 alineatul (2) litera (a) din RDC este de a determina costurile directe cu personalul prin calcularea unei remunerații pe oră după cum urmează:

Costuri cu personalul pe oră =	cea mai recentă valoare documentată a costurilor brute anuale cu forța de muncă
	1 720

Numitorul, mai exact cele 1 720 de ore, reprezintă „timp de lucru” standard anual, care poate fi utilizat direct, fără a mai fi necesar ca statele membre să efectueze alte calcule. Această cifră se bazează pe media orelor de lucru săptămânale din statele membre, înmulțită cu 52 de săptămâni și din care au fost deduse concediul anual plătit și media numărului de zile de sărbători legale anuale. El reprezintă un echivalent normă întreagă (ENI) și poate fi utilizat pentru toate situațiile în care angajatul lucrează cu normă întreagă. Acest lucru este valabil și în cazul în care, în conformitate cu dreptul intern sau cu contractul colectiv de muncă aplicabil, ENI corespunde unui număr mai mic de 40 de ore pe săptămână.

Pentru persoanele care lucrează cu fracțiune de normă, se utilizează o valoare proporțională cu cele 1 720 de ore. De exemplu, pentru calcularea remunerației pe oră pentru o persoană care lucrează doar 50 % [și anume 0,5 echivalent normă întreagă (ENI) pentru beneficiar], numitorul ar fi de 860 de ore [1 720 x (50/100) = 860]. Referința în acest caz ar trebui să fie timpul de lucru stabilit în contractul de muncă sau în decizia de numire.

Numărătorul trebuie totuși să fie justificat. RDC se referă la cea mai recentă valoare documentată „a costurilor brute anuale cu forța de muncă”. Cu toate acestea, costurile brute cu forța de muncă nu sunt definite în RDC. În conformitate cu articolul 63 alineatul (1) din RDC, normele de eligibilitate vor trebui să stabilească costurile brute anuale cu forța de muncă eligibile, ținând seama de practicile contabile obișnuite (a se vedea capitolul 3.2.1). De exemplu, normele aplicabile pot stabili că cheltuielile de deplasare la locul de muncă fac parte din costurile brute cu forța de muncă.

Regulamentul se referă la calcularea remunerației pe oră utilizând cea mai recentă valoare documentată „a costurilor brute anuale cu forța de muncă”. Aceasta înseamnă că datele utilizate trebuie să fie cele mai recente disponibile. Prin urmare, o metodă de calcul bazată pe datele istorice ale beneficiarului nu este, în mod normal, relevantă. În conformitate cu termenul „ce[a] mai recent[ă]” de la articolul 55 alineatul (2) din RDC, statele membre ar trebui să se asigure că datele utilizate sunt cele mai recente, indicând astfel costurile directe reale cu personalul.

Costurile brute anuale cu forța de muncă nu trebuie să se refere la un exercițiu calendaristic sau financiar (de exemplu, ar putea fi date referitoare la perioada octombrie 2022-septembrie 2023). Ceea ce este important este ca respectivul cost brut cu forța de muncă să acopere o perioadă completă de 12 luni. Aceasta poate fi perioada de 12 luni care precedă sfârșitul unei perioade de raportare (a operațiunii sau a programului), perioada de 12 luni anterioară documentului care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune sau perioada de 12 luni din anul calendaristic precedent. În conformitate cu articolul 55 alineatul (4) din RDC, în cazul în care nu sunt disponibile date pentru o perioadă completă de 12 luni, acestea

—

pot fi deduse din costurile brute cu forța de muncă documentate disponibile (de exemplu, o autoritate de management ar putea lua datele referitoare la un angajat pentru care există date pentru 4 luni și ar putea să le extrapoleze la costurile brute anuale cu forța de muncă, ținând seama, dacă este cazul, de aspecte precum plățile legale pentru concediu sau așa-numitul al 13-lea salariu);

—	pot fi deduse din documentul de angajare (de exemplu, contract de angajare sau de muncă sau o decizie de numire).

Costurile brute anuale cu forța de muncă se pot baza pe costurile reale cu forța de muncă aferente acestei persoane. Atunci când persoana nu a lucrat întreaga lună (de exemplu, începerea contractului nu are loc la începutul lunii și, prin urmare, datele disponibile nu acoperă întreaga lună), valorile extrapolate pot fi considerate drept un bun indicator pentru costurile reale pe o perioadă de 12 luni.

Costurile brute anuale cu forța de muncă se pot baza, de asemenea, pe media costurilor cu forța de muncă ale unui agregat mai mare de angajați, de exemplu cei de același grad sau pe unele măsuri similare, care se corelează cu nivelul costului cu forța de muncă.

Cele mai recente costuri brute anuale cu forța de muncă trebuie să fie documentate: acest lucru se poate realiza prin intermediul conturilor, al rapoartelor privind salariile, al trimiterilor la acorduri sau documente aflate la dispoziția publicului etc. Documentele justificative trebuie să poată fi auditate.

În situații specifice, valoarea remunerației pe oră poate fi, de asemenea, stabilită după începerea proiectului. Aceasta poate fi stabilită, de exemplu, atunci când o persoană angajată este implicată în proiect (semnarea contractului de muncă sau schimbarea repartizării pentru un angajat) sau atunci când beneficiarul raportează costurile sale autorității de management. Totuși, în acest din urmă caz, documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune trebuie să specifice și metodologia aplicabilă.

Calcularea remunerației pe oră prin împărțirea costurilor brute lunare cu forța de muncă la media timpului de lucru lunar, articolul 55 alineatul (2) litera (b) din RDC.

Atunci când se calculează o remunerație pe oră pentru a determina costurile directe cu personalul pe baza articolului 55 alineatul (2) litera (b) din RDC, statul membru (statele membre) trebuie să stabilească media timpului de lucru lunar, în conformitate cu normele naționale aplicabile menționate în documentul de angajare.

Determinarea costurilor cu personalul eligibile utilizând remunerația pe oră calculată

Numărul de ore lucrate trebuie stabilit în conformitate cu normele de eligibilitate ale programului respectiv. În conformitate cu articolul 55 alineatul (3) din RDC, numărul total de ore declarat pentru o persoană pentru un an sau o lună dată nu trebuie să depășească numărul de ore utilizat pentru calculul respectivei remunerații pe oră.

Aceasta înseamnă că, în cazul în care s-a utilizat 1 720 ca numitor, orele declarate nu pot depăși 1 720, acesta din urmă constituind un număr maxim de ore care pot fi declarate ca ore lucrate în cadrul unei operațiuni pe o perioadă de 12 luni. În cazul în care s-ar utiliza ca numitor o valoare proporțională de 1 720, se aplică același principiu (de exemplu, pentru personalul cu un contract cu fracțiune de normă de 50 %, numitorul ar fi de 860 de ore; astfel, 860 este numărul maxim de ore care pot fi declarate pentru personalul în cauză pe an). Pentru personalul alocat pentru mai multe operațiuni, plafonarea se aplică proporțional pentru fiecare operațiune și, respectiv, nu poate depăși numărul maxim de ore care pot fi declarate pentru personalul în cauză pe o perioadă de 12 luni.

În cazul articolului 55 alineatul (2) litera (b) din RDC, orele declarate ca media timpului de lucru lunar al persoanei în cauză nu trebuie să fie neapărat numărul de ore efectiv lucrate; trebuie să se țină seama de media timpului de lucru lunar, astfel cum este stabilită în documentul de angajare, în conformitate cu normele naționale aplicabile. Cu toate acestea, orele declarate pentru calcularea costurilor cu personalul eligibile nu pot depăși numărul de ore pe lună utilizat pentru calculul respectivei remunerații pe oră, astfel cum se prevede la articolul 55 alineatul (3) din RDC.

În cazul în care remunerația pe oră este calculată pe baza articolului 55 alineatul (2) litera (a) din RDC, numai orele efectiv lucrate ar trebui să fie utilizate pentru calcularea și declararea costurilor cu personalul eligibile, deoarece numitorul standard 1 720 deduce deja concediul anual și zilele de sărbători legale. Concediul medical poate fi declarat drept costuri cu personalul în cazul în care costurile aferente sunt suportate de beneficiar. În cazul în care costurile sunt acoperite de un terț (de exemplu, concediu medical de lungă durată pentru care costurile sunt acoperite de sistemul de securitate socială) sau în cazul concediilor fără plată sau al absențelor (de exemplu absențe nejustificate) pentru care nu există costuri suportate de beneficiar, orele/zilele nelucrate corespunzătoare nu trebuie luate în considerare pentru stabilirea costurilor cu personalul eligibile care pot fi declarate. Acest lucru se datorează faptului că, în aceste cazuri, nu există costuri suportate de beneficiar. Cu toate acestea, în cazul în care există costuri cu personalul pentru personalul suplimentar care înlocuiește persoana aflată în concediu medical (sau alt tip de concediu), aceste costuri cu personalul sunt eligibile (și anume orele lucrate corespunzătoare sunt incluse în calcularea costurilor cu personalul eligibile).

Atunci când se utilizează articolul 55 alineatul (2) litera (a) sau (b) din RDC, suma rezultată pentru remunerația pe oră trebuie considerată cost unitar. Acest cost unitar poate fi utilizat pentru rambursarea cheltuielilor pentru costurile cu personalul și poate fi utilizat, de asemenea, pentru calcularea costurilor directe cu personalul drept costuri de bază pentru aplicarea ratelor forfetare [de exemplu, prin aplicarea ratei forfetare de 15 % în conformitate cu articolul 54 primul paragraf litera (b) din RDC sau pentru calcularea tuturor celorlalte costuri eligibile rămase prin aplicarea ratei forfetare de 40 % în conformitate cu articolul 56 alineatul (1) din RDC]. În cazul unui proiect implementat pe parcursul mai multor ani, autoritatea de management poate alege să actualizeze remunerația pe oră pentru costurile directe cu personalul odată ce sunt disponibile date noi sau să utilizeze aceleași remunerații pentru întreaga perioadă de implementare. În cazul în care perioada de implementare este deosebit de lungă, o bună practică ar consta în stabilirea în metodologie a unor etape intermediare care să indice momentul și modalitatea în care remunerația pe oră pentru costurile cu personalul ar putea fi revizuită (metoda de ajustare).

Personalul care lucrează cu fracțiune de normă în cadrul operațiunii, o perioadă determinată pe lună, articolul 55 alineatul (5) din RDC

În cazul în care angajații lucrează cu fracțiune de normă în cadrul unei operațiuni, dar cu un procent fix de timp pe lună, articolul 55 alineatul (5) din RDC prevede că nu există nicio obligație de a institui un sistem separat de înregistrare a timpului de lucru. Cu toate acestea, angajatorul trebuie să emită un document care să stabilească procentul fix din timpul lucrat pe lună în cadrul operațiunii, iar acest procent poate fi utilizat pentru a calcula costurile directe cu personalul eligibile. Acest procent poate fi stabilit și în contractul de muncă. De exemplu, dacă o persoană lucrează 60 % din timp în cadrul unui proiect, costurile directe cu personalul eligibile pentru persoana respectivă pot fi calculate prin înmulțirea costurilor brute cu forța de muncă (bazate fie pe costuri reale, fie pe un cost unitar calculat) cu 60 %.

Exemplu Pot fi stabilite costuri unitare diferite pentru diferite grupuri de angajați din cadrul proiectelor, de exemplu, costuri unitare pentru managerul de proiect, pentru angajații cu funcții-cheie și pentru personalul administrativ. Diferențele ar trebui să fie legate de considerații obiective pentru a se asigura că costurile unitare constituie un indicator fiabil al costurilor reale. Pentru fiecare grupă de personal se pot defini condițiile privind nivelul de educație sau experiența profesională. De exemplu, o diplomă de master pentru o grupă (grupa 1), o diplomă de licență pentru o a doua grupă (grupa 2) și o calificare de formare relevantă pentru o a treia grupă (grupa 3). În acest caz, rambursarea unui cost unitar pentru o anumită grupă va trebui să depindă de îndeplinirea condiției legate de grupa respectivă (de exemplu, pentru a rambursa costul unitar pentru grupa 1, pista de audit trebuie să includă diploma de master).

2.4.   Sume forfetare

Sumele forfetare pot fi utilizate la ambele niveluri de rambursare, și anume la „nivelul superior” pentru rambursarea contribuției Uniunii [articolul 51 litera (d) din RDC] și la „nivelul inferior” pentru granturile acordate de statele membre beneficiarului [articolul 53 alineatul (1) litera (c) din RDC].

2.4.1.   Principii generale

În cazul sumelor forfetare, toate cheltuielile eligibile sau o parte din cheltuielile eligibile ale unei operațiuni sau ale unui proiect sunt calculate pe baza unei sume stabilite și justificate în mod corespunzător în avans și sunt rambursate în cazul în care sunt finalizate activități și/sau realizări predefinite.

Sumele forfetare pot fi adecvate în cazul în care costurile unitare nu reprezintă o soluție adecvată deoarece lipsesc cantități ușor identificabile, de exemplu, pentru producerea unui set de instrumente, organizarea unui eveniment comunitar deschis, a unui seminar etc.

În unele cazuri, autoritățile de management ar putea fi descurajate să utilizeze sume forfetare din cauza faptului că rezultatul preconizat este considerat, de obicei, ca fiind realizat sau nerealizat, ceea ce conduce la o situație binară de plată sau neplată, în funcție de realizarea deplină. Această situație poate fi atenuată prin includerea plăților eșalonate legate de realizarea anumitor obiective de etapă intermediare predefinite.

Exemplul 1: FEDR Pentru a promova produsele locale, un grup de întreprinderi mici dorește să participe în comun la un târg comercial. Autoritatea de management decide să utilizeze o sumă forfetară pentru calculul sprijinului public. În acest scop, grupul de întreprinderi este invitat să propună un proiect de buget care să cuprindă costurile pentru închirierea, amenajarea și gestionarea standului. Pe baza acestui proiect de buget, este stabilită o sumă forfetară de 20 000 EUR. Plata către beneficiar se va efectua pe baza dovezii de participare la târg. Evaluarea proiectului de buget și documentele justificative conexe pentru calcularea sau justificarea costurilor tuturor categoriilor din proiectul de buget ar trebui să fie păstrate pentru audituri.

Exemplul 2: FSE+ Un ONG care administrează servicii de îngrijire a copiilor solicită sprijin pentru lansarea unei noi activități. Organizația include o sumă forfetară în propunerea sa, prezentând un proiect detaliat de buget pentru începerea activității și desfășurarea acesteia pe o perioadă de un an. Activitatea ar fi continuată în mod independent după primul an. De exemplu, suma forfetară ar acoperi cheltuielile cu salariul unei persoane responsabile cu supravegherea copiilor timp de un an, amortizarea echipamentelor noi, cheltuielile de publicitate pentru noua activitate, costurile indirecte legate de gestionarea acesteia și costurile de contabilitate, precum și costurile legate de alimentarea cu apă, electricitate, încălzire, chirie etc.). Pe baza proiectului detaliat de buget, autoritatea de management acordă o sumă forfetară de 47 500 EUR care acoperă toate costurile. La sfârșitul operațiunii, suma este plătită ONG-ului pe baza rezultatelor, dacă un număr convențional de alți (10) copii au beneficiat de îngrijire. Prin urmare, nu este necesar să se justifice costurile reale suportate pentru desfășurarea activității. Cu toate acestea, dacă au fost îngrijiți numai 9 copii, costurile eligibile vor fi zero și suma forfetară nu va fi plătită. Pentru a atenua această situație, în documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune ar putea fi menționat un obiectiv de etapă, și anume că se va plăti jumătate din suma totală (23 750 EUR) în cazul în care sunt îngrijiți 5 copii.

Exemplul 3: FSE+ Un ONG solicită organizarea unui seminar la nivel local pentru a elabora un set de instrumente privind situația socială și economică a comunității rome dintr-o regiune a unui stat membru. Documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune va conține un proiect de buget detaliat și obiectivele grantului, (1) organizarea seminarului și (2) elaborarea unui set de instrumente pentru a atrage atenția angajatorilor din regiune asupra problemelor specifice cu care se confruntă romii. Având în vedere natura operațiunii (operațiune ale cărei costuri nu sunt ușor de cuantificat prin costuri unitare), autoritatea de management decide să utilizeze o sumă forfetară. Pentru a calcula cuantumul sumei forfetare, autoritatea de management va solicita un proiect detaliat de buget pentru fiecare dintre operațiuni: după negocierea proiectului detaliat de buget, suma forfetară este stabilită la: 45 000 EUR pentru ambele proiecte – 25 000 EUR pentru seminar și 20 000 EUR pentru setul de instrumente. Dacă sunt respectate cerințele din documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune (organizarea seminarului, elaborarea setului de instrumente), va fi achitată suma de 45 000 EUR, reprezentând costurile eligibile. Vor fi necesare documente justificative ca dovadă că seminarul a fost organizat și că a fost elaborat setul de instrumente complet în formă finală. Dacă este realizat doar unul dintre proiecte (de exemplu, seminarul), grantul va fi redus cu partea aferentă (25 000 EUR), în funcție de ceea ce s-a convenit în documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune.

Exemplul 4: FEAMPA Sprijin pentru elaborarea și punerea în aplicare a planurilor de producție și de comercializare (PPC) ale organizațiilor de producători (OP). Suma forfetară (plătibilă odată cu aprobarea raportului anual privind punerea în aplicare a planului) se bazează pe date istorice (prezentarea anterioară a orelor și a altor costuri de către OP). Elaborarea și punerea în aplicare a planurilor de producție și de comercializare poate fi împărțită pe diferite activități pentru a produce un cost mediu, care este apoi înmulțit cu intensitatea aplicabilă a ajutorului.

2.5.   Combinarea opțiunilor simplificate în materie de costuri

Articolul 53 alineatul (1) din RDC oferă autorităților de management posibilitatea de a alege între cinci opțiuni pentru a gestiona granturile în temeiul RDC. În conformitate cu articolul 53 alineatul (1) litera (e) din RDC, primele patru opțiuni (cu excepția finanțării nelegate de costuri) pot fi combinate în cadrul aceleiași operațiuni. Totuși, această posibilitate este supusă următoarelor condiții, pentru a preveni orice dublă finanțare a aceleiași categorii de costuri:

(1)	fiecare opțiune trebuie să acopere o categorie diferită de costuri eligibile sau

(2)	opțiunile trebuie să fie utilizate pentru proiecte diferite în cadrul aceleiași operațiuni sau

(3)	opțiunile trebuie să fie utilizate pentru etape succesive ale unei operațiuni.

Opțiunile simplificate în materie de costuri pot fi utilizate în cadrul aceleiași operațiuni împreună cu costurile declarate drept costuri reale sau costuri rambursate pe baza unei alte opțiuni simplificate în materie de costuri.

În plus, o sumă calculată ca rată forfetară poate fi utilizată ca bază pentru o altă rată forfetară: o rată forfetară de maximum 15 % pentru rambursarea costurilor indirecte poate fi aplicată costurilor directe cu personalul calculate ca rată forfetară de maximum 20 % din costurile directe (altele decât costurile directe cu personalul).

Exemplul 1: Finanțarea unor proiecte diferite care fac parte din aceeași operațiune (FSE+) Exemplu de operațiune care implică un proiect de formare pentru tinerii șomeri, urmat de un seminar pentru potențialii angajatori din regiune: Costurile aferente formării ar putea fi plătite pe baza costurilor unitare (de exemplu, 1 000 EUR/zi de formare). Seminarul ar fi plătit pe baza sumelor forfetare. Având în vedere că există două proiecte diferite care fac parte din aceeași operațiune, nu există niciun risc de dublă finanțare, întrucât costurile fiecărui proiect sunt clar separate.

Exemplul 2: Etape succesive ale unei operațiuni (FSE+) Exemplu de operațiune deja începută, gestionată pe baza costurilor reale, pe care autoritatea de management dorește să o gestioneze în continuare pe baza opțiunilor simplificate în materie de costuri. Trebuie să fie definite foarte clar două etape ale operațiunii. Prima etapă a putut fi calculată pe baza costurilor reale până la o anumită dată. A doua etapă, pentru cheltuieli viitoare, ar putea fi calculată pe baza unui cost unitar, cu condiția ca respectivul cost unitar să nu acopere niciuna dintre cheltuielile suportate anterior. Dacă se aplică o astfel de posibilitate, aceasta ar trebui să vizeze toți beneficiarii care se află în aceeași situație (transparență și egalitate de tratament). S-ar putea genera unele sarcini administrative, din cauza necesității de a modifica documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune, dacă nu a fost anticipat acest lucru. O descriere detaliată a operațiunii trebuie să fie elaborată în mod clar de către autoritățile statului membru pentru fiecare etapă. Operațiunea ar trebui să fie împărțită în cel puțin două perioade financiare și, în mod ideal, fizice sau de dezvoltare distincte și identificabile care corespund etapelor respective. Acest lucru se va realiza cu scopul de a asigura o punere în aplicare și o monitorizare transparente și pentru a facilita controalele.

Exemplul 3: Diferite categorii de costuri eligibile (FSE+) Exemplul unei sesiuni de formare, care combină: — un cost unitar pentru salariile formatorilor, de exemplu, 450 EUR pe zi; — costuri reale: închirierea sălii = 800 EUR pe lună conform contractului de închiriere pe o perioadă de 12 luni — o sumă forfetară pentru costurile indirecte, de exemplu, 10 % din costurile directe. La finalul programului de formare, dacă au fost justificate 200 de zile de activitate a formatorilor, grantul va fi plătit pe baza următoarelor elemente: Costuri directe (de tip 1  (21) ):   salariile formatorilor 200 de zile x 450 EUR = 90 000 EUR   sala de curs: 12 luni x 800 EUR = 9 600 EUR   subtotal costuri directe: 99 600 EUR Costuri indirecte (de tip 2): 10 % din costurile directe = 10 % x 99 600 EUR = 9 960 EUR Cheltuieli eligibile: (90 000 EUR + 9 600 EUR) + 9 960 EUR = 109 560 EUR În acest caz sunt vizate categorii diferite de costuri: salariile formatorilor, costurile pentru închirierea sălii de curs, costurile indirecte. Totuși, pentru a verifica absența dublei finanțări, autoritățile trebuie să se asigure că costul unitar nu se referă la niciun cost legat de închirierea sălii de curs sau la alte costuri indirecte (de exemplu, salariul personalului administrativ sau al contabilului). Invers, același lucru se aplică în cazul definirii costurilor indirecte, care nu ar trebui să fie legate de costurile care fac obiectul costurilor unitare sau de costurile reale pentru închirierea sălii de curs. În cazul în care există riscuri de suprapunere sau este imposibil de demonstrat că nu există suprapuneri, autoritatea de management va trebui să aleagă opțiunea cea mai adecvată pentru a elimina orice (risc de) dublă finanțare.

Exemple de combinații de opțiuni simplificate în materie de costuri care Nu sunt permise în RDC

Articolul 56 și articolul 55 alineatul (1) din RDC

Articolele 54 și 56 din RDC

Rata forfetară de maximum 40 % din costurile directe cu personalul eligibile utilizată pentru a acoperi restul costurilor unei operațiuni (articolul 56 din RDC) nu poate fi aplicată costurilor cu personalul calculate pe baza unei rate forfetare de maximum 20 % din costurile directe, altele decât costurile directe cu personalul [articolul 55 alineatul (1) din RDC] Motiv: Această situație nu este posibilă în temeiul articolului 56 alineatul (3) din RDC, deoarece aceeași categorie de costuri (și anume costurile cu personalul) nu poate să constituie baza de calcul al unei rate forfetare pentru toate costurile rămase ale unei operațiuni și, în același timp, să fie calculată ca rată forfetară pe baza unei părți din costurile incluse în restul costurilor unei operațiuni (și anume costurile directe).

Rata forfetară de maximum 7 % din costurile directe eligibile/maximum 15 % din costurile directe eligibile cu personalul/maximum 25 % din costurile directe eligibile (articolul 54 din RDC) pentru calcularea costurilor indirecte (articolul 54 din RDC) nu poate fi combinată cu o rată forfetară de maximum 40 % din costurile directe cu personalul eligibile utilizate pentru a acoperi restul costurilor unei operațiuni (articolul 56 din RDC) Motiv: aceeași categorie de costuri (și anume costurile indirecte) ar fi acoperită de două ori.

Exemple de combinații de opțiuni simplificate în materie de costuri

Tabelul de mai jos oferă o imagine de ansamblu a combinațiilor de opțiuni simplificate în materie de costuri care sunt, ca regulă generală, posibile/imposibile. Cu toate acestea, fiecare situație trebuie analizată de la caz la caz.

Autoritățile de management trebuie să definească în mod clar categoriile de costuri (directe/indirecte) relevante și să se asigure că nu există o dublă finanțare a costurilor acoperite.

(D – da, posibil, N – nu, nu este posibil)

Combinații	Maximum 20 % costuri cu personalul	Maximum 7 % costuri indirecte	Maximum 15 % costuri indirecte	Maximum 15 % costuri de deplasare	Costuri cu remunerația pe oră a personalului (*1)	Maximum 40 % toate celelalte costuri
Maximum 20 % costuri cu personalul		D	D	D	N	N
Maximum 7 % costuri indirecte	D		N	D	D	N
Maximum 15 % costuri indirecte	D	N		D	D	N
Maximum 15 % costuri de deplasare	D	D	D		D	N
Costuri cu remunerația pe oră a personalului (*1)	N	D	D	D		D
Maximum 40 % toate celelalte costuri	N	N	N	N	D

CAPITOLUL 3   STABILIREA OPȚIUNILOR SIMPLIFICATE ÎN MATERIE DE COSTURI

3.1.   Opțiunile simplificate în materie de costuri trebuie definite ex ante

Pentru rambursarea contribuției Uniunii, opțiunile simplificate în materie de costuri pot fi utilizate numai după aprobarea acestora printr-o decizie a Comisiei de aprobare a programului sau a modificării acestuia sau după adoptarea acestora într-un act delegat al Comisiei, în conformitate cu articolul 94 alineatul (1) din RDC.

Opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate pentru rambursarea granturilor acordate de statele membre beneficiarului trebuie, de asemenea, să fie definite ex ante (și anume în prealabil). În conformitate cu articolul 73 alineatul (3) din RDC și cu articolul 22 alineatul (6) din Regulamentul Interreg pentru programele Interreg, autoritatea de management trebuie să se asigure că beneficiarului sau partenerului principal al unei operațiuni Interreg i se furnizează un document care stabilește condițiile acordării sprijinului pentru fiecare operațiune. În acest document, este important să se comunice beneficiarilor cerințele exacte pentru justificarea cheltuielilor declarate și realizările sau rezultatele specifice care trebuie atinse.

În conformitate cu articolul 73 alineatul (3) din RDC și cu articolul 22 alineatul (6) din Regulamentul Interreg pentru programele Interreg, metoda care trebuie aplicată pentru a stabili costurile operațiunii și condițiile pentru plată trebuie să fie inclusă cel târziu în documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune. Metodele și condițiile relevante ar putea fi incluse în normele programului sau în cererile de propuneri.

Pentru a asigura respectarea principiului transparenței și al egalității de tratament, utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri ar trebui menționată în cererile de propuneri adresate potențialilor beneficiari. În cazurile în care nu este lansată nicio cerere de propuneri, utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri ar trebui menționată în normele programului sau în normele naționale care reglementează operațiunile în cauză.

În plus, ar trebui evitată aplicarea retroactivă pentru operațiunile care sunt deja selectate și implementate pe baza costurilor reale, deoarece este posibil să nu se asigure egalitatea de tratament al beneficiarilor. Opțiunile simplificate în materie de costuri pot fi utilizate pentru operațiunile selectate după începerea implementării lor. Cu toate acestea, sprijinul ar trebui să respecte articolul 63 alineatul (6) din RDC, care prevede că operațiunile nu ar trebui să fie selectate pentru sprijin din fonduri dacă au fost finalizate fizic sau implementate integral înainte de depunerea cererii de finanțare în cadrul programului. Opțiunile simplificate în materie de costuri, care acoperă și cheltuielile eligibile suportate de beneficiari înainte de selectarea operațiunilor, pot fi utilizate în cadrul acestor operațiuni și, în unele cazuri, utilizarea lor este obligatorie (a se vedea capitolul 1.4). Faptul că beneficiarii au efectuat deja cheltuieli de înainte de lansarea cererii de propuneri este irelevant pentru utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri, atât timp cât acțiunile care constituie baza rambursării trebuie să fie desfășurate în perioada de eligibilitate [articolul 63 alineatul (2) din RDC], iar aceste cheltuieli nu au făcut parte din cheltuielile declarate anterior Comisiei.

După stabilirea costului unitar, a ratei forfetare sau a sumei (în cazul sumelor forfetare), acestea nu ar trebui să fie modificate în timpul sau ulterior implementării unei operațiuni, pentru a compensa o creștere a costurilor sau subutilizarea bugetului disponibil. În cazul în care perioada de implementare este deosebit de lungă, o bună practică ar fi stabilirea, în prealabil, a unei metode de ajustare care să specifice momentul și modul în care costul unitar, rata forfetară sau suma ar putea fi revizuite (în ceea ce privește metodele de ajustare, vă rugăm să consultați capitolul 3.4 din prezenta notă de orientare) (22). Orice modificare a costului unitar, a ratei forfetare sau a sumei în absența unei metode de ajustare este considerată o nouă opțiune simplificată în materie de costuri.. În cazuri excepționale, în cazul operațiunilor multianuale, este posibil să se stabilească conturile și să se efectueze plăți pe baza costului efectiv al activităților corespunzătoare ale operațiunii după realizarea unei prime părți din aceasta și ulterior să se introducă opțiunea de finanțare la rate forfetare, costurile unitare sau sumele forfetare pentru partea/perioada rămasă a operațiunii. În astfel de cazuri, perioada pentru care sunt declarate costurile reale ar trebui să fie clar separată de perioada pentru care costurile sunt declarate pe baza unor opțiuni simplificate în materie de costuri, evitând astfel dubla declarare a costurilor proiectului.

3.2.   Metodologii

Metodologiile de stabilire a opțiunilor simplificate în materie de costuri sunt prevăzute la articolul 53 alineatul (3) din RDC și la articolul 94 alineatul (2) din RDC. În general, aceste metodologii sunt aceleași pentru stabilirea opțiunilor simplificate în materie de costuri la nivel inferior și la nivel superior (cu unele excepții care sunt indicate în mod specific în prezentul capitol).

3.2.1.   O metodă de calcul justă, echitabilă și verificabilă

Sumele, ratele și costurile unitare pot fi stabilite pe baza unei metode de calcul juste, echitabile și verificabile, astfel cum se prevede la articolul 53 alineatul (3) litera (a) din RDC și la articolul 94 alineatul (2) al doilea paragraf litera (a) din RDC.

Principii generale

Trebuie să fie justă:

Calculul trebuie să fie rezonabil, și anume bazat pe realitate și nu excesiv sau extrem. De exemplu, dacă, în trecut, a fost permis un anumit cost unitar între 1 EUR și 2 EUR, Comisia nu preconizează un barem de 7 EUR. Din acest punct de vedere, metoda utilizată pentru identificarea costului unitar, a ratei forfetare sau a sumei forfetare va avea o importanță deosebită. Autoritatea de management (sau comitetul de monitorizare pentru programele Interreg) trebuie să fie în măsură să explice și să justifice alegerile făcute. O metodă de calcul justă poate justifica diferențele dintre rate/sume, ținând seama de condițiile sau nevoile specifice. De exemplu, executarea unui proiect ar putea costa mai mult într-o regiune îndepărtată decât într-o regiune centrală, din cauza costurilor de transport mai ridicate.

Trebuie să fie echitabilă:

Principala noțiune care stă la baza termenului „echitabil” este evitarea favorizării anumitor beneficiari sau operațiuni în detrimentul altora. Calculul costului unitar, al sumei forfetare sau al ratei forfetare trebuie să asigure egalitatea de tratament al beneficiarilor similari și/sau al operațiunilor similare. Orice diferențe între cuantumuri sau rate ar trebui să se bazeze pe justificări obiective, și anume pe caracteristici obiective ale beneficiarilor sau ale operațiunilor.

Trebuie să fie verificabilă:

Stabilirea ratelor fixe, a costurilor unitare sau a sumelor forfetare trebuie să se bazeze pe documente justificative, care pot fi verificate (23). Autoritatea de management trebuie să poată demonstra baza pe care a fost stabilită opțiunea simplificată în materie de costuri. Asigurarea conformității cu principiul bunei gestiuni financiare reprezintă un element esențial.

Organismul care stabilește metoda opțiunii simplificate în materie de costuri trebuie să justifice cu documente cel puțin următoarele aspecte:

—	descrierea metodei de calcul, inclusiv măsurile-cheie ale calculului;

—	sursele datelor utilizate pentru analiză și calcule, inclusiv o evaluare a relevanței datelor pentru operațiunile avute în vedere, precum și o evaluare a calității datelor;

—	calculul prin care se determină valoarea opțiunii simplificate în materie de costuri.

Surse de date

Atunci când se stabilesc opțiuni simplificate în materie de costuri, datele utilizate trebuie să fie relevante pentru SCO avută în vedere. Sursele datelor utilizate pentru calcul – inclusiv o evaluare a relevanței datelor pentru operațiunile avute în vedere și o evaluare a calității datelor – ar trebui să fie furnizate și documentate.

Nu există un set minim predefinit de date necesare pentru calcularea opțiunilor simplificate în materie de costuri. El depinde de caracteristicile populației. Dacă datele sunt foarte dispersate, numărul de date trebuie să fie ridicat. Dimpotrivă, dacă datele sunt omogene și reprezentative pentru populație, setul de date poate fi mai mic.

Datele pot fi preluate din diferite surse. Fiabilitatea datelor utilizate va depinde de sursa datelor utilizată. De exemplu, datele de la institutele naționale de statistică sau de la EUROSTAT sunt considerate fiabile. Pentru unele surse de date, ar putea fi necesare controale mai detaliate pentru a confirma fiabilitatea datelor. În unele cazuri, raționamentul profesional al autorității de audit poate fi utilizat pentru a decide dacă ar trebui efectuate sau nu controale suplimentare pe baza unui eșantion (luând în considerare orice informație de care dispune autoritatea de audit cu privire la tipul de date, modul de compilare, procedurile interne ale organismelor de aprobare a informațiilor furnizate etc.). Cu toate acestea, evaluarea ex ante a metodologiei de către autoritatea de audit nu este obligatorie (dar este recomandată) pentru stabilirea opțiunilor simplificate în materie de costuri la un nivel inferior.

Atunci când datele provenite din surse fiabile (de exemplu, rapoarte publicate și baze de date oficiale de pe internet) nu sunt utilizate direct ca atare (și anume generate automat din baza de date a sursei), ci sunt compilate într-o formă unificată, este o bună practică să se compare (pe baza unui eșantion) dacă numerele compilate sunt în conformitate cu rapoartele oficiale. Cu toate acestea, întrucât acest lucru nu va fi întotdeauna ușor din punct de vedere practic, autoritatea de audit, în cazul în care evaluează metodologia ex ante, își poate utiliza raționamentul profesional pentru a decide dacă ar trebui efectuate sau nu controale suplimentare pe baza unui eșantion, luând în considerare orice informație de care dispune autoritatea de audit cu privire la tipul de date, modul de compilare, procedurile interne ale unui organism care compilează informațiile furnizate etc.).

Utilizarea de date „Statistice”, date istorice verificate sau practici uzuale de contabilizare a costurilor

Atunci când își stabilesc opțiunile simplificate în materie de costuri, autoritățile de management pot utiliza date statistice (din diferite surse), date istorice verificate (privind proiectele sau operațiunile finanțate dintr-un fond RDC) (24) sau practici uzuale de contabilizare a costurilor.

Atunci când autoritatea de management decide să utilizeze date statistice sau date istorice verificate, aceasta ar trebui să descrie:

—	categoriile de costuri vizate;

—	metoda de calcul utilizată;

—

lungimea seriei de date care urmează să fie obținută: trebuie să fie obținute date pentru o perioadă reprezentativă, astfel încât să se identifice orice posibilă circumstanță excepțională care ar fi afectat costurile efective suportate într-un anumit an, precum și tendințele privind valoarea costurilor. Această perioadă de referință ar trebui utilizată pentru a lua în considerare fluctuațiile anuale. De exemplu, o perioadă de trei ani ar putea fi considerată reprezentativă. Cu toate acestea, dacă autoritatea de management poate demonstra că utilizarea datelor pe o perioadă mai mică de trei ani este justificată, acest lucru poate fi acceptabil (de exemplu, în cazul în care a fost instituit un nou program și sunt disponibile date pentru doar doi ani, acest lucru ar putea fi suficient; în cazul în care nu există date pentru trei ani, în funcție de particularitățile cazului, datele pentru doi ani pot fi acceptate. Evaluarea trebuie realizată în funcție de fiecare caz în parte;

—	cuantumul de referință care urmează să fie aplicat, de exemplu, costurile medii pe parcursul perioadei de referință sau costurile înregistrate în ultimii ani;

—	adaptări, dacă este cazul, care sunt necesare pentru a actualiza suma de referință. Se poate aplica o ajustare pentru actualizarea costurilor din anii precedenți la prețurile curente.

În conformitate cu articolul 53 alineatul (3) litera (a) punctele (ii) și (iii), autoritatea de management poate utiliza, de asemenea, date specifice beneficiarilor individuali pentru a stabili opțiunile simplificate în materie de costuri aplicate beneficiarilor individuali. Având în vedere cerințele implicate în utilizarea de date privind beneficiarii, metodologiile reprezintă simplificări, de exemplu, pentru beneficiarii care vor pune în aplicare mai multe proiecte pe parcursul perioadei de programare.

Datele istorice verificate privind beneficiarii individuali

Metoda se bazează pe colectarea de date contabile din trecut de la beneficiar, în ceea ce privește costurile efective suportate pentru categoriile de costuri eligibile care intră sub incidența opțiunii simplificate în materie de costuri definite. Dacă este necesar, datele ar trebui să acopere numai centrul de cost sau departamentul beneficiarului care are legătură cu operațiunea. În fapt, acest lucru presupune existența unui sistem contabil analitic la nivel de beneficiar. De asemenea, aceasta presupune eliminarea oricăror cheltuieli neeligibile din calculele care stau la baza opțiunilor simplificate în materie de costuri.

Aplicarea practicilor uzuale de contabilizare a costurilor utilizate de beneficiarii individuali

Practicile uzuale de contabilizare a costurilor sunt practici pe care beneficiarul le utilizează pentru a menține evidența tuturor activităților și finanțelor curente (inclusiv cele care nu au legătură cu sprijinul din partea UE). Metodele respective trebuie să respecte normele și standardele naționale de contabilitate. Durata de utilizare nu este esențială. O metodă contabilă nu este „uzuală” dacă a fost personalizată pentru o anumită operațiune sau pentru un anumit set de operațiuni, de exemplu cele care primesc sprijin din partea UE, și diferă de metoda (metodele) contabilă (contabile) utilizată (utilizate) în alte cazuri.

Este important să se facă o diferență între costurile efective și costurile determinate în conformitate cu practicile uzuale de contabilizare a costurilor utilizate de beneficiarii individuali.

Astfel, costurile efective reprezintă costurile calculate cât mai exact posibil („costurile suportate efectiv de beneficiar și plătite”) pentru perioada de timp a operațiunii. De exemplu, în ceea ce privește costurile cu personalul pe oră, se acceptă utilizarea orelor standard ca numărător (a se vedea, de exemplu, cele 1 720 de ore din capitolul 2.3.2), dar numărătorul în scopul calculării „costurilor efective” este reprezentat de totalul costurilor cu personalul eligibile pentru fiecare persoană alocată pe acțiune.

Poate fi calculat un cost pe oră, în conformitate cu practicile de contabilizare a costurilor utilizate de beneficiar, pe baza unei medii a costurilor de remunerare pentru un număr mai mare de angajați. Această medie este în mod normal un grad sau o măsură similară, care se raportează la costurile brute cu forța de muncă, dar elementul de comparație poate fi, de asemenea, un centru de cost sau un departament (care are legătură cu operațiunea), în care respectivele costuri brute cu forța de muncă pot varia considerabil în cadrul grupului agregat de angajați.

Prin urmare, pentru a asigura egalitatea de tratament între beneficiari și faptul că grantul nu acoperă costuri neeligibile, documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune prin care beneficiarilor li se permite să își utilizeze practicile de contabilizare a costurilor trebuie să prevadă condițiile minime. Aceste condiții minime au ca obiectiv garantarea faptului că practicile de contabilizare a costurilor conduc teoretic și practic la un sistem just și echitabil. Acest lucru presupune existența unui sistem contabil analitic la nivel de beneficiar. De asemenea, aceasta presupune eliminarea oricăror cheltuieli neeligibile din calculele efectuate.

Cerințe comune pentru utilizarea datelor privind beneficiarii individuali

Autoritatea de management va trebui să verifice datele privind beneficiarii individuali printr-o abordare de la caz la caz. Acest lucru trebuie realizat cel târziu atunci când beneficiarului i se furnizează documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune. În funcție de asigurarea obținută de autoritatea de management din sistemul intern de gestionare și de control al beneficiarului, ar putea fi necesar ca datele privind beneficiarii să fie certificate de un auditor extern sau, în cazul organismelor publice, de un contabil competent și independent, pentru a se asigura fiabilitatea datelor de referință utilizate de către autoritatea de management. Certificarea datelor istorice poate avea loc ca parte a auditurilor statutare sau a auditurilor contractuale. Orice certificare efectuată în acest mod ar necesita ca auditorul extern sau contabilul independent să dețină cunoștințe aprofundate referitoare la RDC și la regulamentele specifice fiecărui fond în ceea ce privește, de exemplu, pista de audit, eligibilitatea costurilor subiacente și legea aplicabilă. Prin urmare, autoritatea de audit poate fi invitată să sprijine acest proces.

În cazul în care riscul de eroare sau de neregulă în datele contabile din trecut este considerat scăzut, de exemplu, metoda de calcul se poate baza pe date care nu au făcut obiectul unui audit ex ante. Autoritatea de management ar trebui să fie în măsură să demonstreze, în mod obiectiv, că riscul este într-adevăr mic și motivele pentru care consideră că sistemul contabil al beneficiarului este fiabil, complet și exact.

Utilizarea altor informații obiective sau a unui aviz al experților

Alte informații obiective ar putea lua, de exemplu, forma:

—	sondajelor, studiilor, studiilor de piață etc. (trebuie să se asigure o documentare adecvată);

—	datelor privind remunerarea pentru muncă echivalentă.

Avizul experților ar trebui să se bazeze pe un set specific de criterii și/sau expertiză care a fost dobândită cu privire la un anumit domeniu de cunoștințe, o aplicație sau un produs, o anumită disciplină, un anumit sector etc. Acesta trebuie să fie documentat și specific circumstanțelor fiecărui caz. RDC nu prevede o definiție pentru avizul experților. Autoritățile de management vor trebui să specifice cerințele pentru ca un aviz să fie considerat ca fiind emis de experți și să se asigure că nu există niciun conflict de interese. Pentru orice expert ales, autoritatea de management ar trebui să îi demonstreze expertiza în domeniul relevant, precum și independența.

Pragurile, plafoanele sau alte valori maxime stabilite în normele naționale pot fi considerate drept alte informații obiective. Cu toate acestea, ele pot fi aplicate numai de către autoritatea de management, cu condiția ca autoritatea de management să poată demonstra că reprezintă o valoare justă și un indicator fiabil.

Utilizarea datelor istorice din perioadele de programare anterioare

Utilizarea datelor istorice verificate din perioadele de programare anterioare (de exemplu, 2007-2013 și 2014-2020) poate fi acceptată dacă se demonstrează că sumele sunt încă relevante. Aceasta înseamnă că autoritățile responsabile de programe ar trebui să se asigure că aceste date reprezintă în continuare un indicator fiabil al costurilor reale și să le ajusteze acolo unde este necesar.

3.2.2.   Proiectul de buget

Astfel cum se prevede la articolul 53 alineatul (3) litera (b) și la articolul 94 alineatul (2) litera (b) din RDC, o altă metodă de stabilire a opțiunilor simplificate în materie de costuri este un proiect de buget.

Conform articolului 53 alineatul (3) litera (b) din RDC, pentru opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate la „nivelul inferior” (statul membru – beneficiar), el se aplică numai operațiunilor al căror cost total nu depășește 200 000 EUR și trebuie întocmit de la caz la caz și convenit în prealabil de către organismul care selectează operațiunea. Costurile totale ale operațiunii sunt toate costurile necesare pentru implementarea operațiunii, astfel cum sunt specificate în documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune. Conform articolului 94 alineatul (2) litera (b) din RDC, nu există o astfel de limitare pentru stabilirea opțiunilor simplificate în materie de costuri utilizate la „nivelul superior” (Comisia – statul membru).

În cazul proiectelor mici finanțate prin programele Interreg, în conformitate cu articolul 25 alineatul (6) din Regulamentul Interreg, beneficiarul care gestionează fondul pentru proiecte mici poate – de la caz la caz – să utilizeze proiectul de buget pentru a stabili opțiuni simplificate în materie de costuri pentru a efectua rambursări destinatarilor finali dacă contribuția publică la proiectul mic nu depășește 100 000 EUR.

Posibilitatea de a utiliza un proiect de buget poate facilita punerea în aplicare a utilizării obligatorii a opțiunilor simplificate în materie de costuri pentru operațiunile mici [a se vedea, de asemenea, articolul 53 alineatul (2) din RDC]. De fapt, această metodă permite calcularea anumitor costuri simplificate, în cazul în care operațiunea este foarte specifică.

Pentru un proiect de buget utilizat la „nivelul inferior” , într-o primă etapă, autoritatea de management (sau comitetul de monitorizare pentru programele Interreg) trebuie să prezinte principiile metodei de calcul în cererea de propuneri sau împreună cu aceasta.

În acest sens, se recomandă ca autoritățile de management (sau comitetele de monitorizare pentru programele Interreg) să stabilească parametri sau niveluri maxime de costuri care sunt utilizate pentru a compara cel puțin cele mai importante costuri bugetate prin raportare la parametrii respectivi. Autoritatea de management poate stabili, de asemenea, criterii de referință minime privind calitatea rezultatului sau a rezultatelor preconizate. Lipsa unor astfel de parametri, de criterii de referință minime sau de niveluri maxime de costuri poate face dificilă asigurarea egalității de tratament și a respectării bunei gestiuni financiare pentru orice autoritate de management (sau comitet de monitorizare pentru programele Interreg).

Pe baza normelor programului, este în continuare la latitudinea solicitanților de finanțare să întocmească și să prezinte bugete detaliate și concrete și să furnizeze documente care să justifice toate costurile din buget. Opțiunile simplificate în materie de costuri (inclusiv obiectivele de etapă pentru sumele forfetare) ar trebui definite în strânsă cooperare cu solicitanții (sau beneficiarii după selectarea operațiunilor), astfel încât aceștia să cunoască ceea ce trebuie realizat și informațiile/dovezile justificative care trebuie furnizate pentru a genera plăți.

Ulterior, proiectele de buget sunt evaluate de către autoritatea de management. Chiar dacă acest lucru este recomandat, atunci când se evaluează bugetul, nu va fi necesar ca autoritatea de management să compare proiectul de buget detaliat propus de potențialul beneficiar cu operațiuni comparabile. Atunci când același beneficiar primește sprijin de mai multe ori, se recomandă compararea proiectului de buget detaliat cu operațiuni finanțate anterior.

În cele din urmă, autoritatea de management (sau comitetul de monitorizare pentru programele Interreg) transformă proiectul de buget în opțiuni simplificate în materie de costuri (și anume rate forfetare, sume forfetare și costuri unitare) înainte sau după selectarea operațiunilor (dar înainte de emiterea documentului de stabilire a condițiile de acordare a sprijinului, care trebuie să includă opțiunea simplificată în materie de costuri). Opțiunile simplificate în materie de costuri definite (și posibilele obiective de etapă pentru sumele forfetare) ar trebui să se reflecte în documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune. Autoritatea de management/comitetul de monitorizare nu poate delega beneficiarilor evaluarea și transformarea proiectelor de buget în opțiuni simplificate în materie de costuri. Pentru proiectele mici selectate în cadrul fondurilor pentru proiecte mici pentru programele Interreg, beneficiarul care gestionează fondul pentru proiecte mici este cel care evaluează proiectul de buget.

Autoritatea de management (sau comitetul de monitorizare pentru programele Interreg) ar trebui să demonstreze și să arhiveze evaluarea proiectului de buget și documentele justificative conexe pentru calcularea sau justificarea costurilor tuturor categoriilor din proiectul de buget. Proiectul de buget nu face parte din documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune, încheiat între autoritatea de management și beneficiar. Controalele de gestiune ale operațiunii sau ale proiectului se vor baza numai pe tipul de opțiuni simplificate în materie de costuri aplicate, nu pe buget în sine.

Opțiunile simplificate în materie de costuri se pot baza pe un proiect de buget în raport cu bugetul integral sau parțial al operațiunii sau proiectului. De exemplu, pentru o operațiune alcătuită din 5 activități diferite:

—	rambursările pentru activitățile 1 și 2 ale operațiunilor sunt efectuate pe baza costurilor reale sau pe baza unei alte opțiuni simplificate în materie de costuri;

—	rambursările pentru activitățile 3, 4 și 5 ale operațiunilor sunt efectuate sub formă de costuri unitare stabilite pe baza unui proiect de buget.

În plus, ratele forfetare consacrate la articolele 54-56 din RDC pot fi aplicate pentru a stabili categoriile relevante de costuri dintr-un proiect de buget.

Principiile explicate mai sus se aplică, de asemenea, unui proiect de buget utilizat la „nivelul superior” .

Exemplul 1 Operațiunile constau într-o sumă forfetară mai mică de 100 000 EUR pentru un mic proiect pregătitor (de exemplu, reducerea impactului asupra mediului cauzat de solurile acide cu sulfați). În cererea de propuneri, organismul intermediar stabilește (1) utilizarea sumelor forfetare și definește în mod clar principalele sarcini pentru atingerea rezultatului definit, a obiectivelor de etapă, a calendarului activităților și (2) stabilește criterii detaliate în raport cu care sunt comparate cele mai importante costuri bugetate. În cererea sa, beneficiarul își prezintă proiectul de buget și furnizează documente care să justifice toate costurile cuprinse în buget. Beneficiarul furnizează informații detaliate cu privire la fiecare linie bugetară pentru fiecare sarcină a proiectului. Acestea sunt apoi evaluate de organismul intermediar pe baza (1) eligibilității costurilor și (2) justificării costurilor. Dacă este necesar, organismul intermediar solicită informații și date suplimentare (de exemplu, comparații suplimentare cu proiecte similare). Proiectul de buget ia următoarea formă: Rezumatul costurilor Total (în EUR) 1. Total costuri salariale 58 440 2. Servicii externalizate 1 000 3. Investiții în mașini și echipamente 0 4. Alte costuri directe 0 5. Costuri indirecte 14 026 Total 73 466 După analizarea proiectului de buget, organismul intermediar aprobă costurile estimate și stabilește o sumă forfetară de 73 466 EUR care urmează să fie plătită beneficiarului după implementarea proiectului. În faza de implementare a proiectului nu este necesară nicio justificare a costului efectiv. Granturile vor fi rambursate pe baza sumei forfetare stabilite ex ante și după obținerea rezultatului.

Exemplul 2 Un beneficiar intenționează să organizeze un seminar pentru 50 de participanți în scopul prezentării unor instrumente noi de punere în aplicare. Personalul alocă timp pentru planificarea și organizarea evenimentului, a fost închiriată o sală, participă o serie de vorbitori din străinătate și va trebui publicat un raport al desfășurării evenimentului. Există, de asemenea, costuri indirecte cu personalul (costuri de contabilitate, director etc.) și electricitate, facturi telefonice, asistență IT etc. Proiectul de buget ia următoarea formă (25): Total costuri directe 45 000   Total costuri indirecte 7 000 Costuri directe cu personalul 30 000   Costuri indirecte cu personalul 4 000 Costuri de închiriere a sălii 4 000   Electricitate, servicii de telefonie 3 000 Costuri de deplasare 5 000       Masă 1 000       Informare/publicitate 5 000       Proiectul de buget este discutat și convenit între autoritatea de management și beneficiar. Calculul opțiunii simplificate în materie de costuri se va baza pe informațiile furnizate autorității de management și verificate de aceasta. Autoritatea de management poate decide să calculeze grantul pe baza unui cost unitar, în funcție de numărul de participanți la seminar: cost unitar = 52 000 EUR/50 = 1 040 EUR pe participant. Documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune, încheiat între autoritatea de management și beneficiar, trebuie să definească costurile unitare (ce înseamnă un participant), numărul maxim (minim) de participanți, pista de audit și costul unitar aferent (1 040 EUR). În documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune se va face trimitere la articolul 53 alineatul (3) litera (b) din RDC.

Alte exemple privind modul de stabilire a opțiunilor simplificate în materie de costuri pe baza unui proiect de buget sunt prezentate în anexa 1.

3.2.3.   Utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri din politicile Uniunii

În conformitate cu articolul 53 alineatul (3) litera (c) și cu articolul 94 alineatul (2) litera (c) din RDC, autoritatea de management poate utiliza costurile unitare, sumele forfetare și ratele forfetare corespunzătoare aplicabile în cadrul politicilor Uniunii pentru un tip similar de operațiune. Scopul principal al acestei metode este de a armoniza normele dintre politicile Uniunii. Se urmărește clarificarea faptului că, în cazul în care opțiunile simplificate în materie de costuri sunt deja elaborate pentru un anumit tip de operațiuni în cadrul unei politici a UE, nu este necesar ca statul membru să dubleze acest efort în cadrul fondurilor RDC, acesta putând să reutilizeze metoda respectivă și rezultatele sale.

Toate metodele aplicabile în cadrul politicilor Uniunii ar putea fi utilizate pentru operațiuni similare dacă politicile Uniunii sunt în vigoare la momentul stabilirii metodologiei. Metodele din politicile Uniunii pot fi utilizate fără calcule suplimentare.

Se utilizează metoda în integralitatea sa (de exemplu, definirea costurilor directe/indirecte, a cheltuielilor eligibile, a domeniului de aplicare, a actualizărilor), și nu numai rezultatul acesteia (procentul de X %). Ca principiu general, ar trebui să fie luate în considerare toate elementele metodei care ar putea avea un impact asupra costului unitar/sumei forfetare/ratei forfetare. O examinare de la caz la caz este necesară.

În RDC nu există nicio indicație cu privire la ceea ce se înțelege prin similaritatea operațiunilor. Autoritatea de management trebuie să evalueze de la caz la caz dacă, într-un anumit caz, condiția similarității este îndeplinită.

În cazul în care metoda utilizată în cadrul politicii Uniunii este modificată în timpul perioadei de programare, aceeași modificare ar trebui să se aplice operațiunilor selectate în cadrul cererilor de propuneri lansate după modificare.

Orice modificare în ceea ce privește metoda din cadrul politicii Uniunii care a fost utilizată pentru a stabili o metodologie în temeiul articolului 94 alineatul (2) litera (c) din RDC trebuie să se reflecte în apendicele 1 la anexele V și VI la RDC printr-o cerere de modificare a programului care trebuie aprobată printr-o decizie a Comisiei.

Exemple de opțiuni simplificate în materie de costuri în politicile Uniunii sunt:

—	Erasmus+: în cadrul programului se utilizează sume forfetare și costuri unitare (de exemplu, tarife pentru distanța parcursă, sprijin lingvistic, vizite pregătitoare, taxe de curs, organizarea de programe intensive);

—	programul „Cetățeni, egalitate, drepturi și valori” (CEDV): sumele forfetare pentru fiecare participant la evenimente in situ și fizice sunt definite în decizia Comisiei de autorizare a utilizării sumelor forfetare pentru acțiunile din cadrul programului CEDV (2021-2027);

—

Orizont Europa: programul Orizont Europa prevede trei tipuri de opțiuni simplificate în materie de costuri (rată forfetară, costuri unitare, sume forfetare) stabilite în deciziile Comisiei, de exemplu, costuri unitare pentru proprietarii de IMM-uri, costuri unitare pentru mobilitatea personalului, sume forfetare și costuri unitare pentru acțiunile Marie Skłodowska-Curie;

—

Corpul european de solidaritate: decizia de autorizare a utilizării de sume forfetare, costuri unitare (de exemplu, costuri de deplasare, sprijin organizațional, sprijin pentru gestionarea proiectelor, costuri cu personalul, sprijin lingvistic, costuri de îndrumare) și finanțare la rate forfetare pentru voluntariat, stagii, locuri de muncă și proiecte de solidaritate.

3.2.4.   Utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri din cadrul sistemelor de granturi finanțate integral de statele membre

În conformitate cu articolul 53 alineatul (3) litera (d) și cu articolul 94 alineatul (2) litera (d) din RDC, autoritatea de management poate utiliza costurile unitare, sumele forfetare și ratele forfetare corespunzătoare aplicabile în cadrul sistemelor de granturi finanțate integral de statul membru în cauză pentru un tip similar de operațiune. Opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate în cadrul sistemelor naționale de sprijin (cum ar fi bursele, diurnele) pot fi utilizate fără calcule suplimentare, dacă sistemele naționale sunt în vigoare la momentul elaborării metodologiei.

În conformitate cu articolul 54 al doilea paragraf din RDC, ratele forfetare pentru costurile indirecte calculate în conformitate cu articolul 67 alineatul (5) litera (a) din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013, și anume pe baza unei metode juste, echitabile și verificabile, pot fi utilizate pentru operațiuni similare finanțate în perioada de programare 2021-2027. Aceste rate forfetare pot fi utilizate în sensul articolului 54 primul paragraf litera (c) din RDC, și anume pentru a justifica rata de maximum 25 % din costurile directe eligibile pentru rambursarea costurilor indirecte. Astfel, plafonul de maximum 25 % stabilit la articolul 54 primul paragraf litera (c) din RDC se aplică acestor rate forfetare.

Toate metodele naționale aplicabile pot fi utilizate pentru operațiuni similare sprijinite din fondurile RDC (a se vedea capitolul 3.2.3 privind noțiunea de „similaritate”). De exemplu, o operațiune de sprijinire a uceniciilor finanțată integral din resurse naționale/regionale poate fi considerată un sistem național. Metoda ar trebui să fie reutilizată în întregime, nu doar rezultatul acesteia. Pot fi utilizate și metodele de calcul regionale sau alte metode de calcul locale, dar, în mod normal, trebuie să fie aplicate în zona geografică în care sunt utilizate sau într-o zonă mai mică (de exemplu, în cazul în care o metodologie se aplică într-o singură regiune, aceasta poate fi reutilizată de regiunea în cauză, dar nu de o altă regiune a statului membru respectiv, în care această metodologie nu este aplicabilă). Cu toate acestea, în cazul în care condițiile sunt suficient de comparabile, alte metode aplicate pot servi drept exemplu sau model (a se vedea capitolul 3.2.7).

În cazul în care metoda este modificată în timpul perioadei de programare, aceeași modificare ar trebui să se aplice operațiunilor selectate în cadrul cererilor de propuneri lansate după modificare.

Orice modificare în ceea ce privește metoda națională care a fost utilizată pentru a stabili o metodologie în temeiul articolului 94 alineatul (2) litera (d) din RDC trebuie să se reflecte în apendicele 1 la anexele V și VI la RDC printr-o cerere de modificare a programului care trebuie aprobată printr-o decizie a Comisiei.

3.2.5.   Utilizarea ratelor forfetare și a metodelor specifice stabilite în RDC sau în normele specifice fiecărui fond ori pe baza acestora

RDC și regulamentele specifice fiecărui fond definesc mai multe rate forfetare specifice, și anume ratele forfetare „gata de utilizare”. Ratele forfetare prevăzute în RDC și în Regulamentul Interreg sunt discutate mai sus, în capitolul 2.2. Intenția este de a asigura securitatea juridică și de a reduce volumul de muncă inițial sau necesarul de informații disponibile pentru a stabili un sistem bazat pe rate forfetare, întrucât nu există o cerință de efectuare a unui calcul pentru a determina ratele aplicabile. Cu toate acestea, astfel de metode nu sunt potrivite pentru toate tipurile de operațiuni.

Opțiunile simplificate în materie de costuri stabilite la „nivelul superior” printr-o decizie a Comisiei de aprobare a unui program sau a unei modificări a programului, astfel cum se menționează la articolul 94 alineatul (3) primul paragraf din RDC și în apendicele 1 la anexele V și VI la RDC, pot fi utilizate la „nivelul inferior” în temeiul articolului 53 alineatul (3) litera (e) din RDC pentru programul specific. Cu toate acestea, SCO poate fi utilizată numai în măsura în care este concepută pentru a acoperi costurile beneficiarilor într-un tip adecvat (sau același tip) de operațiune, în caz contrar nu ar constitui un indicator fiabil al costurilor reale. În plus, opțiunile simplificate în materie de costuri stabilite în temeiul articolului 94 alineatul (3) din RDC sunt specifice programului și nu pot fi utilizate în mod automat la punerea în aplicare a altor programe sau în alte state membre. Cu toate acestea, ele pot fi utilizate de autoritățile responsabile de programe ca exemplu pentru a-și dezvolta sistemele specifice fiecărui program, care trebuie prezentate Comisiei spre aprobare.

Metode suplimentare pot fi stabilite prin regulamentele specifice fiecărui fond (pentru referință, a se vedea tabelul din capitolul 2.2.1.).

Părțile terțe către care beneficiarii unei operațiuni efectuează rambursări nu sunt vizate de articolele 53-56 din RDC. Aceasta înseamnă că nu există o aplicare directă a dispozițiilor RDC sau ale regulamentelor specifice fiecărui fond (cu excepția cazului în care se face referire în mod specific la acestea) la sprijinul ulterior acordat de beneficiari unor părți terțe. În cazul fondului pentru proiecte mici al Interreg, este posibil ca beneficiarul care redistribuie sprijinul către destinatarii finali să stabilească o metodologie pentru aplicarea opțiunilor simplificate în materie de costuri, inspirându-se din normele RDC sau Interreg privind opțiunile simplificate în materie de costuri.

3.2.6.   Utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri din perioadele de programare anterioare

Este posibil să se utilizeze metodologiile stabilite în perioadele de programare anterioare dacă condițiile din perioada de programare anterioară rămân relevante și valabile pentru perioada de programare 2021-2027 (tipul de activități, categoriile de costuri acoperite etc.), iar datele inițiale pot fi auditate. În acest caz, autoritatea de management (sau comitetul de monitorizare pentru programele Interreg) ar trebui să se asigure că metodologia este adaptată la noua legislație aplicabilă perioadei de programare 2021-2027. În cazul în care o astfel de metodologie ar fi propusă la „nivelul superior”, autoritatea de audit ar trebui să o evalueze în acest moment (dacă metodologia a fost auditată în perioadele de programare anterioare, activitatea de audit anterioară poate fi luată în considerare, cu condiția existenței unei piste de audit adecvate).

3.2.7.   Reutilizarea/reciclarea opțiunilor simplificate în materie de costuri instituite în același stat membru sau din alte state membre

Într-un stat membru pot coexista diferite metodologii privind opțiunile simplificate în materie de costuri, și anume opțiunile simplificate în materie de costuri instituite în anumite sau în toate programele naționale/regionale la nivel superior și/sau inferior. Aceste metodologii pot fi de interes pentru autoritățile de management din alte programe sau din alte state membre care doresc să instituie sisteme similare. Cu toate acestea, fiind specifice programului (sau chiar cererii), aceste opțiuni simplificate în materie de costuri și cuantumurile/ratele corespunzătoare acestora nu pot fi utilizate în mod automat în cadrul altor programe sau de către alte state membre. Autoritățile de management trebuie să revizuiască metodologia și să o adapteze, dacă este necesar, la particularitățile programului lor (tipul de activități, categoriile de costuri acoperite etc.). În plus, sursele de date, calculele și sumele trebuie, de asemenea, să fie adaptate la programul în cadrul căruia vor fi puse în aplicare opțiunile simplificate în materie de costuri.

Aceste considerații stau la baza elaborării unor opțiuni simplificate în materie de costuri, atât la nivel superior, cât și la nivel inferior. La „nivelul superior”, noua SCO trebuie evaluată de autoritatea de audit înainte de a fi transmisă Comisiei. În cazul în care se utilizează o nouă SCO la nivelul inferior, se recomandă cu fermitate să se solicite autorității de audit evaluarea ex ante a acesteia.

3.3.   Etape procedurale în vederea aprobării unei opțiuni simplificate în materie de costuri în cadrul programului („nivelul superior”)

În conformitate cu articolul 94 alineatul (1) din RDC, opțiunile simplificate în materie de costuri pentru rambursarea contribuției Uniunii la un program se pot baza pe cuantumurile și ratele stabilite într-o decizie a Comisiei de aprobare a programului sau a modificării programului. Statele membre pot utiliza, de asemenea, opțiunile simplificate în materie de costuri prevăzute într-un act delegat adoptat de Comisie (a se vedea capitolul 4.4).

În conformitate cu articolul 94 alineatul (2) din RDC, statele membre trebuie să prezinte Comisiei o propunere în conformitate cu modelele prevăzute în apendicele 1 la anexele V sau VI la RDC, ca parte din prezentarea programului sau a unei cereri de modificare a acestuia. Prin urmare, se aplică procedura de aprobare sau de modificare a unui program.

Prezentarea apendicelui 1 este necesară în cazul în care opțiunile simplificate în materie de costuri sunt aplicate la „nivelul superior”, indiferent de forma de rambursare între autoritatea de management și beneficiar. Prezentarea apendicelui 1 nu este necesară în cazul în care opțiunile simplificate în materie de costuri sunt aplicate exclusiv la „nivelul inferior” sau pentru opțiunile simplificate în materie de costuri dintr-un act delegat. Cuantumurile și metodele de ajustare ale acestora din urmă sunt definite printr-un act delegat în conformitate cu articolul 94 alineatul (4) din RDC (a se vedea capitolul 4.4).

Se recomandă schimburi informale cu Comisia înainte de prezentarea unui program sau a unei cereri de modificare, deoarece acestea facilitează și accelerează procesul procedurii oficiale de aprobare.

În momentul transmiterii apendicelui 1 la anexele V și VI la RDC, statul membru (statele membre) sau programul Interreg va (vor) trebui să precizeze sursa datelor utilizate pentru calcularea opțiunilor simplificate în materie de costuri, furnizând informații detaliate cu privire la locul din care provin datele produse, colectate și înregistrate, la locul în care sunt stocate, la orice date-limită, precum și cu privire la modul în care sunt validate. Autoritatea de audit evaluează dacă datele utilizate sunt fiabile și relevante, ca parte a evaluării sale de audit înainte de transmiterea către Comisie a apendicelui 1 la anexele V sau VI la RDC.

Evaluarea ex ante pozitivă de către autoritatea de audit a propunerilor formulate de statele membre este o condiție prealabilă pentru transmiterea apendicelui 1 la aprobarea Comisiei.

Decizia de aprobare sau de modificare a programului va stabili tipurile de operațiuni vizate de rambursarea pe bază de opțiuni simplificate în materie de costuri incluse în apendicele 1, definiția și cuantumurile acoperite de respectivele opțiuni simplificate în materie de costuri și metodele de ajustare a cuantumurilor.

Opțiunile simplificate în materie de costuri aprobate în cadrul unui program devin obligatorii și nu mai este posibil ca rambursarea contribuției Uniunii pentru tipurile de operațiuni în cauză să fie efectuată într-o formă diferită (de exemplu, costurile suportate efectiv).

Pentru instrucțiuni suplimentare și exemple privind modul de completare a apendicelui 1, a se vedea anexa 2.

3.4.   Adaptarea în timp a opțiunilor simplificate în materie de costuri (metoda de ajustare)

Metodologia de stabilire a opțiunilor simplificate în materie de costuri poate include o descriere a unei metode de ajustare pentru cuantumurile opțiunilor simplificate în materie de costuri. Ajustarea cuantumurilor nu este obligatorie, dar este foarte recomandată, în special pentru opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate pe o perioadă mai lungă, pentru a ține seama de inflație sau de schimbările economice (de exemplu, în ceea ce privește costurile energiei, nivelurile salariilor etc.) și pentru a se asigura că opțiunea simplificată în materie de costuri rămâne un indicator fiabil al costurilor reale. În plus, dacă – pentru opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate la „nivelul superior” – metoda de ajustare este inclusă în apendicele 1 la anexele V și VI la RDC, aplicarea ajustării nu este considerată o modificare a metodologiei opțiunii simplificate în materie de costuri și nu necesită o modificare a programului.

Metodologia de stabilire a opțiunilor simplificate în materie de costuri ar trebui să includă suficiente detalii cu privire la metoda de ajustare avută în vedere (de exemplu, indicele utilizat, calendarul și frecvența ajustării, formula de ajustare etc.).

O bună practică o reprezintă corelarea ajustării cu indicele specific principalelor categorii de costuri acoperite de opțiunile simplificate în materie de costuri, dar statele membre au libertatea de a stabili alte metode de ajustare, dacă acestea sunt documentate și justificate în mod corespunzător.

Autoritatea de management (sau comitetul de monitorizare pentru programele Interreg) poate decide să nu includă în metodologie o metodă de ajustare în cazul în care consideră că opțiunile simplificate în materie de costuri nu vor necesita ajustări în perioada de aplicare a acesteia.

CAPITOLUL 4:   PUNEREA ÎN APLICARE A OPȚIUNILOR SIMPLIFICATE ÎN MATERIE DE COSTURI

4.1.   Moneda utilizată pentru opțiunile simplificate în materie de costuri stabilite la „nivelul superior”

În conformitate cu articolul 87 din RDC, toate sumele prevăzute în programe, raportate sau declarate Comisiei de statele membre, trebuie să fie exprimate în euro. Această dispoziție se aplică și în cazul apendicelui 1 la anexa V sau VI la RDC, întrucât apendicele face parte din program. În practică, acest lucru înseamnă că:

—	cuantumurile opțiunilor simplificate în materie de costuri din apendicele 1 la anexele V și VI la RDC trebuie stabilite în euro;

—	decizia de aprobare a programului sau a modificării programului trebuie să includă sume stabilite în euro

—

și cuantumurile opțiunilor simplificate în materie de costuri care trebuie incluse în cererile de plată trebuie exprimate, de asemenea, în euro. Indiferent de rezultatul conversiei la nivel național, suma care trebuie inclusă într-o cerere de plată adresată Comisiei nu poate fi diferită de cuantumul opțiunii simplificate în materie de costuri aprobată în decizia Comisiei. În cazul statelor membre care nu au adoptat euro ca monedă națională, aceste cerințe ar putea spori riscul apariției unor diferențe între sumele care trebuie incluse în cererile de plată și sumele rambursate beneficiarilor de către autoritățile de management în moneda națională din cauza fluctuațiilor cursurilor de schimb dintre euro și moneda națională.

Statele membre pot atenua această situație, de exemplu prin includerea în apendicele 1 la anexele V și VI la RDC a următoarelor elemente:

—	un curs de schimb fix (de exemplu, pe baza unei proiecții a cursului de schimb);

—

o metodă de ajustare care să împiedice ca sumele rambursate de Comisie în euro să difere de sumele rambursate beneficiarilor de către autoritățile de management (de exemplu, ajustarea cursului de schimb utilizat în apendicele 1 în cazul unei devieri predefinite – în sens ascendent sau descendent – între cursul publicat pe pagina InforEuro pe o anumită perioadă de timp și cursul de schimb inițial la momentul prezentării apendicelui 1 către Comisie).

4.2.   Aplicarea în timp a opțiunilor simplificate în materie de costuri adoptate în cadrul programului

Comisia va începe să efectueze rambursări către statul membru pe baza opțiunilor simplificate în materie de costuri de îndată ce acestea sunt aprobate în cadrul unui program printr-o decizie a Comisiei de aprobare a programului sau a modificării acestuia. Numai din acel moment autoritatea de management poate include sumele convenite în cererile de plată adresate Comisiei.

Cu toate acestea, este posibil ca opțiunile simplificate în materie de costuri să fie deja puse în aplicare la nivelul beneficiarilor înainte de aprobarea de către Comisie a metodologiei prezentate în apendicele 1 la anexele V și VI la RDC. Până la adoptarea unei decizii în conformitate cu articolul 94 alineatul (3) din RDC, autoritatea de management poate declara Comisiei sumele corespunzătoare costurilor rambursate beneficiarilor de către autoritatea de management („nivel inferior”). Aceasta înseamnă că autoritățile de management pot include cheltuielile aferente operațiunilor simplificate în materie de costuri în coloana B din cererea de plată (anexa XXIII la RDC), în conformitate cu articolul 91 alineatul (4) litera (c) din RDC (pentru mai multe informații privind cererile de plată, a se vedea capitolul 4.3). Cu toate acestea, cheltuielile declarate în coloana B nu ar trebui să fie incluse din nou în coloana C din cererea de plată.

În măsura posibilului, pentru a evita eventualele neconcordanțe între metodologiile aprobate la cele două niveluri pentru aceleași opțiuni simplificate în materie de costuri, se recomandă ca statele membre să prezinte opțiunea simplificată în materie de costuri în temeiul articolului 94 din RDC și să obțină aprobarea Comisiei pentru nivelul superior, înainte de a utiliza opțiunile simplificate în materie de costuri în cauză la „nivelul inferior”.

După adoptarea deciziei privind programul sau modificarea acestuia, Comisia va începe să ramburseze contribuția Uniunii la un program pe baza opțiunilor simplificate în materie de costuri cuprinse în documentul menționat. Autoritatea de management va include aceste sume în coloana C din cererea de plată (anexa XXIII la RDC), în conformitate cu articolul 91 alineatul (4) litera (b) din RDC (a se vedea, de asemenea, capitolul 4.3).

Decizia Comisiei de aprobare a unei opțiuni simplificate în materie de costuri în temeiul articolului 94 din RDC nu are niciun impact asupra eligibilității cheltuielilor, și anume nicio cheltuială nouă nu va deveni eligibilă ca urmare a acestei decizii. Normele privind eligibilitatea cheltuielilor sunt stabilite în normele naționale și la articolul 63 din RDC. Decizia Comisiei are impact doar asupra modului de rambursare între Comisie și statele membre.

4.3.   Cum se declară opțiunile simplificate în materie de costuri în cererile de plată

Articolul 91 alineatul (3) din RDC prevede că cererile de plată se transmit în conformitate cu anexa XXIII la RDC, pentru fiecare prioritate (obiectiv specific și tip de acțiune pentru programele FAMI, IMFV și FSI) și, după caz, pe categorie de regiuni.

Pentru opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate la „nivel superior” , cuantumurile aprobate printr-o decizie a Comisiei menționată la articolul 94 alineatul (3) din RDC sau prevăzute în actul delegat menționat la articolul 94 alineatul (4) din RDC trebuie declarate în coloana C din anexa XXIII la RDC.

Cuantumurile opțiunilor simplificate în materie de costuri care sunt stabilite de statul membru la „nivel inferior” pentru efectuarea, de către statele membre, de rambursări către beneficiar și care nu sunt acoperite de opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate la „nivel superior” trebuie incluse în coloana B din anexa XXIII la RDC. În conformitate cu articolul 91 alineatul (4) litera (c) din RDC, pentru granturile rambursate sub formă de opțiuni simplificate în materie de costuri, valorile incluse într-o cerere de plată sunt costurile calculate pe baza aplicabilă (și anume SCO).

Sumele rambursate beneficiarilor pentru cazurile care intră sub incidența articolului 91 alineatul (4) litera (b) din RDC, și anume rambursarea contribuției Uniunii sub formă de opțiuni simplificate în materie de costuri, raportate în coloana C, nu pot fi incluse în coloana B pentru a se evita dubla finanțare a acelorași cheltuieli. Există diferențe în ceea ce privește modul în care opțiunile simplificate în materie de costuri sunt declarate în cererile de plată și în conturi. În special, în conturi, cuantumurile totale ale cheltuielilor eligibile declarate pentru rambursare sunt incluse în coloana A din conturi (și anume costurile reale, finanțarea nelegată de costuri și toate opțiunile simplificate în materie de costuri, indiferent dacă fac sau nu obiectul articolului 94 din RDC).

Cuantumurile aprobate prin decizia Comisiei sunt obligatorii și, prin urmare, statele membre trebuie să declare Comisiei cuantumurile astfel cum au fost aprobate, și anume nu pot include în cererile de plată cuantumuri care ar fi diferite de cele din decizia de aprobare a programului (sau a modificării acestuia). Orice modificări ale cuantumurilor care nu sunt acoperite de metoda de ajustare din decizia de aprobare a programului (sau a modificării acestuia) ar necesita o modificare a deciziei.

În conformitate cu articolul 93 alineatul (5) din RDC, sprijinul acordat de fonduri pentru o prioritate sub forma plății soldului din ultimul an financiar nu ar trebui să depășească niciunul dintre următoarele cuantumuri: — contribuția publică declarată în cererile de plată; — sprijinul din fonduri plătit sau care urmează să fie plătit beneficiarilor; — cuantumul solicitat de către statul membru.

4.4.   Utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri prevăzute în actele delegate ale Comisiei

În conformitate cu articolul 94 alineatul (4) din RDC, Comisia poate adopta un act delegat prin care să definească costurile unitare, sumele forfetare și ratele forfetare la nivelul Uniunii, cuantumurile acestora și metodele de ajustare în conformitate cu metodele de calcul prevăzute la articolul 94 alineatul (2) din RDC.

După adoptarea actului delegat, statele membre pot solicita rambursarea contribuției Uniunii la program, utilizând cuantumurile și ratele prevăzute în act (și, dacă este cazul, ajustate în conformitate cu metodele de ajustare aprobate în actul delegat); cuantumurile respective trebuie declarate în coloana C din anexa XXIII la RDC. Este important ca, la implementarea operațiunii, să se respecte normele actului delegat, printre altele cu privire la activitățile eligibile și la pista de audit. Statele membre își pot depune cererile de plată cu cuantumul corespunzător stabilit în actul delegat fără aprobarea prealabilă a Comisiei.

CAPITOLUL 5:   PRINCIPII ORIZONTALE

5.1.   Achizițiile publice și utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri

Începând cu perioada de programare 2021-2027, opțiunile simplificate în materie de costuri pot fi utilizate și în cadrul unei operațiuni sau al unui proiect care face parte dintr-o operațiune care este implementată de beneficiar exclusiv prin achiziții publice.

Comisia consideră că operațiunile care fac obiectul contractelor de achiziții publice sunt operațiuni implementate prin atribuirea de contracte de achiziții publice în conformitate cu Directiva 2009/81/CE, Directiva 2014/24/UE și Directiva 2014/25/UE sau prin atribuirea de contracte de achiziții publice sub pragurile prevăzute de directivele menționate, pe baza normelor naționale.

Nu există nicio excepție de la utilizarea obligatorie a opțiunii simplificate în materie de costuri pentru operațiunile cu o valoare mai mică de 200 000  EUR care sunt implementate exclusiv prin intermediul achizițiilor publice. Autoritățile de management (sau comitetele de monitorizare pentru programele Interreg) vor trebui să asigure compatibilitatea dintre normele privind opțiunile simplificate în materie de costuri și normele Uniunii și normele naționale privind atribuirea contractelor de achiziții publice.

Faptul că o operațiune este sau nu achiziționată integral nu ar trebui să aibă un impact asupra metodelor de calcul stabilite la articolul 53 alineatul (3) și la articolul 94 alineatul (2) din RDC, care sunt aceleași pentru toate tipurile de operațiuni, achiziționate integral sau nu. Autoritățile de management ar trebui să elaboreze o metodologie bazată pe date fiabile suficiente și să prevadă metode de ajustare care să garanteze că cuantumurile opțiunilor simplificate în materie de costuri rămân un indicator al costurilor reale în timpul implementării operațiunilor. Nu este permisă ajustarea cuantumului opțiunilor simplificate în materie de costuri cu prețurile rezultate din procedurile de achiziții publice atribuite în cadrul operațiunii respective. În plus, opțiunile simplificate în materie de costuri, inclusiv orice metodă de ajustare, trebuie stabilite ex ante de către autoritățile de management și ar trebui incluse în documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului.

5.2.   Compatibilitatea opțiunilor simplificate în materie de costuri cu normele privind ajutoarele de stat

Trebuie subliniat faptul că normele privind ajutoarele de stat prevăzute în tratat au un domeniu de aplicare general. Ori de câte ori finanțarea acordată sub formă de opțiuni simplificate în materie de costuri la „nivelul inferior” constituie ajutor de stat în sensul articolului 107 din TFUE, aceste norme trebuie respectate.

Prin urmare, autoritățile de management (sau comitetele de monitorizare pentru operațiunile Interreg) trebuie să se asigure că acele categorii de costuri pentru care sunt stabilite opțiuni simplificate în materie de costuri sunt eligibile atât în temeiul normelor privind fondurile RDC, cât și al normelor privind ajutoarele de stat. Acestea trebuie, de asemenea, să se asigure că sunt respectate intensitățile maxime ale ajutoarelor stabilite în normele privind ajutoarele de stat și efectul stimulativ. În cazul compensației pentru servicii de interes economic general care constituie ajutor de stat, trebuie respectată valoarea compensației.

Normele UE privind ajutoarele de stat impun notificarea prealabilă a Comisiei cu privire la toate noile măsuri de ajutor. Statele membre trebuie să aștepte decizia Comisiei înainte de a putea pune în aplicare măsura. Regulamentele de exceptare pe categorii, și anume Regulamentul general de exceptare pe categorii de ajutoare [(UE) nr. 651/2014 – RGECA] (26) și, printre altele, Regulamentul de exceptare pe categorii în sectorul pescuitului [(UE) 2022/2473 – FIBER] (27) prevăd exceptări de la obligația statelor membre de a notifica Comisiei schemele de ajutoare și ajutoarele ad hoc care îndeplinesc condițiile prevăzute de acestea. În mod similar, decizia privind ajutoarele de stat sub formă de compensații pentru obligația de serviciu public pentru serviciile de interes economic general (28) („decizia privind SIEG”) stabilește condițiile în care ajutoarele de stat sub forma compensațiilor pentru obligația de serviciu public acordate anumitor întreprinderi cărora le-a fost încredințată prestarea unui serviciu de interes economic general sunt exceptate de la obligația de notificare prealabilă. Alte documente, cum ar fi orientările sectoriale ale Comisiei (29), ar trebui, de asemenea, să fie luate în considerare atunci când se elaborează ajutoarele de stat, deoarece stabilesc condițiile pentru ca ajutoarele de stat notificate să fie considerate compatibile cu piața internă.

Totuși, nu toate ajutoarele acordate de autoritățile publice fac obiectul normelor UE privind ajutoarele de stat. În primul rând, ar trebui să se evalueze dacă sprijinul acordat unei operațiuni este considerat ajutor de stat în sensul articolului 107 alineatul (1) din TFUE. Mai multe informații privind noțiunea de ajutor de stat pot fi găsite în comunicarea Comisiei privind noțiunea de ajutor de stat (30), care clarifică înțelegerea de către Comisie a articolului 107 alineatul (1) din TFUE, astfel cum a fost interpretat de Curtea de Justiție a Uniunii Europene. Dispozițiile regulamentelor (31) privind ajutoarele de minimis ar trebui să fie luate, de asemenea, în considerare. Ajutorul care constituie ajutor de minimis nu constituie ajutor de stat în sensul articolului 107 alineatul (1) din TFUE. Prin urmare, în cazul în care o operațiune finanțată din fondurile RDC intră în domeniul de aplicare al regulamentului de minimis relevant, aceasta înseamnă că respectiva contribuție din partea fondurilor RDC nu constituie ajutor de stat. Prin urmare, în cazul ajutoarelor de minimis, nu este necesar să se evalueze conformitatea cu normele privind ajutoarele de stat, ci numai cu cele referitoare la fondurile RDC și la condițiile pentru ca sprijinul să fie considerat ajutor de minimis.

Compensațiile pentru serviciile de interes economic general (SIEG) pot, de asemenea, să nu constituie ajutoare de stat și, prin urmare, să nu intre în domeniul de aplicare al normelor privind ajutoarele de stat. Comunicarea Comisiei privind normele aplicabile compensației acordate pentru prestarea unor servicii de interes economic general (32) explică circumstanțele în care intervine această situație.

Principii generale privind compatibilitatea opțiunilor simplificate în materie de costuri cu normele privind ajutoarele de stat pentru rambursarea granturilor acordate de statele membre beneficiarilor

Atunci când se utilizează opțiuni simplificate în materie de costuri, ajutoarele de stat și normele de minimis trebuie luate în considerare atât în etapa de elaborare a metodologiei, cât și în etapa de selectare a operațiunilor/implementare, în funcție de cazurile individuale.

Pentru a asigura conformitatea operațiunilor fondurilor RDC cu RGECA, cu alte regulamente de exceptare pe categorii, cu decizia privind SIEG și cu orientările relevante ale Comisiei, trebuie luate în considerare următoarele elemente:

—   Eligibilitatea costurilor acoperite de opțiunile simplificate în materie de costuri în temeiul RGECA și al normelor privind fondurile RDC

În primul rând, atunci când autoritatea de management dorește să acorde sprijin care este considerat ajutor de stat, condițiile de acordare a ajutorului ar trebui să fie verificate în funcție de categoria relevantă de ajutor/dispoziția derogatorie în temeiul RGECA.

Ulterior, autoritatea de management ar trebui să se asigure că, în cadrul acestei categorii de ajutoare, costurile avute în vedere pentru o operațiune sunt eligibile, atât pe baza dispozițiilor derogatorii relevante din RGECA, cât și pe baza normelor privind fondurile RDC.

În această privință, articolul 7 alineatul (1) din RGECA permite calcularea costurilor eligibile în temeiul RGECA în conformitate cu opțiunile simplificate în materie de costuri prevăzute în RDC, cu condiția ca operațiunea să fie cel puțin parțial finanțată printr-un fond al Uniunii care permite utilizarea respectivelor opțiuni simplificate în materie de costuri, iar categoria de costuri să fie eligibilă în conformitate cu exceptarea relevantă prevăzută în RGECA.

Aceasta înseamnă că, în cazul în care a fost stabilită o opțiune simplificată în materie de costuri în conformitate cu RDC sau cu regulamentele specifice fiecărui fond, suma rambursată pe baza opțiunii simplificate în materie de costuri va fi utilizată în scopul controlului conformității cu normele privind ajutoarele de stat, cu condiția ca respectiva categorie de costuri ca atare să fie eligibilă în temeiul normelor privind ajutoarele de stat, iar ajutorul să îndeplinească toate condițiile prevăzute în RGECA.

În cazul în care se utilizează opțiuni simplificate în materie de costuri, categoriile de costuri calculate pe baza opțiunilor simplificate în materie de costuri ar trebui identificate în metodologia utilizată pentru a se ajunge la cuantumul opțiunilor simplificate în materie de costuri. În cazul în care se utilizează opțiuni simplificate în materie de costuri definite în RDC sau în alte norme specifice fiecărui fond, acest lucru ar trebui asigurat de autoritatea de management, atunci când lansează cereri de propuneri pentru operațiuni care pot face obiectul normelor privind ajutoarele de stat, prin stipularea categoriilor de costuri care vor fi finanțate din fondurile RDC pentru operațiunea respectivă și care sunt, de asemenea, conforme cu RGECA. De asemenea, în documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului pentru operațiune ar trebui să se precizeze în continuare categoriile de costuri care sunt considerate eligibile pentru operațiunea respectivă.

Atunci când lansează cereri de propuneri pentru operațiuni care pot face obiectul normelor privind ajutoarele de stat, autoritățile de management trebuie să prevadă, pentru solicitanții ajutorului, categoriile de costuri care vor fi finanțate din fondurile RDC pentru operațiunea respectivă, permițând, prin urmare, verificarea conformității acestora cu una dintre dispozițiile RGECA, și anume a faptului că respectivele categorii de costuri au fost definite în mod corespunzător și sunt conforme cu dispozițiile relevante din RGECA. Există categorii de costuri care sunt eligibile pentru rambursare din fondurile RDC, dar nu sunt eligibile în temeiul dispozițiilor RGECA.

Anexa 3 oferă un exemplu referitor la compatibilitatea OCS cu normele privind ajutoarele de stat.

—   Eligibilitatea costurilor acoperite de opțiunile simplificate în materie de costuri în temeiul deciziei privind SIEG și al normelor privind fondurile RDC

Operațiunea ar trebui să intre în domeniul de aplicare combinat al Deciziei 2021/21 a Comisiei privind SIEG și al dispozițiilor relevante privind domeniul de aplicare al sprijinului din RDC și din regulamentele specifice fiecărui fond.

—   Asigurarea respectării intensității maxime a ajutorului sau a cuantumului maxim al ajutorului în temeiul RGECA sau a compensației în temeiul deciziei privind SIEG

În cazul în care a fost stabilită o opțiune simplificată în materie de costuri în conformitate cu articolele 53-56 din RDC sau cu dispozițiile relevante din regulamentele specifice fiecărui fond, această sumă va fi utilizată în scopul verificării conformității cu normele privind ajutoarele de stat.

Autoritățile de management trebuie să utilizeze o ipoteză rezonabilă și prudentă pentru a oferi garanții conform cărora cuantumurile opțiunilor simplificate în materie de costuri reprezintă un indicator fiabil pentru costurile reale. Aceasta permite ca cuantumurile opțiunilor simplificate în materie de costuri să fie utilizate pentru a facilita demonstrarea respectării intensității maxime a ajutorului, a cuantumurilor maxime ale ajutoarelor, a pragurilor de notificare în temeiul RGECA sau a nivelului de compensare în temeiul deciziei privind SIEG. Metodologia va face obiectul unui audit pentru a se asigura că aceasta este în conformitate cu normele privind fondurile RDC și ajutoarele de stat aplicabile.

Pentru un exemplu în acest sens, vă rugăm să consultați anexa 3.

—   Asigurarea respectării efectului stimulativ

În conformitate cu articolul 6 din RGECA, pentru majoritatea categoriilor de ajutoare, RGECA se aplică numai ajutoarelor care au un efect stimulativ. Se consideră că ajutoarele au un efect stimulativ dacă beneficiarul a prezentat statului membru în cauză o cerere de ajutor scrisă, al cărei conținut este prevăzut la articolul 6 alineatul (2) din RGECA, înainte de începerea lucrului la proiectul sau la activitatea respectivă [pentru ajutoarele ad hoc acordate întreprinderilor mari, se aplică, de asemenea, condițiile suplimentare prevăzute la articolul 6 alineatul (3) din RGECA].

În cazul în care sprijinul constituie ajutor de stat, autoritățile de management au obligația de a se asigura ex ante că efectul stimulativ este respectat, indiferent dacă se utilizează sau nu opțiuni simplificate în materie de costuri. Autoritățile de management trebuie să se asigure că beneficiarii nu au încheiat niciun tip de acord contractual care să demonstreze intenția de a continua operațiunile chiar și în absența ajutorului. Această verificare ex ante ar putea fi efectuată prin solicitarea unei declarații pe propria răspundere din partea solicitantului ajutorului, prin care acesta să ateste că nu a încheiat un angajament juridic ferm (începerea lucrărilor astfel cum este definită în RGECA) înainte de depunerea cererii sale. Declarațiile pe propria răspundere ar putea fi considerate acceptabile pentru a demonstra efectul stimulativ, cu condiția să existe un sistem de control eficace care să permită controale aleatorii ale acestor declarații pe propria răspundere.

Dispoziții specifice din rgeca și utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri

Articolul 25 alineatul (3) litera (e) din RGECA introduce o rată forfetară de până la 20 % care poate fi aplicată în proiectele de cercetare și dezvoltare pentru a calcula cheltuielile de regie suplimentare și alte costuri de exploatare, inclusiv costurile materialelor, ale consumabilelor și ale altor produse similare suportate direct ca urmare a proiectului. Aplicarea ratei forfetare în temeiul articolului 25 alineatul (3) litera (e) din RGECA este o alternativă la utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri instituite în cadrul programelor RDC sau al unui alt fond al Uniunii care permite utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri și fără a aduce atingere acestora. Rata forfetară se aplică costurilor totale eligibile ale proiectelor de cercetare și dezvoltare menționate la articolul 25 alineatul (3) literele (a)-(d) din RGECA. Statul membru poate utiliza rata forfetară introdusă de RGECA pentru operațiunile cofinanțate din fondurile politicii de coeziune în conformitate cu articolul 53 alineatul (3) litera (c) din RDC ca rată forfetară corespunzătoare aplicabilă în cadrul politicilor Uniunii pentru un tip similar de operațiune (33). Atunci când aplică metodele utilizate în cadrul altor politici ale Uniunii, statul membru trebuie să se asigure că metoda este utilizată în întregime și că metoda este aplicată unor tipuri similare de operațiuni.

În cazul unei scheme de ajutoare pentru formare care intră sub incidența articolului 31 din RGECA, este posibil să se aplice rata forfetară pentru costurile indirecte calculată pe baza costurilor directe enumerate la articolul 54 primul paragraf litera (a) din RDC schemei de ajutoare pentru formare care intră sub incidența articolului 31 din RGECA. Pentru a asigura compatibilitatea, costurile indirecte prevăzute la articolul 54 primul paragraf litera (a) din RDC, calculate ca procent din costurile directe, ar trebui să fie calculate numai pe baza categoriilor de costuri directe definite ca fiind eligibile la articolul 31 alineatul (3) din RGECA, ținând seama de limitările specifice pentru fiecare dintre acestea prevăzute în aceeași dispoziție din RGECA.

5.3.   Norme specifice FEDR și FSE+: finanțarea încrucișată

În temeiul articolului 25 alineatul (2) din RDC, atunci când FEDR sau FSE+ oferă sprijin pentru o parte sau totalitatea unei operațiuni în cazul căreia cheltuielile sunt eligibile în cadrul celuilalt fond („finanțare încrucișată”), finanțarea încrucișată poate fi utilizată în limita a 15 % din finanțarea provenită de la fondurile respective pentru fiecare prioritate a unui program. Normele de eligibilitate ale celuilalt fond, și anume cel de la care provine finanțarea încrucișată, se aplică (unei părți a) operațiunii respective.

Cu excepția ratelor forfetare, o singură opțiune simplificată în materie de costuri poate fi utilizată în legătură cu cheltuielile eligibile în cadrul unuia sau al celuilalt fond. Aplicarea opțiunilor simplificate în materie de costuri impune statelor membre să respecte în continuare plafonul de 15 % menționat mai sus.

În mod specific pentru regula finanțării la rate forfetare în cazul finanțării încrucișate, ar trebui să se aplice rate forfetare separate pentru fiecare parte a operațiunii finanțată din FSE+ și FEDR. Ratele forfetare FSE+ și FEDR pentru operațiuni similare vor fi aplicate părților operațiunii finanțate din FSE+ și, respectiv, FEDR. Utilizarea unei medii a celor două rate nu este posibilă, deoarece cheltuielile trebuie să fie trasabile pentru a se asigura respectarea plafonului global de 15 % pentru finanțarea încrucișată. Atunci când pentru celălalt fond nu există o rată pentru un tip similar de operațiune (de exemplu, deoarece norma nu se aplică pentru celălalt fond sau pentru că nu există operațiuni similare finanțate de celălalt fond), autoritatea de management trebuie să stabilească rata aplicabilă în conformitate cu principiile generale de drept prevăzute la articolul 53 alineatul (3) și la articolul 54 din RDC.

Exemplul 1: Finanțare încrucișată din FSE+/FEDR sub formă de costuri unitare sau sume forfetare În cazul în care, pentru o operațiune FSE+, costul unitar de 6 EUR pe oră x cursant include achiziționarea de echipamente în valoare de 0,50 EUR pe oră, eligibile în cadrul FEDR, valoarea finanțată încrucișat va fi de 0,50 EUR x numărul de „ore x cursant” realizate. Același principiu se aplică în cazul sumelor forfetare: dacă proiectul detaliat de buget include anumite „cheltuieli finanțate încrucișat”, acestea vor fi contabilizate și monitorizate separat. De exemplu, pentru o sumă forfetară de 20 000 EUR, finanțată printr-un program al FSE+, cheltuielile aferente câmpului de intervenție al FEDR reprezintă 5 000 EUR. La finalul operațiunii, suma finanțată încrucișat va fi suma stabilită ex ante (5 000 EUR din 20 000 EUR) sau „zero” în cazul în care grantul nu este plătit deoarece realizarea prestabilită nu a fost atinsă. Principiul binar al sumelor forfetare, dacă nu este atenuat prin stabilirea unor obiective de etapă, se va aplica, de asemenea, în cazul cheltuielilor finanțate încrucișat.

Exemplul 2: Finanțare încrucișată din FSE+/FEDR sub formă de finanțare la rate forfetare În cazul în care se utilizează o rată forfetară pentru costurile indirecte bazată pe costuri directe, suma finanțată încrucișat va fi suma „costurilor directe finanțate încrucișat”, la care se adaugă costurile indirecte calculate pe baza ratei forfetare aplicabile acestor „costuri directe finanțate încrucișat”. De exemplu, pentru o operațiune în valoare de 15 000 EUR finanțată printr-un program al FEDR, costurile directe aferente câmpului de intervenție al FSE+ reprezintă 3 000 EUR, iar costurile indirecte sunt calculate ca fiind 15 % din costurile directe (450 EUR). Prin urmare, suma finanțată încrucișat ar fi de 3 450 EUR. Dacă la finalul operațiunii costurile directe scad, suma finanțată încrucișat (inclusiv pentru costurile indirecte) scade conform aceleiași formule.

5.4.   Cerințe legate de colectarea, stocarea și publicarea datelor

În temeiul articolului 72 alineatul (1) litera (e) din RDC, autoritatea de management are obligația de a înregistra și stoca electronic datele referitoare la fiecare operațiune care sunt necesare pentru monitorizare, evaluare, gestiune financiară, verificări și audituri în conformitate cu anexa XVII la RDC.

În conformitate cu introducerea la anexa XVII la RDC, ar trebui completate numai câmpurile de date care sunt relevante pentru operațiunea în cauză. Există câmpuri de date specifice rambursării sub formă de opțiuni simplificate în materie de costuri, fie pentru rambursarea granturilor către beneficiar (câmpurile 86-96), fie pentru rambursarea contribuției Uniunii la programe (câmpurile 112-114).

Informațiile din câmpurile de date 23 și 24 privind contractanții, beneficiarii reali ai acestora, contractele și subcontractanții nu trebuie înregistrate și stocate în cazul costurilor indirecte acoperite de o rată forfetară, de un cost unitar sau de o sumă forfetară (34). Atunci când o opțiune simplificată în materie de costuri acoperă atât costurile directe, cât și costurile indirecte, cerința de a înregistra și de a stoca date privind contractanții, beneficiarii reali ai acestora, contractele și subcontractanții se aplică numai costurilor directe.

În plus, în conformitate cu articolul 49 alineatul (3) din RDC, autoritățile de management trebuie să publice pe site-ul lor de internet o listă a operațiunilor selectate pentru sprijin din fonduri. Informațiile solicitate în temeiul articolului 49 alineatul (3) din RDC ar trebui să se bazeze pe anexa XVII la RDC și nu ar trebui colectate date suplimentare, cu excepția celor incluse în anexa XVII la RDC, în sensul articolului 49 alineatul (3) din RDC. Astfel cum s-a menționat mai sus, autoritățile de management nu trebuie să înregistreze și să stocheze electronic, în anexa XVII la RDC, date referitoare la contractanți pentru costurile indirecte acoperite de un cost unitar, o sumă forfetară sau o rată forfetară. Prin urmare, obligația de a publica denumirea contractantului și denumirea beneficiarului prevăzute la articolul 49 alineatul (3) litera (a) din RDC nu se aplică în ceea ce privește denumirea contractantului în cazul achizițiilor publice pentru costurile indirecte acoperite de o opțiune simplificată în materie de costuri.

5.5.   Opțiuni simplificate în materie de costuri și perioada de eligibilitate

Articolul 63 alineatul (2) al doilea paragraf din RDC prevede că, în contextul costurilor unitare și al sumelor forfetare, acțiunile care constituie baza rambursării trebuie să se desfășoare între data transmiterii programului către Comisie sau data de 1 ianuarie 2021, oricare dintre aceste date survine prima, și 31 decembrie 2029. Aceasta înseamnă că nu data efectivă a plății de către beneficiar a costurilor suportate efectiv este cea relevantă pentru perioada de eligibilitate, ci mai degrabă acțiunile care constituie baza rambursării.

În ceea ce privește ratele forfetare, numai categoriile de costuri cărora li se aplică rata forfetară (costurile de bază) – dacă se bazează pe costurile reale – trebuie să fie suportate de beneficiar și plătite în cadrul implementării operațiunilor în perioada de eligibilitate prevăzută la articolul 63 alineatul (2) primul paragraf din RDC. De exemplu, în cazul în care costurile indirecte sunt calculate sub forma unei rate forfetare de maximum 25 % din costurile directe eligibile, în conformitate cu articolul 54 din RDC, costurile de bază pentru calcularea ratei forfetare (costurile directe eligibile ale operațiunii) trebuie să fie suportate de beneficiar și plătite în cadrul implementării operațiunilor în perioada de eligibilitate, și anume până la 31 decembrie 2029.

CAPITOLUL 6:   CONTROALE DE GESTIUNE ȘI AUDIT

Opțiunile simplificate în materie de costuri, cu excepția opțiunilor simplificate în materie de costuri „gata de utilizare”, necesită o aproximare ex ante a costurilor pe baza, de exemplu, a datelor istorice sau statistice. Fiind valori medii sau mediane ori rezultatul altor metodologii solide din punct de vedere statistic, este inerent ca opțiunile simplificate în materie de costuri să poată supracompensa sau subcompensa într-o măsură limitată costurile efective suportate de beneficiari și plătite în cadrul implementării operațiunilor. Totuși, acest lucru este considerat acceptabil în temeiul normelor aplicabile, deoarece opțiunile simplificate în materie de costuri stabilite pe baza unei metodologii corecte sunt considerate un indicator fiabil al costurilor reale; orice astfel de supracompensare nu constituie îmbogățire fără justă cauză.

Atunci când se aplică opțiuni simplificate în materie de costuri, controalele de gestiune și auditurile nu vor verifica ex post costurile suportate efectiv de beneficiari; acestea vor verifica dacă metodologia de stabilire ex ante a opțiunilor simplificate în materie de costuri este în conformitate cu normele aplicabile și dacă este aplicată corect.

Prezentul capitol descrie abordarea privind controalele de gestiune și auditurile opțiunilor simplificate în materie de costuri.

6.1.   Abordare generală privind controalele de gestiune și audit

În cazul în care opțiunile simplificate în materie de costuri sunt utilizate la „nivelul inferior”, în scopul stabilirii legalității și regularității cheltuielilor, atât auditurile Comisiei, cât și auditurile naționale vor verifica elaborarea corectă a metodologiei. Aplicarea corectă a metodologiei va fi verificată în timpul controalelor de gestiune și în timpul auditurilor Comisiei și al celor naționale.

Astfel, articolul 74 alineatul (1) litera (a) din RDC prevede că autoritatea de management trebuie să verifice dacă produsele și serviciile cofinanțate au fost furnizate, dacă operațiunea respectă legislația aplicabilă, programul și condițiile de acordare a sprijinului pentru această operațiune.

În plus, la articolul 74 alineatul (1) litera (a) punctul (ii) din RDC se prevede că, pentru costurile rambursate pe baza opțiunilor simplificate în materie de costuri, autoritatea de management trebuie să verifice dacă au fost îndeplinite condițiile pentru rambursarea cheltuielilor către beneficiar.

Cerințele de la articolul 74 alineatul (1) litera (a) și de la articolul 77 alineatul (1) din RDC și din anexa XIII la RDC, conform cărora produsele și serviciile cofinanțate au fost furnizate și operațiunea respectă legislația aplicabilă, nu implică faptul că controalele de gestiune și auditurile ar trebui să verifice sau să solicite documentarea costurilor subiacente (de exemplu, facturi, documente de plată). Controalele de gestiune și auditurile nu vor acoperi costurile efective suportate de beneficiar (de exemplu, facturi, chitanțe) și nici procedurile specifice de achiziții publice care stau la baza cheltuielilor rambursate pe baza opțiunilor simplificate în materie de costuri. În consecință, aceste documente financiare sau de achiziții publice subiacente nu ar trebui să fie solicitate în vederea verificării sumelor (cheltuielilor) suportate efectiv de beneficiar și plătite.

În ceea ce privește opțiunile simplificate în materie de costuri aprobate de Comisie pentru „nivelul superior” , în conformitate cu articolul 94 alineatul (3) din RDC, controalele de gestiune și auditurile vor avea obiectivul exclusiv de a verifica îndeplinirea condițiilor în vederea rambursării de către Comisie.

Normele de eligibilitate trebuie respectate indiferent de forma de rambursare. Prin urmare, chiar și atunci când opțiunile simplificate în materie de costuri sunt utilizate în cadrul operațiunilor, trebuie să se asigure eligibilitatea operațiunii, a beneficiarului și a participanților (dacă este cazul).

Pista de audit

Toate documentele necesare pentru pista de audit, prevăzute în anexa XIII la RDC, trebuie păstrate în conformitate cu articolul 69 alineatul (6) din RDC.

Opțiuni simplificate în materie de costuri și controale de gestiune bazate pe riscuri

În conformitate cu articolul 74 alineatul (2) din RDC, controalele de gestiune se efectuează pe baza unei evaluări a riscurilor efectuate ex ante. În cazul în care, în conformitate cu evaluarea riscurilor, autoritatea de management trebuie să verifice cheltuielile declarate în cadrul unei opțiuni simplificate în materie de costuri (opțiunile simplificate în materie de costuri nu trebuie excluse automat din evaluarea riscurilor), controalele vor include punctele specifice detaliate în prezentul capitol.

Conflictul de interese

Conflictul de interese trebuie abordat, de asemenea, în cadrul operațiunilor care utilizează opțiuni simplificate în materie de costuri. Se aplică orientările Comisiei (35) privind evitarea și gestionarea conflictelor de interese în temeiul Regulamentului financiar. În orientările respective sunt furnizate exemple relevante. Neeligibilitatea cheltuielilor trebuie să se decidă de la caz la caz, în funcție de amploarea conflictului de interese detectat (întreaga operațiune sau doar o parte a operațiunii).

Exemplu: Fondul social european (FSE) a sprijinit un proiect de cercetare la o universitate. Proiectul a primit sprijin financiar pentru angajarea de cercetători pe perioadă determinată (rambursarea s-a efectuat pe baza costului unitar standard pe lună pentru fiecare cercetător). Proiectul a fost aprobat printr-un proces de selecție concurențial. Un audit al proiectului a scos la iveală conflicte de interese în procesul de selecție a cercetătorilor. În pofida reglementărilor care impun imparțialitate, unii evaluatori au analizat cereri în cazul cărora elaboraseră publicații împreună cu solicitanții, fapt care nu a fost dezvăluit sau abordat în mod corespunzător de universitate sau de autoritatea de management. În consecință, auditorii au identificat acest lucru drept un conflict de interese, care compromite transparența și echitatea procesului de selecție. Auditorii au pus sub semnul întrebării legalitatea cheltuielilor declarate pentru cercetătorii implicați.

6.2.   Verificarea stabilirii corecte a metodologiei pentru opțiunea simplificată în materie de costuri

Verificarea metodologiei se va efectua la nivelul autorității de management sau al organismului intermediar.

Autoritatea de audit evaluează stabilirea metodologiei ex ante sau în timpul implementării, după cum urmează:

—

Pentru opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate la „nivelul superior” (articolul 94 din RDC), este obligatoriu ca autoritatea de audit să evalueze metodologiaex ante, înainte de transmiterea către Comisie a apendicelui 1 la anexele V și VI la RDC. După aprobarea de către Comisie a opțiunii simplificate în materie de costuri, metodologia nu va fi auditată din nou de către Comisie.

—

Pentru opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate la „nivelul inferior” (articolul 53 din RDC), se recomandă insistent ca autoritatea de audit să evalueze metodologia ex ante și să furnizeze rezultatul evaluării sale înainte de implementare. În mod alternativ, autoritatea de audit o va evalua în cursul implementării, atunci când va audita cheltuielile rambursate beneficiarilor pe baza opțiunilor simplificate în materie de costuri. O evaluare ex ante și validarea metodologiei de către autoritatea de audit pot reduce în mod semnificativ riscul de nereguli. În plus, autoritatea de audit poate utiliza rezultatul evaluării sale pentru audituri (de asigurare) viitoare, în cazul în care sunt eșantionate operațiuni care utilizează opțiuni simplificate în materie de costuri. Pentru program, această abordare are avantajul de a preveni erorile sistemice care ar putea avea consecințe financiare dacă sunt detectate numai în timpul implementării. În cazul în care evaluarea ex ante este efectuată și autoritatea de audit ajunge la o concluzie pozitivă (și anume validarea oficială a metodologiei privind opțiunile simplificate în materie de costuri), autoritatea de audit poate utiliza rezultatul evaluării sale pentru audituri viitoare, în cazul în care sunt eșantionate operațiuni în care sunt utilizate aceleași opțiuni simplificate în materie de costuri.

Verificarea metodologiei privind opțiunile simplificate în materie de costuri va fi efectuată, în general, pentru un program (sau pentru părți ale acestuia) sau pentru mai multe programe aflate sub responsabilitatea unei autorități de management sau a unui organism intermediar. Pentru opțiunile simplificate în materie de costuri bazate pe datele proprii ale beneficiarilor, în conformitate cu articolul 53 alineatul (3) litera (a) punctele (ii) și (iii) și cu articolul 53 alineatul (3) litera (b) din RDC, verificarea respectivă va fi efectuată pentru anumiți beneficiari.

În practică, autoritatea de audit va verifica dacă opțiunea simplificată în materie de costuri a fost elaborată în conformitate cu cerințele privind metodele de calcul specificate la articolul 53 alineatul (3) pentru „nivelul inferior” și la articolul 94 alineatul (2) din RDC pentru „nivelul superior” și cu dispozițiile relevante definite de autoritățile programului pentru o astfel de opțiune simplificată în materie de costuri.

Evaluarea de către autoritatea de audit a metodologiei elaborate de autoritatea de management pentru orice tip de SCO va include:

—	verificarea faptului că metodologia a fost concepută pe baza metodelor descrise în RDC și că este descrisă în mod corespunzător;

—	verificarea eligibilității categoriilor de costuri acoperite de SCO;

—	verificarea faptului că pista de audit pentru rezultatele preconizate este descrisă și adecvată;

—	în cazul în care este posibilă combinarea mai multor opțiuni simplificate în materie de costuri și/sau costuri reale în cadrul aceleiași operațiuni, verificarea faptului că nu există niciun risc de dublă finanțare (de exemplu, categoriile de costuri acoperite de rate forfetare sunt clar separate);

—	în cazul în care se propune o metodă de ajustare, verificarea faptului dacă metoda de ajustare este relevantă pentru SCO specifică și

—	în cazul în care SCO va fi utilizată în operațiuni care fac obiectul normelor privind ajutoarele de stat, costurile acoperite de SCO sunt eligibile în conformitate cu normele privind ajutoarele de stat.

În plus, trebuie verificate următoarele elemente:

Pentru opțiunile simplificate în materie de costuri bazate pe o metodă de calcul justă, echitabilă și verificabilă: — verificarea faptului că informațiile privind metoda de calcul sunt documentate, ușor de urmărit și corecte; — verificarea faptului că respectivele costuri incluse în calcule sunt relevante și eligibile; — verificarea fiabilității/exactității datelor.

Pentru opțiunile simplificate în materie de costuri bazate pe un proiect de buget: — verificarea faptului că bugetul a fost revizuit și convenit ex ante de către autoritatea de management. În cazul unei SCO de „nivel inferior”, auditurile vor verifica dacă costul total al operațiunii nu depășește 200 000 EUR sau 100 000 EUR în cazul proiectelor implementate în cadrul unui fond pentru proiecte mici (articolul 25 din Regulamentul Interreg).

Pentru opțiunile simplificate în materie de costuri bazate pe costurile unitare, sumele forfetare și ratele forfetare corespunzătoare aplicabile în cadrul politicilor Uniunii: — normele privind opțiunile simplificate în materie de costuri corespunzătoare politicilor UE erau încă aplicabile la momentul lansării cererii de propuneri (pentru opțiunile simplificate în materie de costuri de „nivel inferior”) sau la momentul transmiterii către Comisie a modificării programului (pentru opțiunile simplificate în materie de costuri de „nivel superior”); — verificarea reutilizării întregii metodologii; — verificarea faptului că opțiunile simplificate în materie de costuri sunt utilizate pentru operațiuni similare.

Pentru opțiunile simplificate în materie de costuri bazate pe costurile unitare, sumele forfetare și ratele forfetare corespunzătoare aplicabile în statele membre: — normele privind opțiunile simplificate în materie de costuri corespunzătoare ale statelor membre erau încă aplicabile la momentul lansării cererii de propuneri (pentru opțiunile simplificate în materie de costuri de „nivel inferior”) sau la momentul transmiterii către Comisie a modificării programului (pentru opțiunile simplificate în materie de costuri de „nivel superior”); — verificarea reutilizării întregii metodologii; — verificarea faptului că metodologia SCO din cadrul politicii naționale este aplicată în cadrul sistemelor de granturi finanțate integral de statul membru; — verificarea faptului că opțiunile simplificate în materie de costuri sunt utilizate pentru operațiuni similare.

Auditarea metodologiei SCO se axează pe verificarea respectării dispozițiilor RDC de stabilire a unei metodologii. Alegerea metodei de calcul revine în continuare în responsabilitatea exclusivă a autorității de management. Autoritatea de management ar trebui să mențină o evidență adecvată a metodei de calcul stabilite și ar trebui să fie în măsură să demonstreze pe ce bază au fost stabilite ratele forfetare, costurile unitare sau sumele forfetare. Evidențele ținute pentru documentarea metodei de calcul vor trebui să respecte cerințele privind disponibilitatea documentelor prevăzute la articolul 82 din RDC.

Pentru ratele forfetare, sumele forfetare și costurile unitare care sunt stabilite în RDC sau în regulamentele specifice fiecărui fond care nu necesită un calcul pentru a determina rata aplicabilă (opțiunile simplificate în materie de costuri „gata de utilizare”), verificarea efectuată de autoritatea de audit se va axa pe definirea categoriilor de costuri (de exemplu, costuri directe, costuri indirecte, costuri directe cu personalul). Auditorii vor verifica dacă respectivele categorii de costuri acoperite de ratele forfetare „gata de utilizare” sunt stabilite fie de statul membru în normele naționale, fie de autoritatea de management (sau de comitetul de monitorizare pentru programele Interreg) în program sau în cererile de propuneri lansate și dacă este evitată dubla finanțare.

6.3.   Verificarea de către autoritatea de management și auditarea aplicării corecte a metodologiei în timpul implementării

—	Atunci când se utilizează o rată forfetară, un cost unitar sau o sumă forfetară, nu este necesar să se justifice costurile reale ale categoriilor de cheltuieli acoperite de opțiunile simplificate în materie de costuri, inclusiv, dacă este cazul, deprecierea și contribuțiile în natură (36).

—	Verificarea conformității cu normele privind ajutoarele de stat trebuie efectuată atunci când se utilizează opțiuni simplificate în materie de costuri la „nivelul inferior”, și anume ca metodă de rambursare pentru beneficiari (a se vedea capitolul 6.5).

—

Nu există niciun temei juridic pentru a verifica costurile suportate și plătite efectiv pentru categoriile de costuri acoperite de opțiunile simplificate în materie de costuri stabilite în conformitate cu RDC și, prin urmare, nu trebuie solicitate documente justificative pentru costurile reale [de exemplu, nu este necesar ca beneficiarii să furnizeze facturi pentru costurile reale pentru a verifica dacă, într-adevăr, beneficiarul a suportat costuri indirecte de 15 % atunci când s-a aplicat articolul 54 litera (b) din RDC].

—	Verificarea aplicării corecte a metodei stabilite va fi efectuată la nivelul autorității de management pentru opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate la „nivel superior” și la nivelul beneficiarului pentru opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate la „nivel inferior”.

Autoritatea de management/organismul intermediar verifică aplicarea corectă a metodologiei SCO în timpul controalelor de gestiune. Autoritatea de audit o verifică în cursul auditurilor sale (audituri ale operațiunilor, audituri tematice, audituri de sistem).

6.3.1.   Verificarea aplicării corecte a ratelor forfetare

Verificarea aplicării corecte a sistemului de finanțare la rate forfetare va implica verificarea următoarelor elemente:

—

autoritatea de management (sau comitetul de monitorizare pentru programele Interreg) a definit categoriile de costuri acoperite de rata forfetară și pe cele cărora li se aplică rata forfetară („costurile de bază”). Autoritățile de management ar trebui fie să ofere o definiție clară a categoriilor de costuri, fie să definească o listă prestabilită a tuturor categoriilor de costuri eligibile acoperite de rata forfetară și a celor pe care se bazează rata forfetară (și, după caz, celelalte categorii de costuri eligibile);

—	utilizarea ratei forfetare este avută în vedere în documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului;

—	costurile utilizate ca bază de calcul (denumite „costuri de bază”) sunt eligibile, legale și regulamentare (37);

—

nu există o declarare dublă a aceluiași element de cost („baza” pentru calcul sau orice alte costuri reale nu includ niciun element de cost care este acoperit de rata forfetară). De exemplu, în cazul în care costurile de administrare sunt acoperite de o rată forfetară pentru costurile indirecte, acestea nu ar trebui să fie declarate pe baza costurilor suportate efectiv;

—	suma declarată este calculată corect prin aplicarea ratei forfetare la „costurile de bază”;

—

suma calculată prin aplicarea ratei forfetare este ajustată proporțional în cazul în care valoarea costului (costurilor) de bază la care se aplică rata forfetară a fost modificată. Orice reducere a sumei eligibile a „costurilor de bază” acceptată în urma verificărilor categoriilor de costuri eligibile cărora li se aplică rata forfetară (de exemplu, în urma unei corecții financiare) din „costurile de bază” va afecta proporțional suma acceptată pentru categoriile de costuri calculate prin aplicarea unei rate forfetare la „costurile de bază”;

—	în cazul în care sunt stabilite alte condiții în documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului, în timpul controalelor de gestiune și al auditurilor va trebui să se verifice, de asemenea, îndeplinirea condițiilor respective;

—	dacă este cazul, normele privind ajutoarele de stat sunt respectate pentru opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate pentru efectuarea de rambursări către beneficiari (a se vedea capitolul 6.5);

—

categoriile de costuri acoperite de rata forfetară sunt necesare pentru implementarea operațiunii; în etapa de selecție, autoritatea de management va verifica dacă sunt necesare categoriile de costuri acoperite de rata forfetară, pe baza activităților necesare pentru implementarea proiectului, detaliate în cererea de finanțare și în documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului.

Nu se efectuează controale ale:

—	costurilor efective suportate de beneficiar sau ale documentelor justificative (financiare) aferente pentru sumele rambursate pe baza unei rate forfetare;

—	documentelor justificative pentru a verifica dacă cuantumul ratei forfetare a fost cheltuit de beneficiar pe categoria de costuri corectă;

—	sistemului contabil al beneficiarilor.

Întrucât asistența tehnică rambursată pe baza unei rate forfetare (38) se calculează automat în SFC2021 pe baza cheltuielilor declarate, nu există controale care să fie efectuate de autoritatea de management sau de autoritatea de audit. Reducerile cheltuielilor care constituie baza de calcul a ratei forfetare în urma aplicării corecțiilor financiare vor afecta calculul automat al ratei forfetare, conducând la o reducere proporțională a sprijinului pentru asistență tehnică.

6.3.2.   Verificarea aplicării corecte a costurilor unitare

Verificarea aplicării corecte a costurilor unitare va include o evaluare pentru a determina dacă au fost îndeplinite condițiile stabilite în ceea ce privește procesul, realizările și/sau rezultatele pentru rambursarea costurilor.

Verificarea aplicării corecte a costurilor unitare va implica verificarea următoarelor elemente:

—	utilizarea costului unitar este avută în vedere în documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului;

—	unitățile livrate în cadrul proiectului, constând în resurse, realizări sau rezultate cuantificate acoperite de costul unitar, sunt documentate și, prin urmare, verificabile și sunt reale. Costurile unitare legate de realizările și rezultatele care nu au fost obținute nu pot fi declarate;

—	suma declarată este egală cu costul unitar stabilit înmulțit cu unitățile livrate efectiv în cadrul proiectului;

—	nu există o declarare dublă a aceluiași element de cost (costurile declarate în cadrul altor forme de rambursare nu includ niciun element de cost acoperit de costul unitar);

—	în cazul în care sunt stabilite alte condiții în documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului, în timpul controalelor de gestiune și al auditurilor va trebui să se verifice, de asemenea, îndeplinirea condițiilor respective;

—	dacă este cazul, normele privind ajutoarele de stat sunt respectate pentru opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate pentru efectuarea de rambursări către beneficiari (a se vedea capitolul 6.5).

Nu se efectuează controale ale:

—	costurilor efective suportate de beneficiar sau ale documentelor justificative (financiare) aferente pentru sumele rambursate pe baza costurilor unitare;

—	documentelor justificative pentru a verifica dacă suma rambursată sub formă de costuri unitare a fost cheltuită de beneficiar pe categoria de costuri corectă;

—	sistemului contabil al beneficiarilor.

6.3.3.   Verificarea aplicării corecte a sumelor forfetare

În cazul sumelor forfetare, este esențial să se obțină asigurarea că realizările/rezultatele raportate sunt reale. Astfel, controlul constă în verificarea următoarelor elemente:

—	utilizarea sumei forfetare este avută în vedere în documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului;

—

etapele convenite (obiectivele de etapă, dacă este cazul) ale proiectului au fost finalizate integral, iar realizările/rezultatele au fost obținute în conformitate cu condițiile stabilite de autoritățile responsabile de program pentru utilizarea SCO (realizările/rezultatele trebuie să fie documentate);

—	nu există o declarare dublă a aceluiași element de cost (costurile declarate în cadrul altor forme de rambursare nu includ niciun element de cost care este acoperit de suma forfetară);

—	în cazul în care sunt stabilite alte condiții în documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului, în timpul controalelor de gestiune și al auditurilor va trebui să se verifice, de asemenea, îndeplinirea condițiilor respective;

—	dacă este cazul, normele privind ajutoarele de stat sunt respectate pentru opțiunile simplificate în materie de costuri utilizate pentru efectuarea de rambursări către beneficiari (a se vedea capitolul 6.5).

Nu se efectuează controale ale:

—	costurilor efective suportate de beneficiar în legătură cu realizările/rezultatele obținute;

—	documentelor justificative pentru costurile efective pentru a justifica faptul că suma forfetară a fost cheltuită efectiv de beneficiar pentru tipurile predefinite de costuri/activități;

—	sistemului contabil al beneficiarilor.

6.4.   Verificarea absenței dublei finanțări atunci când se utilizează opțiuni simplificate în materie de costuri

Absența dublei finanțări în cadrul aceleiași operațiuni

Aspectul dublei finanțări trebuie abordat încă din etapa de elaborare a metodologiei, prin definirea și diferențierea clară a categoriilor de costuri acoperite de SCO și a celor rambursate prin alte forme de rambursare. În cadrul controalelor de gestiune și al auditurilor, în cazul unei combinații de opțiuni simplificate în materie de costuri, pe lângă controalele care se impun pentru tipurile individuale de costuri simplificate descrise mai sus, controalele de gestiune și auditurile trebuie să confirme că toate costurile operațiunii sunt declarate o singură dată. Aceasta include verificarea faptului că metodologiile aplicate garantează că nu se poate solicita rambursarea niciunei cheltuieli a unei operațiuni în cadrul mai multor tipuri de opțiuni simplificate în materie de costuri și, dacă este cazul, în cadrul categoriei de costuri (dubla declarare a costurilor, de exemplu atât sub formă de costuri directe, cât și de costuri indirecte).

Controalele de gestiune și auditurile ar trebui să verifice, de asemenea, dacă nu există o declarare dublă a aceluiași element de cost, și anume dacă „costul de bază” sau orice alte costuri reale nu includ niciun element de cost care se încadrează în mod normal într-o rată forfetară. De exemplu, costurile de contabilitate acoperite de o rată forfetară pentru costurile indirecte în conformitate cu articolul 54 pot să nu fie incluse într-o altă categorie de costuri, precum costurile directe pentru expertiza externă, în cazul în care acestea includ, de asemenea, costuri de contabilitate, pentru a se evita riscul dublei finanțări.

Absența dublei finanțări din alte fonduri, programe, instrumente ale UE

Absența dublei finanțări poate fi abordată la diferite niveluri (programare, selecție sau implementare); statele membre pot elabora (și pot solicita beneficiarilor să pună în aplicare) măsuri adecvate pentru evitarea dublei finanțări. În prezentul capitol, vom prezenta exemple de măsuri pentru evitarea dublei finanțări la fiecare dintre aceste niveluri.

Acordul de parteneriat trebuie să conțină coordonarea, demarcarea și complementaritățile dintre fonduri și, după caz, coordonarea dintre programele naționale și cele regionale.

Exemplul 1: Delimitare clară Acordul de parteneriat descrie faptul că, în statul membru respectiv, programul X va finanța drumurile naționale, în timp ce programul Y va finanța drumurile statale sau există o delimitare geografică clară.

În cazurile în care Acordul de parteneriat nu conține o delimitare clară, trebuie puse în aplicare măsuri adecvate la nivelul statului membru pentru a se evita dubla finanțare.

Exemplul 2: Verificări în etapa de selecție Autoritatea de management a unui program furnizează lista sa de operațiuni propuse spre selecție altor autorități de management din același stat membru, solicitându-le să realizeze o comparație cu propriile liste de proiecte selectate pentru a evita suprapunerile evidente (de exemplu, aceeași autoritate locală primește granturi din două surse pentru a consolida același segment al malului unui râu).

Exemplul 3: Verificări tematice efectuate de autoritățile de management Organismul de coordonare dintr-un stat membru a creat un instrument de inteligență artificială care compară listele de operațiuni din programe cu suprapuneri în domeniile de finanțare și care analizează beneficiarii similari și descrierea operațiunilor. În cazul în care există potriviri, acesta avertizează personalul respectivelor autorități de management, care efectuează controale suplimentare pentru a evita dubla finanțare. În cursul unei examinări tematice a personalului angajat în cadrul operațiunilor finanțate prin intermediul opțiunilor simplificate în materie de costuri, AM a identificat aceeași persoană angajată în aceeași perioadă de timp în 3 proiecte diferite. În cazul a două dintre proiecte, costurile cu personalul au fost rambursate pe baza costurilor reale, iar pentru un proiect costurile cu personalul au fost rambursate pe baza remunerațiilor pe oră. La verificarea orelor declarate pentru primele două proiecte pentru persoana în cauză, AM a stabilit că a fost depășit timpul total de lucru permis în conformitate cu normele naționale. Acest lucru a implicat faptul că persoana în cauză nu ar fi putut lucra la un proiect suplimentar, chiar dacă rambursarea s-ar fi efectuat pe baza renumerațiilor pe oră.

În conformitate cu articolul 63 alineatul (9) din RDC, operațiunea poate beneficia de sprijin din unul sau mai multe fonduri sau din partea unuia sau a mai multor programe și din partea altor instrumente ale Uniunii, atât timp cât aceleași cheltuieli sunt declarate o singură dată. Absența dublei finanțări trebuie asigurată și verificată chiar și atunci când rambursarea către beneficiari ia forma unor opțiuni simplificate în materie de costuri.

Exemplul 4: Controale la nivelul beneficiarului Autoritatea de management efectuează controalele de gestiune la nivelul unui beneficiar. Operațiunea utilizează rata forfetară de 40 % aplicată costurilor directe cu personalul. În cadrul controalelor efectuate de autoritatea de management cu privire la costurile cu personalul (costurile de bază), se verifică fișa postului unei persoane. Fișa postului conține o mențiune potrivit căreia un procent de 100 % din activitățile desfășurate de personalul respectiv este destinat operațiunilor finanțate din FEDR, în timp ce operațiunea verificată este finanțată prin FSE+.

În cele din urmă, este responsabilitatea statului membru să elaboreze și să pună în aplicare măsurile necesare pentru a evita dubla finanțare, în conformitate cu articolul 63 alineatul (9) din RDC. Auditurile Comisiei se vor concentra în special pe asigurarea existenței unor astfel de măsuri și, în cazul în care acestea nu există, pe luarea de măsuri de remediere.

Declarațiile pe propria răspundere ale beneficiarilor potrivit cărora aceștia nu vor solicita finanțare pentru același tip de activități din alte fonduri pot fi utilizate dacă sunt coroborate (de la caz la caz) cu surse suplimentare de informații. Controalele de gestiune și auditurile pot include căutări în bazele de date naționale sau europene și controale ale măsurilor de publicitate luate de beneficiari pe site-urile și la sediile lor.. În caz de îndoială, autoritățile de management și de audit trebuie să efectueze controale mai aprofundate și să colecteze informații suplimentare de la beneficiari.

Exemplul 5: Suspiciune de dublă finanțare La nivelul unui beneficiar au fost identificate două proiecte legate de crearea unei piste pentru biciclete, iar cel finanțat de FEDR a făcut obiectul unui audit al operațiunilor. Auditorii au constatat că o parte a pistei pentru biciclete a fost prezentată ca parte a proiectelor o singură dată pentru finanțare din FEDR și, în al doilea rând, pentru finanțare din FEADR. Verificările efectuate de autoritatea de management la cererea auditorilor au confirmat faptul că cheltuielile de semnalizare au fost finanțate atât de FEDR, cât și de FEADR, ceea ce a dus la dubla finanțare a unei părți a operațiunii.

6.5.   Verificarea conformității cu normele privind ajutoarele de stat în cazul utilizării opțiunilor simplificate în materie de costuri ca formă de rambursare

Atunci când se utilizează opțiuni simplificate în materie de costuri pentru efectuarea de rambursări către beneficiari, este necesară verificarea normelor privind ajutoarele de stat și ajutoarele de minimis. În cazul în care sprijinul este considerat ajutor de stat, pentru a verifica conformitatea cu normele privind ajutoarele de stat, controalele de gestiune și auditurile vor viza următoarele elemente:

—   Eligibilitatea costurilor acoperite de SCO în temeiul normelor RGECA și al deciziei privind SIEG

În cazul în care se aplică normele privind ajutoarele de stat (a se vedea capitolul 5.2), costurile acoperite de SCO trebuie să fie eligibile în temeiul normelor RGECA sau al deciziei privind SIEG. Pentru a verifica eligibilitatea, autoritatea de management și autoritatea de audit verifică dacă respectivele categorii de costuri identificate la nivelul metodologiei, publicate în cererile de propuneri și menționate în documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului sunt eligibile în temeiul normelor RGECA sau al deciziei privind SIEG.

Pentru operațiunile care utilizează ratele forfetare predefinite din regulamente, eligibilitatea costurilor va fi verificată prin examinarea documentului care stabilește condițiile de acordare a sprijinului, pentru a se asigura că numai categoriile de costuri eligibile vor fi finanțate prin operațiune.

—   Intensitatea maximă/cuantumul maxim a(l) ajutorului/compensația este respectată

Atunci când au fost stabilite opțiuni simplificate în materie de costuri în conformitate cu articolele 53-56 din RDC sau cu dispozițiile relevante din regulamentele specifice fiecărui fond, această sumă va fi utilizată în scopul verificării intensității maxime a ajutorului sau, în cazul serviciilor de interes economic general, a compensației. Prin urmare, la fel ca în cazul utilizării costurilor reale în temeiul RGECA sau al deciziei SIEG, cuantumul opțiunii simplificate în materie de costuri va fi utilizat pentru verificarea respectării intensității maxime a ajutorului în cadrul categoriei relevante de ajutoare de stat sau pentru calcularea cuantumului compensației în temeiul normelor privind SIEG.

—   Efectul stimulativ este respectat, în conformitate cu articolul 6 din RGECA

Autoritatea de management trebuie să verifice ex ante dacă beneficiarul respectă efectul stimulativ.

Atât autoritatea de management, cât și autoritatea de audit vor trebui să verifice dacă beneficiarul nu a încheiat niciun tip de acord contractual care să demonstreze intenția sa de a continua proiectul, chiar și în absența ajutorului. Această verificare ex ante ar putea fi efectuată prin solicitarea unei declarații pe propria răspundere din partea solicitantului ajutorului, prin care acesta să ateste că nu a încheiat un angajament juridic ferm (începerea lucrărilor astfel cum este definită în RGECA) înainte de depunerea cererii. Declarațiile pe propria răspundere ar putea fi considerate acceptabile pentru a demonstra efectul stimulativ, cu condiția să existe un sistem de control eficace care să permită controale aleatorii ale acestor declarații pe propria răspundere.

6.6.   Cazuri de fraudă și deficiențe grave

Orice acuzații de fraudă legate de operațiunile finanțate prin opțiuni simplificate în materie de costuri vor fi abordate fie de sistemul național, fie, în cazul în care Comisia ar primi astfel de informații, acestea vor fi transmise OLAF, organismelor naționale de investigare a fraudelor și Parchetului European, după caz, și vor fi urmărite în același mod ca și acuzațiile de fraudă în cazul cărora opțiunile simplificate în materie de costuri nu fac parte din program.

Decizia organismului competent, precum și legislația națională vor trebui să fie luate în considerare. Cu toate acestea, ar trebui reamintit faptul că, adesea, o condamnare definitivă prin care se atribuie răspunderea penală unei anumite persoane pentru o faptă frauduloasă comisă cu privire la fondurile Uniunii nu va fi necesară pentru a stabili o neregulă și pentru a aplica corecții financiare (39).

În cazurile în care frauda afectează operațiunile care sunt rambursate prin intermediul opțiunilor simplificate în materie de costuri, cheltuielile declarate folosind respectivele opțiuni simplificate în materie de costuri vor fi, de asemenea, considerate neconforme.

În cazul în care există dovezi care sugerează o deficiență gravă pentru care nu au fost luate măsuri corective, Comisia poate întrerupe sau suspenda plățile aferente (articolul 96 și, respectiv, 97 din RDC). În cazul în care Comisia ajunge la concluzia că există o deficiență gravă, care a pus în pericol sprijinul din fonduri deja plătit pentru program, aceasta va efectua corecții financiare prin reducerea sprijinului din fonduri pentru un program (articolul 104 din RDC).

6.7.   Erori sau nereguli potențiale legate de utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri

Printre constatările care ar putea fi considerate erori, la nivelul stabilirii metodologiei, se numără următoarele:

—

metodologia utilizată pentru a calcula opțiunile simplificate în materie de costuri nu respectă condițiile de reglementare (de exemplu, metoda utilizată pentru elaborarea unei opțiuni simplificate în materie de costuri nu a fost justă, echitabilă și verificabilă). De exemplu, costul unitar pentru un curs de formare a fost stabilit pe baza datelor din numai patru proiecte. Sursa datelor nu a fost clară, iar relevanța proiectelor luate în considerare pentru datele istorice nu a fost dovedită;

—

eșantionul luat în considerare pentru calcularea SCO nu este reprezentativ. De exemplu, costul unitar pentru salarii stabilit s-a bazat pe datele proiectelor individuale care acoperă șase luni (iulie-decembrie), în timp ce în cursul anului a existat o fluctuație a costurilor salariale. Eșantionul nu a fost considerat reprezentativ, deoarece nu acoperea diferitele fluctuații ale costurilor salariale pe parcursul unui an;

—

rezultatele metodei de calcul nu au fost utilizate corect pentru a stabili opțiunile simplificate în materie de costuri. De exemplu, în cazul unui cost unitar pentru remunerațiile pe oră stabilite pe baza costurilor cu personalul din perioada de programare anterioară, rezultatele metodei de calcul au fost ajustate cu un indice care nu era legat de evoluția costurilor salariale;

—

costurile neeligibile sunt incluse în calcul pentru a stabili opțiunea simplificată în materie de costuri. De exemplu, în cazul unui cost unitar pentru o remunerație pe oră, care a fost stabilit pe baza datelor istorice, în calcul a fost inclusă o asigurare opțională pentru angajați care nu a fost considerată un cost eligibil;

—

opțiunile simplificate în materie de costuri au fost stabilite și s-au bazat pe aplicarea costurilor unitare, a sumelor forfetare și a ratelor forfetare corespunzătoare aplicate în cadrul sistemelor de granturi finanțate integral de statul membru în cauză pentru un tip similar de operațiune, dar sistemul național nu a fost utilizat în întregime. De exemplu, în cazul costurilor unitare stabilite pentru costurile salariale bazate pe remunerația angajaților care lucrează în domeniul de interes public, legislația națională a prevăzut condiții privind nivelul de vechime (un număr minim de ani de experiență) pentru a aplica costul unitar. Aceste condiții nu au fost incluse în metodologia costului unitar.

Printre constatările care ar putea fi considerate erori sau nereguli, la nivelul aplicării metodologiei, se numără următoarele:

—	un beneficiar nu a aplicat opțiunile simplificate în materie de costuri stabilite de autoritatea de management pentru declararea cheltuielilor;

—

opțiunile simplificate în materie de costuri sunt aplicate retroactiv: de exemplu, metodologia de stabilire a unei rate forfetare a fost modificată, iar rata forfetară a crescut de la 2 % la 3 % pentru proiectele nou selectate. Cu toate acestea, noua rată forfetară de 3 % a fost utilizată pentru a rambursa cheltuielile pentru operațiunile deja selectate.

—

dubla declarare a aceluiași element de cost: drept cost „de bază” (calculat pe baza principiului costurilor reale, a sumei forfetare sau a costurilor unitare) și drept cost eligibil acoperit de rata forfetară. În cazul în care costurile acoperite de o rată forfetară sunt, de asemenea, declarate drept costuri reale, suma declarată drept costuri reale este considerată neeligibilă;

—

în cazul ratelor forfetare, atunci când „costurile de bază” sunt reduse fără o reducere proporțională a costurilor eligibile „calculate” (incluse în rata forfetară). În cazul în care, în cadrul unui control de gestiune sau al unui audit, se constată o neregulă în categoriile de costuri eligibile cărora li se aplică o rată forfetară, rambursarea totală în cadrul ratei forfetare va trebui, de asemenea, redusă;

—	în cazul sumei forfetare, lipsa documentelor justificative care demonstrează realizările sau realizări justificate doar parțial, dar plătite în totalitate;

—

suma forfetară corespunzătoare rezultatului preconizat specific a fost declarată Comisiei, dar, în urma unui audit, rezultatul preconizat nu este considerat obținut. În cazul în care rezultatul preconizat este obținut într-o etapă ulterioară, suma corespunzătoare poate fi declarată la momentul respectiv.

—	Toate neregulile privind metodologiile SCO și aplicarea acestora trebuie corectate.

Exemplul 1: FEDR O municipalitate primește un grant pentru o valoare maximă a costurilor eligibile de 1 000 000 EUR pentru construcția unui drum. Cererea de plată pentru proiect se prezintă sub următoarea formă: Proiectul 1: lucrarea (procedură de achiziții publice) 700 000  EUR Proiectul 2: alte costuri: 300 000  EUR Costuri directe cu personalul (de tip 1) 50 000  EUR Alte costuri directe (de tip 3) 242 500  EUR Costuri indirecte (de tip 2) Costuri directe cu personalul x 15 % = 7 500  EUR Total costuri declarate 1 000 000  EUR Cheltuielile declarate de beneficiar sunt verificate de autoritatea de management. Cheltuielile neeligibile se regăsesc în costurile directe cu personalul declarate. Cererea de plată acceptată se prezintă sub următoarea formă: Proiectul 1: lucrarea (procedură de achiziții publice) 700 000  EUR Proiectul 2: alte costuri: 288 500  EUR Costuri directe cu personalul (de tip 1) 40 000  EUR Alte costuri directe (de tip 3) 242 500  EUR Costuri indirecte (de tip 2) Costuri directe cu personalul x 15 % = 6 000  EUR Total costuri eligibile după deducerea pro rata: 988 500  EUR

Exemplul 2: FSE+ Este plătit un cost unitar de 5 000 EUR pentru fiecare cursant care finalizează programul de formare. Formarea începe în ianuarie, se încheie în iunie și se preconizează că vor participa 20 de persoane. Valoarea cheltuielilor eligibile estimate este de 20 x 5 000 EUR = 100 000 EUR. În fiecare lună, furnizorul de formare trimite o factură care corespunde unei valori de 10 % din grant: 10 000 EUR la sfârșitul lunii ianuarie, 10 000 EUR la sfârșitul lunii februarie etc. Cu toate acestea, având în vedere că niciun cursant nu a finalizat programul de formare înainte de sfârșitul lunii iunie, aceste plăți nu pot fi declarate Comisiei. Cheltuielile relevante pot fi declarate Comisiei numai după ce s-a demonstrat că unele persoane au finalizat programul de formare: de exemplu, în cazul în care 15 persoane au finalizat programul de formare, suma care poate fi declarată Comisiei este 15 x 5 000 EUR = 75 000 EUR.

---

(1)  Regulamentul (UE) 2021/1060 al Parlamentului European și al Consiliului din 24 iunie 2021 de stabilire a dispozițiilor comune privind Fondul european de dezvoltare regională, Fondul social european Plus, Fondul de coeziune, Fondul pentru o tranziție justă și Fondul european pentru afaceri maritime, pescuit și acvacultură și de stabilire a normelor financiare aplicabile acestor fonduri, precum și Fondului pentru azil, migrație și integrare, Fondului pentru securitate internă și Instrumentului de sprijin financiar pentru managementul frontierelor și politica de vize (JO L 231, 30.6.2021, p. 159).

(2)  A se vedea, de exemplu, Curtea de Conturi Europeană – Simplificarea punerii în practică a politicii de coeziune în perioada de după 2020, document de informare, mai 2018; Raportul anual al CCE privind exercițiul financiar 2011, capitolul 6, punctul 30; Raportul anual al CCE privind exercițiul financiar 2012, capitolul 6, punctul 42; Raportul anual al CCE privind exercițiul financiar 2014, capitolul 6, punctul 79; Raportul anual al CCE privind exercițiul financiar 2018, capitolul 6, punctul 24; Raportul anual al CCE privind exercițiul financiar 2020, capitolul 5, punctul 23; Raportul anual al CCE privind exercițiul financiar 2021, capitolul 5, punctul 23.

(3)   https://www.eca.europa.eu/Lists/ECADocuments/BRP_Cohesion_simplification/Briefing_paper_Cohesion_simplification_RO.pdf.

(4)  În conformitate cu apendicele 1 secțiunea C punctul 5 din anexa V (sau VI) la RDC.

(5)  Pentru mai multe detalii, a se vedea capitolul 6 din prezentul document, intitulat Controale de gestiune și audit.

(6)  Regulamentul (UE) 2021/1059 al Parlamentului European și al Consiliului din 24 iunie 2021 privind dispoziții specifice pentru obiectivul Cooperare teritorială europeană (Interreg) sprijinit de Fondul european de dezvoltare regională și de instrumentele de finanțare externă (JO L 231, 30.6.2021, p. 94).

(7)  Pentru statele membre din afara zonei euro, conversia în EUR ar trebui să se efectueze pe baza sumelor definite în documentul care stabilește condițiile de acordare a sprijinului, utilizând cursul de schimb lunar al Comisiei (InforEuro) pentru luna în care a fost semnat documentul.

(8)  Utilizarea obligatorie a opțiunilor simplificate în materie de costuri se aplică atunci când contribuția Uniunii pentru asistența tehnică într-un stat membru se efectuează în conformitate cu articolul 36 alineatul (4) din RDC.

(9)  Cu toate acestea, opțiunile simplificate în materie de costuri pot fi utilizate în cadrul acestor operațiuni, deși utilizarea lor nu este obligatorie. Pentru utilizarea opțiunilor simplificate în materie de costuri în operațiunile care beneficiază de ajutoare de stat aflate în domeniul de aplicare al RGECA, a se vedea, de asemenea, capitolul 5.2.

(10)  Costurile directe pot fi rambursate și sub forma unei alte opțiuni simplificate în materie de costuri, de exemplu un cost unitar calculat pe baza unei metode prevăzute la articolul 53 alineatul (3) literele (a)-(d) din RDC. În ceea ce privește combinațiile de opțiuni simplificate în materie de costuri diferite, a se vedea capitolul 2.5.

(11)  Costurile directe cu personalul pot fi rambursate și sub forma unei alte opțiuni simplificate în materie de costuri.

(12)  Costurile directe cu personalul pot fi rambursate și sub forma unui cost unitar sau a unei sume forfetare (dar nu sub forma unei rate forfetare, a se vedea capitolul 2.5).

(13)  Cu toate acestea, nu toate ratele forfetare pot fi combinate. În special, rata forfetară prevăzută la articolul 56 alineatul (1) din RDC nu poate fi combinată cu ratele forfetare prevăzute la articolul 54 sau la articolul 55 alineatul (1) din RDC, a se vedea capitolul 2.2.4. Pentru mai multe informații privind combinarea opțiunilor simplificate în materie de costuri, a se vedea capitolul 2.5.

(14)  Cu condiția ca costurile directe ale operațiunii să nu includă contractele de achiziții publice de lucrări sau contractele de bunuri sau servicii a căror valoare depășește pragurile prevăzute la articolul 4 din Directiva 2014/24/UE a Parlamentului European și a Consiliului sau la articolul 15 din Directiva 2014/25/UE a Parlamentului European și a Consiliului. În plus, pentru FAMI, FSI și IMFV, rata forfetară respectivă se aplică numai costurilor directe ale operațiunii care nu fac obiectul achizițiilor publice.

(15)  Salariile și indemnizațiile plătite participanților trebuie considerate costuri eligibile suplimentare care nu sunt incluse în rata forfetară.

(16)  Articolul 22 alineatul (1) litera (a) din Regulamentul FSE+: costul achiziționării de alimente și/sau de asistență materială de bază, inclusiv costurile legate de transportul alimentelor și/sau al asistenței materiale de bază la beneficiarii care livrează destinatarului final alimentele și/sau asistența materială de bază.

(17)  Directiva 2014/24/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 26 februarie 2014 privind achizițiile publice și de abrogare a Directivei 2004/18/CE (JO L 94, 28.3.2014, p. 65).

(18)  Directiva 2014/25/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 26 februarie 2014 privind achizițiile efectuate de entitățile care își desfășoară activitatea în sectoarele apei, energiei, transporturilor și serviciilor poștale și de abrogare a Directivei 2004/17/CΕ (JO L 94, 28.3.2014, p. 243).

(19)  Articolul 4 din Directiva 2014/24/UE se referă la „achiziții[le] publice a căror valoare estimată fără taxa pe valoarea adăugată (TVA)” este egală sau mai mare decât pragurile specifice prevăzute în acesta. Aceeași dispoziție este prevăzută la articolul 15 din Directiva 2014/25/UE.

(20)  Costurile directe cu personalul pot fi stabilite, de asemenea, printr-o metodologie diferită stabilită în RDC, de exemplu, costurile unitare cu un numitor diferit de 1 720 de ore ar putea fi stabilite pe baza articolului 53 alineatul (1) litera (b) și a uneia dintre metodele stabilite la articolul 53 alineatul (3) din RDC.

(21)  Pentru o explicație privind diferitele tipuri de costuri, a se vedea capitolul 2.2.1.

(*1)  Articolul 55 alineatul (2) din RDC, și anume metoda privind 1 720 de ore sau remunerația pe oră obținută prin împărțirea celei mai recente valori documentate a costurilor brute lunare cu forța de muncă la media timpului de lucru lunar al operațiunii

(22)  Pentru sprijinul care nu este acordat prin intermediul unei cereri de propuneri, acest lucru ar trebui precizat în documentul general care specifică metodologia sprijinului.

(23)  În temeiul articolului 53 alineatul (3) litera (a) din RDC sau al articolului 94 alineatul (2) litera (a) din RDC, nu contează când a fost stabilită metoda; atât timp cât este în uz, aceasta trebuie să poată face obiectul unui audit.

(24)  Bugetul planificat (de exemplu, dintr-o cerere de propuneri anterioară) nu poate fi utilizat ca sursă de date pentru metoda de calcul în conformitate cu articolul 53 alineatul (3) litera (a) și cu articolul 94 alineatul (2) litera (a) din RDC, deoarece datele istorice trebuie verificate.

Bugetul planificat al respectivei operațiuni poate fi utilizat pentru instituirea unei opțiuni simplificate în materie de costuri pe baza unui proiect de buget în conformitate cu articolul 53 litera (b) din RDC pentru operațiuni cu o valoare mai mică de 200 000 EUR și în conformitate cu articolul 94 alineatul (2) litera (b) din RDC.

(25)  Proiectul de buget de mai jos are doar un scop ilustrativ. Acesta nu ar trebui să fie considerat un proiect de buget suficient de detaliat.

(26)  Regulamentul (UE) nr. 651/2014 al Comisiei din 17 iunie 2014 de declarare a anumitor categorii de ajutoare compatibile cu piața internă în aplicarea articolelor 107 și 108 din tratat (JO L 187, 26.6.2014, p. 1).

(27)  Regulamentul (UE) 2022/2473 al Comisiei din 14 decembrie 2022 de declarare a anumitor categorii de ajutoare acordate întreprinderilor care își desfășoară activitatea în producția, prelucrarea și comercializarea produselor pescărești și de acvacultură ca fiind compatibile cu piața internă, în aplicarea articolelor 107 și 108 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (JO L 327, 21.12.2022, p. 82).

(28)  Decizia 2012/21/UE a Comisiei din 20 decembrie 2011 privind aplicarea articolului 106 alineatul (2) din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene în cazul ajutoarelor de stat sub formă de compensații pentru obligația de serviciu public acordate anumitor întreprinderi cărora le-a fost încredințată prestarea unui serviciu de interes economic general (JO L 7, 11.1.2012, p. 3).

(29)  A se vedea, de exemplu, Orientările privind ajutoarele de stat pentru climă, protecția mediului și energie (2022/C 80/01).

(30)  Comunicarea Comisiei privind noțiunea de ajutor de stat astfel cum este menționată la articolul 107 alineatul (1) din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene (JO C 262, 19.7.2016, p. 1).

(31)  Regulamentul (UE) 2023/2831 al Comisiei din 13 decembrie 2023 privind aplicarea articolelor 107 și 108 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene ajutoarelor de minimis (JO L, 2023/2831, 15.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2831/oj); Regulamentul (UE) nr. 717/2014 al Comisiei din 27 iunie 2014 privind aplicarea articolelor 107 și 108 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene ajutoarelor de minimis în sectorul pescuitului și acvaculturii (JO L 190, 28.6.2014, p. 45); Regulamentul (UE) 2023/2832 al Comisiei din 13 decembrie 2023 privind aplicarea articolelor 107 și 108 din Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene în cazul ajutoarelor de minimis acordate întreprinderilor care prestează servicii de interes economic general (JO L, 2023/2832, 15.12.2023, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/2023/2832/oj).

(32)  Comunicarea Comisiei privind aplicarea normelor Uniunii Europene în materie de ajutor de stat în cazul compensației acordate pentru prestarea unor servicii de interes economic general (JO C 8, 11.1.2012, p. 4).

(33)  Pentru mai multe informații privind metoda de calcul de la articolul 53 alineatul (3) litera (c) din RDC, a se vedea capitolul 3.2.

(34)  Vă rugăm să rețineți că informațiile din câmpul 23, informațiile privind contractanții, beneficiarii reali ai acestora și contractele trebuie înregistrate numai în cazul în care operațiunea este implementată în conformitate cu normele Uniunii privind achizițiile publice (și anume achiziții publice care depășesc pragurile stabilite în Directiva 2014/24/UE sau în Directiva 2014/25/UE). Informațiile privind subcontractanții din câmpul 24 trebuie înregistrate la primul nivel de subcontractare, numai în cazul în care sunt înregistrate informații cu privire la un contractant în câmpul 23 și numai pentru subcontractele cu o valoare totală de peste 50 000 EUR.

(35)  Comunicarea Comisiei – Orientări privind evitarea și gestionarea conflictelor de interese în temeiul Regulamentului financiar (JO C 121, 9.4.2021, p. 1).

(36)  Contribuțiile în natură menționate la articolul 67 alineatul (1) din RDC pot fi luate în considerare pentru calcularea valorii unei rate forfetare, a unui cost unitar sau a unei sume forfetare, cu condiția respectării articolului 67 alineatul (1) din RDC. Cu toate acestea, atunci când se aplică opțiunea simplificată în materie de costuri, nu este necesar să se verifice existența contribuțiilor în natură și, în consecință, îndeplinirea condițiilor prevăzute la articolul 67 alineatul (1) din RDC.

(37)  Și calculate corect dacă sunt declarate pe baza opțiunilor simplificate în materie de costuri.

(38)  În conformitate cu articolul 36 alineatul (5) din RDC și cu articolul 27 alineatul (2) din Regulamentul Interreg pentru programele Interreg.

(39)  Existența unei nereguli presupune combinarea a trei elemente, și anume, în primul rând, existența unei încălcări a dreptului aplicabil, în al doilea rând, faptul că respectiva încălcare rezultă dintr-o faptă sau dintr-o omisiune a unui operator economic și, în al treilea rând, existența unui prejudiciu, real sau potențial, cauzat bugetului Uniunii. Caracterul intenționat sau neglijent al comportamentului nu poate fi considerat un element indispensabil pentru ca o neregularitate în sensul acestei dispoziții să poată fi constatată (hotărârea Curții de Justiție din 1 octombrie 2020, Elme Messer, C-743/18, EU:C:2020:767, în special punctul 62).