(1)   Comisia de audit este compusă din trei membri și își are sediul la Bruxelles.

(2)   Comisia le oferă membrilor Comisiei de audit sprijin logistic adecvat, în special spațiu de birouri și asistență IT.

(3)   Comisia de audit este sprijinită de un secretariat, cu sediul la Kiev, condus de un șef al secretariatului. Secretariatul va primi instrucțiuni și orientări din partea președintelui Comisiei de audit, care va fi numit în conformitate cu articolul 6 din prezenta decizie.

(4)   Articolul 2 din Decizia 1999/396/CE, CECO, Euratom a Comisiei (2) privind condițiile și metodele de efectuare a investigațiilor interne pentru combaterea fraudei, a corupției și a oricăror activități ilegale care afectează interesele Comunităților se aplică membrilor Comisiei de audit și personalului acestora, inclusiv personalului secretariatului.

(1)   Membrii Comisiei de audit sunt numiți de Comisie în urma unei cereri de exprimare a interesului. Mandatul membrilor Comisiei de audit începe la data stabilită în acest scop în decizia de numire a membrilor Comisiei de audit.

(2)   Membrii Comisiei de audit sunt cetățeni ai Uniunii, cu experiență dovedită în domeniile auditului, monitorizării și controlului și/sau în materie de combatere a fraudei, a corupției, a conflictelor de interese și a neregulilor, dobândite, în mod ideal, într-o funcție de conducere în cadrul instituțiilor UE sau al autorităților publice din statele membre.

(3)   Membrii Comisiei de audit sunt numiți consilieri speciali ai Comisiei în sensul articolului 5 din Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene (3), pentru un mandat de doi ani. Contractele acestora pot fi reînnoite și le asigură independența deplină față de orice influență externă în exercitarea atribuțiilor lor. Membrii Comisiei de audit sunt verificați printr-o investigație de securitate sau, în cazul în care nu au fost deja verificați, sunt dispuși să se supună investigației de securitate de către statul membru a cărui cetățenie o dețin.

(4)   Procedura de selecție se desfășoară sub conducerea directorului general al DG NEAR, cu sprijinul unui juriu ai cărui membri sunt selectați de către acesta din cele mai vizate direcții generale ale Comisiei. Juriul îi prezintă directorului general o listă de candidați întocmită pe baza rezultatelor cererii de exprimare a interesului și a interviurilor ulterioare. Directorul general selectează membrii Comisiei de audit, precum și trei membri supleanți care să înlocuiască un membru al Comisiei de audit în cazul în care acesta din urmă nu mai este în măsură sau nu mai dorește să își îndeplinească atribuțiile.

(5)   În cazul în care un membru al Comisiei de audit nu mai îndeplinește condițiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor sale, stabilite prin prezenta decizie și în contractele sale, acesta poate fi demis de către Comisie.

(6)   În cazul în care un membru al Comisiei de audit nu este în măsură să își îndeplinească atribuțiile pentru o perioadă limitată de timp, din motive medicale sau de altă natură, pe perioada incapacității acestuia de a-și îndeplini atribuțiile, Comisia, în consultare cu membrul în cauză al Comisiei de audit, poate numi temporar un membru supleant până când membrul respectiv al Comisiei de audit își poate relua mandatul.

(7)   Perioada limitată menționată la alineatul (6) nu depășește șase luni.

(1)   Directorul general al DG NEAR desemnează unul dintre membri în funcția de președinte al Comisiei de audit și unul în funcția de vicepreședinte. În cazul în care președintele nu își poate îndeplini atribuțiile, acestea sunt exercitate de către vicepreședinte.

(2)   În cazul în care postul de președinte devine vacant, vicepreședintele îi preia atribuțiile până la desemnarea unui nou președinte de către directorul general al DG NEAR.

(1)   Președintele reprezintă Comisia de audit. Acesta prezidează reuniunile și organizează lucrările Comisiei de audit.

(2)   Președintele îi poate delega fiecărui membru și șefului secretariatului Comisiei de audit competența de a semna documente în numele Comisiei de audit.

(3)   Președintele stabilește calendarul și ordinea de zi a reuniunilor Comisiei de audit.

(4)   Președintelui îi revine sarcina de a elabora regulamentul de procedură al Comisiei de audit în termen de 6 luni de la intrarea în funcțiune a acesteia.

(1)   În fiecare an, la Bruxelles au loc cel puțin șase reuniuni ale Comisiei de audit, care se pot desfășura și în alte locuri sau online în cazuri justificate. De asemenea, în măsura în care circumstanțele permit acest lucru, Comisia de audit efectuează cel puțin șase vizite la Kiev pe an.

(2)   Președintele se asigură că, pentru fiecare reuniune a Comisiei de audit, se întrunește cvorumul necesar de doi membri ai Comisiei de audit.

(3)   Președintele se asigură că reuniunile Comisiei de audit servesc scopului, și anume acela de a discuta constatările secretariatului, de a oferi îndrumări pentru activitatea secretariatului și de a prezenta rapoarte Comisiei.

(4)   Președintele poate convoca reuniuni suplimentare, dacă este necesar, care pot avea loc și în format hibrid. Reuniunile se programează cu suficient timp înainte, astfel încât să fie posibilă participarea tuturor membrilor și invitaților.

(1)   Secretariatul Comisiei de audit este format dintr-o echipă de specialiști în management și control, în audit și în alte domenii de specialitate relevante, precum și din asistenți de secretariat, recrutați printr-un contract de prestări servicii în urma unei proceduri de licitație lansate de DG NEAR.

(2)   Activitatea secretariatului este condusă de un șef al secretariatului, care este un funcționar al Comisiei numit de DG NEAR.

(3)   Secretariatul asistă Comisia de audit în îndeplinirea atribuțiilor sale, în special prin colectarea și furnizarea, prin intermediul șefului secretariatului, a tuturor informațiilor relevante.

(1)   Comisia poate invita reprezentanți ai statelor membre și alți donatori să participe la activitățile Comisiei de audit. Comisia poate invita alți donatori care contribuie la mecanism să numească observatori în cadrul Comisiei de audit.

(2)   La invitația Comisiei, observatorii pot participa la reuniunile Comisiei de audit în această calitate și pot avea acces la informații. Din motive justificate corespunzător, precum confidențialitatea sau protecția datelor, și după consultarea celorlalți membri ai Comisiei de audit, președintele Comisiei de audit poate refuza accesul observatorilor la informații.

(3)   După consultarea celorlalți membri ai Comisiei de audit, președintele Comisiei de audit poate invita observatori să asiste la deliberările acesteia și îi poate invita să prezinte observații orale și scrise.

(4)   Observatorii nu participă la procesul de adoptare a rapoartelor sau recomandărilor.

(1)   În cazul în care vreunul dintre membrii Comisiei de audit sau orice altă persoană care participă la reuniunile Comisiei de audit, inclusiv în calitate de observator, se află într-o situație de conflict de interese sau într-o situație care ar putea fi percepută ca atare de către public, acesta informează imediat ceilalți membri și secretariatul Comisiei de audit și se abține să participe la deliberările corespunzătoare și la adoptarea rapoartelor și recomandărilor corespunzătoare ale Comisiei de audit.

(2)   În situația descrisă la alineatul (1), odată ce a fost informat în mod corespunzător, președintele Comisiei de audit ia toate măsurile adecvate.

(3)   Președintele Comisiei de audit îl informează pe directorul general al DG NEAR cu privire la orice situație descrisă la alineatul (1), de îndată ce a luat cunoștință de aceasta.

(1)   Comisia de audit asistă Comisia prin monitorizarea continuă a sistemului de gestionare și control al Ucrainei în ceea ce privește utilizarea finanțării din partea Uniunii acordate în cadrul mecanismului și prin semnalarea oricăror probleme sistemice sau potențiale deficiențe ale sistemelor respective. Comisia de audit evaluează, printre altele, sistemele instituite de Ucraina pentru a evita, a remedia, a raporta, a trata, a investiga și a urmări penal, în mod eficace, eventualele cazuri de fraudă, corupție, conflicte de interese și oricare alte nereguli în legătură cu orice cheltuială finanțată în cadrul mecanismului.

(2)   Comisia de audit are dreptul de a le solicita informații autorităților competente și de a efectua în orice moment, inclusiv prin intermediul secretariatului său, propriile verificări și controale la fața locului ale sistemului de gestionare și control al Ucrainei, precum și ale procedurilor și cheltuielilor pentru punerea în aplicare a etapelor prevăzute în Decizia de punere în aplicare a Consiliului de aprobare a evaluării Planului pentru Ucraina, care au fost deja evaluate de Comisie prin intermediul cererilor de plată trimestriale. Rapoartele rezultate conțin, după caz, recomandări adresate Ucrainei pentru a-și îmbunătăți sistemul de gestionare și control și sunt comunicate Comisiei. Comisia de audit acționează fără a aduce atingere competențelor Comisiei, ale OLAF, ale Curții de Conturi Europene și ale EPPO.

(3)   Comisia de audit prezintă Comisiei rapoarte, inclusiv o copie a recomandărilor prevăzute la alineatul (2), cu o frecvență de cel puțin un raport o dată la trei luni, pe baza unui program de lucru prezentat spre informare Comisiei în termen de 3 luni de la data la care Comisia de audit și-a început activitatea. Aceste rapoarte prezintă avizul Comisiei de audit cu privire la performanța și eficacitatea sistemului ucrainean de gestionare și control. Comisia de audit comunică fără întârziere Comisiei informațiile pe care le-a obținut sau care i-au fost aduse la cunoștință cu privire la orice caz sau preocupare gravă identificate în legătură cu gestionarea defectuoasă a cheltuielilor finanțate în cadrul mecanismului.

(4)   Comisia de audit adoptă recomandări adresate Ucrainei în toate cazurile în care, în opinia sa, autoritățile ucrainene competente nu au luat măsurile necesare pentru a preveni, a depista, a corecta, a investiga și a urmări penal cazurile de fraudă, de corupție, conflictele de interese și neregulile care au afectat grav sau riscă să afecteze grav buna gestiune financiară a cheltuielilor finanțate în cadrul mecanismului, precum și în toate cazurile în care identifică deficiențe care afectează structura și funcționarea sistemului de control instituit de autoritățile ucrainene.

(5)   După caz și în toate situațiile în care sunt necesare măsuri pentru prevenirea, depistarea, corectarea, investigarea și urmărirea penală a cazurilor de fraudă, de corupție, a conflictelor de interese, a neregulilor sau a oricăror alte activități ilegale care afectează interesele financiare ale Uniunii, rapoartele și informațiile din partea Comisiei de audit se transmit fără întârziere Comisiei, Oficiului European de Luptă Antifraudă și Parchetului European, conform competențelor pe care le dețin. De asemenea Comisia de audit poate să transmită rapoartele și informațiile sale, după caz, autorităților ucrainene relevante, în special atunci când aceste autorități trebuie să ia măsuri pentru a preveni, a depista, a corecta, a investiga și a urmări penal cazurile de fraudă, de corupție, conflictele de interese, neregulile sau orice altă activitate ilegală care afectează interesele financiare ale Uniunii.

(6)   Comisia de audit solicită sprijinul Ucrainei pentru a obține informații și documente, inclusiv toate datele electronice, și poate solicita Ucrainei să ia toate măsurile necesare pentru a facilita activitatea persoanelor instruite să efectueze verificări și controale la fața locului, fără a aduce atingere dispozițiilor aplicabile ale UE și ale Ucrainei privind protecția datelor și securitatea datelor.

(7)   Comisia de audit asigură un dialog și o cooperare periodice cu Curtea de Conturi Europeană, precum și cu Curtea de conturi a Ucrainei și cu alte instituții, după caz.

(1)   Fiecare membru al Comisiei de audit și fiecare membru al personalului care lucrează pentru secretariatul Comisiei de audit asigură confidențialitatea strictă a informațiilor pe care le primesc în cadrul sau în contextul activității lor. În special, aceștia asigură protecția informațiilor cu caracter personal, confidențiale și sensibile din punct de vedere comercial.

(2)   Datele cu caracter personal se prelucrează în conformitate cu dispozițiile Regulamentului (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului (4) care se aplică mutatis mutandis.

(3)   Comisia de audit adoptă proceduri și politici interne privind protecția datelor în conformitate cu Regulamentul (UE) 2018/1725.

(4)   Comisia de audit adoptă orientări pentru protecția informațiilor confidențiale și sensibile din punct de vedere comercial.

(1)   Președintele și ceilalți membri ai Comisiei de audit depun eforturi pentru a ajunge la un consens cu privire la conținutul rapoartelor și al recomandărilor. În absența unui consens, conținutul se decide prin votul majorității membrilor Comisiei de audit. În caz de egalitate de voturi, votul președintelui va fi decisiv. Președintele sau orice membru al Comisiei de audit poate solicita votarea.

(2)   Comisia de audit transmite Comisiei rapoartele sale, inclusiv recomandările adresate Ucrainei. Comisia transmite recomandările Ucrainei.

(3)   Punerea în aplicare a recomandărilor se monitorizează în continuu de către Comisia de audit.