ANEXĂ

REGULAMENTUL DE PROCEDURĂ AL COMITETULUI GNSS UNIUNEA EUROPEANĂ/ELVEȚIA („COMITETUL MIXT”)

Articolul 1

Componența comitetului mixt

(1)   Comitetul mixt este format din reprezentanți ai Comisiei Europene (denumită în continuare „Comisia”) și ai guvernelor statelor membre ale Uniunii Europene, pe de o parte, și din reprezentanți ai guvernului federal al Confederației Elvețiene (denumită în continuare „Elveția”), pe de altă parte. Cele două părți vor fi denumite în continuare în mod individual „partea” sau, împreună, „părțile”.

(2)   Reprezentanții părților pot fi însoțiți de alți funcționari care acționează în numele părților.

(3)   În timpul aplicării provizorii a acordului, comitetul mixt este format din reprezentanți ai Elveției, pe de o parte, și din reprezentanți ai Uniunii Europene, pe de altă parte.

Articolul 2

Președinția

(1)   Președinția comitetului mixt este deținută alternativ de fiecare dintre părți o dată la 12 luni.

Președinția este deținută de Elveția în anul calendaristic în care acordul intră în vigoare.

(2)   Partea care deține președinția numește președintele comitetului mixt, precum și înlocuitorul acestuia.

(3)   Președintele conduce activitatea comitetului mixt.

(4)   În timpul aplicării provizorii a acordului, dispozițiile prezentului articol se aplică mutatis mutandis.

Articolul 3

Observatorii

Comitetul mixt poate decide, cu acordul comun al părților, să invite experți sau reprezentanți ai altor organisme să participe la reuniunile comitetului mixt în calitate de observatori pentru a oferi informații cu privire la subiecte specifice. Comitetul mixt convine cu privire la termenii și condițiile în care acești observatori pot participa la reuniuni.

Articolul 4

Secretariatul

(1)   Un funcționar al Comisiei Europene și un funcționar al guvernului Elveției vor exercita în comun funcțiile de secretari ai comitetului mixt.

(2)   Secretariatul comitetului mixt este responsabil de comunicarea între părți, inclusiv de transmiterea documentelor.

(3)   Funcțiile de secretariat intră în responsabilitatea părții care deține președinția.

Articolul 5

Reuniunile comitetului mixt

(1)   Comitetul mixt se întrunește dacă este necesar și atunci când este necesar, în principiu o dată pe an.

După consultarea părților, președintele convoacă reuniunea comitetului mixt la un moment și într-un loc convenite de comun acord. În cazul în care părțile convin astfel, se pot organiza, de asemenea, conferințe telefonice și videoconferințe.

Președintele convoacă o sesiune specială a comitetului mixt fie la cererea Uniunii Europene, fie la cererea Elveției.

Comitetul mixt se întrunește în termen de 15 de zile calendaristice de la data unei cereri, în temeiul articolului 22 alineatul (2) din acord.

(2)   Comitetul mixt se reunește la Bruxelles sau în Elveția, în funcție de partea care deține președinția, cu excepția cazului în care părțile convin altfel.

(3)   Președintele trimite reprezentanților părților convocarea la reuniune, împreună cu proiectul de ordine de zi și documentele pentru reuniune, cu cel puțin 21 de zile calendaristice înainte de data reuniunii. Documente pentru reuniunile convocate în conformitate cu articolul 22 alineatul (2) din acord, se transmit cu cel puțin șapte zile calendaristice înainte de data reuniunii.

(4)   Cu acordul celor două părți, președintele poate să reducă termenele indicate la alineatul (3), pentru a lua în considerare cerințele unui caz particular.

(5)   Cu cel puțin șapte zile calendaristice înainte de fiecare reuniune, președintele este informat cu privire la componența delegației fiecărei părți.

(6)   Reuniunile comitetului mixt nu sunt publice, cu excepția cazului în care părțile hotărăsc altfel.

Articolul 6

Ordinea de zi

(1)   Președintele, asistat de secretari, întocmește ordinea de zi provizorie pentru fiecare reuniune.

(2)   Fiecare parte poate solicita includearea unor chestiuni suplimentare pe ordinea de zi. Orice astfel de cerere trebuie să fie motivată corespunzător și trimisă în scris președintelui cu cel puțin șapte zile calendaristice înainte de data reuniunii.

(3)   Comitetul mixt aprobă ordinea de zi la începutul fiecărei reuniuni.

Articolul 7

Grupurile de lucru ale Comitetului mixt

(1)   Componența și funcționarea grupurilor de lucru sau ale grupurilor de experți care urmează să fie înființate în conformitate cu articolul 20 alineatul (4) din acord este convenită pe baza unui mandat stabilit de comitetul mixt.

(2)   Grupurile de lucru sau grupurile de experți aplică prezentul regulament de procedură mutatis mutandis.

(3)   Grupurile de lucru sau grupurile de experți își desfășoară activitatea sub autoritatea comitetului mixt, căruia îi prezintă un raport după fiecare reuniune. Acestea nu sunt autorizate să ia decizii, însă pot face recomandări comitetului mixt.

(4)   Comitetul mixt poate decide, în conformitate cu articolul 8 din prezentul regulament de procedură, să modifice sau să încheie mandatul grupurilor de lucru sau al grupurilor de experți.

Articolul 8

Deciziile și recomandările

(1)   Comitetul mixt ia decizii și formulează recomandări cu acordul comun al părților, în conformitate cu acordul. Acestea sunt intitulate „Decizia” sau „Recomandarea”, urmată de un număr de ordine, de data adoptării și de o referire la obiectul lor.

(2)   Deciziile și recomandările comitetului mixt sunt semnate de către președinte și de către secretari și sunt transmise părților.

(3)   Fiecare parte poate decide să publice orice decizie sau recomandare adoptată de către comitetul mixt în jurnalul său oficial respectiv. Părțile se informează reciproc cu privire la intenția lor de a publica o decizie sau o recomandare.

(4)   Comitetul mixt poate adopta decizii sau recomandări prin procedură scrisă, dacă părțile convin astfel. Procedura scrisă constă într-un schimb de note între secretari, care acționează în acord cu părțile. În acest scop, textul propunerii este difuzat în conformitate cu articolul 5 din prezentul regulament de procedură, într-o perioadă de cel puțin 21 de zile calendaristice, perioadă în care se comunică eventualele rezerve sau modificări. În urma consultării cu părțile, președintele poate să reducă perioada menționată pentru a lua în considerare circumstanțe speciale. După ce se ajunge la un acord cu privire la text, decizia sau recomandarea este semnată președinte și de secretari.

(5)   Deciziile Comitetului mixt de modificare a anexei I la acord se adoptă în limbile autentice ale acordului.

Articolul 9

Procesele-verbale

(1)   Secretariatul întocmește procesul-verbal al fiecărei reuniuni. Proiectul de proces-verbal menționează deciziile luate și recomandările formulate. Proiectul procesului-verbal se înaintează spre aprobare comitetului mixt. După ce a fost adoptat de comitetul mixt, procesul-verbal este semnat de președinte și de secretari.

(2)   Proiectul de proces-verbal se întocmește în termen de 21 de zile calendaristice de la data reuniunii și se înaintează spre aprobare comitetului mixt, fie prin procedură scrisă, fie în cadrul următoarei reuniuni a comitetului mixt.

Articolul 10

Confidențialitatea

Atunci când o parte transmite comitetului mixt informații desemnate drept confidențiale, celelalte părți tratează aceste informații ca atare.

Articolul 11

Cheltuielile

(1)   Fiecare parte suportă orice cheltuieli care îi revin în legătură cu participarea sa la reuniunile comitetului mixt și ale grupurilor de lucru sau ale grupurilor de experți.

(2)   Comitetul mixt convine asupra defalcării cheltuielilor aferente oricărei misiuni încredințate experților.

(3)   Cheltuielile legate de organizarea reuniunilor și de reproducerea documentelor sunt suportate de partea care găzduiește reuniunea.

Articolul 12

Corespondența

Orice corespondență trimisă sau primită de președintele comitetului mixt se trimite secretariatului comitetului mixt.

Articolul 13

Modificarea

Prezentul regulament de procedură poate fi modificat printr-o decizie a comitetului mixt în conformitate cu articolul 8.