29.12.2015

RO

Jurnalul Oficial al Uniunii Europene

L 342/57

---

DECIZIA (UE) 2015/2463 A COMISIEI

din 18 decembrie 2015

privind regulamentul de procedură al comitetului menționat la articolul 108 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului

COMISIA EUROPEANĂ,

având în vedere Tratatul privind funcționarea Uniunii Europene,

având în vedere Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 octombrie 2012 privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii și de abrogare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (1),

având în vedere Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012 al Comisiei din 29 octombrie 2012 privind normele de aplicare a Regulamentului (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Parlamentului European și al Consiliului privind normele financiare aplicabile bugetului general al Uniunii (2), în special articolul 144,

întrucât:

(1)	Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 al Consiliului instituie un comitet care evaluează, la nivel central, situațiile menționate la articolul 106 alineatul (1) și care adoptă recomandări adecvate (denumit în continuare „comitetul”).

(2)	Articolul 108 alineatul (7) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 stabilește componența comitetului și prevede că acesta este asistat de un secretariat permanent asigurat de către Comisie.

(3)

Articolul 144 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012 reglementează organizarea și componența comitetului, procedura de numire a președintelui acestuia și gestionarea conflictelor de interese. Articolul 144 alineatul (5) prevede că regulamentul de procedură al comitetului se adoptă de către Comisie.

(4)	Este oportun să se specifice procedura de numire și de revocare din funcție a președintelui și să se stabilească dispozițiile privind numirea supleantului în cazul în care acesta este absent sau nu își poate îndeplini atribuțiile.

(5)	Este necesar să se stabilească norme detaliate privind componența comitetului în orice situație dată, în special cu privire la desemnarea celor doi membri permanenți, a supleanților lor și a membrului suplimentar care îl reprezintă pe ordonatorul de credite.

(6)	Pentru o bună funcționare a comitetului, este necesar să se precizeze în continuare funcțiile de sprijin pe care urmează să le furnizeze secretariatul în cadrul procedurilor sale.

(7)	Procedura de sesizare a comitetului ar trebui clarificată, în special în ceea ce privește conținutul minim al solicitării ordonatorului de credite.

(8)	În interesul operatorilor economici, este necesar să se clarifice modalitățile practice prin care să se asigure respectarea dreptului de a fi ascultat.

(9)	Este oportun să se precizeze modalitățile practice pentru o cooperare strânsă între comitet și Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) având în vedere acordurile administrative referitoare la cooperare și la schimbul de informații în timp util între Comisie și OLAF.

(10)	Este oportun să se clarifice normele de adoptare a recomandărilor comitetului.

(11)	Orice prelucrare a datelor cu caracter personal de către comitet și de către secretariatul acestuia se efectuează în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (3).

(12)	Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (4) ar trebui să aplice recomandările adoptate de comitet,

ADOPTĂ PREZENTA DECIZIE:

Articolul 1

Obiect

Prezenta decizie instituie regulamentul de procedură al comitetului menționat la articolul 108 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012 (denumit în continuare „comitetul”).

Articolul 2

Numirea și revocarea din funcție a președintelui

(1)   Președintele comitetului este numit de către Comisie în conformitate cu articolul 144 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012.

(2)   În cazul în care președintele nu mai întrunește condițiile necesare pentru a-și îndeplini atribuțiile, Comisia îl poate revoca din funcție.

Articolul 3

Supleantul președintelui

(1)   Președintele are un supleant care îl înlocuiește atunci când acesta este absent sau nu își poate îndeplini atribuțiile. Supleantul este numit de către Comisie în conformitate cu articolul 144 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012.

(2)   În cazul în care atât președintele, cât și supleantul acestuia sunt absenți sau nu își pot îndeplini atribuțiile, membrul permanent cu cea mai mare vechime (5), desemnat în conformitate cu articolul 4, îi înlocuiește. În acest caz, membrul permanent care este supleant al președintelui este înlocuit de supleantul său, desemnat în conformitate cu articolul 4.

Articolul 4

Desemnarea membrilor comitetului și a supleanților lor

(1)   Directorul Serviciului financiar central din cadrul Direcției Generale Buget este unul dintre cei doi membri permanenți ai comitetului, astfel cum se prevede la articolul 144 alineatul (2) din Regulamentul (UE) nr. 1268/2012. Directorul general al DG Buget desemnează ca supleant un funcționar AD 11 sau cu grad mai mare.

Directorul general al DG Buget îl desemnează pe al doilea membru permanent și pe supleantul acestuia ad personam din rândul funcționarilor care au cel puțin gradul AD 14 și, respectiv, AD 11.

(2)   Membrul suplimentar care îl reprezintă pe ordonatorul de credite solicitant, astfel cum se menționează la articolul 144 alineatul (2) din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012, este desemnat în conformitate cu regulamentul de procedură și cu normele administrative interne ale instituției, agenției, oficiului sau organului în cauză, astfel cum se menționează la articolul 65 alineatul (3) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.

Articolul 5

Desemnarea observatorilor și cooperarea cu OLAF

(1)   În temeiul articolului 13, observatorii nu participă la adoptarea recomandărilor de către comitet.

(2)   Reprezentanții următoarelor entități au statut de observator:

(a)	Serviciul juridic al Comisiei;

(b)	Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF), atunci când cererea ordonatorului de credite se bazează, printre altele, pe informațiile transmise de OLAF;

(c)	ordonatorii de credite (alții decât ordonatorul de credite solicitant) ai Comisiei, ai unui oficiu european instituit de Comisie, ai unei agenții executive, ai unei alte instituții sau ai unui alt oficiu, organism sau agenție europeană vizată de cazul prezentat comitetului; precum și

(d)	orice altă entitate invitată de către președinte.

(3)   Un reprezentant al Serviciului juridic este prezent la toate reuniunile comitetului. Serviciul juridic este informat cu privire la toate procedurile scrise menționate la articolul 10 și poate prezenta comentarii scrise sau orale, în cazul în care președintele îi solicită acest lucru.

(4)   Atunci când are statut de observator în temeiul alineatului (2) litera (b), OLAF cooperează strâns cu comitetul în conformitate cu Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 al Parlamentului European și al Consiliului (6), respectând în mod corespunzător drepturile procedurale și fundamentale, precum și protecția denunțătorilor. În astfel de cazuri, reprezentanții OLAF pot asista la toate reuniunile comitetului și pot participa la toate procedurile orale și scrise menționate la articolele 9 și 10, furnizând observații scrise și/sau orale, la invitația președintelui.

În alte cazuri, OLAF poate fi invitat să furnizeze informații relevante sau consiliere, în cazul în care președintele consideră că acest lucru este necesar pentru protecția intereselor financiare ale Uniunii.

(5)   Ordonatorii de credite cu statut de observator în temeiul alineatului (2) litera (c) participă la toate reuniunile comitetului. Aceștia sunt informați cu privire la toate procedurile scrise menționate la articolul 10 și pot prezenta comentarii scrise sau orale.

(6)   Alți observatori participă la reuniunile comitetului atunci când sunt invitați de către președinte și pot prezenta observații scrise și/sau orale, la invitația președintelui.

Articolul 6

Prevenirea și gestionarea conflictelor de interese

(1)   Orice membru sau observator a cărui participare la deliberările comitetului ar putea da naștere unui conflict de interese privind un anumit punct de pe ordinea de zi informează președintele și secretariatul fără întârziere și, în orice caz, înainte de începerea deliberărilor.

(2)   În cazul în care se constată că există un conflict de interese, membrul sau observatorul își retrage participarea și se abține de la discutarea punctului respectiv de pe ordinea de zi și de la participarea la deliberări, la consens sau la vot, după caz.

(3)   Pentru fiecare caz în parte, membrii și observatorii sunt obligați să semneze o declarație privind lipsa unui conflict de interese înainte de începerea deliberărilor comitetului.

(4)   În cazul în care președintele se află într-o situație de conflict de interese cu privire la un anumit punct de pe ordinea de zi, acesta informează secretariatul și își retrage participarea. În astfel de cazuri, președintele este înlocuit de supleantul său.

(5)   Alineatele (1), (2) și (3) se aplică, mutatis mutandis, președintelui supleant, membrilor supleanți și membrilor secretariatului comitetului.

Articolul 7

Secretariatul permanent

(1)   Secretariatul comitetului este asigurat de Direcția Generală Buget, de care depinde din punct de vedere administrativ.

(2)   Atribuțiile sale sunt cele menționate la articolul 144 din Regulamentul delegat (UE) nr. 1268/2012. Mai precis, secretariatul:

(a)	verifică dacă cererile de sesizare a comitetului sunt complete, înainte de a le transmite președintelui și membrilor comitetului;

(b)	stabilește care sunt ordonatorii de credite vizați de caz care pot fi propuși să participe în calitate de observatori;

(c)	identifică situațiile în care OLAF ar trebui să fie invitat să furnizeze informații relevante sau consiliere, astfel cum se prevede la articolul 5 alineatul (4) al doilea paragraf;

(d)	întocmește ordinea de zi pentru reuniunile comitetului, sub responsabilitatea președintelui, și o trimite membrilor și observatorilor;

(e)	participă la deliberările din cadrul comitetului și întocmește procesul-verbal al fiecărei reuniuni;

(f)	trimite notificări operatorilor economici și celorlalți ordonatori de credite vizați, în conformitate cu articolul 108 alineatul (8) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012;

(g)	transmite ordonatorului de credite solicitant recomandarea adoptată de comitet;

(h)	tratează cererile de acces la documentele comitetului, în special la recomandările acestuia, în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.

Articolul 8

Sesizarea comitetului

(1)   Comitetul este convocat la cererea oricărui ordonator de credite al Comisiei, al unei alte instituții, al unui oficiu european instituit de către Comisie, al unei agenții executive sau al unui alt organism, birou ori agenție europeană.

(2)   Cererea se transmite secretariatului în format electronic, prin e-mail, la adresa Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu, în format criptat, în conformitate cu normele în vigoare în cadrul Comisiei.

(3)   În cazul în care ordonatorul de credite primește informațiile, astfel cum se menționează la articolul 106 alineatul (2) și la articolul 108 alineatul (3) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012, acesta prezintă comitetului cazul respectiv în termen de cel mult două luni de la data la care aceste informații i-au fost aduse la cunoștință, cu excepția cazurilor justificate în mod corespunzător.

(4)   Cererea ordonatorului de credite care vizează sesizarea comitetului conține informațiile prevăzute la articolul 108 alineatul (8) litera (a) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012. Ordonatorul de credite transmite informațiile relevante, în special rapoartele OLAF, atunci când informațiile sunt transmise de către OLAF, în conformitate cu articolul 7 alineatul (6) și cu articolul 11 din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013.

(5)   Numai o cerere însoțită de informațiile menționate la alineatul (4) marchează începutul perioadei la care se face referire la articolul 108 alineatul (8) litera (f) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.

(6)   Cererea nu depășește zece pagini fără anexe, cu excepția cazurilor care prezintă o complexitate deosebită în drept sau în fapt.

Articolul 9

Convocarea unei reuniuni

Președintele convoacă o reuniune a comitetului pentru:

(a)	a stabili încadrarea juridică preliminară, astfel cum se menționează la articolul 108 alineatul (8) litera (b) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012;

(b)	a adopta o recomandare, astfel cum se prevede la articolul 108 alineatul (9) din regulamentul respectiv.

Articolul 10

Procedura scrisă

(1)   La inițiativa președintelui sau la cererea unui membru al comitetului, se poate stabili încadrarea juridică preliminară și se pot adopta recomandări prin procedură scrisă. Orice membru al comitetului și/sau președintele poate contesta recurgerea la procedura scrisă. În astfel de cazuri, președintele convoacă o reuniune într-un termen rezonabil.

(2)   Președintele stabilește termenul-limită pentru procedura scrisă, în funcție de urgența subiectului în cauză, ținând seama în mod corespunzător de termenele menționate la articolul 12.

Articolul 11

Dreptul de a prezenta observații scrise

(1)   Comitetul garantează dreptul operatorului economic în cauză de a prezenta observații în conformitate cu articolul 108 alineatul (8) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.

(2)   Pentru divulgarea de informații, care decurge din investigațiile efectuate sau coordonate de OLAF sau se raportează la acestea, OLAF trebuie să își dea acordul, în cadrul procedurii orale și scrise menționate la articolul 5 alineatul (4).

(3)   Atunci când cererea ordonatorului de credite se bazează pe informații transmise de OLAF și pentru a asigura faptul că nu este afectată confidențialitatea investigațiilor efectuate sau coordonate de OLAF și a anchetelor sau a procedurilor judiciare naționale, dacă OLAF este la curent cu acestea, comitetul consultă OLAF înainte de a trimite notificarea operatorului economic la care se face referire la articolul 108 alineatul (8) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.

(4)   Operatorul economic depune la secretariat observații scrise, în format electronic, prin email, la adresa Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu, sub forma unui fișier electronic obișnuit, creat cu ajutorul unui program de prelucrare a textului.

(5)   Observațiile scrise nu depășesc, în principiu, zece pagini fără anexe, cu excepția cazurilor care prezintă o complexitate deosebită în drept sau în fapt.

Articolul 12

Termene aplicabile

(1)   Termenele aplicabile pentru adoptarea, de către Comitet, a recomandării sale sunt cele prevăzute la articolul 108 alineatul (8) litera (f) din Regulamentul (UE, Euratom) nr. 966/2012.

(2)   În special, necesitatea traducerii eventualelor observații prezentate de operatorul economic poate conduce la un caz excepțional și justificat în mod corespunzător în care termenul de care dispune comitetul pentru adoptarea recomandării poate fi prelungit.

Articolul 13

Adoptarea recomandării

Comitetul depune toate eforturile pentru a ajunge la un consens.

În lipsa unui consens, se procedează la vot:

(a)	președintele dispune de un vot;

(b)	cei doi membri permanenți dispun, împreună, de un vot;

(c)	membrul suplimentar care reprezintă ordonatorul de credite solicitant dispune de un vot.

Poziția comitetului se aprobă cu majoritate absolută.

Articolul 14

Notificarea recomandării

(1)   Comitetul îi notifică recomandarea fără întârziere ordonatorului de credite solicitant.

(2)   Comitetul notifică simultan recomandarea observatorilor, dacă este cazul, și OLAF, atunci când cazul se bazează pe informații transmise de OLAF.

Articolul 15

Confidențialitatea deliberărilor

Deliberările comitetului sunt și rămân secrete.

Articolul 16

Protecția datelor cu caracter personal

Orice prelucrare a datelor cu caracter personal de către comitet și secretariatul acestuia este în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001.

Articolul 17

Dispoziții tranzitorii

În așteptarea numirii președintelui și a supleantului acestuia, membrul permanent cu cea mai mare vechime îndeplinește atribuțiile președintelui comitetului.

Articolul 18

Prezenta decizie intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.

---

(1)  JO L 298, 26.10.2012, p. 1.

(2)  JO L 362, 31.12.2012, p. 1.

(3)  Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (JO L 8, 12.1.2001, p. 1).

(4)  Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (JO L 145, 31.5.2001, p. 43).

(5)  Se aplică normele Comisiei privind vechimea.

(6)  Regulamentul (UE, Euratom) nr. 883/2013 al Parlamentului European și al Consiliului din 11 septembrie 2013 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 al Parlamentului European și al Consiliului și a Regulamentului (Euratom) nr. 1074/1999 al Consiliului (JO L 248, 18.9.2013, p. 1).

---