1.

În conformitate cu actul de bază, pentru a fi eligibile, cheltuielile trebuie:

2.

În cazul acțiunilor multianuale în sensul prevederilor de la articolul 14 alineatul (6) din actul de bază, doar acea parte a acțiunii cofinanțată printr-un program anual este considerată proiect pentru aplicarea acestor norme de eligibilitate.

3.

Proiectele susținute de fond nu sunt finanțate din alte surse incluse în bugetul Comunității. Proiectele susținute de fond sunt cofinanțate din surse publice sau private.

1.

Proiectele susținute de fond nu trebuie să aibă scop lucrativ. În cazul în care, la sfârșitul proiectului, sursele de venit, inclusiv încasările, depășesc cheltuielile, contribuția fondului la proiect este redusă în mod corespunzător. Toate sursele de venit pentru proiect trebuie să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului final sau în documentele fiscale ale acestuia și trebuie să fie ușor de identificat și de verificat.

2.

Veniturile proiectului provin din toate contribuțiile financiare acordate proiectului de către fond, din surse publice sau private, inclusiv propria contribuție a beneficiarului final, și din orice încasări generate de proiect. În sensul acestei reguli, «încasările» reprezintă veniturile realizate de un proiect în timpul perioadei de eligibilitate, astfel cum este descrisă la punctul I.4, din vânzări, închirieri, servicii, taxe de înscriere sau alte venituri echivalente.

3.

Contribuția comunitară rezultând din aplicarea regulii nonprofitului, astfel cum se menționează la articolul 12 litera (c) din prezenta decizie, va fi reprezentată de «costul eligibil total» minus «contribuția terților» și «încasările generate de proiect».

1.

Costurile legate de un proiect trebuie să fie suportate, iar plățile respective (cu excepția deprecierii) trebuie să se facă după data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre. Perioada de eligibilitate se încheie la data de 30 iunie a anului N (2) + 2; astfel, costurile legate de proiect trebuie să fie suportate înainte de această dată.

2.

Sunt exceptate de la perioada de eligibilitate menționată la punctul 1 măsurile de urgență [a se vedea articolul 21 alineatul (3) din actul de bază] și asistența tehnică pentru statele membre (a se vedea punctul IV.3).

1.

Cheltuielile corespund plăților efectuate de către beneficiarul final. Acestea trebuie să aibă forma unor tranzacții financiare (în numerar), cu excepția devalorizării.

2.

În general, cheltuielile sunt justificate prin facturi oficiale. Dacă acest lucru nu este posibil, cheltuielile sunt justificate prin documente contabile sau prin documente justificative cu o valoare doveditoare echivalentă.

3.

Cheltuielile trebuie să poată fi identificate și verificate. În special, acestea:

4.

Acolo unde este cazul, beneficiarii finali au obligația de a păstra copii autentificate ale documentelor contabile care justifică veniturile și cheltuielile efectuate de parteneri în legătură cu proiectul în cauză.

5.

Păstrarea și prelucrarea evidențelor menționate la punctele 2-4 trebuie să respecte legislația internă privind protecția datelor.

1.

Cheltuielile pentru acțiunile descrise la articolele 3 și 5 din actul de bază trebuie să fie:

2.

Partenerii la proiect care sunt înregistrați și au sediul în țări terțe pot participa la proiecte doar fără să antreneze costuri, cu excepția organizațiilor internaționale din sectorul public constituite prin acorduri interguvernamentale și a agențiilor specializate înființate de astfel de organizații, a Comitetului Internațional al Crucii Roșii și a Federației Internaționale a Societăților Naționale ale Crucii Roșii și Semilunii Roșii.

1.

Costurile pentru personalul alocat proiectului, care cuprind salariile, contribuțiile la asigurările sociale și alte costuri statutare, sunt eligibile, cu condiția ca acestea să corespundă politicii obișnuite de remunerare a beneficiarului.

2.

Pentru organizațiile internaționale, costurile de personal eligibile pot cuprinde provizioane pentru a acoperi drepturile și obligațiile statutare legate de remunerare.

3.

Costurile salariale corespunzătoare pentru personalul organismelor publice sunt eligibile în măsura în care acestea sunt legate de costul unor activități pe care organismul public respectiv nu le-ar efectua în cazul în care proiectul în cauză nu s-ar desfășura; acest personal este detașat sau repartizat în vederea punerii în aplicare a proiectului printr-o decizie scrisă a beneficiarului final.

4.

Costurile de personal sunt detaliate în bugetul previzional, indicând funcțiile și numărul membrilor personalului.

1.

Cheltuielile de deplasare și de ședere sunt eligibile ca fiind costuri directe pentru personalul sau alte persoane care participă la activitățile proiectului și a căror deplasare este necesară pentru punerea în aplicare a proiectului.

2.

Cheltuielile de deplasare sunt eligibile pe baza costurilor reale suportate. Ratele de rambursare sunt bazate pe cea mai ieftină formă de transport public și zborurile sunt permise, în general, doar pentru călătorii de peste 800 km (dus-întors) sau în cazul în care destinația geografică justifică efectuarea călătoriei cu avionul. În cazul în care se folosește un autoturism proprietate personală, rambursarea se face în mod normal fie pe baza costului transportului public, fie pe baza unor rate pe kilometru în conformitate cu reglementările oficiale publicate în statul membru în cauză sau folosite de către beneficiarul final.

3.

Cheltuielile de ședere sunt eligibile pe baza costurilor reale sau a unei indemnizații zilnice. În cazul în care o organizație și-a stabilit propriile rate zilnice (indemnizații de ședere), acestea se vor aplica în limitele stabilite de către statul membru în conformitate cu legislația și practica națională. Indemnizațiile de ședere sunt menite, în mod normal, să acopere transportul local (inclusiv taxiurile), cazarea, masa, apelurile telefonice locale și cheltuieli diverse.

1.

Cheltuielile legate de achiziționarea de echipament sunt eligibile doar dacă sunt esențiale pentru punerea în aplicare a proiectului. Echipamentul are calitățile tehnice necesare pentru proiect și respectă normele și standardele aplicabile.

2.

Alegerea între leasing, închiriere și achiziționare trebuie să se facă întotdeauna pe baza opțiunii celei mai ieftine. Cu toate acestea, dacă leasingul sau închirierea nu sunt posibile din cauza duratei scurte a proiectului sau a deprecierii rapide a valorii sale, se acceptă achizițiile.

1.

În cazul echipamentului achiziționat pe durata proiectului, în buget trebuie să se menționeze dacă sunt incluse costurile integrale sau doar partea de depreciere a echipamentului corespunzătoare duratei de folosință în scopul proiectului și rata de folosire reală în scopul proiectului. Acestea din urmă se calculează în conformitate cu normele naționale aplicabile.

2.

Echipamentul achiziționat înainte de perioada de desfășurare a proiectului, dar care este folosit pentru desfășurarea proiectului, este eligibil pe baza deprecierii. Totuși, aceste costuri nu sunt eligibile în cazul în care echipamentul a fost cumpărat inițial din fonduri comunitare.

3.

Pentru articolele individuale care costă mai puțin de 20 000 de EUR, este eligibil costul integral de achiziționare, cu condiția ca echipamentul să fie cumpărat înainte de ultimele trei luni de desfășurare a proiectului. Articolele individuale care costă 20 000 de EUR sau mai mult sunt eligibile doar pe baza deprecierii.

1.

În cazul în care achiziționarea de bunuri imobile este esențială pentru punerea în aplicare a proiectului și are o legătură clară cu îndeplinirea obiectivelor acestuia, achiziționarea de bunuri imobile, respectiv clădiri deja construite, sau construirea de bunuri imobile sunt eligibile pentru cofinanțare în condițiile menționate în cele ce urmează, fără a aduce atingere aplicării unor reglementări de drept intern mai stricte:

2.

Sub rezerva condiției de la punctul 1 litera (c), costul integral al reamenajării, modernizării sau renovării clădirilor este eligibil până la o valoare maximă de 100 000 de EUR. Peste acest prag, se aplică condițiile de la punctul 1 literele (c) și (d).

(a)

bunul imobil nu a fost cumpărat prin finanțare comunitară;

(b)

bunul imobil urmează a fi folosit numai pentru punerea în aplicare a proiectului. În caz contrar, doar partea costurilor corespunzătoare folosirii bunului pentru proiect este eligibilă.

1.

Ca regulă generală, beneficiarii finali trebuie să aibă capacitatea de a gestiona ei înșiși proiectele. Suma aferentă sarcinilor care urmează a fi subcontractate în cadrul proiectului va trebui clar indicată în acordul de finanțare.

2.

Cheltuielile legate de următoarele subcontracte nu sunt eligibile pentru cofinanțarea de către fond:

3.

Pentru toate subcontractele, subcontractanții se obligă să furnizeze tuturor organismelor de audit și control toate informațiile necesare referitoare la activitățile subcontractate.

1.

În vederea asistenței, achizițiile efectuate de către beneficiarul final pentru grupurile-țintă și rambursarea de către beneficiarul final a cheltuielilor efectuate de către grupurile-țintă sunt eligibile în următoarele condiții specifice:

2.

În cazul acțiunilor pentru care este necesară prezența persoanelor care fac parte din grupul-țintă (de exemplu, cursuri de formare), se pot distribui mici stimulente bănești ca sprijin suplimentar, cu condiția ca totalul acestor stimulente să nu depășească 25 000 de EUR pe proiect și ca suma să fie distribuită pe persoană pentru fiecare eveniment, curs sau alte acțiuni. Beneficiarul final păstrează o listă a persoanelor și a datelor evenimentelor, precum și a datei plății, și asigură o monitorizare corespunzătoare, pentru a evita orice dublă finanțare sau utilizare abuzivă a fondurilor.

1.

Pentru motive justificate în mod corespunzător, pot fi permise derogări de la normele de eligibilitate definite de prezenta decizie pentru cheltuieli legate de măsuri de urgență, cu condiția ca acestea să fie aprobate prin decizia Comisiei de autorizare a măsurilor de urgență.

2.

Conform articolului 21 alineatul (3) din actul de bază, perioada de eligibilitate este de maximum șase luni, în consecință costurile legate de proiect trebuie să fie suportate în această perioadă.

1.

Costurile indirecte eligibile pentru acțiune sunt acele costuri care, în conformitate cu condițiile de eligibilitate prevăzute la punctul I.1.1, nu sunt identificabile drept costuri specifice direct legate de realizarea proiectului.

2.

Prin derogare de la punctul I.1.1 litera (e) și de la punctul I.5, costurile indirecte suportate pentru realizarea acțiunii pot fi eligibile pentru finanțare forfetară, fixată la cel mult 7 % din totalul costurilor directe eligibile.

3.

Organizațiile care beneficiază de o subvenție de funcționare de la bugetul UE nu pot include costuri indirecte în bugetul lor previzional.

(a)

taxa pe valoarea adăugată (TVA), cu excepția cazului în care beneficiarul final face dovada că nu o poate recupera;

(b)

rentabilitatea capitalului, datorii și cheltuieli cu serviciul datoriei, dobânzi debitoare, comisioane aferente schimbului valutar și pierderi rezultate din schimbul valutar, provizioane pentru pierderi sau potențiale datorii viitoare, dobânzi datorate, creanțe incerte, amenzi, penalități financiare, costuri de judecată și cheltuieli excesive sau nechibzuite;

(c)

costuri de protocol exclusiv pentru personalul proiectului; sunt permise costuri de protocol rezonabile pentru evenimente sociale justificate de proiect, cum ar fi un eveniment organizat la sfârșitul proiectului sau reuniunile echipei de coordonare a proiectului;

(d)

costuri declarate de către beneficiarul final și acoperite de către un alt proiect sau program de lucru care primește finanțare din partea Comunității;

(e)

achiziționarea de terenuri;

(f)

contribuții în natură.

1.

Toate costurile necesare pentru punerea în aplicare a fondului de către autoritatea responsabilă, autoritatea delegată, autoritatea de audit, autoritatea de certificare și alte organisme care oferă asistență la sarcinile enumerate la punctul 2 sunt eligibile în cadrul asistenței tehnice, în limitele menționate la articolul 16 din actul de bază.

2.

Aceasta include următoarele măsuri:

3.

Activitățile legate de asistența tehnică trebuie realizate și plățile corespunzătoare trebuie efectuate după data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre. Perioada de eligibilitate se încheie la data-limită pentru înaintarea raportului final privind punerea în aplicare a programului anual.

4.

Orice achiziție trebuie să fie efectuată în conformitate cu normele de drept intern privind achizițiile publice stabilite de către statul membru.

5.

Statele membre pot pune în aplicare măsuri de asistență tehnică pentru acest fond odată cu măsuri de asistență tehnică pentru câteva sau toate cele patru fonduri. Cu toate acestea, în acest caz, doar partea costurilor folosită pentru a pune în aplicare măsura comună corespunzătoare acestui fond va fi eligibilă pentru finanțare prin acest fond, iar statele membre se vor asigura că: