Regulamentul de procedură al forumului consultativ privind proiectarea ecologică

COMISIA COMUNITĂȚILOR EUROPENE,

având în vedere Directiva 2005/32/CE, în special articolul 18,

având în vedere regulamentul de procedură standard publicat de către Comisie,

ADOPTĂ URMĂTORUL REGULAMENT DE PROCEDURĂ:

Articolul 1

Convocarea reuniunilor

(1)   Reuniunile forumului sunt convocate de către președinte.

(2)   Reuniunile comune ale forumului cu alte grupuri pot fi convocate pentru a discuta aspecte de interes comun din sfera de responsabilitate a acestora.

Articolul 2

Ordinea de zi

(1)   Președintele stabilește ordinea de zi și o prezintă forumului.

(2)   În ordinea de zi se face distincție între:

(a)

consultarea părților interesate membre ale forumului privind: — pregătirea și modificarea planului de lucru, în conformitate cu articolul 16 alineatul (1) din Directiva 2005/32/CE; — definirea și revizuirea măsurilor de punere în aplicare, în conformitate cu articolul 16 alineatul (2) și cu articolul 18 din Directiva 2005/32/CE; — controlul eficacității mecanismelor stabilite de supraveghere a pieței, în conformitate cu articolul 18 din Directiva 2005/32/CE; — evaluarea acordurilor voluntare și a altor măsuri de autoreglementare, în conformitate cu articolul 18 din Directiva 2005/32/CE; — evaluarea eficienței directivei și a măsurilor de punere în aplicare a acesteia, a pragului acestora, a mecanismelor de supraveghere a pieței și a oricărei măsuri relevante de autoreglementare preconizate, în conformitate cu articolul 23 din Directiva 2005/32/CE;

(b)	alte aspecte prezentate forumului cu titlu informativ sau un simplu schimb de opinii, fie la inițiativa președintelui sau în urma unei cereri scrise a unui membru al forumului, cu acordul președintelui.

(3)   Ordinea de zi este adoptată de forum la începutul fiecărei ședințe.

Articolul 3

Transmiterea documentelor către membrii forumului

(1)   Președintele trimite membrilor forumului convocarea la ședință, ordinea de zi și documentele de lucru asupra cărora trebuie consultate părțile interesate membre ale forumului, precum și orice alte documente de lucru, în conformitate cu articolul 12 alineatul (2), cu cel puțin o lună înainte de data ședinței.

(2)   Membrii forumului pot transmite președintelui documente de lucru suplimentare și comentarii scrise, cu cel puțin o săptămână înainte de data reuniunii. Aceste documente sunt puse la dispoziția membrilor forumului imediat ce sunt primite.

(3)   În cazuri urgente, președintele poate, la cererea unui membru al forumului sau la propria sa inițiativă, să scurteze termenul stabilit pentru transmiterea prevăzută la alineatele (1) și (2) la cinci zile calendaristice înainte de data reuniunii.

(4)   Președintele poate decide să distribuie ca documente de lucru ale forumului documente provenind de la părți interesate care nu sunt membre sau documente furnizate de acestea.

Articolul 4

Avize ale forumului

(1)   Președintele înregistrează avizele exprimate de reprezentanții statelor membre și de diferitele părți interesate membre ale forumului.

(2)   Avizele reprezentanților statelor membre și ale părților interesate pot fi, de asemenea, exprimate sub formă de comentarii scrise și transmise în conformitate cu articolul 3.

(3)   Comentariile scrise suplimentare, din urma discuțiilor purtate în forum, pot fi comunicate până la cel mult trei săptămâni de la data reuniunii.

(4)   În cazul în care este necesar, poate fi aplicată procedura scrisă prevăzută la articolul 8.

Articolul 5

Reprezentarea

(1)   Pentru a garanta o participare echilibrată a părților interesate relevante corespunzătoare fiecărui grup de produse luat în discuție, președintele poate invita la anumite reuniuni părți interesate care nu sunt membre pentru a discuta puncte specifice de pe ordinea de zi.

(2)   Fiecare membru al forumului numește o persoană care îl reprezintă la reuniunile forumului și informează președintele în această privință. Cu permisiunea președintelui, reprezentanții numiți pot fi însoțiți de experți, cheltuielile fiind suportate de către membrul respectiv. Membrii anunță în prealabil președintele, cu cel puțin două săptămâni înaintea reuniunii, în privința experților pe care doresc să îi invite pentru a-i însoți pe reprezentanții acestora. În cazul în care, cu cel puțin o săptămână înainte de reuniunea forumului, președintele nu ridică obiecții cu privire la participarea unui expert, se consideră că aprobarea a fost confirmată.

(3)   Un membru poate reprezenta alți membri. Înaintea reuniunii, membrul reprezentant furnizează președintelui dovezi în scris privind acordul membrului reprezentat.

(4)   Membrii se asigură că părțile interesate pe care le reprezintă sunt informate în mod corespunzător în privința discuțiilor purtate la forum.

(5)   Membrii asigură o consultare adecvată a părților interesate pe care le reprezintă și adoptă avize reprezentative.

Articolul 6

Subgrupurile

Președintele poate crea subgrupuri pentru examinarea unor aspecte specifice. Subgrupurile sunt prezidate de un reprezentant al Comisiei. Subgrupurile raportează forumului. În acest scop, acestea pot desemna un raportor.

Articolul 7

Admiterea terților

Președintele poate decide să invite la anumite reuniuni părți terțe și experți care să prezinte un subiect specific.

Articolul 8

Procedura scrisă

(1)   Dacă este necesar, avizele statelor membre și ale părților interesate din cadrul forumului pot fi emise prin procedura scrisă. În acest scop, președintele trimite membrilor forumului documentul (documentele) de lucru în privința căruia (cărora) sunt solicitate avizele statelor membre și ale părților interesate din cadrul forumului, în conformitate cu articolul 12 alineatul (2). Termenul de trimitere a comentariilor nu poate fi mai mic de 14 zile calendaristice, nici mai mare de o lună.

(2)   În cazuri de urgență, se aplică termenul prevăzut la articolul 3 alineatul (3).

Articolul 9

Secretariat

Comisia asigură secretariatul forumului.

Articolul 10

Procesul-verbal al reuniunilor

(1)   Procesul-verbal al fiecărei reuniuni se redactează sub conducerea președintelui și conține, în special, avizele exprimate la forum cu privire la documentele de lucru pregătite de serviciile Comisiei, menționate la articolul 2 alineatul (2) litera (a) și, dacă este necesar, avizele exprimate cu privire la aspectele menționate la articolul 2 alineatul (2) litera (b). O listă de referință conținând comentariile scrise relevante, transmise în conformitate cu articolul 4, este inclusă într-o anexă separată. În termen de o lună, procesul-verbal este trimis membrilor forumului, dar nu și participanților la reuniune care nu au calitatea de membri.

(2)   În termen de două săptămâni, membrii forumului trimit în scris președintelui eventualele observații privind procesul-verbal. Forumul este informat cu privire la observațiile respective. În caz de dezacord, modificarea propusă este discutată în cadrul forumului. Dacă dezacordul persistă, modificarea respectivă se anexează la procesul-verbal.

Articolul 11

Lista de prezență

La fiecare reuniune, președintele întocmește o listă de prezență precizând numele fiecărui participant, organizația din care face parte și, dacă este cazul, partea interesată pe care o reprezintă.

Articolul 12

Corespondență

(1)   Corespondența privind forumul este adresată Comisiei prin mijloace electronice, în atenția președintelui.

(2)   Corespondența destinată membrilor forumului este adresată acestora prin mijloace electronice. Membrii numesc persoana (persoanele) de contact căreia (cărora) îi (le) este adresată corespondența și informează președintele în scris în această privință.

Articolul 13

Protecția datelor cu caracter personal

Toate prelucrările de date cu caracter personal în scopul prezentelor reguli de procedură sunt conforme cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001.