31983R0354

REGULAMENTUL (CEE, EURATOM) NR. 354/83 AL CONSILIULUI

din 1 februarie 1983

privind deschiderea către public a arhivelor istorice ale Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice

CONSILIUL COMUNITĂȚILOR EUROPENE,

având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Economice Europene și, în special, articolul 235 al acestuia,

având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice și, în special, articolul 203 al acestuia,

având în vedere propunerea Comisiei (1),

având în vedere avizul Adunării (2),

întrucât, în cursul îndeplinirii misiunii lor, instituțiile Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice au constituit o vastă colecție de arhive; întrucât aceste arhive constituie un bun al acestor Comunități, fiecare Comunitate având personalitate juridică;

întrucât este o practică curentă, atât în statele membre cât și în organizațiile internaționale, ca arhivele să devină accesibile publicului după un anumit număr de ani; întrucât trebuie stabilite reguli comune privind deschiderea către public a arhivelor istorice ale Comunităților Europene;

întrucât o parte a documentelor și înscrisurilor emise de instituțiile Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice se găsesc în arhivele statelor membre; întrucât acestea aplică reguli diferite cu privire la termenul și condițiile în care arhivele lor devin accesibile publicului; întrucât trebuie evitat ca documentele și înscrisurile clasificate emise de instituțiile comunitare să devină accesibile publicului prin intermediul arhivelor naționale, în condiții mai puțin stricte decât cele prevăzute de prezentul regulament;

întrucât exploatarea și analiza critică a arhivelor Comunităților Europene nu servesc numai cercetării istorice în general, ci pot în același timp să faciliteze acțiunile organismelor implicate în domeniul comunitar și să contribuie astfel la o mai bună realizare a ansamblului de obiective al Comunităților;

întrucât tratatele nu au prevăzut competențele specifice pentru adoptarea de reguli comune în acest domeniu;

întrucât trebuie stabilite doar anumite principii esențiale, iar sarcina de a adopta modalitățile de aplicare care se dovedesc necesare pentru punerea în practică pe plan intern a acestor principii trebuie lăsată în seama fiecărei instituții comunitare,

ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:

Articolul 1

(1)   Instituțiile Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice, denumite în continuare „instituții”, constituie arhive istorice și le fac accesibile publicului în condițiile prevăzute de prezentul regulament după scurgerea unui termen de treizeci de ani de la data redactării documentelor și înscrisurilor. Pentru aplicarea prezentului regulament, Comitetul Economic și Social și Curtea de Conturi sunt asimilate instituțiilor menționate la articolul 4 alineatul (1) din Tratatul de instituire a Comunității Economice Europene și la articolul 3 alineatul (1) din Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice.

(2)   În sensul aplicării prezentului regulament:

(3)   Documentele și înscrisurile la care accesul era liber înainte de expirarea termenului prevăzut la alineatul (1) continuă să fie accesibile publicului fără nici o restricție.

(4)   După expirarea termenului de treizeci de ani prevăzut la alineatul (1), accesul la arhivele istorice este acordat oricărei persoane care depune o cerere în acest sens și care acceptă să se supună regulilor interne adoptate în acest scop de fiecare instituție.

(5)   Arhivele istorice sunt accesibile sub formă de copii. Cu toate acestea, instituțiile pot permite accesul la documentele sau înscrisurile originale în cazul în care utilizatorul face dovada unui interes deosebit și motivat corespunzător.

Articolul 2

Prezentul regulament nu se aplică dosarelor personalului Comunităților Europene și nici documentelor sau înscrisurilor care conțin informații privind viața privată sau profesională a unei anumite persoane.

Articolul 3

(1)   Publicul nu are acces la:

(2)   De asemenea, publicul nu are acces la documentele și înscrisurile considerate, în conformitate cu celelalte reguli și practici stabilite în acest sens în cadrul fiecărei instituții, ca fiind confidențiale sau aparținând unei categorii mai stricte, cu excepția cazului în care acestea au fost declasificate în conformitate cu articolul 5.

Articolul 4

(1)   Documentele și înscrisurile care, în momentul în care au fost aduse la cunoștința unei instituții, se aflau sub protecția secretului profesional sau de afaceri sunt accesibile publicului după expirarea termenului de treizeci de ani, numai în cazul în care instituția care are cunoștință de documentele sau înscrisurile respective a informat în prealabil persoana sau întreprinderea respectivă despre intențiile sale de a le face accesibile publicului și în cazul în care persoana sau întreprinderea respectivă nu a ridicat obiecții într-un termen care trebuie precizat în modalitățile de aplicare prevăzute la articolul 9.

(2)   Alineatul (1) se aplică, de asemenea, documentelor și înscrisurilor elaborate de o instituție și care conțin informații aflate sub regimul secretului profesional sau de afaceri.

Articolul 5

(1)   Pentru a garanta respectarea termenului de treizeci de ani prevăzut la articolul 1 alineatul (1), fiecare instituție procedează în timp util, cel mai târziu în cursul celui de-al douăzeci și cincilea an de la elaborarea documentelor și înscrisurilor, la examinarea documentelor și înscrisurilor considerate în continuare ca fiind confidențiale sau aparținând unei categorii mai stricte, pentru a decide eventuala lor declasificare. Documentele și înscrisurile care nu au fost declasificate după prima examinare sunt reexaminate periodic, cel puțin o dată la fiecare cinci ani.

(2)   În ceea ce privește documentele și înscrisurile elaborate de un stat membru sau de o altă instituție, instituțiile respectă clasificarea stabilită de statul membru sau instituția respectivă. Cu toate acestea, în vederea asigurării unui acces cât mai larg posibil la arhivele Comunităților Europene, instituțiile și statele membre pot să convină asupra procedurilor de declasificare a acestor documente și înscrisuri, pe baza unor criterii stabilite de comun acord.

Articolul 6

(1)   Statele membre nu fac accesibile publicului, în condiții mai puțin stricte decât cele prevăzute la articolele 1-5, documentele și înscrisurile elaborate de instituții și aflate în arhivele proprii, care au fost supuse unei clasificări și nu au fost declasificate.

(2)   Alineatul (1) se aplică de asemenea documentelor și înscrisurilor statelor membre care reproduc în tot sau în parte conținutul documentelor menționate de prezentul alineat.

Articolul 7

Fiecare instituție transferă către arhivele istorice documentele și înscrisurile aflate în arhivele sale curente, nu mai târziu de cincisprezece ani de la elaborarea acestora. În conformitate cu criteriile stabilite de fiecare instituție în temeiul articolului 9, aceste documente și înscrisuri fac apoi obiectul unei sortări având ca scop separarea celor care trebuie păstrate de cele care nu prezintă nici un interes administrativ sau istoric.

Articolul 8

(1)   Fiecare instituție își păstrează arhivele istorice în locul pe care îl consideră cel mai potrivit.

(2)   La cerere, fiecare instituție pune la dispoziția statelor membre și a altor instituții, cu excepția statului membru în care se găsește instituția respectivă sau a instituțiilor aflate în același stat membru, un set complet de copii pe microfilm și/sau microfișă ale arhivelor sale istorice, în măsura în care acestea sunt accesibile publicului în conformitate cu prezentul regulament.

Articolul 9

Fiecare instituție este abilitată să adopte pe plan intern normele de aplicare a prezentului regulament.

(1)  JO C 132, 2.6.1981, p. 6.

(2)  JO C 327, 14.12.1981, p. 45.

(3)  JO 17, 6.10.1958, p. 406/58.