(a)

„reprezentant de interese” înseamnă orice persoană fizică sau juridică sau orice grup, asociație sau rețea oficială sau informală care desfășoară activități vizate;

(b)

„solicitant” înseamnă orice reprezentant de interese care solicită înregistrarea în registru;

(c)

„entitate înregistrată” înseamnă orice reprezentant de interese înregistrat în registru;

(d)

„client” înseamnă orice reprezentant de interese care a încheiat o relație contractuală cu un intermediar în scopul promovării de către respectivul intermediar a intereselor reprezentantului respectiv prin desfășurarea de activități vizate;

(e)

„intermediar” înseamnă orice reprezentant de interese care promovează interesele unui client prin desfășurarea de activități vizate;

(f)

„relație client-intermediar” înseamnă orice relație contractuală între un client și un intermediar în ceea ce privește desfășurarea de activități vizate;

(g)

„personal” înseamnă membrii personalului care intră sub incidența Statutului funcționarilor Uniunii Europene și a Regimului aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii, prevăzut în Regulamentul (CEE, Euratom, CECO) nr. 259/68 al Consiliului (2), angajați de oricare dintre instituțiile semnatare, indiferent de categoria din care fac parte;

(h)

„condiționalitate” înseamnă principiul conform căruia înregistrarea în registru este o condiție prealabilă necesară pentru ca reprezentanții de interese să poată desfășura anumite activități vizate.

(a)

în relațiile lor cu oricare dintre instituțiile semnatare și cu alte instituții, organe, oficii sau agenții ale Uniunii (în comun denumite în continuare „instituțiile Uniunii”) se identifică întotdeauna prin denumire, prin număr de înregistrare și prin referire la entitatea sau entitățile pentru care lucrează sau pe care le reprezintă;

(b)

declară interesele și obiectivele pe care le promovează și specifică clienții sau membrii pe care îi reprezintă, precum și, după caz, numărul de înregistrare al clienților sau membrilor respectivi;

(c)

nu obțin și nu încearcă să obțină informații sau decizii în mod necinstit sau folosind mijloace de presiune necorespunzătoare, un comportament neadecvat sau un limbaj ofensator;

(d)

nu folosesc în mod abuziv înregistrarea lor pentru câștiguri comerciale și nu denaturează sau prezintă în mod eronat efectul înregistrării;

(e)

nu aduc atingere reputației registrului, nu cauzează prejudicii instituțiilor Uniunii și nu utilizează logourile acestora fără o autorizare expresă;

(f)

se asigură că informațiile pe care le furnizează la înregistrare și pe care, ulterior, le gestionează în cadrul activităților lor vizate sunt complete, actualizate, exacte și nu induc în eroare și sunt de acord ca respectivele informații să fie puse la dispoziția publicului;

(g)

respectă și evită să obstrucționeze implementarea și aplicarea normelor, codurilor și orientărilor relevante și disponibile în mod public stabilite de către instituțiile Uniunii;

(h)

nu determină membrii Parlamentului European, membrii Comisiei sau membrii personalului instituțiilor Uniunii să încalce normele și standardele de conduită care li se aplică;

(i)

în cazul în care angajează foști membri ai Parlamentului European, membri ai Comisiei sau membri ai personalului instituțiilor Uniunii, țin seama în mod corespunzător de cerințele și normele de confidențialitate aplicabile persoanelor respective după părăsirea instituției respective, cu scopul de a preveni conflictele de interese;

(j)

în cazul în care se angajează într-o relație client-intermediar:

(k)

în cazul în care, în scopul desfășurării activităților vizate, externalizează anumite sarcini unor părți terțe care nu sunt înregistrate, se asigură că respectivele părți terțe respectă standarde etice cel puțin echivalente cu cele care li se aplică entităților înregistrate;

(l)

prezintă secretariatului, la cerere, materiale justificative care să demonstreze eligibilitatea și exactitatea informațiilor prezentate și cooperează în mod loial și constructiv cu secretariatul;

(m)

recunosc că pot face obiectul unor proceduri de anchetă și, după caz, al măsurilor prevăzute în anexa III;

(n)

iau măsurile necesare pentru a se asigura că toți angajații lor implicați în activități vizate sunt informați cu privire la angajamentul lor în calitate de entități înregistrate de a respecta prezentul cod de conduită;

(o)

informează clienții sau membrii pe care îi reprezintă în cadrul activităților vizate cu privire la angajamentul lor în calitate de entități înregistrate de a respecta prezentul cod de conduită;

(p)

respectă și evită să obstrucționeze normele și aranjamentele specifice privind accesul și securitatea stabilite de instituțiile semnatare.

(a)

denumirea entității; adresa sediului central și, dacă este diferită de cea a sediului central, cea a biroului însărcinat să asigure relațiile cu Uniunea; numărul de telefon; adresa de e-mail (1); site-ul internet;

(b)

forma juridică a entității;

(c)

interesele reprezentate;

(d)

confirmarea faptului că solicitantul acționează în conformitate cu codul de conduită;

(e)

numele persoanei responsabile din punct de vedere juridic pentru entitate și cel al persoanei însărcinate să asigure relațiile cu Uniunea;

(f)

o estimare anuală a echivalentelor dintr-o normă întreagă, pentru persoanele implicate în activitățile vizate, în conformitate cu următoarele proporții dintr-o activitate cu normă întreagă: 10 %, 25 %, 50 %, 75 % sau 100 %;

(g)

obiectivele, sfera de activități, domeniile de interes și nivelul geografic al implicării;

(h)

organizațiile la care este membră entitatea înregistrată și entitățile la care este afiliată entitatea înregistrată;

(i)

membrii entității înregistrate și/sau afilierea entității înregistrate la rețele și asociații relevante.

(a)

propuneri legislative, politici sau inițiative legislative ale Uniunii avute în vedere de activitățile vizate;

(b)

calitatea de membru al unor grupuri de experți ale Comisiei (2) și al altor forumuri și platforme sprijinite de Uniune;

(c)

calitatea de membru, de susținător sau de participant la intergrupuri și la alte activități neoficiale ale unor grupări, organizate în clădirile Parlamentului European;

(d)

numele persoanelor care dispun de autorizații de acces în clădirile Parlamentului European (3).

(a)

Entitățile înregistrate care își promovează propriile interese sau interesele colective ale membrilor lor față de oricare dintre instituțiile semnatare furnizează o estimare actualizată a costurilor anuale legate de activitățile vizate, în conformitate cu grila de mai jos. Estimarea costurilor anuale acoperă un an întreg de funcționare și se referă la cel mai recent exercițiu financiar încheiat, de la data înregistrării sau a actualizării anuale a datelor de înregistrare.

Clienții declară intermediarii care desfășoară în numele lor activități vizate și costul pentru fiecare intermediar individual, în conformitate cu grila de mai jos. Estimarea costurilor anuale acoperă un an întreg de funcționare și se referă la cel mai recent exercițiu financiar încheiat, de la data înregistrării sau a actualizării anuale a datelor de înregistrare.

Intermediarii actuali care nu sunt incluși în cel mai recent exercițiu financiar încheiat sunt declarați separat, în mod nominal.

(b)

Intermediarii declară venitul anual total estimat care poate fi atribuit activităților vizate, în conformitate cu grila de mai jos. Estimarea venitului anual total generat acoperă un an întreg de operațiuni și se referă la cel mai recent exercițiu financiar încheiat, de la data înregistrării sau a actualizării anuale a datelor de înregistrare.

Veniturile provenite de la clienți individuali pentru activitățile vizate sunt, de asemenea, enumerate în conformitate cu grila de mai jos, precizându-se propunerile legislative, politicile sau inițiativele Uniunii avute în vedere de activitățile vizate:

Veniturile anuale totale estimate generate pentru activitățile vizate se calculează automat de registru pe baza agregării veniturilor estimate generate per client.

Intermediarii declară în registru clienții în numele cărora desfășoară activități vizate.

Clienții actuali care nu sunt incluși în cel mai recent exercițiu financiar încheiat sunt declarați separat, în mod nominal.

(c)

Entitățile înregistrate care nu reprezintă interese comerciale furnizează următoarele informații financiare:

1.1.

1.2.

1.3.

2.1.

2.2.

3.1.

3.2.

3.3.

3.4.

3.5.

3.6.

3.7.

4.1.

4.2.

4.3.

4.4.

4.5.

4.6.

4.7.

4.8.

4.9.

4.10.

4.11.

5.1.

5.2.

5.3.

5.4.

7.1.

7.2.

7.3.

7.4.

8.1.

8.2.

8.3.

9.1.

9.2.

9.3.

9.4.

9.5.