(1)

În contextul funcționării sale, Oficiul OAREC poate desfășura anchete administrative, proceduri disciplinare anticipate, disciplinare și de suspendare, în conformitate cu anexa IX la Statutul funcționarilor Uniunii Europene și Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Uniunii Europene (3) și în conformitate cu Decizia MC/2012/3 a Comitetului de gestionare al Oficiului Organismului Autorităților Europene de Reglementare în Domeniul Comunicațiilor Electronice (Oficiul OAREC) de stabilire a dispozițiilor generale de punere în aplicare referitoare la desfășurarea anchetelor administrative și a procedurilor disciplinare, ceea ce implică prelucrarea de informații, inclusiv de date cu caracter personal.

(2)

Membrii personalului Oficiului OAREC au obligația de a raporta eventuale activități ilegale, inclusiv frauda sau corupția, care aduc atingere intereselor Uniunii, sau de conduită în raport cu exercitarea atribuțiilor profesionale care pot constitui o încălcare gravă a obligațiilor funcționarilor Uniunii. Acest aspect este reglementat prin Decizia nr. MC/2018/11 a Comitetului de gestionare a Oficiului Organismului Autorităților Europene de Reglementare în Domeniul Comunicațiilor Electronice (Oficiul OAREC) de stabilire a orientărilor privind avertizarea în interes public a Oficiului OAREC.

(3)

Oficiul OAREC a stabilit o politică de prevenire și soluționare eficace și eficientă a cazurilor reale sau potențiale de hărțuire morală sau sexuală la locul de muncă, astfel cum se prevede în Decizia nr. MC/2016/15 a Comitetului de gestionare al Oficiului Organismului Autorităților Europene de Reglementare în Domeniul Comunicațiilor Electronice (Oficiul OAREC) privind politica sa în domeniul protecției demnității persoanei și al prevenirii hărțuirii psihologice și sexuale.

(4)

În contextul activităților menționate mai sus, Oficiul OAREC culege și prelucrează informații relevante și mai multe categorii de date cu caracter personal, inclusiv date de identificare ale unei persoane fizice, date de contact, roluri și sarcini profesionale, informații privind conduita și performanțele private și profesionale, precum și date financiare. Oficiul OAREC acționează în calitate de operator de date.

(5)

Există garanții adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal și pentru prevenirea accesului sau a transferului accidental sau ilegal, indiferent că sunt stocate într-un mediu fizic sau într-un mediu electronic. După prelucrare, datele sunt păstrate în conformitate cu normele aplicabile ale Oficiului OAREC privind păstrarea datelor, astfel cum sunt definite în evidențele de protecție a datelor în temeiul articolului 31 din regulament. La sfârșitul perioadei de păstrare, informațiile legate de caz, inclusiv datele cu caracter personal, sunt eliminate, anonimizate sau transferate în arhivele istorice.

(6)

În acest context, Oficiul OAREC are obligația de a furniza persoanelor vizate informații cu privire la activitățile de prelucrare menționate mai sus și de a respecta drepturile persoanelor vizate, conform prevederilor din regulament.

(7)

Poate fi necesar să se asigure un echilibru între drepturile persoanelor vizate, în conformitate cu regulamentul, și nevoile activităților menționate mai sus, respectând pe deplin drepturile și libertățile fundamentale ale altor persoane vizate. În acest sens, articolul 25 din regulament prevede, în condiții stricte, posibilitatea de a restricționa aplicarea articolelor 14‐20, 35 și 36, precum și a articolului 4, în măsura în care dispozițiile sale corespund drepturilor și obligațiilor prevăzute la articolele 14-20. În acest caz, este necesar să se adopte norme interne în temeiul cărora Oficiul OAREC să poată restricționa drepturile respective, în conformitate cu același articol din regulament.

(8)

Acest lucru poate fi valabil, în special, dacă se furnizează persoanei vizate informații cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal în etapa de evaluare preliminară a unei anchete administrative sau în timpul anchetei propriu-zise, înaintea unei eventuale revocări a cazului sau a unei etape disciplinare anterioare. În anumite situații, furnizarea unor astfel de informații ar putea afecta grav capacitatea Oficiului OAREC de a efectua o anchetă eficace, de exemplu, dacă există riscul ca persoana respectivă să distrugă probe sau să ia legătura cu potențialii martori înainte de audiere. În plus, Oficiul OAREC poate avea nevoie să-și protejeze propriile drepturi și libertăți, precum și pe cele ale altor persoane implicate.

(9)

Ar putea fi necesar să se protejeze confidențialitatea unui martor sau a unui denunțător care a solicitat să nu fie identificat. Într-un astfel de caz, pentru a-și proteja drepturile și libertățile, Oficiul OAREC poate decide să restricționeze accesul la identitatea, declarațiile și alte date cu caracter personal ale denunțătorului, precum și ale altor persoane implicate.

(10)

Ar putea fi necesar să se protejeze confidențialitatea unui membru al personalului care a contactat persoanele de încredere din cadrul Oficiului OAREC în contextul unei proceduri de hărțuire. Într-un astfel de caz, Oficiul OAREC poate decide să restricționeze accesul la identitatea, declarațiile și alte date cu caracter personal ale presupusei victime, ale presupusului hărțuitor și ale altor persoane implicate, pentru a le proteja drepturile și libertățile.

(11)

Oficiul OAREC poate aplica restricții numai atunci când respectă esența drepturilor și libertăților fundamentale și dacă sunt strict necesare și constituie o măsură proporțională într-o societate democratică. Oficiul OAREC trebuie să ofere justificări care să explice motivele acestor restricții.

(12)

Pe baza principiului responsabilității, Oficiul OAREC trebuie să țină evidența aplicării restricțiilor.

(13)

Articolul 25 alineatul (6) din regulament obligă operatorul să informeze persoanele vizate cu privire la motivele principale care stau la baza aplicării restricției și cu privire la dreptul lor de a depune o plângere la AEPD.

(14)

În temeiul articolului 25 alineatul (8) din regulament, Oficiul OAREC poate amâna, omite sau refuza furnizarea de informații privind motivele aplicării unei restricții persoanei vizate, dacă acest lucru ar anula în orice mod efectul restricției. Oficiul OAREC trebuie să evalueze, de la caz la caz, dacă comunicarea restricției îi anulează efectul.

(15)

Oficiul OAREC trebuie să ridice restricția imediat ce condițiile care o justifică nu se mai aplică și să evalueze aceste condiții în mod regulat.

(16)

Pentru a garanta cea mai mare protecție a drepturilor și libertăților persoanelor vizate și în conformitate cu articolul 44 alineatul (1) din regulament, responsabilul cu protecția datelor trebuie informat în timp util cu privire la restricțiile aplicate și trebuie să verifice respectarea prevederilor prezentei decizii.

(17)

Aplicarea restricțiilor menționate mai sus nu aduce atingere eventualei aplicări a dispozițiilor articolului 16 alineatul (5) și ale articolului 17 alineatul (4) din regulament, privind dreptul la informare, atunci când datele nu au fost obținute de la persoana vizată, și dreptul de acces al persoanei vizate.

(18)

Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor („AEPD”) a fost consultată la 27 mai 2019,