Gestionarea evidențelor și arhivele Comisiei Europene

 

SINTEZĂ PRIVIND:

Decizia (UE) 2021/2121 privind gestionarea evidențelor și arhivele

CARE ESTE ROLUL ACESTEI DECIZII?

Decizia stabilește norme privind păstrarea documentelor utilizate în operațiunile și activitatea zilnică a Comisiei Europene, indiferent de forma acestora, de suportul utilizat, de vechimea acestora sau de locul în care se află, în special cu privire la:

• gestionarea evidențelor și arhivele;
• conservarea arhivelor și deschiderea acestora către public;
• depunerea arhivelor istorice la Serviciul Arhivelor Istorice al Uniunii Europene (UE) de la Institutul Universitar European (IUE) din Florența.

Normele sunt concepute pentru a facilita schimbul de informații, pentru a furniza dovezi ale acțiunilor întreprinse, pentru a respecta obligațiile legale și pentru a asigura moștenirea Comisiei.

ASPECTE-CHEIE

Evidențe

O „evidență” înseamnă o informație primită și creată sub forma unui document, a unei colecții de date sau sub o altă formă, pe un suport digital sau analogic, capturată într-un registru oficial și gestionată și păstrată ca dovadă și ca activ. Conform normelor, evidența trebuie să fie:

• analizată pentru a determina sistemul electronic de gestionare care urmează să fie utilizat și în ce sistem de registre oficiale urmează să fie păstrată;
• creată în conformitate cu cerințele stabilite pentru tipul relevant de evidență;
• creată sistematic în formă electronică, cu unele excepții, sau digitizată dacă inițial este în formă analogică; și
• păstrată în registrele electronice oficiale.

Captură și înregistrare

Departamentele Comisiei trebuie să revizuiască în mod regulat tipurile de informații create sau primite pentru a identifica care urmează să fie „capturate” într-un registru electronic oficial.

• Evidențele capturate nu trebuie modificate, dar pot fi eliminate sau înlocuite cu versiuni ulterioare până când dosarul căruia îi aparțin este închis.
• Documentele trebuie înregistrate dacă conțin informații importante care nu sunt de scurtă durată sau dacă ar putea implica măsuri sau acțiuni subsecvente.

Efectele juridice ale semnăturilor electronice, sigiliilor electronice, mărcilor temporale și serviciilor de distribuție electronică înregistrată

• O semnătură electronică este considerată echivalentă din punct de vedere juridic cu o semnătură olografă.
• Se presupune că un sigiliu electronic indică integritatea datelor și corectitudinea originii acestora.
• Se presupune că o marcă temporală electronică indică acuratețea și integritatea acesteia.
• Se presupune că datele transmise prin intermediul unui serviciu de distribuție electronică înregistrată indică integritatea datelor, destinatarul și data și ora trimiterii și primirii.

Valabilitatea și admisibilitatea documentului

Se consideră că un document îndeplinește criteriile de valabilitate sau de admisibilitate dacă:

• persoana de la care provine este identificată;
• contextul documentului este fiabil și documentul îndeplinește condiții care îi garantează integritatea;
• documentul respectă cerințele prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern aplicabil;
• în cazul unui document electronic, documentul este creat într-un mod care garantează integritatea, fiabilitatea și posibilitatea de utilizare a conținutului său și a metadatelor* care îl însoțesc.

Schimbul de informații

• Datele și informațiile trebuie puse la dispoziție și partajate pe cât posibil în cadrul Comisiei, cu excepția cazului în care accesul este limitat din motive legale.
• Direcțiile generale (DG) și departamentele echivalente trebuie să se asigure că dosarele lor sunt accesibile la scara cea mai largă permisă din punctul de vedere al sensibilității conținutului lor.

Stocarea și păstrarea

Stocarea și păstrarea se realizează în următoarele condiții:

• evidențele se păstrează în forma în care au fost create, trimise sau primite sau într-o formă care păstrează autenticitatea, fiabilitatea și integritatea conținutului lor;
• conținutul poate fi citit pe toată perioada de stocare de către orice persoană care are acces autorizat;
• originea sau destinația evidenței și data și ora captării sau înregistrării documentelor electronice trebuie să fie clare din metadatele însoțitoare.

Păstrarea, transfer și eliminare

• Perioada de păstrare a diferitelor categorii de dosare este stabilită la nivelul Comisiei prin instrumente de reglementare.
• Direcțiile generale trebuie să evalueze ce categorii de dosare sunt transferate în arhivele istorice ale Comisiei sau sunt eliminate.
• Metadatele se păstrează ca dovadă a existenței evidențelor și dosarelor și a transferului sau eliminării acestora.
• Informațiile clasificate drept „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” sau mai sensibile nu se transferă la Serviciul Arhive Istorice.

Serviciul Arhive Istorice al Comisiei

Serviciul:

• garantează autenticitatea, fiabilitatea și integritatea evidențelor, dosarelor și arhivelor și accesul la acestea;
• asigură protecția și integritatea efective ale metadatelor;
• pune, la cerere, evidențe și dosare la dispoziția direcțiilor generale sau a departamentelor echivalente;
• efectuează, dacă este necesar și prin acord cu direcțiile generale, o a doua examinare a tuturor evidențelor, dosarelor și arhivelor transferate;
• inițiază declasificarea documentelor clasificate;
• deschide arhivele istorice ale Comisiei pentru public după expirarea restricției de 30 de ani, cu excepții privind viața privată, interese comerciale și proprietate intelectuală;
• depune arhivele Comisiei care sunt deschise publicului la arhivele istorice ale UE la IUE.

Arhivele istorice ale Comisiei la IUE

• IUE este principalul punct de acces pentru arhivele istorice deschise publicului.
• Comisia oferă IUE acces la copiile digitalizate ale evidențelor deținute în formă analogică, acolo unde este posibil, și la descrierile tuturor arhivelor depuse. Promovează interoperabilitatea între sistemele sale de arhive și cele ale IUE.

Norme de punere în aplicare

Fiecare director general sau șef de departament creează structura organizatorică, administrativă și materială necesară și asigură personalul necesar pentru punerea în aplicare de către departamentele sale a prezentei decizii și a normelor de punere în aplicare, care sunt actualizate periodic ținând cont în special de:

• evoluții în ceea ce privește gestionarea evidențelor și arhivelor, cercetarea și standardele academice și științifice;
• evoluțiile tehnologiei informației și comunicațiilor;
• transparența, accesul public la documente și deschiderea arhivelor către public;
• armonizarea evidențelor.

DE CÂND SE APLICĂ DECIZIA?

Se aplică de la 6 iulie 2020.

CONTEXT

Pentru informații suplimentare, consultați:

• Arhive istorice (Comisia Europeană):
• Norme de aplicare a Deciziei C(2020) 4482 privind gestionarea evidențelor și arhivele (Comisia Europeană).

TERMENI-CHEIE

DOCUMENTUL PRINCIPAL

Decizia (UE) 2021/2121 a Comisiei din 6 iulie 2020 privind gestionarea evidențelor și arhivele (JO L 430, 2.12.2021, pp. 30-41).

DOCUMENTE CONEXE

Regulamentul (UE) 2018/1725 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 octombrie 2018 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile, organele, oficiile și agențiile Uniunii și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 și a Deciziei nr. 1247/2002/CE (JO L 295, 21.11.2018, pp. 39-98).

Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (JO L 145, 31.5.2001, pp. 43-48).

Regulament de procedură al Comisiei [C(2000) 3614] (JO L 308, 8.12.2000, pp. 26-34).

Modificările succesive aduse acordului au fost integrate în textul de bază. Această versiune consolidată are doar un caracter informativ.

Norme de aplicare a Deciziei C(2020) 4482 privind gestionarea evidențelor și arhivele.

Data ultimei actualizări: 17.05.2022