(1)

Consiliul de administrație are responsabilitatea, acționând în baza unei propuneri a directorului și în urma consultării cu Organismul comun de supraveghere, de a stabili condițiile aferente prelucrării datelor cu scopul de a determina dacă aceste date sunt relevante pentru sarcinile Europol și pot fi incluse în unul dintre sistemele sale de prelucrare a informațiilor, în special cu privire la accesarea și utilizarea datelor, precum și la termenele limită de stocare și ștergere a datelor.

(2)

Prin adoptarea prezentei decizii, Consiliul de administrație va ține seama de principiile Convenției Consiliului Europei pentru protejarea persoanelor față de prelucrarea automatizată a datelor cu caracter personal din 28 ianuarie 1981 și ale Recomandării nr. R (87) 15 a Comitetului de Miniștri al Consiliului Europei din 17 septembrie 1987 de reglementare a utilizării datelor cu caracter personal în sectorul polițienesc.

(3)

Decizia Consiliului de administrație va fi înaintată Consiliului spre aprobare,

(a)

„date cu caracter personal” înseamnă orice informații referitoare la o persoană fizică identificată sau identificabilă: o persoană identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un număr de identificare sau la unul ori mai mulți factori specifici identității sale fizice, fiziologice, mentale, economice, culturale sau sociale;

(b)

„prelucrarea datelor cu caracter personal” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal, indiferent dacă se realizează prin mijloace automate sau nu, precum colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, difuzare sau punere la dispoziție în alt mod, alinierea sau combinarea, blocarea, ștergerea sau distrugerea datelor;

(c)

„sisteme de prelucrare a datelor” înseamnă sistemul informațional Europol, fișierele de lucru pentru analiză și alte sisteme de prelucrare a datelor cu caracter personal, menționate la articolul 10 alineatul (1) din Decizia Europol;

(d)

„sistemul informațional Europol” înseamnă sistemul menționat la articolul 11 alineatul (1) din Decizia Europol;

(e)

„fișier de lucru pentru analiză” înseamnă un fișier deschis în scopul analizei, astfel cum se menționează la articolul 14 din Decizia Europol;

(f)

„organisme UE” înseamnă instituțiile, organismele, birourile și agențiile înființate de sau în temeiul Tratatului privind Uniunea Europeană și al Tratatelor de instituire a Comunităților Europene, menționate la articolul 22 alineatul (1) din Decizia Europol;

(g)

„terțe părți” înseamnă statele și organizațiile terțe menționate la articolul 23 alineatul (1) din Decizia Europol;

(h)

„personal Europol împuternicit corespunzător” înseamnă personalul Europol desemnat de director în vederea prelucrării datelor cu caracter personal în conformitate cu prezenta decizie.

(a)

datelor cu caracter personal introduse în sistemul informațional Europol în temeiul articolului 13 alineatul (1) din Decizia Europol;

(b)

datelor cu caracter personal oferite de un stat membru, un organism UE sau o terță parte în vederea includerii într-un anumit fișier de lucru pentru analiză, precum și datelor cu caracter personal introduse într-un fișier de lucru pentru analiză în temeiul articolului 14 din Decizia Europol;

(c)

datelor cu caracter personal furnizate de Europol în vederea includerii într-un alt sistem specific de prelucrare a datelor cu caracter personal, astfel cum se menționează la articolul 10 alineatul (1) ultima teză din Decizia Europol.