23.11.2005   

PT

Jornal Oficial da União Europeia

C 291/1

I-VIII

1-12

13-14

15-81

15-29

16-21

22-24

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94-95

I.

Vinte e uma línguas têm o estatuto de línguas oficiais e línguas de trabalho das instituições europeias. As instituições que, devido à natureza das suas actividades, necessitam do maior volume de serviços de interpretação são o Parlamento, a Comissão e o Conselho. O Parlamento tem o seu próprio serviço de interpretação. As necessidades de interpretação do Conselho e da Comissão são satisfeitas pela Direcção-Geral da Interpretação da Comissão (DG Interpretação).

II.

Devido ao facto de a procura estar distribuída de forma desigual ao longo do ano, as instituições europeias empregam não só intérpretes que pertencem ao quadro permanente (funcionários), como também intérpretes independentes (free-lance), recrutados como pessoal auxiliar (intérpretes de conferência auxiliares — ICA).

III.

O objectivo da auditoria do Tribunal consistia em avaliar a aplicação do princípio da boa gestão financeira pelos serviços de interpretação do Parlamento, da Comissão e do Conselho. A auditoria destinava-se nomeadamente a determinar se estas instituições dispõem de instrumentos e procedimentos adequados, que permitam garantir:

IV.

A auditoria demonstrou que a qualidade da interpretação satisfaz de um modo geral as necessidades e as expectativas, mas que devem ser tomadas várias medidas para reduzir os custos e evitar serviços de interpretação solicitados mas não utilizados.

V.

As instituições adoptaram abordagens diferentes de resposta aos pedidos de interpretação. Ao passo que a DG Interpretação, juntamente com a direcção-geral da Comissão que apresenta o pedido, analisa quais os serviços de interpretação realmente necessários e decide quais os pedidos que serão satisfeitos, no Parlamento essa análise não é efectuada, sendo aceites todos os pedidos que cumpram formalmente as regras, desde que estejam disponíveis os necessários recursos. O Conselho adoptou em 2004 um novo procedimento que incentiva claramente a limitação dos pedidos de interpretação.

VI.

Um cálculo efectuado pelo Tribunal demonstra que em 2003 o custo total da interpretação ascendeu a cerca de 57 milhões de euros no caso do Parlamento e a cerca de 106 milhões de euros no da Comissão, do Conselho, dos comités e de algumas agências. O custo médio por intérprete de um dia de interpretação era de 1 476 euros no Parlamento e de 1 046 euros na Comissão e no Conselho.

VII.

Apesar de as instituições terem sido bem-sucedidas na limitação da interpretação, poderão ser obtidas mais economias se forem evitados os cancelamentos de última hora, os pedidos para reuniões efectuados em cima da hora, a distribuição desigual das reuniões ao longo da semana e do ano e os elevados custos de viagem dos ICA. Dado que estes elementos estão em grande medida fora do controlo dos serviços de interpretação, só será possível fazer essas economias se os organizadores das reuniões forem mais previdentes.

VIII.

Os relatórios de sessão em que se indicam as línguas que foram utilizadas na reunião são um instrumento muito útil, que permite avaliar se as medidas tomadas para assegurar os serviços de interpretação correspondem às necessidades dos participantes na reunião; porém, num número significativo de casos esses relatórios não são elaborados. A apresentação de um mapa de custos das reuniões canceladas aos organizadores dessas reuniões, tal como faz o Conselho, constitui uma boa prática, que deverá ser alargada às outras instituições.

1.

Nos termos do artigo 290.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, o regime linguístico das instituições da Comunidade é fixado pelo Conselho, deliberando por unanimidade.

2.

Ao abrigo do Regulamento n.o 1, actualizado sempre que se verifica uma adesão de Estados à União Europeia, o Conselho atribuiu a 21 línguas (checo, dinamarquês, neerlandês, inglês, estónio, finlandês, francês, alemão, grego, húngaro, irlandês, italiano, letão, lituano, maltês, português, eslovaco, esloveno, espanhol e sueco) o estatuto de línguas oficiais e de línguas de trabalho das instituições (1).

3.

Com base no Regulamento n.o 1, são necessários serviços de interpretação quando são utilizadas numa reunião várias línguas de trabalho.

4.

As instituições que, devido à natureza das suas actividades, têm de assegurar o maior volume de serviços de interpretação são o Parlamento, a Comissão e o Conselho. Em 2003 o custo total da interpretação ascendeu a cerca de 57 milhões de euros no caso do Parlamento e a cerca de 106 milhões de euros no da Comissão, do Conselho, dos comités e de algumas agências.

5.

A Direcção da Interpretação do Parlamento dá resposta a todas as necessidades de interpretação do próprio Parlamento (para reuniões realizadas em Bruxelas, em Estrasburgo e em outros locais), do Provedor de Justiça, da Comissão no Luxemburgo e do Tribunal de Contas. Desde a conclusão da auditoria, o Parlamento tem igualmente assegurado serviços de interpretação ao Comité das Regiões em determinados dias.

6.

A DG Interpretação da Comissão dá resposta às necessidades de interpretação da própria Comissão (cerca de 40 % dos dias de interpretação assegurados), excepto no caso das reuniões realizadas no Luxemburgo, do Conselho (mais de 50 % dos dias de interpretação assegurados), do Comité Económico e Social, do Comité das Regiões, do Banco Europeu de Investimento e de algumas agências europeias.

7.

O Conselho dispõe apenas de uma pequena Unidade de Conferências, que organiza as reuniões e encomenda serviços de interpretação à DG Interpretação.

8.

Devido ao facto de a procura estar distribuída de forma desigual ao longo do ano, em função da frequência das reuniões e das combinações linguísticas solicitadas, as instituições europeias empregam não só intérpretes que pertencem ao quadro permanente (funcionários) (2), como também intérpretes independentes (free-lance), recrutados como pessoal auxiliar (intérpretes de conferência auxiliares — ICA) (3). As condições de trabalho, a remuneração e o reembolso das despesas regem-se, no caso dos ICA, pelo regime aplicável aos outros agentes das Comunidades Europeias e por uma convenção celebrada entre a maior organização profissional de intérpretes, a Associação Internacional de Intérpretes de Conferência (AIIC), e as três instituições da União Europeia que empregam intérpretes (ou seja, a Comissão, o Parlamento e o Tribunal de Justiça). Os intérpretes permanentes, que pertencem ao quadro de funcionários, regem-se pelo Estatuto dos funcionários (4).

9.

Em 2003 foram assegurados no total às instituições europeias cerca de 150 000 dias de interpretação. O Conselho foi responsável por cerca de 39 % deste total, a Comissão em Bruxelas por 26 %, a Comissão no Luxemburgo por 4 % e o Parlamento por 21 %. As outras instituições e organismos europeus (Tribunal de Justiça, Tribunal de Contas, Comité Económico e Social, Comité das Regiões, Banco Europeu de Investimento, agências, etc.) foram responsáveis pelos restantes 10 %. No que se refere aos prestadores desses serviços, a DG Interpretação representa cerca de 70 %, o Parlamento 27 % (5) e o Tribunal de Justiça 3 % dos serviços de interpretação prestados.

Quadro 1

Volume de dias/intérprete assegurados às instituições da UE (índice 1998 = 100) (6), incluindo as línguas dos novos Estados-Membros

10.

Como se pode ver no quadro 1, nos últimos anos as instituições da UE conseguiram reduzir a utilização dos serviços de interpretação que lhes são disponibilizados. O Conselho foi a única das três maiores instituições onde o número de dias de interpretação aumentou entre 1998 e 2003, mas o novo sistema «a pedido», introduzido a partir de 1 de Maio de 2004, parece ter invertido essa tendência (ver ponto 27). Contudo, 2004 foi um ano de transição e pode não ser representativo.

11.

A evolução da utilização dos serviços de interpretação do Conselho entre 1998 e 2003 explica-se não só pelo número crescente de reuniões, mas igualmente pelo número crescente de línguas activas e passivas (7) utilizadas nas reuniões dessa instituição.

12.

O artigo 6.o do Regulamento n.o 1 estipula que «as instituições podem determinar as modalidades de aplicação deste regime linguístico nos seus regulamentos internos». Esta disposição permite adaptar as disposições linguísticas às necessidades específicas de cada instituição. As instituições tiraram partido desta possibilidade em graus diferentes, como se refere no anexo 1.

13.

O objectivo da auditoria do Tribunal consistia em avaliar a aplicação do princípio da boa gestão financeira pelos serviços de interpretação do Parlamento, da Comissão e do Conselho. A auditoria abrangeu 97 % da oferta de serviços de interpretação (ou seja, toda a oferta de serviços, à excepção do Tribunal de Justiça, que tem o seu próprio serviço de interpretação). A auditoria destinava-se nomeadamente a determinar se estas instituições dispõem de instrumentos e procedimentos adequados, que permitam garantir:

14.

A auditoria abrangeu as despesas do exercício de 2003, mas foram tidas igualmente em consideração as alterações verificadas em 2004 em consequência do mais recente alargamento da União Europeia.

15.

A utilização efectiva das línguas nas reuniões demonstra que, por vezes, os serviços de interpretação assegurados excedem as necessidades reais de interpretação (alguns participantes podem preferir utilizar, em vez da sua língua materna, outra língua oficial mais conhecida; alguns dos participantes esperados poderão não estar presentes, tornando assim supérfluas determinadas medidas específicas tomadas para assegurar a interpretação). O Tribunal examinou em que medida as instituições auditadas dispõem de procedimentos adequados que permitam prever com a maior precisão possível a utilização esperada e acompanhar a utilização efectiva das línguas, com vista a dissuadir os organizadores das reuniões de solicitarem serviços de interpretação que excedam essas previsões.

16.

O Regimento (ver anexo I), que estipula que todos os deputados têm o direito de usar da palavra na língua oficial da sua escolha e que as intervenções serão traduzidas em simultâneo para cada uma das outras línguas oficiais, obriga o Parlamento a dispor de recursos de interpretação consideráveis.

17.

A Mesa do Parlamento Europeu aprovou em 1999 um código de conduta do multilinguismo destinado a organizar e controlar a prestação de serviços de interpretação, que foi actualizado em 2004. Os princípios fundamentais que estão na base deste código são os seguintes: embora respeitando a igualdade de direitos dos deputados, os custos do multilinguismo devem ser mantidos dentro de limites orçamentais aceitáveis, os recursos devem ser mais eficazmente utilizados e os utilizadores das línguas devem ser sensibilizados para a necessidade de uma utilização responsável dos recursos linguísticos, baseada nas necessidades reais.

18.

Só pode ser requerida interpretação à Direcção da Interpretação do Parlamento para as categorias de reuniões enumeradas no código de conduta (sessões plenárias do Parlamento, reuniões dos órgãos do Parlamento, das comissões e das delegações parlamentares, etc.). Os serviços de interpretação não podem ser disponibilizados aos deputados a título individual nem a organismos externos, salvo por autorização excepcional da Mesa. A Direcção da Interpretação assegura os serviços de interpretação solicitados, em função das prioridades e dentro dos limites estabelecidos no código de conduta.

19.

O código de conduta, actualizado em 2004, estipula que todos os órgãos parlamentares que necessitem de serviços de interpretação («utilizadores», na terminologia do código) devem definir e actualizar regularmente um «perfil linguístico de interpretação» baseado nas línguas requeridas e realmente utilizadas pelos seus membros. Trata-se de um instrumento muito útil que permite garantir que os pedidos correspondem às necessidades reais. Porém, os deputados ao Parlamento Europeu não são obrigados a confirmar antecipadamente a sua presença numa reunião, pelo que o «perfil linguístico de interpretação» não é suficiente para evitar que sejam assegurados serviços de interpretação desnecessários se os deputados para os quais foram previstos serviços de interpretação específicos não comparecerem na reunião.

20.

De acordo com o código de conduta, no final de cada reunião o chefe da equipa de interpretação, em colaboração com o secretariado da reunião, elabora uma relação dos serviços de interpretação que foram solicitados mas não utilizados e transmite-a ao director da Interpretação. É enviada cópia deste documento ao secretariado do órgão em causa. Na prática, este procedimento é aplicado desde Setembro de 2004 às reuniões das comissões e das delegações.

21.

Os recursos disponibilizados nos termos do Regimento excedem as necessidades reais quando numa dada reunião não são utilizadas as línguas oficiais previstas. O Parlamento nunca efectuou um inquérito destinado a avaliar a frequência e as consequências destes casos.

22.

Existe em todas as direcções-gerais uma unidade administrativa que centraliza os pedidos de interpretação de apoio a reuniões específicas e os transfere electronicamente para a DG Interpretação, através do sistema DOR (Demande d'Organisation de Réunion). A DG propõe a configuração linguística desejada e classifica por ordem de prioridades as reuniões para as quais foram solicitados serviços de interpretação no mesmo dia. Em reuniões internas semanais de «arbitragem», a DG Interpretação decide que pedidos podem ser atendidos, tendo em conta a disponibilidade de intérpretes e de salas de reunião. Em reuniões de coordenação subsequentes, são atribuídas configurações linguísticas específicas às várias reuniões que se realizarão seis semanas mais tarde. O número de línguas activas e/ou passivas atribuído pela DG Interpretação é geralmente inferior ao número solicitado inicialmente, sendo determinado através de negociações entre a DG Interpretação e a direcção-geral que organiza a reunião.

23.

Na DG Interpretação, o chefe da equipa de interpretação deve elaborar um relatório de sessão («rapport de séance»), no qual indica as línguas que foram utilizadas na reunião. Em 2004 foram elaborados relatórios relativos a 82,5 % das 8 107 reuniões com interpretação. Em 17,7 % dos relatórios, os chefes de equipa afirmavam que tinha sido solicitada e assegurada interpretação passiva que excedia as necessidades reais, por uma ou várias das seguintes razões: determinadas delegações nacionais não utilizaram as suas línguas oficiais, não usaram da palavra ou estiveram ausentes. Em 7,2 % dos relatórios referia-se que fora solicitada e assegurada interpretação activa que não fora utilizada, ocorrências que estiveram na origem de pelo menos (8)1 750 dias de intérprete pagos mas não utilizados, com um custo de 1,5 a 2 milhões de euros.

24.

Se bem que os procedimentos actuais, que dão à DG Interpretação a última palavra na decisão entre pedidos incompatíveis de diferentes direcções-gerais, permitam restringir a procura, é difícil para um serviço de interpretação decidir quais são as reuniões mais urgentes ou mais importantes. Outras instituições internacionais aplicam sistemas mais orientados para a gestão dos recursos:

Entre as instituições da União Europeia, o Conselho adoptou o sistema referido no ponto 27, que promove a sensibilização das delegações nacionais para os custos. No âmbito do novo sistema de gestão baseado em actividades, a DG Interpretação poderia contemplar a possibilidade de pôr em prática disposições semelhantes.

25.

A nomenclatura utilizada antes do alargamento para determinar a configuração linguística a assegurar para cada uma das reuniões baseava-se na tradição e não era actualizada regularmente. Não existiam procedimentos que permitissem verificar se os participantes nas reuniões necessitavam realmente de interpretação para a sua língua materna ou se se expressavam efectivamente na sua própria língua.

26.

O excesso da oferta de línguas foi demonstrado num inquérito efectuado em 2001 a 799 delegados do Conselho e da Comissão (9). Apesar de 73 % dos delegados terem declarado que tinham a possibilidade de se exprimir na sua língua materna, apenas 59 % afirmaram ter realmente utilizado essa língua. Era frequentemente o caso de delegados cuja língua materna não está muito divulgada e que falam fluentemente uma língua oficial mais conhecida. É pouco provável que delegados que falam uma língua oficial necessitem de interpretação para a sua língua materna a partir da língua oficial que utilizam. É, portanto, razoável partir do princípio de que as línguas para as quais é necessária interpretação são as línguas realmente faladas numa reunião.

27.

A Decisão n.o 56/04 do Secretário-Geral do Conselho (10), que rege as disposições linguísticas para o período posterior ao alargamento, alterou substancialmente a utilização dos serviços de interpretação. O novo sistema adapta as disposições linguísticas às necessidades reais das delegações, sensibiliza-as para os custos e incentiva os Estados-Membros a reduzirem os pedidos de interpretação desnecessários, o que tem por consequência uma redução dos custos de interpretação.

28.

A partir de 1 de Julho de 2004 deixou de ser facultada interpretação para as reuniões de 25 instâncias preparatórias (comités, grupos e grupos de trabalho), o que esteve na origem de uma redução de 13 para 11 do número médio de reuniões com interpretação realizadas por dia no Conselho. O regime linguístico completo de 20/20 línguas é financiado pelo orçamento do Conselho para as reuniões do Conselho, do Conselho Europeu e de um máximo de 20 instâncias preparatórias.

29.

No caso das outras instâncias preparatórias, apenas é facultada interpretação activa ou passiva quando solicitada pelas delegações nacionais. Para cobrir estes custos, as delegações podem recorrer a uma dotação financeira de 2 milhões de euros por língua. Sessenta e seis por cento do montante não utilizado é transferido para a dotação disponível na rubrica orçamental destinada às despesas de viagem dos delegados imputada ao Estado-Membro em causa. As delegações nacionais podem adaptar os seus pedidos de seis em seis meses, com uma antecedência de dois meses. Em consequência destas disposições, foram retiradas em 2004 uma ou mais línguas das disposições linguísticas relativas a várias instâncias preparatórias.

30.

Os pedidos de interpretação relativos às línguas oficiais pré-alargamento podem geralmente ser satisfeitos. No caso das novas línguas oficiais a situação é diferente, devido ao número insuficiente de intérpretes que satisfazem as necessidades linguísticas específicas (11) da União Europeia.

31.

Os concursos organizados pelo Serviço Europeu de Selecção de Pessoal (EPSO) para seleccionar intérpretes nas novas línguas oficiais apenas foram concluídos após a data do alargamento. Os candidatos a intérpretes de maltês não foram admitidos e o número de candidatos admitidos para as outras línguas oficiais foi insuficiente para dar resposta às necessidades dos serviços de interpretação da UE.

32.

Em 2004 surgiram dificuldades no Conselho, onde a procura de interpretação para algumas das novas línguas oficiais foi ainda mais elevada do que nas outras línguas. A DG Interpretação não conseguiu dar resposta a 37 % dos pedidos de interpretação para reuniões realizadas entre Maio e Dezembro de 2004.

33.

Para que a despesa possa ser gerida de acordo com os princípios da boa gestão financeira, a saber, economia, eficiência e eficácia, é necessário determinar o custo integral dos serviços prestados, que estará na base de uma imputação racional dos recursos.

34.

O Parlamento não efectua estimativas do custo integral médio diário dos ICA e dos intérpretes permanentes. Calcula apenas os custos directos (essencialmente remuneração e reembolso de despesas de viagem) dos serviços de interpretação prestados pelos ICA e não actualiza regularmente esses cálculos.

35.

A DG Interpretação calcula anualmente o custo médio de disponibilização de um intérprete (em inglês «Being Made Available», ou BMA) (12) durante um dia completo ou meio dia. Este cálculo é utilizado como base para facturar os serviços de interpretação às instituições e organismos aos quais a DG Interpretação presta serviços de interpretação («facturação interinstitucional»). Dado que os serviços de interpretação solicitados e cancelados são também considerados como serviços disponibilizados, este conceito permite avaliar os custos dos serviços de interpretação assegurados, mas não os custos dos serviços de interpretação efectivamente utilizados. Além do mais, os custos de disponibilização de um intérprete calculados pela DG Interpretação não têm em conta todos os custos gerais ou as contribuições para as pensões do pessoal permanente. Dado que todas as pensões dos funcionários são pagas a partir do orçamento da Comissão, este método parecer ser adequado para a fixação dos preços interinstitucionais, mas subestima os custos integrais por intérprete disponibilizado. O mesmo se aplica ao imposto comunitário sobre a remuneração dos intérpretes permanentes e independentes, que deveria ser deduzido dos custos, uma vez que se trata de uma receita do orçamento da UE.

36.

O Tribunal concebeu o método de cálculo dos custos totais de interpretação e do custo integral por dia de interpretação assegurado pelos ICA e pelo pessoal permanente que é descrito no anexo II. Foi utilizado o mesmo método para calcular os custos do Parlamento e da DG Interpretação.

37.

Os resultados dos cálculos dos auditores para o ano de 2003 são os seguintes:

Quadro 2

Custo de um dia de interpretação assegurado por um intérprete permanente

Quadro 3

Custo de um dia de interpretação assegurado por um ICA

Quadro 4

Custo médio ponderado e custo total da interpretação assegurada pelos intérpretes permanentes e pelos ICA

38.

A um custo médio por dia de interpretação, depois de impostos e pensões, de 1 476 euros para o Parlamento e de 1 046 euros para a DG Interpretação, uma reunião de um dia completo, com cobertura de interpretação em regime linguístico completo, tinha um custo de cerca de 40 000 e 34 500 euros, respectivamente, antes do alargamento (cobertura de 11/11, com três intérpretes por cabina de língua ou 33 intérpretes no total), e tem um custo de cerca de 88 500 e 63 000 euros, respectivamente, após o alargamento (cobertura de 20/20, com três intérpretes por cabina de língua ou 60 intérpretes no total). Quando há quatro intérpretes por cabina, o que não é invulgar nas reuniões do Parlamento, os custos de interpretação de uma reunião de um dia podem atingir 118 000 euros (ou 84 000 euros, se a interpretação for assegurada pela DG Interpretação). Uma reunião com um regime linguístico reduzido de 3/3 (inglês, francês e alemão como línguas passivas e activas, com seis intérpretes no total) tem um custo de apenas 8 900 euros no Parlamento e de 6 300 euros na DG Interpretação. Estes dados ilustram a importância de basear os pedidos de interpretação nas necessidades reais.

39.

Apesar de o sistema de remuneração dos intérpretes permanentes e independentes ser igual nas duas instituições, o custo por dia de interpretação é muito mais elevado no Parlamento do que na DG Interpretação. O Tribunal constatou que esta diferença se deve principalmente a vários condicionalismos em que a gestão tem pouca influência, tais como:

40.

O custo dos ICA recrutados pela DG Interpretação é de um modo geral significativamente inferior ao do pessoal permanente (ver também pontos 59-62). Dado que o número de dias de interpretação assegurados pelo pessoal permanente desceu 4 % entre 2002 e 2003, a diferença de custos entre as duas categorias de intérpretes aumentou inevitavelmente em 2003.

41.

A maioria dos ICA recrutados pela DG Interpretação são locais ou quase locais (55 % dos dias de contrato dos ICA em 2003 e 59 % em 2004), exigindo poucas ou nenhumas despesas de hotel e viagem e ajudas de custo. Uma vez que são remunerados apenas com base nos dias para os quais foram contratados, os intérpretes independentes locais têm custos inferiores aos dos intérpretes permanentes. Os ICA não locais, por outro lado, são mais dispendiosos, como demonstra um estudo efectuado para a Comissão (17).

42.

A prestação de serviços de interpretação solicitados em cima da hora tem custos particularmente elevados, pois pode ser necessário pagar despesas de viagem aos ICA para um trabalho de muito curta duração (por exemplo, uma única reunião), ao passo que os pedidos apresentados com mais antecedência permitem planear a utilização dos intérpretes independentes por um período mais prolongado (por exemplo, uma semana completa em que se realizam várias reuniões).

43.

A auditoria demonstrou que em 2003 não foram respeitados em grande número de casos os prazos estipulados no código de conduta. Foram transmitidos fora de prazo 853 pedidos (uma média de 17 por semana) e 650 cancelamentos (13 por semana, em média).

44.

O cancelamento tardio das reuniões, sendo embora por vezes inevitável, está também na origem de um desperdício de recursos financeiros, quando os intérpretes designados para esse trabalho não podem ser transferidos para outras reuniões. Quando os intérpretes utilizados são ICA, a sua remuneração redunda em pura perda para a instituição; quando são funcionários, poderiam ter sido utilizados em outras reuniões para as quais foram recrutados ICA, no pressuposto de que não estava disponível pessoal permanente. O sistema informático GERI (sigla de «Gestion des Réunions et des Interprètes») utilizado no Parlamento em 2003 permite determinar o número de meios dias de interpretação solicitados e assegurados, mas que não foram necessários devido ao cancelamento das reuniões (18). Esse número atingiu em 2003 um total de 6 298 meios dias (2 864 meios dias de pessoal permanente e 3 434 meios dias de ICA). Este valor corresponde a cerca de 8 % de todos os dias de interpretação assegurados e a 7,5 % dos que foram solicitados. Por consequência, foram despendidos cerca de 4 milhões de euros em serviços que foram assegurados, mas que não foram utilizados. Um planeamento mais eficaz teria permitido que os intérpretes permanentes designados para as reuniões canceladas substituíssem os ICA utilizados em outras reuniões (no que se refere a esta questão, ver também o ponto 47).

45.

O cancelamento tardio e a curta duração das reuniões, juntamente com a necessidade da DG Interpretação de manter em reserva alguns intérpretes por língua para cobrir reuniões de última hora ou ausências imprevistas de intérpretes, são as principais razões que explicam o grande número de casos de «disponibilidade implícita ou explícita» (19), ou seja, intérpretes que estão presentes, mas que ficam de reserva porque os seus serviços não são necessários. Em 2003, os intérpretes permanentes estiveram em média durante 33 dias em regime de «disponibilidade implícita». Grande número de casos de «disponibilidade implícita» (cerca de 130 intérpretes por dia, o equivalente em 2003 a mais de um quarto do número de intérpretes permanentes) verifica-se em Agosto, mês em que se realizam muito poucas reuniões. Consequentemente, não foram utilizados no total 15 000 dias/intérprete, o equivalente a cerca de 15 % dos dias de trabalho dos intérpretes permanentes. Os ICA prestaram serviços em regime de «disponibilidade implícita» durante mais de 6 000 dias, no total. O custo total da «disponibilidade implícita» em 2003, a um custo médio de 865 euros por dia disponível para interpretação (20), pode ser estimado em cerca de 18 milhões de euros. Embora uma parte significativa dos custos dessa disponibilidade seja provavelmente inevitável segundo as actuais disposições, deverão ser envidados esforços no sentido de os reduzir.

46.

Em 2003, 15 % dos dias de intérprete solicitados pelos serviços da Comissão foram cancelados, mas não existem dados sobre o número de casos em que os recursos não foram desperdiçados porque os intérpretes reservados para as reuniões canceladas puderam ser designados para outras reuniões.

47.

Em 2003, houve nove dias úteis em que pelo menos 100 intérpretes permanentes (ou mais de 20 % do número total de intérpretes permanentes) designados para reuniões canceladas permaneceram inactivos, em regime de «disponibilidade implícita», ao mesmo tempo que tinham sido recrutados mais de 100 ICA.

48.

As reuniões de muito curta duração criam também uma situação de «disponibilidade implícita», na medida em que só é necessário assegurar interpretação durante uma pequena parte do dia ou meio dia de intérprete reservado. Uma das razões que estão na origem destas reuniões de muito curta duração reside no facto de alguns grupos de trabalho, cujas reuniões são marcadas a intervalos regulares, reunirem mesmo quando apenas consta da ordem de trabalho da reunião um pequeno número de assuntos não urgentes.

49.

De acordo com as estimativas do próprio Conselho, em 2003 mais de 5 % das despesas de interpretação do Conselho (2,4 em 45,7 milhões de euros) consistiram em pagamentos de reuniões canceladas, em que os intérpretes não puderam ser utilizados pelo Conselho para outras reuniões realizadas no mesmo dia, o que corresponde a um desperdício líquido anual de perto de 4 000 dias de intérprete.

50.

Os pedidos tardios de interpretação para novas reuniões ou de adição de mais uma ou várias línguas, apresentados menos de seis dias úteis antes da data da reunião, foram facturados em 2003 ao preço de 835 euros, ou seja, cerca de um terço mais do que o preço normal de 632 euros. Estes pedidos tardios corresponderam em 2003 a cerca de 3 % do montante total facturado ao Conselho.

51.

É importante sensibilizar os organizadores das reuniões para o elevado custo dos cancelamentos e dos pedidos tardios. O mapa de custos das reuniões canceladas enviado no final de cada mês ao chefe da unidade central de coordenação do Estado-Membro que detém a Presidência rotativa do Conselho pode ser considerado como um exemplo de boas práticas, se for utilizado para efeitos de gestão.

52.

Para permitir que a DG Interpretação recupere os custos dos serviços de interpretação prestados às outras instituições (custos que devem ser imputados ao orçamento administrativo dessas instituições), foi criado um sistema de facturação interinstitucional baseado em «Acordos de Nível de Serviço» (Service Level Agreements, SLA) celebrados entre a DG Interpretação e as instituições em causa.

53.

Em 2003 a DG Interpretação facturou ao Conselho ao preço de base de 632 euros por dia ou 369 euros por meio dia os intérpretes solicitados com pelo menos seis semanas de antecedência para as reuniões realizadas em Bruxelas. Foram aplicadas tarifas mais elevadas no caso das missões e das requisições tardias.

54.

Foram efectuadas as seguintes observações no que se refere ao método de facturação actual:

55.

Com base no trabalho do Comité Interinstitucional da Tradução e da Interpretação (CITI) e no relatório Chêne (21) de 2002, alcançaram-se progressos consideráveis no que se refere ao reforço da cooperação entre as instituições da UE no domínio da interpretação. As principais realizações foram as seguintes:

56.

Poderão ser obtidas mais economias e ganhos de eficiência em vários outros domínios, mas o reforço da cooperação é dificultado pela organização actual, que prevê a existência de três prestadores independentes de serviços de interpretação (DG Interpretação, Parlamento e Tribunal de Justiça).

57.

A divisão do trabalho entre o Parlamento e a Comissão (DG Interpretação) não é eficiente, pelas seguintes razões:

58.

Deverá, portanto, analisar-se se os problemas atrás referidos poderão ser resolvidos através da criação de um único serviço ou agência interinstitucional que preste serviços de interpretação a todas as instituições da UE, ou da melhoria da cooperação interinstitucional. A centralização da prestação de serviços de interpretação seria compatível com a autonomia de cada instituição, como prova o facto de o Conselho depender há anos da Comissão para a prestação de serviços de interpretação, sem problemas a assinalar. O Acordo de Nível de Serviço celebrado entre o Conselho e a DG Interpretação demonstra que é perfeitamente viável garantir à instituição cliente um número previamente acordado de intérpretes por dia.

59.

A conveniência em utilizar ICA em vez de pessoal permanente está dependente de grande número de factores, tais como a distribuição das reuniões ao longo do ano e da semana, a disponibilidade de intérpretes independentes locais ou a distância entre o domicílio profissional do intérprete e o local onde se realiza a reunião. O Tribunal considera que os resultados do estudo atrás referido efectuado para a DG Interpretação (22) são válidos de um modo geral. De acordo com os mesmos, o rácio global óptimo seria a realização de 51 % dos dias de interpretação por intérpretes permanentes. A percentagem de dias de interpretação assegurados por intérpretes permanentes desceu de 53 % em 2000 para 46 % em 2002 e 2003, mas em 2004 subiu para 50 %.

60.

Porém, o objectivo de um rácio global de 51:49 não é adequado para todas as línguas. A DG Interpretação não calculou o rácio óptimo para cada uma das línguas. Por exemplo, a proporção de intérpretes independentes neerlandófonos (54 % em 2003) deveria ser mais elevada, pois estão disponíveis muitos intérpretes independentes «locais» (ICA que residem em Bruxelas ou arredores) ou «não locais» (ICA que residem a pouca distância de Bruxelas) não tão dispendiosos.

61.

Por outro lado, poderiam ser recrutados mais intérpretes permanentes de línguas como, por exemplo, o português e o grego, pois os custos de viagem dos ICA gregos e portugueses são superiores à média de todos os ICA. No caso destas línguas, a dependência em relação aos ICA é relativamente elevada (59 % e 67 % dos dias de interpretação, respectivamente, em 2003), o volume de trabalho dos intérpretes permanentes é dos mais elevados de todas as línguas (116 e 108 dias, respectivamente, para uma média de 104 em 2003) e a percentagem de ICA locais é a mais baixa (apenas 30 % no caso do português e 42 % no do grego, para uma média de 56 % em 2003).

62.

O Parlamento não efectuou qualquer cálculo específico destinado a estabelecer a proporção óptima entre intérpretes independentes e permanentes. Em 2003, 57 % dos dias de intérprete foram fornecidos por ICA. Apesar de os custos serem mais elevados, parece justificar-se que a percentagem de interpretação independente seja mais elevada no Parlamento do que na DG Interpretação, pois a procura é mais irregular. No entanto, as cinco línguas com a percentagem mais elevada de interpretação independente (por ordem decrescente espanhol, italiano, inglês, finlandês e sueco) são línguas em que os custos de viagem dos ICA são superiores à média.

63.

Os custos de viagem dos ICA são substancialmente mais elevados do que os dos funcionários. Nos termos da convenção, que concede aos ICA um subsídio de viagem, ajudas de custo diárias e o reembolso das despesas de viagem e hotel, os ICA beneficiam de condições de viagem mais favoráveis do que os seus colegas permanentes. No caso de reuniões realizadas fora de Bruxelas, estas disposições estão na origem de condições de viagem desiguais para intérpretes com a mesma categoria que desempenham as mesmas tarefas. Nos termos dos acordos da AIIC com outras organizações internacionais, os ICA beneficiam das mesmas condições de reembolso das despesas de viagem previstas para o pessoal permanente da mesma categoria (23).

64.

Nos termos do artigo 10.o das normas da Comissão Europeia para a aplicação da convenção entre a AIIC e as instituições da UE (24), um ICA tem direito, mediante a apresentação dos documentos comprovativos, ao reembolso de um bilhete de avião IATA, flexível e reembolsável, à tarifa mais baixa que não esteja sujeita a quotas. As normas de execução aplicáveis aos ICA que trabalham para as instituições da UE sedeadas no Luxemburgo (25) contêm uma cláusula semelhante.

65.

A Convenção deverá ser alterada no sentido de garantir que não seja geralmente pago a um ICA um montante superior ao correspondente ao custo de um bilhete com restrições (ou seja, um bilhete à tarifa mais baixa). Contudo, este montante será pago mesmo no caso de o bilhete não ser utilizado por motivo de doença, cancelamento da reunião ou qualquer outra razão que esteja fora do controlo do ICA.

66.

A análise de uma amostra dos pagamentos efectuados aos ICA demonstrou que a maior parte dos ICA que viajam de avião obtinham reembolsos de um bilhete em classe executiva, sem que existissem no processo quaisquer provas da necessidade de adquirir esse tipo de bilhete.

67.

Ao contrário do disposto nas regras que estipulam que um ICA não tem direito a ajudas de custo diárias completas quando um funcionário só receberia uma parte dessas ajudas, são concedidas ajudas de custo diárias completas mesmo por um período inferior a 12 horas (26).

68.

A análise de uma amostra de 17 pagamentos efectuados a ICA que se deslocaram de avião demonstrou que quatro obtiveram o reembolso de um bilhete em classe executiva, sem que existissem no processo quaisquer provas da necessidade de adquirir esse tipo de bilhete.

69.

A remuneração diária paga em 2004 pelas instituições europeias, à taxa fixa de 483,98 euros por dia de trabalho para intérpretes experientes, está de acordo com as condições de mercado prevalecentes no sector privado. Porém, é inferior à taxa média bruta paga por outras organizações internacionais que celebraram igualmente convenções com a AIIC. O volume de emprego muito mais elevado e os contratos de mais longa duração oferecidos pelas instituições da UE, combinados com o tratamento fiscal favorável (os ICA estão sujeitos a um imposto comunitário e, por consequência, estão isentos do pagamento de impostos nacionais sobre o rendimento), justificam essa diferença.

70.

O efeito do tratamento fiscal mais favorável é que, apesar de a taxa bruta de remuneração ser mais baixa, o montante líquido recebido pelo intérprete independente que trabalha para a DG Interpretação e para o Parlamento é mais elevado do que o montante líquido de remuneração pelo trabalho efectuado para o sector privado ou para outras organizações internacionais. Por consequência, as instituições da UE podem dar-se ao luxo de aplicar normas de recrutamento de ICA mais exigentes, mas devem também acompanhar atentamente as condições de mercado, para evitar que os seus ICA recebam uma remuneração excessivamente elevada.

71.

Ao contrário das instituições europeias, a Organização de Cooperação e Desenvolvimento Económico aplica uma tarifa de remuneração reduzida em caso de reuniões canceladas, reuniões que terminam mais cedo e reuniões gerais e não técnicas (27).

72.

Um inquérito aos grupos políticos efectuado pelo Tribunal não revelou queixas relativas à qualidade, à fiabilidade ou à utilidade dos serviços de interpretação, mas a limitação das sessões de interpretação a três horas e meia foi considerada demasiado restritiva.

73.

Cerca de 1,2 % dos relatórios de sessão (28) de 2003 e de 0,5 % dos de 2004 continham uma queixa informal, que se relacionava geralmente com as disposições linguísticas. Uma avaliação da qualidade dos serviços de interpretação prestados pela DG Interpretação efectuada por consultores externos em 2001, que incluía um inquérito aos delegados que participaram em reuniões da Comissão e do Conselho em que era assegurada interpretação, demonstrou que 91 % desses delegados estavam de um modo geral satisfeitos ou muito satisfeitos com a qualidade da interpretação da DG Interpretação, sendo o ponto mais fraco o conhecimento das questões debatidas nas reuniões. Este problema parecia estar relacionado com a distribuição tardia ou a não disponibilização dos documentos de reunião, o que os resultados do inquérito efectuado aos intérpretes indicaram como sendo o maior problema. Nomeadamente, a não disponibilização da documentação na sua língua activa era considerada um problema.

74.

A partir do quarto trimestre de 2003, a DG Interpretação solicita aos organizadores das reuniões que respondam a um breve questionário, depois da reunião. Noventa e quatro por cento dos inquiridos disseram estar muito satisfeitos ou satisfeitos com os serviços da DG Interpretação e a qualidade da interpretação.

75.

Este quadro foi confirmado em grande medida aos auditores pelos vários chefes das unidades centrais de coordenação criadas pelos Estados-Membros que detêm a Presidência rotativa do Conselho (a seguir designados por coordenadores da Presidência do Conselho) e pelos requerentes de interpretação para as reuniões da Comissão. A qualidade da interpretação foi referida quase unanimemente como o principal ponto forte da DG Interpretação.

76.

Os intérpretes da DG Interpretação têm acesso a glossários multilingues sobre numerosos temas, disponíveis em linha, os quais constituem um instrumento de apoio à qualidade e à coerência da interpretação. Por outro lado, a documentação relativa à reunião muitas vezes só está disponível em inglês, pelo que tem de ser completada pelos próprios intérpretes através de pesquisas em bases de dados. A qualidade da interpretação poderá ser igualmente melhorada através de uma maior estabilidade das equipas de interpretação utilizadas em reuniões sucessivas. Esta recomendação aplica-se especialmente às reuniões mais técnicas.

77.

A solicitude dos funcionários da DG Interpretação é igualmente considerada como um dos pontos fortes do serviço. Quando um pedido de interpretação é total ou parcialmente recusado pela DG Interpretação no decurso das suas reuniões semanais de arbitragem ou coordenação, a reunião para a qual foi apresentado o pedido é normalmente adiada para a semana seguinte ou realiza-se com uma configuração linguística reduzida. Segundo foi dito, os atrasos significativos nos progressos do trabalho dos comités ou dos grupos de trabalho são excepcionais.

78.

O ponto negativo referido com mais frequência no decurso das entrevistas do Tribunal aos clientes da Comissão e do Conselho, aliás já mencionado também pelos do Parlamento, consistia na limitação das sessões de interpretação a três horas e meia.

79.

O Conselho não dispõe de um sistema de avaliação da qualidade da interpretação e de medição da satisfação dos delegados.

80.

Os coordenadores da Presidência do Conselho no período de 2002-2003 que foram entrevistados pelos auditores do Tribunal referiram quase unanimemente a qualidade da interpretação como o principal ponto forte da DG Interpretação. Os organizadores das reuniões ou as delegações raramente apresentaram queixas oficiais. Tanto em 2002 como em 2003 a DG Interpretação recebeu apenas quatro ou cinco dessas queixas e só duas em cada ano estavam relacionadas com a qualidade da interpretação.

81.

Os coordenadores da Presidência do Conselho consideram igualmente que a antecedência de seis semanas exigida pela DG Interpretação para a apresentação dos pedidos é um prazo excessivamente longo, que implica inevitavelmente grande número de alterações. Sugeriram também que o envio pelo Secretariado-Geral de instruções escritas mais claras e detalhadas ao coordenador da Presidência do Conselho e aos organizadores das reuniões permitiria melhorar o planeamento e evitar o frequente cancelamento das reuniões, nomeadamente nas primeiras semanas de uma nova Presidência.

82.

A auditoria permitiu constatar que nos últimos cinco anos as instituições têm conseguido conter as despesas de interpretação, apesar de o número de línguas oficiais ter aumentado de 11 para 20 em Maio de 2004. A Comissão e o Conselho criaram sistemas destinados a assegurar que apenas seja facultada interpretação quando é realmente necessária. As boas práticas observadas nestas instituições deverão ser alargadas ao Parlamento (pontos 15-29).

83.

As necessidades de interpretação nas línguas oficiais de antes do alargamento podem geralmente ser satisfeitas, mas está disponível um número de intérpretes insuficiente para satisfazer as necessidades de interpretação de ou para as novas línguas oficiais (pontos 30-32).

84.

O aumento do número de línguas de trabalho coloca problemas práticos e financeiros que só podem ser resolvidos através do controlo da procura de serviços de interpretação e dos custos associados. A adesão de pequenos países cria um enorme aumento da procura em pequenos mercados de interpretação onde a oferta é deveras limitada, o que torna cada vez mais difícil satisfazer todos os pedidos de interpretação. Os concursos organizados pelo EPSO para seleccionar intérpretes permanentes nas novas línguas oficiais apenas foram concluídos após a data do alargamento e o número de candidatos admitidos não foi suficiente para dar resposta às necessidades dos serviços de interpretação da UE (pontos 30-31).

85.

A remuneração dos intérpretes representa cerca de 80 % dos custos de interpretação. Os custos suplementares referem-se a gestão, administração, formação, informática, etc. De acordo com os cálculos do Tribunal, em 2003 o custo integral dos serviços de interpretação prestados pelo Parlamento e pela DG Interpretação ascendeu a cerca de 57 e 106 milhões de euros, respectivamente. Incluindo o Tribunal de Justiça, os custos totais de interpretação das instituições da EU antes do alargamento podem ser estimados em cerca de 170 milhões de euros. O custo de um dia de interpretação no Parlamento é muito superior ao da DG Interpretação, principalmente devido à forma como as reuniões do Parlamento são organizadas (pontos 33-41 e anexo II).

86.

Apesar das medidas tomadas para conter e reduzir os custos de interpretação, é possível obter mais economias através de uma gestão mais eficaz das reuniões, nomeadamente conseguindo que as alterações e cancelamentos de última hora sejam reduzidos ao mínimo (pontos 42-51).

87.

Adicionalmente, as instituições deverão rever a sua política no que se refere ao nível de recursos de interpretação de reserva mantidos em regime de disponibilidade, para reduzir ao mínimo os custos dessa política (ponto 45).

88.

Tal como se refere nos pontos 44 e 49, em 2003 foram despendidos mais de 6 milhões de euros pelo Parlamento e pelo Conselho em serviços de interpretação solicitados mas não utilizados, devido ao cancelamento de reuniões. Também foram canceladas reuniões na Comissão; porém, pelas razões referidas no ponto 46, não é possível estimar os custos desses cancelamentos.

89.

A Comissão presta serviços de interpretação a si mesma, ao Conselho e a outras instituições por intermédio da DG Interpretação. Os custos de interpretação são facturados às outras instituições, o que constitui um instrumento eficaz de gestão dos recursos, mas o Tribunal constatou que a taxa de facturação não tem em conta os custos integrais. Se bem que o facto não tenha um efeito líquido no orçamento da UE, pode estar na origem de decisões de gestão inadequadas em matéria de utilização dos recursos disponíveis.

90.

Poderão obter-se economias de custos através de uma aplicação mais rigorosa da Convenção com a AIIC, de uma maior integração dos sistemas informáticos e de uma cooperação interinstitucional mais estreita.

91.

No que se refere à Convenção com a AIIC, deverá considerar-se a possibilidade de negociar um acordo que permita que os ICA beneficiem das mesmas condições aplicáveis ao pessoal permanente. O exemplo das Nações Unidas demonstra que é possível centralizar a organização das viagens dos intérpretes independentes (29). Poderão ser iniciadas consultas com a AIIC, ao abrigo do artigo 19.o da convenção, com vista à revisão da convenção neste ponto (pontos 63-71). Deverá considerar-se ainda a possibilidade de negociar preços especiais para os ICA com as agências de viagens, as companhias aéreas, os hotéis, etc.

92.

A orientação geral de disponibilizar interpretação efectuada pelo pessoal permanente ou pelos ICA não é óbvia, pois está dependente de numerosos factores: a distribuição das reuniões ao longo do ano e da semana, a disponibilidade de intérpretes independentes locais, as combinações linguísticas necessárias, a distância entre o domicílio profissional do intérprete e o local onde se realiza a reunião, etc. Os ICA locais geralmente têm custos mais baixos do que os intérpretes permanentes, ao passo que os ICA não locais são em média mais dispendiosos (pontos 39-41).

93.

Os utilizadores estão de um modo geral satisfeitos com a qualidade dos serviços de interpretação prestados (pontos 72-75), se bem que muitos utilizadores tenham apelado para uma maior flexibilidade nos limites do tempo de interpretação estabelecidos para as reuniões.

94.

Deverá ser efectuada uma avaliação independente dos possíveis benefícios da criação de um serviço único interinstitucional que fornecesse serviços de interpretação a todas as instituições, em comparação com os do reforço da cooperação interinstitucional (ponto 58).

95.

Todos os alargamentos da União Europeia estiveram na origem de um aumento do número de línguas de trabalho e da complexidade da procura de serviços de interpretação. O presente relatório demonstra que, sem colocar em causa o princípio do multilinguismo, as instituições conseguiram tomar medidas pragmáticas de redução e controlo dos custos de interpretação. O Tribunal recomenda que as instituições prossigam esses esforços.