1.   A Comissão de Contas é composta por três membros e tem sede em Bruxelas.

2.   A Comissão presta apoio logístico adequado aos membros da Comissão de Contas, em especial espaço de escritórios e apoio informático.

3.   A Comissão de Contas é assistida por um secretariado, sediado em Kiev, dirigido por um chefe do secretariado. O secretariado recebe as suas instruções e orientações do presidente da Comissão de Contas, que será nomeado em conformidade com o artigo 6.o da presente decisão.

4.   O artigo 2.o da Decisão 1999/396/CE, CECA, Euratom da Comissão (2) relativa às condições e regras dos inquéritos internos em matéria de luta contra a fraude, a corrupção e todas as atividades ilegais lesivas dos interesses das Comunidades é aplicável aos membros da Comissão de Contas e ao seu pessoal, incluindo o pessoal do secretariado.

1.   Os membros da Comissão de Contas são nomeados pela Comissão, na sequência de um convite à manifestação de interesse. O mandato dos membros da Comissão de Contas tem início na data fixada para o efeito na decisão de nomeação.

2.   Os membros da Comissão de Contas devem ser cidadãos da União com experiência comprovada nos domínios da auditoria, do acompanhamento e do controlo e/ou da luta contra a fraude, a corrupção, os conflitos de interesses e as irregularidades, idealmente adquirida num cargo superior nas instituições da UE ou nas instituições públicas dos Estados-Membros.

3.   Os membros da Comissão de Contas são nomeados consultores especiais da Comissão, na aceção do artigo 5.o do Regime Aplicável aos Outros Agentes da União Europeia (3), por um período de dois anos. Os seus contratos são renováveis e asseguram a sua total independência em relação a qualquer influência externa no exercício das suas funções. Os membros da Comissão de Contas devem ter sido objeto de um inquérito de segurança ou, na falta deste, estar dispostos a submeter-se ao inquérito de segurança pelo Estado-Membro da sua nacionalidade.

4.   O processo de seleção é conduzido pelo diretor-geral da DG NEAR com o apoio de um painel, cujos membros o diretor-geral seleciona de entre as direções-gerais da Comissão mais envolvidas. O painel apresenta uma lista de candidatos ao diretor-geral, com base nos resultados do convite à manifestação de interesse e nas entrevistas subsequentes. O diretor-geral seleciona os membros da Comissão de Contas, bem como três membros suplentes, para substituição de um membro da Comissão de Contas que deixe de estar apto ou disposto a desempenhar as suas funções.

5.   Se um membro da Comissão de Contas deixar de preencher as condições exigidas para o exercício das suas funções, previstas na presente decisão e nos respetivos contratos, pode ser demitido pela Comissão.

6.   Se um membro da Comissão de Contas não puder desempenhar as suas funções por um período limitado, por razões médicas ou outras, a Comissão pode, em consulta com o membro da Comissão de Contas em causa, nomear um membro suplente, temporariamente, até que o membro em causa possa retomar as suas funções, para o período em que se este último se encontre incapacitado.

7.   O período limitado referido no n.o 6 não pode exceder seis meses.

1.   O diretor-geral da DG NEAR designa um dos membros como presidente da Comissão de Contas e um outro como vice-presidente. Se o presidente estiver impedido de exercer as suas funções, é substituído pelo seu vice-presidente.

2.   Se a presidência vagar, o vice-presidente exerce as suas funções até à designação de um novo presidente pelo diretor-geral da DG NEAR.

1.   O presidente representa a Comissão de Contas. Preside às suas reuniões e organiza o seu trabalho.

2.   O presidente pode delegar em cada um dos membros da Comissão de Contas e no chefe do secretariado o poder de assinar documentos em nome da Comissão de Contas.

3.   O presidente estabelece o calendário e a ordem de trabalhos das reuniões da Comissão de Contas.

4.   O presidente é responsável pela elaboração, no prazo de 6 meses a contar da entrada em funcionamento da Comissão de Contas, do regulamento interno da Comissão de Contas.

1.   Realizam-se anualmente em Bruxelas, no mínimo, seis reuniões da Comissão de Contas, que, em casos justificados, também podem ser realizadas noutros locais ou em linha. A Comissão de Contas realiza igualmente, se as circunstâncias o permitirem, um mínimo de seis visitas por ano a Kiev.

2.   O presidente assegura que, em cada reunião da Comissão de Contas, seja atingido o quórum exigido de dois membros da Comissão de Contas.

3.   O presidente assegura que as reuniões da Comissão de Contas servem para discutir as conclusões do secretariado, formular orientações para o trabalho do secretariado e apresentar relatórios à Comissão.

4.   O presidente pode convocar reuniões adicionais, se necessário, que também podem ter lugar em formato híbrido. As reuniões são convocadas com antecedência suficiente para possibilitar a participação de todos os membros e convidados.

1.   O secretariado da Comissão de Contas é composto por uma equipa de especialistas em gestão e controlo, auditoria e outros domínios de competência pertinentes, bem como por assistentes de secretariado, admitidos através de um contrato de prestação de serviços, na sequência de um concurso lançado pela DG NEAR.

2.   O trabalho do secretariado é organizado por um chefe do secretariado, um funcionário da Comissão nomeado pela DG NEAR.

3.   O secretariado assiste a Comissão de Contas no exercício das suas funções, nomeadamente recolhendo e fornecendo, por intermédio do chefe do secretariado, todas as informações pertinentes.

1.   A Comissão pode convidar representantes dos Estados-Membros e de outros doadores a participar nas atividades da Comissão de Contas. A Comissão pode convidar outros doadores que contribuam para o Mecanismo a nomear observadores para a Comissão de Contas.

2.   Quando convidados pela Comissão, os observadores podem participar nas reuniões da Comissão de Contas nessa qualidade e ter acesso à informação. O presidente da Comissão de Contas, por razões devidamente justificadas, como a confidencialidade ou a proteção de dados, e após consulta dos outros membros da Comissão de Contas, pode recusar o acesso dos observadores à informação.

3.   O presidente da Comissão de Contas, após consulta dos outros membros da Comissão de Contas, pode convidar observadores a assistir às deliberações da Comissão de Contas e solicitar aos observadores que apresentem contribuições orais e escritas.

4.   Os observadores não participam no processo de adoção de relatórios ou recomendações.

1.   Sempre que um dos membros da Comissão de Contas ou qualquer outra pessoa que participe nas reuniões da Comissão de Contas, incluindo na qualidade de observador, se encontre numa situação de conflito de interesses ou numa situação que possa ser entendida como tal pelo público, informa imediatamente os outros membros da Comissão de Contas e o secretariado e abstém-se de participar nas deliberações correspondentes e na adoção dos correspondentes relatórios e recomendações da Comissão de Contas.

2.   Na situação descrita no n.o 1, uma vez devidamente informado, o presidente da Comissão de Contas toma todas as medidas adequadas.

3.   O presidente da Comissão de Contas informa o diretor-geral da DG NEAR de qualquer situação descrita no n.o 1 logo que tenha conhecimento da mesma.

1.   A Comissão de Contas assiste a Comissão, acompanhando continuamente os sistemas de gestão e controlo da Ucrânia no que diz respeito à utilização do financiamento da União ao abrigo do Mecanismo e assinalando quaisquer problemas sistémicos ou potenciais deficiências desses sistemas. A Comissão de Contas avalia, nomeadamente, os sistemas implantados pela Ucrânia para evitar, corrigir, comunicar e tratar eficazmente, investigar e instaurar ações penais, em caso de fraude, corrupção, conflitos de interesses e quaisquer outras irregularidades em relação a quaisquer despesas financiadas ao abrigo do Mecanismo.

2.   A Comissão de Contas tem o direito de solicitar informações, de pedir às autoridades competentes e de realizar, a qualquer momento, nomeadamente através do seu secretariado, as suas próprias verificações e controlos no local do sistema de gestão e controlo da Ucrânia, bem como dos procedimentos e das despesas para aplicação das medidas previstas na decisão de execução do Conselho relativa à aprovação da avaliação do Plano para a Ucrânia, que tenham já sido avaliadas pela Comissão através dos pedidos de pagamento trimestrais. Os relatórios daí resultantes devem, se for caso disso, conter recomendações dirigidas à Ucrânia para melhorar o seu sistema de gestão e controlo e ser partilhados com a Comissão. A Comissão de Contas atua sem prejuízo dos poderes da Comissão, do OLAF, do Tribunal de Contas Europeu e da Procuradoria Europeia.

3.   A Comissão de Contas apresenta relatórios à Comissão, incluindo uma cópia das recomendações previstas no n.o 2, com uma frequência de, pelo menos, um relatório trimestral, com base num programa de trabalho apresentado à Comissão para informação no prazo de três meses a contar da data em que a Comissão de Contas tiver iniciado funções. Esses relatórios devem apresentar o parecer da Comissão de Contas sobre o desempenho e a eficácia do sistema de gestão e controlo da Ucrânia. As informações que a Comissão de Contas tenha obtido ou de que tenha tomado conhecimento sobre quaisquer casos identificados ou preocupações graves relacionadas com a má gestão das despesas financiadas ao abrigo do Mecanismo são imediatamente partilhadas com a Comissão.

4.   Além disso, a Comissão de Contas adota recomendações destinadas à Ucrânia sempre que, no seu parecer, as autoridades ucranianas competentes não tenham tomado as medidas necessárias para prevenir, detetar, corrigir, investigar e instaurar ações penais, em caso de fraude, corrupção, conflitos de interesses e irregularidades que tenham afetado ou sejam suscetíveis de afetar gravemente a boa gestão financeira das despesas financiadas ao abrigo do Mecanismo, e em todos os casos em que identifique deficiências que afetem a conceção e o funcionamento do sistema de controlo instituído pelas autoridades ucranianas.

5.   Os relatórios e as informações da Comissão de Contas devem, se pertinente e sempre que sejam necessárias medidas para prevenir, detetar, corrigir, investigar e instaurar ações penais, em caso de fraude, corrupção, conflitos de interesses, irregularidades ou qualquer outra atividade ilegal lesiva dos interesses financeiros da União, ser enviados sem demora à Comissão, ao Organismo Europeu de Luta Antifraude e à Procuradoria Europeia, de acordo com as respetivas competências. A Comissão de Contas pode também partilhar os seus relatórios e informações, se for caso disso, com as autoridades ucranianas competentes, especialmente sempre que essas autoridades tenham de tomar medidas para prevenir, detetar, corrigir, investigar e instaurar ações penais, em caso de fraude, corrupção, conflitos de interesses, irregularidades ou quaisquer outras atividades ilegais lesivas dos interesses financeiros da União.

6.   A Comissão de Contas solicita a assistência da Ucrânia para obter informações e documentos, incluindo dados eletrónicos, e pode pedir à Ucrânia que tome todas as medidas necessárias para facilitar o trabalho das pessoas mandatadas para a realização das verificações e controlos no local, sem prejuízo das disposições aplicáveis da UE e da Ucrânia em matéria de proteção e segurança de dados.

7.   A Comissão de Contas assegura o diálogo e a cooperação regulares com o Tribunal de Contas Europeu, bem como com a Câmara de Contabilidade da Ucrânia e outras instituições, conforme pertinente.

1.   Os membros da Comissão de Contas e o pessoal que trabalha para o secretariado da Comissão de Contas devem assegurar a estrita confidencialidade das informações recebidas no quadro das suas funções ou no contexto do seu trabalho. Em especial, devem assegurar a proteção das informações pessoais, confidenciais e sensíveis do ponto de vista comercial.

2.   Os dados pessoais devem ser tratados em conformidade com as regras do Regulamento (UE) 2018/1725 do Parlamento Europeu e do Conselho (4), que se aplicam mutatis mutandis.

3.   A Comissão de Contas adota procedimentos e políticas internas em matéria de proteção de dados em conformidade com o Regulamento (UE) 2018/1725.

4.   A Comissão de Contas adota orientações para a proteção de informações confidenciais e sensíveis do ponto de vista comercial.

1.   O presidente e os outros membros da Comissão de Contas esforçam-se por chegar a um consenso sobre o conteúdo dos relatórios e recomendações. Na ausência de consenso, o conteúdo é decidido por maioria dos membros da Comissão de Contas. Em caso de empate, o voto do presidente será decisivo. O presidente ou qualquer membro da Comissão de Contas pode solicitar uma votação.

2.   A Comissão de Contas envia à Comissão os seus relatórios, incluindo recomendações dirigidas à Ucrânia. A Comissão partilha as recomendações com a Ucrânia.

3.   A aplicação das recomendações é acompanhada de forma contínua pela Comissão de Contas.