1.   O presente regulamento estabelece as medidas relativas às boas práticas de distribuição de substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários.

2.   O presente regulamento é aplicável aos importadores e distribuidores de substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários, bem como aos fabricantes que distribuem substâncias ativas, que tenham fabricado, utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários.

3.   O presente regulamento não se aplica a produtos intermédios de substâncias ativas utilizadas em medicamentos veterinários.

1.   As pessoas referidas no artigo 1.o, n.o 2, devem desenvolver e manter um sistema de qualidade.

2.   O sistema de qualidade deve ter em conta a dimensão, a estrutura e a complexidade das atividades dessas pessoas e as alterações previstas dessas atividades.

3.   As pessoas referidas no artigo 1.o, n.o 2, devem garantir que todas as partes do sistema de qualidade são dotadas de recursos apropriados em termos de pessoal competente e de locais, equipamentos e instalações adequados e suficientes.

1.   O sistema de qualidade deve estabelecer as responsabilidades, os processos e os princípios de gestão dos riscos para a qualidade.

2.   Deve garantir que sejam cumpridas as seguintes obrigações:

1.   As pessoas referidas no artigo 1.o, n.o 2, devem designar uma pessoa singular como pessoa responsável pelo sistema de qualidade em cada local onde são realizadas atividades de distribuição.

2.   As pessoas responsáveis pelo sistema de qualidade devem dispor de autoridade e responsabilidades definidas de modo a garantir a implementação e manutenção do sistema de qualidade, e são pessoalmente responsáveis pelo cumprimento das suas obrigações.

3.   As pessoas responsáveis pelo sistema de qualidade podem delegar as suas tarefas, mas não as suas responsabilidades.

1.   As responsabilidades de todo o pessoal envolvido na distribuição de substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários devem ser especificadas por escrito.

2.   O pessoal deve receber formação sobre os requisitos em matéria de boas práticas de distribuição de substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários estabelecidos no presente regulamento. Além disso, deve dispor de competências e experiência adequadas para assegurar que as substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários são corretamente manuseadas, armazenadas e distribuídas.

1.   O pessoal deve receber formação inicial e contínua, relevantes para a sua função, com base em procedimentos apropriados e de acordo com um programa de formação escrito.

2.   As pessoas referidas no artigo 1.o, n.o 2, devem manter um registo de toda a formação e avaliar e documentar periodicamente a sua eficácia.

1.   As instalações e o equipamento devem estar localizados, ser concebidos, construídos e mantidos de modo a garantir:

2.   Deve haver espaço, iluminação e ventilação suficientes para assegurar a separação necessária, e condições de armazenamento e limpeza adequadas.

3.   Os dispositivos de monitorização necessários para garantir os atributos de qualidade das substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários devem ser submetidos a calibração com base em normas certificadas e rastreáveis, de acordo com um calendário aprovado.

4.   As atividades de receção e expedição devem, se possível, ser realizadas em locais separados. Se tal não for possível, devem ser realizadas em momentos distintos.

5.   As zonas de receção de substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários devem proteger as entregas das condições meteorológicas prevalecentes durante a descarga.

6.   A zona de receção deve ser separada da zona de armazenamento.

7.   É necessário escolher e utilizar equipamentos e produtos de limpeza adequados de forma a não representarem uma fonte de contaminação.

8.   As instalações devem ser protegidas da entrada de aves, roedores, insetos e outros animais. Deve ser implementado e mantido um programa de controlo de roedores e de pragas. A sua eficácia deve ser monitorizada.

9.   O equipamento defeituoso não deve ser utilizado e deve ser removido ou rotulado como defeituoso. O equipamento deve ser eliminado de forma a evitar qualquer utilização indevida.

10.   Devem ser previstas áreas separadas para o armazenamento de substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários recebidas, sob quarentena, rejeitadas, recolhidas e devolvidas, incluindo as que apresentem embalagens danificadas.

11.   Qualquer sistema que substitua uma separação física, conforme aplicável, por exemplo uma separação eletrónica baseada num sistema informatizado, deve proporcionar segurança equivalente e ser submetido a validação adequada.

12.   As áreas e os produtos separados devem ser adequadamente identificados.

1.   A documentação deve cumprir os seguintes requisitos:

2.   Quando forem identificados erros na documentação, estes devem ser corrigidos sem demora, com uma rastreabilidade clara de quem os corrigiu e quando.

3.   Qualquer alteração da documentação deve ser assinada e datada. A alteração deve permitir a leitura das informações originais. Quando apropriado, deve registar-se a razão para a alteração.

4.   Cada membro do pessoal deve ter acesso imediato a toda a documentação necessária para as tarefas executadas.

5.   Toda a documentação relacionada com o cumprimento pelas pessoas referidas no artigo 1.o, n.o 2, das boas práticas de distribuição de substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários, tal como estabelecidas no presente regulamento, deve ser disponibilizada a pedido das autoridades competentes.

6.   As relações e medidas de controlo respeitantes aos documentos originais e cópias oficiais, ao tratamento de dados e aos registos devem ser indicadas para todos os sistemas em suporte papel, eletrónico e híbrido.

1.   Devem existir procedimentos que descrevam as atividades de distribuição que afetam a qualidade das substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários. Essas atividades incluem:

2.   Os procedimentos devem ser aprovados, assinados e datados pela pessoa relevante responsável pelo sistema de qualidade.

3.   Devem utilizar-se procedimentos válidos e aprovados. Os documentos devem ser claros e devidamente pormenorizados. O título, a natureza e a finalidade dos documentos devem ser indicados. Os documentos devem ser verificados regularmente e mantidos atualizados. Deve ser adotado um sistema de controlo das versões para os vários procedimentos. Depois da revisão de um documento, deve estar previsto um sistema para evitar a utilização acidental da versão anterior. Os procedimentos que foram substituídos ou que são obsoletos devem ser retirados das estações de trabalho e arquivados.

1.   Os registos devem ser claros e devem efetuar-se aquando da realização de cada operação e de forma a permitir a rastreabilidade de todas as atividades ou acontecimentos relevantes.

2.   Os registos devem ser conservados, pelo menos, até um ano após o prazo de validade do lote da substância ativa a que dizem respeito. No caso das substâncias ativas com datas de reensaio, os registos devem ser conservados, pelo menos, até três anos após a distribuição completa do lote.

3.   Os registos devem assegurar a rastreabilidade da origem e do destino das substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários, a fim de identificar todos os fornecedores dessas substâncias ativas e as pessoas que as receberam. Devem ser mantidos registos de cada compra e venda. Os registos a conservar e manter disponíveis incluem:

1.   As entregas devem ser examinadas aquando da receção, a fim de verificar se:

2.   As substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários com selos violados, embalagens danificadas ou suspeita de eventual contaminação devem ser separadas fisicamente ou, se estiver disponível um sistema eletrónico equivalente, por via eletrónica, e a causa do problema deve ser investigada.

3.   As substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários sujeitas a medidas especiais de armazenamento, como os estupefacientes e os produtos que exigem uma determinada temperatura ou humidade, devem ser imediatamente identificadas e armazenadas de acordo com instruções escritas e com as disposições legislativas aplicáveis.

4.   Sempre que as pessoas referidas no artigo 1.o, n.o 2, suspeitem que uma substância ativa utilizada como matéria-prima em medicamentos veterinários por elas adquirida ou importada é uma substância falsificada, devem proceder à sua separação física ou, se estiver disponível um sistema eletrónico equivalente, por via eletrónica e informar a autoridade nacional competente do Estado-Membro em que estão registadas.

5.   As substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários rejeitadas devem ser identificadas, controladas e separadas fisicamente ou, se estiver disponível um sistema eletrónico equivalente, por via eletrónica, para impedir a utilização não autorizada no fabrico e qualquer nova distribuição. Os registos das atividades de destruição devem estar prontamente disponíveis.

1.   As substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários devem ser armazenadas nas condições especificadas pelo fabricante, nomeadamente com temperatura e humidade controladas, quando necessário, e de modo a evitar a sua contaminação ou confusão entre substâncias. As condições de armazenamento devem ser monitorizadas e os registos conservados. Os registos devem ser regularmente analisados pela pessoa responsável pelo sistema de qualidade.

2.   Quando forem necessárias condições especiais de armazenamento, o local de armazenamento deve ser objeto de qualificação e funcionar dentro dos limites especificados.

3.   As instalações de armazenamento devem estar limpas e não conter lixo, pó, pragas ou outros animais. Devem ser tomadas precauções adequadas contra derrames, quebras e contaminação.

4.   Deve existir um sistema que assegure a rotação das existências, por exemplo, «primeiro a expirar ou primeira data de reensaio, primeiro a sair», com controlos regulares e frequentes para verificar se o sistema funciona corretamente. Os sistemas eletrónicos de gestão de armazéns devem ser submetidos a validação.

5.   As substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários que estejam fora do prazo de validade devem ser separadas fisicamente ou, caso exista um sistema eletrónico, por via eletrónica, das existências aprovadas e não devem ser fornecidas.

1.   Caso o armazenamento ou o transporte de substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários sejam contratados a pessoas externas, as pessoas referidas no artigo 1.o, n.o 2, devem assegurar que o adjudicatário conhece e respeita as condições de armazenamento e transporte adequadas.

2.   Deve ser celebrado um contrato escrito entre o adjudicador e o adjudicatário que estabeleça claramente os deveres de cada parte.

3.   O adjudicatário não pode subcontratar a terceiros nenhuma atividade que lhe tenha sido confiada ao abrigo do contrato sem a autorização escrita do adjudicador.

1.   No caso de fornecimentos na União, as pessoas referidas no artigo 1.o, n.o 2, só podem fornecer substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários a outros distribuidores, fabricantes, farmácias de oficina ou pessoas autorizadas pela legislação nacional.

2.   As substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários devem ser transportadas de acordo com as condições especificadas pelo fabricante e de uma forma que não afete negativamente a sua qualidade. A identidade do produto, do lote e do contentor deve ser conservada em todos os momentos. Todos os rótulos originais dos contentores devem permanecer legíveis. Devem ser tomadas medidas para impedir o acesso não autorizado às substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários durante o transporte.

3.   Deve estar em vigor um sistema que permita identificar prontamente a distribuição de cada lote de substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários, de modo que a sua recolha seja possível.

1.   As pessoas a que se refere o artigo 1.o, n.o 2, devem notificar os clientes relevantes de quaisquer informações ou acontecimentos de que tomem conhecimento e que possam causar uma interrupção do fornecimento.

2.   As pessoas referidas no artigo 1.o, n.o 2, devem comunicar ao cliente relevante todas as informações relativas à qualidade ou aos aspetos regulamentares das substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários que recebam do fabricante original dessas substâncias ativas, e devem comunicar a este último todas as informações dessa natureza que recebam do cliente.

3.   As pessoas referidas no artigo 1.o, n.o 2, devem comunicar ao cliente relevante o nome ou firma, o endereço permanente ou a sede social do fabricante original da substância ativa e os números de lote fornecidos. Deve também ser entregue ao cliente uma cópia do certificado de análises original do fabricante de origem da substância ativa.

4.   As pessoas referidas no artigo 1.o, n.o 2, devem comunicar às autoridades competentes, mediante pedido, o nome ou a firma e o endereço permanente ou a sede social do fabricante original da substância ativa. O fabricante original da substância ativa pode responder à autoridade competente diretamente ou através de agentes por ele autorizados.

1.   As reclamações, quer sejam recebidas oralmente quer por escrito, devem ser registadas e investigadas de acordo com um procedimento específico.

Quando relacionada com a qualidade de uma substância ativa utilizada como matéria-prima em medicamentos veterinários, a reclamação deve ser analisada pelas pessoas referidas no artigo 1.o, n.o 2, com o fabricante original da substância ativa, consoante o caso, a fim de determinar se devem ser iniciadas novas medidas com outros clientes que possam ter recebido essa substância ativa, ou com a autoridade competente, ou ambas. A investigação da causa da reclamação deve ser conduzida e documentada pela parte apropriada.

2.   O registo da reclamação deve incluir os seguintes elementos:

3.   Os registos das reclamações devem ser conservados, a fim de avaliar as tendências, a frequência das queixas relacionadas com o produto e a sua gravidade, tendo em vista a tomada de medidas corretivas adicionais, com caráter imediato, se for caso disso. Os registos devem ser postos à disposição das autoridades competentes durante as inspeções.

4.   Sempre que uma reclamação seja remetida para o fabricante original da substância ativa, o registo conservado pela pessoa referida no artigo 1.o, n.o 2, deve incluir quaisquer respostas recebidas do fabricante original da substância ativa, incluindo a data e as informações fornecidas.

5.   No caso de uma situação grave ou potencialmente com risco de vida, as pessoas referidas no artigo 1.o, n.o 2, devem informar as autoridades locais, nacionais ou internacionais, consoante o caso, procurar aconselhamento junto dessas autoridades e seguir as suas instruções.

1.   As substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários devolvidas devem ser identificadas enquanto tal e separadas fisicamente ou, se estiver disponível um sistema eletrónico equivalente, por via eletrónica, na pendência dos resultados de uma respetiva investigação sobre essas substâncias.

2.   As substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários que deixaram de estar sob a guarda das pessoas referidas no artigo 1.o, n.o 2, só devem voltar às existências comercializáveis se estiverem satisfeitas todas as seguintes condições:

3.   A avaliação a que se refere o n.o 2 deve ter em conta a natureza da substância ativa utilizada como matéria-prima em medicamentos veterinários, quaisquer condições especiais de armazenamento necessárias e o tempo decorrido desde que foi fornecida. Se necessário, e em caso de dúvida sobre a qualidade da substância ativa utilizada como matéria-prima em medicamentos veterinários devolvida, deve consultar-se o fabricante original da substância ativa.

4.   Os registos das substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários devolvidas devem ser conservados. Para cada devolução, a documentação deve incluir os seguintes elementos:

5.   Só o pessoal devidamente formado e autorizado pode libertar substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários para voltarem às existências comercializáveis.

6.   As substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários que voltam às existências comercializáveis devem ser dispostas de forma a garantir o correto funcionamento do sistema de rotação das existências.

1.   Deve existir um procedimento que defina as circunstâncias em que deve ser considerada a recolha de uma substância ativa utilizada como matéria-prima em medicamentos veterinários.

2.   O procedimento de recolha deve especificar:

3.   A pessoa responsável pelo sistema de qualidade deve participar nas recolhas.

1.   As pessoas referidas no artigo 1.o, n.o 2, devem realizar autoinspeções e proceder ao respetivo registo, a fim de monitorizar a aplicação e o cumprimento das boas práticas de distribuição das substâncias ativas utilizadas como matérias-primas em medicamentos veterinários estabelecidas no presente regulamento.

2.   Devem ser realizadas autoinspeções regulares de acordo com um calendário estabelecido no sistema de qualidade.

3.   As autoinspeções devem ser levadas a cabo de forma imparcial e pormenorizada, por funcionários competentes da empresa designados para o efeito.

4.   Devem ser registados os resultados de todas as autoinspeções. Os relatórios devem conter todas as observações feitas durante a inspeção e ser apresentados ao pessoal competente e à administração.

5.   Serão tomadas as medidas corretivas e preventivas adequadas necessárias e a sua eficácia deve ser revista.

1.   O sistema de farmacovigilância do titular da autorização de introdução no mercado estabelecido e mantido em conformidade com o artigo 77.o, n.o 1, do Regulamento (UE) 2019/6 deve cumprir os requisitos estabelecidos no presente regulamento.

2.   O titular da autorização de introdução no mercado deve assegurar que o sistema de farmacovigilância:

3.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem assegurar que a pessoa qualificada responsável pela farmacovigilância referida no artigo 77.o, n.o 8, do Regulamento (UE) 2019/6 exerce um controlo suficiente sobre o sistema de farmacovigilância, a fim de promover, manter e melhorar o cumprimento do artigo 78.o do referido regulamento. Devem assegurar a existência de um procedimento adequado para identificar e resolver eventuais conflitos de interesses da pessoa qualificada responsável pela farmacovigilância.

4.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem dispor de um número suficiente de pessoal competente, devidamente qualificado e formado para a realização das atividades de farmacovigilância.

5.   Todas as pessoas envolvidas nos procedimentos e processos do sistema de farmacovigilância estabelecido para a realização de atividades de farmacovigilância devem assegurar o bom funcionamento do sistema no exercício das suas funções em nome do titular da autorização de introdução no mercado.

6.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem estabelecer e documentar procedimentos de salvaguarda para assegurar a continuidade das atividades no que diz respeito ao cumprimento das obrigações de farmacovigilância.

7.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem assumir plena responsabilidade por todas as obrigações de farmacovigilância subcontratadas a terceiros tal como estabelecido no Regulamento (UE) 2019/6 e no presente regulamento.

1.   As qualificações e a formação da pessoa qualificada responsável pela farmacovigilância referida no artigo 77.o, n.o 8, do Regulamento (UE) 2019/6 devem incluir experiência documentada em matéria de farmacovigilância.

2.   A pessoa qualificada responsável pela farmacovigilância deve ter concluído a formação de médico veterinário em conformidade com o artigo 38.o da Diretiva 2005/36/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (2). Se essa formação não tiver sido concluída, os titulares de autorizações de introdução no mercado devem tomar medidas para assegurar que a pessoa qualificada responsável pela farmacovigilância seja assistida em permanência por um médico veterinário. Essa assistência deve ser devidamente documentada.

1.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem estabelecer e implementar um sistema de gestão da qualidade adequado e eficaz para a realização das suas atividades de farmacovigilância.

2.   O sistema de gestão da qualidade deve ser descrito no dossiê principal do sistema de farmacovigilância.

3.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem assegurar que o sistema de gestão da qualidade inclui políticas, processos e procedimentos pormenorizados em matéria de gestão de documentos, formação, auditorias e gestão de alterações que abranjam as atividades em conformidade com os artigos 5.o a 9.°. Essas políticas, processos e procedimentos devem prever uma revisão do sistema de gestão da qualidade a intervalos regulares determinados em função dos riscos, com base em critérios predefinidos.

4.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem assegurar que o sistema de gestão da qualidade inclui políticas, processos e procedimentos pormenorizados para o sistema de gestão de registos e a recolha de dados, em conformidade com os artigos 10.o a 15.o, para as seguintes atividades de farmacovigilância:

5.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem assegurar que o sistema de gestão da qualidade inclui políticas, processos e procedimentos pormenorizados para a gestão dos riscos, monitorização da relação benefício-risco, gestão dos sinais e comunicação a todos os intervenientes relevantes em conformidade com os artigos 16.o a 20.°.

6.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem assegurar que o sistema de gestão da qualidade inclui políticas, processos e procedimentos pormenorizados para a manutenção e a disponibilidade do dossiê principal do sistema de farmacovigilância em conformidade com os artigos 24.o a 25.°.

7.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem definir claramente as funções e responsabilidades das pessoas envolvidas nas atividades de farmacovigilância e na documentação em conformidade com os n.os 3 a 6 do presente artigo.

8.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem criar um sistema de gestão da qualidade com os seguintes elementos:

1.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem criar e manter um sistema de gestão de documentos para conservar todos os documentos relacionados com as atividades de farmacovigilância. Esses documentos devem ser arquivados e indexados de modo a que se lhes possa aceder facilmente a com precisão durante todo o período de conservação de registos.

2.   Os documentos devem ser objeto de controlo de versões, conforme adequado.

3.   Os documentos e dados de farmacovigilância relativos a cada medicamento autorizado devem ser conservados enquanto o medicamento veterinário estiver autorizado e durante 5 anos depois de a autorização de introdução no mercado ter deixado de ser válida.

1.   Todo o pessoal envolvido na realização de atividades de farmacovigilância deve receber formação inicial e formação contínua para o exercício das suas funções e responsabilidades em relação às atividades mencionadas no artigo 4.o, n.os 3 a 6, incluindo também atividades relacionadas com ensaios clínicos, reclamações sobre aspetos técnicos dos produtos, normas, vendas e comercialização.

2.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem dispor de um sistema de gestão da formação para a manutenção e o desenvolvimento das competências do seu pessoal. As informações sobre os planos e registos de formação das atividades de farmacovigilância, bem como uma referência à sua localização, devem ser conservadas no anexo IV, ponto iv), do dossiê principal do sistema de farmacovigilância.

1.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem realizar auditorias do sistema de farmacovigilância a intervalos regulares em função dos riscos, a fim de garantir que o sistema cumpre os requisitos estabelecidos no presente regulamento e determinar a sua eficácia. As auditorias devem ser planeadas de forma a abranger todas as atividades de farmacovigilância durante um período definido e verificar a sua conformidade com as políticas, processos e procedimentos do sistema de gestão da qualidade. Devem ser efetuadas por pessoas que não tenham qualquer envolvimento direto ou responsabilidade no que se refere aos assuntos ou processos auditados.

2.   Qualquer terceiro contratado para realizar atividades de farmacovigilância, no todo ou em parte, em nome dos ou em conjunto com os titulares de autorizações de introdução no mercado deve aceitar ser auditado pelos titulares de autorizações de introdução no mercado ou em seu nome.

3.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem elaborar um calendário de auditoria em função dos riscos. O processo de planeamento em função dos riscos deve ser descrito, e a fundamentação do calendário em função dos riscos deve ser documentada. No anexo IV, ponto ii), do dossiê principal do sistema de farmacovigilância deve ser documentada uma lista das auditorias programadas e concluídas, incluindo as constatações críticas e principais pendentes.

1.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem estabelecer um processo para gerir as medidas corretivas e preventivas, a fim de mitigar quaisquer desvios detetados nas auditorias, no trabalho operacional diário e nos resultados das inspeções. As medidas corretivas e preventivas associadas devem ser documentadas relativamente aos últimos 5 anos.

2.   Os planos de medidas corretivas e preventivas solicitados pela autoridade competente devem documentar por escrito um processo eficaz, abordando e minimizando sistematicamente os riscos ou defeitos identificados. Deve incluir a análise das causas profundas, prever possíveis medidas corretivas e preventivas claras, estabelecer prazos de ação e prever a comunicação às partes interessadas relevantes.

3.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem monitorizar e avaliar a eficácia das medidas corretivas e preventivas. Quaisquer alterações associadas a essas medidas devem ser avaliadas.

4.   A gestão das alterações deve prever um processo de alteração controlado, que inclua a monitorização e a documentação da eficácia das medidas corretivas ou preventivas e a comunicação às partes interessadas relevantes.

1.   O sistema de gestão de documentos referido no artigo 5.o deve incluir um sistema de gestão de registos para receber, registar, coligir e avaliar informações sobre eventos adversos e para registar informações de segurança.

2.   A descrição do sistema de gestão de registos para registar eventos adversos e informações de segurança na secção D do dossiê principal do sistema de farmacovigilância deve incluir as seguintes informações:

3.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado podem usar a base de dados de farmacovigilância da União como sistema eletrónico de gestão de registos para registar eventos adversos. Nesse caso, a secção D do dossiê principal do sistema de farmacovigilância deve indicar que o sistema de gestão de registos utilizado é a base de dados de farmacovigilância da União.

1.   As informações relativas a suspeitas de eventos adversos devem ser registadas e codificadas de acordo com normas acordadas internacionalmente. Deve ser utilizada a última versão das normas, de acordo com as datas de aplicação especificadas.

2.   Os registos dos eventos adversos devem incluir, pelo menos, os seguintes elementos:

3.   Se o nome do medicamento não constar do relatório inicial da fonte original, os titulares da autorização de introdução no mercado devem envidar esforços razoáveis para obter o nome ou, pelo menos, parte do nome comercial do medicamento em causa. Se nem o nome nem os nomes comerciais forem conhecidos e não puderem ser obtidos, o nome das substâncias ativas deve ser registado no sistema de gestão de registos.

4.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem envidar esforços razoáveis para solicitar informações adicionais, conforme necessário, a fim de permitir a investigação de suspeitas de eventos adversos, incluindo os resultados de testes de diagnóstico adequados, para garantir que os dados comunicados sobre os eventos adversos estão completos.

1.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem registar os eventos adversos na base de dados de farmacovigilância da União.

2.   Deve ser utilizada uma língua habitual no domínio da ciência médica para registar informações não codificadas na base de dados de farmacovigilância da União, incluindo informações relacionadas com eventos adversos com origem fora da União.

3.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem monitorizar regularmente a literatura científica, a fim de identificar quaisquer eventos adversos relacionados com os seus medicamentos veterinários. O método de monitorização da literatura e a frequência com que a monitorização é efetuada devem ter em conta a abordagem em função dos riscos. Deve abranger, pelo menos, os seguintes tópicos: substância ativa, tipo de medicamento, estabilidade em número e incidência de comunicações observados ao longo do tempo no mercado e estabilidade do perfil de farmacovigilância.

1.   A fim de permitir uma análise exaustiva das comunicações de eventos adversos provenientes de países terceiros, os titulares de autorizações de introdução no mercado devem registar na base de dados de medicamentos da União os nomes e números de autorização correspondentes para o mesmo medicamento ou, se o mesmo medicamento não estiver autorizado na União, para um medicamento similar autorizado na União, tal como definido na Orientação n.o 24 da International Cooperation on Harmonisation of Technical Requirements for Registration of Veterinary Medicinal Products (Cooperação internacional para a harmonização dos requisitos técnicos para o registo dos medicamentos veterinários) («VICH») (3). Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem atualizar as informações sempre que necessário.

2.   A incidência dos eventos adversos comunicados deve ser indicada com base no número total de animais que apresentam um evento adverso durante um determinado período de tempo, multiplicado por 100 e dividido por uma estimativa do número de animais tratados durante esse período. Para calcular o número estimado de animais tratados a partir da informação sobre o volume de vendas exigida nos termos do artigo 58.o, n.o 12, do Regulamento (UE) 2019/6, os titulares de autorizações de introdução no mercado devem identificar e fornecer à base de dados de medicamentos da União um fator para cada um dos seus medicamentos veterinários, de acordo com o país, a espécie-alvo e o tamanho da embalagem. De acordo com a posologia do produto, o fator determinará quantos animais podem ser tratados com uma embalagem de um determinado tamanho, independentemente da formulação. Para calcular a incidência das comunicações de eventos adversos provenientes de países terceiros através do número estimado de animais tratados, os titulares de autorizações de introdução no mercado devem fornecer informações sobre o volume de vendas de cada um dos seus medicamentos veterinários, combinado para todos os países terceiros de acordo com as espécies-alvo, e em relação ao mesmo tamanho de embalagem ou a uma embalagem comparável.

3.   A Agência deve publicar orientações sobre a fórmula matemática para calcular o fator. Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem registar no dossiê principal do sistema de farmacovigilância os pressupostos que utilizam, em termos de distribuição das vendas por espécie-alvo e regime de tratamento por espécie-alvo, para calcular o fator. Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem atualizar o fator sempre que necessário.

1.   Os estudos de vigilância pós-comercialização podem ser realizados pelos titulares de autorizações de introdução no mercado por sua própria iniciativa ou devem ser realizados pelos titulares de autorizações de introdução no mercado a pedido de uma autoridade competente ou da Agência, em conformidade com o artigo 76.o, n.o 3 e n.o 4, do Regulamento (UE) 2019/6.

2.   Os estudos voluntários de vigilância pós-comercialização devem ser notificados à autoridade competente responsável ou à Agência imediatamente após terem início. O titular da autorização de introdução no mercado deve apresentar à autoridade competente ou à Agência, consoante o caso, o protocolo e o relatório final no prazo de um ano após a conclusão da recolha de dados.

3.   Para um estudo de vigilância pós-comercialização solicitado, o titular da autorização de introdução no mercado deve apresentar o projeto de protocolo de estudo, para aprovação, à autoridade competente ou à Agência que solicitou o estudo, conforme aplicável, o mais tardar dois meses antes da realização do ensaio.

4.   O titular da autorização de introdução no mercado deve notificar a autoridade competente do território em que é realizado o estudo de vigilância pós-comercialização, caso essa autoridade competente não tenha solicitado o estudo.

5.   O titular da autorização de introdução no mercado deve apresentar o protocolo de estudo, o resumo do relatório final do estudo e o relatório final do estudo uma vez finalizado o estudo à autoridade competente ou à Agência que solicitou o estudo de vigilância pós-comercialização, conforme aplicável, e à autoridade competente do território em que o estudo foi realizado.

6.   O titular da autorização de introdução no mercado deve apresentar todos os documentos pertinentes numa língua habitual no domínio da ciência médica, exceto no caso de estudos a realizar para medicamentos veterinários autorizados apenas num Estado-Membro. Para esses estudos, o titular da autorização de introdução no mercado deve fornecer uma tradução do título, o resumo do protocolo de estudo e um resumo do relatório final do estudo numa língua habitual no domínio da ciência médica.

7.   O titular da autorização de introdução no mercado deve assegurar que todas as informações relativas ao estudo são tratadas e armazenadas de modo a poderem ser corretamente comunicadas, interpretadas e verificadas. O titular da autorização de introdução no mercado deve assegurar que o conjunto de dados analíticos e os programas estatísticos utilizados para gerar os dados contidos no relatório final do estudo são armazenados eletronicamente e estão disponíveis para auditorias e inspeções a pedido da autoridade competente ou da Agência, consoante o caso.

1.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem assegurar que o sistema de farmacovigilância inclui um sistema de gestão dos riscos a fim de tomar as medidas adequadas para minimizar os riscos identificados, quando necessário.

2.   O sistema de gestão dos riscos deve incluir um processo para a monitorização da relação benefício-risco dos produtos e a execução da gestão de sinais. Deve também incluir um sistema de comunicação em conformidade com o artigo 20.o.

3.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem assegurar uma avaliação contínua e documentar as medidas de gestão dos riscos e os resultados das medidas de minimização dos riscos no dossiê principal do sistema de farmacovigilância.

1.   O processo de gestão de sinais deve consistir, pelo menos, em processos de farmacovigilância de deteção de sinais, estabelecimento de prioridades, validação, avaliação e documentação dos resultados.

2.   Se os titulares de autorizações de introdução no mercado forem responsáveis pelo mesmo medicamento veterinário ou por um similar, tal como definido na Orientação n.o 24 da International Cooperation on Harmonisation of Technical Requirements for Registration of Veterinary Medicinal Products (VICH) (4), autorizado em diferentes Estados-Membros através de diferentes procedimentos de autorização, o processo de gestão de sinais pode ser realizado ao nível da substância ativa para todos os medicamentos combinados.

3.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem efetuar a gestão de sinais utilizando uma abordagem em função do risco e monitorizar os dados com uma frequência proporcional ao risco identificado. A abordagem em função do risco deve ter em conta os seguintes tópicos: tipo de medicamento, duração do período de colocação no mercado e estabilidade do perfil de farmacovigilância, riscos identificados e potenciais e necessidade de informações adicionais. A abordagem em função do risco deve ser aplicada para determinar a metodologia, a extensão e a frequência do processo de gestão de sinais, devendo documentar-se a fundamentação dessa abordagem.

4.   A avaliação dos sinais deve analisar e avaliar o potencial impacto de um sinal na relação benefício-risco de um medicamento e deve permitir uma comparação relativa entre diferentes produtos ou grupos de produtos, incluindo análises a nível da substância ativa e análises estratificadas.

5.   A Agência deve publicar orientações sobre as melhores práticas em matéria de gestão de sinais.

6.   O resultado do processo de gestão de sinais deve ser registado, e a fundamentação deve estar sempre pronta para inspeção.

7.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem realizar pelo menos uma análise de deteção de sinais por ano para cada uma das suas substâncias ativas ou medicamentos na base de dados de farmacovigilância da União.

8.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado que usam a base de dados de farmacovigilância da União como sistema de gestão de registos para as comunicações de eventos adversos devem efetuar a gestão de sinais na base de dados de farmacovigilância da União.

9.   Se os titulares de autorizações de introdução no mercado não utilizarem a base de dados de farmacovigilância da União para a gestão de sinais, devem assegurar que o seu sistema de gestão de registos para as comunicações de eventos adversos contém todas as comunicações dos eventos adversos pelos quais são responsáveis. Devem, em especial, assegurar que as comunicações de eventos adversos relativos aos seus medicamentos veterinários comunicados à base de dados de farmacovigilância da União a partir de outras fontes sejam registadas na sua própria base de dados.

1.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem monitorizar continuamente a relação benefício-risco dos seus medicamentos à luz de todas as informações disponíveis provenientes dos médicos veterinários, de outros profissionais de saúde, do público em geral, das comunicações de eventos adversos registadas na base de dados de farmacovigilância da União por parte de outros titulares de autorizações de introdução no mercado ou de autoridades competentes e da literatura científica.

2.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem monitorizar continuamente a relação benefício-risco e tomar as medidas de minimização dos riscos necessárias para otimizar a utilização segura dos seus medicamentos veterinários.

3.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem ter em conta o potencial impacto de cada evento adverso na relação benefício-risco dos seus medicamentos, a menos que não exista uma relação causal entre os seus medicamentos e o evento adverso.

1.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem registar anualmente uma conclusão sobre a relação benefício-risco de cada um dos seus medicamentos na base de dados de farmacovigilância da União e confirmar que o processo de gestão de sinais foi realizado.

2.   O resultado do processo de gestão de sinais deve ser incluído na conclusão a que se refere o n.o 1 se tiverem sido identificados um ou mais sinais validados novos relacionados com termos de importância médica do Veterinary Dictionary for Drug Regulatory Activities (dicionário veterinário para atividades reguladoras de medicamentos) (VeDDRA), mesmo que não sejam consideradas necessárias outras medidas. A conclusão deve explicar se a relação benefício-risco continua a ser considerada favorável e se são consideradas necessárias quaisquer ações para melhorar a relação benefício-risco.

3.   Quando os titulares de autorizações de introdução no mercado identificarem um novo risco ou uma alteração da relação benefício-risco de um dos seus medicamentos, devem registar na base de dados de farmacovigilância da União um resumo da análise e uma conclusão sobre a relação benefício-risco. Tal deve ser feito em conformidade com os prazos previstos no artigo 81.o, n.o 2, do Regulamento (UE) 2019/6, notificando a autoridade competente ou a Agência, conforme aplicável.

1.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem dispor de um plano de comunicação global que identifique as partes interessadas relevantes na União, incluindo médicos veterinários, outros profissionais de saúde, clientes e o público em geral. Em caso de problemas urgentes de segurança, o plano deve descrever a abordagem a adotar para comunicar atempadamente preocupações decorrentes dos dados de farmacovigilância ou em relação a outras informações relevantes em matéria de farmacovigilância.

2.   O plano de comunicação deve incluir informações sobre a forma como os titulares de autorizações de introdução no mercado:

3.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem utilizar a rede de processamento de dados da base de dados de farmacovigilância da União para a comunicação de alertas relacionados com dados de farmacovigilância.

1.   As informações constantes do dossiê principal do sistema de farmacovigilância exigido nos termos do artigo 77.o, n.o 2, do Regulamento (UE) 2019/6 devem ser exatas e refletir o sistema de farmacovigilância em vigor.

2.   Os acordos contratuais entre os titulares de autorizações de introdução no mercado e terceiros relativos às atividades de farmacovigilância devem ser claramente documentados, pormenorizados e atualizados.

3.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado podem, se adequado, utilizar sistemas de farmacovigilância separados para categorias de medicamentos veterinários diferentes. Cada um desses sistemas deve ser descrito num dossiê principal do sistema de farmacovigilância separado.

1.   O dossiê principal do sistema de farmacovigilância deve consistir numa parte principal que descreva o sistema de farmacovigilância, juntamente com anexos que contenham informações pormenorizadas.

2.   A parte principal do dossiê principal do sistema de farmacovigilância deve conter as seguintes secções:

3.   O dossiê principal do sistema de farmacovigilância deve conter os seguintes anexos:

4.   Caso seja adequado, as informações podem ser apresentadas em gráficos ou fluxogramas.

1.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem manter atualizado o dossiê principal do sistema de farmacovigilância e proceder à sua revisão, se necessário, a fim de ter em conta a experiência adquirida e o progresso técnico e científico.

2.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem assegurar que a pessoa qualificada responsável pela farmacovigilância tem acesso permanente ao dossiê principal do sistema de farmacovigilância para desempenhar as tarefas referidas no artigo 78.o do Regulamento (UE) 2019/6.

3.   O dossiê principal do sistema de farmacovigilância deve ser objeto de controlo das versões e indicar a data em que foi atualizado pela última vez.

4.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem registar num livro de registos qualquer alteração ao conteúdo da parte principal do dossiê principal do sistema de farmacovigilância efetuada nos últimos 5 anos. Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem indicar no livro de registos a secção alterada, o tipo de alteração, a data, a pessoa responsável e, se adequado, o motivo da alteração.

5.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem, mediante pedido, apresentar uma cópia do seu livro de registos ou outra parte solicitada do dossiê principal do sistema de farmacovigilância às autoridades competentes ou à Agência, conforme aplicável, no prazo de 7 dias.

6.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem notificar à autoridade competente relevante ou à Agência qualquer alteração das informações fornecidas no resumo do dossiê principal do sistema de farmacovigilância, apresentando uma alteração em conformidade com o artigo 61.o do Regulamento (UE) 2019/6.

7.   Depois de o sistema descrito no dossiê principal do sistema de farmacovigilância ter sido formalmente encerrado, os titulares de autorizações de introdução no mercado devem conservar uma versão eletrónica do sistema durante 5 anos.

1.   O dossiê principal do sistema de farmacovigilância deve estar situado na União no local onde são realizadas as principais atividades de farmacovigilância do titular da autorização de introdução no mercado ou no local onde a pessoa qualificada responsável pela farmacovigilância desempenha a sua atividade.

2.   O dossiê principal do sistema de farmacovigilância pode ser armazenado ou disponibilizado em formato eletrónico. Os suportes utilizados para armazenamento ou disponibilização devem poder ser pesquisados e permanecer legíveis ao longo do tempo.

3.   Quando solicitado, deve ser disponibilizada para auditorias e inspeções uma cópia impressa do dossiê principal do sistema de farmacovigilância, organizado em conformidade com o artigo 22.o, n.os 2 e 3, ou de partes do dossiê. A cópia impressa ou a parte solicitada devem estar completas e ser legíveis.

4.   O dossiê principal do sistema de farmacovigilância deve estar imediata e permanentemente disponível para inspeção no local onde é mantido. Se o dossiê principal do sistema de farmacovigilância for conservado em formato eletrónico, é suficiente que os dados armazenados em formato eletrónico estejam diretamente disponíveis.

1.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem estar preparados para os controlos realizados em conformidade com o artigo 123.o do Regulamento (UE) 2019/6 e devem também assegurar que as seguintes pessoas estão preparadas para esses controlos:

2.   As inspeções de farmacovigilância realizadas em conformidade com o artigo 123.o, n.o 6, do Regulamento (UE) 2019/6 podem ser realizadas como inspeções no local ou à distância.

1.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem estar preparados para a realização de inspeções ao seu sistema de farmacovigilância e ao correspondente dossiê principal do sistema de farmacovigilância, em conformidade com o artigo 123.o, n.o 6, e o artigo 126.o do Regulamento (UE) 2019/6, e devem assegurar o mesmo para todas as pessoas mencionadas no artigo 26.o, n.o 1.

2.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado podem ser inspecionados no local onde se encontra o dossiê principal do sistema de farmacovigilância ou em qualquer outro local onde se encontrem as pessoas inspecionadas em conformidade com o n.o 1. No que diz respeito a terceiros que realizem atividades de farmacovigilância, o local a inspecionar pode situar-se dentro ou fora da União.

3.   Os titulares de autorizações de introdução no mercado devem fornecer as informações necessárias solicitadas pelas autoridades competentes ou pela Agência em conformidade com o artigo 79.o, n.o 6, do Regulamento (UE) 2019/6 para inspeções no local ou à distância.

4.   As inspeções de farmacovigilância podem ser inspeções de rotina ou inspeções seletivas; podem ser direcionadas a um produto específico ou ser inspeções ao sistema geral de farmacovigilância. Quando de uma inspeção, os titulares de autorizações de introdução no mercado devem:

5.   A autoridade competente ou a Agência pode exigir aos titulares de autorizações de introdução no mercado que comuniquem o plano de medidas corretivas e preventivas em conformidade com o artigo 9.o, n.o 2.