DECISÃO DO CONSELHO

de 22 de abril de 2013

relativa à posição a tomar em nome da União Europeia no que respeita à adoção do Regulamento Interno do Comité APE, do Comité de Cooperação Aduaneira e do Comité Conjunto de Desenvolvimento previstos no Acordo Provisório que estabelece um quadro para um Acordo de Parceria Económica entre os Estados da África Oriental e Austral, por um lado, e a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por outro

(2013/331/UE)

O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia, nomeadamente os artigos 207.o e 209.o, em conjugação com o artigo 218.o, n.o 9,

Tendo em conta a Decisão 2012/196/CE do Conselho, de 13 de julho de 2009, relativa à assinatura e à aplicação a título provisório do Acordo Provisório que estabelece um quadro para um Acordo de Parceria Económica entre os Estados da África Oriental e Austral, por um lado, e a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por outro (1),

Tendo em conta a proposta da Comissão Europeia,

Considerando o seguinte:

(1)

O Acordo Provisório que estabelece um quadro para um Acordo de Parceria Económica entre os Estados da África Oriental e Austral, por um lado, e a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por outro (2) (a seguir designado “Acordo”), foi assinado em 29 de agosto de 2009 e é aplicado a título provisório desde 14 de maio de 2012.

(2)	O artigo 64.o do Acordo cria um Comité APE que é responsável pela administração do Acordo e a realização de todas as tarefas nele mencionadas.

(3)	O artigo 64.o do Acordo estabelece que cabe ao Comité APE adotar o seu regulamento interno.

(4)	O Comité APE deve ser assistido na execução das suas funções pelo Comité de Cooperação Aduaneira, criado nos termos do artigo 41.o do Protocolo 1 do Acordo, e pelo Comité Conjunto de Desenvolvimento, criado nos termos do artigo 52.o do Acordo.

(5)	É conveniente estabelecer a posição a tomar em nome da União no que respeita à adoção do Regulamento Interno do Comité APE, do Comité de Cooperação Aduaneira e do Comité Conjunto de Desenvolvimento,

ADOTOU A PRESENTE DECISÃO:

Artigo 1.o

A posição a tomar em nome da União no que respeita à adoção de uma decisão do Comité APE, previsto no Acordo Provisório que estabelece um quadro para um Acordo de Parceria Económica entre os Estados da África Oriental e Austral, por um lado, e a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por outro, relativa ao seu Regulamento Interno, ao Regulamento Interno do Comité de Cooperação Aduaneira e ao Regulamento Interno do Comité Conjunto de Desenvolvimento, baseia-se no projeto de decisão do Comité APE que acompanha a presente decisão.

A introdução de pequenas alterações no projeto de decisão do Comité APE pode ser acordada sem que seja necessária uma nova decisão do Conselho.

Artigo 2.o

A presente decisão entra em vigor no dia da sua adoção.

PROJETO

DECISÃO N.o …/2013 DO COMITÉ APE

de

criado pelo Acordo Provisório que estabelece um quadro para um Acordo de Parceria Económica entre os Estados da África Oriental e Austral, por um lado, e a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por outro, no que respeita à adoção do Regulamento Interno do Comité APE, do Comité de Cooperação Aduaneira e do Comité Conjunto de Desenvolvimento

O COMITÉ APE,

Tendo em conta o Acordo Provisório que estabelece um quadro para um Acordo de Parceria Económica entre os Estados da África Oriental e Austral, por um lado, e a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por outro (a seguir designado “Acordo”), assinado em Grand Baie em 29 de agosto de 2009 e aplicado a título provisório desde 14 de maio de 2012, nomeadamente o artigo 64.o,

Considerando o seguinte:

(1)	O Acordo estabelece que cabe ao Comité APE adotar o seu regulamento interno.

(2)	O Comité APE deve ser assistido na execução das suas funções pelo Comité de Cooperação Aduaneira, criado nos termos do artigo 41.o do Protocolo 1 do Acordo, e pelo Comité Conjunto de Desenvolvimento, criado nos termos do artigo 52.o do Acordo,

ADOTOU A PRESENTE DECISÃO:

Artigo 1.o

1.   Os regulamentos internos dos comités a seguir referidos são estabelecidos nos termos dos anexos:

anexo I: Comité APE

anexo II: Comité de Cooperação Aduaneira

anexo III: Comité Conjunto de Desenvolvimento.

2.   Os regulamentos internos referidos em nada prejudicam quaisquer normas especiais previstas no Acordo ou que possam ser decididas pelo Comité APE.

Artigo 2.o

A presente decisão entra em vigor em ….

ANEXO I

REGULAMENTO INTERNO DO COMITÉ APE

criado no Acordo Provisório que estabelece um quadro para um Acordo de Parceria Económica entre os Estados da África Oriental e Austral, por um lado, e a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por outro

Artigo 1.o

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento Interno é aplicável aos trabalhos de qualquer das reuniões do Comité APE.

Artigo 2.o

Composição e presidência

1.   O Comité APE é composto, por um lado, por representantes dos Estados signatários da África Oriental e Austral (“Estados signatários da ESA”) (3) e, por outro, por representantes da Parte UE, a nível ministerial ou de altos funcionários.

2.   O termo “Partes” no presente Regulamento Interno é conforme à definição estabelecida no artigo 61.o do Acordo.

3.   O Comité APE a nível ministerial é presidido conjuntamente por um representante dos Estados signatários da ESA e por um representante da União Europeia (“UE”). O Comité APE a nível de altos funcionários é presidido conjuntamente por representantes dos Estados signatários da ESA, regra geral a nível de altos funcionários, e pelos altos funcionários da Comissão Europeia, em nome da Parte UE. Os Estados signatários da ESA assumem a presidência numa base de rotatividade anual.

Artigo 3.o

Observadores

1.   Os representantes do Mercado Comum da África Oriental e Austral (COMESA) e os representantes da Comissão do Oceano Índico (IOC) devem ser convidados a participar nas reuniões do Comité APE como observadores.

2.   O Secretário do Comité APE deve notificar os representantes do COMESA e da IOC de qualquer reunião do Comité APE, para que possam participar como observadores.

3.   As Partes podem decidir coletivamente convidar observadores adicionais numa base ad hoc. Estes observadores podem participar na reunião, mediante convite de um dos Presidentes conjuntos e aprovação do Comité APE.

4.   O Comité APE pode vedar aos observadores qualquer parte das reuniões que envolva questões sensíveis.

Artigo 4.o

Reuniões

1.   O Comité APE reúne-se uma vez por ano ou sempre que as circunstâncias o exijam e as Partes com isso concordem. Caso ambas as Partes concordem, as reuniões do Comité APE podem ser realizadas por vídeo ou por teleconferência. Nesse caso, cada Parte suporta os respetivos custos associados à realização da reunião por esses meios, salvo acordo em contrário.

2.   As sessões do Comité APE realizam-se em data e local acordados por ambas as Partes.

3.   As reuniões do Comité APE são convocadas pelo Secretário do Comité APE.

Artigo 5.o

Delegações

Antes de cada reunião, os Presidentes conjuntos do Comité APE são informados da composição prevista das delegações dos Estados signatários da ESA e da Parte UE.

Artigo 6.o

Secretariado

1.   Os funcionários dos Estados signatários da ESA e da Comissão Europeia exercem alternadamente, por períodos de 12 meses, a função de Secretário do Comité APE. O Estado signatário da ESA pode ser assistido pelo secretariado do COMESA.

2.   Não obstante o disposto no n.o 1, o primeiro período tem início na data da primeira reunião do Comité APE e termina em 31 de dezembro do ano seguinte. O secretariado do Comité APE é assegurado em primeiro lugar por um representante da Comissão Europeia. Os Estados signatários da ESA assumem o secretariado numa base de rotatividade.

Artigo 7.o

Documentos

Sempre que as deliberações do Comité APE se basearem em documentos de apoio escritos, esses documentos são numerados e difundidos pelo Secretário como documentos do Comité APE, pelo menos 14 dias antes do início da reunião.

Artigo 8.o

Correspondência

1.   Toda a correspondência endereçada ao Comité APE deve ser dirigida ao Secretário do Comité APE.

2.   O Secretário assegura que a correspondência endereçada ao Comité APE é enviada aos Presidentes conjuntos do Comité e difundida, se for caso disso, como documentos a que se refere o artigo 7.o.

3.   A correspondência dos Presidentes conjuntos do Comité APE é enviada pelo Secretário às Partes e difundida, se for caso disso, como documentos a que se refere o artigo 7.o.

Artigo 9.o

Ordem de trabalhos das reuniões

1.   O Secretário do Comité APE elabora, com base nas propostas das Partes, uma ordem de trabalhos provisória anotada para cada reunião. A ordem de trabalhos provisória anotada é enviada pelo Secretário do Comité APE às Partes, o mais tardar três semanas antes do início da reunião.

2.   A ordem de trabalhos provisória anotada inclui os pontos relativamente aos quais o Secretário tiver recebido um pedido de inclusão na ordem de trabalhos, o mais tardar um mês antes do início da reunião, embora esses pontos só sejam incluídos na ordem de trabalhos provisória se os documentos de apoio pertinentes tiverem sido recebidos pelo Secretário, o mais tardar na data de envio da ordem de trabalhos provisória.

3.   A ordem de trabalhos é aprovada pelo Comité APE no início de cada reunião. Para além dos pontos inscritos na ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos se as Partes assim acordarem.

4.   Com o acordo das Partes, os Presidentes conjuntos do Comité APE podem convidar peritos para assistirem às reuniões do Comité APE, a fim de facultarem informações sobre questões específicas.

5.   Com o acordo das Partes, o Secretário pode reduzir o prazo especificado no n.o 1, a fim de ter em conta os requisitos de um caso particular.

Artigo 10.o

Ata

1.   O projeto de ata de cada reunião é elaborado pelo Secretário logo que possível, normalmente no prazo de um mês após a reunião.

2.   A ata resume, regra geral, cada ponto da ordem de trabalhos e especifica, quando aplicável:

a)	Todos os documentos apresentados ao Comité APE,

b)	As declarações que tenham sido exaradas em ata a pedido de um membro do Comité APE,

c)	As decisões tomadas, as recomendações formuladas, as declarações acordadas e as conclusões aprovadas em relação a pontos específicos.

3.   Da ata consta também uma lista dos participantes no Comité APE e uma lista dos observadores da reunião.

4.   A aprovação da ata deve ser confirmada por escrito no prazo de dois meses a contar da data da reunião pelos Estados signatários da ESA e pela Parte UE. Uma vez aprovada, a ata deve ser assinada pelo Secretário. Os Estados signatários da ESA e a Parte UE recebem um original desses documentos autênticos.

Artigo 11.o

Decisões e recomendações

1.   O Comité APE adota decisões e recomendações por consenso.

2.   O Comité APE pode decidir apresentar qualquer questão geral de interesse para todos os ACP e a UE, suscitada no âmbito do Acordo, ao Conselho de Ministros ACP-UE, como definido no artigo 15.o do Acordo de Parceria entre os membros do grupo de Estados de África, das Caraíbas e do Pacífico, por um lado, e a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por outro (“Acordo de Cotonu”).

3.   Durante o período que decorre entre as reuniões, o Comité APE pode adotar decisões através de procedimento escrito, se ambas as Partes nisso acordarem. O procedimento escrito consiste numa troca de notas entre as Partes.

4.   As decisões e recomendações do Comité APE são identificadas com o título “Decisão” ou “Recomendação” respetivamente, seguido de um número de ordem, da data da sua adoção e de uma descrição do seu objeto. Cada decisão prevê a data da respetiva entrada em vigor.

5.   As decisões e recomendações adotadas pelo Comité APE são autenticadas por um representante dos Estados signatários da ESA e por um representante da Comissão Europeia em nome da Parte UE.

6.   As decisões e recomendações são enviadas às Partes como documentos do Comité APE.

Artigo 12.o

Publicidade

1.   Salvo decisão em contrário, as reuniões do Comité APE não são públicas.

2.   Cada Parte pode decidir da publicação de decisões ou recomendações do Comité APE nas respetivas publicações oficiais.

Artigo 13.o

Línguas

1.   As línguas de trabalho do Comité APE são as línguas oficiais comuns às Partes, o inglês e o francês.

2.   O Comité APE formula as suas deliberações e adota decisões com base em documentação e propostas redigidas tanto quanto possível em ambas as línguas referidas no n.o 1. As decisões e recomendações são facultadas em ambas as línguas referidas no n.o 1.

Artigo 14.o

Despesas

1.   Cada uma das Partes suporta as respetivas despesas decorrentes da participação nas reuniões do Comité APE, tanto no que se refere a pessoal, viagens e ajudas de custo, como no que diz respeito a despesas postais e de telecomunicações.

2.   As despesas decorrentes da organização de reuniões e da reprodução de documentos são custeadas pela Parte que organiza a reunião.

3.   As despesas relacionadas com a prestação de serviços de interpretação durante as reuniões e com a tradução de documentos são custeadas pela Parte que organiza a reunião. As despesas associadas à prestação de serviços de interpretação e à tradução de documentos de ou para outras línguas oficiais da União Europeia são custeadas pela Parte UE.

Artigo 15.o

Alterações ao Regulamento Interno

O presente Regulamento Interno pode ser alterado em conformidade com o disposto no artigo 11.o, n.o 1.

ANEXO II

REGULAMENTO INTERNO DO COMITÉ DE COOPERAÇÃO ADUANEIRA

criado no Acordo Provisório que estabelece um quadro para um Acordo de Parceria Económica entre os Estados da África Oriental e Austral, por um lado, e a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por outro

Artigo 1.o

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento Interno é aplicável aos trabalhos de qualquer das reuniões do Comité de Cooperação Aduaneira.

Artigo 2.o

Função do Comité de Cooperação Aduaneira

O Comité de Cooperação Aduaneira é criado nos termos do artigo 41.o do Protocolo 1 do Acordo. Trata igualmente de todas as questões que lhe forem delegadas pelo Comité APE.

Artigo 3.o

Composição e presidência

1.   O Comité de Cooperação Aduaneira é composto, por um lado, por representantes dos Estados signatários da África Oriental e Austral (“Estados signatários da ESA”) (4) e, por outro, por representantes da Parte UE.

2.   O termo “Partes” no presente Regulamento Interno é conforme à definição estabelecida no artigo 61.o do Acordo.

3.   O Comité de Cooperação Aduaneira é presidido conjuntamente por um representante dos Estados signatários da ESA e por um representante da Comissão Europeia em nome da Parte UE. Os Estados signatários da ESA assumem a presidência numa base de rotatividade anual.

Artigo 4.o

Observadores

1.   Os representantes do Mercado Comum da África Oriental e Austral (COMESA) e os representantes da Comissão do Oceano Índico (IOC) devem ser convidados a participar nas reuniões do Comité de Cooperação Aduaneira como observadores.

2.   O Secretário do Comité de Cooperação Aduaneira deve notificar os representantes do COMESA e da IOC de qualquer reunião do Comité de Cooperação Aduaneira, para que possam participar como observadores.

3.   As Partes podem decidir coletivamente convidar observadores adicionais numa base ad hoc. Estes observadores podem participar na reunião, mediante convite de um dos Presidentes conjuntos e aprovação do Comité de Cooperação Aduaneira.

4.   O Comité de Cooperação Aduaneira pode vedar aos observadores qualquer parte das reuniões que envolva questões sensíveis.

Artigo 5.o

Reuniões

1.   Salvo disposição em contrário do Acordo, o Comité de Cooperação Aduaneira reúne-se a pedido de uma das Partes. Caso as duas Partes concordem, as reuniões podem ser realizadas por vídeo ou por teleconferência. Nesse caso, cada Parte suporta os respetivos custos associados à realização da reunião por esses meios, salvo acordo em contrário.

2.   As sessões do Comité de Cooperação Aduaneira realizam-se em data e local acordados por ambas as Partes.

3.   As reuniões do Comité de Cooperação Aduaneira são convocadas pelo Secretário do Comité de Cooperação Aduaneira.

Artigo 6.o

Delegações

Antes de cada reunião, os Presidentes conjuntos do Comité de Cooperação Aduaneira são informados da composição prevista das delegações dos Estados signatários da ESA e da Parte UE.

Artigo 7.o

Secretariado

Os funcionários dos Estados signatários da ESA e da Comissão Europeia exercem alternadamente, por períodos de 12 meses, a função de Secretário do Comité de Cooperação Aduaneira. O Estado signatário da ESA pode ser assistido pelo secretariado do COMESA. Esses períodos coincidem com o exercício do secretariado do Comité APE, respetivamente, pelos Estados signatários da ESA e pela Comissão Europeia. Os Estados signatários da ESA assumem o secretariado numa base de rotatividade.

Artigo 8.o

Documentos

Sempre que as deliberações do Comité de Cooperação Aduaneira se basearem em documentos de apoio escritos, esses documentos são numerados e difundidos pelo Secretário como documentos do Comité de Cooperação Aduaneira, pelo menos 14 dias antes do início da reunião.

Artigo 9.o

Correspondência

1.   Toda a correspondência endereçada ao Comité de Cooperação Aduaneira deve ser dirigida ao Secretário do Comité de Cooperação Aduaneira.

2.   O Secretário assegura que a correspondência endereçada ao Comité de Cooperação Aduaneira é enviada aos Presidentes conjuntos do Comité e difundida, se for caso disso, como documentos a que se refere o artigo 8.o.

3.   A correspondência dos Presidentes conjuntos do Comité de Cooperação Aduaneira é enviada pelo Secretário às Partes e difundida, se for caso disso, como documentos a que se refere o artigo 8.o.

Artigo 10.o

Ordem de trabalhos das reuniões

1.   O Secretário do Comité de Cooperação Aduaneira elabora, com base nas propostas das Partes, uma ordem de trabalhos provisória anotada para cada reunião. A ordem de trabalhos provisória anotada é enviada pelo Secretário do Comité de Cooperação Aduaneira às Partes, o mais tardar três semanas antes do início da reunião.

2.   A ordem de trabalhos provisória anotada inclui os pontos relativamente aos quais o Secretário tiver recebido um pedido de inclusão na ordem de trabalhos, o mais tardar um mês antes do início da reunião, embora esses pontos só sejam incluídos na ordem de trabalhos provisória se os documentos de apoio pertinentes tiverem sido recebidos pelo Secretário, o mais tardar na data de envio da ordem de trabalhos provisória.

3.   A ordem de trabalhos é aprovada pelo Comité de Cooperação Aduaneira no início de cada reunião. Para além dos pontos inscritos na ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos se as Partes assim acordarem.

4.   Com o acordo das Partes, os Presidentes conjuntos do Comité de Cooperação Aduaneira podem convidar peritos para assistirem às reuniões do Comité de Cooperação Aduaneira, a fim de facultarem informações sobre questões específicas.

5.   Com o acordo das Partes, o Secretário pode reduzir o prazo especificado no n.o 1, a fim de ter em conta os requisitos de um caso particular.

Artigo 11.o

Ata

1.   O projeto de ata de cada reunião é elaborado pelo Secretário logo que possível, normalmente no prazo de um mês após a reunião.

2.   A ata resume, regra geral, cada ponto da ordem de trabalhos e especifica, quando aplicável:

a)	Todos os documentos apresentados ao Comité de Cooperação Aduaneira;

b)	As declarações que tenham sido exaradas em ata a pedido de um membro do Comité de Cooperação Aduaneira;

c)	As decisões tomadas, as recomendações formuladas, as declarações acordadas e as conclusões aprovadas em relação a pontos específicos.

3.   Da ata consta também uma lista dos participantes no Comité de Cooperação Aduaneira e uma lista dos observadores da reunião.

4.   A aprovação da ata deve ser confirmada por escrito no prazo de dois meses a contar da data da reunião pelos Estados signatários da ESA e pela Parte UE. Uma vez aprovada, a ata deve ser assinada pelo Secretário. Os Estados signatários da ESA e a Parte UE recebem um original desses documentos autênticos.

Artigo 12.o

Decisões e recomendações

1.   O Comité de Cooperação Aduaneira adota decisões e recomendações por consenso.

2.   Durante o período que decorre entre as reuniões, o Comité de Cooperação Aduaneira pode adotar decisões ou formular recomendações através de procedimento escrito, se ambas as Partes nisso acordarem. O procedimento escrito consiste numa troca de notas entre as Partes.

3.   As decisões ou recomendações do Comité de Cooperação Aduaneira são identificadas com o título “Decisão” ou “Recomendação” respetivamente, seguido de um número de ordem, da data da sua adoção e de uma descrição do seu objeto. Cada decisão prevê a data da respetiva entrada em vigor.

4.   As decisões e recomendações adotadas pelo Comité de Cooperação Aduaneira são autenticadas por um representante dos Estados signatários da ESA e por um representante da Comissão Europeia em nome da Parte UE.

5.   As decisões e recomendações são enviadas às Partes e ao Comité APE como documentos do Comité de Cooperação Aduaneira.

Artigo 13.o

Publicidade

1.   Salvo decisão em contrário, as reuniões do Comité de Cooperação Aduaneira não são públicas.

2.   Cada Parte pode decidir da publicação das decisões e recomendações do Comité de Cooperação Aduaneira nas respetivas publicações oficiais.

Artigo 14.o

Línguas

1.   As línguas de trabalho do Comité de Cooperação Aduaneira são as línguas oficiais comuns às Partes, o inglês e o francês.

2.   O Comité de Cooperação Aduaneira formula as suas deliberações e adota decisões com base em documentação e propostas redigidas tanto quanto possível em ambas as línguas referidas no n.o 1. As decisões e recomendações são facultadas em ambas as línguas referidas no n.o 1.

Artigo 15.o

Despesas

1.   Cada uma das Partes suporta as respetivas despesas decorrentes da participação nas reuniões do Comité de Cooperação Aduaneira, tanto no que se refere a pessoal, viagens e ajudas de custo, como no que respeita a despesas postais e de telecomunicações.

2.   As despesas decorrentes da organização de reuniões e da reprodução de documentos são custeadas pela Parte que organiza a reunião.

3.   As despesas relacionadas com a prestação de serviços de interpretação durante as reuniões e com a tradução de documentos são custeadas pela Parte que organiza a reunião. As despesas associadas à prestação de serviços de interpretação e à tradução de documentos de ou para outras línguas oficiais da União Europeia são custeadas pela Parte UE.

Artigo 16.o

Apresentação de relatórios

O Comité de Cooperação Aduaneira apresenta relatórios ao Comité APE.

Artigo 17.o

Alterações ao Regulamento Interno

O presente Regulamento Interno pode ser alterado pelo Comité APE. O Comité de Cooperação Aduaneira pode apresentar recomendações ao Comité APE com propostas de alterações ao Regulamento Interno.

ANEXO III

REGULAMENTO INTERNO DO COMITÉ CONJUNTO DE DESENVOLVIMENTO

criado no Acordo Provisório que estabelece um quadro para um Acordo de Parceria Económica entre os Estados da África Oriental e Austral, por um lado, e a Comunidade Europeia e os seus Estados-Membros, por outro

Artigo 1.o

Âmbito de aplicação

O presente Regulamento Interno é aplicável aos trabalhos de qualquer das reuniões do Comité Conjunto de Desenvolvimento.

Artigo 2.o

Função do Comité Conjunto de Desenvolvimento

O Comité Conjunto de Desenvolvimento é criado como subcomité do Comité APE. Nos termos do artigo 52.o do Acordo, cabe-lhe debater questões respeitantes à cooperação para o desenvolvimento relacionadas com a aplicação desse Acordo.

Artigo 3.o

Composição e presidência

1.   O Comité Conjunto de Desenvolvimento é composto, por um lado, por representantes dos Estados signatários da África Oriental e Austral (“Estados signatários da ESA”) (5) e, por outro, por representantes da Parte UE.

2.   O termo “Partes” no presente Regulamento Interno é conforme à definição estabelecida no artigo 61.o do Acordo.

3.   O Comité Conjunto de Desenvolvimento é presidido conjuntamente por um representante dos Estados signatários da ESA e por um representante da Comissão Europeia em nome da Parte UE. Os Estados signatários da ESA assumem a presidência numa base de rotatividade anual.

Artigo 4.o

Observadores

1.   Os representantes do Mercado Comum da África Oriental e Austral (COMESA) e os representantes da Comissão do Oceano Índico (IOC) devem ser convidados a participar nas reuniões do Comité Conjunto de Desenvolvimento como observadores.

2.   O Secretário do Comité Conjunto de Desenvolvimento deve notificar os representantes do COMESA e da IOC de qualquer reunião do Comité Conjunto de Desenvolvimento, para que possam participar como observadores.

3.   As Partes podem decidir coletivamente convidar observadores adicionais numa base ad hoc. Estes observadores podem participar na reunião mediante convite de um dos Presidentes conjuntos e aprovação do Comité Conjunto de Desenvolvimento.

4.   O Comité Conjunto de Desenvolvimento pode vedar aos observadores qualquer parte das reuniões que envolva questões sensíveis.

Artigo 5.o

Reuniões

1.   Salvo disposição em contrário do Acordo, o Comité Conjunto de Desenvolvimento reúne-se a pedido de uma das Partes. Caso as duas Partes concordem, as reuniões do Comité Conjunto de Desenvolvimento podem ser realizadas por vídeo ou por teleconferência. Nesse caso, cada Parte suporta os respetivos custos associados à realização da reunião por esses meios, salvo acordo em contrário.

2.   As sessões do Comité Conjunto de Desenvolvimento realizam-se em data e local acordados por ambas as Partes.

3.   As reuniões do Comité Conjunto de Desenvolvimento são convocadas pelo Secretário do Comité Conjunto de Desenvolvimento.

Artigo 6.o

Delegações

Antes de cada reunião, os Presidentes conjuntos do Comité Conjunto de Desenvolvimento são informados da composição prevista das delegações dos Estados signatários da ESA e da Parte UE.

Artigo 7.o

Secretariado

Os funcionários dos Estados signatários da ESA e da Comissão Europeia exercem alternadamente, por períodos de 12 meses, a função de Secretário do Comité Conjunto de Desenvolvimento. O Estado signatário da ESA pode ser assistido pelo secretariado do COMESA. Esses períodos coincidem com o exercício do secretariado do Comité APE, respetivamente, pelos Estados signatários da ESA e pela Comissão Europeia. Os Estados signatários da ESA assumem o secretariado numa base de rotatividade.

Artigo 8.o

Documentos

Sempre que as deliberações do Comité Conjunto de Desenvolvimento se basearem em documentos de apoio escritos, esses documentos são numerados e difundidos pelo Secretário como documentos do Comité Conjunto de Desenvolvimento, pelo menos 14 dias antes do início da reunião.

Artigo 9.o

Correspondência

1.   Toda a correspondência endereçada ao Comité Conjunto de Desenvolvimento deve ser dirigida ao Secretário do Comité Conjunto de Desenvolvimento.

2.   O Secretário assegura que a correspondência endereçada ao Comité Conjunto de Desenvolvimento é enviada aos Presidentes conjuntos do Comité e difundida, se for caso disso, como documentos a que se refere o artigo 8.o.

3.   A correspondência dos Presidentes conjuntos do Comité Conjunto de Desenvolvimento é enviada pelo Secretário às Partes e difundida, se for caso disso; como documentos a que se refere o artigo 8.o.

Artigo 10.o

Ordem de trabalhos das reuniões

1.   O Secretário do Comité Conjunto de Desenvolvimento elabora, com base nas propostas das Partes, uma ordem de trabalhos provisória para cada reunião. A ordem de trabalhos provisória é enviada pelo Secretário do Comité Conjunto de Desenvolvimento às Partes, o mais tardar três semanas antes do início da reunião.

2.   A ordem de trabalhos provisória inclui os pontos relativamente aos quais o Secretário tiver recebido um pedido de inclusão na ordem de trabalhos, o mais tardar um mês antes do início da reunião, embora esses pontos só sejam incluídos na ordem de trabalhos provisória se os documentos de apoio pertinentes tiverem sido recebidos pelo Secretário, o mais tardar na data de envio da ordem de trabalhos provisória.

3.   A ordem de trabalhos é aprovada pelo Comité Conjunto de Desenvolvimento no início de cada reunião. Para além dos pontos inscritos na ordem de trabalhos provisória, podem ser inscritos outros pontos se as Partes assim acordarem.

4.   Com o acordo das Partes, os Presidentes conjuntos do Comité Conjunto de Desenvolvimento podem convidar peritos para assistirem às reuniões do Comité Conjunto de Desenvolvimento, a fim de facultarem informações sobre questões específicas.

5.   Com o acordo das Partes, o Secretário pode reduzir o prazo especificado no n.o 1, a fim de ter em conta os requisitos de um caso particular.

Artigo 11.o

Ata

1.   O projeto de ata de cada reunião é elaborado pelo Secretário logo que possível, normalmente no prazo de um mês após a reunião.

2.   A ata resume, regra geral, cada ponto da ordem de trabalhos e especifica, quando aplicável:

a)	Todos os documentos apresentados ao Comité Conjunto de Desenvolvimento;

b)	Todas as declarações que tenham sido exaradas em ata a pedido de um membro do Comité Conjunto de Desenvolvimento;

c)	As decisões tomadas, as recomendações formuladas, as declarações acordadas e as conclusões aprovadas em relação a pontos específicos.

3.   Da ata consta também uma lista dos participantes no Comité Conjunto de Desenvolvimento e uma lista dos observadores da reunião.

4.   A aprovação da ata deve ser confirmada por escrito no prazo de dois meses a contar da data da reunião pelos Estados signatários da ESA e pela Parte UE. Uma vez aprovada, a ata deve ser assinada pelo Secretário. Os Estados signatários da ESA e a Parte UE recebem um original desses documentos autênticos.

Artigo 12.o

Recomendações

1.   O Comité Conjunto de Desenvolvimento adota recomendações por consenso.

2.   Durante o período que decorre entre as reuniões, o Comité Conjunto de Desenvolvimento pode adotar recomendações através de procedimento escrito, se ambas as Partes nisso acordarem. O procedimento escrito consiste numa troca de notas entre as Partes.

3.   As recomendações do Comité Conjunto de Desenvolvimento são identificadas com o título “Recomendação”, seguido de um número de ordem, da data da sua adoção e de uma descrição do seu objeto.

4.   As recomendações adotadas pelo Comité Conjunto de Desenvolvimento são autenticadas por um representante dos Estados signatários da ESA e por um representante da Comissão Europeia em nome da Parte UE.

5.   As recomendações são enviadas às Partes como documentos do Comité Conjunto de Desenvolvimento e devem ser apresentadas ao Comité APE para apreciação.

Artigo 13.o

Publicidade

Salvo decisão em contrário, as reuniões do Comité Conjunto de Desenvolvimento não são públicas.

Artigo 14.o

Línguas

1.   As línguas de trabalho do Comité Conjunto de Desenvolvimento são as línguas oficiais comuns às Partes, o inglês e o francês.

2.   O Comité Conjunto de Desenvolvimento formula as suas deliberações e faz recomendações com base em documentação e propostas redigidas tanto quanto possível em ambas as línguas referidas no n.o 1. As recomendações são facultadas em ambas as línguas referidas no n.o 1.

Artigo 15.o

Despesas

1.   Cada uma das Partes suporta as respetivas despesas decorrentes da participação nas reuniões do Comité Conjunto de Desenvolvimento, tanto no que se refere a pessoal, viagens e ajudas de custo, como no que diz respeito a despesas postais e de telecomunicações.

2.   As despesas decorrentes da organização de reuniões e da reprodução de documentos são custeadas pela Parte que organiza a reunião.

3.   As despesas relacionadas com a prestação de serviços de interpretação durante as reuniões e com a tradução de documentos são custeadas pela Parte que organiza a reunião. As despesas associadas à prestação de serviços de interpretação e à tradução de documentos de ou para outras línguas oficiais da União Europeia são custeadas pela Parte UE.

Artigo 16.o

Apresentação de relatórios

O Comité Conjunto de Desenvolvimento apresenta relatórios ao Comité APE.

Artigo 17.o

Alterações ao Regulamento Interno

O presente Regulamento Interno pode ser alterado pelo Comité APE. O Comité Conjunto de Desenvolvimento pode apresentar recomendações ao Comité APE com propostas de alterações ao Regulamento Interno.