25.3.2015   

PT

Jornal Oficial da União Europeia

L 79/1

REGULAMENTO (UE) 2015/496 DO CONSELHO

de 17 de março de 2015

que altera o Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 no que respeita ao depósito dos arquivos históricos das instituições no Instituto Universitário Europeu de Florença

O CONSELHO DA UNIÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia, nomeadamente o artigo 352.o,

Tendo em conta a proposta da Comissão Europeia,

Após transmissão do projeto de ato legislativo aos parlamentos nacionais,

Tendo em conta a aprovação do Parlamento Europeu,

Deliberando de acordo com um processo legislativo especial,

Considerando o seguinte:

(1)

O Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 do Conselho, de 1 de fevereiro de 1983, relativo à abertura ao público dos arquivos históricos da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica (1), estabelece que os arquivos históricos da União devem ser conservados e tornados acessíveis ao público, sempre que possível, após um período de 30 anos.

(2)

A obrigação de criar arquivos históricos e de os tornar acessíveis ao público, sempre que possível, é aplicável às instituições referidas no Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83, («instituições») nas condições nele previstas.

(3)

O Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 dispõe que cada instituição pode depositar os seus arquivos históricos no lugar que considerar mais apropriado.

(4)

Em 1984, o Parlamento Europeu, o Conselho e a Comissão decidiram depositar os seus arquivos históricos no Instituto Universitário Europeu (IUE) de Florença, onde o público lhes tem acesso. Para o efeito, em 17 de dezembro de 1984, foi assinado um contrato entre as Comunidades Europeias, representadas pela Comissão, e o IUE («contrato de depósito»).

(5)

Ulteriormente, o Comité Económico e Social Europeu e o Tribunal de Contas Europeu concordaram em aderir aos termos do contrato de depósito. O Banco Europeu de Investimento (BEI) deposita os seus arquivos históricos no IUE ao abrigo de uma convenção distinta com o IUE, assinada em 1 de julho de 2005, e ao abrigo das «Normas relativas aos arquivos históricos», adotadas pelo Comité Executivo do BEI em 7 de outubro de 2005 (2).

(6)

O Governo italiano colocou à disposição do IUE, de modo permanente e gratuito, instalações adequadas a fim de assegurar que os arquivos depositados são conservados e protegidos de acordo com os padrões internacionalmente aceites e de possibilitar a sua consulta no local.

(7)

O depósito dos arquivos históricos das instituições no IUE visa possibilitar o acesso aos arquivos num único local, promover a sua consulta e incentivar a investigação sobre a história da integração europeia e das instituições europeias. O IUE é um reputado centro de investigação e ensino académico, com atividades centradas na temática da Europa e da integração europeia. Tem quase 30 anos de experiência na gestão dos arquivos históricos da União, dispõe de instalações modernas de repositório e investigação, construídas expressamente para a conservação e consulta desses arquivos, e granjeou reputação internacional enquanto centro de depósito desses arquivos.

(8)

A continuação do depósito dos arquivos históricos das instituições no IUE deverá ser incorporada na legislação da União, a fim de refletir o papel do IUE como parceiro das instituições na gestão dos seus arquivos históricos.

(9)

O presente regulamento deverá aplicar-se a todas as instituições, não devendo alterar a sua responsabilidade pela abertura dos seus arquivos históricos ao público, nem a respetiva propriedade, que continua a pertencer às instituições.

(10)

No entanto, a natureza específica das atividades do Tribunal de Justiça da União Europeia (TJUE) e do Banco Central Europeu (BCE) justifica a sua isenção da obrigação, estabelecida no presente regulamento, de depositar os seus arquivos históricos no IUE. O TJUE e o BCE podem depositar os seus arquivos históricos no IUE, a título voluntário.

(11)

As instituições e o IUE deverão, sempre que possível, tornar os arquivos históricos acessíveis ao público em formas digitalizada e digital, a fim de facilitar a sua consulta na Internet.

(12)

Os dados pessoais contidos nos arquivos históricos da União depositados no IUE deverão ser tratados nos termos do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, 18 de dezembro de 2000, relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados (3).

(13)

A Autoridade Europeia para a Proteção de Dados foi consultada pela Comissão em relação à proposta de legislação que levou ao presente regulamento, nos termos do Regulamento (CE) n.o 45/2001, e deu parecer sobre a mesma em 10 de outubro de 2012 (4).

(14)

As regras de execução para a gestão dos arquivos históricos no IUE, incluindo o respetivo depósito, o acesso e a consulta pública, bem como as atribuições e responsabilidades recíprocas das instituições e do IUE, deverão ser estabelecidas num contrato-quadro de parceria.

(15)

As despesas de gestão pelo IUE dos arquivos históricos da União deverão ser financiadas a partir do orçamento geral da União e deverão ser suportadas por todas as instituições depositantes.

(16)

Por conseguinte, o Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 deverá ser alterado em conformidade,

ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

Artigo 1.o

O Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 é alterado do seguinte modo:

1)

No artigo 8.o é alterado do seguinte modo:

a)

O n.o 1 passa a ter a seguinte redação:

«1.   Cada instituição, com exceção do Tribunal de Justiça da União Europeia (TJUE) e do Banco Central Europeu (BCE), deposita no Instituto Universitário Europeu (IUE) de Florença, os documentos que fazem parte dos seus arquivos históricos e que ela própria tenha aberto ao público nos termos do presente regulamento. O depósito deve ser efetuado de acordo com o previsto no anexo.

Não obstante o disposto no primeiro parágrafo, as instituições depositantes podem, por motivos jurídicos ou administrativos, excluir o depósito de determinados documentos originais no IUE. Nesse caso, devem depositar uma microficha ou uma cópia digital desses documentos.»

;

b)

São aditados os seguintes números:

«3.   O TJUE e o BCE podem depositar os seus arquivos históricos no IUE, a título voluntário.

4.   As instituições depositantes mantêm a propriedade dos seus arquivos, bem como a responsabilidade exclusiva pela composição dos documentos e ficheiros depositados no IUE ou a este disponibilizados por qualquer outra forma.

5.   O depósito dos arquivos históricos das instituições no IUE não afeta a proteção dos arquivos, como previsto no artigo 2.o do Protocolo n.o 7 relativo aos Privilégios e Imunidades da União Europeia, anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia.

6.   O IUE assegura a conservação e a proteção dos arquivos depositados. A conservação e a proteção devem cumprir os padrões internacionalmente aceites para a proteção física dos arquivos e devem, no mínimo, respeitar as normas técnicas e de segurança correspondentes às aplicadas na conservação e gestão dos arquivos públicos em Itália. Para tal, os documentos depositados são conservados num repositório criado especificamente para o efeito.

7.   O IUE é a única entidade responsável pelo pessoal chamado a gerir os arquivos históricos da União depositados no IUE. O IUE assegura que o pessoal incumbido da gestão dos arquivos históricos possua as qualificações profissionais necessárias para exercer as atividades neste domínio.

8.   Cada instituição depositante tem o direito de receber informações sobre a gestão dos seus arquivos pelo IUE e de realizar inspeções aos arquivos que tenha depositado no IUE.

9.   O IUE deve tornar acessível ao público os arquivos históricos que receba por força dos n.os 1 e 3. As instituições podem também tornar acessível ao público uma cópia dos mesmos arquivos históricos.

10.   As despesas de gestão dos arquivos históricos da União são financiadas através de contribuições de todas as instituições depositantes para a rubrica orçamental correspondente, dentro dos limites das dotações anuais disponibilizadas pela autoridade orçamental em conformidade com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União (5). As referidas contribuições financeiras não cobrem as despesas relacionadas com a disponibilização e a adaptação dos edifícios e repositórios para os arquivos e o pessoal.

O montante das contribuições a que se refere o primeiro parágrafo é proporcional à dimensão dos respetivos quadros de pessoal das instituições depositantes. Cada contribuição deve ser recalculada sempre que outras instituições comecem a depositar os seus arquivos históricos no IUE, ou de cinco em cinco anos, no mínimo.

11.   O IUE age enquanto responsável pelo tratamento, nos termos do artigo 2.o do Regulamento (CE) n.o 45/2001, segundo as instruções das instituições depositantes. O IUE deve tratar os dados pessoais contidos nos arquivos históricos das instituições em conformidade com as garantias estabelecidas no referido regulamento.

12.   A Autoridade Europeia para a Proteção de Dados continua a dispor de poderes de supervisão relativamente às instituições no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais contidos nos arquivos históricos depositados no IUE.

.

2)

No artigo 9.o é alterado do seguinte modo:

a)

O n.o 1 passa a ter a seguinte redação:

«1.   Cada instituição adota normas internas para a aplicação do presente regulamento. Essas normas incluem regras sobre a conservação dos arquivos históricos e a sua abertura ao público, bem como sobre a proteção dos dados pessoais neles contidos. Sempre que possível, as instituições tornam os seus arquivos acessíveis ao público por meios eletrónicos, nomeadamente arquivos digitalizados e digitais de raiz, e facilitam a respetiva consulta na Internet. Conservam igualmente os documentos existentes sob formas adaptadas a necessidades especiais (como Braille, carateres grandes ou gravações).»

;

b)

É aditado o seguinte número:

«3.   A Comissão celebra, em nome das instituições depositantes, um contrato-quadro de parceria com o IUE. Esse contrato-quadro de parceria deve incluir regras de execução sobre as atribuições e responsabilidades recíprocas das instituições e do IUE em matéria de gestão dos arquivos históricos da União, incluindo o depósito, a conservação, o acesso e a consulta pública.»

.

3)

O texto que consta do Anexo é aditado ao Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 como anexo do mesmo.

Artigo 2.o

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.

Feito em Bruxelas, em 17 de março de 2015.

Pelo Conselho

O Presidente

E. RINKĒVIČS

(1)  JO L 43 de 15.2.1983, p. 1.

(2)  JO C 289 de 22.11.2005, p. 12.

(3)  JO L 8 de 12.1.2001, p. 1.

(4)  JO C 28 de 30.1.2013, p. 9.

(5)  JO L 298 de 26.10.2012, p. 1.»

ANEXO

«ANEXO

DISPOSIÇÕES RELATIVAS AO DEPÓSITO DOS ARQUIVOS HISTÓRICOS DAS INSTITUIÇÕES NO INSTITUTO UNIVERSITÁRIO EUROPEU DE FLORENÇA

1.

No caso de arquivos em formato não digital, os documentos originais são depositados no IUE para conservação permanente, juntamente com uma microficha e/ou uma cópia digital do documento.

No caso de arquivos digitais, o IUE deve ter acesso permanente aos documentos, de forma a poder cumprir a sua obrigação de tornar os arquivos históricos acessíveis ao público a partir de um único local e promover a sua consulta. As instituições de origem continuam a ser responsáveis pela conservação permanente dos seus arquivos digitais.

2.

O depósito é efetuado anualmente, respeitando, tanto quanto possível, os procedimentos normais de arquivamento das instituições.

3.

O IUE não altera a classificação do arquivo estabelecida pelas instituições depositantes, nem elimina ou altera documentos ou ficheiros.

4.

O IUE devolve às instituições depositantes os originais de todos os documentos e ficheiros depositados, se tal for solicitado por essas instituições. As instituições depositantes devolvem os originais ao IUE logo que estes deixem de lhes ser necessários.

5.

O IUE deve informar imediatamente as instituições depositantes de quaisquer circunstâncias que possam pôr em risco a inviolabilidade dos arquivos que tenham depositado.»