02014R1042 — PT — 16.10.2018 — 001.001
Este texto constitui um instrumento de documentação e não tem qualquer efeito jurídico. As Instituições da União não assumem qualquer responsabilidade pelo respetivo conteúdo. As versões dos atos relevantes que fazem fé, incluindo os respetivos preâmbulos, são as publicadas no Jornal Oficial da União Europeia e encontram-se disponíveis no EUR-Lex. É possível aceder diretamente a esses textos oficiais através das ligações incluídas no presente documento
|
REGULAMENTO DELEGADO (UE) N.o 1042/2014 DA COMISSÃO de 25 de julho de 2014 (JO L 289 de 3.10.2014, p. 3) |
Alterado por:
|
|
|
Jornal Oficial |
||
|
n.° |
página |
data |
||
|
REGULAMENTO DELEGADO (UE) 2018/1291 DA COMISSÃO de 16 de maio de 2018 |
L 241 |
1 |
26.9.2018 |
|
REGULAMENTO DELEGADO (UE) N.o 1042/2014 DA COMISSÃO
de 25 de julho de 2014
que completa o Regulamento (UE) n.o 514/2014 no que se refere à designação e às competências de gestão e de controlo das autoridades responsáveis, e no que se refere ao estatuto e obrigações das autoridades de auditoria
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1.o
Definições
Para efeitos do disposto no presente regulamento, são aplicáveis as definições do Regulamento (UE) n.o 514/2014. As seguintes definições são igualmente aplicáveis:
a) «Autoridade responsável pela designação», a autoridade ministerial de um Estado-Membro, a que se refere o artigo 26.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 que designa a autoridade responsável;
b) «Autoridades competentes», a autoridade responsável, a autoridade de auditoria e, se for caso disso, a autoridade delegada referida no artigo 25.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014;
c) «SFC 2014», o sistema de informação eletrónico criado pelo artigo 2.o do Regulamento de Execução (UE) n.o 802/2014 da Comissão ( 1 );
d) «Convenção de subvenção», um acordo, ou uma forma equivalente de instrumento legal, com base no qual a autoridade responsável concede subvenções ao beneficiário para efeitos de execução de um projeto no âmbito do programa nacional.
CAPÍTULO II
AUTORIDADE RESPONSÁVEL
SECÇÃO I
Designação da autoridade responsável
Artigo 2.o
Critérios e procedimento de designação da autoridade responsável
1. O organismo designado como autoridade responsável deve dispor de uma organização administrativa e de um sistema de controlo interno que satisfaçam os critérios estabelecidos no anexo do presente regulamento («os critérios de designação»). Os critérios de designação dizem respeito:
a) Ao ambiente interno;
b) Às atividades de controlo;
c) Às informações e comunicações internas;
d) Ao acompanhamento e apresentação de relatórios internos.
Os Estados-Membros podem definir outros critérios de designação para ter em conta a dimensão, as responsabilidades e outras características da autoridade responsável.
2. O organismo de auditoria a que se refere o artigo 26.o, n.o 3, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 deve avaliar se a futura autoridade responsável respeita os critérios de designação previstos no anexo e deve documentar as suas constatações de auditoria, conclusões e parecer num relatório de auditoria dirigido à autoridade responsável pela designação.
3. Se a autoridade responsável pela designação não estiver persuadida de que a futura autoridade responsável respeita os critérios de designação, a autoridade responsável pela designação deve dar à autoridade responsável instruções específicas e um prazo para corrigir o seu incumprimento antes de poder ser designada como autoridade responsável.
Na pendência da conformidade, pode ser concedida ao organismo a designação provisória como autoridade responsável por um período não superior a 12 meses. A duração desse período transitório deve ser proporcional aos incumprimentos identificados.
4. Após a designação da autoridade responsável, o Estado-Membro deve notificar sem demora a Comissão via SFC 2014. Com a referida notificação, o Estado-Membro deve transmitir documentação que indique:
a) A principal divisão de responsabilidades entre as unidades organizacionais da autoridade responsável;
b) Se for caso disso, a sua relação com as autoridades delegadas, as atividades a delegar e os principais procedimentos de supervisão destas atividades delegadas; e
c) Um resumo dos principais procedimentos para o tratamento de pedidos de financiamento dos beneficiários e para a autorização e registo das despesas.
Artigo 3.o
Supervisão da autoridade responsável e revisão da designação
1. A autoridade responsável pela designação deve supervisionar a autoridade responsável, em particular com base nas informações a que se refere o artigo 14.o, n.o 2, do presente regulamento, devendo acompanhar quaisquer deficiências detetadas.
2. Os Estados-Membros devem assegurar que as informações que indiquem que a autoridade responsável deixou de satisfazer os critérios de designação são comunicadas sem demora à autoridade responsável pela designação.
3. Nos casos em que a autoridade responsável deixar de satisfazer plenamente os critérios de designação, ou em que o seu sistema de controlo interno for tão deficiente que ponha em causa a sua capacidade para cumprir as suas funções, a autoridade responsável pela designação deve submeter a autoridade responsável a um período probatório. Em tais casos, a autoridade responsável pela designação deve elaborar um plano de medidas corretivas que a autoridade responsável deve executar dentro de um prazo proporcional à gravidade do incumprimento ou da deficiência. Este prazo não pode ser superior a 12 meses a contar do início do período probatório.
4. A autoridade responsável pela designação deve informar o mais rapidamente possível a Comissão de qualquer plano de medidas corretivas elaborado nos termos do n.o 3 e manter a Comissão informada acerca dos seus progressos.
5. Se tiver sido suspensa a designação da autoridade responsável, a autoridade responsável pela designação deve, no mais curto prazo, designar outra autoridade responsável, em conformidade com o artigo 26.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e o artigo 2.o do presente regulamento, para garantir que os pagamentos aos beneficiários não sofrem interrupções.
6. Sempre que a Comissão verifique que um Estado-Membro não cumpriu a obrigação de elaborar um plano de medidas corretivas nos termos do n.o 3 ou que a autoridade responsável mantém a sua designação apesar de não ter executado esse plano de medidas corretivas no prazo fixado, a Comissão resolve quaisquer deficiências que subsistam através do apuramento da conformidade previsto no artigo 47.o do Regulamento (CE) n.o 514/2014.
SECÇÃO II
Competências de gestão e de controlo da autoridade responsável
Artigo 4.o
Funções da autoridade responsável
A autoridade responsável deve gerir e executar o programa nacional em conformidade com os princípios da boa gestão financeira. Para tal:
a) Consulta os parceiros, em conformidade com o artigo 12.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014;
b) Assegura o bom funcionamento do comité de acompanhamento a que se refere o artigo 12.o, n.o 4.o, Regulamento (UE) n.o 514/2014;
c) Apresenta à Comissão uma proposta para o programa nacional referido no artigo 14.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014, bem como quaisquer outras revisões posteriores mediante a utilização do SFC 2014;
d) Define e estabelece as regras de elegibilidade para os projetos e custos dos projetos para todas as atividades, assegurando a igualdade de tratamento e evitando os conflitos de interesse, em conformidade com os princípios da boa gestão financeira;
e) Organiza e publica os concursos e convites à apresentação de propostas, bem como organiza e anuncia a posterior seleção e adjudicação de projetos para financiamento ao abrigo do programa nacional, em conformidade com o âmbito e os objetivos dos regulamentos específicos a que se refere o artigo 2.o, alínea a), do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e com os critérios definidos no artigo 9.o do presente regulamento;
f) Assegura que existem sistemas para recolher os dados necessários para comunicar os indicadores comuns e específicos dos programas à Comissão, juntamente com outros dados sobre a execução do programa e dos projetos;
g) Recebe os pagamentos efetuados pela Comissão e procede aos pagamentos aos beneficiários;
h) Assegura a coerência e a complementaridade entre os cofinanciamentos no âmbito dos regulamentos específicos e de outros instrumentos nacionais e da União pertinentes;
i) Acompanha os projetos e assegura que as despesas declaradas para os projetos foram realmente efetuadas, em conformidade com as regras da União e as regras nacionais aplicáveis;
j) Assegura que existe um sistema informatizado de registo e de manutenção da contabilidade para cada projeto no âmbito dos programas nacionais e que é efetuada a recolha de dados sobre a execução para efeitos da gestão financeira, do acompanhamento, do controlo e da avaliação;
k) Sem prejuízo das normas contabilísticas nacionais, assegura que os beneficiários e outros organismos envolvidos na execução dos projetos financiados ao abrigo do programa nacional mantêm um sistema de contabilidade separado ou uma codificação contabilística adequada de todas as transações relacionadas com o projeto;
l) Assegura que as avaliações do programa nacional referidas no artigo 56.o e no artigo 57.o, n.o 1.o, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 são realizadas dentro dos prazos estabelecidos;
m) Garante que os auditores independentes recebem, para efeitos da realização da avaliação a que se refere o artigo 56.o e o artigo 57.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e da formulação do parecer de avaliação, todas as informações necessárias sobre a gestão do programa nacional;
n) Estabelece procedimentos para garantir que todos os documentos relativos a despesas, decisões e atividades de controlo têm uma pista de auditoria adequada e são realizados em conformidade com os regulamentos de execução da Comissão adotados com base no artigo 27.o, n.o 5, do Regulamento (UE) n.o 514/2014.
o) Assegura que a autoridade de auditoria recebe, para efeitos da realização das auditorias a que se refere o artigo 29.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e da formulação do parecer de auditoria, todas as informações necessárias sobre os procedimentos de gestão e de controlo aplicados e as despesas financiadas ao abrigo dos regulamentos específicos;
p) Elabora os relatórios de execução referidos no artigo 54.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e os relatórios de avaliação a que se refere o artigo 57.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e apresenta-os à Comissão através do sistema SFC 2014;
q) Elabora o pedido de pagamento em conformidade com o artigo 44.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014, e apresenta-o à Comissão através do sistema SFC 2014;
r) Realiza atividades de informação e publicidade e divulga os resultados do programa, em conformidade com o artigo 53.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014;
s) Efetua controlos administrativos e controlos locais, em conformidade com o artigo 27.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014;
t) Coopera com a Comissão e as autoridades responsáveis dos outros Estados-Membros; e
u) Responde às conclusões da autoridade de auditoria, quer aceitando as mesmas ou, se as conclusões da autoridade de auditoria não forem aceites, fornecendo uma justificação pormenorizada.
Artigo 5.o
Autoridade delegada
1. A autoridade responsável pode delegar todas ou algumas das suas funções a uma autoridade delegada, em conformidade com o artigo 25.o, n.o 1, alínea c), do Regulamento (UE) n.o 514/2014. Qualquer delegação de funções deve respeitar os princípios da boa gestão financeira e assegurar a observância do princípio da não discriminação, bem como a visibilidade do financiamento da União. As funções delegadas não podem dar origem a conflitos de interesses.
Quando autorizada pela autoridade responsável, a autoridade delegada pode atuar como organismo de execução, tal como referido no artigo 8.o.
2. O âmbito das funções delegadas pela autoridade responsável à autoridade delegada e a especificação dos procedimentos de execução das mesmas devem ser inscritos num documento assinado pela autoridade responsável e pela autoridade delegada. O ato de delegação deve mencionar, pelo menos:
a) O regulamento específico pertinente;
b) A ou as funções confiadas à autoridade delegada, incluindo, se for caso disso, os projetos relativamente aos quais a autoridade delegada pode atuar como organismo de execução, tal como referido no artigo 8.o;
c) A obrigação de a autoridade delegada verificar se os beneficiários cumprem as regras nacionais e da União;
d) A obrigação de a autoridade delegada criar e manter uma estrutura organizativa e um sistema de gestão e controlo adaptados às suas funções;
e) As informações e os documentos justificativos que a autoridade delegada deve apresentar à autoridade responsável e os prazos a observar; e
f) O mecanismo da autoridade responsável para supervisionar a autoridade delegada.
3. Nos termos do artigo 25.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento (UE) n.o 514/2014, a comunicação com a Comissão não pode ser delegada. A autoridade delegada deve comunicar com a Comissão através da autoridade responsável.
4. Se a autoridade delegada não fizer parte da administração pública ou não for um organismo de direito privado com uma missão de serviço público, regido pelo direito nacional, a autoridade responsável não pode delegar-lhe poderes executivos que impliquem uma ampla margem de discricionariedade envolvendo escolhas políticas.
5. A autoridade responsável deve continuar a ser responsável pelas funções que tiver delegado. A autoridade responsável deve proceder regularmente a uma análise das funções delegadas para confirmar que o trabalho é realizado satisfatoriamente e em conformidade com as regras nacionais e da União.
6. No que se refere a funções delegadas, o presente regulamento é aplicável à autoridade delegada por analogia.
Artigo 6.o
Externalização de funções
A autoridade responsável pode externalizar algumas das suas funções. Deve, no entanto, permanecer responsável por elas.
A autoridade responsável deve proceder regularmente a uma análise das funções externalizadas para confirmar que o trabalho é realizado satisfatoriamente e em conformidade com as regras nacionais e da União.
SECÇÃO III
Obrigações da autoridade responsável no que respeita à intervenção pública
Artigo 7.o
Papel da autoridade responsável como entidade adjudicante
1. A autoridade responsável deve conceder em regra geral subvenções para projetos ao abrigo do programa nacional com base em convites públicos à apresentação de propostas.
2. A autoridade responsável pode conceder subvenções para projetos, com base num convite limitado à apresentação de propostas.
Os convites limitados à apresentação de propostas só estão abertos a organizações selecionadas devido à natureza específica do projeto ou à competência técnica ou administrativa dos organismos convidados a apresentar propostas.
Os motivos que justificam o recurso a um convite limitado à apresentação de propostas são indicados no convite à apresentação de propostas.
3. A autoridade responsável pode conceder subvenções diretamente quando a natureza específica do projeto ou a competência técnica ou administrativa dos organismos em questão não permitir outra opção, como no caso dos monopólios de jure ou de facto.
Os motivos que justificam a utilização de um ajuste direto são indicados na decisão de adjudicação.
4. Em casos devidamente justificados, incluindo a prossecução de projetos plurianuais que tenham sido selecionados no âmbito de um convite à apresentação de propostas anterior ou em situações de emergência, as subvenções podem ser atribuídas sem convite à apresentação de propostas.
Os motivos que justificam que a subvenção foi concedida sem convite à apresentação de propostas são indicados na decisão de adjudicação.
5. Nos casos em que a autoridade responsável atua como entidade adjudicante, nem a autoridade responsável nem qualquer autoridade delegada podem ser beneficiários de uma subvenção concedida em conformidade com o presente artigo.
6. A autoridade responsável deve determinar quem concede subvenções e garantir que os conflitos de interesses são evitados, em especial, se os candidatos forem organismos nacionais.
Artigo 8.o
Condições de atuação da autoridade responsável como organismo de execução
1. A autoridade responsável pode decidir executar projetos de forma direta, sozinha ou em associação com qualquer outra autoridade nacional, em virtude de as competências administrativas, a especialização técnica, ou as características do projeto não permitirem outra escolha para a execução, tais como um monopólio de jure ou exigências em matéria de segurança. Em tais casos, a autoridade responsável é o beneficiário da subvenção.
2. Os motivos que levaram a autoridade responsável a atuar como organismo de execução e eventualmente associar-se a autoridades nacionais como indicado no n.o 1 devem ser comunicados à Comissão no relatório anual de execução a que se refere o artigo 54.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014.
3. Aquando da execução de projetos na qualidade de organismo de execução, a autoridade responsável deve respeitar o princípio da relação qualidade-preço e prevenir conflitos de interesses.
4. A decisão administrativa de cofinanciar um projeto no âmbito do programa nacional deve incluir todas as informações necessárias para verificar a realização dos produtos e serviços cofinanciados e confirmar as despesas efetuadas.
5. Se a autoridade responsável for suscetível de atuar regularmente como organismo de execução:
a) A autoridade responsável e a autoridade de auditoria não devem fazer parte do mesmo organismo, exceto se a autoridade de auditoria depender de um organismo externo e a sua independência de auditoria for garantida; e
b) As funções da autoridade responsável, previstas no artigo 4.o, não devem ser afetadas.
Artigo 9.o
Procedimento de seleção e adjudicação
1. Os convites à apresentação de propostas referidos no artigo 7.o, n.o 1, devem ser publicados de modo a assegurar o caráter aberto do procedimento e a publicidade adequada junto dos potenciais beneficiários. Qualquer alteração substancial dos convites à apresentação de propostas deve ser publicada nas mesmas condições.
Os convites à apresentação de propostas referidos no artigo 7.o, n.os 1 e 2, devem especificar, pelo menos, o seguinte:
a) Os objetivos;
b) Os critérios de seleção e de adjudicação;
c) As modalidades de financiamento da União, bem como, se aplicável, de financiamento nacional, incluindo, se for caso disso, a possibilidade de aplicar uma taxa de cofinanciamento mais elevada, em conformidade com o artigo 16.o, n.o 5.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014;
d) As modalidades e o prazo de apresentação de propostas;
e) As regras de elegibilidade das despesas;
f) A duração do projeto; e
g) As informações financeiras e outras informações a conservar e comunicar.
2. Antes de tomar a decisão de adjudicação, a autoridade responsável deve certificar-se de que os beneficiários do projeto têm capacidade para satisfazer os critérios de seleção e de adjudicação.
3. A autoridade responsável deve definir os procedimentos para a receção de propostas. As propostas devem ser objeto de uma análise formal, técnica e orçamental e de uma avaliação qualitativa segundo os critérios indicados no convite à apresentação de propostas, de uma forma transparente e não discriminatória. A autoridade responsável deve registar por escrito as razões para a rejeição das outras propostas.
4. A decisão de atribuição deve indicar, pelo menos, o nome dos beneficiários, os elementos essenciais do projeto e os seus objetivos operacionais, o montante máximo da contribuição da União e a taxa máxima de cofinanciamento dos custos elegíveis totais.
5. A autoridade responsável deve informar por escrito todos os candidatos da sua decisão. Deve comunicar aos candidatos preteridos as razões da sua recusa, com referência aos critérios de seleção e de adjudicação.
Artigo 10.o
Documentos que formalizam as subvenções nos casos em que a autoridade responsável atua como entidade adjudicante
1. Nos casos em que a autoridade responsável atua como entidade adjudicante, deve estabelecer procedimentos de gestão de projetos que exigem, pelo menos:
a) Assinar as convenções de subvenção com os beneficiários; e
b) Acompanhar as convenções de subvenção, incluindo quaisquer alterações às mesmas, por via administrativa, tais como trocas de correspondência ou relatórios escritos.
2. A convenção de subvenção deve incluir ou indicar o seguinte:
a) O montante máximo da contribuição da União;
b) A percentagem máxima da contribuição da União, em conformidade com o regulamento específico em questão;
c) A descrição pormenorizada e o calendário do projeto;
d) Se aplicável, qualquer tarefa importante que o beneficiário tenciona subcontratar a terceiros, juntamente com os respetivos custos;
e) O orçamento previsional e o plano de financiamento do projeto acordados, incluindo despesas e receitas, em conformidade com as regras de elegibilidade estabelecidas;
f) O método de cálculo do montante da contribuição da União, após o encerramento do projeto;
g) O calendário e as disposições de execução da convenção, incluindo as disposições relativas às obrigações em matéria de apresentação de relatórios, alterações à convenção e denúncia da convenção;
h) Os objetivos operacionais do projeto, incluindo os objetivos quantificados e os indicadores a utilizar nos relatórios;
i) A disposição que exige que o beneficiário recolha, em tempo útil, os dados necessários para os indicadores comuns definidos no regulamento específico e os indicadores específicos dos programas, e comunique esses dados, pelo menos uma vez por ano;
j) A definição dos custos elegíveis, incluindo, quando aplicável, uma descrição da metodologia utilizada para determinar a tabela de custos unitários, os montantes fixos ou o financiamento a taxa fixa;
k) Os requisitos de contabilidade e as condições de pagamento da subvenção;
l) As condições relativas à pista de auditoria;
m) As disposições relativas à proteção dos dados;
n) As disposições em matéria de publicidade.
3. A convenção de subvenção é regra geral assinada antes do início de qualquer das atividades do projeto imputada ao programa nacional.
4. As convenções de subvenção devem prever expressamente que a Comissão, ou seus representantes, e o Tribunal de Contas dispõem de poderes de auditoria com base em controlos documentais e no local sobre todos os beneficiários de subvenções, contratantes e subcontratantes que recebam fundos da União ao abrigo do programa nacional.
Artigo 11.o
Documentos que formalizam as subvenções nos casos em que a autoridade responsável atua como organismo de execução
1. Nos casos em que a autoridade responsável atua como organismo de execução, deve estabelecer procedimentos de gestão de projetos que exigem, pelo menos:
a) A formalização de uma decisão administrativa de cofinanciar projetos;
b) O acompanhamento da decisão administrativa e quaisquer alterações a essa decisão, por via administrativa, tais como trocas de correspondência ou relatórios escritos.
2. A decisão administrativa deve incluir ou indicar o seguinte:
a) O montante máximo da contribuição da União;
b) A percentagem máxima da contribuição da União, em conformidade com o regulamento específico em questão;
c) A descrição pormenorizada e o calendário do projeto;
d) Se aplicável, qualquer tarefa importante que o beneficiário tenciona subcontratar a terceiros, juntamente com os respetivos custos;
e) O orçamento previsional e o plano de financiamento do projeto acordados, incluindo despesas e receitas, em conformidade com as regras de elegibilidade estabelecidas;
f) O método de cálculo do montante da contribuição da União, após o encerramento do projeto;
g) Os objetivos operacionais do projeto, incluindo objetivos quantificados e os indicadores que serão utilizados;
h) A disposição que exige que a autoridade responsável recolha, e comunique, pelo menos uma vez por ano, os dados necessários para os indicadores comuns definidos no regulamento específico e os indicadores específicos dos programas, e comunique esses dados, pelo menos uma vez por ano;
i) A definição dos custos elegíveis, incluindo, quando aplicável, uma descrição da metodologia utilizada para determinar a tabela de custos unitários, os montantes fixos ou o financiamento a taxa fixa;
j) Os requisitos de contabilidade e as condições de pagamento da subvenção;
k) As condições relativas à pista de auditoria;
l) As disposições relativas à proteção dos dados;
m) As disposições em matéria de publicidade.
3. A decisão administrativa é regra geral tomada antes do início de qualquer das atividades do projeto imputada ao programa nacional.
4. A decisão administrativa deve prever expressamente que a Comissão, ou seus representantes, e o Tribunal de Contas dispõem de poderes de auditoria com base em controlos documentais e no local sobre todos os beneficiários de subvenções, contratantes e subcontratantes que recebam fundos da União ao abrigo do programa nacional.
CAPÍTULO III
ESTATUTO DA AUTORIDADE DE AUDITORIA E OBRIGAÇÕES NO QUE SE REFERE ÀS AUDITORIAS
Artigo 12.o
Estatuto da autoridade de auditoria
1. Em conformidade com o artigo 59.o, n.o 5, segundo parágrafo, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e com o artigo 25.o, n.o 1, alínea b), do Regulamento (UE) n.o 514/2014, a autoridade de auditoria deve funcionar de modo independente da autoridade responsável. Presume-se uma independência funcional quando não exista uma relação hierárquica direta entre a autoridade de auditoria e a autoridade responsável e a autoridade de auditoria tenha plena autonomia nos seus pareceres e declarações.
2. Todos os trabalhos de auditoria devem ser realizados em conformidade com as normas de auditoria internacionalmente aceites.
Artigo 13.o
Externalização do trabalho de auditoria
A autoridade de auditoria pode subcontratar uma parte do seu trabalho de auditoria a um outro organismo de auditoria, desde que este organismo seja funcionalmente independente da autoridade responsável. A autoridade de auditoria deve continuar a ser responsável pelas funções que externalizar.
As auditorias externalizadas são realizadas em conformidade com as normas de auditoria internacionalmente aceites e sob o rigoroso acompanhamento e supervisão da autoridade de auditoria.
Artigo 14.o
Auditorias
1. Para apresentar o parecer referido no artigo 59.o, n.o 5, segundo parágrafo, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho ( 2 ), a autoridade de auditoria deve realizar auditorias de sistemas, auditorias das despesas e auditorias das contas.
2. As auditorias de sistemas devem verificar se o sistema de gestão e de controlo da autoridade responsável tem funcionado eficazmente, de modo a dar garantias razoáveis de que as informações financeiras contidas no pedido de pagamento do saldo anual apresentado à Comissão em conformidade com o artigo 44.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 são legais e regulares.
Com base nessas auditorias de sistemas, a autoridade de auditoria deve verificar a conformidade com os requisitos essenciais estabelecidos no anexo do Regulamento de Execução (UE) 2015/378 da Comissão ( 3 ), e se a autoridade responsável continua a respeitar os critérios de designação estabelecidos no anexo I do presente regulamento.
3. As auditorias das despesas devem ser efetuadas em cada exercício financeiro com base numa amostra adequada extraída dos dados financeiros considerados elegíveis pela autoridade responsável («o projeto de contas») após a conclusão de todos os controlos referidos no artigo 27.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e no Regulamento de Execução (UE) 2015/840 da Comissão ( 4 ).
Os dados financeiros devem incluir todos os tipos de pagamentos efetuados pela autoridade responsável durante um exercício financeiro, conforme definido no artigo 38.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014, incluindo os adiantamentos, os pagamentos intermédios, os pagamentos finais e os pagamentos relativos à assistência técnica e ao apoio operacional. Os dados financeiros devem também incluir, no que se refere ao Fundo para o Asilo, a Migração e a Integração, o número de pessoas recolocadas, reinstaladas, transferidas ou legalmente admitidas.
As auditorias das despesas devem:
— ser efetuadas com base nos documentos comprovativos que constituem a pista de auditoria e devem verificar a legalidade e a regularidade dos dados financeiros no projeto de contas;
— se for caso disso, incluir a verificação no local das despesas efetuadas pelos beneficiários, incluindo, mutatis mutandis, para os pagamentos realizados no âmbito da assistência técnica e do apoio operacional;
— se for caso disso, incluir a verificação da conformidade com os requisitos estabelecidos no que se refere às pessoas recolocadas em conformidade com as Decisões (UE) 2015/1523 e (UE) 2015/1601 do Conselho, às pessoas reinstaladas em conformidade com o artigo 17.o do Regulamento (UE) n.o 516/2014, transferidas em conformidade com o artigo 18.o do Regulamento (UE) n.o 516/2014 e às pessoas legalmente admitidas em conformidade com a Decisão (UE) 2015/1601 do Conselho, para as quais é solicitada uma quantia fixa;
— verificar a exatidão e a integralidade dos pagamentos aos beneficiários registados pela autoridade responsável no seu sistema contabilístico e a conciliação da pista de auditoria a todos os níveis.
Se a autoridade de auditoria detetar, no projeto de contas, uma taxa de erro relevante ou se os problemas detetados se afigurarem sistémicos e, por conseguinte, comportarem um risco para outros pagamentos financiados pelo programa nacional, a autoridade de auditoria deve assegurar uma análise mais aprofundada, incluindo, se necessário, auditorias adicionais para determinar a dimensão dos problemas. O nível de relevância máximo dos dados financeiros constantes do «projeto de contas» corresponde a 2 % da contribuição da União.
A autoridade de auditoria deve recomendar as ações corretivas necessárias à autoridade responsável, incluindo, se for caso disso, correções financeiras fixas, em conformidade com o Regulamento de Execução (UE) n.o 378/2015 da Comissão. A autoridade de auditoria deve comunicar os resultados das auditorias das despesas e as respetivas recomendações, bem como medidas corretivas, no relatório anual de controlo referido no artigo 14.o, n.o 8.
4. A autoridade de auditoria deve estabelecer o método para a seleção da amostra adequada («método de amostragem») em conformidade com as normas de auditoria aceites internacionalmente. O método de amostragem deve permitir à autoridade de auditoria estimar a taxa de erro total no «projeto de contas» para o exercício financeiro.
A autoridade de auditoria deve documentar, no relatório anual de controlo referido no artigo 14.o, n.o 8, a apreciação profissional que utilizou para estabelecer o método de amostragem estatística ou não estatística e os parâmetros de amostragem aplicáveis. A autoridade de auditoria deve conservar registos do método de amostragem aplicado nas fases de planeamento, seleção, ensaio e avaliação, a fim de demonstrar que o método de amostragem selecionado é adequado.
Quando não puderem ser utilizados métodos de amostragem estatística, pode ser utilizado um método de amostragem não estatística na apreciação profissional da autoridade de auditoria. Qualquer método de amostragem não estatística deve prever uma seleção aleatória dos elementos da amostra e cobrir pelo menos 10 % do valor dos dados financeiros incluídos no «projeto de contas».
O método de amostragem escolhido e a dimensão da amostra devem permitir à autoridade de auditoria extrair conclusões sobre a população total a partir da qual foi extraída a amostra.
Para esse efeito, e se for caso disso, a autoridade de auditoria pode estratificar os dados financeiros dividindo-os em estratos, constituindo cada um deles um grupo de unidades de amostragem com características semelhantes.
Quando a amostra de auditoria incluir pagamentos intermédios e/ou pagamentos finais que liquidem adiantamentos declarados nas contas dos exercícios anteriores, estes adiantamentos são abrangidos pelo âmbito da auditoria das despesas.
Todavia, para a comunicação de informações no quadro 10.2 «Resultados das auditorias das despesas» no relatório anual de controlo referido no artigo 14.o, n.o 8, as taxas de erro e a cobertura da auditoria devem ser calculadas apenas com base na amostra de auditoria extraída dos dados financeiros contidos no «projeto de contas» do exercício em curso.
5. As auditorias de contas devem ser efetuadas de modo a fornecerem uma garantia razoável de que as contas anuais dão uma imagem verdadeira e fiel dos dados financeiros comunicados no pedido de pagamento do saldo anual («as contas definitivas») apresentado pela autoridade responsável à Comissão em conformidade com o artigo 44.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014.
A fim de determinar se as contas definitivas dão uma imagem verdadeira e fiel, a autoridade de auditoria deve verificar se todos os dados financeiros e as contribuições públicas recebidas e lançadas na contabilidade preparada pela autoridade responsável para o exercício financeiro são corretamente registados no sistema contabilístico e correspondem aos registos contabilísticos comprovativos conservados pela autoridade responsável. A autoridade de auditoria deve, nomeadamente, com base nestas contas:
a) Verificar se o montante total dos dados financeiros comunicados no pedido de pagamento do saldo anual coincide com o sistema contabilístico da autoridade responsável e, caso existam diferenças, se as explicações adequadas estão documentadas relativamente aos montantes objeto de conciliação;
b) Verificar se os montantes retirados e recuperados, os montantes a recuperar e os montantes não recuperáveis no final do exercício correspondem aos montantes lançados no sistema contabilístico da autoridade responsável e se são comprovados por decisões documentadas da autoridade responsável;
c) Confirmar se a autoridade responsável efetuou os controlos administrativos, financeiros e operacionais no local, em conformidade com o artigo 27.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e o Regulamento de Execução (UE) 2015/840 da Comissão.
As verificações referidas nas alíneas a), b) e c) podem ser efetuadas por amostragem.
Com base na taxa de erro total determinada pelas auditorias das despesas e pelos resultados da auditoria das contas, a autoridade de auditoria deve calcular a taxa de erro residual tendo em vista emitir o parecer referido no artigo 59.o, n.o 5, segundo parágrafo, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012. O cálculo da taxa de erro residual deve ser documentado no relatório anual de controlo referido no n.o 8.
6. Se, no termo das suas atividades de auditoria, as constatações de auditoria da autoridade de auditoria indicarem a existência de deficiências relevantes no funcionamento eficaz dos sistemas de gestão e de controlo da autoridade responsável, a autoridade de auditoria deve:
a) avaliar o impacto financeiro dessas deficiências em conformidade com o Regulamento de Execução (UE) n.o 378/2015 da Comissão;
b) formular recomendações adequadas à autoridade responsável com vista à adoção de medidas corretivas e preventivas;
c) acompanhar a execução das medidas referidas na alínea b) pela autoridade responsável, bem como verificar se existe um plano de ação destinado a restabelecer o funcionamento eficaz dos sistemas de gestão e de controlo.
7. Em conformidade com o artigo 3.o, n.o 2, a autoridade de auditoria deve comunicar as suas conclusões à autoridade responsável pela designação, nomeadamente se, na sua opinião, a autoridade responsável continua a respeitar os critérios de designação.
8. A autoridade de auditoria deve garantir que todas as informações relacionadas com as suas atividades de auditoria referidas nos n.os 1, 2, 3, 4, 5, 6 e 7 são devidamente comunicadas à Comissão. Para o efeito, a autoridade de auditoria deve elaborar um relatório anual de controlo em que apresente as principais conclusões dos seus trabalhos de auditoria. O relatório anual de controlo deve ser elaborado em conformidade com o modelo estabelecido no anexo do presente regulamento e ser enviado à Comissão através do sistema de intercâmbio eletrónico de dados referido no artigo 2.o do Regulamento de Execução (UE) n.o 802/2014 da Comissão. O relatório anual de controlo deve ser enviado à Comissão o mais tardar três dias úteis após a apresentação do pedido de pagamento do saldo anual à Comissão pela autoridade responsável, em conformidade com o artigo 44.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014.
CAPÍTULO IV
DISPOSIÇÃO FINAL
Artigo 15.o
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.
O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável nos Estados-Membros, em conformidade com os Tratados.
ANEXO
Critérios para a designação da autoridade responsável
1. Ambiente interno
A) Estrutura organizativa
(1) Estrutura organizativa que permite à autoridade responsável executar as suas funções definidas no artigo 4.o.
(2) Estrutura organizativa, definida num organograma, que revela uma clara atribuição de papéis e competências.
B) Normas em matéria de recursos humanos
(1) Recursos humanos adequados para realizar as funções descritas no artigo 4.o.
(2) Separação de funções, de forma a que nenhum membro do pessoal tenha responsabilidade por mais do que uma função em matéria de autorização, pagamento ou contabilização dos montantes imputados ao programa nacional, e nenhum membro do pessoal desempenhe qualquer dessas funções sem ser supervisionado por um segundo membro do pessoal.
(3) Definição, por escrito, das competências de cada membro do pessoal, incluindo limites à sua autoridade financeira.
(4) Formação adequada do pessoal.
(5) Procedimentos para evitar o risco de conflito de interesses, nomeadamente quando um membro do pessoal, que ocupa uma posição de responsabilidade ou um posto sensível no âmbito da verificação, autorização, pagamento e contabilização de pedidos, desempenha igualmente outras funções fora da autoridade responsável.
2. Atividades de controlo
A) Seleção de projetos
(1) Procedimentos de seleção e concessão de subvenções, em conformidade com o artigo 9.o.
(2) Procedimentos relativos ao conteúdo e à assinatura das convenções de subvenção e decisões administrativas em conformidade com os artigos 10.o e 11.o.
B) Procedimentos de controlos administrativos e controlos no local
(1) Procedimentos a seguir para informar a hierarquia da autoridade responsável ao nível adequado, numa base regular e atempada, dos resultados dos controlos efetuados, de modo a permitir a revisão da estratégia de controlo e dos procedimentos de controlo interno quando são identificadas deficiências sistémicas ou conforme necessário.
(2) Descrição do método de amostragem utilizado quando os controlos administrativos ou locais não são exaustivos, mas realizados com base numa amostra, e um procedimento para comunicar discrepâncias e irregularidades.
(3) Se os documentos (em papel ou em formato eletrónico) relativos aos controlos efetuados sobre os pedidos de financiamento forem mantidos por outros organismos, devem ser estabelecidos por esses organismos e pela autoridade responsável procedimentos que garantam que a autoridade responsável tem acesso a estes documentos.
C) Procedimentos para a autorização de pagamento de pedidos de financiamento apresentados pelos beneficiários
(1) Procedimentos para assegurar o controlo da execução de convenções de subvenção, decisões administrativas e contratos de acordo com os termos e condições contratuais.
(2) Procedimentos relativos à receção, registo e tratamento de pedidos de financiamento apresentados por um beneficiário, definindo nomeadamente a descrição de todos os documentos a utilizar e o procedimento para a verificação dos trabalhos efetuados.
(3) Lista de controlo das verificações necessárias para cada membro do pessoal responsável pela autorização, incluindo uma verificação dos trabalhos efetuados.
(4) Procedimento de autorização de pagamento, incluindo a verificação da conformidade com as regras nacionais e da União, nomeadamente os controlos exigidos pelos artigos 5.o, n.o 2, e 27.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 para impedir e detetar as fraudes e irregularidades, sendo dada especial atenção aos riscos incorridos.
D) Procedimentos para pagamento
(1) Procedimentos para garantir que os pagamentos sejam efetuados unicamente nas contas bancárias pertencentes ao beneficiário e que não são efetuados pagamentos em numerário.
(2) Procedimentos para garantir que todos os pagamentos relativamente aos quais não são executadas transferências, voltam a ser creditados no orçamento do programa nacional.
E) Procedimentos contabilísticos
Procedimentos contabilísticos para assegurar que as contas anuais são completas, rigorosas e elaboradas atempadamente e que quaisquer erros ou omissões são detetados e corrigidos, nomeadamente através de controlos e conciliações periódicos.
F) Procedimentos para o pagamento de adiantamentos
(1) Procedimentos para garantir que os pagamentos de adiantamentos aos beneficiários são identificados separadamente nos registos contabilísticos.
(2) Procedimentos para garantir que os adiantamentos são apurados nos prazos estipulados e que são identificados os adiantamentos cujos prazos de apuramento tenham sido ultrapassados.
G) Procedimentos aplicáveis às dívidas
(1) Procedimentos para garantir que os critérios previstos nos pontos A) a D) são aplicáveis, mutatis mutandis, aos montantes que a autoridade responsável deve recuperar, em conformidade com o artigo 21.o, alínea h), do Regulamento (UE) n.o 514/2014.
(2) Procedimentos para assegurar um acompanhamento adequado das ordens de cobrança emitidas e, se aplicável, dos juros de mora.
(3) Procedimentos para garantir que se a recuperação não puder ser efetuada, a causa é identificada, a fim de avaliar se os Estados Membros devem reembolsar o orçamento da União.
(4) Sistema de reconhecimento numa lista de devedores de todos os montantes devidos e de registo de todas as dívidas antes da sua cobrança.
(5) Procedimentos destinados a garantir que esta lista de devedores é verificada em intervalos regulares para garantir a sua fiabilidade e exaustividade.
H) Procedimentos para deteção de irregularidades e luta contra as fraudes
(1) Definições de irregularidades em conformidade com os requisitos da União.
(2) Mecanismos para assegurar que as irregularidades podem ser detetadas atempadamente e que podem ser tomadas medidas corretivas imediatas.
(3) Procedimentos relativos à adoção de medidas proporcionais de luta contra a fraude.
(4) Procedimentos para assegurar que a Comissão é informada das irregularidades detetadas e, se necessário, de quaisquer medidas corretivas adotadas nas contas anuais.
I) Pista de auditoria
Procedimento para garantir uma pista de auditoria adequada, em conformidade com as regras de execução adotadas nos termos do artigo 27.o, n.o 5, do Regulamento (UE) n.o 514/2014, fornecendo provas documentais, a conservar nas instalações da autoridade responsável, relacionadas com a seleção dos projetos, a autorização, a contabilização e o pagamento dos pedidos de financiamento apresentados pelo beneficiário, bem como a gestão dos adiantamentos e créditos.
3. Informações e comunicações internas
A) Comunicação
(1) Procedimentos para garantir que:
a) Todas as alterações na legislação da União são registadas;
b) As instruções, bases de dados e listas de controlo são atualizadas para as refletir atempadamente; bem como
c) Todas as partes interessadas, como a autoridade delegada, são informadas destas alterações em tempo útil.
(2) Procedimentos para garantir que todos os beneficiários dispõem das informações necessárias para o exercício das suas funções e execução das operações.
(3) Procedimentos para garantir uma informação ex post adequada aos candidatos sobre os resultados do processo de seleção.
B) Segurança dos sistemas de informação
(1) A segurança do(s) sistema(s) de informação utilizados está em conformidade com as mais recentes normas internacionalmente aceites.
(2) Procedimentos para assegurar que as medidas de caráter tecnológico e financeiro são proporcionais aos riscos.
4. Acompanhamento e relatórios internos
A) Documentos e relatórios internos
(1) Procedimentos documentados e listas de verificação correspondentes a serem concluídos, a fim de:
a) Apoiar o trabalho do comité de acompanhamento a que se refere o artigo 12.o, n.o 4, do Regulamento (UE) n.o 514/2014, e fornecer-lhe as informações necessárias para o desempenho das suas funções, em especial os dados sobre os progressos do programa nacional na realização dos seus objetivos, os dados financeiros e os dados relativos aos indicadores e objetivos intermédios;
b) Elaborar relatórios de execução anuais e finais a apresentar à Comissão;
c) Elaborar os documentos que constituem o pedido de pagamento do saldo anual a que se refere o artigo 44.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014;
d) Assegurar que os quadros superiores de gestão estão na posse de todos os relatórios e informações necessários para acompanhar eficazmente a execução dos programas pelos quais são responsáveis; e
e) Assegurar que os quadros superiores de gestão estão na posse dos relatórios de auditorias ou de avaliações independentes sobre o funcionamento dos respetivos sistemas.
(2) Procedimentos documentados de elaboração de relatórios e de acompanhamento, se a autoridade responsável tiver confiado a execução de tarefas a um outro organismo.
B) Controlo de outras tarefas não executadas pelas próprias autoridades
(1) No caso de organismos que atuam sob a tutela da autoridade responsável, com a exclusão das autoridades delegadas, procedimentos para assegurar que existem mecanismos de controlo para garantir uma boa gestão financeira.
(2) Quando as atividades de controlo forem externalizadas, procedimentos para assegurar que existem mecanismos de controlo para garantir uma metodologia de controlo comum e a coerência dos trabalhos.
(3) Se a autoridade responsável delegar atividades, procedimentos para assegurar o cumprimento do artigo 5.o, n.o 4, do presente regulamento.
ANEXO 2
Modelo para o relatório anual de controlo
Relatório anual de controlo [FUNDO]
1. INTRODUÇÃO
Esta secção deve incluir as seguintes informações:
1.1. Identificação da autoridade de auditoria e de outros organismos que participaram na elaboração do relatório.
1.2. Período de referência (ou seja, exercício ( 5 )).
2. CONFORMIDADE COM OS CRITÉRIOS DE DESIGNAÇÃO E ALTERAÇÕES SIGNIFICATIVAS NO(S) SISTEMA(S) DE GESTÃO E DE CONTROLO (se aplicável)
Esta secção deve incluir as seguintes informações:
2.1. Informações sobre quaisquer alterações significativas nos sistemas de gestão e de controlo relacionadas com as responsabilidades das autoridades competentes (incluindo, se for caso disso, qualquer delegação de funções), a data efetiva de tais alterações, bem como o seu impacto sobre o trabalho de auditoria.
2.2. Com base no trabalho de auditoria realizado pela autoridade de auditoria, a confirmação de que o sistema de gestão e de controlo continua a ser conforme com os critérios de designação definidos no artigo 2.o e no anexo do Regulamento Delegado (UE) n.o 1042/2014 da Comissão.
2.3. Informações sobre a comunicação à autoridade responsável pela designação quanto ao respeito, pela autoridade responsável, dos critérios de designação estabelecidos no artigo 2.o, n.o 2, e no anexo do Regulamento Delegado (UE) n.o 1042/2014 da Comissão.
3. ALTERAÇÕES NA ESTRATÉGIA DE AUDITORIA
Esta secção deve incluir as seguintes informações:
3.1. Informações sobre as alterações que foram introduzidas na estratégia de auditoria e uma explicação dos motivos para essas alterações, em especial informações relativas a qualquer alteração no método de amostragem utilizado para as auditorias das despesas (ver ponto 5 abaixo).
4. AUDITORIAS DE SISTEMAS
Esta secção deve incluir as seguintes informações:
4.1. Informações sobre os organismos que realizaram as auditorias de sistema, a fim de verificar se o sistema de gestão e de controlo do Fundo funcionou eficazmente (como previsto no artigo 14.o, n.o 2, do Regulamento Delegado (UE) n.o 1042/2014 da Comissão).
4.2. No que diz respeito ao Quadro 10.1 «Resultados das auditorias de sistema» anexo ao relatório anual de controlo, uma descrição das principais constatações e conclusões das auditorias de sistema sobre os requisitos essenciais.
4.3. Indicação sobre se os problemas detetados são considerados de caráter sistémico, a quantificação dos dados financeiros irregulares e as medidas corretivas aplicáveis a esses erros sistémicos, incluindo quaisquer correções financeiras conexas, em conformidade com o artigo 46.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e o Regulamento de Execução (UE) 2015/378.
4.4. Informações sobre o seguimento dado às recomendações de auditoria decorrentes das auditorias de sistema realizadas em exercícios anteriores.
5. AUDITORIAS DAS DESPESAS
Esta secção deve incluir as seguintes informações:
5.1. Informações sobre os organismos que realizaram as auditorias das despesas [como previsto no artigo 14.o, n.os 3 e 4, do Regulamento Delegado (UE) n.o 1042/2014 da Comissão].
5.2. Descrição do método de amostragem aplicado, especificando os parâmetros de amostragem ( 6 ) utilizados e os cálculos subjacentes e a apreciação profissional aplicados à seleção da amostra ( 7 ), o cálculo da taxa de erro total (incluindo a estratificação, se for caso disso) e indicação se a metodologia está em conformidade com a estratégia de auditoria. Se for aplicada a estratificação, devem ser descritos os parâmetros dos estratos.
5.3. Análise dos resultados principais das auditorias das despesas, que descreva o número de elementos da amostra auditados, os respetivos montantes e os tipos de dados financeiros auditados, a natureza ( 8 ) e o tipo ( 9 ) dos erros detetados, bem como as ações corretivas aplicáveis propostas pela autoridade de auditoria (incluindo as medidas destinadas a evitar erros semelhantes no futuro, correções financeiras referentes às irregularidades pontuais detetadas, bem como quaisquer correções financeiras extrapoladas ou de taxa fixa aplicáveis ( 10 )). Se a estratificação for aplicada, devem ser fornecidas informações adicionais por estrato nesta secção e no Quadro 10.2 «Resultados das auditorias das despesas» anexado ao relatório anual de controlo.
5.4. Se a amostra de auditoria incluir pagamentos intermédios e/ou pagamentos finais que liquidem os adiantamentos declarados nas contas dos exercícios anteriores, o montante dos adiantamentos abrangidos pelo âmbito de aplicação das auditorias das despesas, os erros detetados e as correções financeiras aplicáveis relacionadas com esses adiantamentos devem ser apresentados no Quadro 10.3 «Resultados das auditorias das despesas adicionais» anexado ao relatório anual de controlo.
5.5. Explicações sobre a forma como são calculadas as taxas de erro apresentadas no Quadro 10.2 e, se aplicável, informações sobre as auditorias das despesas adicionais apresentadas no Quadro 10.3.
5.6. Informações sobre se as eventuais irregularidades detetadas pelas auditorias das despesas são consideradas sistémicas e, por conseguinte, se implicam um risco para os outros pagamentos, incluindo a quantificação do seu impacto sobre a população e quaisquer correções financeiras conexas.
5.7. Informações sobre o estado da aplicação das medidas corretivas pela autoridade responsável, incluindo as correções financeiras propostas pela autoridade de auditoria na sequência das auditorias das despesas antes de apresentar as «contas finais» à Comissão. As eventuais divergências entre as correções propostas pela autoridade de auditoria e as correções aplicadas pela autoridade responsável devem ser indicadas.
5.8. Informações sobre o seguimento dado às auditorias das despesas realizadas nos exercícios anteriores, em especial no que diz respeito às deficiências de caráter sistémico.
6. AUDITORIAS DAS CONTAS
Esta secção deve incluir as seguintes informações:
6.1. Informações sobre os organismos que realizaram as auditorias das contas (como previsto no artigo 14.o, n.o 5, do Regulamento Delegado (UE) n.o 1042/2014 da Comissão).
6.2. Descrição da abordagem de auditoria utilizada para verificar os dados financeiros constantes das contas que acompanham o pedido de pagamento do saldo anual apresentado pela autoridade responsável, definida no artigo 14.o, n.o 5, do Regulamento Delegado (UE) n.o 1042/2014 da Comissão. Tal deve incluir uma referência aos trabalhos de auditoria realizados no âmbito das auditorias de sistema (descritas na secção 4 acima) e das auditorias de despesas (descritas na secção 5 acima) relevantes para obter o nível de garantia necessário sobre as contas.
6.3. Conclusões extraídas da auditoria das contas no que se refere à imagem verdadeira e fiel dos dados financeiros constantes das contas que acompanham o pedido de pagamento do saldo anual apresentado pela autoridade responsável, bem como as correções financeiras efetuadas e refletidas nas contas no seguimento dessas auditorias.
6.4. Indicação se as irregularidades eventualmente detetadas foram consideradas de caráter sistémico e quais as medidas corretivas aplicáveis tomadas.
7. COORDENAÇÃO ENTRE OS ORGANISMOS DE AUDITORIA E O TRABALHO DE SUPERVISÃO DA AUTORIDADE DE AUDITORIA (quando aplicável)
Esta secção deve incluir as seguintes informações:
7.1. Descrição do procedimento de coordenação entre a autoridade de auditoria e quaisquer organismos de auditoria que tenham efetuado auditorias, tal como previsto no artigo 13.o do Regulamento Delegado (UE) n.o 1042/2014 da Comissão, quando aplicável.
7.2. Descrição do procedimento de supervisão e de controlo da qualidade aplicado pela autoridade de auditoria sobre o trabalho de auditoria realizado por esses organismos de auditoria.
8. OUTRAS INFORMAÇÕES
Esta secção deve incluir as seguintes informações:
8.1. Quando aplicável, informações sobre as fraudes denunciadas e as suspeitas de fraude detetadas no contexto das auditorias realizadas pela autoridade de auditoria (incluindo os casos comunicados por outros organismos nacionais ou da UE e relacionados com as operações auditadas pela autoridade de auditoria), bem como as medidas tomadas.
8.2. Quando aplicável, as ocorrências subsequentes surgidas depois de o «projeto de contas» para o exercício ter sido transmitido à autoridade de auditoria e antes de o relatório anual de controlo conexo ter sido transmitido à Comissão que possam ser pertinentes para o parecer emitido pela autoridade de auditoria. Em particular, devem ser indicadas e explicadas as eventuais discrepâncias entre os dados financeiros apresentados pela autoridade responsável no «projeto de contas» (isto é, a população a partir da qual foi extraída a amostra ( 11 )) e as contas finais apresentadas à Comissão.
9. NÍVEL GLOBAL DE GARANTIA
9.1. Indicação do nível global de garantia do correto funcionamento do sistema de gestão e de controlo ( 12 ), e explicação da forma como foi obtido esse nível a partir da combinação dos resultados das auditorias de sistema, das auditorias das despesas e das auditorias das contas. Se for caso disso, a autoridade de auditoria terá também em conta os resultados dos trabalhos de auditoria realizados por outros organismos de auditoria nacionais ou da UE suscetíveis de ter impacto sobre os dados financeiros comunicados para o exercício.
9.2 Avaliação das eventuais medidas de mitigação e corretivas aplicadas pela autoridade responsável, como as correções financeiras, e da necessidade de adotar medidas corretivas adicionais, tanto numa perspetiva de sistema como financeira.
10. ANEXOS DO RELATÓRIO ANUAL DE CONTROLO
10.1. Resultados das auditorias de sistema (modelo apresentado abaixo)
10.2. Resultados das auditorias das despesas (modelo apresentado abaixo)
10.3. Resultados das auditorias das despesas complementares (se aplicável)
10.1. Resultados das auditorias de sistema
|
Entidade auditada (por exemplo, autoridade responsável, autoridade delegada, etc.) |
Título da auditoria |
Data do relatório final de auditoria |
Requisitos essenciais (quando aplicável) (segundo as definições do Quadro 1 do anexo do Regulamento de Execução (UE) 2015/378 da Comissão) |
|
|
||||||||
|
RE 1 |
RE 2 |
RE 3 |
RE 4 |
RE 5 |
RE 6 |
RE 7 |
RE 8 |
RE 9 |
Avaliação global (categoria 1, 2, 3, 4) [segundo as definições do Quadro 2 do anexo do Regulamento de Execução (UE) 2015/378 da Comissão] |
Observações |
|||
|
|
|
|
|
|
|||||||||
|
|
|
|
|
|
|||||||||
|
(1) Categoria 1, 2, 3, 4, segundo as definições do Quadro 2 do anexo do Regulamento de Execução (UE) 2015/378 da Comissão. |
|||||||||||||
10.2. Resultados das auditorias das despesas
|
A |
B |
C |
D |
E |
F |
G |
H |
I |
J |
|
|
Fundo/tipo de pagamento (1) |
Montante em EUR correspondente à população ou subpopulação no «projeto de contas» a partir da qual foi extraída a amostra (2) |
Amostra de auditoria (montante em euros) (3) |
Amostra de auditoria (em % da população) [D = C/B] |
Montante dos erros detetados pela autoridade de auditoria na amostra em euros (4) |
Taxa de erro em % na amostra [F = E/C] (4) |
Taxa de erro total na população (5) |
Total de erros na população (montante em euros) [H = G*B] |
Correções financeiras (montante em euros) aplicadas pela autoridade responsável com base na taxa de erro total (6) |
Taxa de erro residual total (7) [J = (H – I)/B] |
Observações |
|
Estratos (se aplicável) (1) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Total (A) |
Total (B) |
Montante em euros |
% |
|
|
|
|
|
|
|
10.3. Resultados das auditorias das despesas complementares (8)
|
K |
L |
M |
N |
O |
|
|
Descrição |
N.o de referência do fundo/projeto/pagamento |
Despesas adicionais auditadas (3) |
Montante dos erros nas despesas adicionais auditadas (4) |
Correções financeiras efetuadas pela autoridade responsável nas despesas adicionais auditadas (6) |
Observações |
|
Despesas ligadas aos pagamento intermédios ou aos pagamentos finais incluídos na amostra aleatória/estatística |
|
|
|
|
|
|
Outro (especificar) … |
|
|
|
|
|
(1) Se os dados financeiros, ou seja, a população auditada, estiver dividida em diversos estratos (por exemplo, adiantamentos, pagamentos intermédios ou pagamentos finais, outros), as informações devem ser apresentadas por estrato, se for caso disso. Uma linha para cada estrato e os parâmetros dos estratos devem ser descritos na secção 5 do relatório anual de controlo.
(2) A coluna B diz respeito à população suscetível de ser auditada, isto é, o «projeto de contas» que representa todos os pagamentos efetuados pela autoridade responsável durante o exercício a partir do qual foi extraída a amostra.
(3) Se a amostra de auditoria extraída a partir do atual exercício incluir pagamentos intermédios e/ou pagamentos finais que apurem adiantamentos declarados nas contas de exercícios anteriores, esses adiantamentos são abrangidos pela auditoria das despesas relativamente aos pagamentos intermédios e/ou aos pagamentos finais incluídos na amostra.
No entanto, para efeitos de prestação de informações, só os pagamentos intermédios ou os pagamentos finais incluídos na amostra extraída do projeto de contas do exercício em curso devem ser indicados no Quadro 10.2 (coluna C) e tidos em conta para o cálculo da cobertura da auditoria para o exercício em curso (coluna D).
O «montante dos adiantamentos» liquidados através de pagamentos intermédios e/ou de pagamentos finais e verificados no âmbito das auditorias das despesas deve ser indicado no Quadro 10.3, coluna M. Ver também nota de rodapé 8.
(4) A autoridade de auditoria deve comunicar os erros detetados na amostra (sob a forma de montantes e de percentagem da amostra) antes de a autoridade responsável aplicar quaisquer correções financeiras na sequência dos trabalhos de auditoria realizados pela autoridade de auditoria.
Para calcular e comunicar os montantes dos erros e a taxa de erro no Quadro 10.2, colunas E e F, só deve ser tido em conta o montante dos erros referentes aos pagamentos intermédios ou aos pagamentos finais auditados extraídos do projeto de contas do exercício em curso.
O montante dos erros detetados que têm impacto sobre o «montante dos adiantamentos» liquidados deve ser comunicado no Quadro 10.3, coluna N.
(5) A taxa de erro total na população é a estimativa da taxa de erro total fornecida pela autoridade de auditoria no «projeto de contas» para o exercício em curso. A taxa de erro total é calculada antes de serem aplicadas quaisquer correções financeiras pela autoridade responsável.
A autoridade de auditoria deve descrever a metodologia utilizada para estimar a taxa de erro total, bem como os cálculos subjacentes (incluindo informações sobre a estratificação, se for caso disso) na secção 5 do relatório anual de controlo. Em princípio, a taxa de erro total é a soma dos erros aleatórios previstos e, se aplicável, do montante total dos erros sistémicos na população e dos eventuais erros anómalos não corrigidos, dividida pelo total da população.
(6) A coluna I indica as correções financeiras aplicadas pela autoridade responsável unicamente à população suscetível de ser auditada, isto é, o «projeto de contas» para o exercício em curso a partir do qual foi extraída a amostra.
As eventuais correções financeiras relativas ao «montante dos adiantamentos» liquidados devem ser comunicadas no Quadro 10.3, coluna O.
(7) A coluna J deve indicar a taxa de erro residual nas contas depois de a autoridade responsável ter aplicado as correções financeiras unicamente para o exercício em curso.
Os eventuais erros não corrigidos no «montante dos adiantamentos» liquidados não devem ser incluídos no cálculo da taxa de erro residual nas contas do exercício em curso.
(8) No Quadro 10.3, a autoridade de auditoria deve comunicar os resultados de quaisquer auditorias realizadas sobre elementos diferentes dos montantes incluídos na amostra indicados no Quadro 10.2. Se a autoridade de auditoria considerar necessário realizar auditorias complementares (por exemplo, auditorias baseadas no risco, auditorias sobre os pagamentos negativos ou sobre os pagamentos zero), os resultados dessas auditorias deverão ser apresentados também no Quadro 10.3.
( 1 ) Regulamento de Execução (UE) n.o 802/2014 da Comissão, de 24 de julho de 2014, que estabelece modelos para os programas nacionais e que estabelece os termos e as condições do sistema de intercâmbio eletrónico de dados entre a Comissão e os Estados-Membros, em conformidade com o Regulamento (UE) n.o 514/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho que estabelece disposições gerais aplicáveis ao Fundo para o Asilo, a Migração e a Integração e ao instrumento de apoio financeiro à cooperação policial, à prevenção e luta contra a criminalidade e à gestão de crises (JO L 219 de 25.7.2014, p. 22).
( 2 ) Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União e que revoga o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 (JO L 298 de 26.10.2012, p. 1).
( 3 ) Regulamento de Execução (UE) 2015/378 da Comissão, de 2 de março de 2015, que estabelece as normas de execução do Regulamento (UE) n.o 514/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho no que diz respeito à execução do procedimento de apuramento anual de contas e à execução do apuramento da conformidade (JO L 64 de 7.3.2015, p. 30).
( 4 ) Regulamento de Execução (UE) 2015/840 da Comissão, de 29 de maio de 2015, relativo aos controlos realizados pelas autoridades responsáveis nos termos do disposto no Regulamento (UE) n.o 514/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, que estabelece disposições gerais aplicáveis ao Fundo para o Asilo, a Migração e a Integração e ao instrumento de apoio financeiro à cooperação policial, à prevenção e luta contra a criminalidade e à gestão de crises (JO L 134 de 30.5.2015, p. 1).
( 5 ) Tal como definido no artigo 38.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014.
( 6 ) Os parâmetros de amostragem incluem a unidade de amostragem, o valor e a dimensão da população, o valor e a dimensão da amostra, a cobertura da auditoria (em euros e em percentagem dos elementos e dos montantes abrangidos) e os critérios de amostragem. Para a amostragem estatística, devem ser igualmente indicados o nível de relevância, o nível de confiança, a taxa de erro esperada e o intervalo de amostragem.
( 7 ) Se for aplicada uma amostragem não estatística, a autoridade de auditoria deve indicar as medidas tomadas para garantir a aleatoriedade da amostra (e a sua representatividade) e fornecer uma amostra de dimensão suficiente que permita à autoridade de auditoria estimar o erro total da população e redigir um parecer de auditoria válido.
( 8 ) Por exemplo: elegibilidade, contratação pública, auxílios estatais.
( 9 ) Erros aleatórios, sistémicos ou anómalos.
( 10 ) Podem ser aplicáveis correções financeiras de taxa fixa e/ou extrapoladas, por exemplo, se forem detetados erros sistémicos e/ou se a taxa de erro total no projeto de contas for relevante.
( 11 ) Coluna B do Quadro 10.2.
( 12 ) O nível global de garantia deve corresponder a uma das quatro categorias definidas no Regulamento de Execução (UE) 2017/646 da Comissão: Categoria 1 (Funciona bem. Nenhumas ou apenas pequenas melhorias necessárias); Categoria 2 (Funciona. São necessárias algumas melhorias), Categoria 3 (Funciona parcialmente. São necessárias melhorias substanciais) e Categoria 4 (De um modo geral, não funciona).