02008D0458 — PT — 20.09.2012 — 004.004

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Alterada por:

▼B

DECISÃO DA COMISSÃO

de 5 de Março de 2008

que estabelece normas de execução da Decisão n.o 575/2007/CE do Parlamento Europeu e do Conselho que cria o Fundo Europeu de Regresso para o período de 2008 a 2013 no âmbito do programa geral «Solidariedade e Gestão dos Fluxos Migratórios», no que respeita aos sistemas de gestão e controlo dos Estados-Membros, às normas de gestão administrativa e financeira e à elegibilidade das despesas para projectos co-financiados pelo Fundo

[notificada com o número C(2008) 796]

(Apenas fazem fé os textos nas línguas alemã, búlgara, checa, eslovaca, eslovena, espanhola, estónia, finlandesa, francesa, grega, húngara, inglesa, italiana, letã, lituana, maltesa, neerlandesa, polaca, portuguesa, romena e sueca)

(2008/458/CE)

PARTE I

INTRODUÇÃO

CAPÍTULO I

Objecto e definições

Artigo 1.o

Objecto

1.  A presente decisão estabelece regras para a utilização do Fundo no que se refere a:

2.  As disposições que se seguem são aplicáveis sem prejuízo do disposto no Regulamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 do Conselho, de 11 de Novembro de 1996, relativo às inspecções e verificações no local efectuadas pela Comissão para proteger os interesses financeiros das Comunidades Europeias contra a fraude e outras irregularidades ( 1 ).

Artigo 2.o

Definições

Para efeitos da presente decisão, entende-se por:

PARTE II

DISPOSIÇÕES COMUNS AOS QUATRO FUNDOS

CAPÍTULO 1

Autoridades designadas

Artigo 3.o

Autoridades comuns

Os Estados-Membros podem designar a mesma autoridade responsável, a mesma autoridade de auditoria ou a mesma autoridade de certificação para dois ou mais dos quatro Fundos.

Artigo 4.o

Autoridade delegada

1.  Qualquer delegação de tarefas deve respeitar o princípio da boa gestão financeira, que implica um controlo interno eficaz e eficiente, e o princípio da não discriminação e deve garantir a visibilidade do financiamento comunitário. As tarefas de execução delegadas não podem suscitar conflitos de interesses.

2.  O âmbito das tarefas delegadas pela autoridade responsável à autoridade delegada e a especificação dos procedimentos de execução das tarefas delegadas devem ser consignadas formalmente por escrito.

O acto de delegação deve incluir, pelo menos:

3.  A actividade de comunicação com a Comissão, referida no n.o 1, alínea a), do artigo 25.o do acto de base não pode ser delegada. A autoridade delegada deve comunicar com a Comissão através da autoridade responsável.

4.  Se a autoridade delegada não fizer parte da administração pública ou não for um organismo de direito privado a que o Estado-Membro tenha confiado uma missão de serviço público, a autoridade responsável não pode delegar nessa autoridade quaisquer poderes executivos que impliquem uma ampla margem de discricionariedade no que toca a escolhas políticas.

5.  A delegação de tarefas nas autoridades delegadas não afecta a responsabilidade da autoridade responsável, que continuará a responder pelas tarefas que tiver delegado.

6.  Se a autoridade responsável delegar tarefas à autoridade delegada, todas as disposições da presente decisão relativas à autoridade responsável são aplicáveis mutatis mutandis à autoridade delegada.

Artigo 5.o

Externalização de tarefas

As autoridades designadas podem externalizar algumas das suas tarefas, mas continuam a ser responsáveis pelas tarefas externalizadas, segundo as responsabilidades definidas nos artigos 27.o, 29.o e 30.o do acto de base.

CAPÍTULO 2

Sistemas de gestão e controlo

Artigo 6.o

Manual de procedimentos

Nos termos do n.o 2 do artigo 31.o do acto de base e tendo em conta o princípio da proporcionalidade, os Estados-Membros devem elaborar um manual que descreva os procedimentos e as práticas a seguir no que se refere ao seguinte:

Artigo 7.o

Utilização do Fundo pela autoridade responsável

1.  Para a utilização do Fundo, a autoridade responsável pode actuar como entidade adjudicante e/ou como organismo de execução.

2.  A autoridade responsável actua como entidade adjudicante nos casos em que, em geral, executa os projectos com base em convites anuais à apresentação de propostas.

Nem a autoridade responsável nem qualquer autoridade delegada podem participar nestes convites à apresentação de propostas.

Em casos devidamente justificados, incluindo a prossecução de projectos plurianuais previstos no n.o 6 do artigo 15.o do acto de base que tenham sido seleccionados no âmbito de um convite à apresentação de propostas anterior ou em situações de emergência, as subvenções podem ser atribuídas sem convite à apresentação de propostas.

3.  A autoridade responsável actua como organismo de execução nos casos em que optar pela execução directa dos projectos, sempre que as características desses projectos não permitam outra opção devido a situações de monopólio de jure ou por motivos de segurança. Nestes casos, as regras relativas ao beneficiário final são aplicáveis mutatis mutandis à autoridade responsável.

Artigo 8.o

Condições de actuação da autoridade responsável como organismo de execução

1.  Os motivos que levaram a autoridade responsável a actuar como organismo de execução de determinados projectos devem ser identificados e comunicados à Comissão no âmbito do programa anual em questão.

2.  Ao executar os projectos, a autoridade responsável deve respeitar o princípio de custo-eficácia e prevenir conflitos de interesses.

3.  A autoridade responsável pode executar os projectos identificados de acordo com o n.o 3 do artigo 7.o directamente e/ou em associação com qualquer autoridade nacional competente devido à sua especialização técnica, ao seu nível de especialização ou aos seus poderes administrativos. As principais autoridades nacionais que participem na execução devem ser identificadas no programa anual em questão.

4.  A decisão administrativa de co-financiar um projecto no âmbito do Fundo deve conter as informações necessárias para controlar os produtos e serviços co-financiados e verificar as despesas efectuadas. Todas as normas aplicáveis aos acordos de subvenção fixadas no n.o 2 do artigo 10.o devem ser especificadas numa forma equivalente a um instrumento legal.

5.  O relatório final sobre a execução do programa anual deve incluir informações sobre os procedimentos e práticas aplicados para garantir a separação adequada de funções, o controlo efectivo e a protecção satisfatória dos interesses financeiros das Comunidades Europeias, juntamente com explicações sobre o modo como foram evitados os conflitos de interesses.

6.  Nos casos em que a autoridade responsável seja, em princípio, o organismo de execução habitual de projectos co-financiados pelo Fundo:

7.  Nos casos em que seja provável que o organismo de execução de projectos co-financiados pelo Fundo seja uma autoridade delegada, esta não pode ser o único beneficiário final das dotações cuja gestão se delega.

Artigo 9.o

Procedimento de selecção e atribuição nos casos em que a autoridade responsável actua como entidade adjudicante

1.  Os convites à apresentação de propostas referidos no n.o 2 do artigo 7.o devem ser publicados de modo a garantir a máxima publicidade entre os potenciais beneficiários. ►M3  Qualquer alteração substancial ao conteúdo do convite à apresentação de propostas deve ser publicada nas mesmas condições. ◄

Os anúncios de concurso devem especificar:

2.  Para efeitos da selecção dos projectos e da atribuição das subvenções, a autoridade responsável deve garantir que os beneficiários potenciais sejam informados das seguintes condições específicas relativas aos projectos a executar:

Antes de tomar a decisão de atribuição, a autoridade responsável deve certificar-se de que o beneficiário final e/ou os parceiros do projecto têm capacidade para respeitar as referidas condições.

3.  A autoridade responsável deve garantir que os projectos que recebem subvenções foram submetidos a uma análise formal, técnica e orçamental e a uma avaliação qualitativa segundo os critérios indicados no convite à apresentação de propostas. Os motivos da rejeição dos outros projectos devem ser registados.

4.  Os Estados-Membros devem determinar os serviços competentes para a atribuição e garantir que os conflitos de interesses são evitados em todos os casos e, em especial, se os candidatos forem organismos nacionais.

5.  A decisão de atribuição deve indicar, pelo menos, o nome do beneficiário final e/ou dos parceiros do projecto, os elementos essenciais do projecto e os seus objectivos operacionais, o montante máximo de co-financiamento do Fundo e a taxa máxima de co-financiamento dos custos elegíveis totais.

6.  Cada candidato deve receber informações por escrito sobre os resultados do procedimento de selecção, incluindo uma explicação das decisões tomadas. Se a legislação nacional o impuser, deve ser referido o procedimento de revisão aplicável.

Artigo 10.o

Acordos de subvenção com os beneficiários finais nos casos em que a autoridade responsável actua como entidade adjudicante

1.  A autoridade responsável deve estabelecer procedimentos de gestão de projectos circunstanciados que abranjam, entre outros:

2.  Os acordos de subvenção devem fixar, entre outros:

3.  Se for o caso, os beneficiários finais devem garantir que os parceiros do projecto estão sujeitos às mesmas obrigações que eles próprios. Os parceiros assumem a sua responsabilidade perante o beneficiário final, que será sempre o responsável final pelo cumprimento dos termos do contrato, em nome próprio e dos parceiros do projecto.

Os beneficiários finais devem conservar cópias certificadas dos documentos contabilísticos comprovativos das receitas e despesas efectuadas pelos parceiros relativamente ao projecto em questão.

4.  Os acordos de subvenção devem prever expressamente o exercício dos poderes de controlo da Comissão e do Tribunal de Contas, com base em documentos e in loco, sobre todos os beneficiários finais, parceiros do projecto e subcontratantes.

▼M3

Artigo 11.o

Contratos de execução

Ao adjudicarem os contratos para a execução dos projectos, as autoridades estatais, regionais ou locais, os organismos regidos pelo direito público e as associações constituídas por uma ou mais dessas autoridades ou vários desses organismos regidos pelo direito público devem agir em conformidade com as normas e os princípios em matéria de contratos públicos aplicáveis a nível nacional e da União.

As entidades não referidas no parágrafo anterior devem adjudicar os contratos para a execução dos projectos dando-lhes adequada publicidade, a fim de respeitar os princípios da transparência, não discriminação e igualdade de tratamento. Os contratos de valor inferior a 100 000 EUR podem ser adjudicados desde que as referidas entidades tenham exigido pelo menos três propostas. Sem prejuízo das regras nacionais, os contratos de valor inferior a 5 000 EUR não são sujeitos a quaisquer obrigações processuais.

▼B

Artigo 12.o

Determinação da contribuição final da Comunidade

Para efeitos de cálculo do pagamento final ao beneficiário final, a contribuição comunitária total para cada projecto deve ser o mais baixo dos três montantes seguintes:

Artigo 13.o

Assistência técnica

1.  A assistência técnica por iniciativa da Comissão, prevista no artigo 16.o do acto de base, pode ser financiada até 100 % pelo Fundo.

2.  A assistência técnica por iniciativa da Comissão, prevista no artigo 17.o do acto de base, pode ser financiada até 100 % pelo Fundo.

3.  A assistência técnica por iniciativa da Comissão ou dos Estados-Membros pode revestir a forma de contrato público, honorários de especialistas e/ou quaisquer despesas administrativas sujeitas às regras de elegibilidade constantes do capítulo 1 da parte III.

Artigo 14.o

Despesas de assistência técnica no caso de uma autoridade comum

1.  Se uma ou mais autoridades designadas são comuns a dois ou mais dos quatro Fundos, as dotações para as despesas de assistência técnica relativas a cada um dos programas anuais em questão podem ser agregadas parcial ou integralmente.

2.  As despesas de assistência técnica devem ser repartidas entre os Fundos em causa, de preferência com base numa fórmula simples e representativa de repartição. A aplicação da fórmula não deve implicar o aumento do montante máximo das despesas de assistência técnica de cada programa anual em questão.

Artigo 15.o

Verificações da autoridade responsável

1.  As verificações a realizar pela autoridade responsável, ou sob a sua responsabilidade, nos termos do n.o 1, alínea g), do artigo 27.o do acto de base devem cobrir os aspectos administrativos, financeiros, técnicos e materiais dos projectos, consoante o caso.

As verificações devem garantir que as despesas declaradas são reais e justificadas em relação ao objectivo do projecto, que os projectos subvencionados foram concluídos em conformidade com os acordos de subvenção, que a contribuição da Comunidade respeita as regras, sobretudo as que se referem à estrutura do financiamento prevista no artigo 15.o do acto de base, que os pedidos de reembolso do beneficiário final são correctos e que os projectos e as despesas observam as regras comunitárias e nacionais e evitam o duplo financiamento de despesas através de outros regimes comunitários ou nacionais e de outros períodos de programação.

Além disso, as verificações devem incluir:

As verificações previstas nas alíneas a) e b) não terão de ser efectuadas se o beneficiário final for obrigado a fornecer um certificado de auditoria de um auditor independente que abranja todos os aspectos referidos nas alíneas a) e b).

2.  Devem ser conservados registos de todas as verificações efectuadas, dos quais constem os trabalhos efectuados, a data, os resultados e as medidas de reacção às irregularidades detectadas. A autoridade responsável deve garantir que todos os documentos comprovativos respeitantes às verificações efectuadas se mantenham à disposição da Comissão e do Tribunal de Contas por um período de cinco anos após a conclusão do projecto. Este prazo é suspenso em caso de acções judiciais ou mediante pedido fundamentado da Comissão.

3.  Nos casos em que a autoridade responsável actue como organismo de execução no âmbito do programa anual, nos termos do n.o 3 do artigo 7.o, as verificações referidas no n.o 1 devem ser efectuadas segundo o princípio da separação adequada de funções.

Artigo 16.o

Pista de auditoria

1.  Para efeitos do n.o 1, alínea k), do artigo 27.o do acto de base, uma pista de auditoria é considerada adequada se satisfizer os seguintes critérios:

2.  A autoridade responsável deve certificar-se de que é conservado um registo do local em que se encontram todos os documentos relativos a pagamentos específicos efectuados no âmbito do Fundo.

Artigo 17.o

Auditorias de sistemas e auditorias de projectos

1.  As auditorias referidas no n.o 1, alíneas a) e b), do artigo 30.o do acto de base devem ser efectuadas segundo os sistemas de gestão e controlo estabelecidos pelos Estados-Membros e com base numa amostra de projectos seleccionados através de um método aprovado pela autoridade de auditoria.

O método de amostragem deve:

A amostra deve incluir também projectos executados pela autoridade responsável actuando como organismo de execução, pelo menos numa base proporcional.

O método utilizado para escolher a amostra deve ser documentado.

2.  A auditoria dos sistemas de gestão e controlo deve abranger cada um dos seguintes elementos pelo menos uma vez antes de 2013: programação, delegação de tarefas, selecção e atribuição, controlo de projectos, pagamentos, certificação de despesas, envio de relatórios à Comissão, detecção e tratamento de potenciais irregularidades e avaliação dos programas.

3.  As auditorias de projectos devem ser realizadas in loco, com base em documentos e registos conservados pelo beneficiário final e/ou pelos parceiros do projecto. As auditorias devem verificar que:

4.  Só as despesas do âmbito da auditoria realizada nos termos do n.o 3 contam para o montante das despesas verificadas para efeitos do n.o 1, alínea b), do artigo 30.o do acto de base. Se a auditoria for realizada antes da conclusão do projecto, só as despesas efectivamente verificadas são tidas em conta para calcular a taxa de cobertura.

5.  Se os problemas detectados tiverem um carácter sistémico e, por conseguinte, implicarem um risco para outros projectos, a autoridade de auditoria deve garantir que seja realizada uma análise mais aprofundada, incluindo auditorias complementares, se necessário, por forma a determinar a dimensão desses problemas. As autoridades responsáveis devem tomar as medidas preventivas e de correcção necessárias.

6.  A autoridade de auditoria deve tirar conclusões com base nos resultados das auditorias às despesas declaradas à Comissão e comunicá-las a esta instituição no relatório anual de auditoria. Nos programas anuais em que a margem de erro seja superior ao nível de materialidade de 2 % da contribuição comunitária, a autoridade de auditoria deve analisar o significado do erro e tomar as medidas necessárias, incluindo a formulação de recomendações adequadas, que devem ser comunicadas, pelo menos, no relatório anual de auditoria.

Artigo 18.o

Verificações da autoridade de certificação

1.  Nos casos em que a autoridade de auditoria emitir um parecer com reservas ou um parecer negativo quanto ao funcionamento do sistema de gestão e controlo, a autoridade de certificação deve verificar que esta informação foi enviada à Comissão. Deverá também garantir que a autoridade responsável aplique um plano de acção destinado a repor os sistemas de gestão e controlo devidamente em funcionamento e a avaliar o impacto do funcionamento incorrecto sobre a declaração de despesas.

2.  Se o pedido de pagamento ou a declaração de reembolso não forem validados pela autoridade de auditoria antes da conclusão do relatório final sobre a execução do programa anual, a autoridade de certificação deve garantir que sejam elaborados sem demora o pedido de pagamento ou a declaração de reembolso elaborados de forma correcta.

CAPÍTULO 3

Informações a fornecer relativas à utilização do Fundo

Artigo 19.o

Princípio da proporcionalidade

1.  Nos termos do n.o 2 do artigo 10.o do acto de base, a quantidade de informações disponíveis num Estado-Membro sobre a utilização do Fundo transmitida à Comissão nos documentos referidos no presente capítulo pode ser proporcional ao montante da contribuição comunitária atribuída ao Estado-Membro em causa e, se necessário, as informações podem ser fornecidas de forma resumida.

2.  No entanto, se a Comissão o solicitar, os Estados-Membros devem enviar-lhe informações mais exaustivas. A Comissão pode solicitar estas informações se estas se afigurarem necessárias para poder cumprir cabalmente os deveres que lhe incumbem por força do acto de base e do Regulamento Financeiro.

Artigo 20.o

Descrição dos sistemas de gestão e controlo

1.  A descrição dos sistemas de gestão e controlo referidos no n.o 4 do artigo 31.o e no n.o 2 do artigo 32.o do acto de base deve ser apresentada segundo o modelo do anexo I.

2.  A autoridade responsável deve validar a descrição dos sistemas aplicados por qualquer autoridade delegada. Cada uma das autoridades designadas deve confirmar a exactidão da descrição dos sistemas de gestão e controlo que aplicam. Além disso, a autoridade de auditoria deve também confirmar que a descrição é completa.

3.  Ao proceder à análise da descrição, a Comissão pode solicitar esclarecimentos e propor medidas destinadas a dar cumprimento ao disposto no acto de base. Se necessário, os funcionários da Comissão ou seus representantes autorizados efectuarão visitas in loco.

4.  Se a autoridade responsável for a mesma para dois ou mais dos quatro Fundos, ou se os sistemas forem comuns a dois ou mais Fundos, a descrição do sistema comum de gestão e controlo pode ser apresentada com a indicação de eventuais características específicas, se for o caso.

Artigo 21.o

Revisão da descrição dos sistemas de gestão e controlo

▼M3

1.  A autoridade responsável deve comunicar à Comissão, por carta formal, quaisquer alterações substanciais do sistema de gestão e controlo e enviar-lhe uma descrição revista do sistema de gestão e controlo o mais rapidamente possível e o mais tardar no momento em que as alterações começarem a produzir efeitos.

▼B

2.  São consideradas alterações substanciais as alterações susceptíveis de ter uma influência na separação de funções, na eficácia dos mecanismos de selecção, atribuição, controlo e pagamento e na comunicação com a Comissão. Incluem, nomeadamente, as alterações que afectem uma das autoridades designadas, o sistema contabilístico e os procedimentos de pagamento e certificação.

3.  A revisão dos sistemas de gestão e controlo deve seguir procedimento idêntico ao previsto no artigo 20.o

Artigo 22.o

Documentos de programação

1.  Os Estados-Membros devem apresentar à Comissão um programa plurianual previsto no artigo 19.o do acto de base, segundo o modelo do anexo II.

2.  Os Estados-Membros devem apresentar à Comissão os programas anuais previstos no artigo 21.o do acto de base, segundo o modelo do anexo III.

3.  Os planos financeiros ligados ao programa plurianual devem incluir a repartição dos montantes orçamentados por prioridade, de acordo com as orientações estratégicas.

Os planos financeiros ligados aos programas anuais devem incluir a repartição dos montantes orçamentados por categoria de acção, tal como definido no artigo 4.o do acto de base, fazendo referência às prioridades.

Artigo 23.o

Revisão da repartição financeira nos programas anuais

▼M1

1.  A fim de rever os programas anuais aprovados pela Comissão nos termos do n.o 5 do artigo 21.o do acto de base, o Estado-Membro em causa deve apresentar à Comissão um projecto revisto de programa anual até três meses antes do termo do período de elegibilidade. A Comissão deve examinar e aprovar, logo que possível, o programa revisto, segundo o procedimento previsto no n.o 5 do artigo 21.o do acto de base.

▼B

2.  As alterações da repartição financeira sem revisão do programa anual nos termos do n.o 1 não devem exceder 10 % da contribuição total do Fundo e devem ser permitidas apenas em circunstâncias justificadas por causas que escapam ao controlo da autoridade responsável. O relatório intercalar e/ou o relatório final sobre a execução do programa anual devem incluir uma explicação adequada das referidas alterações.

Artigo 24.o

►M2  Relatórios intercalares e finais sobre a execução dos programas anuais e os pedidos de pagamento ◄

1.  Os Estados-Membros devem apresentar à Comissão os relatórios intercalares sobre a execução dos programas anuais e os pedidos de pagamento previstos no n.o 4 do artigo 39.o do acto de base segundo o modelo do anexo IV.

2.  Os Estados-Membros devem apresentar à Comissão os relatórios finais sobre a execução dos programas anuais e os pedidos de pagamento previstos no n.o 1, alínea b), do artigo 40.o do acto de base segundo o modelo do anexo V.

▼M3

3.  Os quadros financeiros respeitantes aos relatórios intercalares e os relatórios finais devem apresentar uma repartição dos montantes por prioridades e prioridades específicas, tal como definidas nas orientações estratégicas.

▼M2

4.  Relativamente ao artigo 39.o, n.os 3 e 4, do acto de base, o total cumulativo dos pagamentos de pré-financiamentos efectuados a um Estado-Membro não deve exceder 90 % do montante total afectado a esse Estado-Membro na decisão de financiamento que aprova o programa anual.

No caso de um Estado-Membro ter autorizado, a nível nacional, um montante inferior ao montante total afectado pela decisão de financiamento que aprova o programa anual, o total cumulativo dos pagamentos de pré-financiamentos não deve exceder 90 % do montante autorizado a nível nacional.

▼B

Artigo 25.o

Documentos emitidos pela autoridade de auditoria

1.  A estratégia de auditoria referida no n.o 1, alínea c), do artigo 30.o do acto de base deve ser definida segundo o modelo do anexo VI. ►M3   Quaisquer alterações da estratégia de auditoria apresentada em relação ao artigo 30.o, n.o 1, alínea c), do acto de base e aceite pela Comissão deve ser enviada a esta última o mais rapidamente possível. A estratégia de auditoria revista será estabelecida segundo o modelo constante do anexo VI, com indicação das alterações introduzidas. ◄

▼M3

2.  Excepto se cada um dos dois últimos programas anuais adoptados pela Comissão corresponder a uma contribuição comunitária anual inferior a 1 milhão de EUR, a autoridade de auditoria deve apresentar, a partir de 2010, um plano de auditoria anual antes de 15 de Fevereiro de cada ano. O plano de auditoria deve ser estabelecido segundo o modelo do anexo VI. Os Estados-Membros não são obrigados a apresentar de novo a estratégia de auditoria quando apresentam os planos de auditoria anuais. No caso da estratégia de auditoria combinada prevista no artigo 30.o, n.o 2, do acto de base, pode ser apresentado um plano de auditoria combinada anual.

▼B

3.  O relatório de auditoria e os pareceres previstos no n.o 3, alíneas a) e b), do artigo 30.o do acto de base devem basear-se em auditorias de sistemas e auditorias de projectos efectuadas em conformidade com a estratégia de auditoria e devem ser apresentadas segundo os modelos do anexo VII, parte A e parte B.

4.  A declaração de validade prevista no n.o 3, alínea c), do artigo 30.o do acto de base deve basear-se em todo o trabalho de auditoria realizado pela autoridade de auditoria e, se necessário, em verificações adicionais. A declaração de validade é apresentada segundo o modelo constante do anexo VII, parte C.

5.  Se o âmbito da análise tiver sido limitado ou se o nível das despesas irregulares detectadas não permitir a formulação de um parecer sem reservas, quer no contexto do parecer anual referido no n.o 3, alínea b), do artigo 30.o do acto de base, quer da declaração prevista na alínea c) do mesmo artigo, a autoridade de auditoria deve expor os motivos para tal e avaliar a dimensão do problema e o respectivo impacto financeiro.

▼M3

Artigo 26.o

Documentos emitidos pela autoridade de certificação

1.  A certificação relativa ao pedido de um segundo pré-financiamento, previsto no artigo 39.o, n.o 4, do acto de base, deve ser elaborada pela autoridade de certificação e enviada pela autoridade responsável à Comissão segundo o modelo constante do anexo VIII.

2.  A certificação relativa ao pedido de pagamento final, previsto no artigo 40.o, n.o 1, alínea a), do acto de base, deve ser elaborada pela autoridade de certificação e enviada pela autoridade responsável à Comissão segundo o modelo constante do anexo IX.

▼B

CAPÍTULO 4

Participação de irregularidades

Artigo 27.o

Participação inicial — Excepções

1.  Segundo os modelos dos anexos IV e V, os Estados-Membros devem participar à Comissão, nos relatórios intercalares ou finais sobre a execução dos programas anuais, quaisquer irregularidades que tenham sido objecto de um primeiro auto administrativo ou judicial.

O relatório deve indicar:

No entanto, não é necessário participar os seguintes casos, excepto se houver suspeita de fraude:

2.  A pedido da Comissão, os Estados-Membros devem, em todos os casos, fornecer informações adicionais sobre:

3.  Se as informações referidas no n.o 2, nomeadamente sobre as práticas utilizadas para cometer a irregularidade e a maneira como foi descoberta, não estiverem disponíveis, os Estados-Membros devem, na medida do possível, fornecer as informações que faltam quando transmitirem à Comissão participações de irregularidades subsequentes.

Artigo 28.o

Comunicação das acções de acompanhamento — Não recuperação

1.  Os Estados-Membros devem informar a Comissão, fazendo referência a quaisquer comunicações anteriores efectuadas nos termos do artigo 27.o, dos procedimentos iniciados relativamente a todas as irregularidades anteriormente comunicadas, bem como de importantes alterações daí resultantes. Estas informações devem ser incluídas nos relatórios intercalares ou nos relatórios finais de execução dos programas anuais, segundo os modelos dos anexos IV e V.

Os relatórios devem indicar os montantes das recuperações efectuadas ou esperadas.

2.  A pedido da Comissão, os Estados-Membros devem, em todos os casos, fornecer informações adicionais sobre:

Os Estados-Membros devem comunicar à Comissão todas as decisões administrativas ou judiciais, ou os seus elementos essenciais, relativas à conclusão de tais processos e indicar, em especial, se os elementos verificados indiciam ou não a existência de uma fraude.

Artigo 29.o

Contactos com os Estados-Membros

1.  A Comissão deve manter com os Estados-Membros em questão os contactos adequados para completar as informações fornecidas sobre as irregularidades referidas no artigo 27.o e sobre os procedimentos previstos no artigo 28.o quanto às possibilidades de recuperação.

2.  Independentemente dos contactos referidos no n.o 1, a Comissão deve informar os Estados-Membros sempre que a natureza da irregularidade é de molde a sugerir que práticas idênticas ou similares possam ocorrer noutros Estados-Membros.

Artigo 30.o

Utilização das informações

1.  A Comissão pode utilizar todas as informações de carácter geral ou operacional comunicadas pelos Estados-Membros ao abrigo da presente decisão para efectuar análises de riscos e pode, com base nas informações recebidas, elaborar relatórios e desenvolver dispositivos de alerta para identificar os riscos de forma mais eficaz.

2.  A Comissão deve informar regularmente os Estados-Membros em questão da utilização que faz das informações referidas no n.o 1.

CAPÍTULO 5

Informação e publicidade

Artigo 31.o

Informações a fornecer aos beneficiários finais potenciais

1.  A autoridade responsável deve garantir que as indicações essenciais relativas aos programas plurianuais e anuais sejam amplamente divulgadas, com pormenores quanto às contribuições financeiras em causa, e acessíveis a todos os interessados.

No entanto, a autoridade responsável pode decidir manter a confidencialidade das práticas internas de gestão estabelecidas no programa plurianual ou nos programas anuais e de quaisquer outras informações sobre a execução do Fundo, por motivos de segurança pública.

2.  A autoridade responsável deve fornecer aos beneficiários finais potenciais pelo menos as seguintes informações:

A autoridade responsável deve informar ainda os beneficiários finais potenciais da publicação prevista no n.o 2, alínea b), do artigo 33.o

Artigo 32.o

Informações a fornecer aos beneficiários finais

A autoridade responsável deve informar os beneficiários finais de que a aceitação de financiamento implica igualmente o consentimento da inclusão na lista dos beneficiários finais publicada nos termos do n.o 2, alínea b), do artigo 33.o

Artigo 33.o

Funções da autoridade responsável em matéria de informação e publicidade dirigidas ao público

1.  A autoridade responsável deve garantir que as acções de informação e publicidade sejam executadas no intuito de obter a mais ampla cobertura mediática possível através de diferentes formas e métodos de comunicação ao nível territorial adequado.

2.  A autoridade responsável deve organizar, pelo menos, as seguintes acções de informação e publicidade:

Artigo 34.o

Funções dos beneficiários finais em matéria de informação e publicidade dirigidas ao público

1.  O beneficiário final é responsável por informar o público, através das acções previstas nos n.os 2, 3 e 4, da assistência obtida através do Fundo.

2.  O beneficiário final deve colocar uma placa proeminente permanente de dimensão considerável, o mais tardar três meses após a conclusão de qualquer projecto que satisfaça as seguintes condições:

A placa deve indicar o tipo e a designação do projecto. Além disso, as informações a que se refere o artigo 35.o devem ocupar pelo menos 25 % da superfície da placa.

3.  Se um projecto receber financiamento no âmbito de um programa anual co-financiado pelo Fundo, o beneficiário final deve certificar-se de que os participantes no projecto foram informados desse financiamento.

4.  Qualquer documento, designadamente qualquer certificado de participação ou outro certificado relativo a um projecto deste tipo, deve incluir a indicação de que o projecto é co-financiado pelo Fundo.

Artigo 35.o

Características técnicas das acções de informação e publicidade da operação

As acções de informação e publicidade destinadas aos beneficiários finais, aos beneficiários finais potenciais e ao público em geral devem incluir:

O disposto nos pontos 1 e 3 não é aplicável a artigos promocionais de pequena dimensão nem aos artigos promocionais ligados a dois ou mais dos quatro Fundos.

CAPÍTULO 6

Dados pessoais

Artigo 36.o

Protecção de dados pessoais

1.  Os Estados-Membros e a Comissão devem tomar todas as medidas necessárias para prevenir qualquer divulgação não autorizada das informações referidas no n.o 1, alínea h), do artigo 27.o do acto de base, das informações recolhidas pela Comissão no decurso das suas verificações in loco e das informações mencionadas no capítulo 4, bem como o acesso ilegítimo a tais informações.

2.  As informações referidas no capítulo 4 só podem ser transmitidas às pessoas que, pela natureza das suas funções, delas devam ter conhecimento, nos Estados-Membros ou nas instituições comunitárias, a menos que o Estado-Membro que as forneça tenha dado consentimento expresso para essa transmissão.

CAPÍTULO 7

Intercâmbio electrónico de documentos

▼M3

Artigo 37.o

Intercâmbio electrónico de documentos

Além das versões em papel devidamente assinadas dos documentos referidos no capítulo 3, as informações devem também ser enviadas por meios electrónicos.

▼B

Artigo 38.o

Sistema informático para o intercâmbio de documentos

1.  Se a Comissão desenvolver um sistema informático para o intercâmbio seguro de dados relativos à execução do Fundo com cada Estado-Membro, os Estados-Membros devem ser deste facto informados e, se o desejarem, ser associados ao desenvolvimento de um sistema informático deste tipo.

2.  A Comissão e as autoridades designadas, juntamente com os organismos em que tenham sido delegadas estas funções, devem inserir os documentos referidos no capítulo 3 no sistema informático mencionado no n.o 1.

3.  Além disso, os Estados-Membros podem ser convidados a fornecer, de forma voluntária, as informações previstas nos artigos 27.o e 28.o através do sistema específico existente gerido pela Comissão para a recolha de dados referentes às irregularidades detectadas no âmbito dos Fundos estruturais.

4.  Os eventuais custos de uma interface entre o sistema informático comum e os sistemas informáticos nacionais, regionais e locais, bem como quaisquer custos decorrentes da adaptação dos sistemas nacionais, regionais e locais aos requisitos técnicos do sistema comum, são elegíveis ao abrigo do artigo 17.o do acto de base.

PARTE III

DISPOSIÇÕES ESPECÍFICAS DO FUNDO EUROPEU DE REGRESSO

CAPÍTULO 1

Regras de elegibilidade

Artigo 39.o

Regras de elegibilidade

1.  Para determinar a elegibilidade das despesas efectuadas no âmbito de acções financiadas pelos programas anuais referidos no n.o 4 do artigo 35.o do acto de base são aplicáveis as regras constantes do anexo XI.

2.  As regras são aplicáveis às despesas efectuadas pelos beneficiários finais e aplicam-se mutatis mutandis às despesas efectuadas pelos parceiros do projecto.

3.  Os Estados-Membros podem aplicar regras nacionais de elegibilidade mais rigorosas do que as previstas na presente decisão.

Cabe à Comissão avaliar se as regras nacionais de elegibilidade aplicáveis preenchem esta condição.

PARTE IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 40.o

Destinatários

São destinatários da presente decisão o Reino da Bélgica, a República da Bulgária, a República Checa, a República Federal da Alemanha, a República da Estónia, a Irlanda, a República Helénica, o Reino de Espanha, a República Francesa, a República Italiana, a República de Chipre, a República da Letónia, a República da Lituânia, o Grão-Ducado do Luxemburgo, a República da Hungria, a República de Malta, o Reino dos Países Baixos, a República da Áustria, a República da Polónia, a República Portuguesa, a Roménia, a República da Eslovénia, a República Eslovaca, a República da Finlândia, o Reino da Suécia e o Reino Unido da Grã-Bretanha e Irlanda do Norte.

ANEXOS

ANEXO I

MODELO DE DESCRIÇÃO DOS SISTEMAS DE GESTÃO E CONTROLO

1.   IDENTIFICAÇÃO DAS AUTORIDADES DESIGNADAS

Em caso negativo, indicação da data em que os sistemas estarão operacionais

2.   FUNCIONAMENTO DAS AUTORIDADES DESIGNADAS

3.   PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS E FINANCEIROS

4.   GESTÃO DA INFORMAÇÃO

5.   APROVAÇÃO DA DESCRIÇÃO DOS SISTEMAS DE GESTÃO E CONTROLO

ANEXO II

MODELO DE PROGRAMA PLURIANUAL

1.   SITUAÇÃO NO ESTADO-MEMBRO

Descrição da situação inicial no Estado-Membro no domínio abrangido pelos objectivos do Fundo

2.   ANÁLISE DAS NECESSIDADES NO ESTADO-MEMBRO

3.   ESTRATÉGIA PARA ALCANÇAR OS OBJECTIVOS

Descrição da forma como o Fundo contribuirá para responder às necessidades, bem como das prioridades e da sua motivação

Indicação pormenorizada das informações sobre as prioridades fixadas

4.   COMPATIBILIDADE COM OUTROS INSTRUMENTOS

Indicação da forma como esta estratégia é compatível com outros instrumentos regionais, nacionais e comunitários

5.   QUADRO DE EXECUÇÃO DA ESTRATÉGIA

6.   PLANO DE FINANCIAMENTO INDICATIVO

[Assinatura da pessoa responsável]

ANEXO III

MODELO DE PROGRAMA ANUAL

▼M3 —————

▼B

3.   ACÇÕES A APOIAR PELO PROGRAMA SEGUNDO AS PRIORIDADES ESCOLHIDAS

Aspectos da acção apresentados na descrição de cada acção nos pontos 3.1 a etc.

4.   ASSISTÊNCIA TÉCNICA

▼M3 —————

▼B

5.   PROJECTO DE PLANO DE FINANCIAMENTO

[Assinatura da pessoa responsável]

ANEXO IV

MODELO DE RELATÓRIO INTERCALAR SOBRE A EXECUÇÃO DO PROGRAMA ANUAL

A.   Relatório técnico

1.   EXECUÇÃO OPERACIONAL

▼M3

▼B

Etc.

2.   EXECUÇÃO FINANCEIRA

3.   PARTICIPAÇÃO DE IRREGULARIDADES

B.   Pedido de segundo pré-financiamento

Eu, abaixo assinado [nome do responsável em maiúsculas],

representante da autoridade responsável pela gestão e execução do [nome do fundo em causa], solicito o pagamento do montante seguinte como segundo pré-financiamento.

[montante exacto com duas casas decimais]

Este pedido de pagamento é admissível porque:

A Comissão deve efectuar o pagamento a:

ANEXO V

MODELO DE RELATÓRIO FINAL SOBRE A EXECUÇÃO DO PROGRAMA ANUAL

A.   Relatório técnico

1.   EXECUÇÃO OPERACIONAL

▼M3

▼B

▼M3

▼B

3.   MEDIDAS TOMADAS PARA FORNECER INFORMAÇÕES SOBRE O PROGRAMA

▼M3

4.   EXECUÇÃO FINANCEIRA

▼B

5.   PARTICIPAÇÃO DE IRREGULARIDADES

▼M3

6.   ANEXOS

Despesas elegíveis do projecto e respeito da regras de não-lucro nas receitas e breve descrição do projecto.

▼B

B.   Pedido de pagamento do saldo/Declaração de reembolso

Eu, abaixo assinado [nome do responsável em maiúsculas],

representante da autoridade de certificação designada pelo [nome do Fundo],

Este montante é o saldo entre o montante total do(s) pré-financiamento(s) recebido(s) para este programa anual e as despesas efectivas declaradas.

Este pedido de pagamento é admissível porque:

A Comissão deve efectuar o pagamento a:

ANEXO VI

MODELO DE ESTRATÉGIA DE AUDITORIA

1.   UNIVERSO DE AUDITORIA

2.   AVALIAÇÃO DE RISCOS

3.   OBJECTIVOS E PRIORIDADES

4.   ABORDAGEM DA AUDITORIA

4.1.   Auditorias de sistemas

4.2.   Auditorias de projectos

5.   PLANOS DE AUDITORIA PARA OS ANOS DE 2007 E 2008

5.1.   Ano de 2007 ( 9 )

5.2.   Ano de 2008

Inserir dados utilizando o quadro-modelo para o ano de 2007.

Anexo(s) da estratégia de auditoria ( 10 ): Planos anuais

Inserir dados utilizando o quadro-modelo para o ano de 2007.

ANEXO VII

MODELO DE RELATÓRIO DA AUTORIDADE DE AUDITORIA

A.   Relatório de auditoria anual

1.   INFORMAÇÕES GERAIS