Gestão orçamental e financeira

Observa que a Autoridade iniciou as suas atividades em 17 de outubro de 2019 e obteve autonomia financeira em 26 de maio de 2021, e que, na sequência da finalização do acordo de sede com a República Eslovaca, iniciou as suas atividades nas suas instalações em Bratislava em setembro de 2021; congratula-se com o início das operações e salienta que este é o primeiro processo de quitação;

Observa que os esforços de supervisão orçamental durante o exercício de 2021 resultaram numa taxa de execução orçamental de 95,80 % das dotações de autorização desse exercício e que a taxa de execução das dotações para pagamentos desse exercício foi de 30,38 %;

Sublinha que o trabalho da Autoridade esteve na sua fase de conceção inicial; está ciente de que é necessário um maior desenvolvimento e integração dos processos internos no próximo período, até estar plenamente operacional em 2024;

Recorda a importância de reforçar os sistemas de gestão e controlo para assegurar o bom funcionamento da Autoridade; reitera veementemente a necessidade de existirem sistemas eficazes de gestão e controlo para evitar eventuais casos de conflitos de interesses, de falta de controlos ex ante ou ex post, de gestão inadequada das autorizações orçamentais e dos compromissos jurídicos e de ausência de comunicação de incidentes no registo de exceções;

Desempenho

Observa que o projeto dedicado ao desenvolvimento de um sistema estruturado de gestão do desempenho que irá apoiar o desenvolvimento de indicadores-chave de desempenho coerentes, inicialmente previsto para 2021, foi adiado e está atualmente a ser executado; insta a Autoridade a informar a autoridade de quitação sobre quaisquer desenvolvimentos nessa matéria;

Sublinha as realizações da Autoridade no que diz respeito à primeira iniciativa setorial específica centrada nos direitos dos trabalhadores móveis e nos seus empregadores no domínio do trabalho sazonal, ao seu plano de ação e respetiva campanha, implementado em cooperação com os Estados-Membros, os parceiros sociais e outras partes interessadas, e que reúne todas as tarefas operacionais da Autoridade;

Regista com satisfação que, em 2021, a Autoridade apoiou as primeiras 10 inspeções conjuntas e concertadas com a participação de 11 Estados-Membros; observa, além disso, que a plataforma europeia contra o trabalho não declarado foi integrada sem problemas na Autoridade em 2021 e que, em conformidade com o Regulamento (UE) 2019/1149 do Parlamento Europeu e do Conselho (2), a Autoridade assumiu algumas responsabilidades específicas da rede europeia de serviços de emprego (EURES) da Comissão, nomeadamente a governação da rede EURES e as atividades de formação e comunicação, bem como a propriedade do portal EURES;

Regista com satisfação que a Autoridade finalizou o quadro necessário para lançar a sua missão de mediação no início de 2022 e que, em dezembro de 2021, o Conselho de Administração da Autoridade adotou as regras do procedimento de mediação e lançou um convite à apresentação de candidaturas para as várias funções de mediação;

Regista com satisfação que a Autoridade aprofundou a sua cooperação com outros organismos e organizações da União; congratula-se com os primeiros acordos concluídos em 2021 com a rede SOLVIT e a Comissão Administrativa para a Coordenação dos Sistemas de Segurança Social; observa, além disso, que a Autoridade iniciou as negociações de outros acordos de cooperação, nomeadamente com a Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho (Eurofound) e a Agência Europeia para a Segurança e a Saúde no Trabalho (EU-OSHA); observa, além disso, que, em setembro de 2021, a Autoridade e a Agência da União Europeia para a Cooperação Policial (Europol) apoiaram os esforços dos Estados-Membros para combater a exploração laboral no trabalho sazonal; insta a Autoridade a continuar a explorar as possibilidades de alargar os seus regimes de trabalho e a partilha de recursos com outros organismos da União em caso de sobreposição de tarefas;

10.

Refere que todas as atividades previstas no programa de trabalho para 2021 foram executadas, com exceção dos intercâmbios de pessoal e dos projetos de assistência mútua no âmbito da plataforma europeia contra o trabalho não declarado; reconhece que a falta de candidaturas para essas atividades orientadas para a procura pode ser atribuída à pandemia de COVID-19; observa que o Conselho de Administração considera que os resultados alcançados pela Autoridade no seu segundo ano de atividade estão a lançar as bases para a criação de uma Autoridade plenamente operacional e digitalizada antes de 2024;

Política de pessoal

11.

Manifesta preocupação com o facto de, em 31 de dezembro de 2021, o quadro do pessoal estar preenchido a 84,21 %, com 32 agentes temporários nomeados dos 38 autorizados pelo orçamento da União; observa, além disso, que 11 agentes contratuais e 41 peritos nacionais destacados (incluindo 27 agentes de ligação nacionais) trabalharam para a Autoridade em 2021; observa que a Autoridade conseguiu um crescimento significativo da sua mão de obra após esforços intensos de recrutamento em 2021, em linha com uma das principais prioridades da Autoridade;

12.

Chama, no entanto, a atenção para o facto de, em comparação com todas as agências descentralizadas da União, a Autoridade ter a percentagem mais elevada de peritos nacionais destacados (60 em 144 efetivos do seu quadro do pessoal em 2023); solicita a conversão de 15 lugares de peritos nacionais destacados em lugares de agentes temporários, o que permitirá à Autoridade recorrer a um pessoal adequado para prosseguir a execução da sua missão;

13.

Toma nota da falta de equilíbrio de género nos quadros superiores da Autoridade, com quatro dos seis lugares (67 %) ocupados por homens; observa a falta de equilíbrio de género entre os membros do Conselho de Administração da Autoridade, com 20 dos 33 lugares (61 %) por homens; regista ainda a falta de equilíbrio de género entre o pessoal da Autoridade, com 23 dos 43 lugares (53 %) ocupados por mulheres; toma nota do equilíbrio de género entre os peritos nacionais destacados (incluindo os agentes de ligação nacionais), com 49 % de mulheres e 51 % de homens; observa, além disso, que a Autoridade tinha 14 nacionalidades nos seus lugares do quadro do pessoal (pessoal estatutário) no final de 2021 e que, em 2022, tencionava aumentar para 18 as nacionalidades representadas; insta a Autoridade a atribuir a máxima prioridade ao equilíbrio geográfico nos seus procedimentos de recrutamento e a informar a autoridade de quitação sobre qualquer evolução a esse respeito; recorda a importância de assegurar o equilíbrio de género no quadro de pessoal e insta a Autoridade a ter este aspeto em conta nas futuras nomeações para os seus quadros superiores; insta também os Estados-Membros a terem em conta este aspeto o aquando da nomeação dos membros do Conselho de Administração ou dos peritos nacionais destacados;

14.

Observa que a Autoridade adotou a sua primeira estrutura organizacional em 2021, concebeu a organização e continuou a adotar e a desenvolver regras e procedimentos internos e criou, em conjunto com todo o seu pessoal, a sua missão e a sua declaração de valores, que representam a diversidade e a cultura de todos os trabalhadores; observa, além disso, que a Autoridade está a trabalhar para estar plenamente operacional em 2024;

15.

Observa que a Autoridade adotou a política de proteção da dignidade das pessoas e de prevenção do assédio moral e sexual em março de 2022, na sequência da qual começou a organizar seminários obrigatórios de luta contra o assédio para todo o pessoal, incluindo contratantes externos, bem como sessões específicas para os gestores; observa, além disso, que a Autoridade lançou, em junho de 2022, um convite à manifestação de interesse para conselheiro confidencial; insta a Autoridade a informar a autoridade de quitação sobre quaisquer desenvolvimentos nessa matéria;

16.

Recorda a importância de se criar uma política de recursos humanos de longo prazo que contemple o equilíbrio entre a vida profissional e a vida pessoal, a orientação profissional ao longo da vida e a oferta de possibilidades de formação específicas para a progressão na carreira, o equilíbrio de género em todos os níveis do pessoal, o teletrabalho, o direito a desligar, o reforço do equilíbrio geográfico para garantir uma representação adequada de todos os Estados-Membros e o recrutamento e a integração de pessoas com deficiência, bem como a importância de garantir a igualdade de tratamento dessas pessoas e uma ampla promoção das suas oportunidades;

Contratos públicos

17.

Observa que, em 2021, a Autoridade utilizou da melhor forma possível os contratos-quadro interinstitucionais existentes para as suas atividades administrativas e operacionais, ao mesmo tempo que lançou convites à apresentação de propostas (negociados, abertos) quando necessário; observa, além disso, que a Autoridade concluiu um total de 106 procedimentos de adjudicação de contratos e assinou seis acordos a nível de serviços;

18.

Observa que, em 2021, a Autoridade adotou os módulos de contratação pública eletrónica «ABAC Assets», concursos eletrónicos («e-tendering»), apresentação eletrónica de propostas («e-submission») e o instrumento de gestão dos contratos públicos («Public Procurement Management Tool (PPMT)»); observa que, em 2022, a Autoridade começou a utilizar esse instrumento;

Transparência e prevenção e gestão de conflitos de interesses

19.

Observa que a Autoridade está a desenvolver uma política abrangente em matéria de conflitos de interesses e que o regulamento interno dos órgãos da Autoridade (Conselho de Administração, Grupo das Partes Interessadas, grupos de trabalho da Autoridade) contém disposições relacionadas com conflitos de interesses; observa, além disso, que as declarações de conflito de interesses dos membros do Conselho de Administração estão preenchidas e são públicas;

20.

Observa que a Autoridade publica o CV do seu Diretor-Executivo e está a trabalhar na publicação, em 2023, de outros CV relevantes; insta a Autoridade a informar a autoridade de quitação sobre quaisquer desenvolvimentos nessa matéria;

21.

Observa que, em 2021, a Autoridade realizou reuniões com partes interessadas externas, como representantes sindicais, organizações de empregadores e representantes de empresas, autoridades nacionais e instituições nacionais; observa com preocupação que a Autoridade não dispõe de um registo centralizado de reuniões pertinentes com partes interessadas externas e não prevê a criação de um registo desse tipo até 2023; exorta a Autoridade a criar esse registo o mais rapidamente possível e a comunicar quaisquer desenvolvimentos nessa matéria à autoridade de quitação;

22.

Regista com satisfação que a Autoridade adotou, em 25 de maio de 2021, por analogia, as orientações da Comissão relativas à denúncia de irregularidades;

23.

Insiste na necessidade de criar regras sistematizadas em matéria de transparência, incompatibilidades, conflitos de interesses, lóbis ilegais e portas giratórias; exorta a Autoridade a reforçar os seus mecanismos de controlo interno, incluindo a criação de um mecanismo interno de luta contra a corrupção;

Controlo interno

24.

Observa com preocupação que, de acordo com o relatório do Tribunal, apesar de o Conselho de Administração da Autoridade ter aprovado a carta de missão do Serviço de Auditoria Interna da Comissão (em 2021) e o Quadro de Controlo Interno (QCI) da Autoridade (em 2020), a Autoridade ainda não tinha adotado uma estratégia adequada de gestão e controlo dos riscos, a carta do gestor orçamental, a carta dos gestores orçamentais subdelegados nem a carta do contabilista e que essas lacunas dificultam a aplicação do quadro de controlo interno da Autoridade; regista, com base na resposta da Autoridade, que esta finalizou o processo de avaliação dos riscos e dispõe de várias políticas e procedimentos para aplicar o QCI e que trabalha continuamente para reforçar o seu QCI e planeia a adoção das cartas pertinentes; insta a Autoridade a informar a autoridade de quitação sobre os desenvolvimentos relativamente ao seu sistema de controlo interno e gestão dos riscos;

25.

Observa que, de acordo com o relatório do Tribunal, a Autoridade registou ativos num valor total de 73 118 EUR em «ABAC Assets» e no registo de inventário, que esses ativos consistiam essencialmente em mobiliário de escritório e que a Autoridade atribuiu uma identificação de inventário e uma localização futura a cada artigo; observa, no entanto, que devido à pandemia de COVID-19, os ativos não estavam etiquetados no momento da auditoria e ainda não estavam colocados nos locais que lhes tinham sido atribuídos; observa ainda que a inexistência de inventários completos e atualizados que especifiquem a localização dos ativos tangíveis da Autoridade é contrária ao artigo 87.o do Regulamento Financeiro e afeta negativamente a capacidade da Autoridade para assegurar a salvaguarda dos seus ativos; toma nota da resposta da Autoridade segundo a qual, devido às medidas restritivas relacionadas com a pandemia de COVID-19, na sequência da entrega, os ativos tangíveis tinham sido recentemente colocados nas zonas designadas, de acordo com o plano de localização e o número de efetivos, e que o processo de rotulagem e a conclusão física dos inventários tinham sido concluídos;

26.

Observa que, de acordo com o relatório do Tribunal, a Autoridade assinou, em 11 de dezembro de 2020, um contrato específico para as atividades de formação EURES para o primeiro trimestre de 2021, no montante de 299 437 EUR, que foi assinado, em 9 de novembro de 2021, um novo contrato-quadro, no valor de 12 milhões de EUR e com uma duração máxima de 48 meses, para a realização de atividades de formação EURES, e que não foram efetuados pagamentos associados a esse contrato-quadro em 2021; observa, além disso, que, de acordo com o relatório do Tribunal, a Autoridade não estabeleceu controlos ex ante nem ex post relativos aos aspetos operacionais e financeiros das atividades de formação com base em provas diretas das atividades de formação realizadas e se baseou, em vez disso, nas informações comunicadas pelos formadores, e que essa falta de procedimentos formais baseados em provas diretas pode constituir um risco para a aplicação das diretivas de gestão e para a concretização dos objetivos da Autoridade;

27.

Observa que a Autoridade reconheceu a necessidade de criar internamente a estrutura necessária, a fim de introduzir procedimentos formais baseados em provas diretas em resposta à observação do Tribunal; regista que a Autoridade está a utilizar controlos diretos para as atividades de formação e que, a partir de 2023, vai adotar um mecanismo de controlo direto, ao abrigo do qual o pessoal da Autoridade vai participar em 10 % das formações prestadas pela EURES, abrangendo exemplos de todos os tipos e formatos de formação, e supervisionar a execução da formação e que as formações avaliadas serão acompanhadas por um inquérito de satisfação entre os participantes;

28.

Observa que a Autoridade adotou e executou a sua estratégia antifraude para 2021-2023 e que a execução da estratégia é acompanhada através de um plano de ação específico;

Digitalização e transição ecológica

29.

Regista que a Autoridade criou soluções de tecnologias de informação e comunicação (TIC) em torno de uma oferta da Microsoft 365 (M365) e dos sistemas da Comissão que são partilhados entre as diferentes instituições e que estão acessíveis através de uma solução VPN segura, que foram avaliados por consultores independentes e pela equipa de resposta a emergências informáticas das instituições, órgãos e organismos da União (CERT-UE); observa, além disso, que a Autoridade configurou uma solução de monitorização da segurança das TIC que permite o acompanhamento pela CERT-UE com base no acordo de nível de serviço;

30.

Regista que a política de cibersegurança da Autoridade vai ser desenvolvida em 2023 com o contributo da estratégia em matéria de TIC e da abordagem das agências ao novo Regulamento Cibersegurança; insta a Autoridade a informar a autoridade de quitação sobre quaisquer desenvolvimentos nessa matéria;

31.

Relembra a importância de aumentar a digitalização da Autoridade, não só em termos de gestão e funcionamento internos, mas também para acelerar a digitalização dos procedimentos; destaca a necessidade de a Autoridade continuar a ser pró-ativa nesta matéria para evitar um fosso digital entre as diferentes agências; alerta, no entanto, para a necessidade de tomar todas as medidas de segurança necessárias para evitar qualquer risco para a segurança em linha das informações tratadas;

32.

Encoraja a Autoridade a trabalhar em estreita cooperação com a Agência da União Europeia para a Cibersegurança (ENISA); sugere a disponibilização de programas de formação regularmente atualizados sobre cibersegurança a todo o pessoal da Autoridade; insta a Autoridade a desenvolver mais rapidamente a sua política de cibersegurança, a apresentá-la antes de 31 de dezembro de 2023 e a informar a autoridade de quitação;

33.

Regista com satisfação que a sede da Autoridade na Eslováquia (o edifício Landererova 12 ou L12) recebeu a certificação com a categoria ouro do «Leadership in Energy and Environmental Design» [Liderança em Energia e Design Ambiental];

Continuidade das atividades durante a crise da COVID-19

34.

Observa com preocupação, com base no relatório do Tribunal, que a Autoridade ainda não adotou um plano de continuidade das atividades e que a falta de um plano definido e abrangente constitui uma deficiência interna importante; regista, com base na resposta da Autoridade, que, devido à pandemia de COVID-19, foi adotada, numa base diária, uma solução de teletrabalho para a continuidade das atividades e que a Autoridade reconhece a importância de um documento abrangente que descreva o plano de continuidade das atividades, que deve estar concluído em 2023; insta a Autoridade a informar a autoridade de quitação sobre quaisquer desenvolvimentos nessa matéria;

35.

Regista com satisfação o relatório sobre o impacto do teletrabalho durante a pandemia de COVID-19 na segurança social aplicável e uma avaliação interna sobre o impacto da pandemia de COVID-19 nos domínios de atividade da Autoridade;

Outras observações

36.

Observa que, em 2021, a Autoridade continuou a desenvolver as suas atividades de comunicação, com um número crescente de seguidores nas redes sociais, a criação de novos perfis em mais plataformas de redes sociais e um aumento dos conteúdos interativos e mais participativos, como os vídeos, e regista que a Autoridade continuou a desenvolver o seu sítio Web, a sua identidade visual, logótipo e outros elementos, o que vai aumentar a visibilidade e o reconhecimento da Autoridade; solicita à Autoridade que intensifique os seus esforços e que comunique informações pertinentes sobre o desempenho aos cidadãos da União e ao público em geral em linguagem clara e acessível; exorta a Autoridade a garantir maior transparência e responsabilização pública através de uma melhor utilização dos meios de comunicação social e das redes sociais;

37.

Congratula-se com o compromisso da Autoridade a nível da governação com a Eurofound, a EU-OSHA e o Instituto Europeu para a Igualdade de Género (EIGE) e com o intercâmbio de projetos de programas de trabalho com a Eurofound, a Agência Europeia dos Produtos Químicos (ECHA) e o EIGE, a fim de assegurar sinergias dos respetivos programas de trabalho;

38.

Remete, em relação a outras observações, de natureza horizontal, que acompanham a sua decisão sobre a quitação, para a sua Resolução, de 10 de maio de 2023 (3), sobre o desempenho, a gestão financeira e o controlo das agências.

(2) Regulamento (UE) 2019/1149 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 20 de junho de 2019, que institui uma Autoridade Europeia do Trabalho, altera os Regulamentos (CE) n.o 883/2004, (UE) n.o 492/2011 e (UE) 2016/589 e revoga a Decisão (UE) 2016/344 (JO L 186 de 11.7.2019, p. 21).