Gestão orçamental e financeira

Regista que o trabalho de acompanhamento do orçamento durante o exercício de 2021 se traduziu numa taxa de execução orçamental de 96,78 %, o que representa um aumento de 5,09 % relativamente a 2020; verifica que a taxa de execução das dotações de pagamento foi de 72,26 %, o que representa um decréscimo de 1,93 % relativamente a 2020; assinala, além disso, que a taxa de execução acumulada das dotações de pagamento nos primeiros dois anos (2020 e 2021) de execução dos quatro projetos plurianuais em curso em matéria de cooperação policial internacional (fundos de assistência externa da União) foi de 22,25 %;

Constata que foi adotada uma alteração orçamental no sentido de reduzir o orçamento da Agência para 2021 em 800 000 EUR, montante que foi devolvido à Comissão; toma nota da explicação da Agência segundo a qual a pandemia afetou gravemente a possibilidade de organizar ações de formação em matéria de aplicação da lei no local durante os primeiros trimestres de 2021, o que resultou numa subutilização considerável das dotações; sublinha, no entanto, que a Agência adaptou e converteu de forma eficaz as suas atividades para o formato de aprendizagem em linha, salvaguardando a execução dos seus programas de formação;

Congratula-se com o facto de, em 2021, a taxa de execução dos fundos C8 (transitados de 2020 para 2021) ter sido de 100 %; regista, além disso, o elevado montante de 2 411 091 EUR a título de dotações transitadas de 2021 para 2022, o que representa 24 % do orçamento corrente da Agência para 2021;

Desempenho

Constata que a taxa de execução do programa de trabalho da Agência foi afetada pela crise da COVID-19, sobretudo que diz respeito às atividades in loco; manifesta a sua satisfação pelo facto de a maioria das metas estabelecidas ter sido alcançada ou ultrapassada; regista com agrado a taxa de satisfação dos clientes em 2021, tendo 97 % dos participantes nas atividades de formação da Agência declarado estar satisfeitos ou muito satisfeitos;

Faz notar que, em 2021, a Comissão realizou uma avaliação quinquenal da Agência; congratula-se com as conclusões globalmente positivas do relatório de avaliação e convida a Agência a aplicar as recomendações contidas nesse relatório;

Verifica com agrado que, apesar do surto de COVID-19, a Agência continuou a aumentar o seu alcance, tendo o número de participantes em ações de formação aumentado 17 % em relação a 2020; louva, além disso, os resultados excecionais da Agência no domínio da aprendizagem eletrónica, assim como a organização da conferência em linha da CEPOL sobre investigação e ciência, que atraiu mais de 500 participantes na primavera de 2021; releva que o programa de intercâmbio da CEPOL foi adiado para meados de agosto, com 57 % dos intercâmbios previstos a ser alcançados em 2021;

Observa que a Agência concluiu a segunda avaliação das necessidades estratégicas de formação da UE (EU-STNA), tendo identificado prioridades de formação para os agentes responsáveis pela aplicação da lei para o período de 2022-2025; saúda o lançamento de um novo centro de conhecimento da CEPOL sobre cooperação policial, informação e intercâmbio e interoperabilidade (CKC INT);

Salienta a necessidade de a formação policial a nível da União refletir as ameaças à segurança da União, em conformidade com o mandato da Agência; reitera a importância da formação das forças da autoridade sobre estratégias de luta contra o racismo e a discriminação e de prevenção da definição de perfis raciais e étnicos e da violência; sublinha a necessidade urgente de formação especializada centrada nos perigos e na correta utilização das tecnologias de IA pelas autoridades policiais, de molde a garantir a segurança e a proteção dos cidadãos;

Acolhe com agrado a criação do grupo de peritos em matéria de direitos fundamentais, com o objetivo de melhorar a estratégia de formação da Agência neste domínio, e do grupo de peritos para o reforço da cooperação entre a Agência e os Estados-Membros, com o intuito de melhorar a qualidade e a eficiência da cooperação; toma nota da sugestão do grupo de peritos no sentido de integrar, se for caso disso, os direitos fundamentais como questão transversal nas ações de formação propostas nos Estados-Membros e em países terceiros, colocando especial ênfase nos direitos fundamentais e na prevenção da criminalidade;

10.

Constata que, em 2021, a Agência iniciou a execução dos quatro projetos plurianuais internacionais de assistência a países terceiros no reforço das suas capacidades nos domínios de intervenção pertinentes em matéria de aplicação da lei;

11.

Acolhe favoravelmente a cooperação com plataformas e centros de conhecimento especializado em matéria de cibercriminalidade, como o Centro Europeu da Cibercriminalidade, o Grupo Europeu de Formação e Educação em Cibercrime, a Rede Europeia de Formação Judiciária e a Interpol, através da Academia da CEPOL em matéria de Cibercriminalidade, a fim de dar resposta às crescentes necessidades de formação no domínio da cibercriminalidade;

12.

Destaca os acordos de trabalho da Agência com a Agência da União Europeia para a Cooperação Policial (Europol), a Agência da União Europeia para a Cooperação Judiciária Penal (Eurojust), a Agência Europeia da Guarda de Fronteiras e Costeira, a Rede Europeia de Formação Judiciária, a Comissão, e as negociações em curso com o Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência e a Agência da União Europeia para o Asilo;

13.

Observa com preocupação que a Agência não dispõe de um acordo de trabalho com a Direção-Geral da Fiscalidade e da União Aduaneira (DG TAXUD) da Comissão, o que a impede de alargar o público-alvo das suas atividades a funcionários aduaneiros e guardas de fronteira; incentiva a Agência a assegurar a existência de acordos de trabalho com todos os principais organismos;

14.

Encoraja a Agência a adaptar melhor os seus métodos de formação aos destinatários; insta a Agência a dar seguimento aos resultados da avaliação da Comissão e a adaptar a formação dos agentes responsáveis pela aplicação da lei que respondem melhor a uma formação prática (exercícios conjuntos, simulações, exercícios teóricos de simulação) do que a uma formação teórica (virtual) em sala de aula;

Política de pessoal

15.

Regista que, em 31 de dezembro de 2021, o quadro de pessoal estava preenchido a 91 %, com 30 agentes temporários nomeados dos 33 lugares de agentes temporários autorizados pelo orçamento da União (o mesmo número de lugares autorizados que em 2020); releva, além disso, que 58 agentes contratuais (dos quais 20 para atividades regulares e 38 para projetos de reforço das capacidades com financiamento externo) e sete peritos nacionais destacados (seis financiados pelo orçamento da Agência e um financiado ao abrigo do projeto de formação em matéria de luta contra o terrorismo 2) trabalharam para a Agência em 2021; assinala ainda que, em 31 de dezembro de 2021, foram contratados 19 trabalhadores temporários com tarefas relacionadas com a atividade principal, nomeadamente no domínio da aprendizagem em linha, das tecnologias da informação e comunicação (TIC), do apoio jurídico e de gestão;

16.

Sublinha que o alargamento significativo do âmbito do trabalho da Agência com a entrada em vigor do seu atual mandato ainda não foi acompanhado do aumento correspondente do número de efetivos; regista com preocupação as sugestões por parte da Comissão à Agência no sentido de não solicitar novos lugares para os próximos anos, apesar da necessidade de mais pessoal; salienta, além disso, que, na ausência de recursos humanos adicionais, a Agência está a recorrer a agentes contratuais para uma série de tarefas que seriam normalmente executadas por agentes temporários; exorta a Comissão a reconsiderar a sua posição sobre a classificação dos lugares, de modo a que estes reflitam o volume de trabalho e as responsabilidades do pessoal;

17.

Constata com preocupação que a taxa de rotatividade do pessoal permaneceu elevada em 2021, situando-se nos 11,8 %; congratula-se com os esforços envidados pela Agência para resolver este problema, nomeadamente através da introdução de uma nova entrevista estruturada de saída; destaca que os resultados dessas entrevistas revelaram que a elevada rotatividade se deve principalmente ao elevado volume de trabalho e à baixa classificação dos lugares; realça, além disso, que a Agência tem enfrentado dificuldades no processo de recrutamento, causadas por um número reduzido de candidaturas e por um elevado número de candidatos aprovados que recusam as ofertas de emprego; salienta que o coeficiente de correção salarial aplicado às remunerações propostas para cargos na Agência tem um impacto extremamente negativo na capacidade da Agência para reduzir a rotatividade do pessoal, recrutar o pessoal necessário para o correto exercício do seu mandato, bem como para se tornar atrativa para candidatos altamente qualificados; exorta a Comissão a rever o coeficiente de correção, a fim de melhor refletir as realidades económicas da instalação e do custo de vida na cidade anfitriã da Agência; insta ainda a Comissão e a Agência a disponibilizarem vantagens adicionais, como sejam o acesso a escolas internacionais, serviços de acolhimento de crianças e cuidados de saúde, a fim de tornar mais atrativo o trabalho para a Agência;

18.

Regista com satisfação que a Agência implementou vários módulos do sistema SYSPER e tenciona continuar a fazê-lo, aumentando a utilização de módulos mais básicos e opcionais;

19.

Congratula-se com a repartição por géneros comunicada pela Agência para 2021, com três homens e três mulheres em funções de gestão (um quadro superior e cinco quadros médios), 16 homens (59 %) e 11 mulheres (41 %) no conselho de administração, e 39 homens (45 %) e 48 mulheres (55 %) no total de efetivos da Agência; louva a Agência pelo equilíbrio de género alcançado em 2021; manifesta, no entanto, preocupação com a ausência de equilíbrio geográfico e com o facto de a Agência não empregar pessoal proveniente de Chipre, da Chéquia, da Dinamarca, da França, da Irlanda, do Luxemburgo, de Malta e da Eslovénia; insta a Agência a atribuir a máxima prioridade ao equilíbrio geográfico nos seus processos de recrutamento e a informar a autoridade de quitação de qualquer evolução a este respeito;

20.

Acolhe com agrado o facto de, em 2021, a Agência ter organizado ações de formação sobre temas como a ética e a integridade, o respeito e a dignidade, a prevenção do assédio ou o bem-estar; regozija-se com a adoção, em 2021, da política da Agência em matéria de proteção da dignidade da pessoa e de prevenção do assédio moral e sexual; congratula-se, além disso, com a aplicação do procedimento informal com conselheiros confidenciais; toma nota da resposta da Agência segundo a qual não foi comunicado qualquer caso de assédio em 2021;

Contratos públicos

21.

Observa com preocupação que, desde o exercício de 2019, o Tribunal teceu anualmente à Agência novas observações relacionadas com a contratação pública; toma nota das observações do Tribunal relativas à gestão de contratos e aos procedimentos de adjudicação de contratos públicos da Agência para 2021; constata, em particular, que, em 2021, a Agência efetuou pagamentos relacionados com atividades realizadas em determinados países fora da União; faz notar que essas atividades não foram incluídas no âmbito de aplicação do contrato-quadro com base no qual foram efetuados os pagamentos correspondentes; regista com preocupação a conclusão do Tribunal segundo a qual, neste caso, a Agência agiu em violação do artigo 172.o do Regulamento Financeiro; lamenta que os pagamentos conexos, no montante de 76 590 EUR, tenham sido irregulares, tal como concluído pelo Tribunal; toma nota de que a Agência tomou a decisão de criar uma exceção que abrange exclusivamente necessidades operacionais urgentes em países fora da União, tendo a referida decisão sido registada no registo de exceções da Agência; observa ainda que a Agência utilizou o procedimento de exceção de forma recorrente a fim de assegurar a continuidade das atividades e a boa gestão financeira até à conclusão de um concurso público que resultou na assinatura de um novo contrato-quadro, sem limitações, em janeiro de 2022.

22.

Observa que, em 2021, a Agência tinha apenas um lugar de agente temporário e um lugar de agente contratual para procedimentos relacionados com a adjudicação de contratos, com dois agentes contratuais adicionais a trabalhar em projetos financiados externamente; constata que a Agência está a recorrer a agentes interinos para ajudar a absorver o volume de trabalho; frisa com grande preocupação que, pelo menos até novembro de 2022, o responsável pela adjudicação de contratos com o grau mais elevado era AST5, com o grau de recrutamento AST3, grau considerado demasiado baixo pela Agência, atendendo às responsabilidades que este lugar comporta; sublinha que a classificação inadequada desses lugares pode afetar a qualidade dos procedimentos de adjudicação de contratos públicos empreendidos pela Agência; exorta a Comissão a abordar estes problemas com caráter de urgência;

Transparência e prevenção e gestão de conflitos de interesses

23.

Constata com agrado as medidas e os esforços em curso da Agência para garantir a transparência e a prevenção e gestão de conflitos de interesses; regista com satisfação que as declarações de interesses e os CV dos membros do conselho de administração e dos quadros superiores estão publicados no sítio Web da Agência; verifica com satisfação que o formato das declarações permite a listagem de interesses profissionais, financeiros, pessoais e outros que possam estar relacionados com as atividades da Agência; observa que as declarações sobre conflitos de interesses e confidencialidade dos peritos remunerados não estão publicadas no sítio Web da Agência; solicita à Agência que disponibilize os restantes documentos no seu sítio Web o mais rapidamente possível; congratula-se com o facto de a lista anual de contratos de peritos publicada no sítio Web da Agência ser complementada com informações sobre as declarações de conflitos de interesses e de confidencialidade apresentadas pelos peritos;

Controlo interno

24.

Toma nota da avaliação, pela Agência, do seu sistema de controlo interno e da sua conclusão, segundo a qual este é eficaz, presente e funciona bem, sendo apenas necessárias pequenas melhorias; insta a Agência a incorporar explicitamente na sua avaliação as observações do Tribunal e as recomendações conexas;

25.

Regista, com base no relatório do Tribunal, várias insuficiências no sistema de controlo interno da Agência, nomeadamente no que diz respeito aos procedimentos de adjudicação de contratos e à gestão das autorizações orçamentais; assinala, no que diz respeito à adjudicação de contratos, a observação do Tribunal num caso em que a falta de separação entre os critérios de seleção e os critérios de adjudicação comprometeu o princípio da transparência e expôs a Agência a riscos de reputação e jurídicos; faz notar, noutro caso, a conclusão do Tribunal relativa ao facto de a Agência não ter acompanhado os pagamentos pendentes, expondo-se assim ao risco de não cumprir as suas obrigações financeiras para com terceiros em caso de restrições orçamentais; solicita à Agência que informe a autoridade de quitação sobre as medidas previstas para resolver estes problemas e sobre os seus progressos nesta matéria;

26.

Recorda que o Tribunal detetou insuficiências no ambiente de controlo interno da Agência para além das relacionadas com a contratação pública em termos de gestão das autorizações orçamentais, e congratula-se com o facto de a Agência ter tomado medidas concretas para corrigir esses erros, como a oferta de formação regular sobre a gestão de contratos para gestores de projetos e outros membros do pessoal pertinentes, a fim de sensibilizar para a ocorrência de casos deste tipo e reduzir o seu número; insta a Agência a informar a autoridade de quitação sobre os progressos nesta matéria;

27.

Observa que, em outubro de 2021, o Serviço de Auditoria Interna (SAI) deu início a uma auditoria da Agência sobre «Gestão dos recursos humanos e ética na CEPOL»; toma nota da conclusão positiva do relatório final de auditoria do SAI e da identificação dos domínios que carecem de melhoria, nomeadamente os procedimentos de recrutamento, avaliação e reclassificação; solicita à Agência que aplique as recomendações do SAI;

28.

Regista com preocupação as deficiências de controlo interno da Agência no que diz respeito à falta de formalização dos controlos da tecnologia (por exemplo, a política de salvaguarda no domínio das TIC) e ao quadro processual para a gestão de documentos; recomenda que a Agência implemente, inclusive com a ajuda de outra Agência, se necessário, o sistema ARES da Comissão como sistema de gestão de documentos;

Digitalização e transição ecológica

29.

Releva que a Agência não dispõe de uma política formal em matéria de cibersegurança; observa, além disso, que a Agência trabalha com a CERT-UE (equipa de resposta a emergências informáticas das instituições, órgãos e organismos da União) e outros parceiros para aumentar a cibersegurança e a proteção dos registos digitais; reconhece a limitação da Agência neste domínio, dado o seu reduzido número de efetivos de acordo com o quadro de pessoal;

30.

Felicita a Agência por ter continuado a reforçar a plataforma LEEd com uma série de desenvolvimentos técnicos, especialmente à luz do ciberataque e do subsequente encerramento da plataforma no final de 2020; congratula-se com o rápido restabelecimento da plataforma LEEd e com a execução de atividades em linha de grande qualidade no primeiro trimestre de 2021; faz notar, além disso, que a Agência informou ter atingido um nível relativamente elevado de digitalização, adotando para os seus processos uma política sem papel;

31.

Encoraja a Agência a trabalhar em estreita cooperação com a Agência da União Europeia para a Cibersegurança (ENISA); sugere que a Agência proponha, a todo o seu pessoal, programas de formação regularmente atualizados sobre cibersegurança; insta a Agência a desenvolver mais rapidamente a sua política de cibersegurança, a apresentá-la antes de 31 de dezembro de 2023 e a informar a autoridade de quitação sobre os progressos alcançados

32.

Acolhe com agrado o lançamento, em janeiro de 2021, da nova carteira de aprendizagem que apoia o desenvolvimento de competências pessoais e empresariais, com 500 novos módulos e lugares de aprendizagem eletrónica atribuídos a 1 000 utilizadores LEEd, e a prorrogação ulterior da licença para 2 000 lugares a partir de outubro de 2022;

33.

Assinala os esforços envidados pela Agência para reduzir o seu impacto ambiental; saúda, em particular, as regras internas da Agência segundo as quais, para distâncias curtas, o pessoal e os participantes em atividades de formação devem utilizar alternativas às viagens aéreas; louva o facto de a Agência propor ao seu pessoal o reembolso das despesas com transportes públicos;

Continuidade das atividades durante a crise da COVID-19

34.

Faz notar que a Agência informou que, em 2021, a pandemia de COVID-19 teve um impacto grave nas suas atividades in loco; regista, em particular, o adiamento para 2022 da execução de algumas das atividades previstas para 2021, o cancelamento sem substituição de algumas outras atividades, várias retiradas, bem como atividades in loco convertidas em atividades em linha; elogia a Agência pela sua resiliência e pela sua resposta através da reafetação de recursos para assegurar o cumprimento dos objetivos;

35.

Louva o facto de, apesar de uma rotatividade relativamente elevada do pessoal, a continuidade das atividades da Agência e a segurança do seu pessoal terem sido asseguradas através de medidas como o teletrabalho alargado e os regimes de horário flexível, o fluxo de trabalho eletrónico, o recrutamento de pessoal interino e de peritos nacionais destacados e a manutenção das disposições sociais;

Outras observações

36.

Regista com preocupação que persiste o problema de a Agência não dispor de espaço e área de escritórios suficientes para as atividades operacionais, operando a partir de três locais diferentes; deplora que o plano inicial do Governo húngaro para um complexo comum para as organizações internacionais tenha sido abandonado; toma nota de que, ao longo de 2022, as conversações da diretora-executiva da Agência com as autoridades húngaras prosseguiram; insta a Agência a manter a autoridade de quitação informada sobre os progressos registados no que respeita às suas instalações e às conversações com o Estado-Membro de acolhimento; congratula-se com a criação de um grupo de trabalho interno para avaliar as opções sobre a melhor forma de utilizar o espaço existente;

37.

Recorda que a Agência deve garantir total transparência e o pleno respeito dos direitos fundamentais em todas as suas atividades, incluindo as realizadas em conjunto com países terceiros.

38.

Solicita à Agência que intensifique os seus esforços no sentido de comunicar informações pertinentes sobre o desempenho aos cidadãos da União e ao público em geral em linguagem clara e acessível; exorta a Agência a garantir maior transparência e responsabilização pública através de uma melhor utilização dos meios de comunicação social e das redes sociais;

39.

Remete, em relação a outras observações de natureza horizontal que acompanham a sua decisão sobre a quitação, para a sua Resolução, de 10 de maio de 2023 (2), sobre o desempenho, a gestão financeira e o controlo das agências.