ANEXO I

PROJETO

DECISÃO N.º 2020/
DO COMITÉ DIRETOR REGIONAL DA COMUNIDADE DOS TRANSPORTES

de ...

relativa à adoção da regulamentação em matéria de reembolso das despesas de deslocação dos funcionários da Comunidade dos Transportes

O COMITÉ DIRETOR REGIONAL DA COMUNIDADE DOS TRANSPORTES,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade dos Transportes, nomeadamente o artigo 24.º, n.º 1, e o artigo 30.º,

DECIDE:

Artigo 1.º

É adotada a regulamentação da Comunidade dos Transportes em matéria de reembolso das despesas de deslocação.

Pelo Comité Diretor Regional

O Presidente

Regulamentação em matéria de reembolso das despesas de deslocação dos funcionários da Comunidade dos Transportes

1.Âmbito de aplicação

1.1.A regulamentação em matéria de reembolso das despesas de deslocação aplica-se a todas as deslocações oficiais do local de afetação, no interesse da Comunidade dos Transportes.

1.2.A regulamentação aplica-se a todos os membros do pessoal da Comunidade dos Transportes sujeitos às disposições do Estatuto dos Funcionários da Comunidade dos Transportes.

2.Autorizações de viagem

2.1.Antes de partir em viagem oficial, é necessário obter uma autorização sob a forma de um pedido de viagem aprovado. Esse pedido de viagem é objeto de aprovação por escrito do diretor ou de um funcionário por ele autorizado. O pedido de autorização deve fornecer ao diretor todos os dados pormenorizados de que necessita para tomar uma decisão informada, nomeadamente:

–a finalidade da viagem, o local de destino e o horário, discriminando o início e o final das reuniões;

–a duração da viagem em função do meio de transporte utilizado, bem como os horários e o itinerário da viagem de ida e volta, incluindo, se for caso disso, o transporte local;

–disposições relativas ao alojamento;

–custos estimados decorrentes, com base na melhor relação custo/eficácia.

2.2.Cabe ao membro do pessoal/funcionário obter a autorização necessária antes de iniciar a viagem oficial. O pedido de viagem aprovado deve ser conservado pelo membro do pessoal e anexado ao pedido de reembolso das despesas de deslocação, acompanhado de um relatório de missão.

2.3.No que se refere às viagens do diretor, este deverá elaborar e assinar previamente um memorando com base no modelo que consta do anexo I. O memorando deverá indicar a finalidade da viagem e a sua duração previsível. O diretor aplica os procedimentos comuns estabelecidos na presente regulamentação.

3.Transporte entre o local de afetação e o local de destino da viagem oficial

3.1.Por via da regra, será autorizado o modo de transporte mais rentável em relação à finalidade e à duração da viagem.

3.2.As viagens de avião são efetuadas pelo trajeto mais direto e ao preço economicamente mais vantajoso disponível. Se as datas de viagem incluírem um fim de semana a fim de poder usufruir de uma tarifa APEX 1 , o membro do pessoal terá direito a um subsídio diário suplementar, na condição de a tarifa APEX constituir a tarifa aérea menos dispendiosa, permitindo uma redução global dos custos.

3.3.A norma para uma viagem de comboio deve ser a segunda classe para uma distância até 200 km e a primeira classe para uma distância superior.

3.4.Se não estiver disponível nenhum transporte aéreo ou ferroviário ou se o mesmo não for eficaz em termos de custos, será autorizada uma viagem de autocarro ou de automóvel.

3.5.No caso de a viagem de automóvel ser autorizada, o membro do pessoal será encorajado a fazer uso dos acordos relativos ao aluguer do automóvel celebrados pela Comunidade dos Transportes. A Comunidade dos Transportes providenciará a maior cobertura de seguro possível. Se, apesar disso, o seguro comportar uma retenção, a Comunidade dos Transportes deverá prever a respetiva cobertura. A Comunidade dos Transportes não pode ser responsabilizada se o seguro não cobrir danos, perda ou furto.

3.6.Excecionalmente, pode ser autorizada a utilização de um automóvel particular. Nesse caso, será reembolsado ao membro do pessoal o montante equivalente ao preço de um bilhete de comboio da classe correspondente, em conformidade com o ponto 3.3. Se mais de um membro do pessoal viajar de automóvel, o reembolso será efetuado apenas ao proprietário do veículo. No caso de ser utilizado um automóvel particular, a Comunidade dos Transportes não pode ser responsabilizada por quaisquer reclamações de terceiros, danos ao veículo, perda ou furto de objetos de uso pessoal deixados no automóvel.

3.7.Os membros do pessoal só estão autorizados a incluir os destinos privados num itinerário oficial se tal tiver sido devidamente autorizado pelo diretor. Se a inclusão de um destino privado resultar num aumento de custos, o membro do pessoal deverá pagar a diferença entre a tarifa do itinerário oficial e a tarifa alterada.

4.Compra de bilhetes

4.1.A reserva de viagens é centralizada na Divisão de Administração do Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes.

4.2.O pessoal deve comunicar as suas necessidades no que respeita à realização de viagens oficiais o mais cedo possível, para poder beneficiar das tarifas economicamente mais vantajosas.

4.3.A Divisão de Administração enviará o pedido de viagem aprovado à agência de viagens autorizada e devolvê-lo-á subsequentemente ao viajante. A agência de viagens será instruída pela Comunidade dos Transportes no sentido de não emitir ou entregar bilhetes antes de ter recebido, por fax, o pedido de viagem autorizado. Aplica-se o mesmo procedimento aos bilhetes de comboio. Caso os bilhetes de comboio não possam ser adquiridos por intermédio da agência de viagens, os membros do pessoal poderão comprá-los diretamente, sendo reembolsados após a apresentação do respetivo pedido de reembolso.

5.Despesas de deslocação

As despesas de deslocação pagas ou reembolsadas pela Comunidade dos Transportes com base em documentos comprovativos incluem:

–Custos de transporte, incluindo transporte do/para o aeroporto ou outro ponto de chegada ou partida (ou seja, hotel, outro local de alojamento, local de reunião, instalações do Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes);

–Subsídio diário;

–Outros custos relacionados diretamente com a viagem e autorizados juntamente com o pedido de viagem (por exemplo, excesso de bagagem, custos para a obtenção de vistos, taxas de registo para conferências, seminários, etc.).

6.Transporte do/para o aeroporto, porto e estação no local de afetação

Por via da regra, o pessoal deve utilizar os transportes públicos para se deslocar. No entanto, as transferências de táxi podem ser autorizadas pelo diretor se forem justificadas, especialmente quando dois ou mais funcionários que se deslocam em serviço partilham um táxi, se não existirem alternativas de transporte público, ou se a transferência ocorrer antes das 8 horas da manhã ou depois das 9 horas da noite. Estas despesas serão reembolsadas mediante a apresentação de documentos comprovativos. A utilização de um veículo privado pode ser autorizada desde que tal se justifique. Nesse caso, o reembolso limitar-se-á às despesas de estacionamento (no aeroporto, estação ou porto) que serão reembolsadas mediante a apresentação de documentos comprovativos.

7.Transporte no local onde se realiza a viagem oficial

Regra geral, deverão ser utilizados os transportes públicos. Porém, a utilização de um táxi é permitida se o transporte público não for uma alternativa adequada (por razões de segurança, por exemplo). Ao assinar o pedido de reembolso do membro do pessoal em causa, o diretor reconhece esse facto. As despesas serão reembolsadas mediante a apresentação de documentos comprovativos.

8.Cancelamento e alteração de dados antes da partida

Se a viagem oficial for cancelada ou alterada, o membro do pessoal deverá:

–notificar imediatamente o diretor e a divisão administrativa e apresentar uma justificação;

–anular ou alterar sem demora os bilhetes emitidos ou as reservas efetuadas pela agência de viagens, por escrito, mesmo que os respetivos custos não sejam reembolsáveis;

–tomar as medidas necessárias para cancelar ou reservar novamente os bilhetes adquiridos diretamente por outro meio;

–anular ou alterar imediatamente as reservas de hotel e as reservas de aluguer de automóvel, por escrito;

–elaborar uma declaração das despesas da anulação/alteração.

A Comunidade dos Transportes cobrirá os custos de anulação e de novas reservas, independentemente dos meios utilizados para fazer as reservas.

9.Prolongamento

A viagem oficial pode ter de ser prolongada por motivos imprevistos. Se a duração da viagem indicada inicialmente na ordem de deslocação em serviço for prolongada, conduzindo a custos adicionais, esse facto deverá ser mencionado no pedido de reembolso das despesas de deslocação (ver ponto 15).

10.Interrupção

A viagem oficial pode ser interrompida para dar resposta a necessidades de serviço imperiosas ou por razões pessoais de força maior reconhecidas como tal pelo diretor. A interrupção deve ser autorizada previamente pelo diretor, exceto em casos de extrema urgência ou se não for possível contactá-lo. As despesas resultantes de uma interrupção autorizada pelo diretor pelos motivos acima enumerados serão cobertas na sua totalidade pela Comunidade dos Transportes e reembolsadas no âmbito da viagem oficial.

11.Alterações por razões pessoais

O pessoal que se desloque numa viagem oficial pode ser autorizado a adaptar o horário, o alojamento ou o transporte por razões pessoais. Nesse caso, deve ser incluída no pedido de autorização uma comparação entre os custos propostos e os custos que teriam sido incorridos sem essas alterações. Esta comparação deve ser efetuada ao mesmo tempo, utilizando um dos métodos escolhidos para organizar a viagem e com base em condições similares. A pessoa que se desloca deverá incorrer diretamente e a título pessoal (pelos meios que lhe forem notificados pela Divisão de Administração):

–quaisquer custos adicionais 2 decorrentes das alterações efetuadas por razões pessoais, incluindo a partida e/ou regresso para outro local, se a comparação indicar um aumento do custo da missão;

–quaisquer honorários cobrados pela realização da comparação, se esta for realizada por uma agência de viagens.

12.Ajudas de custo diárias

12.1.As ajudas de custo diárias incluem as despesas de alojamento e as refeições, gratificações e outras despesas suplementares.

12.2.As taxas das ajudas de custo diárias aplicáveis aos contratos de ajuda externa financiados pela UE são as da tabela mais recente 3

A taxa aplicável é a do local em que o membro do pessoal pernoitar. As ajudas de custo diárias são pagas em relação ao dia do início da viagem. Não são pagas quaisquer ajudas de custo diárias no dia da conclusão da viagem, ou seja, estas ajudas são pagas com base no número de noites passadas em viagem.

12.3.A título excecional, o diretor pode aprovar um subsídio mais elevado, numa base casuística, se o viajante for convidado a permanecer em hotéis predeterminados nos quais o preço da estadia absorveria 60 % ou mais das taxas das ajudas diárias. Nesses casos, as despesas de alojamento são reembolsadas mediante a apresentação da fatura correspondente. De qualquer forma, as circunstâncias que impliquem um pedido de reembolso num montante superior devem ser descritas no pedido de viagem e aprovadas antes da data da partida.

12.4.Serão aplicadas taxas reduzidas às ajudas de custo diárias:

12.4.1.Se a viagem não implicar uma pernoita:

–se a duração da viagem for igual ou superior a 8 horas, sendo pagos neste caso 50 % das ajudas de custo diárias do respetivo destino;

–se a duração da viagem for inferior a 8 horas e superior a 5 horas, sendo pagos neste caso 35 % das ajudas de custo diárias;

–se a duração máxima da viagem for até 5 horas, inclusive, sendo pagos neste caso 20 % das ajudas de custo diárias.

12.4.2.Se o viajante beneficiar de alojamento gratuito:

–serão pagos 50 % das ajudas de custo diárias para o respetivo destino.

12.4.3.Se a viagem envolver voos transcontinentais ou comboios noturnos:

–serão pagos 50 % das ajudas de custo diárias do respetivo destino.

12.4.4.Se o viajante beneficiar de refeições gratuitas (pequeno-almoço, almoço e/ou jantar):

–devem ser deduzidos 10 % de cada taxa das ajudas de custo diárias, por refeição gratuita.

12.4.5.Em caso de alojamento e refeições gratuitos:

–serão pagos 20 % da taxa das ajudas de custo diárias.

12.5.Se for necessário viajar no interior do país de destino (Sérvia), aplicar-se-á a taxa das das ajudas de custo diárias do país de destino. Para efeitos de dedução das ajudas de custo diárias na Sérvia, aplicam-se as mesmas disposições que as aplicáveis às viagens ao estrangeiro.

12.6.Se as despesas forem totalmente a cargo do organizador do evento, serão aplicáveis as disposições supramencionadas relativas ao cálculo das ajudas de custo diárias.

12.7.Não serão pagas ajudas de custo diárias para a parte da viagem que foi objeto de alterações ao abrigo do artigo 11.º (alterações por razões pessoais).

13.Adiantamentos sobre as despesas de deslocação

13.1.Se o viajante assim o solicitar, a Comunidade dos Transportes poderá conceder um adiantamento de fundos para as deslocações em serviço oficial num máximo de 80 % das ajudas de custo diárias para a viagem. Os pedidos de adiantamentos sobre as despesas de deslocação deverão ser efetuados, pelo menos, 4 dias úteis antes do dia da partida.

13.2.Quaisquer montantes pagos a título de adiantamento serão deduzidos dos montantes reembolsados para cobrir as despesas de deslocação em serviço. Se tiver sido pago um adiantamento que se revele ser superior ao custo real da deslocação em serviço, o excedente será recuperado num pagamento único deduzido do salário seguinte pago à pessoa que realiza a deslocação em serviço. Se tiver sido pago um adiantamento para uma deslocação em serviço posteriormente cancelada, o montante do adiantamento será automaticamente deduzido de um salário seguinte.

14.Relatórios de deslocação em serviço

Os membros do pessoal que viajam a título oficial devem apresentar um relatório sucinto da deslocação em serviço no prazo de uma semana após o seu regresso ao serviço. Esse relatório deverá ser assinado pelo supervisor, anexado ao pedido de viagem e enviado ao diretor, bem como ao pessoal em causa, se for caso disso.

15.Reembolso das despesas de deslocação

15.1.O pedido de reembolso das despesas de deslocação, acompanhado do relatório de viagem, da autorização de deslocação em serviço e dos documentos comprovativos será apresentado à Divisão de Administração e ao diretor no prazo de uma semana após o regresso ao serviço, independentemente de ter sido ou não pago um adiantamento sobre as despesas de deslocação. As faturas dos hotéis, refeições e outras despesas suplementares devem ser anexadas, uma vez que as ajudas de custo diárias fixadas correspondem ao reembolso de um montante fixo.

15.2.No caso de o membro do pessoal ter recebido um adiantamento sobre as despesas de deslocação e não apresentar o pedido de viagem correspondente no prazo fixado, o adiantamento sobre as despesas de deslocação será deduzido do salário seguinte. O adiantamento sobre as despesas de deslocação deduzido só será reembolsado mediante a apresentação do pedido de reembolso da viagem.

16.Responsabilidade do pessoal

Os membros do pessoal são responsáveis pela exatidão e exaustividade das declarações apresentadas em relação ao planeamento da viagem, á realização da mesma e aos respetivos relatórios. Sem prejuízo das disposições do Estatuto dos Funcionários da Comunidade dos Transportes, serão responsáveis por quaisquer montantes indevidamente recebidos ou por quaisquer irregularidades.

Os membros do pessoal devem realizar a viagem oficial em conformidade com os requisitos gerais de desempenho estabelecidos no Estatuto dos Funcionários da Comunidade dos Transportes. Os membros do pessoal devem cumprir os mais elevados padrões de ética profissional e permanecer sempre independentes.

17.Medidas de controlo

A Comunidade dos Transportes conservará os registos, documentos e provas relacionados com a autorização, o planeamento e a organização da viagem, bem como com a liquidação dos pagamentos devidos por um período de cinco anos.

São aplicáveis as regras financeiras e os procedimentos de auditoria da Comunidade dos Transportes.

18.Observações finais

A presente regulamentação em matéria de reembolso das despesas de deslocação produz efeitos a partir da data da sua adoção pelo Comité Diretor Regional.

ANEXO I - B

NOTA

relativa às deslocações em serviço do diretor

Secretariado Permanente da Comunidade Dos Transportes

Preencher e assinar antes da partida:

FINALIDADE DA DESLOCAÇÃO EM SERVIÇO
DESTINO
DATA DE PARTIDA
DATA DE REGRESSO
ITINERÁRIO
DISPOSIÇÕES EM MATÉRIA DE ALOJAMENTO
EM COMBINAÇÃO COM VIAGENS PRIVADAS	□ não □ sim: □ custo da deslocação combinada com uma viagem privada: ………. □ custo da deslocação não combinada com uma viagem privada ……..
ESTIMATIVA DOS CUSTOS
OBSERVAÇÕES

Assinatura:

Data:

A preencher e assinar após o regresso:

CUSTOS FINAIS

Despesas de deslocação:

Ajudas de custo diárias:

Outros:

CUSTO TOTAL:

O OBJETIVO DA VIAGEM FOI CONCRETIZADO?

SIM/NÃO

OBSERVAÇÕES:

Assinatura:

Data:

ANEXO II

PROJETO

DECISÃO N.º 2020/
DO COMITÉ DIRETOR REGIONAL DA COMUNIDADE DOS TRANSPORTES

de ...

relativa à adoção da regulamentação em matéria de reembolso das despesas incorridas por pessoas externas ao Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes convidadas a participar em reuniões na qualidade de peritos

O COMITÉ DIRETOR REGIONAL DA COMUNIDADE DOS TRANSPORTES,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade dos Transportes, nomeadamente o artigo 24.º, n.º 1, e o artigo 35.º,

DECIDE:

Artigo 1.º

É adotada a regulamentação em matéria de reembolso das despesas incorridas por pessoas externas ao Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes a fim de assistir a reuniões da Comunidade dos Transportes na qualidade de peritos.

Pelo Comité Diretor Regional

O Presidente

Regulamentação em matéria de reembolso das despesas incorridas por pessoas externas ao Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes convidadas a participar em reuniões

na qualidade de peritos

ARTIGO 1.º

1.Estas regras são aplicáveis a:

(a)Qualquer pessoa exterior à Comunidade dos Transportes que seja convidada a emitir um parecer profissional específico num comité ou grupo de trabalho, independentemente do local da reunião;

(b)Qualquer pessoa responsável por acompanhar uma pessoa deficiente que tenha sido convidada pela Comunidade dos Transportes a participar numa reunião na qualidade de perito.

2.Os peritos podem ser peritos do setor privado ou peritos governamentais:

(a)Os peritos do setor privado são indivíduos que representam a sociedade civil ou trabalham para uma organização privada que foi convidada a transmitir à Comunidade dos Transportes a sua experiência pessoal ou a representar a sua organização numa área específica, mas não para defender os interesses de um determinado país;

(b)Os peritos governamentais são indivíduos convidados na qualidade de representantes de uma autoridade pública nacional, regional ou local de um Estado-Membro da UE ou de uma Parte do Sudeste Europeu, ou que tenham sido nomeados por essa autoridade.

ARTIGO 2.º

O Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes não pode ser responsabilizado por eventuais danos materiais, não materiais ou físicos sofridos pelos peritos convidados a participar ou por aqueles que os acompanhem durante a viagem ou estada no local de destino, a menos que esses danos sejam diretamente imputáveis ao Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes.

Em especial, a Comunidade dos Transportes não pode ser responsabilizada por quaisquer acidentes que envolvam peritos convidados que utilizem os seus próprios meios de transporte para se deslocarem para o local da reunião.

ARTIGO 3.º

1.Todos os peritos têm direito ao reembolso das suas despesas de deslocação a partir do local especificado no seu convite (endereço profissional ou privado) até ao local da reunião, pelo meio de transporte mais adequado tendo em conta a distância em causa. Em geral, para distâncias inferiores a 400 km (numa direção, de acordo com a distância oficial por caminho de ferro), trata-se de uma viagem de comboio em primeira classe e, para distâncias superiores a 400 km, de uma viagem de avião em classe económica. Para as viagens de avião com uma duração de voo igual ou superior a 4 horas, será reembolsado o custo de um bilhete em classe executiva.

2.O diretor do Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes procurará garantir especificamente que as reuniões sejam organizadas de molde a permitir que os peritos beneficiem das taxas de viagem economicamente mais vantajosas. O diretor do Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes examinará, em especial, os pedidos de reembolso relativos a voos anormalmente caros. Tem o direito de proceder a todas as verificações que considere necessárias e de solicitar aos peritos a apresentação de documentos comprovativos para o efeito. Tem também o direito, sempre que tal pareça justificado, de limitar o reembolso às tarifas normalmente aplicadas a uma viagem normal do ponto de origem até ao local da reunião.

3.As despesas de deslocação são reembolsadas contra a apresentação dos documentos comprovativos originais: bilhetes e faturas ou, no caso de compra de bilhetes em linha, a impressão dos cartões de reserva eletrónica e de embarque relativos à viagem de volta. Os documentos apresentados devem indicar a classe utilizada, a duração da viagem e o montante pago.

4.As despesas de deslocação em automóvel privado são reembolsadas com base num montante igual ao preço da tarifa de comboio em primeira classe.

5.Se a rota não for servida por comboio, o reembolso das despesas de deslocação em automóvel privado é efetuado à taxa de 0,22 euros por km.

6.As despesas de táxi não são reembolsadas.

ARTIGO 3.º

1.As ajudas de custo diárias pagas por cada dia da reunião são determinadas a uma taxa fixa a fim de cobrir todas as despesas no local em que é realizada a reunião, incluindo nomeadamente as despesas com refeições e transportes locais (autocarro, elétrico, metro, táxi, estacionamento, portagens de autoestrada, etc.), bem como os seguros de viagem e de acidente.

2.As ajudas de custo diárias são de 92,00 EUR.

3.Se o local de partida indicado no convite for igual ou inferior a 100 km de distância do local onde se realiza a reunião, as ajudas de custo diárias serão reduzidas de 50 %.

4.Os peritos que tiverem de passar uma ou várias noites no local onde é realizada a reunião devido ao facto de a hora da mesma ser incompatível com os horários de transportes aéreo ou ferroviário 4 têm direito a um subsídio de alojamento. Esse subsídio é de 100,00 EUR por noite. O número de noites não pode ultrapassar o número de dias da reunião + 1.

5.Pode, em casos excecionais, ser pago um subsídio de alojamento e/ou ajudas de custo diárias adicionais caso o prolongamento da estada permita ao perito obter uma redução no custo do transporte superior ao montante desses subsídios.

6.As ajudas de custo diárias e/ou o subsídio de alojamento podem ser aumentados em 50 % por decisão fundamentada do diretor do Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes para peritos de muito alto nível.

ARTIGO 5.º

Se, ao ter em conta as despesas eventualmente incorridas por peritos com deficiência, sendo essas despesas associadas à deficiência e à eventual necessidade de um acompanhante, os subsídios previstos no artigo 4.º parecerem claramente inadequados, as despesas serão reembolsadas a pedido do diretor do Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes e mediante a apresentação dos respetivos documentos comprovativos.

ARTIGO 6.º

1.Salvo indicação em contrário na carta de convite e no pedido de organização da reunião, os peritos do setor privado têm direito a ajudas de custo por cada dia de reunião e, se for caso disso, a um subsídio de alojamento, desde que declarem por sua honra que não recebem quaisquer subsídios equivalentes de outra instituição para a mesma visita. O diretor do Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes assegura a coerência entre o conteúdo das cartas de convite e o pedido de organização da reunião.

2.Os peritos governamentais receberão um subsídio diário por cada dia de reunião e, se for caso disso, um subsídio de alojamento, desde que tal esteja previsto no regulamento interno do comité ou do grupo de trabalho e desde que declarem por sua honra que não recebem uma quaisquer subsídios equivalentes da sua administração para a mesma visita.

3.O diretor do Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes pode, mediante decisão fundamentada e sob reserva de apresentação dos documentos comprovativos, autorizar o reembolso de despesas que os peritos convidados tenham tido de suportar devido a instruções especiais que tenham recebido por escrito.

4.Todos os reembolsos das despesas de deslocação, ajudas de custo diárias e/ou subsídios de alojamento são efetuados para uma única conta bancária.

5.O reembolso dos custos dos peritos governamentais será efetuado numa conta em nome do governo, de um dos seus ministérios ou de um organismo público, na ausência de qualquer derrogação por parte do governo, de um dos seus ministérios ou de um organismo público.

ARTIGO 7.º

1.O número máximo de peritos por reunião, independentemente de terem direito ao reembolso das suas despesas, será de um por cada Parte do Sudeste Europeu e por Estado-Membro da UE convidado na qualidade de perito governamental, e o número de peritos do setor privado será equivalente ao número de peritos governamentais.

2.O diretor do Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes pode derrogar a esta regra, mediante decisão fundamentada, em caso de reuniões conjuntas de vários comités ou grupos de trabalho.

ARTIGO 8.º

1.A ordem de pagamento é estabelecida com base no pedido de reembolso devidamente preenchido e assinado pelo perito e pelo secretário da reunião encarregado de certificar a presença do perito.

2.Os peritos devem fornecer ao secretário da reunião os documentos necessários para serem reembolsados, por carta, por fax ou por correio eletrónico, com carimbo postal ou datado, o mais tardar, 30 dias de calendário após o último dia da reunião.

3.O Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes reembolsará as despesas dos peritos no prazo de 30 dias de calendário.

4.A menos que o perito possa fornecer uma justificação adequada, aceite por decisão fundamentada do diretor do Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes, o incumprimento do disposto no n.º 2 exime a Comunidade dos Transportes da obrigação de reembolsar as despesas de deslocação ou de pagar subsídios.

ARTIGO 9.º

1.As despesas de deslocação são reembolsadas em euros, se for caso disso à taxa de câmbio em vigor no dia da reunião.

2.As ajudas de custo diárias e, quando adequado, o subsídio de alojamento são reembolsados em euros, à taxa fixa aplicável no dia da reunião.

ANEXO III

PROJETO

DECISÃO N.º 2020/

DO COMITÉ DIRETOR REGIONAL DA COMUNIDADE DOS TRANSPORTES

de ...

relativa ao procedimento a seguir para a execução do orçamento e a apresentação e auditoria das contas, aplicável à Comunidade dos Transportes

O COMITÉ DIRETOR REGIONAL DA COMUNIDADE DOS TRANSPORTES,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade dos Transportes, nomeadamente o artigo 24.º, n.º 1, e o artigo 35.º,

DECIDE:

Artigo 1.º

São adotadas as regras financeiras e os procedimentos de auditoria aplicáveis à Comunidade dos Transportes.

Pelo Comité Diretor Regional

O Presidente

ANEXO III

ÍNDICE

TÍTULO I: OBJETO

TÍTULO II: OBRIGAÇÕES DAS PARTES

TÍTULO III: PRINCÍPIOS ORÇAMENTAIS

CAPÍTULO 1 PRINCÍPIO DA VERDADE ORÇAMENTAL

CAPÍTULO 2 PRINCÍPIO DA ANUALIDADE

CAPÍTULO 3 PRINCÍPIO DO EQUILÍBRIO

CAPÍTULO 4 PRINCÍPIO DA UNIDADE DE CONTA

CAPÍTULO 5 PRINCÍPIO DA UNIVERSALIDADE

CAPÍTULO 6 PRINCÍPIO DA ESPECIFICAÇÃO

CAPÍTULO 7 PRINCÍPIO DA BOA GESTÃO FINANCEIRA

CAPÍTULO 8 PRINCÍPIO DA TRANSPARÊNCIA

CAPÍTULO 9 CONTROLO INTERNO DA EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO

TÍTULO IV: COMITÉ ORÇAMENTAL

TÍTULO V: EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO

CAPÍTULO 1 DISPOSIÇÕES GERAIS

CAPÍTULO 2 INTERVENIENTES FINANCEIROS

CAPÍTULO 3 RESPONSABILIDADE DOS INTERVENIENTES FINANCEIROS

CAPÍTULO 4 OPERAÇÕES RELATIVAS ÀS RECEITAS

CAPÍTULO 5 OPERAÇÕES RELATIVAS ÀS DESPESAS

TÍTULO VI: ADJUDICAÇÃO DE CONTRATOS PÚBLICOS

TÍTULO VII: PRESTAÇÃO DE CONTAS E CONTABILIDADE

CAPÍTULO 1 PRESTAÇÃO DE CONTAS

CAPÍTULO 2 CONTABILIDADE

CAPÍTULO 3 INVENTÁRIO DO IMOBILIZADO

TÍTULO VIII: AUDITORIA EXTERNA E PROTEÇÃO DOS INTERESSES FINANCEIROS

TÍTULO IX: DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS

TÍTULO I

OBJETO

Artigo 1.º

As presentes regras estabelecem os procedimentos a seguir para a execução do orçamento da Comunidade dos Transportes, em conformidade com o artigo 35.º do Tratado que institui uma Comunidade dos Transportes (a seguir designado por «Tratado») 5 .

TÍTULO II

OBRIGAÇÕES DAS PARTES

Artigo 2.º

1.As Partes transferem 75 % das suas contribuições financeiras para a Comunidade dos Transportes até 31 de março de cada ano. As Partes transferem os restantes 25 % das suas contribuições até 30 de junho de cada ano.

2.As contribuições financeiras das Partes para a Comunidade dos Transportes devem ser efetuadas em euros.

3.A Comunidade dos Transportes deve suportar os custos de transação cobrados pelo respetivo prestador de serviços de pagamento e as Partes Contratantes devem suportar os custos de transação cobrados pelo respetivo prestador de serviços de pagamento.

TÍTULO III

PRINCÍPIOS ORÇAMENTAIS

Artigo 3.º

A execução do orçamento da Comunidade dos Transportes (a seguir designado por «o orçamento») deverá ser conforme com os princípios da verdade orçamental, da anualidade, do equilíbrio, da unidade de conta, da universalidade, da especificação, da boa gestão financeira, que requer um controlo interno eficaz e eficiente, e da transparência, nas condições definidas na presente regulamentação.

CAPÍTULO 1

PRINCÍPIO DA VERDADE ORÇAMENTAL

Artigo 4.º

Nenhuma despesa pode ser objeto de autorização, nem de ordem de pagamento, se o montante das dotações aprovadas for ultrapassado.

CAPÍTULO 2

PRINCÍPIO DA ANUALIDADE

Artigo 5.º

As despesas administrativas resultantes de contratos que abranjam períodos superiores à duração do exercício, quer em conformidade com os usos locais, quer relativas ao fornecimento de equipamento, são imputadas ao orçamento do exercício durante o qual são efetuadas.

Artigo 6.º

1.As dotações atribuídas ao orçamento a título do exercício relevante só podem ser utilizadas para cobrir as despesas autorizadas e pagas no decurso desse exercício e para cobrir os montantes devidos por força de autorizações concedidas no exercício anterior.

2.As dotações orçamentais devem ser contabilizadas num exercício com base nos compromissos jurídicos assumidos até 31 de dezembro desse ano.

3.As dotações de pagamento são imputadas a um exercício com base nos pagamentos executados pelo contabilista até 31 de dezembro desse exercício.

4.As dotações transitadas dos exercícios anteriores são identificadas nas contas, respetivamente.

CAPÍTULO 3

PRINCÍPIO DO EQUILÍBRIO

Artigo 7.º

A Comunidade dos Transportes não pode contrair empréstimos.

CAPÍTULO 4

PRINCÍPIO DA UNIDADE DE CONTA

Artigo 8.º

O orçamento será executado e objeto de prestação de contas em euros. Todavia, para efeitos de fluxos de caixa, o Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes fica autorizado a efetuar operações noutras moedas.

CAPÍTULO 5

PRINCÍPIO DA UNIVERSALIDADE

Artigo 9.º

1.Podem ser efetuadas as seguintes deduções dos pedidos de pagamento, faturas ou notas de despesa, que, neste caso, devem ser objeto de uma ordem de pagamento pelo seu valor líquido:

(a)As sanções aplicadas aos titulares de contratos;

(b)As regularizações de montantes indevidamente pagos, que podem ser efetuadas por compensação por ocasião de uma nova liquidação da mesma natureza a favor do mesmo beneficiário, efetuada a título do capítulo, do artigo e do exercício que tenham suportado o montante pago em excesso, e que dão lugar pagamentos intermédios ou de saldos.

2.Não devem ser contabilizados como receitas da Comunidade dos Transportes os descontos, reembolsos ou abatimentos efetuados sobre o valor das faturas e pedidos de pagamento.

3.Eventuais saldos negativos serão inscritos no orçamento a título de despesa.

CAPÍTULO 6

PRINCÍPIO DA ESPECIFICAÇÃO

Artigo 10.º

1.O diretor pode utilizar as dotações atribuídas a uma determinada rubrica orçamental para efeitos do orçamento afetado a outra rubrica orçamental, desde que a decisão do Comité Diretor Regional que adota o orçamento correspondente o permita, e dentro dos limites autorizados.

2.O diretor informa o Comité Diretor Regional no prazo de 7 dias após ter tomado uma decisão nos termos do n.º 1.

CAPÍTULO 7

PRINCÍPIO DA BOA GESTÃO FINANCEIRA

Artigo 11.º

4.As dotações orçamentais devem ser utilizadas em conformidade com o princípio da boa gestão financeira, que inclui os princípios da economia, da eficiência e da eficácia.

5.O princípio da economia determina que os meios utilizados pela Comunidade dos Transportes com vista ao exercício das suas atividades devem ser disponibilizados em tempo útil, nas quantidades e qualidades adequadas e ao melhor preço.

6.O princípio da eficiência visa a melhor relação entre os meios utilizados e os resultados obtidos.

7.O princípio da eficácia prende-se com a consecução dos objetivos específicos fixados, bem como dos resultados esperados. Estes resultados devem ser objeto de uma avaliação.

CAPÍTULO 8

PRINCÍPIO DA TRANSPARÊNCIA

Artigo 12.º

8.O orçamento deve ser executado e objeto de uma prestação de contas no respeito do princípio da transparência.

9.O orçamento e os orçamentos retificativos, tal como definitivamente aprovados, são publicados no sítio Web do Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes.

CAPÍTULO 9

CONTROLO INTERNO DA EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO

Artigo 13.º

1.O orçamento da Comunidade dos Transportes deve ser executado em conformidade com o princípio de um controlo interno eficaz e eficiente.

2.Para efeitos da execução do orçamento da Comunidade dos Transportes, o controlo interno é definido como um processo aplicável a todos os níveis da cadeia de gestão, concebido para proporcionar uma garantia razoável quanto à realização dos seguintes objetivos:

(a)Eficácia, eficiência e economia das operações;

(b)Fiabilidade das informações financeiras;

(c)Preservação dos ativos e da informação;

(d)Prevenção, deteção, correção e seguimento de fraudes e irregularidades;

(e)Gestão adequada dos riscos relativos à legalidade e à regularidade das operações subjacentes, tendo em conta o caráter plurianual dos programas, bem como a natureza dos pagamentos em causa.

3.Um controlo interno eficaz e eficiente baseia-se nas melhores práticas internacionais e inclui, em especial, os elementos previstos no artigo 36.º, n.os 3 e 4, do Regulamento (UE, Euratom) 2018/1046, tendo em conta a estrutura e a dimensão da Comunidade dos Transportes, a natureza das tarefas que lhe forem confiadas, bem como os montantes e os riscos financeiros e operacionais em causa.

TÍTULO IV

COMITÉ ORÇAMENTAL

Artigo 14.º

1.É criado um Comité Orçamental.

2.O Comité Orçamental aconselha o diretor na gestão financeira das operações da Comunidade dos Transportes.

3.O Comité Orçamental pode informar o Comité Diretor Regional e emitir recomendações sobre questões orçamentais ou sobre qualquer questão que possa ter impacto no orçamento.

4.Para desempenhar as funções descritas no n.º 2, o Comité Orçamental receberá todas as informações ou explicações necessárias sobre questões orçamentais e questões com potencial impacto orçamental.

Artigo 15.º

1.O Comité Orçamental é composto por um membro de cada uma das Partes do Sudeste Europeu e por dois membros da União Europeia, representados pela Comissão Europeia.

2.As reuniões do Comité Orçamental são presididas pela Comissão Europeia. O presidente pode nomear um copresidente.

3.O Comité Orçamental reúne-se pelo menos duas vezes por ano, em sessão ordinária. Pode também reunir-se por iniciativa do seu presidente ou a pedido de pelo menos um terço dos seus membros.

4.O Comité Orçamental aprova o seu regulamento interno. As suas recomendações podem ser adotadas por procedimento escrito. O Comité Orçamental delibera por maioria simples, incluindo o voto positivo da União Europeia. Em caso de empate numa deliberação, a União Europeia tem voto de qualidade.

5.O Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes presta apoio administrativo ao Comité Orçamental.

6.O Secretariado Permanente é representado nas reuniões do Comité Orçamental sem direito de voto.

TÍTULO V

EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO

CAPÍTULO 1

DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 16.º

O Diretor exercerá as funções de gestor orçamental.

Artigo 17.º

O diretor pode delegar as suas competências de execução do orçamento nos membros do Secretariado Permanente. Os membros delegados só podem agir dentro dos limites dos poderes que lhes são expressamente conferidos e estão vinculados pela presente decisão. O diretor envia ao Comité Diretor Regional a cópia de qualquer decisão delegada adotada nos termos do presente artigo.

Artigo 18.º

1.Os intervenientes financeiros na aceção do capítulo 2 do presente título ficam vedados de realizar qualquer ato de execução do orçamento no âmbito do qual possam estar em conflito os seus próprios interesses e os da Comunidade dos Transportes. Caso tal se verifique, o interveniente em causa tem a obrigação de se abster de realizar esses atos e de informar a autoridade competente de tal facto.

2.Existe um conflito de interesses quando o exercício imparcial e objetivo das funções de um interveniente na execução do orçamento ou de um auditor interno for comprometido por motivos familiares, privados, de afinidade política ou nacional, de interesse económico ou por qualquer outro motivo de comunhão de interesses com o contratante.

3.A autoridade competente a que se refere o n.º 1 é o superior hierárquico do membro do pessoal em causa. Se esse membro do pessoal for o diretor, a autoridade competente é o Comité Diretor Regional.

Artigo 19.º

Na medida em que tal se revelar indispensável, podem ser contratualmente confiadas a entidades ou organismos externos tarefas de peritagem técnica e administrativas, preparatórias ou acessórias que não impliquem nem uma missão de poder público nem o exercício de um poder discricionário de apreciação.

CAPÍTULO 2

INTERVENIENTES FINANCEIROS

Secção 1

Princípio da separação de funções

Artigo 20.º

As funções de gestor orçamental e de contabilista são separadas e incompatíveis entre si.

Secção 2

Gestor orçamental

Artigo 21.º

1.O gestor orçamental é responsável pela execução das receitas e das despesas.

2.A fim de executar as operações associadas às despesas, o gestor orçamental procederá a autorizações orçamentais, à assunção de compromissos jurídicos, bem como à liquidação das despesas e à emissão de ordens de pagamento em conformidade com as disposições pertinentes da presente decisão, bem como à execução das dotações.

3.A execução das operações associadas às receitas inclui a elaboração de previsões de créditos, o apuramento dos direitos a cobrar e a emissão das ordens de cobrança. Comportará ainda, se for caso disso, a renúncia a créditos apurados.

4.O gestor orçamental conserva os documentos justificativos das operações realizadas durante um período de cinco anos.

Artigo 22.º

1.Tendo devidamente em conta os riscos associados ao ambiente de gestão e à natureza das ações financiadas, o gestor orçamental estabelece a estrutura organizativa, a gestão interna, os sistemas e procedimentos de controlo (a seguir designados por «regras internas para a gestão do financiamento da Comunidade dos Transportes») adequados ao exercício das suas funções, incluindo, se necessário, verificações ex post.

2.Antes de uma operação ser autorizada, os seus aspetos operacionais e financeiros serão verificados por agentes que não o agente que iniciou a operação. O início e a verificação ex ante e ex post de uma operação constituirão funções distintas.

3.O pessoal responsável pelas verificações será diferente do responsável pelo arranque da operação e não será subordinado do mesmo.

Artigo 23.º

O diretor, enquanto gestor orçamental, apresenta ao Comité Diretor Regional um relatório anual de atividades (a seguir designado «relatório do gestor orçamental»), que contém informações financeiras e de gestão.

Artigo 24.º

Se um agente que participe na gestão financeira e no controlo das operações considerar que uma decisão, que o seu superior hierárquico o obrigue a aplicar ou aceitar, é irregular ou contrária a estas regras ou às regras profissionais que é obrigado a respeitar, informará desse facto o diretor por escrito. O diretor adotará medidas num prazo razoável. Caso não o faça, o membro do pessoal informará o Comité Diretor Regional.

Artigo 25.º

Sempre que sejam delegados poderes de execução orçamental, o artigo 21.º do presente regulamento é aplicável, mutatis mutandis, aos gestores orçamentais.

Secção 3

Contabilista

Artigo 26.º

1.Sob proposta da Comissão Europeia, o diretor nomeia um contabilista, em conformidade com o regulamento interno em vigor para o recrutamento, as condições de trabalho e o equilíbrio geográfico do pessoal do Secretariado Permanente, que será responsável, no Secretariado Permanente:

(a)Pela boa execução dos pagamentos, da cobrança das receitas e pela cobrança dos créditos apurados;

(b)Pela elaboração e apresentação das contas nos termos do título V;

(c)Pelos registos contabilísticos em conformidade com o disposto no título V;

(d)Pela definição, em conformidade com o disposto no título V, das regras e métodos contabilísticos, bem como do plano de contabilidade;

(e)Pela definição e validação dos sistemas contabilísticos, bem como, se for caso disso, pela validação dos sistemas definidos pelo gestor orçamental e destinados a fornecer ou justificar as informações contabilísticas;

(f)Pela gestão da tesouraria.

2.Sem prejuízo do disposto no n.º 3, o contabilista está habilitado a gerir fundos e outros ativos, sendo responsável pela sua conservação.

3.Se necessário, o contabilista pode delegar determinadas tarefas, sem prejuízo do princípio da separação de funções.

CAPÍTULO 3

RESPONSABILIDADE DOS INTERVENIENTES FINANCEIROS

Secção 1
Regras gerais

Artigo 27.º

1.A responsabilidade ao abrigo das presentes regras é pessoal.

2.Em caso de atividade ilegal, de fraude, de corrupção ou de irregularidade suscetível de prejudicar os interesses da Comunidade dos Transportes, o interveniente financeiro informa sem demora o diretor ou, se o considerar útil, o Comité Diretor Regional ou o Organismo Europeu de Luta Antifraude. «Interesses financeiros da Comunidade dos Transportes»: todas as receitas, despesas e ativos cobertos, adquiridos ou devidos ao orçamento da Comunidade dos Transportes.

3.No caso de uma atividade ter sido objeto de irregularidades ou de fraude, o gestor orçamental competente suspenderá o procedimento, podendo tomar todas as medidas necessárias, incluindo a anulação de qualquer decisão adotada no âmbito da referida atividade. O gestor orçamental competente informa todas as autoridades competentes, incluindo, se for caso disso, o Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) e a Procuradoria Europeia (EPPO), das suspeitas de fraude ou de irregularidades.

Artigo 28.º

1.O gestor orçamental pode retirar qualquer delegação a qualquer momento, temporária ou definitivamente. O Comité Diretor Regional e o Presidente do Comité Orçamental são imediatamente notificados dessa ação, bem como da devida justificação.

2.O contabilista pode, a qualquer momento, ser temporária ou definitivamente suspenso das suas funções pelo diretor, após acordo prévio da Comissão Europeia. Sob proposta da Comissão Europeia, o diretor nomeia um contabilista interino e, subsequentemente, um contabilista permanente, em conformidade com as regras de recrutamento da Comunidade dos Transportes.

Artigo 29.º

1.As disposições do presente capítulo não prejudicam a eventual responsabilidade penal do gestor orçamental e dos agentes a que se refere o presente capítulo, nas condições previstas pelo direito nacional aplicável do país de estabelecimento, bem como pelas disposições em vigor relativas à proteção dos interesses financeiros da Comunidade dos Transportes e à luta contra a corrupção que implique funcionários da Comunidade dos Transportes ou funcionários das Partes.

2.No caso de indícios de uma atividade ilegal, de fraude ou de corrupção, suscetíveis de prejudicar os interesses da Comunidade dos Transportes, as autoridades e instâncias competentes serão chamadas a pronunciar-se.

Secção 2

Regras aplicáveis aos gestores orçamentais

Artigo 30.º

1.A este título, o gestor orçamental pode ser obrigado a reparar, na totalidade ou em parte, o prejuízo sofrido pela Comunidade dos Transportes em razão de faltas pessoais graves que tenha cometido no exercício ou por ocasião das suas funções, em especial quando apura direitos a cobrar ou emite ordens de cobrança, autoriza uma despesa ou assina uma ordem de pagamento, sem se conformar com a presente decisão. O mesmo se aplica quando, por falta grave, o gestor orçamental:

(a)Não elaborar um documento que comprove a existência de um crédito;

(b)Não emitir uma ordem de cobrança ou se o atraso na sua emissão não for justificado;

(c)Não emitir uma ordem de pagamento ou o fizer tardiamente, tornando assim a Comunidade dos Transportes passível de ação civil por terceiros.

2.Sempre que um gestor orçamental delegado considere que uma decisão que lhe incumbe está ferida de irregularidade ou infringe os princípios da boa gestão financeira, deve assinalar tal facto à autoridade delegante por escrito. Se a autoridade delegante der uma instrução fundamentada por escrito ao gestor orçamental delegado, no sentido de este executar a decisão acima referida, este último deve executá-la, ficando eximido da sua responsabilidade.

3.Em caso de delegação, o gestor orçamental continuará a ser responsável pela eficácia das regras de gestão interna instituídas e pela escolha do gestor orçamental delegado.

4.O gestor orçamental não pode ser responsabilizado pelas decisões tomadas pelo Comité Diretor Regional, caso estas sejam rigorosamente seguidas. Se o gestor orçamental discordar de alguma destas decisões, tem o direito de notificar por escrito a autoridade competente. No entanto, é obrigado a seguir as decisões pertinentes.

CAPÍTULO 4

OPERAÇÕES RELATIVAS ÀS RECEITAS

Secção 1

Disposições gerais

Artigo 31.º

Os juros vencidos nas contas da Comunidade dos Transportes fazem parte das suas receitas, para além das contribuições das partes contratantes.

Secção 2

Previsão de créditos

Artigo 32.º

Qualquer medida ou situação que possa dar origem ou alterar uma dívida para com a Comunidade dos Transportes deve ser previamente objeto de uma previsão de crédito por parte do gestor orçamental competente.

Secção 3

Apuramento de créditos a receber de terceiros

Artigo 33.º

1.O apuramento de um crédito é o ato pelo qual o gestor orçamental ou o gestor orçamental delegado:

(a)Verifica a existência da dívida;

(b)Determina ou verifica a veracidade e o montante da dívida;

(c)Verifica as condições de exigibilidade da dívida.

2.Qualquer crédito apurado como certo, líquido e exigível deve ser objeto de uma ordem de cobrança emitida ao contabilista, acompanhada de uma nota de débito enviada ao devedor. Estes dois atos serão elaborados e enviados pelo gestor orçamental competente.

3.Em casos devidamente justificados, algumas receitas correntes podem ser objeto de apuramentos previsionais.

O apuramento previsional incluirá diversas cobranças individuais, as quais não necessitam, por conseguinte, de ser objeto de apuramento individual.

Antes do encerramento do exercício, o gestor orçamental deve proceder à alteração dos apuramentos previsionais, para que os mesmos coincidam com os créditos realmente apurados.

Artigo 34.º

A ordem de cobrança é o ato pelo qual o gestor orçamental competente dá ao contabilista, mediante a emissão de uma ordem de cobrança, a instrução para cobrar um crédito por si apurado.

Artigo 35.º

4.Os montantes indevidamente pagos são recuperados.

5.O contabilista registará as ordens de cobrança dos créditos devidamente emitidas pelo gestor orçamental competente. Deve diligenciar no sentido de assegurar a cobrança das receitas da Comunidade dos Transportes e velar pela conservação dos respetivos direitos.

6.Sempre que o gestor orçamental competente tencione renunciar à cobrança de um crédito apurado, certificar-se-á de que a renúncia é regular e conforme com o princípio da boa gestão financeira. A renúncia à cobrança de um crédito apurado traduzir-se-á numa decisão, que deve ser fundamentada, do gestor orçamental. O gestor orçamental não pode delegar esta decisão. A decisão de renúncia deve referir as diligências efetuadas para a cobrança e os elementos de direito e de facto em que se baseia.

7.O gestor orçamental competente procederá à anulação de um crédito apurado sempre que a Deteção de um erro de direito ou de facto revelar que esse crédito não tinha sido corretamente apurado. Esta anulação traduzir-se-á numa decisão, que deve ser devidamente fundamentada, do gestor orçamental competente.

8.O gestor orçamental competente procederá ao ajustamento, por defeito ou excesso, do montante de um crédito apurado, sempre que a deteção de um erro factual acarretar a alteração do montante do crédito, na medida em que essa correção não implicar a renúncia ao direito apurado em favor da Comunidade dos Transportes. Este ajustamento efetuar-se-á mediante decisão, que deve ser devidamente fundamentada, do gestor orçamental competente.

9.Se o devedor for titular, face à Comunidade dos Transportes, de um crédito apurado como certo, líquido e exigível e que tenha por objeto um montante apurado por uma ordem de pagamento, o contabilista procederá à cobrança por compensação do crédito apurado, após o termo do prazo fixado na nota de débito.

Em circunstâncias excecionais, o contabilista pode proceder à cobrança por compensação antes do termo do prazo fixado na nota de débito, caso tal seja necessário para proteger os interesses financeiros da Comunidade dos Transportes, e se tiver motivos válidos para acreditar que o montante devido à Comunidade dos Transportes seria perdido.

O contabilista pode também proceder à cobrança por compensação antes do termo do prazo especificado na nota de débito, se o devedor estiver de acordo.

10.Antes de proceder à cobrança nos termos do n.º 9 do presente artigo, o contabilista consulta o gestor orçamental competente e informa o(s) devedore(s) em causa.

11.A compensação referida no n.º 9 terá os mesmos efeitos de um pagamento liberatório para a Comunidade dos Transportes relativamente ao montante da dívida e aos juros eventualmente devidos.

Artigo 36.º

1.A cobrança efetiva pelo contabilista implica um registo, por ele próprio, na contabilidade e a informação desse facto ao gestor orçamental competente.

2.Deve ser emitido um recibo por cada pagamento em numerário à caixa do contabilista.

Artigo 37.º

1.Se, na data de vencimento prevista na nota de débito, a cobrança efetiva não tiver sido efetuada, o contabilista informa deste facto o gestor orçamental competente e inicia de imediato o processo de cobrança, por qualquer via de direito.

2.O contabilista procederá à cobrança por compensação junto de qualquer devedor que seja simultaneamente titular de um crédito certo, líquido e exigível perante a Comunidade dos Transportes, até ao limite das dívidas desse devedor à Comunidade dos Transportes, na medida em que a compensação seja juridicamente exequível.

Artigo 38.º

O contabilista, em articulação com o gestor orçamental competente, só pode conceder prazos suplementares de pagamento mediante pedido por escrito devidamente fundamentado do devedor e na dupla condição de:

(a)O devedor se comprometer a pagar juros relativamente à totalidade do prazo concedido, a contar da data de vencimento inicial, à taxa aplicada pelo Banco Central Europeu às suas operações principais de refinanciamento em euros (taxa de referência) acrescida de oito pontos. A taxa de referência é a taxa em vigor publicada na série C do Jornal Oficial da União Europeia, em vigor no primeiro dia do mês em que termina o prazo de pagamento;

(b)No intuito de proteger os direitos do organismo comunitário, o devedor constitui uma garantia financeira que cubra o montante em dívida, tanto de capital como dos respetivos juros.

CAPÍTULO 5

OPERAÇÕES RELATIVAS ÀS DESPESAS

Artigo 39.º

1.Cada despesa é objeto de uma autorização e de um pagamento.

Secção 1

Autorização das despesas

Artigo 40.º

1.A autorização orçamental consiste na operação de reserva das dotações necessárias para a execução de pagamentos posteriores, em execução de um compromisso jurídico.

2.O compromisso jurídico é o ato pelo qual o gestor orçamental competente cria ou apura uma obrigação, da qual decorre um encargo para o orçamento.

Artigo 41.º

1.Relativamente às medidas que possam dar origem a uma despesa a cargo do orçamento, o gestor orçamental competente deve proceder previamente a uma autorização orçamental, antes de assumir um compromisso jurídico perante terceiros.

2.A assunção dos compromissos jurídicos individuais correspondentes a autorizações orçamentais individuais ou provisionais deve ser concluída até 31 de dezembro do exercício em curso.

Artigo 42.º

1.O saldo não utilizado das autorizações orçamentais relativas ao ano N é anulado pelo gestor orçamental competente até 31 de março do ano N +1.

2.Os compromissos jurídicos assumidos para ações cuja realização se estenda por mais de um exercício, bem como as autorizações orçamentais correspondentes, incluirão, salvo no caso de despesas com pessoal, uma data-limite para a sua execução, fixada em conformidade com o princípio da boa gestão financeira. As parcelas destas autorizações não executadas seis meses após esta data-limite de execução serão objeto de anulação.

3.Quando um compromisso jurídico não tiver dado lugar a qualquer pagamento durante um período de três anos, o gestor orçamental competente procede à sua anulação.

Artigo 43.º

Aquando da adoção de uma autorização orçamental, o gestor orçamental competente verificará:

(a)A exatidão da imputação orçamental;

(b)A disponibilidade das dotações;

(c)A conformidade da despesa com as disposições aplicáveis, nomeadamente as do Tratado, com as regras de gestão interna da Comunidade dos Transportes;

(a)A observância do princípio da boa gestão financeira.

Secção 2

Liquidação das despesas

Artigo 44.º

A liquidação de uma despesa é o ato pelo qual o gestor orçamental competente:

(a)Verifica a existência do direito do credor;

(b)Verifica as condições de exigibilidade do crédito.

(c)Determina ou verifica a veracidade e o montante do crédito.

Artigo 45.º

1.Qualquer liquidação de uma despesa deve assentar em documentos comprovativos que atestem os direitos do credor, com base numa declaração de serviços efetivamente prestados, de fornecimentos efetivamente entregues ou de obras efetivamente realizadas, ou com base noutros títulos que justifiquem o pagamento.

2.A decisão de liquidação traduz-se na assinatura, após uma menção de «visto; a pagar», aposta pelos gestores orçamentais competentes.

Secção 3

Emissão de ordens de pagamento

Artigo 46.º

1.A emissão de uma ordem de pagamento de uma despesa é o ato pelo qual o gestor orçamental competente dá ao contabilista, mediante emissão de uma ordem de pagamento, a instrução para pagar uma despesa, cuja liquidação tenha sido efetuada por si.

2.A ordem de pagamento será datada e assinada pelo gestor orçamental competente e seguidamente transmitida ao contabilista. Os documentos comprovativos serão conservados pelo gestor orçamental competente, em conformidade com o n.º 4 do artigo 35.º.

3.Se for caso disso, a ordem de pagamento transmitida ao contabilista será acompanhada de um certificado confirmando a inscrição dos bens nos inventários referidos no artigo 60.º.

Secção 4

Pagamento das despesas

Artigo 47.º

1.O pagamento deve ser apoiado pela demonstração de que a ação correspondente foi realizada em conformidade com as disposições do ato de base e abrangerá uma das seguintes operações:

(a)Pagamento da integralidade dos montantes devidos;

(b)Pagamento dos montantes devidos de acordo com as seguintes modalidades:

–um pré-financiamento, eventualmente fracionado em vários pagamentos;

–um ou vários pagamentos intermédios;

–um pagamento do saldo dos montantes devidos. O pré-financiamento será imputado, no todo ou em parte, aos pagamentos intermédios.

A totalidade do pré-financiamento e dos pagamentos intermédios será imputada ao pagamento dos saldos.

2.A contabilidade distinguirá os diferentes tipos de pagamento previstos no n.o 1 no momento da sua execução.

Artigo 48.º

O pagamento das despesas é assegurado pelo contabilista dentro do limite dos fundos disponíveis.

TÍTULO VI

ADJUDICAÇÃO DE CONTRATOS PÚBLICOS

Artigo 49.º

A Diretiva 2014/24/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 26 de fevereiro de 2014, relativa aos contratos públicos e que revoga a Diretiva 2004/18/CE é aplicável.

TÍTULO VII

PRESTAÇÃO DE CONTAS E CONTABILIDADE

CAPÍTULO 1

PRESTAÇÃO DE CONTAS

Artigo 50.º

As contas anuais da Comunidade dos Transportes incluirão:

(a)As demonstrações financeiras da Comunidade dos Transportes e os respetivos anexos;

(b)O relatório de execução orçamental da Comunidade dos Transportes.

Artigo 51.º

As contas devem ser ser conformes com as regras contabilísticas definidas no Regulamento (UE, Euratom) 2018/1046, ser sinceras e completas e apresentar uma imagem fiel:

(a)No que diz respeito às demonstrações financeiras, dos elementos do ativo e do passivo, dos encargos e proveitos, dos direitos e obrigações não incluídos no ativo e no passivo, bem como dos fluxos de tesouraria;

(b)No que diz respeito aos mapas sobre a execução orçamental, dos elementos de execução do orçamento em matéria de receitas e despesas.

Artigo 52.º

As demonstrações financeiras apresentam informações, incluindo sobre os métodos contabilísticos, de modo a assegurar que sejam relevantes, fiáveis, comparáveis e compreensíveis. As demonstrações financeiras devem ser elaboradas em conformidade com os princípios contabilísticos geralmente aceites, tal como definidos nas regras contabilísticas referidas no artigo 80.º do Regulamento (UE, Euratom) 2018/1046, ou nas Normas Internacionais de Contabilidade do Setor Público (a seguir designadas «IPSAS») baseadas na contabilidade de exercício.

Artigo 53.º

1.Em conformidade com o princípio da contabilidade de exercício, as receitas e as despesas são registadas no período em que são auferidas ou incorridas, independentemente da data de pagamento ou cobrança.

2.O valor dos ativos e passivos deve ser determinado de acordo com as regras de avaliação estabelecidas pelos métodos contabilísticos previstos na Norma Internacional de Contabilidade e, se necessário, nas normas nacionais do país de domicílio.

Artigo 54.º

1.As demonstrações financeiras são apresentadas em euros e incluem:

(a)O balanço e a demonstração de resultados financeiros, que apresentam a situação patrimonial e financeira global, bem como o resultado económico, reportados a 31 de dezembro do exercício anterior; devem ser apresentadas em conformidade com as regras contabilísticas previstas no artigo 80.º do Regulamento (UE, Euratom) 2018/1046 ou com as IPSAS baseadas na contabilidade de exercício;

(b)A demonstração dos fluxos de caixa, evidenciando os recebimentos e pagamentos do exercício, bem como a situação de tesouraria final;

(c)A demonstração de alterações do capital próprio no decurso do exercício financeiro.

2.O anexo às demonstrações financeiras completará e comentará as informações apresentadas nas demonstrações a que se refere o n.º 1 e proporcionará todas as informações complementares prescritas pela prática contabilística aceite a nível internacional, sempre que essas informações sejam pertinentes para as atividades da Comunidade dos Transportes.

CAPÍTULO 2
CONTABILIDADE

Secção 1

Disposições gerais

Artigo 55.º

1.O sistema contabilístico da Comunidade dos Transportes é o conjunto de procedimentos e controlos manuais e informatizados que permitem identificar transações ou eventos relevantes; preparar documentos de origem exatos, introduzir dados na contabilidade com exatidão, processar corretamente as transações, atualizar corretamente os ficheiros principais e gerar documentos e relatórios exatos.

2.A contabilidade será constituída por uma contabilidade geral e por uma contabilidade orçamental. As referidas contabilidades serão mantidas em euros, por ano civil.

3.Os dados da contabilidade geral e orçamental serão reportados ao encerramento do exercício orçamental, com vista à elaboração das contas referidas no capítulo 1.

4.O contabilista aplica regras e métodos contabilísticos que tenham em conta as normas contabilísticas internacionalmente aceites para o setor público e, se necessário, as regras aplicadas pelas autoridades públicas do país de acolhimento.

Secção 2
Contabilidade geral

Artigo 56.º

A contabilidade geral permite registar de forma cronológica, segundo o método das partidas dobradas, os acontecimentos e operações que afetaram a situação económica, financeira e patrimonial da Comunidade dos Transportes.

Artigo 57.º

1.Os diferentes movimentos das contas, bem como os seus saldos, serão inscritos em livros contabilísticos.

2.Os lançamentos contabilísticos, incluindo as correções contabilísticas, devem apoiar-se em documentos comprovativos, aos quais farão referência.

3.O sistema contabilístico deve permitir espelhar todos os lançamentos contabilísticos.

Artigo 58.º

O contabilista da Comunidade dos Transportes procederá, após o encerramento do exercício orçamental e até à data da prestação das contas definitivas, às correções que, sem provocar uma entrada ou uma saída de tesouraria imputável ao referido exercício, sejam necessárias para uma apresentação regular, fiel e sincera das contas.

Secção 3
Contabilidade orçamental

Artigo 59.º

1.A contabilidade orçamental permitirá acompanhar pormenorizadamente a execução do orçamento.

2.Para efeitos do n.º 1, a contabilidade orçamental registará todas as operações relativas às receitas e às despesas.

3.O Secretariado Permanente elabora um relatório anual, o mais tardar em 30 de março de cada ano. O relatório incluirá:

–um relatório operacional que explique o trabalho realizado pelo Secretariado Permanente e os resultados obtidos. O relatório deve apresentar uma panorâmica dos progressos na consecução dos objetivos definidos no programa de trabalho anual do Secretariado Permanente,

–além de um relatório financeiro sobre a execução orçamental.

CAPÍTULO 3

INVENTÁRIO DO IMOBILIZADO

Artigo 60.º

A Comunidade dos Transportes mantém inventários, com a indicação de quantidades e valores, de todas as imobilizações corpóreas, incorpóreas e financeiras que constituem o seu património.

TÍTULO VIII

AUDITORIA EXTERNA E PROTEÇÃO DOS INTERESSES FINANCEIROS

Artigo 61.º

O contabilista estabelece anualmente as contas do exercício anterior até 31 de março, que são validadas pelo diretor.

Artigo 62.º

A auditoria anual da Comunidade dos Transportes será realizada por auditores externos independentes, a designar pelo Comité Diretor Regional. O mandato dos auditores externos é renovável todos os anos, salvo especificação em contrário do Comité Diretor Regional.

Artigo 63.º

1.O auditor externo apresenta ao Comité Diretor Regional um relatório, acompanhado dos elementos do ativo e do passivo e das contas certificadas, o mais tardar oito meses após o final do exercício a que se refere. O Comité Diretor Regional pode fornecer ao Comité Orçamental as informações que considerar adequadas.

2.O diretor formula as observações que considerar adequadas sobre o relatório dos auditores externos.

3.Os auditores externos procedem às auditorias consideradas necessárias, em conformidade com o respetivo mandato aprovado. O auditor externo inspeciona, em especial, os registos contabilísticos e os procedimentos da Comunidade dos Transportes, a fim de verificar a exatidão e o caráter exaustivo dos registos. A auditoria externa determina a validade global das demonstrações financeiras.

4.O auditor externo apresenta ao Comité Diretor Regional um relatório de auditoria e contas certificadas, acompanhado de uma declaração de fiabilidade relativa à fiabilidade das contas e à legalidade e regularidade das operações subjacentes, o mais tardar oito meses após o final do exercício a que as contas dizem respeito. Se o Comité Diretor Regional o solicitar, o Comité Orçamental apresentará ao Comité Diretor Regional as observações que considere adequadas sobre os documentos apresentados pelos revisores de contas.

Artigo 64.º

1. O gestor orçamental e o Comité Diretor Regional transmitem sem demora ao OLAF e à Comissão Europeia quaisquer informações obtidas em conformidade com o artigo 27.º.

2. O Comité Diretor Regional e o pessoal da Comunidade dos Transportes cooperam plenamente na proteção dos interesses financeiros da União, nomeadamente com a Procuradoria Europeia e o OLAF, fornecendo-lhes as informações pertinentes e, mediante pedido, toda a assistência necessária para exercer as suas competências respetivas, nomeadamente para realizar investigações nos termos do Regulamento (UE) 2017/1939 do Conselho e do Regulamento (UE, Euratom) 883/2013 do Parlamento Europeu e do Conselho. O gestor orçamental deve também assegurar que terceiros envolvidos na execução do orçamento da Comunidade dos Transportes cooperem plenamente e concedam à Procuradoria Europeia e ao OLAF direitos equivalentes.

3. O OLAF tem poderes para realizar inquéritos administrativos nas instalações da Comunidade dos Transportes, incluindo o direito de acesso para fins de inspeção, em conformidade com o Regulamento (UE, Euratom) 883/2013.

TÍTULO IX

DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS

Artigo 65.º

O Comité Diretor Regional tem poderes para obter todas as informações ou explicações necessárias sobre a execução orçamental.

Artigo 66.º

Após aprovação da Comissão Europeia, o diretor pode adotar, se necessário, orientações com vista à execução das presentes regras.

Artigo 67.º

Até à nomeação dos membros do Comité Orçamental, as funções previstas no artigo 14.º, n.º 2, serão desempenhadas pela Comissão Europeia.

Artigo 68.º

As presentes regras são obrigatórias em todos os seus elementos para as Partes Contratantes no Tratado e para os organismos criados ao abrigo do Tratado.

As regras produzem efeitos a partir da data da sua adoção pelo Comité Diretor Regional.