RESOLUÇÃO (UE) 2020/1878 DO PARLAMENTO EUROPEU

de 14 de maio de 2020

que contém as observações que constituem parte integrante da decisão sobre a quitação pela execução do orçamento do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo (EASO) para o exercício de 2018

O PARLAMENTO EUROPEU,

—	Tendo em conta a decisão sobre a quitação pela execução do orçamento do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo para o exercício de 2018,

—	Tendo em conta o artigo 100% e o anexo V do seu Regimento,

—	Tendo em conta o parecer da Comissão das Liberdades Cívicas, da Justiça e dos Assuntos Internos,

—	Tendo em conta o relatório da Comissão do Controlo Orçamental (A9-0077/2020),

Considerando que, de acordo com o seu mapa das receitas e despesas (1), o orçamento definitivo do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo (o «Gabinete») para o exercício de 2018 foi de 97 665 322 euros, o que representa um aumento de 12,52% face a 2017; que o aumento disse respeito ao reforço das atividades operacionais; considerando que o orçamento do Gabinete provém essencialmente do orçamento da União (2);

Considerando que o Tribunal de Contas (o «Tribunal»), no seu relatório sobre as contas anuais do Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo para o exercício de 2018 (o «relatório do Tribunal»), afirma ter obtido garantias razoáveis de que as contas anuais do Gabinete são fiáveis, bem como provas de auditoria suficientes e apropriadas sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes; considerando, no entanto, que o Tribunal apresentou elementos que fundamentam uma opinião com reservas relativamente às constatações do Tribunal relativas aos exercícios de 2016 e 2017 sobre a legalidade e regularidade dos pagamentos; considerando que, com exceção da incidência dos exercícios de 2016 e 2017, o Tribunal considera que os pagamentos subjacentes às contas anuais relativas ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 2018 são legais e regulares em todos os aspetos materiais;

Seguimento dado ao relatório de quitação de 2017

Toma nota da decisão do Conselho de Administração do Gabinete, de 6 de junho de 2018, de dispensar o diretor-executivo das suas funções com efeito imediato; congratula-se com a designação de um diretor-executivo interino em 6 de junho de 2018 e com a nomeação de uma nova diretora-executiva em 16 de junho de 2019; acolhe com agrado o relatório sobre o seguimento dado pelo Gabinete às observações do Parlamento relativamente ao exercício de 2017, em especial as medidas corretivas tomadas pelo Conselho de Administração, pelo Diretor Executivo interino e pela nova diretora-executiva para melhorar a estrutura de governação e a eficiência do Gabinete, repor a transparência e estabelecer a confiança; apoia e aprecia as medidas delineadas no plano de ação do EASO em matéria de governação para 2019; regista a mensagem positiva e a intenção de uma estreita cooperação futura manifestada pela nova diretora-executiva na audição pública de 4 de setembro de 2019, bem como na audição da Comissão do Controlo Orçamental de 4 de dezembro de 2019;

Resultados da investigação do Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF)

Deplora as conclusões do OLAF no que diz respeito a irregularidades envolvendo o incumprimento de procedimentos de adjudicação de contratos, a apropriação indevida de fundos da União, a má gestão, o abuso de posição em questões relacionadas com os recursos humanos, violações das regras de proteção de dados, o assédio e comportamentos inadequados para com membros do pessoal em 2017; insta novamente o Gabinete a informar a autoridade de quitação sobre o seguimento dado às medidas propostas pelo OLAF; compreende o pedido do Gabinete no sentido de prestar informações mais pormenorizadas num contexto adequado, por motivos associados a questões de confidencialidade e de proteção de dados;

Toma nota da decisão tomada pelo Conselho de Administração do Gabinete, em 6 de junho de 2018, de dispensar o diretor-executivo das suas funções com efeito imediato; salienta, no entanto, que o orçamento para o exercício de 2017 foi executado sob a supervisão da anterior direção do Gabinete; frisa que o presente relatório diz respeito ao processo de quitação relativo ao exercício de 2017; toma nota do compromisso assumido pela nova diretora-executiva no sentido de proceder a reformas significativas que garantam uma governação sólida;

Elementos que justificam um parecer negativo sobre a legalidade e a regularidade dos pagamentos subjacentes às contas para 2017

Constata — à luz dos comentários e observações formulados pela autoridade de quitação relativamente ao elevado grau de dependência do Gabinete da existência de recursos suficientes, nomeadamente da disponibilização de peritos pelos Estados-Membros — que a escassez de peritos foi comunicada aos Estados-Membros e à Comissão a diferentes níveis; observa, além disso, que, para compensar a escassez de pessoal resultante das nomeações e dos destacamentos dos Estados-Membros, o Gabinete aumentou o destacamento de pessoal interino recrutado localmente e que, em 2018, apenas 26% dos destacamentos decorrentes das necessidades operacionais foram cobertos por peritos dos Estados-Membros; salienta que, sem recurso a agentes temporários, o Gabinete não estaria em condições de prestar aos Estados-Membros um apoio decisivo a favor dos seus sistemas de asilo; toma nota da proposta do Gabinete relativa à criação de um contingente de intervenção em matéria de asilo constituído por 500 peritos dos Estados-Membros; solicita aos Estados-Membros e à Comissão que avaliem e respondam com celeridade à referida proposta;

Gestão orçamental e financeira

Lamenta que os orçamentos anuais limitados e a ausência parcial, no orçamento do Gabinete, de fundos de contingência que permitam cobrir o financiamento de necessidades operacionais urgentes e imprevistas deem azo a incertezas orçamentais e prejudiquem o planeamento para situações de emergência; observa que o Gabinete mantém um diálogo constante com a Comissão e as autoridades orçamentais relativamente ao seu planeamento operacional e à sua afetação de recursos; reconhece que o Gabinete recorre em parte às contribuições dos países associados a título de fundos de contingência para cobrir despesas operacionais, nomeadamente para fazer face aos pedidos de apoio imprevistos apresentados por Estados-Membros; insta o Gabinete a continuar a abordar a questão dos condicionalismos orçamentais, em concertação estreita com a Comissão e as autoridades orçamentais;

Salienta que os cortes orçamentais propostos podem prejudicar a capacidade do Gabinete para continuar a cumprir devidamente a sua missão de prestar o apoio necessário aos Estados-Membros, tal como lhe compete por força do seu mandato; recorda que o reforço do mandato e o aumento da carga de trabalho do Gabinete devem ir de par com a atribuição de dotações orçamentais adequadas;

Saúda a estratégia de cooperação renovada do Conselho de Administração conjunto EASO-Frontex; regista, além disso, com agrado que, no âmbito da Rede de Agências, o Gabinete desempenha um papel ativo na racionalização das ações comuns, como o recrutamento de conselheiros confidenciais, a participação em procedimentos conjuntos de adjudicação de contratos-quadro e programas de mobilidade do pessoal; encoraja vivamente o Gabinete a procurar ativamente estabelecer uma cooperação mais ampla e alargada com todas as agências da União; chama a atenção para a recomendação formulada pelo Tribunal no seu Relatório Especial sobre a gestão das migrações no sentido de assegurar a complementaridade e uma melhor coordenação entre o Fundo para o Asilo, a Migração e a Integração e o Gabinete; insta o Gabinete a debruçar-se sobre a possibilidade de partilhar recursos nos casos em que se verifica uma sobreposição de tarefas com outras agências incumbidas de atividades similares;

Desempenho

Destaca que, em 31 de dezembro de 2018, o quadro do pessoal apenas estava preenchido a 68,22%, com 146 agentes temporários nomeados para 214 lugares de agentes temporários autorizados pelo orçamento da União (em comparação com 155 lugares autorizados em 2017); observa, além disso, que 61 agentes contratuais e três peritos nacionais destacados trabalhavam para o Gabinete em 2018; regista com agrado que o plano de recrutamento do Gabinete prevê que o quadro de pessoal conte 500 efetivos até 2020;

Observa a falta de gestores no departamento administrativo, dado que quatro dos cinco lugares de direção estavam vagos ou as pessoas que os ocupavam foram suspensas das suas funções; aceita, no entanto, a resposta dada pelo Gabinete segundo a qual o aviso de abertura de vaga para o cargo de chefe da Unidade de Recursos Humanos e Segurança será publicado no primeiro trimestre de 2020; observa igualmente que, na sequência da reorganização levada a cabo no Gabinete, está em curso o recrutamento do chefe da Unidade de Finanças e Contratos Públicos e que, em 2019, foi preenchido o lugar de chefe da Unidade das TIC; solicita ao Gabinete que, em colaboração com a Comissão e com os Estados-Membros, envide esforços adicionais para preencher as vagas e que mantenha a autoridade de quitação informada sobre as medidas corretivas tomadas para atenuar este risco;

10.

Lamenta assinalar que, de acordo com o relatório do Tribunal, a partir do final de 2017 a situação dos recursos humanos no Gabinete se deteriorou exponencialmente: observa que, até ao final de 2018, o pessoal do Gabinete compreendia 216 efetivos, 89 propostas de trabalho foram enviadas e 60 contratos assinados; observa, no entanto, que no final de 2018 ainda estavam por preencher 78 lugares; manifesta profunda preocupação com o facto de esta situação implicar um sério risco para a continuidade das operações do Gabinete à escala atual; regista o compromisso assumido pelos dirigentes executivos no sentido de cumprir de forma transparente e eficiente o plano de recrutamento do Gabinete;

11.

Observa com preocupação que, em 2018, os cargos superiores eram exclusivamente ocupados por homens (nove membros); que, no entanto, o desequilíbrio de género foi alterado com a nomeação, em 2019, de uma mulher para o cargo de diretor-executivo; regista com satisfação que foi alcançado um bom equilíbrio de género no que respeita aos quadros superiores (16 homens e 15 mulheres);

12.

Regista que, em 26 de novembro de 2019, a diretora-executiva apresentou um novo organograma ao Conselho de Administração; considera que uma reorganização do pessoal deverá contribuir para o reforço do controlo interno, da garantia de qualidade e da gestão de riscos, bem como para o cumprimento das ações estipuladas pelo Tribunal e pelo Serviço de Auditoria Interna da Comissão;

Política relativa ao pessoal

13.

Observa com preocupação que, em 31 de dezembro de 2018, o quadro do pessoal estava apenas preenchido a 68,22%, com 146 agentes temporários nomeados dos 214 lugares de agentes temporários autorizados pelo orçamento da União (155 lugares autorizados em 2017); observa, além disso, que 61 agentes contratuais e três peritos nacionais destacados trabalhavam para o Gabinete em 2018;

14.

Regista com satisfação que, em matéria de condições de alojamento para as equipas de apoio no domínio do asilo e outras forças do Gabinete nos Estados-Membros (nomeadamente no que se refere aos privilégios e imunidades do pessoal do Gabinete, dos peritos dos Estados-Membros e dos peritos contratados), o Gabinete assinou, em julho de 2019, um acordo de acolhimento com Chipre e foi assinado, em janeiro de 2020, um acordo de acolhimento com a Grécia; regista, além disso, que o Gabinete está em vias de celebrar um novo acordo com a Itália, no pleno respeito do Regulamento (UE) n.o 439/2010 do Parlamento Europeu e do Conselho (3) e em conformidade com outros acordos de acolhimento do Gabinete; insta o Gabinete a, em conjunto com a Comissão, continuar a procurar acordos eficazes em matéria de alojamento das equipas de apoio no domínio do asilo, bem como das outras equipas do Gabinete;

15.

Toma nota das respostas dadas pelo Gabinete às observações formuladas pelo Tribunal, bem como dos esforços envidados sob a nova diretora-executiva para dar seguimento às referidas observações, nomeadamente conferindo prioridade à celebração de acordos de acolhimento com a Itália, a Grécia e Chipre relativos ao alojamento das equipas de apoio no domínio do asilo e de outras forças do Gabinete nos Estados-Membros, aumentando a transparência dos procedimentos de recrutamento e reforçando o seu serviço jurídico no decurso de 2019;

16.

Observa que o Tribunal identificou, em todas as agências, uma tendência horizontal para o recurso a pessoal externo em serviços de consultadoria informática; solicita que a dependência do recrutamento externo num domínio tão importante e sensível seja tão reduzida quanto possível, a fim de limitar os riscos potenciais;

17.

Observa que, segundo o relatório do Tribunal, o Gabinete lançou, em 2018, um procedimento aberto de contratação pública com vista ao estabelecimento de contratos-quadro para a prestação de serviços por trabalhadores temporários em Itália; observa que o Gabinete suspendeu o procedimento, uma vez que só recebeu uma única proposta que considerou inaceitável, pois a proposta financeira excedia o orçamento máximo estimado; assinala que o Tribunal constatou que o caderno de encargos continha um erro considerável, no valor de 25 000 000 euros; observa, no entanto, que o Gabinete aceitou estas constatações e que adotou e implementou ações corretivas, nomeadamente: a rescisão do contrato-quadro relativo à prestação de serviços por trabalhadores disponibilizados por agências de trabalho temporário em Itália; o lançamento de um novo procedimento de adjudicação de contratos para a prestação de serviços por trabalhadores disponibilizados por agências de trabalho temporário em Itália; o lançamento de um concurso adicional para peritos dos Estados-Membros e, se possível, o recurso a mecanismos alternativos para o destacamento de peritos, a fim de cobrir o período até à entrada em vigor de um novo contrato-quadro; uma redução temporária significativa do número de trabalhadores temporários do Gabinete destacados em Itália e, juntamente com as autoridades italianas, a manutenção do nível de continuidade operacional das medidas de apoio essenciais; observa também que foi concluído o novo procedimento de contratação pública e que, em dezembro de 2019, foi adjudicado o novo contrato-quadro, o que garante a continuidade operacional ao longo de todo o processo; insta o Gabinete a aplicar de forma rigorosa as regras de adjudicação de contratos públicos da União;

18.

Nota que o Gabinete trabalha com contratos de prestação de serviços celebrados com empresas de TI que foram formulados de tal forma que, em vez de preverem a prestação de serviços ou produtos informáticos claramente definidos, poderiam implicar a cedência de trabalhadores por agências de trabalho temporário; recorda que a disponibilização de pessoal por agências de trabalho temporário para a realização de tarefas específicas durante um período determinado está sujeita ao disposto na Diretiva 2008/104/CE do Parlamento Europeu e do Conselho (4) e às normas específicas adotadas pelos Estados-Membros; observa que a disponibilização de pessoal com base em contratos de prestação de serviços informáticos não está em conformidade com o Estatuto dos Funcionários da União, nem respeita as normas sociais e de emprego da União; regista com satisfação que o Gabinete procedeu à revisão do seu modelo de contrato baseado em prazos e recursos, a fim de incluir, em cada contrato, uma lista das prestações contratuais a realizar no âmbito do contrato; insta o Gabinete a continuar a ser diligente e a garantir que não haja lugar a qualquer confusão entre a contratação pública de serviços informáticos e a contratação de trabalhadores temporários;

Contratos públicos

19.

Verifica, com base na informação prestada pelo Gabinete, que, em 2018, este começou a aplicar a decisão da Comissão relativa à denúncia de irregularidades e que elaborou um guia prático para a gestão e prevenção de conflitos de interesses, com um calendário que prevê a adoção pelo Conselho de Administração até ao terceiro trimestre de 2019, bem como regras para a proteção dos autores de denúncias; regista com agrado que o Gabinete organizou uma série de sessões de formação para o pessoal sobre ética, que colocou a ênfase na prevenção de conflitos de interesses e compreendeu um módulo específico destinado aos administradores; regista com satisfação que as regras pertinentes em matéria de conflitos de interesses foram igualmente transpostas para os instrumentos permanentes e as políticas pertinentes; insta o Gabinete a continuar a prestar especial atenção à prevenção de conflitos de interesses e à correta aplicação das regras e procedimentos em matéria de denúncia de irregularidades;

20.

Observa com preocupação que, embora publique no seu sítio Web as declarações de interesses e os CV dos membros do seu Conselho de Administração, o Gabinete continua a não publicar as declarações de interesses dos quadros superiores;

Prevenção e gestão de conflitos de interesses e transparência

21.

Está ciente de que, no final de 2018, o Gabinete não dispunha de uma estrutura de auditoria interna e que o Serviço de Auditoria Interna não apresentou qualquer relatório de auditoria global desde janeiro de 2018; observa, além disso, que a criação de controlos ex post para efeitos de verificação da legalidade e da regularidade das operações encontrava-se ainda numa fase incipiente; acolhe com agrado a resposta do Gabinete, segundo a qual aprovou e documentou medidas corretivas sobre os sistemas de controlo interno, incluindo a criação de capacidades de auditoria até ao final do quarto trimestre de 2019 e de uma capacidade de controlo interno ex post até ao final do terceiro trimestre de 2019; observa com satisfação que o Gabinete está a desenvolver a sua capacidade de controlo ex post, ao recrutar o primeiro agente de controlo ex post no quarto trimestre de 2019, estando previsto o recrutamento de mais agentes durante o primeiro semestre de 2020; reconhece que o Gabinete está em vias de criar uma estrutura de auditoria interna e se encontra atualmente em conversações com uma outra agência da União que dispõe de uma vasta experiência neste domínio, a fim de identificar o modelo mais adequado para o Gabinete; solicita ao Gabinete que informe a autoridade de quitação sobre as medidas tomadas a este respeito;

Controlos internos

22.

Congratula-se com o facto de, segundo o relatório anual do Tribunal sobre as agências da União relativo ao exercício de 2018, o Gabinete ter tomado medidas concretas e construtivas para melhorar a governação organizacional; assinala que, à data da auditoria do Tribunal, das 61 medidas constantes do plano de ação, 48 estavam encerradas e 13 estavam ainda em curso;

23.

Saúda a adoção, em setembro de 2019, da nova política do Gabinete para os lugares sensíveis, que fornece orientações e critérios que permitem à equipa administrativa executar avaliações de riscos, identificar e documentar as funções sensíveis no Gabinete e ainda avaliar a função sensível e documentar os controlos de atenuação até ao primeiro trimestre de 2020;

24.

Relembra que, no final de 2017, o Gabinete não dispunha de um serviço jurídico interno e que várias sociedades de advocacia foram contratadas sob a tutela do antigo diretor-executivo; observa, no entanto, que, em 2018, o Gabinete elaborou uma lista de todos os contratos celebrados para a prestação de serviços de aconselhamento jurídico e que, em 2019, entrou em funções no Gabinete uma nova assessora jurídica principal; observa ainda que foi assinado o novo contrato-quadro para aconselhamento jurídico em substituição dos contratos anteriores, estando previsto para 2020 o recrutamento de vários assessores jurídicos; observa, no entanto, que, em 2018, não havia ainda sido realizada uma revisão interna sistemática dos documentos jurídicos e que se registaram várias incoerências nos aspetos jurídicos dos procedimentos de contratação pública; solicita ao Gabinete que assegure a existência de um serviço jurídico forte e de uma gestão eficaz dos procedimentos legais; regista com satisfação o objetivo do Gabinete de instituir o quadro de governação e de controlo interno, nomeadamente através do estabelecimento de um setor jurídico e de proteção de dados e de um sector de controlo interno e de gestão dos riscos, a fim de, no futuro, assegurar a revisão sistemática dos documentos jurídicos, nomeadamente no domínio da contratação pública; congratula-se igualmente com a iniciativa do Gabinete de estabelecer uma capacidade de auditoria interna no próprio Gabinete, criando simultaneamente uma capacidade de auditoria conjunta com a Agência da União Europeia para a Gestão Operacional de Sistemas Informáticos de Grande Escala no Espaço de Liberdade, Segurança e Justiça;

25.

Lamenta que continue a faltar uma política relativa aos lugares sensíveis no Gabinete, o que é contrário às normas de controlo interno do Gabinete, que estipulam que as funções sensíveis devem ser claramente definidas, registadas e atualizadas; regista a resposta do Gabinete de que foi finalizada uma política relativa aos lugares sensíveis que deverá ser aprovada até ao final do terceiro trimestre de 2019 e executada até ao quarto trimestre de 2019; exorta o Gabinete a informar a autoridade de quitação da evolução nesta matéria;

26.

Reconhece os progressos realizados na implementação dos sistemas de controlo interno, nomeadamente em matéria de controlo dos contratos públicos e das operações de despesas; apoia a decisão de reduzir e pôr rapidamente termo à externalização do aconselhamento jurídico através da criação de um serviço jurídico interno; subscreve as observações do Tribunal sobre a necessidade de introduzir novas ações corretivas;

27.

Nota — na sequência dos comentários e observações da autoridade de quitação relacionados com o facto de o Gabinete ser uma das poucas agências da União com várias localizações e de ter celebrado contratos de arrendamento em vários locais, sem ter efetuado uma análise de mercado local adequada — que, no que se refere ao Gabinete em Roma, será lançado em breve um novo concurso, precedido da devida análise de mercado, com vista ao aluguer de um escritório e desta forma regularizar a situação atual; observa, além disso, que, no caso do Gabinete em Atenas, o contrato de arrendamento em vigor termina em janeiro de 2020, estando atualmente em preparação um novo processo de adjudicação que inclui uma análise de mercado adequada; nota, ademais, que a unidade de tratamento de Pagani (Lesbos) transferiu os locais de trabalho operacional situados nas zonas críticas para fora dos centros; observa que, no que se refere ao Gabinete de Chipre, foi assinado em meados de 2018 um novo contrato com o proprietário do edifício, na sequência de um concurso destinado a regularizar o acordo inicial, que prevê a possibilidade de expansão em caso de necessidade; congratula-se com as novas instruções permanentes em matéria de contratação pública, adotadas em 15 de fevereiro de 2019, que fornecem orientações sobre aspetos sensíveis do procedimento de adjudicação e gestão de contratos, incluindo disposições pormenorizadas sobre a realização de estudos de mercado; regista os esforços envidados pelo Gabinete para alinhar os seus procedimentos de adjudicação de contratos pela «metodologia a seguir pelos serviços da Comissão para a prospeção e negociação de edifícios» e publicar as comunicações relativas à prospeção de mercado para todos os contratos de construção previstos, a fim de aumentar a transparência e a concorrência;

28.

Nota com apreensão que a falta de responsabilidades e atribuições claras em matéria de gestão das instalações arrendadas e dos trabalhos e serviços conexos pode prejudicar a atenuação eficaz dos riscos relacionados com as instalações; insta o Gabinete a estabelecer uma política eficaz para a gestão das instalações alugadas e dos serviços conexos;

Outras observações

29.

Saúda — à luz das observações formuladas pela autoridade de quitação relacionadas com a nomeação do novo Diretor Executivo interino, que tomou posse em 6 de junho de 2018 —, o facto de, desde esta mudança na administração, ter sido acordada a máxima prioridade à transparência enquanto princípio fundador do plano de ação sobre a governação, sob a liderança da nova diretora-executiva, que está empenhada em continuar a seguir esta abordagem no futuro;

30.

Insta o Gabinete a focalizar-se na divulgação dos resultados da sua investigação junto do público em geral e a dirigir-se ao público através das redes sociais e de outros meios de comunicação social;

31.

Nota, à luz dos comentários e observações da autoridade de quitação, que o Gabinete ampliou o seu espaço de escritórios em Malta, ocupando um bloco adicional do edifício onde está instalado, e que concluiu o contrato de arrendamento em outubro de 2018 – cujos custos estão totalmente cobertos pelo orçamento do Gabinete – tendo em vista a ocupação da totalidade do complexo;

32.

Remete, em relação a outras observações, de natureza horizontal, que acompanham a sua decisão sobre a quitação, para a sua Resolução, de 14 de maio de 2020 (5), sobre o desempenho, a gestão financeira e o controlo das agências.

(1) JO C 306 de 30.8.2018, p. 4.

(2) JO C 306 de 30.8.2018, p. 6.

(3) Regulamento (UE) n.o 439/2010 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 19 de maio de 2010, que cria um Gabinete Europeu de Apoio em matéria de Asilo (JO L 132 de 29.5.2010, p. 11).

(4) Diretiva 2008/104/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 19 de novembro de 2008, relativa ao trabalho temporário (JO L 327 de 5.12.2008, p. 9).

(5) Textos aprovados, P9_TA(2020)0121.