10.12.2014   

PT

Jornal Oficial da União Europeia

C 442/61

RELATÓRIO

sobre as contas anuais do Instituto Comunitário das Variedades Vegetais relativas ao exercício de 2013, acompanhado da resposta do Instituto

(2014/C 442/07)

INTRODUÇÃO

1.

O Instituto Comunitário das Variedades Vegetais (a seguir designado por «Instituto»), sediado em Angers, foi criado pelo Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho (1). É seu objetivo principal registar e examinar os pedidos de concessão da proteção da União da propriedade industrial para as variedades vegetais, bem como encarregar os organismos competentes dos Estados-Membros de realizar os exames técnicos necessários (2).

INFORMAÇÕES EM APOIO DA DECLARAÇÃO DE FIABILIDADe

2.

O método de auditoria adotado pelo Tribunal inclui procedimentos de auditoria analíticos, testes diretos das operações e uma avaliação dos controlos-chave dos sistemas de supervisão e de controlo do Instituto, completados por provas resultantes dos trabalhos de outros auditores (quando pertinentes) e por um exame das tomadas de posição.

DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE

3.

Em conformidade com o disposto no artigo 287.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (TFUE), o Tribunal auditou:

a)

as contas anuais do Instituto, que são constituídas pelas demonstrações financeiras (3) e pelos relatórios de execução orçamental (4) relativos ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 2013;

b)

a legalidade e regularidade das operações subjacentes a essas contas.

Responsabilidade da gestão

4.

A gestão é responsável pela elaboração e adequada apresentação das contas anuais do Instituto e pela legalidade e regularidade das operações subjacentes (5):

a)

a responsabilidade da gestão relativa às contas anuais do Instituto consiste em conceber, executar e manter um sistema de controlo interno relevante para a elaboração e adequada apresentação de demonstrações financeiras isentas de distorções materiais, devidas a fraudes ou erros, selecionar e aplicar políticas contabilísticas adequadas, com base nas regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão (6) e elaborar estimativas contabilísticas razoáveis conforme as circunstâncias. O presidente aprova as contas anuais do Instituto após o seu contabilista as ter elaborado com base em todas as informações disponíveis e redigido uma nota, que acompanha as contas, na qual declara, entre outros aspetos, ter obtido uma garantia razoável de que essas contas dão uma imagem verdadeira e fiel da situação financeira do Instituto em todos os aspetos materialmente relevantes;

b)

a responsabilidade da gestão relativa à legalidade e à regularidade das operações subjacentes e à conformidade com o princípio da boa gestão financeira consiste em conceber, executar e manter um sistema de controlo interno eficaz e eficiente, incluindo uma supervisão e medidas adequadas para prevenir irregularidades e fraudes e, se necessário, processos judiciais para recuperar fundos pagos ou utilizados indevidamente.

Responsabilidade do auditor

5.

Compete ao Tribunal, com base na sua auditoria, fornecer ao Parlamento Europeu e ao Conselho (7) uma declaração sobre a fiabilidade das contas anuais, bem como sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes. O Tribunal efetua a sua auditoria em conformidade com as normas internacionais de auditoria e os códigos deontológicos da IFAC e as Normas Internacionais das Instituições Superiores de Controlo da INTOSAI. Estas normas exigem que o Tribunal planeie e execute a auditoria de modo a obter uma garantia razoável de que as contas anuais do Instituto estão isentas de distorções materiais e de que as operações subjacentes são legais e regulares.

6.

A auditoria implica a execução de procedimentos visando obter provas de auditoria relativas aos montantes e às informações das contas, bem como à legalidade e regularidade das operações subjacentes. A escolha dos procedimentos depende do juízo profissional do auditor, que se baseia numa avaliação dos riscos de as contas conterem distorções materiais e de não conformidade significativa das operações subjacentes com os requisitos do quadro jurídico da União Europeia, devidas a fraudes ou erros. Ao avaliar estes riscos, o auditor examina os controlos internos aplicáveis à elaboração e adequada apresentação das contas, bem como os sistemas de supervisão e de controlo utilizados para garantir a legalidade e regularidade das operações subjacentes e concebe procedimentos de auditoria adequados às circunstâncias. A auditoria implica ainda apreciar se as políticas contabilísticas são adequadas e as estimativas contabilísticas razoáveis, bem como avaliar a apresentação das contas no seu conjunto.

7.

O Tribunal considera que as provas de auditoria obtidas são suficientes e adequadas para constituírem uma base da sua declaração de fiabilidade.

Opinião sobre a fiabilidade das contas

8.

Na opinião do Tribunal, as contas anuais do Instituto refletem fielmente, em todos os aspetos materialmente relevantes, a sua situação financeira em 31 de dezembro de 2013, bem como os resultados das suas operações e fluxos de caixa relativos ao exercício encerrado nessa data, em conformidade com as disposições do seu regulamento financeiro e com as regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão.

Opinião sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas

9.

Na opinião do Tribunal, as operações subjacentes às contas anuais relativas ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 2013 são, em todos os aspetos materialmente relevantes, legais e regulares.

10.

As observações que se seguem não colocam em questão as opiniões do Tribunal.

OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL

11.

Em 2013, a taxa de execução orçamental foi baixa (86 %, 1 2 7 55  144 euros), sendo acompanhada de uma correspondente taxa de anulações elevada. Esta situação explica-se em parte pelo facto de as receitas e as respetivas despesas operacionais (título III) serem altamente dependentes do número de pedidos de registo dos direitos de proteção das variedades vegetais, o que é difícil de prever com exatidão. Contudo, é ainda possível melhorar o planeamento e controlo orçamentais, especialmente no que se refere às despesas administrativas (título II).

SEGUIMENTO DADO ÀS OBSERVAÇÕES DOS EXERCÍCIOS ANTERIORES

12.

O anexo I apresenta uma síntese das medidas corretivas tomadas em resposta às observações do Tribunal relativas ao exercício anterior.

O presente relatório foi adotado pela Câmara IV, presidida por Milan Martin CVIKL, membro do Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 1 de julho de 2014.

Pelo Tribunal de Contas

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Presidente

(1)  JO L 227 de 1.9.1994, p. 1.

(2)  O anexo II indica sucintamente as competências e atividades do Instituto, sendo apresentado a título informativo.

(3)  As demonstrações financeiras são constituídas pelo balanço e conta dos resultados económicos, pela demonstração dos fluxos de caixa, pela demonstração da variação da situação líquida, bem como por uma síntese das políticas contabilísticas significativas e outras notas explicativas.

(4)  Os relatórios de execução orçamental são constituídos pela conta de resultados da execução orçamental e pelo seu anexo.

(5)  Artigos 38.o-42.o do Regulamento Financeiro do Instituto.

(6)  As regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão inspiram-se nas Normas Internacionais de Contabilidade do Setor Público (IPSAS) emitidas pela Federação Internacional de Contabilistas ou, quando pertinente, nas Normas Internacionais de Contabilidade (IAS)/Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS) emitidas pelo Conselho das Normas Internacionais de Contabilidade.

(7)  Artigos 87.o-92.o do Regulamento Financeiro do Instituto.

ANEXO I

Seguimento dado às observações dos exercícios anteriores

Ano

Observações do Tribunal

Fase da medida corretiva

(Concluída/Em curso/Pendente/N/A)

2011

O Instituto não adotou as normas de execução do Estatuto dos Funcionários no que se refere à contratação e utilização de agentes contratuais e à ocupação temporária de lugares de chefia.

Em curso

2012

Em dezembro de 2012, o Instituto realizou uma verificação física dos seus ativos. No entanto, não foi feito qualquer relatório relativo à mesma. Por conseguinte, não é possível verificar a exatidão dos registos contabilísticos correspondentes.

Concluída

2012

Foram detetadas deficiências significativas nos procedimentos de recrutamento que afetam a transparência e a igualdade de tratamento dos candidatos: nem sempre se aplicaram as ponderações e os requisitos mínimos definidos, não foi utilizado um método de avaliação coerente nos vários procedimentos de recrutamento e os avisos de vaga de lugar não referiam a possibilidade de interpor recurso.

Em curso

ANEXO II

Instituto Comunitário das Variedades Vegetais (Angers)

Competências e atividades

Domínios de competência da União segundo o Tratado

(Extrato do artigo 36.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia)

Livre circulação de mercadorias

Todavia, tais proibições ou restrições [proteção da propriedade industrial e comercial] não devem constituir nem um meio de discriminação arbitrária nem qualquer restrição dissimulada ao comércio entre os Estados-Membros.

Competências do Instituto

[Regulamento (CE) n.o 2100/94 do Conselho e plano estratégico 2010-2015]

Objetivos

Aplicação do regime de proteção das variedades vegetais da União Europeia como forma única e exclusiva de proteção pela União Europeia dos direitos de propriedade industrial relativos às variedades vegetais.

Promover a inovação de variedades de plantas através do tratamento de elevada qualidade dos pedidos de variedades vegetais da Comunidade a custos acessíveis, fornecendo orientações políticas e assistência no exercício destes direitos em benefício das partes interessadas.

Atribuições

—

decisões relativas à rejeição ou concessão de uma proteção pela União das variedades vegetais;

—

decisões relativas a objeções;

—

decisões relativas a recursos;

—

decisões relativas à anulação ou à extinção da proteção pela União Europeia das variedades vegetais.

Governação

Presidente

Dirige o Instituto. É nomeado pelo Conselho com base numa lista de candidatos apresentada pela Comissão após parecer do Conselho de Administração.

Conselho de Administração

Supervisiona os trabalhos do Instituto e estabelece regras quanto aos métodos de trabalho. É composto por um representante de cada Estado-Membro e um representante da Comissão e pelos respetivos suplentes.

As decisões no âmbito do procedimento de concessão de uma proteção comunitária são tomadas por Comités compostos por três membros do pessoal do Instituto e pela Câmara de Recurso em caso de recurso.

Controlo da legalidade dos atos do Instituto

A Comissão controla a legalidade dos atos do Presidente em relação aos quais o direito da União Europeia não preveja o controlo de legalidade por outro órgão e dos atos do Conselho de Administração relativos ao orçamento do Instituto.

Auditoria externa

Tribunal de Contas Europeu.

Autoridade de quitação

Conselho de Administração.

Meios colocados à disposição do Instituto em 2013 (2012)

Orçamento definitivo

14,8 (14,3) milhões de euros

Efetivos em 31 de dezembro de 2013

Lugares previstos no quadro do pessoal: 48 (46)

Lugares ocupados: 45 (45)

Total dos efetivos: 45 (45), dos quais desempenhando funções:

—

operacionais: 28,5 (17,5)

—

administrativas: 16,5 (21,5)

Atividades e serviços fornecidos em 2013 (2012)

Pedidos recebidos: 3  297 (2  868)

Direitos de proteção concedidos: 2  706 (2  640)

Direitos de proteção da União Europeia em vigor em 31 de dezembro de 2013: 21  576 (20  362)

Cooperação internacional no domínio da proteção das variedades vegetais

—

contribuição para a aplicação dos direitos de proteção das variedades vegetais

—

contactos e cooperação com as seguintes organizações: Comissão Europeia (DG SANCO, Comités permanentes),UPOV (1), CIOPORA (2), ESA (3), OAP (4), OCDE (5), MAFF (6) (Japão).

(1)  União para a proteção de novas variedades de plantas.

(2)  Comunidade internacional de criadores de plantas ornamentais e frutíferas de reprodução assexuada.

(3)  Associação europeia das sementes.

(4)  Organização africana da propriedade intelectual.

(5)  Organização de Cooperação e de Desenvolvimento Económicos.

(6)  Ministério da Agricultura, Alimentação e Pescas (Japão).

Fonte: anexos fornecidos pelo Instituto.

RESPOSTA DO INSTITUTO

11.

O Instituto toma nota dos comentários do Tribunal relativamente aos níveis de execução orçamental. Para além das flutuações da procura externa, contribuiu também para os baixos níveis de execução em 2013 o processo judicial pendente em matéria de níveis salariais. O Instituto gostaria de destacar o facto de que as anulações no título II corresponderam a apenas 2 % do orçamento total do Instituto, o que reflete uma gestão prudente das despesas.