13.12.2013 |
PT |
Jornal Oficial da União Europeia |
C 365/9 |
RELATÓRIO
sobre as contas anuais do Gabinete do Organismo de Reguladores Europeus das Comunicações Eletrónicas relativas ao exercício de 2012, acompanhado das respostas do Gabinete
2013/C 365/02
INTRODUÇÃO
1. |
O Gabinete do Organismo de Reguladores Europeus das Comunicações Eletrónicas (a seguir designado por «Gabinete»), sedeado em Riga, foi criado pelo Regulamento (CE) no 1211/2009 do Parlamento Europeu e do Conselho (1). É seu objetivo principal prestar serviços de apoio administrativo e profissional ao Organismo de Reguladores Europeus das Comunicações Eletrónicas (ORECE) e, sob a orientação do Conselho de Reguladores, recolher e analisar informações sobre comunicações eletrónicas e divulgar entre as autoridades reguladoras nacionais as melhores práticas regulamentares, tais como abordagens comuns, metodologias ou linhas de orientação sobre a implementação do quadro regulamentar da União Europeia (2). |
INFORMAÇÕES EM APOIO DA DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE
2. |
O método de auditoria adotado pelo Tribunal inclui procedimentos de auditoria analíticos, testes diretos das operações e uma avaliação dos controlos-chave dos sistemas de supervisão e de controlo do Gabinete, completados por provas resultantes dos trabalhos de outros auditores (quando pertinentes) e por um exame das tomadas de posição da gestão. |
DECLARAÇÃO DE FIABILIDADE
3. |
Em conformidade com o disposto no artigo 287.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia (TFUE), o Tribunal auditou:
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Responsabilidade da gestão
4. |
Nos termos dos artigos 33.o e 43.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 (5), a gestão é responsável pela elaboração e adequada apresentação das contas anuais do Gabinete e pela legalidade e regularidade das operações subjacentes:
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Responsabilidade do auditor
5. |
Compete ao Tribunal, com base na sua auditoria, fornecer ao Parlamento Europeu e ao Conselho (7) uma declaração sobre a fiabilidade das contas anuais, bem como sobre a legalidade e regularidade das operações subjacentes. O Tribunal efetua a sua auditoria em conformidade com as normas internacionais de auditoria e os códigos deontológicos da IFAC e as Normas Internacionais das Instituições Superiores de Controlo da INTOSAI. Estas normas exigem que o Tribunal planeie e execute a auditoria de modo a obter uma garantia razoável de que as contas anuais do Gabinete estão isentas de distorções materiais e de que as operações subjacentes são legais e regulares. |
6. |
A auditoria implica a execução de procedimentos visando obter provas de auditoria relativas aos montantes e às informações das contas, bem como à legalidade e regularidade das operações subjacentes. A escolha dos procedimentos depende do juízo profissional do auditor, que se baseia numa avaliação dos riscos de as contas conterem distorções materiais e de não conformidade significativa das operações subjacentes com os requisitos do quadro jurídico da União Europeia, devidas a fraudes ou erros. Ao avaliar estes riscos, o auditor examina os controlos internos aplicáveis à elaboração e adequada apresentação das contas, bem como os sistemas de supervisão e de controlo utilizados para garantir a legalidade e regularidade das operações subjacentes e concebe procedimentos de auditoria adequados às circunstâncias. A auditoria implica ainda apreciar se as políticas contabilísticas são adequadas e se as estimativas contabilísticas são razoáveis, bem como avaliar a apresentação das contas no seu conjunto. |
7. |
O Tribunal considera que as provas de auditoria obtidas são suficientes e adequadas para constituírem uma base da sua declaração de fiabilidade. |
Opinião sobre a fiabilidade das contas
8. |
Na opinião do Tribunal, as contas anuais do Gabinete refletem fielmente, em todos os aspetos materialmente relevantes, a sua situação financeira em 31 de dezembro de 2012, bem como os resultados das suas operações e fluxos de tesouraria relativos ao exercício encerrado nessa data, em conformidade com as disposições do seu regulamento financeiro e com as regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão. |
Opinião sobre a legalidade e a regularidade das operações subjacentes às contas
9. |
Na opinião do Tribunal, as operações subjacentes às contas anuais relativas ao exercício encerrado em 31 de dezembro de 2012 são, em todos os aspetos materialmente relevantes, legais e regulares. |
10. |
As observações que se seguem não colocam em questão as opiniões do Tribunal e devem ser analisadas tendo em conta que 2012 foi o primeiro ano de funcionamento do Gabinete e que a definição de todos os seus procedimentos ainda está em curso. |
OBSERVAÇÕES SOBRE A FIABILIDADE DAS CONTAS
11. |
O contabilista ainda não validou o sistema contabilístico do Gabinete. |
OBSERVAÇÕES SOBRE A LEGALIDADE E REGULARIDADE DAS OPERAÇÕES
12. |
Foram transitadas dotações autorizadas num montante de 61 500 euros (10 % do total das dotações autorizadas transitadas) que não correspondiam a compromissos jurídicos, sendo portanto irregulares. |
OBSERVAÇÕES SOBRE OS CONTROLOS INTERNOS
13. |
O Gabinete ainda não aplicou as normas de controlo interno em matéria de «Objetivos e indicadores de desempenho» (NCI 5), «Processos e procedimentos» (NCI 8), «Gestão de documentos» (NCI 11) e «Informação e comunicação» (NCI 12). |
14. |
Não existem procedimentos relativos ao registo e à alienação de ativos fixos e não foi realizado qualquer inventário físico. |
15. |
Não foram instituídos procedimentos relativos à criação, à aprovação e ao registo das exceções e derrogações às políticas e aos procedimentos. |
OBSERVAÇÕES SOBRE A GESTÃO ORÇAMENTAL
16. |
Foram anulados 45 % das dotações autorizadas transitadas de 2011 (cerca de 101 000 euros). Em 2012, não foram utilizadas e tiveram também de ser anuladas dotações num montante de 545 000 euros, representando 17 % do total das dotações de 2012. O nível de dotações autorizadas transitadas para 2013 foi elevado (611 000 euros ou 19 % do total), o que revela dificuldades no planeamento e/ou execução das atividades do Gabinete. A transição de dotações de 2012 deveu-se maioritariamente a atrasos no recrutamento e à ausência de uma política eficaz que garanta a apresentação e o reembolso, em tempo útil, das despesas de deslocação em serviço apresentadas por peritos. |
17. |
A elaboração, a execução e a documentação dos procedimentos de adjudicação de contratos podem ser consideravelmente melhoradas. A título de exemplo, refira-se que os procedimentos de adjudicação não prestaram suficiente atenção à relação preço/qualidade e que os critérios de adjudicação gerais não tinham sido divididos em subcritérios que permitissem avaliar as propostas de forma clara e comparável. |
OUTRAS OBSERVAÇÕES
18. |
Foram detetadas deficiências significativas nos procedimentos de recrutamento examinados que afetam a transparência: as questões colocadas nos testes escritos e nas entrevistas foram definidas após o exame das candidaturas pelo júri do concurso; não se definiram as classificações mínimas para admissão às provas escritas e entrevistas e para inclusão na lista de candidatos aprovados; a nomeação e as alterações na composição do júri não foram aprovadas pela Entidade Competente para Proceder a Nomeações. |
19. |
Embora a maioria do pessoal do Gabinete execute funções administrativas ou de apoio e não se desloque em serviço, foi atribuído a todos um telemóvel, com um limite mensal de chamadas de aproximadamente 50 euros. Não existem controlos sobre a utilização do telemóvel para uso privado. |
20. |
O Gabinete não dispõe de uma política de tesouraria. No final de 2012, todo o dinheiro (1,6 milhões de euros) estava depositado em apenas um banco (notação BBB (8)). |
SEGUIMENTO DADO ÀS OBSERVAÇÕES DO EXERCÍCIO ANTERIOR
21. |
O anexo I apresenta as medidas corretivas tomadas em resposta às observações do Tribunal relativas ao exercício anterior. |
O presente relatório foi adotado pela Câmara IV, presidida por Louis GALEA, Membro do Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 15 de julho de 2013.
Pelo Tribunal de Contas
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Presidente
(1) JO L 337 de 18.12.2009, p. 1.
(2) O anexo II indica sucintamente as competências e atividades do Gabinete, sendo apresentado a título informativo.
(3) As demonstrações financeiras são constituídas por: balanço e conta dos resultados económicos, mapa dos fluxos de tesouraria, demonstração de variações do ativo líquido, bem como por uma síntese de políticas contabilísticas significativas e outras notas explicativas.
(4) Os mapas sobre a execução do orçamento são constituídos pela conta de resultados da execução orçamental e pelo seu anexo.
(5) JO L 357 de 31.12.2002, p. 72.
(6) As regras contabilísticas adotadas pelo contabilista da Comissão inspiram-se nas Normas Internacionais de Contabilidade do Setor Público (IPSAS) emitidas pela Federação Internacional de Contabilistas ou, quando pertinente, nas Normas Internacionais de Contabilidade (IAS)/Normas Internacionais de Relato Financeiro (IFRS) emitidas pelo Conselho das Normas Internacionais de Contabilidade.
(7) N.o 2 do artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho (JO L 248 de 16.9.2002, p. 1).
(8) De acordo com uma nota do contabilista da Comissão de 27.10.2008, a notação mínima a curto prazo deveria ser A-1.
ANEXO I
Seguimento dado às observações do exercício anterior
Exercício |
Observações do Tribunal |
Fase da medida corretiva (Concluída / Em curso / Pendente / N/A) |
2011 |
O orçamento do Gabinete para 2011, adotado pelo Comité de Gestão, apresentou as dotações apenas por Títulos e Capítulos, não tendo sido subdividido em artigos e números. Esta situação não respeita o princípio da especificação. |
Concluída |
2011 |
O Tribunal identificou 21 casos, representando um montante total de 94 120 euros, em que as dotações transitadas para 2012 não correspondiam aos compromissos jurídicos. Estas transições foram, portanto, irregulares. |
Em curso |
2011 |
O Gabinete ainda não tinha adotado e aplicado todas as normas de controlo interno. Em particular, não foi introduzido o registo central das faturas nem o registo das exceções. |
Concluída (registo das faturas) Em curso (registo das exceções) |
2011 |
O Gabinete necessita de melhorar a transparência dos procedimentos de recrutamento. As questões colocadas nos testes orais e escritos não foram definidas antes do exame das candidaturas pelo júri do concurso, a Entidade Competente para Proceder a Nomeações não tomou qualquer decisão sobre a nomeação do júri e não foi indicado o grau dos membros do júri. |
Em curso |
ANEXO II
Gabinete do Organismo de Reguladores Europeus das Comunicações Eletrónicas (Riga)
Competências e atividades
Domínios de competência da União segundo o Tratado (Artigo 114.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia) |
Aproximação das legislações no domínio das comunicações eletrónicas |
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Competências do Gabinete [Regulamento (CE) n.o 1211/2009 do Parlamento Europeu e do Conselho] |
As competências do Gabinete são definidas no Regulamento (CE) n.o 1211/2009. O Gabinete a que se refere o artigo 6.o presta serviços de apoio administrativo e profissional ao ORECE. Desempenha as suas funções sob a direção do Conselho de Reguladores. |
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Governação |
O Gabinete é composto por:
que partilham, entre si, todas as responsabilidades administrativas e financeiras, incluindo as relativas ao pessoal. Contudo, apenas o Comité de Gestão é responsável pela nomeação do pessoal (n.o 4 do artigo 7.o). O Conselho de Reguladores elabora orientações sobre os serviços e atividades a fornecer pelo Gabinete, mencionados na secção «Atividades e serviços fornecidos em 2012». |
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Meios colocados à disposição do Gabinete em 2012 |
Orçamento definitivo: 3,1 milhões de euros (orçamento retificativo 1/2012) Efetivos em 31 de dezembro de 2012: 22 |
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Atividades e serviços fornecidos em 2012 |
Sob a direção do Conselho de Reguladores, o Gabinete forneceu os seguintes serviços:
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Fonte: Informações fornecidas pelo Gabinete. |
RESPOSTAS DO GABINETE
11. |
O contabilista recentemente nomeado (dezembro de 2012) apresentou sugestões ao gestor orçamental quanto às medidas necessárias, cuja aplicação em pleno se prevê até ao final de julho de 2013, na condição de serem validados os sistemas contabilísticos. |
12. |
No intuito de resolver a situação das dotações autorizadas transitadas irregularmente, o Gabinete BEREC procedeu à elaboração de um Manual Financeiro. Este manual, (atualmente, junho de 2013, em fase de finalização) incluirá, num capítulo específico sobre as autorizações orçamentais: a definição, as condições, o procedimento de acompanhamento e o fluxo de trabalho correspondente na organização que serão implementados para o exercício de transição a realizar no final do ano. |
13. |
Todas as normas de controlo interno estão a ser revistas na sequência da análise restrita do SAI de março de 2013. A partir do final de junho de 2013, o Gabinete BEREC fornecerá uma resposta exaustiva e proporá um calendário realista para as ações futuras. |
14. |
O Manual Financeiro do Gabinete BEREC (atualmente, junho de 2013, em fase de finalização) incluirá, num capítulo específico sobre ativos, os procedimentos relacionados com a gestão do inventário. O Gabinete BEREC realizará um inventário completo na sequência da aquisição do equipamento necessário no terceiro trimestre de 2013. |
15. |
Uma instrução administrativa interna foi adotada em 18 de junho de 2012 a fim de aplicar os princípios da NCI 8. Atualmente, a política em matéria de “orientações complementares”, em consonância com as diretrizes em vigor para a Comissão (o designado “registo de exceções, [SEC(2007)1341]), está a ser finalizada e será adotada pelo Diretor-Geral enquanto instrução administrativa interna a partir de 11 de junho de 2013. |
16. |
Os recursos humanos afetados à gestão do orçamento estão atualmente (em junho de 2013) sob avaliação, bem como a introdução de uma ferramenta de gestão para melhorar a monitorização da execução e do planeamento do orçamento, o que terá um impacto na execução de 2014. Adicionalmente, o Gabinete BEREC tomará as seguintes medidas corretivas para garantir um nível adequado de transições no futuro: revisão da política de reembolso dos peritos que participam nas reuniões, o que terá o maior impacto nos montantes transitados neste momento, a fim de garantir que a receção de documentos comprovativos seja feita num prazo mais rigoroso e respeitado. |
17. |
Por forma a implementar corretamente o atual procedimento de adjudicação de contratos por todos os membros da equipa em causa, serão organizadas formações adequadas na matéria a partir de setembro de 2013. Estão a ser tomadas medidas concretas para documentar os procedimentos num capítulo específico do Manual Financeiro (atualmente, junho de 2013, em fase de finalização). |
18. |
A partir de 2013, com os efetivos adequados na Unidade Administração e Finanças, a coerência dos procedimentos de recrutamento é assegurada pela equipa RH no Gabinete através de políticas e diretrizes. Uma nova diretriz em matéria de recrutamento, que inclui as etapas e responsabilidades, foi desenvolvida em maio de 2013 e aplicada nos procedimentos de recrutamento de 2013. As declarações de conflito de interesses estão a ser revistas e, a partir de 2013, as questões colocadas nos testes escritos e nas entrevistas, bem como as classificações mínimas para admissão, são definidas antes do exame das candidaturas. |
19. |
Uma política exaustiva foi preparada e será adotada em junho de 2013. A política regulará: princípios de utilização profissional exclusiva; princípios de monitorização da utilização dos telemóveis e prevenção do abuso; medidas de segurança. A política regulará igualmente que a atribuição de telemóveis será decidida caso a caso pelo superior hierárquico responsável. |
20. |
O contabilista recentemente nomeado tomou medidas no sentido de assegurar que outro contrato com um prestador de serviços bancários com notação mais elevada esteja em vigor até ao final de agosto de 2013. |
21. |
Sem comentários. |