Relatório

sobre as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Formação relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000, acompanhado das respostas da Fundação

(2001/C 372/06)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho Directivo da Fundação Europeia para a Formação, em conformidade com o n.o 4 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho(1).

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras da Fundação Europeia para a Formação relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000. De acordo com o n.o 1 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no artigo 12.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 2000 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DA FUNDAÇÃO EUROPEIA PARA A FORMAÇÃO (TURIM) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 2000

Execução do orçamento e contas orçamentais

5. No quadro 1(3) é apresentada a execução do orçamento do exercício de 2000.

6. A Fundação autorizou as dotações previstas para 2000 praticamente na totalidade (16,2 milhões de euros), dos quais, 13,4 milhões de euros (83 %) foram pagos durante o exercício e 2,7 milhões de euros (16 %) foram transitados para o exercício seguinte, ou seja praticamente o mesmo montante que no exercício anterior.

7. Os 2,7 milhões de euros transitados para o exercício seguinte dizem respeito à rubrica "Acções prioritárias" (1,4 milhões de euros) do título III (despesas operacionais). Esta transição significativa deve-se principalmente à tomada de decisão tardia do Conselho Directivo relativamente ao programa de trabalho anual. A Fundação deverá tomar as medidas necessárias para adoptar o seu programa anual em tempo oportuno, para que a execução do seu orçamento respeite o princípio da anualidade.

8. As dotações transitadas automaticamente de 1999 elevaram-se a 2,9 milhões de euros, dos quais apenas 0,2 milhões de euros não foram utilizados em 2000 e, por conseguinte, foram anulados. As transições não automáticas (título III) elevaram-se a 0,2 milhões de euros e dizem respeito à cooperação com outras agências no âmbito do projecto SI2.

Demonstrações financeiras e contabilidade

9. Nos quadros 2 e 3 são apresentados a conta de gestão relativa ao exercício de 2000 e o balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000.

10. A Fundação utiliza sistemas contabilísticos distintos para a contabilidade orçamental e a contabilidade geral. Além disso, os documentos (ordens de autorização e de pagamento) relativos às operações não incluem referências cruzadas e, no caso de algumas operações (receitas), não foi indicado qualquer formulário específico. Esta circunstância aumenta a carga de trabalho administrativo e torna mais difícil seguir a pista de auditoria.

11. Durante os primeiros sete meses do ano, as contas eram inscritas no razão e simultaneamente era utilizado o novo sistema designado por SI2x. Em Setembro, a Fundação desistiu de integrar o SI2 e SI2x por falta de recursos humanos. A Fundação continuou a utilizar o seu antigo sistema e deverá, o mais rapidamente possível, encontrar uma solução para integrar as suas contabilidades orçamental e geral.

Controlo interno

12. A Comissão deverá reforçar o seu sistema de controlo interno para que o visto prévio do auditor financeiro seja concedido em tempo oportuno e para limitar os poderes concedidos ao tesoureiro, a fim de respeitar melhor o princípio da separação de funções.

Gestão dos recursos humanos

Política de pessoal

13. A Fundação foi instituída pelo Regulamento (CEE) n.o 1360/90, com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) n.o 1572/98, de 17 de Julho de 1998(4). O seu pessoal está sujeito à regulamentação aplicável aos funcionários e outros agentes das Comunidades Europeias. A Fundação, em concertação com a Comissão, adopta as modalidades de aplicação necessárias. O director é responsável por todas as questões relacionadas com o pessoal.

14. A política de pessoal da Fundação não foi ainda definida formalmente num único documento. Existem várias decisões sobre determinados aspectos específicos da gestão do pessoal. Até 1999, as questões relativas ao pessoal eram geridas em colaboração com os serviços da Comissão. A partir de 2000, o serviço de pessoal da Fundação é o único responsável pela gestão do pessoal.

Recrutamento e promoção

15. O exame de 31 processos de pessoal, permite verificar a existência de problemas relacionados com a publicação de avisos de vagas de lugar, com a avaliação e os processos finais de recrutamento. No futuro, a Fundação deverá esforçar-se para que os seus métodos de recrutamento sejam mais correctos e mais transparentes.

Evolução dos efectivos e da actividade da Fundação

16. O quadro dos efectivos da Fundação inclui apenas agentes temporários (AT). O número de lugares a ocupar é autorizado anualmente pela autoridade orçamental conjuntamente com o orçamento. Além disso, o orçamento pode disponibilizar dotações para recrutamento de agentes auxiliares (AA) e de agentes locais (AL).

17. O quadro 4 apresenta a evolução do pessoal da Fundação, bem como a sua repartição. Em média, os lugares previstos pelo quadro dos efectivos foram preenchidos até 90 %. O défice de pessoal foi compensado pelo recrutamento de agentes auxiliares e, sobretudo, de agentes locais.

18. Desde a sua criação, a Fundação contratou 243 agentes e 115 cessaram funções. Os agentes foram recrutados como AT (65 %) e como AA ou AL (35 %). No final de 2000, 90 % dos agentes tinham o estatuto de AT. Em média, desde 1995, as despesas de recrutamento elevaram-se a 2600 euros por agente contratado.

19. Devido a alterações do programa de trabalho da Fundação, o Conselho Directivo, na sua reunião de 14 de Abril de 2000, declarou que a Fundação e a Comissão deveriam tomar decisões sobre a utilização dos recursos a médio prazo (2000-2004), devendo uma parte do pessoal ser reafectada e uma outra licenciada. Como consequência, está previsto que os agentes temporários deverão ser reduzidos de 115 no final de 2000 para 99 no final de 2003.

20. O quadro 5, que analisa a evolução dos recrutamentos de acordo com a sua modalidade, revela que 71 % dos recrutamentos foram efectuados através de um processo do tipo do concurso externo nos termos do estatuto, mas que os processos nem sempre foram aplicados com o rigor necessário (ver ponto 15).

21. A cessação de funções dos agentes provoca um índice de rotação do pessoal (AT, AA e AL) de 14 % em média anual. Esta percentagem deve-se, por um lado, ao termo dos contratos e, por outro, à sua rescisão solicitada essencialmente pelos agentes em causa.

22. Para efeitos da auditoria, os agentes foram agrupados em duas categorias:

- os agentes responsáveis pelas actividades de apoio (agentes de apoio), ou seja as actividades que garantem o funcionamento da Fundação (por exemplo, serviços como a administração, contabilidade, secretariado, etc.),

- os outros agentes, designados por operacionais, que contribuem directamente para a realização dos objectivos da Fundação.

23. Em média, 70 % dos agentes da categoria A devem ser considerados operacionais. Tendo em conta todas as categorias, 60 % dos agentes da Fundação poderão ser considerados operacionais.

24. O quadro 6 descreve a evolução dos custos com o pessoal, bem como as despesas de funcionamento. A evolução das despesas salariais no período 1997-2000 revela um aumento, em média, de 9,7 % por agente, enquanto que os efectivos diminuíram 2,7 %. O contraste entre as taxas de crescimento pode atribuir-se, em parte ao aumento automático dos salários provocado por aumentos inevitáveis dos vencimentos, como o ajustamento ao custo de vida, os aumentos em função da antiguidade, etc.

25. Para determinar a relação entre a actividade da Fundação e a evolução do seu pessoal e dos respectivos custos, esta última foi comparada à evolução do montante das dotações operacionais (título III) efectivamente despendidas (dotações do exercício e dotações transitadas) durante um exercício.

26. Esta comparação sugere que a produtividade da Fundação aumentou desde 1997. Esta constatação é confirmada pelo facto de as despesas relativas ao título III, que inclui as despesas ligadas à realização dos objectivos da Fundação, terem crescido mais rapidamente que as despesas relativas aos títulos I e II, pessoal e funcionamento.

Conclusão

27. Embora desde a sua criação a Fundação não tenha podido contratar os efectivos previstos no quadro dos efectivos do seu orçamento, foi possível compensar este défice através do recrutamento de AA e de AL e recorrendo a agentes contratados através de empresas de trabalho temporário.

28. No recrutamento dos seus agentes temporários, na maioria dos casos, a Fundação utiliza um modelo de recrutamento externo comparável ao utilizado pelas instituições. No entanto, este deverá ser aplicado de forma mais rigorosa (ver ponto 15).

29. Em termos de produtividade global do seu pessoal, a situação da Fundação é bastante satisfatória. É talvez preferível que, no que se refere aos lugares de actividades de apoio e de actividades operacionais que implicam qualificações de tipo administrativo, a Fundação se associe às instituições e aos outros organismos descentralizados, para que os seus recrutamentos sejam efectuados a partir de uma base o mais alargada possível. Além disso, a Fundação deverá esforçar-se por melhorar o seu sistema de informação e de gestão na área dos recursos humanos.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 10 de Outubro de 2001.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 131 de 23.5.1990, p. 4.

(2) Em conformidade com o n.o 3 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 1360/90 do Conselho, as contas pormenorizadas de todas as receitas e despesas da Fundação relativas ao exercício de 2000 foram elaboradas em 9 de Abril de 2001, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho Directivo da Fundação, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 17 de Abril de 2001. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) Os valores dos dados utilizados na elaboração dos quadros do presente relatório são o mais exactos possível. Os números foram arredondados, o que aparentemente pode sugerir a existência de erros de cálculo. Um traço indica um valor inexistente ou nulo e 0,0 indica um valor inferior ao limiar de arredondamento.

(4) JO L 206 du 23.7.1998, p.1.

QUADROS 1-6

Quadro 1

Execução orçamental

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 2000 e 1999

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pela Fundação.

Quadro 3

Balanço financeiro a 31 de Dezembro de 2000 e a 31 de Dezembro de 1999

Fonte:Quadro elaborado pelo Tribunal de Contas a partir dos dados fornecidos pela Fundação.

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 4

Evolução do pessoal

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

AT: Agentes temporários.

AA: Agentes auxiliares.

AL: Agentes locais.

Quadro 5

Análise da variação dos efectivos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 6

Evolução do pessoal e dos respectivos custos

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas da fundação

Execução do orçamento e contas orçamentais

7. O Conselho Directivo da Fundação Europeia para Formação só pôde aprovar o programa de trabalho e o orçamento da Fundação para 2000 em 15 de Fevereiro de 2000, facto que atrasou a conclusão de muitos contratos. No sentido de obter ganhos de produtividade, e em conformidade com as recomendações do Tribunal de Contas, o Conselho Directivo, em Novembro de 2000, realizou uma terceira reunião excepcional para aprovar o programa de trabalho e o orçamento para 2001 antes do início do exercício financeiro. Esta prática teve um efeito benéfico na execução do orçamento em 2001 e será seguida no futuro.

8. As verbas não automaticamente transitadas do exercício de 2000 referidas no ponto 8 das observações do Tribunal de Contas não são verbas inscritas no título III, mas sim no título IV "Despesas consignadas" e tiveram a sua origem na transferência da presidência para a EFIL (Fundação Europeia para a Melhoria das Condições de Vida e de Trabalho) (Dublim) e na administração financeira e técnica do Serviço Comum de Apoio (SCA) (Common Support Service, CSS) do SI2.

Demonstrações financeiras e contabilidade

10-11. Devido à falta de efectivos, a Fundação decidiu desistir do desenvolvimento do sistema de registo geral vendo-se obrigada, por conseguinte, a continuar a utilizar o "velho" sistema CUBIC até encontrar um substituto viável.

A Fundação tem agora uma plano para substituir o sistema CUBIC por um sistema disponível no mercado, designado BOB, que tem a possibilidade de integrar totalmente a contabilidade orçamental e geral através de uma ponte informática com o sistema SI2 e proporciona um "link" com o software bancário. Este sistema foi já implementado com êxito por dois outros membros do CSS.

Controlos internos

12. Em conformidade com o seu plano de aumentar os efectivos, a Fundação tenciona recrutar um auditor financeiro durante o exercício financeiro de 2002. No sentido de garantir a independência de funções, o auditor financeiro interno estará separado da unidade financeira e jurídica e será responsável unicamente perante o director. Esta medida permitirá à Fundação cumprir as recomendações do Tribunal de reforçar o seu sistema de controlo interno e de limitar os poderes do contabilista.

Gestão dos recursos humanos

14. Desde a sua criação, em 1994, que a Fundação tem gerido o seu próprio pessoal, após o apoio e a supervisão prestados pela Comissão Europeia na primeira ronda de recrutamento que teve lugar em Bruxelas. Desde essa altura, foi estabelecida, em consulta com os serviços da Comissão pertinentes e o Comité de Pessoal da Fundação, uma gama completa de decisões e regulamentos abrangendo todos os domínios da gestão das categorias de pessoal que a Fundação recruta. Esses documentos são regularmente actualizados, aplicados correctamente e publicados na rede interna da Fundação à atenção de todo o pessoal, pelo que a necessidade de os "formalizar num documento único" nunca se fez sentir.

15. A Fundação respeita integralmente os procedimentos de recrutamento previstos no regime aplicável aos outros agentes das Comunidades Europeias, bem como as normas próprias da Fundação. A Fundação continuará certamente a introduzir melhorias sempre que possível e necessário. Nesta perspectiva, em 2001 o leque das funções do pessoal da Fundação foi reforçado com a designação de um agente responsável especificamente pela gestão administrativa dos procedimentos de recrutamento. Uma comparação com os procedimentos de recrutamento de funcionários das instituições como a Comissão é questionável para uma agência que não tem funcionários permanentes (ponto 28).

Conclusão

29. No passado, a inexistência de um sistema informático integrado de gestão dos recursos humanos aumentou a margem de erro na implementação dos procedimentos de gestão do pessoal. Por conseguinte, a Fundação decidiu adoptar a base de dados pessoais SIC, o programa informático padrão que a Comissão adoptou para a gestão de dados pessoais, bem como de missões e férias. A adopção deste sistema implicará igualmente o abandono do actual sistema com base em papel a favor de um sistema electrónico de gestão de missões ("SIC Missões" estará operacional até finais de 2001) e de férias, incluindo baixas por doença ("SIC Congés" estará operacional em princípios de 2002), e trará uma maior eficácia à gestão do pessoal.