REGULAMENTO INTERNO DO COMITÉ DIRETOR REGIONAL DA COMUNIDADE DOS TRANSPORTES

I. DISPOSIÇÕES GERAIS

O presente regulamento interno estabelece os procedimentos internos de funcionamento do Comité Diretor Regional («Comité Diretor») como instituição no âmbito do Tratado que institui uma Comunidade dos Transportes («Tratado») entre a União Europeia e as partes do Sudeste Europeu (República da Albânia, Bósnia-Herzegovina, antiga República jugoslava da Macedónia, Kosovo (*1), Montenegro e República da Sérvia).

Em caso de contradição entre o presente regulamento interno e o Tratado, prevalecem as disposições do Tratado.

II. MEMBROS, OBSERVADORES E OUTROS PARTICIPANTES

Os membros do Comité Diretor devem, em princípio, ser funcionários superiores nos respetivos ministérios responsáveis pelos transportes.

O ato de nomeação de um membro deve fornecer provas de que o membro é mandatado para exprimir a posição da respetiva parte contratante de forma vinculativa para essa parte.

Sem prejuízo da posição dos observadores, em conformidade com o artigo 24.o, n.o 2, segundo período, do Tratado, a Presidência e a Vice-Presidência, tal como referido no ponto 2 da secção III, podem, se necessário, decidir convidar representantes de outros Estados, organizações internacionais ou outros organismos, incluindo representantes da sociedade civil, a participar, a título pontual, em reuniões específicas do Comité Diretor ou numa ou mais partes das mesmas.

Nos casos em que a Presidência e a Vice-Presidência decidirem convidar representantes de outros Estados, organizações internacionais ou outros organismos, a Presidência informará as partes contratantes e o Secretariado Permanente da Comunidade dos Transportes («Secretariado»), pelo menos, três semanas antes da reunião. As partes contratantes e o Secretariado podem apresentar as suas observações à Presidência no prazo de cinco dias úteis a contar da receção dessa informação.

III. PRESIDÊNCIA

Cada parte do Sudeste Europeu exercerá a Presidência do Comité Diretor por um ano civil, sendo respeitada a ordem alfabética, tal como previsto na alínea b) do artigo 2.o, n.o 1 do Tratado. A primeira parte do Sudeste Europeu a exercer a Presidência é a República da Albânia.

A Presidência preside às reuniões do Comité Diretor. É assistida por um representante da União Europeia, que exercerá a Vice-Presidência.

Caso a Presidência não esteja em condições de desempenhar as suas funções numa determinada reunião, essa reunião será presidida pelo representante da União Europeia a exercer a Vice-Presidência.

IV. PREPARAÇÃO DAS REUNIÕES

As reuniões do Comité Diretor realizam-se na sede do Secretariado. Não obstante, a Presidência pode decidir realizar a reunião do Comité Diretor noutro local após consultas com a Vice-Presidência e o Secretariado e tendo em conta os aspetos financeiros, administrativos e organizacionais pertinentes. Exceto em casos devidamente justificados, essa decisão deve ser tomada pelo menos dois meses antes da reunião a que diga respeito.

As contribuições do Secretariado para as despesas relacionadas com a organização das reuniões fora da sede do Secretariado deve ser sujeita às regras orçamentais internas.

As datas das reuniões são decididas de comum acordo pela Presidência, a Vice-Presidência e o Secretariado. Em princípio, as datas devem ser decididas, pelo menos, dois meses antes da reunião a que diga respeito.

O projeto de ordem de trabalhos é decidido pela Presidência e a Vice-Presidência. O projeto de ordem de trabalhos e todos os documentos conexos serão distribuídos aos membros e aos observadores, com uma antecedência mínima de seis semanas antes da reunião a que digam respeito. Os membros podem apresentar observações e propor novos pontos a acrescentar. O material de interesse para outros Estados, organizações internacionais ou outros organismos convidados em conformidade com o n.o 3 da secção II ser-lhes-á também distribuído.

O Secretariado é responsável pela preparação das reuniões. Informa a Presidência e a Vice-Presidência periodicamente, e a pedido, sobre o processo de preparação e dá seguimento aos seus pedidos e orientações a este respeito.

V. REUNIÕES DO COMITÉ DIRETOR — REGRAS PROCESSUAIS

As reuniões do Comité Diretor não são públicas, salvo decisão em contrário do Comité Diretor.

Qualquer membro do Comité Diretor, observador ou outro participante da reunião pode fazer-se acompanhar e assistir por funcionários. Os nomes e funções desses funcionários são previamente comunicados ao Secretariado. Em princípio, esses funcionários não devem ser mais do que três por membro, e não mais de dois por observador na reunião. No entanto, a Presidência pode tomar outras disposições sobre o número máximo de representantes por delegação.

O Comité Diretor só deve considerar reunido o quórum exigido se quatro partes da Europa do Sudeste e a União Europeia estiverem representadas.

Em conformidade com o artigo 24.o, n.o 3, do Tratado, o Comité Diretor delibera por unanimidade. A abstenção por um membro não impede que o Comité Diretor tome medidas desde que exista quórum, tal como exigido pelo n.o 3 da presente secção.

A ordem de trabalhos da reunião é aprovada no seu início. Em caso de urgência, novos elementos podem ser incluídos no decurso da reunião, mediante acordo da Presidência e da Vice-Presidência.

Os observadores podem participar nos debates, assim como fazer declarações, desde que a convite da Presidência ou mediante autorização.

Os representantes de outros Estados, organizações internacionais ou outros organismos, convidados em conformidade com o disposto no n.o 3 da secção II, podem participar nos debates mediante autorização ou a convite da Presidência, mas não podem participar no Comité Diretor para tomar qualquer tipo de decisão.

As conclusões de cada reunião são redigidas com a assistência do Secretariado.

As conclusões registam todas as medidas adotadas na reunião assim como as posições dos membros e qualquer declaração emitida pelos observadores com respeito a medidas propostas pelo Comité Diretor.

10.

As conclusões devem ser assinadas pela Presidência e distribuídas aos membros e aos observadores. No caso de não ser possível preparar o projeto de conclusões até ao final da reunião, a Presidência deve velar por que seja preparado e distribuído no prazo de sete dias civis a contar da data da reunião. Qualquer membro pode solicitar correções no prazo de sete dias civis após a receção do projeto de conclusões. A Presidência deve diligenciar para que a versão final seja distribuída no prazo de sete dias depois de transcorrido o prazo para a apresentação de observações.

11.

As conclusões das reuniões não podem de forma alguma restringir o escopo ou os efeitos de atos jurídicos ou do Tratado. Não são aceites declarações ou formuladas conclusões que colidam com disposições jurídicas vinculativas. As conclusões das reuniões não fazem parte de atos jurídicos, nem devem ter qualquer efeito normativo.

VI. FORMAS DE ATUAÇÃO E PROCEDIMENTOS A SEGUIR PELO COMITÉ DIRETOR

Disposições gerais

O Comité Diretor age pela adoção de recomendações e decisões (conjuntamente referidas como «medidas»), consoante o caso.

A aprovação das regras destinadas a assegurar o bom funcionamento do Comité Diretor deve ser considerada como a adoção de uma decisão.

Uma vez adotada ou alterada, a medida deve ser prontamente assinada pela Presidência e, em seguida, distribuída pelo Secretariado a todas as Partes Contratantes.

As medidas entram em vigor na data da sua adoção, salvo disposição em contrário.

Salvo disposição em contrário constante do presente regulamento interno, a adoção ou a alteração de medidas deve obedecer ao mesmo procedimento.

Qualquer pedido de adoção ou alteração de uma medida proveniente de um membro ou do Secretariado deve ser apresentado por escrito, pelo menos, 30 dias civis antes da reunião do Comité Diretor na qual será debatido.

O pedido deve ser enviado à Presidência com cópia para todos os membros e para o Secretariado. Deve ser acompanhado das notas explicativas pertinentes.

Em casos devidamente justificados, podem ser adotadas ou alteradas medidas sem ser necessário respeitar as formalidades ou os procedimentos enunciados nos n.os 4 a 6 da presente secção.

Adoção de medidas por correspondência

O Comité Diretor pode adotar ou alterar medidas por correspondência, nos intervalos entre as suas reuniões.Mediante pedido de um membro ou do Secretariado para que seja adotada uma medida por correspondência, ou por sua própria iniciativa, a Presidência decidirá, mediante consulta e em acordo com a Vice-Presidência, se o assunto justifica que seja seguido um procedimento por correspondência.

Sempre que a Presidência decidir que se deve seguir um procedimento por correspondência, incumbirá o Secretariado de enviar o pedido para os membros, juntamente com quaisquer informações que a Presidência, mediante consulta e em acordo com a Vice-Presidência, considere necessário. A Presidência, mediante consulta e em acordo com a Vice-Presidência, deve igualmente especificar se, e em caso afirmativo, em que condições, os membros podem fazer alterações a esse pedido.

10.

Mediante consulta e em acordo com a Vice-Presidência, a Presidência, determinará a data e a hora do prazo de receção das respostass, que não deve, em caso algum, ser inferior a 10 dias civis a contar da data da transmissão da informação a que se refere o n.o 9 da presente secção. Em circunstâncias excecionais, mediante pedido ou por iniciativa própria, a Presidência pode, de consulta e em acordo com a Vice-Presidência, prorrogar o prazo para a receção das respostas. Qualquer membro que não tenha respondido por escrito (incluindo por correio eletrónico) dentro do prazo será considerado em abstenção.

11.

O Comité Diretor deliberará por unanimidade. Considera-se alcançada a unanimidade sempre que, pelo menos, quatro partes da Europa do Sudeste e a União Europeia respondam a favor da medida em causa e nenhuma parte se lhe oponha.

VII. DIVULGAÇÃO DE INFORMAÇÕES

Salvo disposição em contrário, a versão definitiva dos documentos das reuniões (ordem de trabalhos, conclusões, etc.) deve ser tornada pública no sítio Web do Secretariado.

O direito de acesso aos documentos na posse do Comité Diretor é estabelecido em conformidade com o artigo 38.o, n.os 2 e 3, do Tratado.

VIII. DISPOSIÇÕES FINAIS

Os observadores e os representantes de outros Estados, organizações internacionais ou outros organismos, convidados em conformidade com o disposto no n.o 3 da secção II, cumprem todos os requisitos de confidencialidade aplicáveis aos membros do Comité Diretor. Tais requisitos devem ser indicados nas conclusões da reunião em causa.

Antes de participar nos debates em causa, os representantes de outros Estados, organizações internacionais ou outros organismos, convidados em conformidade com o disposto no n.o 3 da secção II, devem ser convidados a assinar uma declaração de confidencialidade. Essa declaração de confidencialidade deve conter um compromisso no sentido de respeitarem as regras de confidencialidade a que se refere o n.o 1 da presente secção. Devem ser excluídos dos debates caso se recusem a assinar essa declaração.

Todos os atos do Comité Diretor devem ser assinados pela Presidência.

Todas as alterações ao regulamento interno devem ser aprovadas por uma decisão do Comité Diretor.

Se a aplicação do presente regulamento interno a uma situação específica suscitar uma dificuldade de interpretação, a Presidência, mediante consulta e em acordo com a Vice-Presidência, aconselhará quanto à forma de resolver a situação.

Após um ano a contar da entrada em vigor do presente regulamento interno, com base na experiência adquirida com a sua aplicação, o Secretariado pode propor alterações que considere úteis ou necessárias. Se um membro do Comité Diretor entender propor uma alteração nesse sentido, deve primeiro consultar o Secretariado.

O presente regulamento interno entra em vigor na data da sua adoção pelo Comité Diretor.

(*1) Esta designação não prejudica as posições relativas ao estatuto, e está conforme com a Resolução 1244 (1999) do Conselho de Segurança das Nações Unidas e com o parecer do TIJ sobre a declaração de independência do Kosovo.