RESOLUÇÃO DO PARLAMENTO EUROPEU

de 10 de maio de 2012

que contém as observações que constituem parte integrante da decisão sobre a quitação pela execução do orçamento da Agência Europeia dos Produtos Químicos para o exercício de 2010

O PARLAMENTO EUROPEU,

—	Tendo em conta as contas anuais definitivas da Agência Europeia dos Produtos Químicos relativas ao exercício de 2010,

—	Tendo em conta o relatório do Tribunal de Contas sobre as contas anuais da Agência Europeia dos Produtos Químicos relativas ao exercício de 2010, acompanhado das respostas da Agência (1),

—	Tendo em conta a recomendação do Conselho de 21 de fevereiro de 2012 (06083/2012 – C7-0051/2012),

—	Tendo em conta o artigo 319.o do Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

—	Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, de 25 de junho de 2002, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (2), nomeadamente o seu artigo 185.o,

—	Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 1907/2006 do Parlamento Europeu e do Conselho (3), que cria a Agência Europeia dos Produtos Químicos, nomeadamente o seu artigo 97.o,

—

Tendo em conta o Regulamento (CE, Euratom) n.o 2343/2002 da Comissão, de 19 de novembro de 2002, que institui o Regulamento Financeiro Quadro dos organismos referidos no artigo 185.o do Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho, que institui o Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias (4), nomeadamente o seu artigo 94.o,

—	Tendo em conta o artigo 77.o e o anexo VI do seu Regimento,

—	Tendo em conta o relatório da Comissão do Controlo Orçamental e o parecer da Comissão do Ambiente, da Saúde Pública e da Segurança Alimentar (A7-0126/2012),

A.	Considerando que o Tribunal de Contas afirmou ter obtido uma garantia suficiente de que as contas anuais da Agência Europeia dos Produtos Químicos («a Agência») relativas ao exercício de 2010 são fiáveis e de que as operações subjacentes são legais e regulares;

Considerando que, em 10 de maio de 2011, o Parlamento concedeu quitação ao Diretor Executivo da Agência pela execução do orçamento da mesma relativo ao exercício de 2009 (5), e que, na resolução que acompanha a decisão de quitação, o Parlamento, inter alia:

—	solicitou à Agência que informasse a autoridade de quitação sobre as medidas tomadas para melhorar o seu sistema de controlo, reforçando os seus circuitos financeiros, fluxos de trabalho, planos de ação e avaliações de risco,

—

encorajou a Agência a assegurar, de forma eficaz, que:

—	sejam criados todos os elementos necessários às decisões de financiamento,

—	a informação necessária a cada nível dentro da organização seja devidamente definida e tratada,

—	o Programa de Trabalho Anual (PTA) indique todos os recursos disponibilizados através do orçamento,

—	a documentação dos procedimentos financeiros e listas de verificação seja concluída e atualizada,

—	convidou a Agência a prosseguir os seus esforços a nível da planificação e do controlo da adjudicação de contratos e da execução orçamental, de forma a reduzir a percentagem de dotações transitadas;

C.	Considerando que o orçamento global da Agência para o exercício de 2010 foi de 75 500 000 EUR, em comparação com 70 400 000 EUR em 2009, o que representa um aumento de 7,24 %;

D.	Considerando que a Agência recebeu uma contribuição temporária de 36 000 000 EUR da União e da EFTA;

Gestão orçamental e financeira

Assinala que o Tribunal de Contas indicou que o orçamento da Agência para 2010 atingiu 75 000 000 EUR, ao passo que a Agência indicou um orçamento de 75 500 000 EUR para o exercício de 2010;

Regista que, segundo a Agência, esta é financiada através de taxas pagas pela indústria para o registo de substâncias químicas e por uma potencial contribuição da União;

Relembra que a contribuição inicial da União para a Agência, para 2010, ascendia a 25 305 000 EUR; observa, contudo, que lhe foram adicionados a este montante 8 700 000 EUR, provenientes da recuperação de excedentes, fazendo com que a contribuição da União totalizasse 34 005 000 EUR no exercício de 2010 (6); reconhece ainda que, uma vez que habitualmente as receitas provenientes das taxas só são creditadas à Agência no final do ano, a contribuição da União foi considerada necessária para permitir o pagamento dos custos de funcionamento até outubro de 2010;

Assinala que a Agência se refere a uma contribuição temporária da União para 2010 de 36 000 000 EUR, apesar de este valor incluir a contribuição da EFTA;

Verifica, com base no seu Relatório sobre a Gestão Orçamental e Financeira (RGOF), que a Agência se comprometeu a reembolsar na totalidade a contribuição temporária da União à Comissão após receção da nota de débito correspondente; regista que, segundo a Agência, o reembolso da contribuição temporária se realizou em março de 2011, tendo sido pagos juros à Comissão;

Reconhece, com base no seu RGOF, que o orçamento inicial da Agência para 2010 totalizava 86 481 700 EUR; assinala, contudo, que, durante o ano, o Conselho de Administração adotou dois orçamentos retificativos para reduzir as despesas orçamentais em 11 000 000 EUR (12,75 %) no total;

Assinala, com base no RGOF, que o orçamento para o Título I em 2010, no valor de 47 214 285 EUR, foi reduzido de 8 %, ou seja, em 3 787 650,18 EUR; toma nota da observação da Agência, segundo a qual a principal razão para o decréscimo se deve a um menor ritmo de recrutamento comparativamente com os planos iniciais; assinala também que a taxa de execução total para o Título I atingiu 97,2 %;

Refere igualmente, com base no RGOF, que as despesas inscritas no Título II representavam 92,4 % do orçamento retificado (10 739 727,92 EUR vs. 11 624 281,05 EUR), sendo este o resultado do cancelamento de diversos projetos de consultoria em matéria de TI que serão executados no âmbito do futuro contrato de externalização em 2011;

Infere, a partir do Relatório Anual de Atividades (RAA), que a Agência conseguiu processar aproximadamente 23 000 receções de pagamentos de taxas, o que resultou em receitas decorrentes de taxas no valor de 349 700 000 EUR;

10.

Assinala que, de acordo com o Tribunal de Contas, em 2010, a Agência se tornou totalmente autossuficiente do ponto de vista financeiro, existindo, porém, possibilidades de revisão do seu Regulamento Financeiro para a inclusão de um mecanismo de retenção dos excedentes das receitas da Agência com o objetivo de financiar as suas atividades futuras;

11.

Salienta a resposta da Agência, em que esta declara que incluirá uma proposta referente a um mecanismo de gestão dos excedentes das receitas por ocasião da próxima revisão do Regulamento Financeiro; entende, com base no RAA da Agência, que foi estabelecido um acordo com um depositário externo muito bem cotado e que se encontra em preparação um segundo acordo com vista à salvaguarda e diversificação do risco das reservas de tesouraria acumuladas, devendo estas ser a principal fonte de financiamento da Agência até à entrada em vigor do Quadro Financeiro 2014-2020; regista que, segundo a Agência, foram depositadas reservas de tesouraria para a gestão de ativos no Banco Europeu de Investimento e no Banco Central da Finlândia;

Transição de dotações

12.

Constata, com base no RGOF da Agência, que as transições de dotações de autorização e de pagamento, no valor de 12 254 740,59 EUR, se relacionam maioritariamente com custos de TI de apoio a operações (5 747 560,42 EUR) e com a administração geral (1 555 943,82 EUR);

13.

Constata, também a partir do RGOF, que o valor total de 2 533 156,09 EUR foi cancelado das dotações de autorização e de pagamento transitadas do orçamento em 2009; assinala, em particular, que tal diz principalmente respeito ao Título II;

14.

Lamenta que o Tribunal de Contas não mencione as dotações da Agência transitadas e canceladas no seu relatório sobre as contas anuais da Agência para o exercício de 2010;

15.

Saúda os esforços da Agência no sentido de melhorar o planeamento e a monitorização dos recursos e introduzir normas orientadoras com vista à promoção do princípio da anualidade; reconhece, em particular, que a Agência conseguiu reduzir a taxa de transição de 29,7 % em 2009 para 16,3 % em 2010;

16.

Salienta ainda que, uma vez que a Agência trabalha com dotações não diferenciadas em todos os seus Títulos, não é razoável esperar que todas as operações orçamentadas para um ano civil possam ser simultaneamente autorizadas e pagas no mesmo exercício, especialmente no caso das despesas operacionais em projetos (por exemplo, desenvolvimento dos sistemas de TI);

Procedimentos de adjudicação de contratos

17.

Assinala também, com base no RAA da Agência, que foram realizadas 350 adjudicações de contratos em 2010, incluindo contratos-quadro plurianuais para serviços de TI, segurança, qualidade e consultoria no domínio da gestão, para diversas áreas da comunicação e para a formação linguística;

18.

Reconhece especialmente que um grande volume de adjudicações foi levado a cabo no âmbito dos contratos-quadro existentes no domínio dos serviços de consultoria em matéria de TI, bem como para questões científicas, técnicas, ambientais e socioeconómicas associadas ao REACH;

Gestão dos recursos humanos (RH)

19.

Salienta, com base no RAA, que, em 2010, a Agência recrutou mais de 120 novos colaboradores; reconhece especialmente que foi dada uma grande ênfase ao recrutamento de pessoal especializado, tendo em vista a melhoria da capacidade científica da Agência; salienta também que foi dada prioridade ao recrutamento de quadros intermédios e superiores, de forma a assegurar a implementação da nova estrutura organizativa a partir de janeiro de 2011;

20.

Solicita à Agência que melhore o planeamento das suas atividades e projetos do domínio dos RH por ocasião da elaboração do seu PTA; observa em especial, com base no seu RAA, que, devido ao elevado índice de datas-limite de registo e ao seu impacto nos serviços de RH, as atividades de formação viram a sua prioridade reduzida e diversos projetos de RH foram protelados ou geridos a um nível inferior ao previsto inicialmente;

Conflitos de interesses

21.

Observa que a Agência participa em decisões de enorme relevo para os consumidores e, tendo em conta a sua exposição que advém da importância que tem para a indústria, aguarda com expectativa a receção e discussão das conclusões e recomendações do Relatório Especial do Tribunal de Contas sobre situações de conflitos de interesses, que deverá ser publicado até ao fim de junho de 2012;

22.

Considera que, após a fase inicial de arranque centrada nos procedimentos, a Agência necessita de assegurar que o seu orçamento e pessoal sejam atribuídos de forma a permitir-lhe desempenhar plenamente as suas atribuições operacionais, nomeadamente em matéria de avaliação, restrições e autorizações;

Auditoria interna

23.

Considera que a Agência melhorou os seus processos administrativos (incluindo os circuitos financeiros) e o seu fluxo de trabalho operacional, desenvolvendo um Sistema Integrado de Gestão da Qualidade (ISO9001); saúda ainda o facto de a Agência ter integrado as avaliações de risco na fixação de prioridades para auditorias e no seu PTA, e, se for caso disso, enquanto base para a tomada de decisões; considera que se trata de uma boa prática que deve ser seguida pelas outras agências;

24.

Constata que, segundo a Agência, o Serviço de Auditoria Interna cumpriu o compromisso consultivo de «preparação para o registo», que foi publicado e transmitido ao Diretor Executivo da Agência em 14 de abril de 2010; salienta que esta auditoria tem como objetivo a avaliação do nível de preparação da Agência relativamente a futuras datas-limite de registo;

25.

Saúda, a este respeito, a criação por parte da Agência de uma unidade de registo e apresentação separada, bem como de um grupo de trabalho de contingência; convida, no entanto, a Agência a melhorar a consistência no que respeita ao processamento de ficheiros; salienta que este é um pré-requisito para as atividades de registo e que a Agência deve aumentar os seus esforços neste domínio, estabelecendo um processo normalizado para a atualização das regras de registo e um registo suficiente de informações e de documentação das decisões tomadas para a atualização das regras;

26.

Convida também a Agência a preparar o pessoal da unidade de registo para um aumento do volume de trabalho, a partir do nível atual, ministrando-lhe formação (especialmente a nível dos quadros médios da unidade) e criando soluções de recurso para os principais elementos do pessoal; salienta que a tarefa da unidade de registo deve concentrar-se nas atividades principais para as quais são necessários conhecimentos específicos sobre o registo;

27.

Convida a Agência a respeitar uma rigorosa metodologia «descendente/ascendente» de elaboração de relatórios e princípios orientadores claros, de forma a definir os indicadores e ferramentas relevantes a usar;

28.

Constata que, segundo a Agência, a Estrutura de Auditoria Interna realizou duas auditorias internas de garantia em 2010: uma relativa ao «Processo de apoio ao Pessoal» e outra acerca do «Processo de Faturação de Taxas»;

Desempenho

29.

Salienta que, no fim de 2010, foram aprovadas duas importantes datas-limite para o REACH e o Regulamento relativo à Classificação, Rotulagem e Embalagem; saúda, por conseguinte, o facto de a Agência ter sido bem-sucedida na gestão da receção e processamento de 25 000 dossiers de registo relativos a 4 300 substâncias químicas que são habitualmente utilizadas na Europa ou que apresentam o mais elevado nível de perigo, e de mais de três milhões de notificações respeitantes a 100 000 substâncias que se encontram classificadas e cuja rotulagem é necessária para proteger o utilizador;

30.

Saúda as iniciativas da Agência para reforçar a atenção dada ao cliente e os procedimentos de «feedback»; manifesta especialmente a sua satisfação com o facto de a Agência ter dedicado uma atenção particular às atividades de comunicação, tais como dias consagrados às partes interessadas, publicações ou assistência aos utilizadores;

31.

Manifesta a sua satisfação com o bom desempenho da Agência Europeia dos Produtos Químicos em termos de aplicação da legislação da União relativa aos produtos químicos;

32.

Considera que os desenvolvimentos registados no contexto de contratos de TI são resultado dos importantes custos dos mesmos e dos atrasos verificados durante a fase de arranque;

Papel do coordenador da rede de agências

33.

Enaltece a Agência pelo seu trabalho eficaz como coordenadora da rede de agências durante o processo de quitação relativo ao exercício de 2010;

34.

Chama a atenção para as suas recomendações formuladas em relatórios de quitação anteriores, tal como referido no anexo à presente resolução;

35.

Remete, no respeitante às demais observações que acompanham a sua decisão de quitação, que são de natureza transversal, para a sua resolução, de 10 de maio de 2012 (7), sobre o desempenho, a gestão financeira e o controlo das agências.

(1) JO C 366 de 15.12.2011, p. 33.

(2) JO L 248 de 16.9.2002, p. 1.

(3) JO L 396 de 30.12.2006, p. 1.

(4) JO L 357 de 31.12.2002, p. 72.

(5) JO L 250 de 27.9.2011, p. 150.

(6) JO L 64 de 12.3.2010, p. 447.

(7) Textos Aprovados, P7_TA(2012)0164 (ver página 388 do presente Jornal Oficial).

ANEXO

RECOMENDAÇÕES DO PARLAMENTO EUROPEU AO LONGO DOS ÚLTIMOS ANOS

Agência Europeia dos Produtos Químicos

2008

2009

Desempenho

A Agência teria vantagem em elaborar procedimentos de feedback e em centrar mais a sua atenção no cliente.

Solicita ao Tribunal de Contas que realize auditorias do desempenho da Agência.

Gestão orçamental e financeira

—	Convida a Agência a tomar medidas no sentido de melhorar o planeamento e a monitorização dos respetivos recursos e dotações (41 % das dotações de autorização para atividades operacionais transitaram e 37,5 % foram canceladas).

—	Convida a Comissão a investigar formas de assegurar que o princípio da gestão baseada em necessidades seja totalmente implementado (Reservas de Tesouraria em 2008: 18 747 210,75 EUR).

Convida a Agência a prosseguir os seus esforços no âmbito da planificação e controlo em matéria de adjudicação de contratos e de execução orçamental, de forma a reduzir a percentagem de dotações transitadas; assinala, na verdade, que o Tribunal de Contas registou uma dotação transitada de 20 000 000 EUR (29 % de dotações) para o exercício de 2010, aproximadamente 88 % dos quais correspondem a atividades ainda não executadas (ou, em alguns casos, a bens não recebidos) no final do ano; além disso, observa que 5 % das dotações (3 000 000 EUR) foram anulados.

Recursos Humanos

—	Solicita à Agência que vele pela boa implementação do procedimento de recrutamento.

—	Questões de transparência: em 14 procedimentos de recrutamento não foi garantida a independência dos membros do júri, uma vez que o próprio Diretor presidiu ao Júri

—	Enaltece a Agência por ter decidido impedir a participação do Diretor nas deliberações dos júris.

—	Convida a Agência a implementar procedimentos de transferência claramente definidos.

É importante para a Agência continuar a monitorização da execução do seu orçamento e plano de recrutamento.

Auditoria interna

A auditoria a três procedimentos revelou deficiências na documentação que resume o trabalho dos júris (falta de justificação).

—	Solicita ao Diretor Executivo da Agência que informe a autoridade de quitação do conteúdo do seu plano de auditoria.

—	Solicita à Agência que informe a autoridade de quitação sobre as medidas tomadas para melhorar o seu sistema de controlo, reforçando os seus circuitos financeiros, fluxos de trabalho, auditorias, planos de ação e avaliações de risco.

—

Encoraja a Agência a assegurar, de forma eficaz, que:

—	sejam criados todos os componentes relativos a decisões de financiamento;

—	a informação necessária a cada nível dentro da organização seja apropriadamente definida e abordada;

—	o programa de trabalho anual indique todos os recursos disponibilizados através do orçamento;

—	a documentação dos procedimentos financeiros e listas de verificação seja concluída e atualizada.