Relatório

sobre as demonstrações financeiras do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência (OEDT - Lisboa) relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 acompanhado das respostas do Observatório

(2000/C 373/08)

ÍNDICE

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

OPINIÃO DO TRIBUNAL

1. O presente relatório é dirigido ao Conselho de Administração do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência, em conformidade com o n.o 11 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93(1) do Conselho.

2. O Tribunal examinou as demonstrações financeiras do Observatório Europeu da Droga e da Toxicodependência relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999. De acordo com o n.o 8 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93 do Conselho, o orçamento foi executado sob a responsabilidade do Director. São igualmente da sua competência a elaboração e a apresentação das demonstrações financeiras(2), em conformidade com as disposições financeiras internas previstas no n.o 12 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93 do Conselho, com a última redacção que lhe foi dada pelo artigo 1.o do Regulamento (CE) n.o 3294/94(3) do Conselho. Nos termos do artigo 248.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia, cabe ao Tribunal de Contas proceder ao exame destas contas.

3. O Tribunal efectuou a auditoria em conformidade com as suas políticas e normas de auditoria, que foram adaptadas das normas internacionais de auditoria geralmente aceites por forma a reflectirem as características específicas do contexto comunitário. Examinou os documentos contabilísticos e aplicou os procedimentos de auditoria considerados necessários nestas circunstâncias. Através desta auditoria, o Tribunal obteve informações adequadas com base nas quais formulou a opinião a seguir exposta.

4. Esta auditoria permitiu ao Tribunal obter garantias suficientes de que as contas anuais do exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999 são fiáveis e de que as operações subjacentes são, no seu conjunto, legais e regulares.

5. Sem colocar em causa a opinião de auditoria expressa no ponto 4, o Tribunal chama contudo a atenção para as situações descritas no ponto 9.

PRINCIPAIS OBSERVAÇÕES SOBRE A EXECUÇÃO DO ORÇAMENTO DO OBSERVATÓRIO EUROPEU DA DROGA E DA TOXICODEPENDÊNCIA (OEDT - LISBOA) NO EXERCÍCIO ENCERRADO EM 31 DE DEZEMBRO DE 1999

Análise da execução orçamental

6. As dotações definitivas concedidas ao Observatório para o exercício de 1999 elevaram-se a 8,2 milhões de euros, contra 7,6 milhões de euros em 1998, o que representa um aumento de 8 %. As autorizações relativas a estas dotações ascenderam a 7,8 milhões de euros, dos quais 5,6 milhões de euros (71 %) foram pagos e 2,2 milhões de euros (27 %) transitaram para o exercício seguinte. A maior parte das transições (1,8 milhões de euros) registou-se no domínio das despesas operacionais do Observatório (Título III do orçamento - ver igualmente pontos 12 e 13).

7. Das autorizações transitadas de 1998 (2,4 milhões de euros), foi utilizado um montante de 2,1 milhões de euros, ou seja, 87 %.

Sistema de contabilidade orçamental

8. Em 1999, o Observatório introduziu o sistema SI 2, mas continuou a utilizar ao mesmo tempo o seu antigo sistema baseado numa folha de cálculo devido às dificuldades relacionadas com a aplicação do SI 2. O Observatório deverá prosseguir os seus esforços para tornar o SI 2 completamente operacional e dispor assim de um sistema integrado único para elaborar as suas contas.

Contabilidade geral

9. Um saldo devedor de 149321,60 euros cuja origem remonta aos exercícios de 1996, 1997 e 1998 foi regularizado por imputação aos resultados. Foi possível identificar na contabilidade a origem destes saldos e os movimentos bancários correspondentes. No entanto, as transações nem sempre são acompanhadas por documentos comprovativos que permitam identificar as operações subjacentes. Este é o caso de cerca de 32000 euros. Os procedimentos e o sistema de controlo interno do Observatório deverão ser reforçados por forma a impedir a repetição de situações semelhantes.

Imputação do IVA

10. Até Dezembro de 1998, o Regulamento Financeiro geral previa a imputação das despesas incluindo o IVA, podendo este ser reafectado após o reembolso. Desde essa altura(4), o Regulamento Financeiro geral impõe que as despesas sejam imputadas sem IVA. O Tribunal solicita que o Observatório transponha estas novas modalidades para a sua própria regulamentação.

Fundo para adiantamentos

11. Os pagamentos efectuados a partir do fundo para adiantamentos em 1999 elevaram-se a 1,4 milhões de euros, o que constitui 26 % do total dos pagamentos do exercício. Este modo de pagamento deverá ser limitado ao mínimo, tendo em conta os riscos inerentes à sua gestão.

Aquisição de bens e serviços no domínio do processamento da informação

12. O exame dos contratos relativos aos bens e serviços no domínio do processamento da informação revelou deficiências, já que se procedeu à aquisição de produtos não conformes às especificações solicitadas e sem consultar o Serviço Informático. Todos os projectos no domínio do processamento da informação, bem como as decisões de aquisição correspondentes, deverão ser objecto de uma consulta ao serviço informático e geridos por um responsável que possua as qualificações necessárias.

Gestão dos contratos com os centros nacionais

Execução financeira

13. Como contributo para a realização dos objectivos do Observatório, praticamente metade das despesas operacionais destina-se ao financiamento dos centros nacionais (um por Estado-Membro). Em 1999, o Observatório celebrou com os centros contratos no montante de 1,8 milhões de euros, dos quais 1,5 milhões de euros no âmbito de contratos de assistência directa (100000 euros por centro) e 0,3 milhões de euros no âmbito de contratos complementares. Os contratos de base foram celebrados no início do exercício e, no final deste, deveriam ter sido liquidados, pelo menos, 1,2 milhões de euros (80 %). Na prática, foram liquidados 0,95 milhões de euros (63 %). Os outros contratos, num montante de 0,3 milhões de euros, foram liquidados em 17 %. Globalmente, o Observatório teve de transitar 0,8 milhões de euros dos 1,8 milhões de euros autorizados a favor dos centros.

14. A amplitude da subutilização das dotações revela deficiências no acompanhamento que o Observatório faz do seu programa anual. O Observatório deverá, em colaboração com os centros, melhorar o acompanhamento das acções financiadas por forma a minimizar as transições de dotações, numa maior observância do princípio da anualidade.

Disposições contratuais

15. Embora os contratos celebrados pelo Observatório não prevejam a possibilidade de subcontratação, um centro nacional recorreu a esta. Tendo em conta a natureza de determinadas prestações, a subcontratação poderá constituir uma solução eficaz, mas deverá estar sujeita à autorização prévia do Observatório.

16. A utilização de rácios previamente estabelecidos para determinar certos custos poderá ser útil para simplificar a respectiva avaliação pelos contratantes. Nesses casos, o Observatório deverá solicitar informações aos contratantes para se assegurar da plausibilidade das taxas aplicadas e, eventualmente, fixar limites máximos.

Natureza e controlo do co-financiamento nacional

17. Os contratos de base e determinados contratos complementares prevêem um co-financiamento pelo Estado-Membro onde o centro está situado. Em princípio, o co-financiamento nacional deverá ser, pelo menos, igual ao financiamento concedido pelo Observatório. No entanto, não se especifica em que medida os financiamentos nacionais e comunitários previstos no âmbito dos contratos resultam num aumento do orçamento do centro em questão.

18. Na prática, o co-financiamento é comprovado por declarações emitidas pelos próprios centros. Além disso, a análise dos quadros financeiros apensos aos contratos revela disparidades na execução dos financiamentos comunitários e nacionais: por vezes o co-financiamento nacional é realizado a um nível global e outras vezes tem em conta a repartição dos financiamentos comunitários pelas diversos objectivos previstos nos contratos.

Actividades financiadas

19. Os contratos de base celebrados em 1999 prevêem quatro actividades. A repartição dos financiamentos nacionais e comunitário pelas actividades previstas revela disparidades (ver quadro 3).

20. Surgem igualmente disparidades no que respeita à utilização da contribuição do Observatório (ver quadro 3).

21. Embora determinadas disparidades se possam, sem dúvida, justificar em parte por circunstâncias especiais, elas parecem contudo exageradas. Designadamente, não é normal a priori que um centro não envide qualquer esforço em matéria de informação sobre a redução da procura de droga, quando este é precisamente um objectivo específico do Observatório.

O presente relatório foi adoptado pelo Tribunal de Contas, no Luxemburgo, na sua reunião de 26 de Outubro de 2000.

Pelo Tribunal de Contas

Jan O. Karlsson

Presidente

(1) JO L 36 de 12.2.1993, p. 6.

(2) Em conformidade com o n.o 10 do artigo 11.o do Regulamento (CEE) n.o 302/93 do Conselho, as contas da totalidade das receitas e das despesas do Observatório relativas ao exercício de 1999 foram elaboradas em 13 de Março de 2000, tendo sido posteriormente enviadas ao Conselho de Administração do Observatório, à Comissão e ao Tribunal de Contas, que as recebeu em 16 de Março de 2000. Nos quadros anexos ao presente relatório, é apresentada uma versão resumida dessas demonstrações financeiras.

(3) JO L 341 de 30.12.1994, p. 7.

(4) Ver o n.o 2A do artigo 27.o do Regulamento Financeiro aplicável ao Orçamento Geral das Comunidades Europeias, com a redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE, CECA, Euratom) n.o 2548/98 do Conselho, de 23 de Novembro de 1998 (JO L 320 de 28.11.1998, p.1).

Quadro 1

Balanço financeiro em 31 de Dezembro de 1999 e de 1998

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 2

Conta de gestão relativa aos exercícios de 1999 e de 1998

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Quadro 3

Utilização dos financiamentos concedidos aos centros por actividades

>POSIÇÃO NUMA TABELA>

Respostas do observatório

Pontos 1 a 7. O OEDT regozija-se com a verificação do Tribunal de Contas sobre as demonstrações financeiras relativas ao exercício encerrado em 31 de Dezembro de 1999, comprovando a sua fiabilidade e, no seu conjunto, a legalidade e regularidade das operações subjacentes.

Ponto 8. Face às lacunas de adaptação do software SI2 às necessidades da contabilidade das Agências desde a sua criação no início de 1999 e ao facto de que este software depende de apoio técnico externo, manteve-se uma cópia do programa Excel de modo transitório, por motivos de segurança, a fim de enfrentar eventuais falhas do software SI2 e elaborar determinados relatórios necessários.

Ponto 9. O OEDT confirma os apuramentos do Tribunal de Contas e já tomou as medidas necessárias para evitar que esta situação se volte a verificar.

Ponto 10. Por princípio, o OEDT partilha as preocupações do Tribunal de Contas no que respeita a transposição para o Regulamento Financeiro dos princípios do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias. Não obstante, tendo em conta as limitações impostas pelos procedimentos de reembolso do IVA pela administração fiscal do país em que a sua sede está localizada, estudará as vantagens e os inconvenientes de uma tal transposição antes de assumir uma posição definitiva.

Ponto 11. O OEDT reduziu progressivamente os pagamentos efectuados pelo fundo para adiantamentos e continuará a minimizá-los em conformidade com o parecer do Tribunal de Contas.

Pontos 12 a 21. O OEDT teve um bom desempenho no que respeita a utilização das dotações e a execução dos contratos, nas condições concretas no terreno. Os contratos celebrados em 1999 pelo OEDT com os Pontos Focais Nacionais da rede REITOX tiveram uma duração previsível que deverá terminar naturalmente em 2000. O OEDT acompanhou adequadamente estes contratos e as transições de dotações decorrem dos prazos concedidos. De futuro, o OEDT procurará, na medida do possível, a coincidência dos contratos e dos anos civis, sabendo que, devido à natureza das acções a aplicar, existirão sempre dotações que transitam automaticamente para o ano seguinte, em conformidade com a regulamentação aplicável.

O OEDT analisará os apuramentos do Tribunal de Contas e examinará as possibilidades da aplicação de medidas de melhoria do acompanhamento e da eficácia das suas actividades. Deste ponto de vista, o OEDT assinala que, no seguimento da decisão do seu Conselho de Administração, foi instituído um grupo de trabalho ad hoc a fim de melhorar o funcionamento dos Pontos Focais Nacionais da rede REITOX.