Regulamento (CE) n.o 2222/2000 da Comissão

de 7 de Junho de 2000

que estabelece as regras financeiras de execução do Regulamento (CE) n.o 1268/1999 do Conselho relativo ao apoio comunitário a medidas de pré-adesão em matéria de agricultura e desenvolvimento rural nos países candidatos da Europa Central e Oriental durante o período de pré-adesão

A COMISSÃO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia,

Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 1268/1999 do Conselho, de 21 de Junho de 1999, relativo ao apoio comunitário a medidas de pré-adesão em matéria de agricultura e desenvolvimento rural nos países candidatos da Europa Central e Oriental durante o período de pré-adesão(1), e, nomeadamente, o n.o 2 do seu artigo 9.o e o n.o 2 do seu artigo 12.o,

Considerando o seguinte:

(1) O n.o 1 do artigo 11.o do Regulamento (CE) n.o 1266/1999 do Conselho relativo à coordenação da assistência aos países candidatos no âmbito da estratégia de pré-adesão(2) estipula que a Comissão prestará a assistência comunitária segundo as regras do Regulamento Financeiro aplicável ao orçamento geral das Comunidades Europeias(3) e, nomeadamente, o seu artigo 114.o O n.o 1 do artigo 9.o do Regulamento (CE) n.o 1268/1999 estipula que o apoio financeiro respeitará os princípios previstos no Regulamento (CE) n.o 1258/1999 do Conselho, de 17 de Maio de 1999, relativo ao financiamento da política agrícola comum(4). Esse regulamento diz respeito tanto à secção Garantia como à secção Orientação do Fundo Europeu de Orientação e de Garantia Agrícola, mas estabelece, em especial, disposições específicas relativas à secção Garantia, que se inscreve no âmbito do título VIII do Regulamento Financeiro.

(2) Está previsto que a execução do programa Sapard tenha um efeito de reforço das instituições dos países em causa. O programa especial de adesão para a agricultura e o desenvolvimento rural (Sapard) implicará, para cada um dos dez países candidatos referidos no n.o 1 do artigo 1.o do Regulamento (CE) n.o 1268/1999, o seguimento de numerosos projectos, que, em geral, se revestem de uma dimensão financeira limitada. É aconselhável delegar no país candidato as tarefas de gestão, estando prevista, no n.o 2 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1266/1999, a possibilidade de conceder essa gestão ao país candidato. Por conseguinte, a gestão do programa Sapard deve ser organizada através de agências nos países candidatos, de acordo com a abordagem descentralizada.

(3) Os critérios e condições mínimos para a descentralização da gestão a título do n.o 2 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1266/1999 estão definidos no anexo deste regulamento. Esses critérios e condições reflectem os critérios que os organismos pagadores devem satisfazer para estar em conformidade com as regras relativas ao FEOGA, secção Garantia, previstos no anexo do Regulamento (CE) n.o 1663/95 da Comissão(5), com a última redacção que lhe foi dada pelo Regulamento (CE) n.o 2245/1999(6). À luz do atrás expresso, a agência criada por cada país candidato deve ser organizada de acordo com as disposições respeitantes ao FEOGA, secção Garantia.

(4) As disposições relativas ao FEOGA, secção Garantia, previstas no Regulamento (CE) n.o 1663/95 dizem principalmente respeito à função de pagamento. No entanto, para além dessa função, as agências nos países candidatos devem dispor igualmente de uma função de execução. Em consequência, é necessário definir igualmente critérios adequados para esta função.

(5) É adequado que, se forem respeitados critérios essenciais/mínimos, a aprovação possa igualmente ser concedida a título provisório.

(6) Para que a Comissão estabeleça uma derrogação da exigência de aprovação prévia prevista no n.o 1 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1266/1999 e atribua a gestão da ajuda a um país candidato, é necessário que a aprovação nacional da agência Sapard no país candidato seja reconhecida.

(7) Sempre que possível, será adequado utilizar estruturas existentes dos países candidatos para determinadas operações financeiras. Em cada um desses países já existe um fundo nacional através do qual são transferidos os fundos Phare, estando previsto, na alínea v) do ponto 2 do anexo do Regulamento (CE) n.o 1266/1999, que o gestor orçamental nacional assuma plenamente a responsabilidade, nomeadamente financeira, sobre os fundos. Em consequência, é adequado, para efeitos relacionados com a execução do programa Sapard, que o fundo nacional de cada país candidato seja a autoridade competente que aprova a agência Sapard e, em seguida, controla o respeito dos critérios de aprovação. O gestor orçamental nacional será o ponto de contacto para efeitos de informação financeira entre a Comissão e o país candidato.

(8) O Regulamento (CE) n.o 1260/1999 do Conselho, de 21 de Junho de 1999, que estabelece disposições gerais sobre os fundos estruturaisó(7), prevê, no n.o 2 do seu artigo 31.o, que a primeira autorização seja efectuada quando a Comissão adoptar a decisão de aprovação da intervenção. Este modelo pode, nas circunstâncias em causa e no que se refere ao desencadear da autorização orçamental comunitária, ser considerado um modelo adequado a aplicar mutatis mutandis ao programa Sapard.

(9) O n.o 2 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1266/1999 prevê a realização de controlos ex post pela Comissão. O procedimento de apuramento das contas do FEOGA é um sistema eficaz para realizar a auditoria dos pagamentos das agências descentralizadas e, se necessário, para recuperar os pagamentos irregulares ou indevidos dos países candidatos.

(10) As regras de execução do programa Sapard devem ser fixadas em acordos bilaterais a concluir entre a Comissão e cada país candidato. Por conseguinte, a Comissão e cada país candidato devem concluir um acordo de financiamento plurianual, que estabeleça as condições que determinam a utilização da contribuição Sapard. A contribuição financeira da Comunidade deve ser definida em acordos financeiros anuais.

(11) Para proteger os interesses financeiros da Comunidade, os países candidatos devem respeitar obrigações similares às dos Estados-Membros no que respeita aos controlos realizados pelos agentes comunitários relativamente aos fundos Sapard.

(12) As medidas previstas no presente regulamento estão em conformidade com o parecer do Comité do Fundo Europeu de Orientação e de Garantia Agrícola (FEOGA),

ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

CAPÍTULO 1

DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 1.o

Âmbito de aplicação do presente regulamento

1. O presente regulamento estabelece as condições em que a gestão da ajuda prevista no Regulamento (CE) n.o 1268/1999 é atribuída a agências nos dez países candidatos referidos no n.o 1 do artigo 1.o desse regulamento, conforme previsto no n.o 2 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1266/1999.

2. A Comissão tenciona exigir aos países candidatos que respeitem essas condições através da sua inclusão em acordos financeiros negociados com cada país.

Artigo 2.o

Definições

Para efeitos do presente regulamento, entende-se por:

a) "Países candidatos": os países indicados no n.o 1 do artigo 1.o do Regulamento (CE) n.o 1268/1999;

b) "Fundo Nacional": o organismo designado pelo país candidato e colocado sob a responsabilidade do gestor orçamental nacional que assume plenamente a responsabilidade financeira da gestão dos fundos, que actua como autoridade competente. O gestor orçamental nacional constitui o ponto de contacto para o intercâmbio de informações financeiras entre a Comissão e o país candidato;

c) "Autoridade competente": o organismo que, no país candidato:

i) Concede, controla e revoga a aprovação da agência Sapard para efeitos do n.o 2 do artigo 1.o do Regulamento (CE) n.o 1663/95;

ii) Designa um organismo de certificação;

d) "Agência Sapard": o organismo, criado pelo país candidato, que actua sob a responsabilidade deste último e desempenha duas funções: uma função de execução e uma função de pagamento. Em cada país candidato e em qualquer momento, apenas estará aprovada uma única agência Sapard;

e) "Organismo de certificação": o organismo, operacionalmente independente da agência Sapard, que estabelece a certificação das contas, elabora um relatório sobre os sistemas de gestão e controlo e verifica os elementos relacionados com o co-financiamento;

f) "Acordo de financiamento plurianual": o acordo que estabelece as disposições a observar no que respeita ao co-financiamento no âmbito do programa Sapard;

g) "Acordo de financiamento anual": o acordo que estabelece a dotação financeira para o ano em questão com base nas dotações inscritas no orçamento comunitário e complementa e altera, se for caso disso, as disposições previstas no acordo de financiamento plurianual;

h) "Conta Sapard em euros": a conta aberta pelo gestor orçamental nacional, sob a sua responsabilidade, numa instituição financeira ou do Tesouro, que renderá juros nas condições normais de mercado, servirá para receber os pagamentos referidos no artigo 8.o, será exclusivamente utilizada para as operações relacionadas com o programa Sapard e será mantida em euros;

i) "Exercício financeiro": o período compreendido entre 1 de Janeiro e 31 de Dezembro de um ano.

CAPÍTULO 2

ATRIBUIÇÃO DA GESTÃO

Artigo 3.o

Atribuição da gestão da ajuda

1. A Comissão verificará o respeito das condições do n.o 2 do artigo 12.o do Regulamento (CE) n.o 1266/1999 a seguir denominadas "as condições", e das disposições dos artigos 4.o a 6.o e do anexo antes de atribuir a gestão da ajuda aos países candidatos.

Para verificação do respeito das condições e das disposições mencionadas no primeiro parágrafo, a Comissão:

- examinará os procedimentos e estruturas do fundo nacional relacionados com a execução do programa Sapard e os procedimentos e estruturas da agência Sapard e, se for caso disso, os procedimentos e estruturas de outros organismos em que tenham sido delegadas tarefas em conformidade com o n.o 4 do artigo 4.o, o n.o 3 do artigo 5.o e o n.o 2 do artigo 6.o;

- realizará verificações no local.

2. A decisão de atribuição da gestão a uma agência pode ser tomada numa base provisória, desde que sejam respeitadas as condições e as funções e critérios do anexo, bem como as disposições dos artigos 4.o a 6.o

3. A Comissão controlará a contínua observância das condições e disposições do presente regulamento, incluindo o anexo. Se, em qualquer estádio, se verificar que essas condições e disposições deixaram de ser respeitadas, a Comissão revogará imediatamente a decisão e:

- não assumirá quaisquer novas obrigações financeiras por parte da Comunidade,

- cessará de transferir fundos para o país candidato, e

- se for caso disso, aplicará correcções financeiras ao país candidato.

Artigo 4.o

Funções da autoridade competente

1. As tarefas da autoridade competente incluirão as previstas nos n.os 3, 4, 6 e 7 do artigo 1.o do Regulamento (CE) n.o 1663/95, mutatis mutandis. A aprovação pode ser concedida provisoriamente por um período a fixar em função da gravidade do problema, na pendência da execução de quaisquer alterações necessárias dos regimes administrativo e contabilístico.

2. A decisão da autoridade competente de aprovar a agência Sapard será tomada com base num exame que abranja os procedimentos e estruturas administrativos, de pagamento, de controlo e contabilísticos, incluindo as disposições relativas à selecção de projectos, à realização de concursos e à contratação e o respeito das regras em matéria de contratos públicos, tendo em conta os critérios estabelecidos no anexo. Esse exame será realizado de acordo com as normas de auditoria internacionalmente aceites. Nos casos em que seja encarada uma aprovação provisória, terá que ser observado um cumprimento satisfatório das disposições do anexo, designadamente das obrigações de procedimentos escritos, separação de tarefas, controlos prévios à aprovação e ao pagamento dos projectos, procedimentos de pagamento, procedimentos contabilísticos, segurança informática, auditoria interna e, se for caso disso, disposições em matéria de contratos públicos.

3. A autoridade competente assegurará o acompanhamento relativo à aprovação e revoga-la-á sem demora se os critérios de aprovação deixarem de ser respeitados; desse facto informará imediatamente a Comissão.

4. A autoridade competente pode delegar a realização do exame referido no n.o 2 noutros organismos. Em todos os casos, o gestor orçamental nacional assumirá a responsabilidade global.

Artigo 5.o

Funções da agência Sapard

1. A função de execução da agência Sapard incluirá:

- convites à apresentação de pedidos,

- selecção de projectos,

- controlo dos pedidos de aprovação de projectos à luz das regras e condições previstas, das condições de elegibilidade e do conteúdo do programa Sapard aprovado em matéria de agricultura e desenvolvimento rural, a seguir denominado "o programa", incluindo, se for caso disso, disposições em matéria de contratos públicos,

- estabelecimento de obrigações contratuais entre a agência e potenciais beneficiários e concessão da autorização de início dos trabalhos,

- realização de controlos no local, antes e depois da aprovação do projecto,

- acompanhamento para garantir o progresso dos projectos em vias de realização,

- comunicação do progresso da realização das medidas de acordo com indicadores.

2. A função de pagamento da agência Sapard incluirá:

- controlo dos pedidos de pagamento,

- realização de controlos no local para verificar a elegibilidade para pagamento,

- autorização dos pagamentos,

- realização dos pagamentos,

- contabilidade das autorizações e pagamentos,

- se for caso disso, controlos dos beneficiários após pagamento da ajuda, a fim de verificar se as regras e condições de concessão da assistência continuam a ser respeitadas.

3. Sempre que as funções de execução e de pagamento não sejam desempenhadas por uma única estrutura administrativa, podem ser executadas por outras partes desde que o disposto no ponto 2.3 do anexo seja respeitado. No entanto, a realização dos pagamentos e a contabilização das autorizações e dos pagamentos não podem, em caso algum, ser delegadas. A aprovação dos projectos, os controlos no local e os procedimentos de pagamento devem observar uma adequada separação de tarefas.

4. Qualquer proposta de alteração no que se refere à execução e/ou ao pagamento pela agência Sapard após a sua aprovação deve ser apresentada pela autoridade competente à Comissão.

5. Sempre que a agência Sapard não desempenhe igualmente as funções de autoridade de gestão previstas no artigo 9.o do Regulamento (CE) n.o 2759/1999(8) da Comissão, comunicará a essa autoridade as informações necessárias para o desempenho das suas funções.

Artigo 6.o

Funções do organismo de certificação

1. As funções do organismo de certificação incluirão:

- emissão do certificado relativo às contas anuais da agência Sapard, bem como à conta Sapard em euros,

- realização de uma comunicação anual sobre a adequação dos sistemas de gestão e controlo da agência Sapard no que se refere à sua capacidade de garantir a conformidade das despesas com as disposições do n.o 1 do artigo 8.o,

- verificação da existência e correcção do elemento de co-financiamento nacional referido no n.o 1 do artigo 9.o

2. No desempenho dessa funções, o organismo de certificação actuará em conformidade com o artigo 3.o do Regulamento (CE) n.o 1663/95 e as orientações definidas pela Comissão. Sempre que o organismo designado seja o tribunal de contas nacional ou equivalente, pode delegar a totalidade ou parte da realização do exame referido no n.o 1 do artigo 3.o do Regulamento (CE) n.o 1663/95 noutros organismos, desde que as tarefas em causa sejam eficazmente realizadas. O organismo de certificação assumirá, em todos os casos, a responsabilidade global.

3. O certificado relativo às contas anuais e o relatório de auditoria referidos no n.o 1 do artigo 3.o do Regulamento (CE) n.o 1663/95 e no n.o 1 do artigo 13.o serão estabelecidos até 15 de Abril do ano seguinte e comunicados à Comissão até 30 de Abril.

CAPÍTULO 3

PAGAMENTO E CONTROLO

Artigo 7.o

Autorizações orçamentais

1. A decisão da Comissão que autoriza a assinatura de cada acordo de financiamento anual dará origem à autorização das dotações no orçamento comunitário.

2. O primeiro acordo de financiamento anual só pode ser assinado em nome da Comissão quando estiverem satisfeitas as seguintes condições:

- o programa tiver sido aprovado pela Comissão,

- o acordo de financiamento plurianual tiver sido assinado por ambas as partes.

3. A Comissão anulará qualquer parte de uma autorização de acordo com a regra fixada no n.o 2, segundo parágrafo, do artigo 3I.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999 e tendo em conta as exigências do artigo 10.o

Artigo 8.o

Pagamentos efectuados pela Comissão

1. Só as intervenções Sapard concedidas em conformidade com o disposto no programa aprovado pela Comissão, nos acordos plurianual e anual de financiamento e na decisão da Comissão referida no n.o 1 do artigo 3.o serão objecto de co-financiamento comunitário.

2. Estes pagamentos serão realizados na conta Sapard em euros, em conformidade com os n.os 1, 2, segundo parágrafo, 3, com excepção das alíneas a) e d) e dos antepenúltimo e penúltimo parágrafos, e 4, alíneas a) e b), do artigo 32.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999.

3. A Comissão efectuará um pagamento inicial, por conta, na conta Sapard em euros. Este pagamento, que pode ser realizado em mais de uma fracção, não excederá 49 % da primeira dotação anual atribuída ao país candidato em causa, prevista no anexo da Decisão 1999/595/CE da Comissão(9). O pagamento só será realizado se a aprovação da agência Sapard tiver sido objecto da decisão referida no n.o 1 do artigo 3.o e após conclusão do acordo de financiamento plurianual e do primeiro acordo de financiamento anual. O pagamento será reembolsado se nenhum pedido de pagamento em conformidade com o artigo 10.o for recebido pela Comissão nos 18 meses seguintes à data do pagamento.

4. Os pagamentos seguintes serão efectuados em conformidade com as regras fixadas no artigo 10.o

5. As despesas de conversão, os encargos bancários e os riscos de câmbio não serão objecto de co-financiamento comunitário.

Artigo 9.o

Pagamentos da agência Sapard

1. Os pagamentos da agência Sapard aos beneficiários serão:

- realizados em moeda nacional e devidamente debitados na conta Sapard em euros. Em regra geral, as ordens de pagamento aos beneficiários devem ser emitidas no prazo de cinco dias a contar da operação de débito,

- baseados nas declarações das despesas realizadas pelo beneficiário. Essas declarações incluirão apenas projectos seleccionados e despesas pagas a partir da data da decisão da Comissão referida no n.o 1 do artigo 3.o

A contribuição da Comunidade ocorrerá simultaneamente com a contribuição nacional. No entanto, no caso de beneficiários do sector público, a contribuição nacional pode preceder a da Comunidade.

2. A contribuição pública total para as medidas individuais e para as subvenções ao nível de projecto deve ser prontamente identificável ao nível da agência Sapard.

3. A agência Sapard manterá registos de cada pagamento, que incluirão, pelo menos, as seguintes informações:

- o montante em moeda nacional,

- o montante correspondente em euros.

4. Qualquer pagamento em excesso, nomeadamente os montantes que excedam os montantes devidos, observado pela agência Sapard será registado sem demora na conta Sapard em euros e deduzido dos pedidos de pagamento a apresentar à Comissão referidos no artigo 10.o

5. O saldo final da intervenção será pago em conformidade com o n.o 4, alíneas a) e b), do artigo 32.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999, após terem sido adoptadas as decisões referidas nos artigos 13.o e 14.o

6. A agência Sapard assegurará o tratamento atempado dos pedidos de pagamento apresentados pelos beneficiários. Nos casos em que o período decorrido entre a recepção de todos os documentos comprovativos e a emissão da ordem de pagamento exceda três meses, o financiamento comunitário pode ser reduzido em conformidade com o n.o 2 do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 296/96(10).

Artigo 10.o

Pedidos de pagamento dirigidos à Comunidade

1. A Comissão apenas terá em consideração os pedidos de pagamento estabelecidos pela agência Sapard numa base trimestral, apresentados em conformidade com um modelo elaborado pela Comissão e transmitidos pelo gestor orçamental nacional à Comissão no prazo de um mês após o termo de cada trimestre. No entanto, podem ser apresentados pedidos complementares, mas apenas se forem justificados pelo risco de o saldo líquido da conta Sapard em euros ficar esgotado antes de o pedido trimestral seguinte ter sido processado.

2. Os pedidos incluirão, pelo menos, as seguintes informações:

- montante de despesas pago pela agência Sapard aos beneficiários no trimestre anterior, discriminado, em moeda nacional e euros, por medida e por contribuição nacional e comunitária,

- saldo dos fundos comunitários na conta Sapard em euros na sequência do débito mais recente,

- informações pormenorizadas sobre as dívidas a cobrar.

3. A Comissão verificará os pedidos de pagamento tendo em conta as condições estabelecidas no n.o 3, alíneas b), c), e) e f), do artigo 32.o do Regulamento (CE) n.o 1260/1999.

4. As despesas declaradas nos pedidos de pagamento serão, em princípio, reembolsadas pela Comissão nos dois meses seguintes a ter recebido um pedido de pagamento admissível, sob reserva das verificações referidas no n.o 3.

Artigo 11.o

Taxa de câmbio e juros

1. A taxa de conversão entre o euro e a moeda nacional será a taxa de câmbio publicada pelo Banco Central Europeu:

- no que respeita aos pagamentos realizados pela agência Sapard, no penúltimo dia útil para a Comissão no mês anterior ao mês em que a despesa foi registada na contabilidade da agência Sapard. A data em que a ordem de pagamento ao beneficiário é emitida é a data que deve constar da contabilidade,

- no que respeita aos pagamentos em excesso realizados pela agência Sapard, no penúltimo dia útil para a Comissão no mês anterior ao mês em que o pagamento em excesso foi detectado,

- no que respeita aos montantes fixados pelo apuramento de contas e por decisões de apuramento da conformidade, no penúltimo dia útil para a Comissão no mês anterior ao mês em que a decisão foi tomada.

2. Sempre que os prazos referidos no n.o 5 do artigo 13.o e no n.o 4 do artigo 14.o não sejam respeitados, qualquer montante pendente renderá juros a uma taxa igual à taxa Euribor para os depósitos a três meses publicada pelo Banco Central Europeu acrescida de 1,5 pontos percentuais. Essa taxa será a média mensal do mês em que a decisão referida nesses artigos foi notificada.

3. Os juros vencidos pela conta Sapard em euros serão exclusivamente utilizados para o programa. Tais juros não serão sujeitos a reduções devidas à imposição de encargos, exceptuando os de carácter fiscal.

Artigo 12.o

Medidas de iniciativa da Comissão

Sempre que a Comissão não atribua ao país candidato a totalidade da dotação anual prevista no n.o 4 do artigo 7.o do Regulamento (CE) n.o 1268/1999, a utilização do montante não atribuído será decidida pela Comissão com base em decisões ad hoc.

Artigo 13.o

Decisão de apuramento das contas

1. Sem prejuízo das decisões referidas no artigo 14.o, para cada exercício financeiro será estabelecida uma declaração anual, apresentada de acordo com um modelo estabelecido pela Comissão, bem como um certificado e um relatório de auditoria conforme previsto no n.o 1, alínea b), do artigo 6.o do Regulamento (CE) n.o 1258/1999 e no artigo 4.o e n.os 1, alíneas a), c) e e), e 2 do artigo 5.o do Regulamento (CE) n.o 1663/95, e enviada à Comissão pelo gestor orçamental nacional.

2. A Comissão deve receber os documentos referidos no n.o 1 até 30 de Abril do ano seguinte ao exercício financeiro em causa.

As disposições dos n.os 1, primeiro e penúltimo períodos, 2, alínea c), 3 e 4 do artigo 7.o do Regulamento (CE) n.o 296/96 são aplicáveis. Para o exercício financeiro "n", são tidas em consideração todas as operações registadas na contabilidade da Agência Sapard para o exercício financeiro "n".

3. Antes de 30 de Setembro do ano seguinte ao exercício financeiro em causa, a Comissão adoptará uma decisão de apuramento das contas da agência Sapard, a seguir denominada "decisão de apuramento das contas", em conformidade com o n.o 3 do artigo 7.o do Regulamento (CE) n.o 1258/1999 e o artigo 7.o do Regulamento (CE) n.o 1663/95. A decisão de apuramento das contas abrangerá igualmente o apuramento das contas no âmbito da conta Sapard em euros. A Comissão apurará igualmente o montante a creditar nessa conta em conformidade com o n.o 4 do artigo 9.o e o n.o 3 do, artigo 11.o

4. A Comissão comunicará ao país candidato em causa os resultados das suas verificações das informações fornecidas até ao dia 31 de Julho seguinte ao termo do exercício financeiro. Se, por razões imputáveis ao país candidato em causa, a Comissão não puder realizar o apuramento das contas desse país antes de 30 de Setembro, informará o país em questão de outros inquéritos que se proponha realizar.

5. O montante fixado pela decisão de apuramento das contas será normalmente adicionado ou deduzido de um dos pagamentos seguintes a realizar pela Comissão ao país candidato. No entanto, em casos em que o montante a deduzir, fixado por essa decisão, exceda o nível dos eventuais pagamentos seguintes, o montante não coberto pelo saldo deve ser creditado à Comissão, em euros, nos dois meses seguintes à notificação da decisão. No entanto, a Comissão pode, numa base casuística, decidir que qualquer montante a seu crédito seja deduzido de pagamentos a efectuar pela Comissão ao país candidato ao abrigo de qualquer instrumento comunitário.

Artigo 14.o

Decisão de apuramento da conformidade

1. A Comissão adoptará uma decisão sobre as despesas a excluir do co-financiamento comunitário, a seguir denominada "decisão de apuramento da conformidade", sempre que verifique que as despesas não foram efectuadas em conformidade com as regras referidas no n.o 1 do artigo 8.o

2. Os procedimentos de apuramento da conformidade serão aplicados em conformidade com os mecanismos e procedimentos em vigor para aplicação do n.o 4 do artigo 7.o do Regulamento (CE) n.o 1258/1999 e do artigo 8.o do Regulamento (CE) n.o 1663/95.

3. Uma correcção financeira pode incluir a aplicação de correcções forfetárias nos casos em que os controlos não tenham sido correctamente estabelecidos ou executados pela agência Sapard e a recusa de compensação da correcção financeira prevista por despesas com outros projectos.

4. O montante a recuperar em conformidade com a decisão de apuramento da conformidade a título do n.o 1 será comunicado ao gestor orçamental nacional, que deve garantir que o montante seja creditado à Comissão, em euros, nos dois meses seguintes à notificação da decisão. O montante previsto na decisão não será reatribuído ao programa Sapard. No entanto, a Comissão pode, numa base casuística, decidir que qualquer montante a seu crédito seja deduzido de pagamentos a efectuar pela Comissão ao país candidato ao abrigo de qualquer instrumento comunitário.

Artigo 15.o

Disposições relativas ao registo e ao controlo

1. A agência Sapard e o fundo nacional manterão os documentos à disposição da Comissão durante um período de cinco anos a contar da data do pagamento final ao beneficiário.

2. Sempre que sejam efectuados controlos a título do artigo 9.o do Regulamento (CE) n.o 1268/1999, as disposições do Regulamento (Euratom, CE) n.o 2185/96 do Conselho(11) e dos n.os 1 e 2 do artigo 8.o e dos n.os 1 e 2 do artigo 9.o do Regulamento (CE) n.o 1258/1999 serão aplicáveis mutatis mutandis para a execução do programa Sapard.

3. Os países candidatos deverão aplicar o disposto no Regulamento (CE) n.o 1681/94 da Comissão(12) relativo às irregularidades e à organização de um sistema de informação nesse domínio.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-Membros.

Feito em Bruxelas, em 7 de Junho de 2000.

Pela Comissão

Franz Fischler

Membro da Comissão

(1) JO L 161 de 26.6.1999, p. 87.

(2) JO L 161 de 26.6.1999, p. 68.

(3) JO L 356 de 31.12.1977, p. 1.

(4) JO L 160 de 26.6.1999, p. 103.

(5) JO L 158 de 8.7.1995, p. 6.

(6) JO L 273 de 23.10.1999, p. 5.

(7) JO L 161 de 26.6.1999, p. 1.

(8) JO L 331 de 23.12.1999, p. 51.

(9) JO L 226 de 27.8.1999, p. 23.

(10) JO L 39 de 17.2.1996, p. 5.

(11) JO L 292 de 15.11.1996, p. 2.

(12) JO L 178 de 12.7.1994, p. 43.

ANEXO

FUNÇÕES E CRITÉRIOS PARA A APROVAÇÃO DE UMA AGÊNCIA SAPARD

1. FUNÇÕES

A agência Sapard desempenhará as seguintes principais funções relativamente às despesas no âmbito do programa Sapard:

1.1. Estabelecimento de autorizações e ordens de pagamento: o objectivo desta função consiste no estabelecimento do montante a pagar a um requerente ou fornecedor em conformidade com as regras do acordo de financiamento, nomeadamente as relativas à elegibilidade dos pedidos de aprovação e dos pedidos de pagamento, ao cumprimento dos compromissos assumidos em relação com a aprovação dos projectos, aos procedimentos para a realização de concursos e a contratação e à verificação dos trabalhos realizados ou serviços fornecidos.

1.2. Realização dos pagamentos: o objectivo desta função consiste na emissão de um documento destinado à instituição bancária da agência ou, em certos casos, a um serviço oficial encarregado dos pagamentos, a fim de que seja pago ao requerente ou ao fornecedor (ou ao seu representante) o montante autorizado.

1.3. Contabilização das autorizações e dos pagamentos: o objectivo desta função consiste na inscrição das autorizações e dos pagamentos relativos às despesas no âmbito do programa Sapard nos registos contabilísticos da agência, que assumirão normalmente a forma de um sistema informático, e na preparação das sínteses periódicas das despesas, nomeadamente as declarações periódicas e anuais para a Comissão. Nos registos contabilísticos registar-se-ão igualmente informações relativas às dívidas a cobrar.

1.4. Controlo: o objectivo desta função consiste em verificar os factos em que se baseiam os pedidos de aprovação e os pedidos de pagamento, com o objectivo de verificar se respeitam as regras do acordo de financiamento e as regras condições da autorização. Se for caso disso, este controlo incluirá controlos da pré-selecção de projectos, novas medições, controlos da quantidade e qualidade dos bens ou serviços fornecidos, uma análise ou um controlo por amostragem, controlos prévios ao pagamento e quaisquer disposições especiais contidas nas regras do acordo de financiamento no que se refere à elegibilidade das despesas, etc. Para determinar a elegibilidade, esses controlos podem exigir, sempre que necessário, exames de natureza técnica, que podem implicar avaliações financeiras e económicas e controlos de natureza agrícola, técnica ou científica.

1.5. Comunicação: o objectivo desta função consiste em garantir que o progresso dos projectos e medidas individuais seja comunicado de um modo que garanta a execução eficaz da medida.

2. CRITÉRIOS

2.1. A estrutura administrativa da agência garantirá a separação das três funções de autorização, realização e contabilização, cada uma das quais será da responsabilidade de uma subunidade administrativa independente, cujas responsabilidades estarão definidas num organigrama.

2.2. A agência Sapard deve adoptar os seguintes procedimentos, ou outros que ofereçam garantias equivalentes:

2.2.1. A agência Sapard estabelecerá, por escrito, os procedimentos pormenorizados relativos à recepção, registo e tratamento dos pedidos de aprovação de projectos, pedidos de pagamento, facturas e documentos comprovativos, incluindo uma descrição de todos os documentos a utilizar.

Estes procedimentos devem garantir que só serão tratados os pedidos de pagamento ou projectos seleccionados que satisfaçam os critérios.

2.2.2. A divisão de tarefas deve ser tal que nenhum agente detenha mais que uma das responsabilidades de aprovação de projectos, autorização de pagamentos, pagamento ou contabilização de montantes, nem desempenhe qualquer dessas tarefas sem que o seu trabalho seja supervisionado por um segundo agente. As responsabilidades de cada agente serão estabelecidas por escrito, incluindo a definição dos limites financeiros da sua autoridade. Deverá ser proporcionada uma formação adequada ao pessoal, devendo igualmente ser aplicada uma política de rotação dos elementos do pessoal que ocupem posições sensíveis, ou, em alternativa, uma supervisão acrescida.

2.2.3. Cada agente responsável pela autorização terá à sua disposição uma lista pormenorizada dos controlos que é necessário realizar, devendo inserir nos documentos comprovativos correspondentes ao pedido a sua confirmação de que esses controlos foram efectuados. Essa confirmação pode ser efectuada por meios electrónicos, no respeito das condições previstas no ponto 2.2.6.

Deve igualmente ser incluída a prova de que o trabalho realizado foi comprovado por um elemento superior do pessoal. A análise, a avaliação e a aprovação dos projectos devem dar lugar ao estabelecimento de documentos escritos. A análise do projecto deve ser orientada pelos princípios da boa gestão.

2.2.4. Um pedido de aprovação/pedido de pagamento só será autorizado depois da realização de um número suficiente de controlos que comprovem que respeita as regras do acordo de financiamento e o conteúdo do programa Sapard. Esses controlos incluirão os exigidos pela regras aplicáveis à medida específica ao abrigo da qual a ajuda é solicitada, bem como os exigidos para impedir e detectar as fraudes e irregularidades, sendo dada especial atenção aos riscos em causa.

No âmbito da função de autorização, os pedidos serão objecto de controlos que verifiquem o cumprimento das regras e condições, a elegibilidade, que os documentos estão completos, a correcção dos documentos comprovativos, a data de recepção, etc.

Todos os controlos a realizar serão especificados numa lista de controlo, devendo a sua realização ser certificada para cada pedido de aprovação/pedido de pagamento ou cada lote desses pedidos.

No que se refere aos serviços/bens fornecidos, o controlo incluirá um:

- controlo documental: para garantir que os dados relativos à quantidade, qualidade e preço dos bens ou serviços indicados na factura correspondem ao que foi encomendado,

- controlo físico: para garantir que a quantidade e qualidade dos bens ou serviços correspondem aos mencionados na factura/formulário do pedido.

Este controlo pode igualmente ser realizado continuamente durante a entrega dos serviços, ou seja, quando são realizados os pagamentos iniciais ou intercalares.

2.2.5. Os procedimentos devem garantir que um pagamento só seja efectuado ao requerente, na sua conta bancária ou ao seu representante. O pagamento será executado pela entidade bancária da agência, ou, se adequado, por um serviço oficial encarregado dos pagamentos ou por um cheque enviado pelo correio, nos cinco dias úteis seguintes à data da imputação à conta bancária Sapard. Serão adoptados procedimentos para garantir que todos os pagamentos para os quais as transferências não sejam executadas, ou os cheques não sejam cobrados, sejam recreditados à conta Sapard em euros. Não serão feitos pagamentos em dinheiro. A aprovação pelo agente responsável pela autorização e/ou pelo seu supervisor pode ser feita por meios electrónicos, desde que esteja garantido um nível adequado de segurança em relação a esses meios e que a entidade da pessoa que assina esteja incluída nos registos electrónicos.

2.2.6. Quando os pedidos sejam processados através de um sistema informático, o acesso a este deve ser protegido e controlado de modo a que:

- todas as informações registadas no sistema sejam adequadamente validadas, para garantir que os erros de registo sejam detectados e corrigidos,

- não possam ser introduzidos, alterados ou validados quaisquer dados senão pelos agentes autorizados a quem tenham sido atribuídas senhas (passwords) individuais,

- a identidade de cada agente que introduza ou altere dados ou programas seja registada num registo de operações. As senhas devem ser regularmente alteradas para evitar utilizações indevidas. Os sistemas informáticos serão protegidos contra o acesso não autorizado através de controlos físicos, sendo os dados protegidos por cópias de segurança armazenadas numa localização distinta e segura. A introdução de dados deve ser controlada através de controlos lógicos destinados a detectar dados inconsistentes ou extraordinários.

2.2.7. Os procedimentos devem garantir que as alterações das taxas de apoio ou das regras e condições sejam registadas e que as instruções, bases de dados e listas de controlo sejam actualizadas atempadamente.

2.3. As funções de autorização e controlo podem, no todo ou em parte, ser delegadas noutros organismos, desde que sejam satisfeitas as seguintes condições:

2.3.1. As responsabilidades e obrigações desses organismos, nomeadamente no que respeita ao controlo e verificação da observância das regras do acordo de financiamento, estejam claramente definidas.

2.3.2. Esses organismos disponham de sistemas eficazes que garantam o cumprimento das suas responsabilidades de um modo adequado.

2.3.3. Esses organismos confirmem explicitamente à agência que cumprem, de facto, as suas responsabilidades e descrevam os meios utilizados.

2.3.4. A agência Sapard seja informada, numa base regular e atempadamente, dos resultados dos controlos efectuados, de modo que a suficiência desses controlos possa sempre ser tida em conta antes de um pedido ser liquidado. O trabalho realizado deve ser descrito pormenorizadamente num relatório que acompanhará cada pedido de aprovação ou de pagamento, lote de pedidos, ou, quando for caso disso, num relatório que abranja uma campanha de comercialização. O relatório deve ser acompanhado de um certificado da elegibilidade dos pedidos aprovados e da natureza, alcance e limites do trabalho realizado. Os controlos físicos e/ou administrativos devem ser identificados, o método descrito e os resultados de todas as inspecções e medidas tomadas relativamente às anomalias e irregularidades registados. Os documentos comprovativos apresentados à agência devem ser suficientes para garantir que todos os controlos exigidos relativamente à elegibilidade dos pedidos ou facturas autorizados para pagamento foram executados.

2.3.5. A agência Sapard deve estar segura de que, antes da aprovação do projecto e do pagamento da despesa, os outros organismos aplicaram procedimentos que satisfazem os critérios do presente anexo.

2.3.6. Os critérios de avaliação dos pedidos e da sua ordem de prioridade devem ser claramente definidos e documentados.

2.3.7. Quando os documentos relativos aos pedidos e despesas autorizados e controlos efectuados forem mantidos na posse dos outros órgãos, estes e a agência estabelecerão os procedimentos que garantam que a localização de todos os documentos relevantes para os pagamentos efectuados pela agência seja registada e que esses documentos estarão disponíveis, para efeitos de inspecção, nas instalações da agência a pedido das pessoas e organismos que tenham normalmente o direito de os inspeccionar, nomeadamente:

- o pessoal da agência que se ocupa do pedido,

- o serviço de auditoria interna da agência,

- o organismo de certificação que certifica a declaração anual da agência,

- funcionários mandatados da Comunidade Europeia.

2.3.8. Devem ser concluídos acordos escritos entre a agência Sapard e os organismos em que tenham sido delegadas funções dessa agência. Tais acordos devem identificar claramente as funções a desempenhar pelo organismo delegado e o tipo de documentos comprovativos e relatórios a enviar à agência Sapard em prazos especificados. O conjunto deste sistema, incluindo as funções delegadas assumidas por outros organismos, deve ser estabelecido num organigrama.

Cada acordo deve prever o acesso de funcionários da Comissão e do Tribunal de Contas às informações na posse desses organismos delegados, para efeitos do exame dos pedidos por esses funcionários, incluindo a realização de controlos respeitantes aos projectos e aos beneficiários da assistência.

2.4. Os procedimentos contabilísticos garantirão que as declarações de despesas à Comissão sejam completas, rigorosas (projecto e rubrica contabilística correctos) e elaboradas atempadamente e que quaisquer erros ou omissões sejam detectados e corrigidos, nomeadamente através de controlos e conciliações realizados a intervalos não superiores a três meses.

Os procedimentos contabilísticos da agência Sapard garantirão que o sistema contabilístico pode produzir, em euros e em moeda nacional, para cada serviço regional, por projecto, contrato ou medida/submedida, o custo total, despesas autorizadas, pagamentos parciais e pagamentos dos saldos. Devem ser estabelecidos prazos para a anulação das autorizações, sempre que os trabalhos não tenham sido concluídos no calendário acordado. Essas anulações devem ser adequadamente registadas no sistema contabilístico.

2.5. A agência Sapard disporá de um serviço de auditoria interna. O objectivo deste serviço, ou de um equivalente, consiste em assegurar que o sistema de controlo interno da agência funciona eficazmente; o serviço de auditoria interna será independente dos outros serviços da agência e será directamente responsável perante a direcção da mesma. O serviço de auditoria interna verificará que os procedimentos adoptados pela agência são adequados para garantir que a observância do disposto no programa e no acordo de financiamento é verificada e que as contabilidades são precisas, completas e estabelecidas atempadamente. As verificações podem ser limitadas a medidas/submedidas seleccionadas e a amostras de operações, desde que um programa de auditoria garanta que todas as áreas significativas, incluindo os serviços/organismos encarregados das autorizações e os serviços em que tenham sido delegadas tarefas, estão cobertas durante um período não superior a três anos. O trabalho do serviço de auditoria interna deve ser executado de acordo com as normas de auditoria internacionalmente aceites e registado em documentos de trabalho, devendo dar origem a relatórios e recomendações dirigidas à direcção da agência. Os programas e os relatórios de auditoria devem ser colocados à disposição do organismo de certificação e dos funcionários da União Europeia mandatados para a realização de auditorias financeiras, com o fim único de avaliar a eficácia da função de auditoria interna.

2.6. As regras em matéria de contratos públicos celebrados por organismos públicos relativamente a serviços, obras e fornecimentos no país candidato respeitarão as regras estabelecidas no manual da Comissão(1) intitulado "contratos de obras, de fornecimentos e de serviços celebrados no âmbito da cooperação comunitária a favor de países terceiros", com excepção da exigência de aprovação prévia pela Comissão.

2.7. Os serviços, obras, máquinas e fornecimentos que sejam objecto de contratos celebrados por empresas privadas devem ser originários da Comunidade ou dos países referidos no n.o 1 do artigo 1.o do Regulamento (CE) n.o 1268/1999. O mesmo é aplicável aos fornecimentos e equipamentos comprados por um contratante no âmbito de um contrato de obras ou serviços se os fornecimentos e equipamentos se destinarem a ser propriedade do projecto quando o contrato tenha sido executado.

2.8. No que, nomeadamente, respeita às garantias executadas, pagamentos reembolsados, etc., a agência estabelecerá um sistema para a identificação de todos os montantes devidos à conta Sapard em euros e para o registo, numa lista de devedores, de todas as dívidas antes da sua cobrança. A lista de devedores deve ser analisada a intervalos regulares para que as dívidas cujos prazos tenham sido superados possam ser cobradas.

2.9. A agência Sapard comunicará, através de publicação, a todos os potenciais gestores/operadores potenciais de projectos a possibilidade de obtenção de apoio, a fim de permitir uma selecção tão vasta quanto possível de potenciais gestores/operadores de projectos. Antes do lançamento do programa, devem ser elaborados formulários de pedidos com orientações claras para o preenchimento, bem como as condições de elegibilidade.

2.10. Tratamento atempado dos pedidos apresentados pelos beneficiários.

2.11. A agência Sapard instalará um sistema adequado de comunicação do progresso de cada projecto e medida, através de indicadores pré-definidos. Se for caso disso, esses indicadores serão, com a aprovação do comité de acompanhamento, revistos.

Devem ser tomadas medidas nos casos em que se registem atrasos no cumprimento dos prazos pré-definidos. Devem ser conservados registos adequados de todas as acções realizadas.

Será utilizado um sistema adequado de gestão da informação para a rápida produção de relatórios sobre os projectos e medidas. Esses relatórios serão, mediante pedido, colocados à disposição da autoridade de gestão, do comité de acompanhamento e da Comissão.

(1) SEC(1999) 1801 final "Contratos de obras, de fornecimentos e de serviços celebrados no âmbito da cooperação comunitária a favor de países terceiros".