REGULAMENTO INTERNO DO COMITÉ ESTATÍSTICO COMUNIDADE/SUÍÇA

Artigo 1.o

Presidência

1.   A presidência do Comité Estatístico Comunidade/Suíça (adiante referido como «Comité Misto») é assegurada, em alternância, por um período de um ano civil, por um representante da Comissão das Comunidades Europeias (adiante referida como «Comissão Europeia»), em nome da Comunidade Europeia, e por um representante da Confederação Suíça. É exercida pela Comunidade Europeia durante o ano de entrada em vigor do Acordo entre a Comunidade Europeia e a Confederação Suíça sobre a cooperação no domínio das estatísticas (a seguir denominado o «Acordo»).

2.   O chefe de delegação da parte que exerce a presidência ou, se for o caso, o seu suplente, é o presidente do Comité Misto.

Artigo 2.o

Delegações

1.   Cada uma das partes contratantes nomeia o seu chefe de delegação.

2.   O Comité Misto pode decidir admitir outras pessoas nas suas reuniões na qualidade de observadores.

3.   As partes contratantes informam-se mutuamente, o mais tardar 15 dias úteis antes da reunião, da composição das respectivas delegações.

Artigo 3.o

Secretariado

1.   Um representante da Comissão Europeia e um representante da Confederação Suíça asseguram conjuntamente o secretariado do Comité Misto. Os secretários são designados pelos respectivos chefes de delegação e exercerão as suas funções até à nomeação de um novo secretário. Cada parte comunicará o nome e endereço do seu secretário à outra parte.

2.   Os secretários são responsáveis pela comunicação entre as delegações, incluindo a transmissão de documentos, e supervisionam as tarefas realizadas pelo secretariado.

3.   O secretariado do Comité Misto fica sob a direcção da parte que exerce a presidência.

Artigo 4.o

Reuniões

1.   O Comité Misto reunirá como e quando necessário. O chefe de delegação de cada uma das partes contratantes pode solicitar a convocação de uma reunião.

2.   O Comité Misto e o Comité do Programa Estatístico (CPE) organizarão as suas tarefas para efeitos do presente acordo em reuniões combinadas, sempre que necessário.

3.   O presidente enviará a convocatória para a reunião, acompanhada do projecto de ordem de trabalhos e dos documentos para a reunião, ao chefe da outra delegação, o mais tardar 15 dias úteis antes da reunião.

4.   O chefe da outra delegação pode solicitar ao Presidente a redução do prazo indicado no n.o 3 e no n.o 3 do artigo 2.o, de modo a ter em conta a urgência de determinados casos.

Artigo 5.o

Agenda

1.   O presidente elaborará a ordem de trabalhos provisória para cada reunião, de comum acordo com o chefe da outra delegação. Qualquer assunto cuja inscrição na ordem de trabalhos seja solicitada por alguma das delegações é inscrito provisoriamente, desde que tal seja solicitado 30 dias úteis antes da data prevista da reunião.

2.   O Comité Misto pode decidir incluir na ordem de trabalhos uma questão que não conste da ordem de trabalhos provisória.

3.   O Comité Misto adoptará a ordem de trabalhos no início de cada reunião.

Artigo 6.o

Subcomités e grupos de trabalho

1.   O Comité Misto pode decidir instituir subcomités e grupos de trabalho para tarefas específicas.

2.   A composição e o regulamento dos subcomités e grupos de trabalho são acordados em conformidade com as regras aplicáveis ao Comité Misto.

3.   Os subcomités e grupos de trabalho são directamente responsáveis perante o Comité Misto e funcionarão sob a sua autoridade. Os grupos de trabalho não estão autorizados a tomar decisões, mas podem apresentar recomendações.

4.   O Comité Misto decide quanto à alteração ou cessação do mandato dos subcomités e grupos de trabalho.

Artigo 7.o

Recomendações e decisões

1.   As recomendações e decisões do Comité Misto, na acepção do n.o 1 do artigo 3.o do acordo, são adoptadas por comum acordo entre as duas delegações.

2.   As recomendações e decisões do Comité Misto serão designadas «Recomendação» ou «Decisão», seguidas de um número de série, da data de adopção e de uma referência ao respectivo assunto.

3.   As decisões são subdivididas em artigos. Cada decisão principia com um preâmbulo e é concluída com a fórmula «Feito em», seguida do local e da data da sua adopção pelo Comité Misto. As decisões devem incluir a data da sua entrada em vigor e são vinculativas para as partes contratantes.

4.   As decisões e recomendações do Comité Misto são redigidas em duplicado e assinadas para o Comité Misto pelos chefes de ambas as delegações.

5.   Cada parte pode decidir publicar qualquer recomendação ou decisão aprovada pelo Comité Misto.

6.   Com o acordo de ambos os chefes de delegação, as recomendações e decisões do Comité Misto podem ser adoptadas por procedimento escrito.

Para esse efeito, o presidente envia o projecto ao chefe da outra delegação. O prazo estabelecido no procedimento escrito não deve ser inferior a 15 dias úteis.

Artigo 8.o

Actas

1.   O projecto de acta de cada reunião do Comité Misto é elaborado, sob a responsabilidade do presidente, no prazo de 15 dias úteis.

2.   As actas indicarão, regra geral, em relação a cada ponto da ordem de trabalhos:

—	os documentos apresentados ao Comité Misto,

—	as declarações exaradas em acta a pedido de cada uma das partes contratantes,

—	as decisões tomadas, as declarações acordadas e as conclusões adoptadas pelo Comité Misto,

—	as recomendações feitas.

3.   Os projectos de acta são apresentados para aprovação de ambas as delegações, por procedimento escrito, em conformidade com o n.o 6 do artigo 7.o. Se esse procedimento não tiver sido concluído, a acta é adoptada na reunião seguinte do Comité Misto.

4.   As actas aprovadas são redigidas em dois exemplares e assinadas pelos secretários. Cada uma das partes conserva um original.

Artigo 9.o

Confidencialidade

1.   As reuniões do Comité Misto não são públicas, salvo decisão em contrário do Comité Misto.

2.   Sem prejuízo de outras disposições aplicáveis, as deliberações do Comité Misto e dos seus grupos de trabalho estarão abrangidas pela obrigação de sigilo profissional, salvo decisão em contrário do Comité Misto.

3.   Salvo decisão em contrário das delegações, as actas constituem documentos acessíveis ao público.

Artigo 10.o

Despesas

1.   Cada contratante suporta as despesas decorrentes da sua participação nas reuniões do Comité Misto e dos grupos de trabalho.

2.   O Comité Misto decide da repartição das despesas associadas às missões confiadas a peritos.

Artigo 11.o

Correspondência

Toda a correspondência endereçada ao presidente do Comité Misto e por ele remetida é enviada ao secretariado do Comité Misto. Este transmite cópia de toda a correspondência relativa ao Acordo aos chefes de delegação e à Missão suíça junto da União Europeia, bem como à delegação da Comissão na Suíça.