Este documento constitui um instrumento de documentação e não vincula as instituições

relativo à abertura ao público dos arquivos históricos da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica

O CONSELHO DAS COMUNIDADES EUROPEIAS,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Económica Europeia e, nomeadamente, o seu artigo 235.o,

Tendo em conta o Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica e, nomeadamente, o seu artigo 203.o,

Tendo em conta a proposta da Comissão ( 1 ),

Tendo em conta o parecer do Parlamento Europeu ( 2 ),

Considerando que, no cumprimento da sua missão, as instituições da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica acumularam uma vasta colecção de arquivos; que estes arquivos são propriedade destas Comunidades, que têm, cada uma delas, personalidade jurídica;

Considerando que é prática constante, quer nos Estados-membros, quer nas organizações internacionais, tornar os arquivos acessíveis ao público decorrido um de certo número de anos; que convém estabelecer regras comuns respeitantes à abertura ao público dos arquivos históricos das Comunidades Europeias;

Considerando que uma parte dos documentos e registos provenientes das instituições da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica se encontram materialmente nos arquivos dos Estados-membros; que estes aplicam regras diferentes quanto aos prazos e condições em que os seus arquivos são acessíveis ao público; que convém evitar que documentos e registos classificados, provenientes das instituições comunitárias sejam acessíveis ao público através dos arquivos nacionais em condições menos rigorosas que as previstas no presente regulamento;

Considerando que a exploração e a análise crítica dos arquivos das Comunidades são úteis não apenas à pesquisa histórica em geral, mas podem simultâneamente facilitar as actividades dos meios interessados a nível comunitário e contribuir, deste modo, para uma melhor realização dos objectivos das Comunidades;

Considerando que os Tratados não prevêm poderes de acção específicos para o estabelecimento de regras comuns nesta matéria;

Considerando que é conveniente fixar apenas certos princípios essenciais, deixando a cada instituição comunitária o cuidado de estabelecer as regras que se revelem necessárias para a aplicação destes princípios no plano interno,

ADOPTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

1. O presente regulamento destina-se a assegurar que, sempre que possível, os documentos com um valor histórico ou administrativo sejam preservados e tornados acessíveis ao público.

Para esse efeito, as instituições da Comunidade Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica, bem como o Comité Económico e Social Europeu, o Comité das Regiões e as agências e organismos similares criados pelo legislador (adiante designados por «instituições»), devem organizar os seus arquivos históricos e torná-los acessíveis ao público, nas condições previstas no presente regulamento e após o termo de um prazo de 30 anos a contar da data da elaboração dos documentos.

3. Todos os documentos tornados acessíveis antes do termo do prazo previsto no n.o 1 devem permanecer acessíveis ao público, sem quaisquer restrições.

4. Após o termo do prazo de trinta anos previsto no n.o 1, o acesso aos arquivos históricos será consentido a qualquer pessoa que o requeira e que aceite respeitar as regras internas adoptadas, para o efeito, no âmbito de cada instituição.

5. Os arquivos históricos serão acessíveis sob a forma de cópias. As instituições podem, contudo, fornecer os originais dos documentos ou registos se o utilizador invocar um particular interesse devidamente fundamentado.

1. No caso de documentos abrangidos pela excepção relativa à vida privada e à integridade do indivíduo, definida na alínea b) do n.o 1 do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 30 de Maio de 2001, relativo ao acesso do público aos documentos do Parlamento Europeu, do Conselho e da Comissão ( 3 ), bem como aos interesses comerciais de uma determinada pessoa singular ou colectiva, incluindo a propriedade intelectual, definida no primeiro travessão do n.o 2 do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, estas excepções podem continuar a ser aplicadas à totalidade ou a parte do documento para além do período de 30 anos, se continuarem reunidas as respectivas condições de aplicação.

2. Os documentos abrangidos pela excepção relativa à vida privada e à integridade do indivíduo, definida na alínea b) do n.o 1 do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, incluindo processos dos funcionários das Comunidades Europeias, podem ser tornados acessíveis nos termos do Regulamento (CE) n.o 45/2001 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 18 de Dezembro de 2000, relativo à protecção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais pelas instituições e pelos órgãos comunitários e à livre circulação desses dados ( 4 ), nomeadamente dos seus artigos 4.o e 5.o

3. Antes de decidir tornar acessíveis ao público os documentos cuja divulgação possa afectar os interesses comerciais de uma determinada pessoa singular ou colectiva, incluindo os relacionados com a propriedade intelectual, tal como definido no primeiro travessão do n.o 2 do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001, a instituição deve, de acordo com as regras a definir por cada instituição, informar a pessoa em causa da sua intenção de tornar acessíveis ao público os documentos em questão. Estes documentos não serão tornados públicos se, tendo em conta as observações apresentadas pela pessoa interessada, a instituição considerar que a sua divulgação comprometeria estes interesses comerciais, a não ser que um interesse público superior o justifique.

4. Os documentos sensíveis na acepção do artigo 9.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 são acessíveis nos limites fixados por essa disposição.

O público não tem acesso aos documentos classificados com base no artigo 10.o do Regulamento n.o 3 do Conselho, de 31 de Julho de 1958, que dá aplicação ao artigo 24.o do Tratado que institui a Comunidade Europeia da Energia Atómica ( 5 ), e que não tenham sido desclassificados.

A fim de garantir o respeito do prazo de 30 anos previsto no n.o 1 do artigo 1.o, cada instituição procederá atempadamente, e o mais tardar no vigésimo quinto ano subsequente à data da elaboração de um documento, ao exame de todos os documentos classificados de acordo com as regras da instituição visada, a fim de decidir da sua eventual desclassificação. Os documentos que não tenham sido desclassificados aquando de um primeiro exame serão reexaminados periodicamente, pelo menos de cinco em cinco anos.

Sempre que, decorrido o prazo de 30 anos previsto no n.o 1 do artigo 1.o, um Estado-Membro tencione tornar acessíveis ao público documentos elaborados pelas instituições e abrangidos pelos artigos 2.o ou 3.o, consultará a instituição em causa a fim de tomar uma decisão que não comprometa o cumprimento dos objectivos do presente regulamento.

Cada instituição deve transferir para os arquivos históricos os documentos contidos nos seus arquivos correntes, o mais tardar 15 anos após a sua elaboração. Segundo critérios a estabelecer por cada instituição nos termos do artigo 9.o, estes documentos devem ser em seguida objecto de uma triagem destinada a separar os que devem ser conservados e os desprovidos de qualquer interesse administrativo ou histórico.

1. Cada instituição, com exceção do Tribunal de Justiça da União Europeia (TJUE) e do Banco Central Europeu (BCE), deposita no Instituto Universitário Europeu (IUE) de Florença, os documentos que fazem parte dos seus arquivos históricos e que ela própria tenha aberto ao público nos termos do presente regulamento. O depósito deve ser efetuado de acordo com o previsto no anexo.

Não obstante o disposto no primeiro parágrafo, as instituições depositantes podem, por motivos jurídicos ou administrativos, excluir o depósito de determinados documentos originais no IUE. Nesse caso, devem depositar uma microficha ou uma cópia digital desses documentos.

2. Cada instituição porá, a pedido, à disposição dos Estados-membros e das outras instituições um jogo completo de cópias microformes dos seus arquivos históricos, na medida em que estas sejam acessíveis ao público por força do presente regulamento, desde que se não trate do Estado-membro onde a referida instituição se encontre ou de instituições que se encontrem no mesmo Estado-membro.

3. O TJUE e o BCE podem depositar os seus arquivos históricos no IUE, a título voluntário.

4. As instituições depositantes mantêm a propriedade dos seus arquivos, bem como a responsabilidade exclusiva pela composição dos documentos e ficheiros depositados no IUE ou a este disponibilizados por qualquer outra forma.

5. O depósito dos arquivos históricos das instituições no IUE não afeta a proteção dos arquivos, como previsto no artigo 2.o do Protocolo n.o 7 relativo aos Privilégios e Imunidades da União Europeia, anexo ao Tratado da União Europeia e ao Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia.

6. O IUE assegura a conservação e a proteção dos arquivos depositados. A conservação e a proteção devem cumprir os padrões internacionalmente aceites para a proteção física dos arquivos e devem, no mínimo, respeitar as normas técnicas e de segurança correspondentes às aplicadas na conservação e gestão dos arquivos públicos em Itália. Para tal, os documentos depositados são conservados num repositório criado especificamente para o efeito.

7. O IUE é a única entidade responsável pelo pessoal chamado a gerir os arquivos históricos da União depositados no IUE. O IUE assegura que o pessoal incumbido da gestão dos arquivos históricos possua as qualificações profissionais necessárias para exercer as atividades neste domínio.

8. Cada instituição depositante tem o direito de receber informações sobre a gestão dos seus arquivos pelo IUE e de realizar inspeções aos arquivos que tenha depositado no IUE.

9. O IUE deve tornar acessível ao público os arquivos históricos que receba por força dos n.os 1 e 3. As instituições podem também tornar acessível ao público uma cópia dos mesmos arquivos históricos.

10. As despesas de gestão dos arquivos históricos da União são financiadas através de contribuições de todas as instituições depositantes para a rubrica orçamental correspondente, dentro dos limites das dotações anuais disponibilizadas pela autoridade orçamental em conformidade com o Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União ( 6 ). As referidas contribuições financeiras não cobrem as despesas relacionadas com a disponibilização e a adaptação dos edifícios e repositórios para os arquivos e o pessoal.

O montante das contribuições a que se refere o primeiro parágrafo é proporcional à dimensão dos respetivos quadros de pessoal das instituições depositantes. Cada contribuição deve ser recalculada sempre que outras instituições comecem a depositar os seus arquivos históricos no IUE, ou de cinco em cinco anos, no mínimo.

11. O IUE age enquanto responsável pelo tratamento, nos termos do artigo 2.o do Regulamento (CE) n.o 45/2001, segundo as instruções das instituições depositantes. O IUE deve tratar os dados pessoais contidos nos arquivos históricos das instituições em conformidade com as garantias estabelecidas no referido regulamento.

12. A Autoridade Europeia para a Proteção de Dados continua a dispor de poderes de supervisão relativamente às instituições no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais contidos nos arquivos históricos depositados no IUE.

1. Cada instituição adota normas internas para a aplicação do presente regulamento. Essas normas incluem regras sobre a conservação dos arquivos históricos e a sua abertura ao público, bem como sobre a proteção dos dados pessoais neles contidos. Sempre que possível, as instituições tornam os seus arquivos acessíveis ao público por meios eletrónicos, nomeadamente arquivos digitalizados e digitais de raiz, e facilitam a respetiva consulta na Internet. Conservam igualmente os documentos existentes sob formas adaptadas a necessidades especiais (como Braille, carateres grandes ou gravações).

2. Cada instituição publica anualmente um relatório sobre as suas actividades de arquivagem histórica.

3. A Comissão celebra, em nome das instituições depositantes, um contrato-quadro de parceria com o IUE. Esse contrato-quadro de parceria deve incluir regras de execução sobre as atribuições e responsabilidades recíprocas das instituições e do IUE em matéria de gestão dos arquivos históricos da União, incluindo o depósito, a conservação, o acesso e a consulta pública.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e directamente aplicável em todos os Estados-Membros.

DISPOSIÇÕES RELATIVAS AO DEPÓSITO DOS ARQUIVOS HISTÓRICOS DAS INSTITUIÇÕES NO INSTITUTO UNIVERSITÁRIO EUROPEU DE FLORENÇA

1. No caso de arquivos em formato não digital, os documentos originais são depositados no IUE para conservação permanente, juntamente com uma microficha e/ou uma cópia digital do documento.

No caso de arquivos digitais, o IUE deve ter acesso permanente aos documentos, de forma a poder cumprir a sua obrigação de tornar os arquivos históricos acessíveis ao público a partir de um único local e promover a sua consulta. As instituições de origem continuam a ser responsáveis pela conservação permanente dos seus arquivos digitais.

		Jornal Oficial
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►M1	REGULAMENTO (CE, EURATOM) N.o 1700/2003 DO CONSELHO de 22 de Setembro de 2003	L 243	1	27.9.2003
►M2	REGULAMENTO (UE) 2015/496 DO CONSELHO de 17 de março de 2015	L 79	1	25.3.2015