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Document 52013XX0130(03)

Síntese do parecer da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados sobre a proposta da Comissão para um Regulamento do Conselho que altera o Regulamento (CEE/Euratom) n. ° 354/83, no que respeita ao depósito dos arquivos históricos das instituições no Instituto Universitário Europeu em Florença

OJ C 28, 30.1.2013, p. 9–11 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

30.1.2013   

PT

Jornal Oficial da União Europeia

C 28/9


Síntese do parecer da Autoridade Europeia para a Proteção de Dados sobre a proposta da Comissão para um Regulamento do Conselho que altera o Regulamento (CEE/Euratom) n.o 354/83, no que respeita ao depósito dos arquivos históricos das instituições no Instituto Universitário Europeu em Florença

(O texto integral do presente parecer está disponível em EN, FR e DE no sítio Web da AEPD em http://www.edps.europa.eu)

2013/C 28/05

1.   Introdução

1.1.   Consulta da AEPD

1.

Em 16 de agosto de 2012, a Comissão adotou uma proposta de Regulamento do Conselho que altera o Regulamento (CEE/Euratom) n.o 354/83, no que respeita ao depósito dos arquivos históricos das instituições no Instituto Universitário Europeu em Florença (a seguir, «a Proposta») (1). A Proposta foi enviada à AEPD para consulta no mesmo dia.

2.

Antes da adoção da Proposta, a AEPD teve a oportunidade de apresentar observações informais. Muitas dessas observações foram tidas em conta na Proposta. Como consequência, foram reforçadas na Proposta as garantias em matéria de proteção de dados. A AEPD congratula-se com o facto de ter sido formalmente consultada pela Comissão após a adoção da Proposta e com a inclusão de uma referência ao presente parecer no preâmbulo da mesma.

1.2.   Objetivos e contexto da Proposta

3.

O Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83, de 1 de fevereiro de 1983, relativo à abertura ao público dos arquivos históricos da Comunidade Económica Europeia e da Comunidade Europeia da Energia Atómica (2) (a seguir, «o Regulamento Arquivos») exige que as instituições e os organismos da UE organizem arquivos históricos e os tornem acessíveis ao público decorridos 30 anos a contar da data da produção dos documentos ou registos. O Regulamento Arquivos permite que cada instituição ou organismo deposite os seus arquivos históricos no lugar que considerar mais adequado.

4.

A Proposta tem por objetivo alterar o Regulamento Arquivos e tornar obrigatório o depósito de arquivos em papel no Instituto Universitário Europeu (a seguir, «IUE») em Florença para todas as instituições e organismos da UE (exceto para o Tribunal de Justiça e o Banco Central Europeu). Com efeito, o Conselho da União Europeia e o Parlamento Europeu já depositam os respetivos arquivos em papel no IUE ao abrigo de contratos. Assim, tal como é explicado na Exposição de Motivos, a Proposta não altera o status quo; pelo contrário, «visa confirmar o papel do IUE na gestão dos arquivos históricos das instituições, criando uma sólida base jurídica e financeira para a parceria entre a UE e o IUE».

5.

A Proposta também não alterará as regras e procedimentos atualmente aplicados pelas instituições e organismos da UE para abrirem os seus arquivos históricos ao público decorridos 30 anos. Além disso, a Proposta não afetará a propriedade dos arquivos históricos, que continuará a pertencer às instituições/organismos depositantes. Em resumo, a Proposta prevê alterações específicas de âmbito limitado ao Regulamento Arquivos, ao invés de propor uma atualização e revisão completa.

1.3.   Relevância para a proteção de dados; objetivos do parecer da AEPD

6.

No âmbito do desempenho das suas funções, as instituições e organismos europeus tratam grandes volumes de dados, incluindo dados pessoais. Alguns dos dados pessoais tratados poderão ser particularmente sensíveis do ponto de vista da proteção de dados (3) e/ou poderão ter sido fornecidos às instituições ou organismos em causa a título confidencial, sem a expetativa de que, um dia, serão acessíveis ao público: por exemplo, dados pessoais contidos nos processos clínicos ou individuais dos funcionários ou dados pessoais tratados no âmbito de processos disciplinares e de assédio, auditorias internas, vários tipos de queixas ou petições e inquéritos comerciais, antifraude, sobre concorrência ou outros.

7.

Alguns destes dados pessoais, nomeadamente aqueles que, à primeira vista, colocam maiores riscos para as pessoas em causa, são destruídos após um determinado período de tempo, depois de deixarem de ser utilizados para os fins para os quais foram recolhidos (ou para outros fins «administrativos» compatíveis).

8.

Contudo, uma parte significativa dos documentos na posse das instituições e organismos europeus, incluindo, possivelmente, os dados pessoais neles contidos, não será destruída, acabando antes por ser transferida para os arquivos históricos da União Europeia e será colocada à disposição do público para fins históricos, estatísticos e científicos (4).

9.

É importante que as instituições e organismos europeus definam políticas claras sobre os dados que devem ou que não devem integrar os arquivos históricos e o modo de proteger os dados pessoais que serão preservados e colocados à disposição do público através dos arquivos históricos. Estas políticas têm de garantir a proteção da privacidade e dos dados pessoais das pessoas em causa e encontrar um equilíbrio entre o dever de proteger estes direitos fundamentais, por um lado, e o direito de acesso a documentos e os interesses legítimos na investigação histórica, por outro.

10.

Atualmente, embora muitas instituições e organismos europeus disponham de políticas sobre gestão de documentos, conservação de dados e arquivo [ver, por exemplo, a Lista de Conservação Comum («LCC»), um documento administrativo interno emitido pela Comissão (5)], estas políticas fornecem poucas orientações sobre proteção de dados. A LCC e documentos semelhantes deveriam ser mais desenvolvidos ou complementados por orientações mais específicas e matizadas sobre proteção de dados.

11.

Além disso, importa referir que as políticas existentes constam de documentos internos e não de um instrumento legislativo adotado pelo Conselho e pelo Parlamento. Com efeito, para além de uma breve referência no seu artigo 2.o, n.o 1 a «documentos abrangidos pela exceção relativa à vida privada e à integridade do indivíduo, definida na alínea b) do n.o 1 do artigo 4.o do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 (6)», o atual texto do Regulamento Arquivos não especifica os dados pessoais que podem ser transferidos para os arquivos históricos e, consequentemente, em última análise, divulgados ao público.

12.

O referido artigo 4.o, n.o 1, alínea b), do Regulamento (CE) n.o 1049/2001 deve, por sua vez, ser interpretado em conformidade com a legislação aplicável em matéria de proteção de dados, nomeadamente o Regulamento (CE) n.o 45/2001, e com a jurisprudência do Tribunal de Justiça da União Europeia. Assim, a decisão quanto aos dados pessoais a incluir nos arquivos históricos exige uma complexa análise casuística.

13.

A Diretiva 95/46/CE (7) e o Regulamento (CE) n.o 1049/2001 estão atualmente em fase de revisão, devendo seguir-se oportunamente a revisão do Regulamento (CE) n.o 45/2001. Embora se espere que estas alterações legislativas contribuam para o esclarecimento destas questões, é pouco provável, devido à sua natureza genérica, que forneçam orientações suficientemente específicas às instituições e organismos europeus em relação às respetivas práticas de arquivo. No que respeita ao próprio Regulamento Arquivos, a Comissão propôs apenas alterações de âmbito limitado que não afetam o artigo 2.o, n.o 1 e outras disposições substantivas.

14.

No presente parecer, a AEPD sugerirá algumas alterações específicas que podem ser introduzidas por ocasião da atual revisão do Regulamento Arquivos, de âmbito mais limitado. Adicionalmente, a AEPD destacará a necessidade de adoção de medidas específicas, incluindo regras de execução adequadas, para garantir uma resposta eficaz às questões suscitadas em matéria de proteção de dados no contexto da conservação legítima de registos para fins históricos.

15.

Para efeitos de contextualização, a secção 2 analisará sucintamente algumas questões gerais sobre proteção de dados e as atuais tendências em relação à abertura e digitalização dos arquivos históricos da UE, a anonimização e «desanonimização», bem como as iniciativas sobre dados abertos lançadas pela Comissão.

10.   Conclusões

65.

A AEPD congratula-se com o facto de a Proposta abordar questões relacionadas com a proteção de dados, que envolvem, em especial:

As disposições sobre a lei aplicável,

A determinação da autoridade de controlo,

A especificação do papel do IUE como subcontratante, e

A obrigação de adotar regras de execução para dar resposta às questões relacionadas com proteção de dados a nível prático.

66.

Para responder às restantes questões sobre proteção de dados, a AEPD recomenda que a alteração proposta ao Regulamento Arquivos:

Especifique os principais objetivos e o conteúdo mínimo das regras de execução, bem como o procedimento a que deve obedecer a sua adoção, incluindo uma estrutura de governação para assegurar uma abordagem harmonizada e coordenada, prazos claros para a adoção e a consulta da AEPD,

Clarifique as regras aplicáveis à segurança dos dados pessoais constantes dos arquivos históricos,

estabeleça salvaguardas em relação aos arquivos privados depositados no IUE, e

Preste, pelo menos, alguns esclarecimentos mínimos quanto à exceção relativa à privacidade prevista no artigo 2.o do Regulamento Arquivos.

Feito em Bruxelas, em 10 de outubro de 2012.

Peter HUSTINX

Supervisor Europeu para a Proteção de Dados


(1)  COM(2012) 456 final.

(2)  Regulamento (CEE, Euratom) n.o 354/83 do Conselho (JO L 43 de 15.2.1983, p. 1).

(3)  Como as «categorias específicas de dados» na aceção do artigo 10.o do Regulamento (CE) n.o 45/2001.

(4)  O artigo 1.o, n.o 2, do Regulamento Arquivos contém uma definição de «arquivos» e de «arquivos históricos» (das instituições e organismos da UE). Nos termos daquela disposição, entende-se por arquivos «o conjunto de todos os tipos de documentos, independentemente da sua forma e suporte material, que tenham sido elaborados ou recebidos por uma das instituições, por um dos seus representantes ou agentes no exercício das suas funções e que digam respeito às atividades da (UE)». Por seu lado, entende-se por arquivos históricos «a parte dos arquivos (das instituições) que tenha sido selecionada … para conservação permanente» … «o mais tardar 15 anos após a sua elaboração», através de «uma triagem destinada a separar os que devem ser conservados e os desprovidos de qualquer interesse administrativo ou histórico».

(5)  SEC(2007) 970, adotada em 4 de julho de 2007, atualmente em fase de revisão. Ver também as Observações da AEPD sobre o projeto de LCC, de 7 de maio de 2007, disponível em http://www.edps.europa.eu/EDPSWEB/webdav/site/mySite/shared/Documents/Supervision/Adminmeasures/2007/07-05-07_commentaires_liste_conservation_EN.pdf

(6)  JO L 145 de 31.5.2001, p. 43.

(7)  Ver a proposta da Comissão para um Regulamento relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados [COM(2012) 11 final]. Ver também o Parecer da AEPD, de 7 de março de 2012, sobre o pacote de reforma legislativa sobre a proteção de dados, disponível em http://www.edps.europa.eu/EDPSWEB/edps/Consultation/Reform_package;jsessionid=46ACCFDB9005EB950DF9C7D58BDE5377


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