EUR-Lex Access to European Union law

Back to EUR-Lex homepage

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

Document 32014R1042

Regulamento Delegado (UE) n. ° 1042/2014 da Comissão, de 25 de julho de 2014 , que completa o Regulamento (UE) n. ° 514/2014 no que se refere à designação e às competências de gestão e de controlo das autoridades responsáveis, e no que se refere ao estatuto e obrigações das autoridades de auditoria

OJ L 289, 3.10.2014, p. 3–15 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

In force: This act has been changed. Current consolidated version: 16/10/2018

ELI: http://data.europa.eu/eli/reg_del/2014/1042/oj

3.10.2014   

PT

Jornal Oficial da União Europeia

L 289/3


REGULAMENTO DELEGADO (UE) N.o 1042/2014 DA COMISSÃO

de 25 de julho de 2014

que completa o Regulamento (UE) n.o 514/2014 no que se refere à designação e às competências de gestão e de controlo das autoridades responsáveis, e no que se refere ao estatuto e obrigações das autoridades de auditoria

A COMISSÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

Tendo em conta o Regulamento (UE) n.o 514/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, que estabelece disposições gerais aplicáveis ao Fundo para o Asilo, a Migração e a Integração e ao instrumento de apoio financeiro à cooperação policial, à prevenção e luta contra a criminalidade e à gestão de crises (1), nomeadamente o artigo 26.o, n.o 4, e o artigo 29.o, n.o 1,

Considerando o seguinte:

(1)

Para assegurar a continuidade entre a execução dos anteriores fundos no âmbito do programa geral «Solidariedade e gestão dos fluxos migratórios» do quadro 2007-2013 e a execução dos regulamentos específicos no âmbito do quadro financeiro para 2014-2020, o Regulamento (UE) n.o 514/2014 foi, em grande medida, inspirado na regulamentação em vigor no âmbito dos Fundos anteriores, mas tendo em conta as mudanças introduzidas na gestão partilhada pelo Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho (2).

(2)

Para garantir que os organismos que executam os programas nacionais têm capacidade para cumprir a sua missão de uma forma eficiente e em sintonia com as prioridades e os objetivos definidos nos regulamentos específicos a que se refere o artigo 2.o, alínea a), do Regulamento (UE) n.o 514/2014, devem ser estabelecidas disposições para a sua designação, supervisão da sua designação e suspensão, caso necessário.

(3)

A fim de assegurar que o âmbito das suas responsabilidades lhes permite executar o programa nacional, é necessário estabelecer regras que definam as responsabilidades de gestão e de controlo das autoridades responsáveis, em especial as condições em que podem delegar ou externalizar algumas das respetivas tarefas.

(4)

O processo de seleção e adjudicação para a concessão da contribuição da União ao abrigo dos programas nacionais deve respeitar os princípios da transparência, não discriminação e igualdade de tratamento. É, por conseguinte, necessário estabelecer as condições para a execução das ações pelos Estados-Membros no âmbito dos programas nacionais, identificando em especial as circunstâncias em que a autoridade responsável pode executar projetos de forma direta.

(5)

Em todos os Estados-Membros, as auditorias devem ser efetivas, ter o âmbito adequado e ser realizadas em conformidade com as normas internacionais em matéria de auditoria. Para o efeito, o estatuto e as normas de auditoria das autoridades de auditoria devem ser claramente definidos.

(6)

Para assegurar que as atividades de auditoria das autoridades de auditoria lhes permitem comprovar os seus pareceres de auditoria, os diferentes tipos de atividades de auditoria devem ser definidos.

(7)

É importante que os resultados da atividade da autoridade de auditoria sejam comunicados de forma adequada e atempada à autoridade responsável pela designação, bem como à Comissão Europeia. Em particular, é importante que a declaração de gestão e a síntese anual dos relatórios finais de auditoria e dos controlos efetuados, transmitidas enquanto parte do pedido de pagamento anual, reflitam bem o resultado do trabalho da autoridade de auditoria e respetivas conclusões. Por conseguinte, a autoridade de auditoria deve, no âmbito dos seus trabalhos de auditoria, assegurar que as informações relacionadas com a sua atividade de auditoria são devidamente comunicadas nesses documentos.

(8)

A fim de permitir a rápida aplicação das medidas previstas no presente regulamento e não atrasar a aprovação e a execução dos programas nacionais, o regulamento deve entrar em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.

(9)

O Reino Unido e a Irlanda estão vinculados pelo Regulamento (UE) n.o 514/2014 e, por consequência, vinculados pelo presente regulamento.

(10)

A Dinamarca não está vinculada pelo Regulamento (UE) n.o 514/2014 nem pelo presente regulamento,

ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 1.o

Definições

Para efeitos do disposto no presente regulamento, são aplicáveis as definições do Regulamento (UE) n.o 514/2014. As seguintes definições são igualmente aplicáveis:

a)

«Autoridade responsável pela designação», a autoridade ministerial de um Estado-Membro, a que se refere o artigo 26.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 que designa a autoridade responsável;

b)

«Autoridades competentes», a autoridade responsável, a autoridade de auditoria e, se for caso disso, a autoridade delegada referida no artigo 25.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014;

c)

«SFC 2014», o sistema de informação eletrónico criado pelo artigo 2.o do Regulamento de Execução (UE) n.o 802/2014 da Comissão (3);

d)

«Convenção de subvenção», um acordo, ou uma forma equivalente de instrumento legal, com base no qual a autoridade responsável concede subvenções ao beneficiário para efeitos de execução de um projeto no âmbito do programa nacional.

CAPÍTULO II

AUTORIDADE RESPONSÁVEL

SECÇÃO I

Designação da autoridade responsável

Artigo 2.o

Critérios e procedimento de designação da autoridade responsável

1.   O organismo designado como autoridade responsável deve dispor de uma organização administrativa e de um sistema de controlo interno que satisfaçam os critérios estabelecidos no anexo do presente regulamento («os critérios de designação»). Os critérios de designação dizem respeito:

a)

Ao ambiente interno;

b)

Às atividades de controlo;

c)

Às informações e comunicações internas;

d)

Ao acompanhamento e apresentação de relatórios internos.

Os Estados-Membros podem definir outros critérios de designação para ter em conta a dimensão, as responsabilidades e outras características da autoridade responsável.

2.   O organismo de auditoria a que se refere o artigo 26.o, n.o 3, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 deve avaliar se a futura autoridade responsável respeita os critérios de designação previstos no anexo e deve documentar as suas constatações de auditoria, conclusões e parecer num relatório de auditoria dirigido à autoridade responsável pela designação.

3.   Se a autoridade responsável pela designação não estiver persuadida de que a futura autoridade responsável respeita os critérios de designação, a autoridade responsável pela designação deve dar à autoridade responsável instruções específicas e um prazo para corrigir o seu incumprimento antes de poder ser designada como autoridade responsável.

Na pendência da conformidade, pode ser concedida ao organismo a designação provisória como autoridade responsável por um período não superior a 12 meses. A duração desse período transitório deve ser proporcional aos incumprimentos identificados.

4.   Após a designação da autoridade responsável, o Estado-Membro deve notificar sem demora a Comissão via SFC 2014. Com a referida notificação, o Estado-Membro deve transmitir documentação que indique:

a)

A principal divisão de responsabilidades entre as unidades organizacionais da autoridade responsável;

b)

Se for caso disso, a sua relação com as autoridades delegadas, as atividades a delegar e os principais procedimentos de supervisão destas atividades delegadas; e

c)

Um resumo dos principais procedimentos para o tratamento de pedidos de financiamento dos beneficiários e para a autorização e registo das despesas.

Artigo 3.o

Supervisão da autoridade responsável e revisão da designação

1.   A autoridade responsável pela designação deve supervisionar a autoridade responsável, em particular com base nas informações a que se refere o artigo 14.o, n.o 2, do presente regulamento, devendo acompanhar quaisquer deficiências detetadas.

2.   Os Estados-Membros devem assegurar que as informações que indiquem que a autoridade responsável deixou de satisfazer os critérios de designação são comunicadas sem demora à autoridade responsável pela designação.

3.   Nos casos em que a autoridade responsável deixar de satisfazer plenamente os critérios de designação, ou em que o seu sistema de controlo interno for tão deficiente que ponha em causa a sua capacidade para cumprir as suas funções, a autoridade responsável pela designação deve submeter a autoridade responsável a um período probatório. Em tais casos, a autoridade responsável pela designação deve elaborar um plano de medidas corretivas que a autoridade responsável deve executar dentro de um prazo proporcional à gravidade do incumprimento ou da deficiência. Este prazo não pode ser superior a 12 meses a contar do início do período probatório.

4.   A autoridade responsável pela designação deve informar o mais rapidamente possível a Comissão de qualquer plano de medidas corretivas elaborado nos termos do n.o 3 e manter a Comissão informada acerca dos seus progressos.

5.   Se tiver sido suspensa a designação da autoridade responsável, a autoridade responsável pela designação deve, no mais curto prazo, designar outra autoridade responsável, em conformidade com o artigo 26.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e o artigo 2.o do presente regulamento, para garantir que os pagamentos aos beneficiários não sofrem interrupções.

6.   Sempre que a Comissão verifique que um Estado-Membro não cumpriu a obrigação de elaborar um plano de medidas corretivas nos termos do n.o 3 ou que a autoridade responsável mantém a sua designação apesar de não ter executado esse plano de medidas corretivas no prazo fixado, a Comissão resolve quaisquer deficiências que subsistam através do apuramento da conformidade previsto no artigo 47.o do Regulamento (CE) n.o 514/2014.

SECÇÃO II

Competências de gestão e de controlo da autoridade responsável

Artigo 4.o

Funções da autoridade responsável

A autoridade responsável deve gerir e executar o programa nacional em conformidade com os princípios da boa gestão financeira. Para tal:

a)

Consulta os parceiros, em conformidade com o artigo 12.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014;

b)

Assegura o bom funcionamento do comité de acompanhamento a que se refere o artigo 12.o, n.o 4.o, Regulamento (UE) n.o 514/2014;

c)

Apresenta à Comissão uma proposta para o programa nacional referido no artigo 14.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014, bem como quaisquer outras revisões posteriores mediante a utilização do SFC 2014;

d)

Define e estabelece as regras de elegibilidade para os projetos e custos dos projetos para todas as atividades, assegurando a igualdade de tratamento e evitando os conflitos de interesse, em conformidade com os princípios da boa gestão financeira;

e)

Organiza e publica os concursos e convites à apresentação de propostas, bem como organiza e anuncia a posterior seleção e adjudicação de projetos para financiamento ao abrigo do programa nacional, em conformidade com o âmbito e os objetivos dos regulamentos específicos a que se refere o artigo 2.o, alínea a), do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e com os critérios definidos no artigo 9.o do presente regulamento;

f)

Assegura que existem sistemas para recolher os dados necessários para comunicar os indicadores comuns e específicos dos programas à Comissão, juntamente com outros dados sobre a execução do programa e dos projetos;

g)

Recebe os pagamentos efetuados pela Comissão e procede aos pagamentos aos beneficiários;

h)

Assegura a coerência e a complementaridade entre os cofinanciamentos no âmbito dos regulamentos específicos e de outros instrumentos nacionais e da União pertinentes;

i)

Acompanha os projetos e assegura que as despesas declaradas para os projetos foram realmente efetuadas, em conformidade com as regras da União e as regras nacionais aplicáveis;

j)

Assegura que existe um sistema informatizado de registo e de manutenção da contabilidade para cada projeto no âmbito dos programas nacionais e que é efetuada a recolha de dados sobre a execução para efeitos da gestão financeira, do acompanhamento, do controlo e da avaliação;

k)

Sem prejuízo das normas contabilísticas nacionais, assegura que os beneficiários e outros organismos envolvidos na execução dos projetos financiados ao abrigo do programa nacional mantêm um sistema de contabilidade separado ou uma codificação contabilística adequada de todas as transações relacionadas com o projeto;

l)

Assegura que as avaliações do programa nacional referidas no artigo 56.o e no artigo 57.o, n.o 1.o, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 são realizadas dentro dos prazos estabelecidos;

m)

Garante que os auditores independentes recebem, para efeitos da realização da avaliação a que se refere o artigo 56.o e o artigo 57.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e da formulação do parecer de avaliação, todas as informações necessárias sobre a gestão do programa nacional;

n)

Estabelece procedimentos para garantir que todos os documentos relativos a despesas, decisões e atividades de controlo têm uma pista de auditoria adequada e são realizados em conformidade com os regulamentos de execução da Comissão adotados com base no artigo 27.o, n.o 5, do Regulamento (UE) n.o 514/2014.

o)

Assegura que a autoridade de auditoria recebe, para efeitos da realização das auditorias a que se refere o artigo 29.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e da formulação do parecer de auditoria, todas as informações necessárias sobre os procedimentos de gestão e de controlo aplicados e as despesas financiadas ao abrigo dos regulamentos específicos;

p)

Elabora os relatórios de execução referidos no artigo 54.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e os relatórios de avaliação a que se refere o artigo 57.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 514/2014 e apresenta-os à Comissão através do sistema SFC 2014;

q)

Elabora o pedido de pagamento em conformidade com o artigo 44.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014, e apresenta-o à Comissão através do sistema SFC 2014;

r)

Realiza atividades de informação e publicidade e divulga os resultados do programa, em conformidade com o artigo 53.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014;

s)

Efetua controlos administrativos e controlos locais, em conformidade com o artigo 27.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014;

t)

Coopera com a Comissão e as autoridades responsáveis dos outros Estados-Membros; e

u)

Responde às conclusões da autoridade de auditoria, quer aceitando as mesmas ou, se as conclusões da autoridade de auditoria não forem aceites, fornecendo uma justificação pormenorizada.

Artigo 5.o

Autoridade delegada

1.   A autoridade responsável pode delegar todas ou algumas das suas funções a uma autoridade delegada, em conformidade com o artigo 25.o, n.o 1, alínea c), do Regulamento (UE) n.o 514/2014. Qualquer delegação de funções deve respeitar os princípios da boa gestão financeira e assegurar a observância do princípio da não discriminação, bem como a visibilidade do financiamento da União. As funções delegadas não podem dar origem a conflitos de interesses.

2.   O âmbito das funções delegadas pela autoridade responsável à autoridade delegada e a especificação dos procedimentos de execução das mesmas devem ser inscritos num documento assinado pela autoridade responsável e pela autoridade delegada. O ato de delegação deve mencionar, pelo menos:

a)

O regulamento específico pertinente;

b)

As funções confiadas à autoridade delegada;

c)

A obrigação de a autoridade delegada verificar se os beneficiários cumprem as regras nacionais e da União;

d)

A obrigação de a autoridade delegada criar e manter uma estrutura organizativa e um sistema de gestão e controlo adaptados às suas funções;

e)

As informações e os documentos justificativos que a autoridade delegada deve apresentar à autoridade responsável e os prazos a observar; e

f)

O mecanismo da autoridade responsável para supervisionar a autoridade delegada.

3.   Nos termos do artigo 25.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento (UE) n.o 514/2014, a comunicação com a Comissão não pode ser delegada. A autoridade delegada deve comunicar com a Comissão através da autoridade responsável.

4.   Se a autoridade delegada não fizer parte da administração pública ou não for um organismo de direito privado com uma missão de serviço público, regido pelo direito nacional, a autoridade responsável não pode delegar-lhe poderes executivos que impliquem uma ampla margem de discricionariedade envolvendo escolhas políticas.

5.   A autoridade responsável deve continuar a ser responsável pelas funções que tiver delegado. A autoridade responsável deve proceder regularmente a uma análise das funções delegadas para confirmar que o trabalho é realizado satisfatoriamente e em conformidade com as regras nacionais e da União.

6.   No que se refere a funções delegadas, o presente regulamento é aplicável à autoridade delegada por analogia.

Artigo 6.o

Externalização de funções

A autoridade responsável pode externalizar algumas das suas funções. Deve, no entanto, permanecer responsável por elas.

A autoridade responsável deve proceder regularmente a uma análise das funções externalizadas para confirmar que o trabalho é realizado satisfatoriamente e em conformidade com as regras nacionais e da União.

SECÇÃO III

Obrigações da autoridade responsável no que respeita à intervenção pública

Artigo 7.o

Papel da autoridade responsável como entidade adjudicante

1.   A autoridade responsável deve conceder em regra geral subvenções para projetos ao abrigo do programa nacional com base em convites públicos à apresentação de propostas.

2.   A autoridade responsável pode conceder subvenções para projetos, com base num convite limitado à apresentação de propostas.

Os convites limitados à apresentação de propostas só estão abertos a organizações selecionadas devido à natureza específica do projeto ou à competência técnica ou administrativa dos organismos convidados a apresentar propostas.

Os motivos que justificam o recurso a um convite limitado à apresentação de propostas são indicados no convite à apresentação de propostas.

3.   A autoridade responsável pode conceder subvenções diretamente quando a natureza específica do projeto ou a competência técnica ou administrativa dos organismos em questão não permitir outra opção, como no caso dos monopólios de jure ou de facto.

Os motivos que justificam a utilização de um ajuste direto são indicados na decisão de adjudicação.

4.   Em casos devidamente justificados, incluindo a prossecução de projetos plurianuais que tenham sido selecionados no âmbito de um convite à apresentação de propostas anterior ou em situações de emergência, as subvenções podem ser atribuídas sem convite à apresentação de propostas.

Os motivos que justificam que a subvenção foi concedida sem convite à apresentação de propostas são indicados na decisão de adjudicação.

5.   Nos casos em que a autoridade responsável atua como entidade adjudicante, nem a autoridade responsável nem qualquer autoridade delegada podem ser beneficiários de uma subvenção concedida em conformidade com o presente artigo.

6.   A autoridade responsável deve determinar quem concede subvenções e garantir que os conflitos de interesses são evitados, em especial, se os candidatos forem organismos nacionais.

Artigo 8.o

Condições de atuação da autoridade responsável como organismo de execução

1.   A autoridade responsável pode decidir executar projetos de forma direta, sozinha ou em associação com qualquer outra autoridade nacional, em virtude de as competências administrativas, a especialização técnica, ou as características do projeto não permitirem outra escolha para a execução, tais como um monopólio de jure ou exigências em matéria de segurança. Em tais casos, a autoridade responsável é o beneficiário da subvenção.

2.   Os motivos que levaram a autoridade responsável a atuar como organismo de execução e eventualmente associar-se a autoridades nacionais como indicado no n.o 1 devem ser comunicados à Comissão no relatório anual de execução a que se refere o artigo 54.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014.

3.   Aquando da execução de projetos na qualidade de organismo de execução, a autoridade responsável deve respeitar o princípio da relação qualidade-preço e prevenir conflitos de interesses.

4.   A decisão administrativa de cofinanciar um projeto no âmbito do programa nacional deve incluir todas as informações necessárias para verificar a realização dos produtos e serviços cofinanciados e confirmar as despesas efetuadas.

5.   Se a autoridade responsável for suscetível de atuar regularmente como organismo de execução:

a)

A autoridade responsável e a autoridade de auditoria não devem fazer parte do mesmo organismo, exceto se a autoridade de auditoria depender de um organismo externo e a sua independência de auditoria for garantida; e

b)

As funções da autoridade responsável, previstas no artigo 4.o, não devem ser afetadas.

Artigo 9.o

Procedimento de seleção e adjudicação

1.   Os convites à apresentação de propostas referidos no artigo 7.o, n.o 1, devem ser publicados de modo a assegurar o caráter aberto do procedimento e a publicidade adequada junto dos potenciais beneficiários. Qualquer alteração substancial dos convites à apresentação de propostas deve ser publicada nas mesmas condições.

Os convites à apresentação de propostas referidos no artigo 7.o, n.os 1 e 2, devem especificar, pelo menos, o seguinte:

a)

Os objetivos;

b)

Os critérios de seleção e de adjudicação;

c)

As modalidades de financiamento da União, bem como, se aplicável, de financiamento nacional, incluindo, se for caso disso, a possibilidade de aplicar uma taxa de cofinanciamento mais elevada, em conformidade com o artigo 16.o, n.o 5.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014;

d)

As modalidades e o prazo de apresentação de propostas;

e)

As regras de elegibilidade das despesas;

f)

A duração do projeto; e

g)

As informações financeiras e outras informações a conservar e comunicar.

2.   Antes de tomar a decisão de adjudicação, a autoridade responsável deve certificar-se de que os beneficiários do projeto têm capacidade para satisfazer os critérios de seleção e de adjudicação.

3.   A autoridade responsável deve definir os procedimentos para a receção de propostas. As propostas devem ser objeto de uma análise formal, técnica e orçamental e de uma avaliação qualitativa segundo os critérios indicados no convite à apresentação de propostas, de uma forma transparente e não discriminatória. A autoridade responsável deve registar por escrito as razões para a rejeição das outras propostas.

4.   A decisão de atribuição deve indicar, pelo menos, o nome dos beneficiários, os elementos essenciais do projeto e os seus objetivos operacionais, o montante máximo da contribuição da União e a taxa máxima de cofinanciamento dos custos elegíveis totais.

5.   A autoridade responsável deve informar por escrito todos os candidatos da sua decisão. Deve comunicar aos candidatos preteridos as razões da sua recusa, com referência aos critérios de seleção e de adjudicação.

Artigo 10.o

Documentos que formalizam as subvenções nos casos em que a autoridade responsável atua como entidade adjudicante

1.   Nos casos em que a autoridade responsável atua como entidade adjudicante, deve estabelecer procedimentos de gestão de projetos que exigem, pelo menos:

a)

Assinar as convenções de subvenção com os beneficiários; e

b)

Acompanhar as convenções de subvenção, incluindo quaisquer alterações às mesmas, por via administrativa, tais como trocas de correspondência ou relatórios escritos.

2.   A convenção de subvenção deve incluir ou indicar o seguinte:

a)

O montante máximo da contribuição da União;

b)

A percentagem máxima da contribuição da União, em conformidade com o regulamento específico em questão;

c)

A descrição pormenorizada e o calendário do projeto;

d)

Se aplicável, qualquer tarefa importante que o beneficiário tenciona subcontratar a terceiros, juntamente com os respetivos custos;

e)

O orçamento previsional e o plano de financiamento do projeto acordados, incluindo despesas e receitas, em conformidade com as regras de elegibilidade estabelecidas;

f)

O método de cálculo do montante da contribuição da União, após o encerramento do projeto;

g)

O calendário e as disposições de execução da convenção, incluindo as disposições relativas às obrigações em matéria de apresentação de relatórios, alterações à convenção e denúncia da convenção;

h)

Os objetivos operacionais do projeto, incluindo os objetivos quantificados e os indicadores a utilizar nos relatórios;

i)

A disposição que exige que o beneficiário recolha, em tempo útil, os dados necessários para os indicadores comuns definidos no regulamento específico e os indicadores específicos dos programas, e comunique esses dados, pelo menos uma vez por ano;

j)

A definição dos custos elegíveis, incluindo, quando aplicável, uma descrição da metodologia utilizada para determinar a tabela de custos unitários, os montantes fixos ou o financiamento a taxa fixa;

k)

Os requisitos de contabilidade e as condições de pagamento da subvenção;

l)

As condições relativas à pista de auditoria;

m)

As disposições relativas à proteção dos dados;

n)

As disposições em matéria de publicidade.

3.   A convenção de subvenção é regra geral assinada antes do início de qualquer das atividades do projeto imputada ao programa nacional.

4.   As convenções de subvenção devem prever expressamente que a Comissão, ou seus representantes, e o Tribunal de Contas dispõem de poderes de auditoria com base em controlos documentais e no local sobre todos os beneficiários de subvenções, contratantes e subcontratantes que recebam fundos da União ao abrigo do programa nacional.

Artigo 11.o

Documentos que formalizam as subvenções nos casos em que a autoridade responsável atua como organismo de execução

1.   Nos casos em que a autoridade responsável atua como organismo de execução, deve estabelecer procedimentos de gestão de projetos que exigem, pelo menos:

a)

A formalização de uma decisão administrativa de cofinanciar projetos;

b)

O acompanhamento da decisão administrativa e quaisquer alterações a essa decisão, por via administrativa, tais como trocas de correspondência ou relatórios escritos.

2.   A decisão administrativa deve incluir ou indicar o seguinte:

a)

O montante máximo da contribuição da União;

b)

A percentagem máxima da contribuição da União, em conformidade com o regulamento específico em questão;

c)

A descrição pormenorizada e o calendário do projeto;

d)

Se aplicável, qualquer tarefa importante que o beneficiário tenciona subcontratar a terceiros, juntamente com os respetivos custos;

e)

O orçamento previsional e o plano de financiamento do projeto acordados, incluindo despesas e receitas, em conformidade com as regras de elegibilidade estabelecidas;

f)

O método de cálculo do montante da contribuição da União, após o encerramento do projeto;

g)

Os objetivos operacionais do projeto, incluindo objetivos quantificados e os indicadores que serão utilizados;

h)

A disposição que exige que a autoridade responsável recolha, e comunique, pelo menos uma vez por ano, os dados necessários para os indicadores comuns definidos no regulamento específico e os indicadores específicos dos programas, e comunique esses dados, pelo menos uma vez por ano;

i)

A definição dos custos elegíveis, incluindo, quando aplicável, uma descrição da metodologia utilizada para determinar a tabela de custos unitários, os montantes fixos ou o financiamento a taxa fixa;

j)

Os requisitos de contabilidade e as condições de pagamento da subvenção;

k)

As condições relativas à pista de auditoria;

l)

As disposições relativas à proteção dos dados;

m)

As disposições em matéria de publicidade.

3.   A decisão administrativa é regra geral tomada antes do início de qualquer das atividades do projeto imputada ao programa nacional.

4.   A decisão administrativa deve prever expressamente que a Comissão, ou seus representantes, e o Tribunal de Contas dispõem de poderes de auditoria com base em controlos documentais e no local sobre todos os beneficiários de subvenções, contratantes e subcontratantes que recebam fundos da União ao abrigo do programa nacional.

CAPÍTULO III

ESTATUTO DA AUTORIDADE DE AUDITORIA E OBRIGAÇÕES NO QUE SE REFERE ÀS AUDITORIAS

Artigo 12.o

Estatuto da autoridade de auditoria

1.   Em conformidade com o artigo 59.o, n.o 5, segundo parágrafo, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 e com o artigo 25.o, n.o 1, alínea b), do Regulamento (UE) n.o 514/2014, a autoridade de auditoria deve funcionar de modo independente da autoridade responsável. Presume-se uma independência funcional quando não exista uma relação hierárquica direta entre a autoridade de auditoria e a autoridade responsável e a autoridade de auditoria tenha plena autonomia nos seus pareceres e declarações.

2.   Todos os trabalhos de auditoria devem ser realizados em conformidade com as normas de auditoria internacionalmente aceites.

Artigo 13.o

Externalização do trabalho de auditoria

A autoridade de auditoria pode subcontratar uma parte do seu trabalho de auditoria a um outro organismo de auditoria, desde que este organismo seja funcionalmente independente da autoridade responsável. A autoridade de auditoria deve continuar a ser responsável pelas funções que externalizar.

As auditorias externalizadas são realizadas em conformidade com as normas de auditoria internacionalmente aceites e sob o rigoroso acompanhamento e supervisão da autoridade de auditoria.

Artigo 14.o

Auditorias

1.   Para a apresentação do parecer referido no artigo 59.o, n.o 5, segundo parágrafo, do Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012, a autoridade de auditoria deve realizar auditorias financeiras e de sistema.

2.   As auditorias de sistemas devem verificar se os sistemas de gestão e de controlo da autoridade responsável têm funcionado de forma eficaz, de modo a dar garantias razoáveis de que as despesas incluídas nas contas anuais são legais e regulares.Com base nessas auditorias, a autoridade de auditoria deve determinar se a autoridade responsável continua a respeitar os critérios de designação estabelecidos no anexo.

3.   As auditorias financeiras são efetuadas de modo a fornecer uma garantia razoável de que as contas anuais dão uma imagem verdadeira e fiel das despesas declaradas pela autoridade responsável.

A fim de determinar se as contas dão uma imagem verdadeira e fiel, a autoridade de auditoria deve verificar se todos os elementos das despesas pagas e as contribuições públicas recebidas e lançadas na contabilidade da autoridade responsável no exercício financeiro são corretamente registados no sistema contabilístico e correspondem aos registos contabilísticos comprovativos conservados pela autoridade responsável. A autoridade de auditoria deve, nomeadamente, com base nestas contas:

a)

Verificar que o montante total das despesas elegíveis declaradas no pedido de pagamento do saldo anual apresentado à Comissão concorda com as despesas registadas nas contas da autoridade responsável e, caso existam diferenças, se foram fornecidas nas contas explicações adequadas para a conciliação dos montantes;

b)

Verificar que os montantes retirados e recuperados, os montantes a recuperar e os montantes não recuperáveis no final do exercício correspondem aos montantes registados no sistema contabilístico da autoridade responsável e são comprovados por decisões documentadas da autoridade responsável;

c)

Verificar se a autoridade responsável efetuou os controlos administrativos e no local, em conformidade com o artigo 27.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014.

As verificações referidas nas alíneas a), b) e c) podem ser efetuadas por amostragem.

4.   Como parte das auditorias financeiras e de sistemas, a autoridade de auditoria deve repetir alguns dos controlos administrativos ou no local que foram efetuados pela autoridade responsável. A autoridade de auditoria deve determinar o número de trabalhos de auditoria a repetir com base na sua avaliação do risco.

5.   Se as auditorias financeiras ou de sistema da autoridade de auditoria identificarem deficiências materiais no funcionamento efetivo dos sistemas de gestão e controlo da autoridade responsável, a autoridade de auditoria deve:

a)

Avaliar o impacto financeiro e operacional destas insuficiências;

b)

Formular recomendações adequadas à autoridade responsável para a adoção de medidas corretivas e preventivas;

c)

Acompanhar a execução destas medidas pela autoridade responsável, bem como avaliar se se encontra em vigor um plano de ação destinado a repor o funcionamento eficaz dos sistemas de gestão e de controlo.

6.   Depois de concluir as suas atividades de auditoria referidas nos n.os 1, 2 e 3, a autoridade de auditoria deve comunicar as suas conclusões à autoridade responsável pela designação, nomeadamente se, na sua opinião, a autoridade responsável continua a respeitar os critérios de designação.

7.   A autoridade de auditoria deve garantir que todas as informações relacionadas com as suas atividades de auditoria referidas nos n.os 1, 2 e 3 são devidamente comunicadas pela autoridade responsável à Comissão Europeia.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÃO FINAL

Artigo 15.o

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável nos Estados-Membros, em conformidade com os Tratados.

Feito em Bruxelas, em 25 de julho de 2014.

Pela Comissão

O Presidente

José Manuel BARROSO


(1)  JO L 150 de 20.5.2014, p. 112.

(2)  Regulamento (UE, Euratom) n.o 966/2012 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 25 de outubro de 2012, relativo às disposições financeiras aplicáveis ao orçamento geral da União e que revoga o Regulamento (CE, Euratom) n.o 1605/2002 do Conselho (JO L 298 de 26.10.2012, p. 1).

(3)  Regulamento de Execução (UE) n.o 802/2014 da Comissão, de 24 de julho de 2014, que estabelece modelos para os programas nacionais e que estabelece os termos e as condições do sistema de intercâmbio eletrónico de dados entre a Comissão e os Estados-Membros, em conformidade com o Regulamento (UE) n.o 514/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho que estabelece disposições gerais aplicáveis ao Fundo para o Asilo, a Migração e a Integração e ao instrumento de apoio financeiro à cooperação policial, à prevenção e luta contra a criminalidade e à gestão de crises (JO L 219 de 25.7.2014, p. 22).


ANEXO

Critérios para a designação da autoridade responsável

1.   Ambiente interno

A)   Estrutura organizativa

(1)

Estrutura organizativa que permite à autoridade responsável executar as suas funções definidas no artigo 4.o.

(2)

Estrutura organizativa, definida num organograma, que revela uma clara atribuição de papéis e competências.

B)   Normas em matéria de recursos humanos

(1)

Recursos humanos adequados para realizar as funções descritas no artigo 4.o.

(2)

Separação de funções, de forma a que nenhum membro do pessoal tenha responsabilidade por mais do que uma função em matéria de autorização, pagamento ou contabilização dos montantes imputados ao programa nacional, e nenhum membro do pessoal desempenhe qualquer dessas funções sem ser supervisionado por um segundo membro do pessoal.

(3)

Definição, por escrito, das competências de cada membro do pessoal, incluindo limites à sua autoridade financeira.

(4)

Formação adequada do pessoal.

(5)

Procedimentos para evitar o risco de conflito de interesses, nomeadamente quando um membro do pessoal, que ocupa uma posição de responsabilidade ou um posto sensível no âmbito da verificação, autorização, pagamento e contabilização de pedidos, desempenha igualmente outras funções fora da autoridade responsável.

2.   Atividades de controlo

A)   Seleção de projetos

(1)

Procedimentos de seleção e concessão de subvenções, em conformidade com o artigo 9.o.

(2)

Procedimentos relativos ao conteúdo e à assinatura das convenções de subvenção e decisões administrativas em conformidade com os artigos 10.o e 11.o.

B)   Procedimentos de controlos administrativos e controlos no local

(1)

Procedimentos a seguir para informar a hierarquia da autoridade responsável ao nível adequado, numa base regular e atempada, dos resultados dos controlos efetuados, de modo a permitir a revisão da estratégia de controlo e dos procedimentos de controlo interno quando são identificadas deficiências sistémicas ou conforme necessário.

(2)

Descrição do método de amostragem utilizado quando os controlos administrativos ou locais não são exaustivos, mas realizados com base numa amostra, e um procedimento para comunicar discrepâncias e irregularidades.

(3)

Se os documentos (em papel ou em formato eletrónico) relativos aos controlos efetuados sobre os pedidos de financiamento forem mantidos por outros organismos, devem ser estabelecidos por esses organismos e pela autoridade responsável procedimentos que garantam que a autoridade responsável tem acesso a estes documentos.

C)   Procedimentos para a autorização de pagamento de pedidos de financiamento apresentados pelos beneficiários

(1)

Procedimentos para assegurar o controlo da execução de convenções de subvenção, decisões administrativas e contratos de acordo com os termos e condições contratuais.

(2)

Procedimentos relativos à receção, registo e tratamento de pedidos de financiamento apresentados por um beneficiário, definindo nomeadamente a descrição de todos os documentos a utilizar e o procedimento para a verificação dos trabalhos efetuados.

(3)

Lista de controlo das verificações necessárias para cada membro do pessoal responsável pela autorização, incluindo uma verificação dos trabalhos efetuados.

(4)

Procedimento de autorização de pagamento, incluindo a verificação da conformidade com as regras nacionais e da União, nomeadamente os controlos exigidos pelos artigos 5.o, n.o 2, e 27.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014 para impedir e detetar as fraudes e irregularidades, sendo dada especial atenção aos riscos incorridos.

D)   Procedimentos para pagamento

(1)

Procedimentos para garantir que os pagamentos sejam efetuados unicamente nas contas bancárias pertencentes ao beneficiário e que não são efetuados pagamentos em numerário.

(2)

Procedimentos para garantir que todos os pagamentos relativamente aos quais não são executadas transferências, voltam a ser creditados no orçamento do programa nacional.

E)   Procedimentos contabilísticos

Procedimentos contabilísticos para assegurar que as contas anuais são completas, rigorosas e elaboradas atempadamente e que quaisquer erros ou omissões são detetados e corrigidos, nomeadamente através de controlos e conciliações periódicos.

F)   Procedimentos para o pagamento de adiantamentos

(1)

Procedimentos para garantir que os pagamentos de adiantamentos aos beneficiários são identificados separadamente nos registos contabilísticos.

(2)

Procedimentos para garantir que os adiantamentos são apurados nos prazos estipulados e que são identificados os adiantamentos cujos prazos de apuramento tenham sido ultrapassados.

G)   Procedimentos aplicáveis às dívidas

(1)

Procedimentos para garantir que os critérios previstos nos pontos A) a D) são aplicáveis, mutatis mutandis, aos montantes que a autoridade responsável deve recuperar, em conformidade com o artigo 21.o, alínea h), do Regulamento (UE) n.o 514/2014.

(2)

Procedimentos para assegurar um acompanhamento adequado das ordens de cobrança emitidas e, se aplicável, dos juros de mora.

(3)

Procedimentos para garantir que se a recuperação não puder ser efetuada, a causa é identificada, a fim de avaliar se os Estados Membros devem reembolsar o orçamento da União.

(4)

Sistema de reconhecimento numa lista de devedores de todos os montantes devidos e de registo de todas as dívidas antes da sua cobrança.

(5)

Procedimentos destinados a garantir que esta lista de devedores é verificada em intervalos regulares para garantir a sua fiabilidade e exaustividade.

H)   Procedimentos para deteção de irregularidades e luta contra as fraudes

(1)

Definições de irregularidades em conformidade com os requisitos da União.

(2)

Mecanismos para assegurar que as irregularidades podem ser detetadas atempadamente e que podem ser tomadas medidas corretivas imediatas.

(3)

Procedimentos relativos à adoção de medidas proporcionais de luta contra a fraude.

(4)

Procedimentos para assegurar que a Comissão é informada das irregularidades detetadas e, se necessário, de quaisquer medidas corretivas adotadas nas contas anuais.

I)   Pista de auditoria

Procedimento para garantir uma pista de auditoria adequada, em conformidade com as regras de execução adotadas nos termos do artigo 27.o, n.o 5, do Regulamento (UE) n.o 514/2014, fornecendo provas documentais, a conservar nas instalações da autoridade responsável, relacionadas com a seleção dos projetos, a autorização, a contabilização e o pagamento dos pedidos de financiamento apresentados pelo beneficiário, bem como a gestão dos adiantamentos e créditos.

3.   Informações e comunicações internas

A)   Comunicação

(1)

Procedimentos para garantir que:

a)

Todas as alterações na legislação da União são registadas;

b)

As instruções, bases de dados e listas de controlo são atualizadas para as refletir atempadamente; bem como

c)

Todas as partes interessadas, como a autoridade delegada, são informadas destas alterações em tempo útil.

(2)

Procedimentos para garantir que todos os beneficiários dispõem das informações necessárias para o exercício das suas funções e execução das operações.

(3)

Procedimentos para garantir uma informação ex post adequada aos candidatos sobre os resultados do processo de seleção.

B)   Segurança dos sistemas de informação

(1)

A segurança do(s) sistema(s) de informação utilizados está em conformidade com as mais recentes normas internacionalmente aceites.

(2)

Procedimentos para assegurar que as medidas de caráter tecnológico e financeiro são proporcionais aos riscos.

4.   Acompanhamento e relatórios internos

A)   Documentos e relatórios internos

(1)

Procedimentos documentados e listas de verificação correspondentes a serem concluídos, a fim de:

a)

Apoiar o trabalho do comité de acompanhamento a que se refere o artigo 12.o, n.o 4, do Regulamento (UE) n.o 514/2014, e fornecer-lhe as informações necessárias para o desempenho das suas funções, em especial os dados sobre os progressos do programa nacional na realização dos seus objetivos, os dados financeiros e os dados relativos aos indicadores e objetivos intermédios;

b)

Elaborar relatórios de execução anuais e finais a apresentar à Comissão;

c)

Elaborar os documentos que constituem o pedido de pagamento do saldo anual a que se refere o artigo 44.o do Regulamento (UE) n.o 514/2014;

d)

Assegurar que os quadros superiores de gestão estão na posse de todos os relatórios e informações necessários para acompanhar eficazmente a execução dos programas pelos quais são responsáveis; e

e)

Assegurar que os quadros superiores de gestão estão na posse dos relatórios de auditorias ou de avaliações independentes sobre o funcionamento dos respetivos sistemas.

(2)

Procedimentos documentados de elaboração de relatórios e de acompanhamento, se a autoridade responsável tiver confiado a execução de tarefas a um outro organismo.

B)   Controlo de outras tarefas não executadas pelas próprias autoridades

(1)

No caso de organismos que atuam sob a tutela da autoridade responsável, com a exclusão das autoridades delegadas, procedimentos para assegurar que existem mecanismos de controlo para garantir uma boa gestão financeira.

(2)

Quando as atividades de controlo forem externalizadas, procedimentos para assegurar que existem mecanismos de controlo para garantir uma metodologia de controlo comum e a coerência dos trabalhos.

(3)

Se a autoridade responsável delegar atividades, procedimentos para assegurar o cumprimento do artigo 5.o, n.o 4, do presente regulamento.


Top