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Document 32014R0532

Regulamento Delegado (UE) n. ° 532/2014 da Comissão, de 13 de março de 2014 , que completa o Regulamento (UE) n. ° 223/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho sobre o Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas

OJ L 148, 20.5.2014, p. 54–69 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

In force: This act has been changed. Current consolidated version: 20/04/2021

ELI: http://data.europa.eu/eli/reg_del/2014/532/oj

20.5.2014   

PT

Jornal Oficial da União Europeia

L 148/54


REGULAMENTO DELEGADO (UE) N.o 532/2014 DA COMISSÃO

de 13 de março de 2014

que completa o Regulamento (UE) n.o 223/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho sobre o Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas

A COMISSÃO EUROPEIA,

Tendo em conta o Tratado sobre o Funcionamento da União Europeia,

Tendo em conta o Regulamento (CE) n.o 223/2014 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 11 de março de 2014, relativo ao Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas (1), nomeadamente os artigos 32.o, n.os 8 e 9, 34.o, n.os 7 e 8, e 55.o, n.o 4,

Considerando o seguinte:

(1)

O Regulamento (UE) n.o 223/2014 confere poderes à Comissão para adotar atos delegados, que completem os seus elementos não essenciais, no que diz respeito ao Fundo de Auxílio Europeu às Pessoas Mais Carenciadas (FEAD).

(2)

O Regulamento (UE) n.o 223/2014 exige que a autoridade de gestão estabeleça um sistema de registo e armazenamento informatizado dos dados sobre cada operação, necessários para os exercícios de monitorização, avaliação, gestão financeira, verificação e auditoria, incluindo, no que se refere a programas operacionais para a inclusão social das pessoas mais carenciadas (PO II), dados sobre os participantes individuais. É, pois, necessário estabelecer uma lista dos dados que devem ser registados e armazenados nesse sistema.

(3)

Certos dados são relevantes para determinados tipos de operações ou apenas para um tipo de programa operacional; a aplicabilidade dos requisitos relativos aos dados deve, por conseguinte, ser especificada. O Regulamento (UE) n.o 223/2014 estabelece os requisitos específicos a ter em conta para o registo e o armazenamento de dados sobre os participantes individuais nas operações apoiadas por PO II.

(4)

A lista de dados deve respeitar os requisitos de notificação estabelecidos nos termos do Regulamento (UE) n.o 223/2014, a fim de assegurar que os dados necessários para efeitos de gestão financeira e monitorização, incluindo para preparar os pedidos de pagamento, as contas e os relatórios de execução, estão disponíveis sobre cada operação, podendo ser facilmente agregados e cotejados. A lista deve ter em conta que são necessários certos dados informatizados básicos sobre as operações para garantir uma gestão financeira eficaz das operações e cumprir a obrigação de publicação das principais informações sobre as operações. São igualmente necessários outros dados para planificar e realizar as verificações e auditorias.

(5)

A lista de dados a registar e armazenar não deve pressupor as características técnicas ou a estrutura dos sistemas informáticos criados pelas autoridades de gestão ou determinar previamente o formato dos dados registados e armazenados, salvo indicação específica no presente regulamento. Também não deve pressupor os meios através dos quais os dados são introduzidos ou gerados no sistema; em alguns casos, os dados incluídos na lista podem exigir a entrada de múltiplos valores. No entanto, é necessário estabelecer certas regras sobre a natureza destes dados, para assegurar que a autoridade de gestão pode cumprir as suas responsabilidades de monitorização, avaliação, gestão financeira, verificação e auditoria, incluindo quando tal implique o tratamento de dados sobre os participantes individuais.

(6)

A fim de permitir os devidos controlos e auditorias das despesas incorridas ao abrigo dos programas operacionais, há que determinar os critérios que o registo de auditoria deve cumprir para ser considerado adequado.

(7)

Relativamente aos trabalhos de auditoria realizados em conformidade com o Regulamento (UE) n.o 223/2014, é necessário estabelecer que a Comissão e os Estados-Membros devem evitar qualquer divulgação ou disponibilização não autorizada de dados pessoais e especificar para que fins a Comissão e os Estados-Membros podem proceder ao seu tratamento.

(8)

A autoridade de auditoria é responsável pelas auditorias às operações. A fim de garantir que as auditorias às operações têm o alcance e a eficácia desejados e são realizadas com critérios uniformes em todos os Estados-Membros, é necessário especificar as condições a respeitar.

(9)

É necessário estabelecer em pormenor a base de amostragem das operações que devem ser objeto de auditoria, e que a autoridade de auditoria deve respeitar para estabelecer ou aprovar o método de amostragem, incluindo a determinação da unidade de amostragem, bem como determinados critérios técnicos a utilizar para a amostra e, se for caso disso, os fatores que devem ser tidos em conta na recolha de amostras adicionais.

(10)

A autoridade de auditoria deve emitir um parecer de auditoria sobre as contas referidas no Regulamento (UE) n.o 223/2014. A fim de garantir que as auditorias às contas têm o alcance e a eficácia desejados e são realizadas com critérios uniformes em todos os Estados-Membros, é necessário especificar que condições devem cumprir.

(11)

No intuito de garantir a segurança jurídica e a igualdade de tratamento de todos os Estados-Membros no processo de correção financeira, em conformidade com o princípio da proporcionalidade, é necessário definir os critérios para determinar a existência de falhas graves no bom funcionamento dos sistemas de gestão e controlo, definir os principais tipos de falhas e estabelecer os critérios para determinar o nível de correção financeira a aplicar e os critérios para a aplicação de correções financeiras de taxa fixa ou extrapoladas.

(12)

A fim de permitir uma rápida aplicação das medidas nele previstas, o presente regulamento deve entrar em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia,

ADOTOU O PRESENTE REGULAMENTO:

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

Artigo 1.o

Objeto

O presente regulamento estabelece as seguintes disposições, que completam o Regulamento (UE) n.o 223/2014:

a)

Regras específicas sobre a informação relativa aos dados a registar e a armazenar de forma informatizada, no âmbito do sistema de controlo estabelecido pela autoridade de gestão;

b)

Requisitos mínimos detalhados para o registo de auditoria, relativamente aos registos contabilísticos e aos documentos comprovativos a conservar pela autoridade de certificação, a autoridade de gestão, os organismos intermediários e os beneficiários;

c)

Âmbito e conteúdo das auditorias às operações e das auditorias às contas, bem como a metodologia a adotar para a seleção da amostra de operações;

d)

Regras detalhadas relativas à utilização dos dados recolhidos durante as auditorias realizadas pelos funcionários ou representantes autorizados da Comissão;

e)

Regras detalhadas sobre os critérios de determinação de falhas graves no bom funcionamento dos sistemas de gestão e controlo, incluindo os principais tipos de falhas, os critérios de determinação do nível de correção financeira a aplicar e os critérios para a aplicação de aplicar correções financeiras de taxa fixa ou extrapoladas.

CAPÍTULO II

DISPOSIÇÕES ESPECÍFICAS SOBRE OS SISTEMAS DE GESTÃO E CONTROLO

Artigo 2.o

Dados a registar e armazenar em formato informatizado

[Artigo 32.o, n.o 8, do Regulamento (UE) n.o 223/2014]

1.   As informações sobre os dados a registar e armazenar em formato informatizado sobre cada operação, no sistema de controlo instituído em conformidade com o artigo 32.o, n.o 2, alínea d), do Regulamento (UE) n.o 223/2014, constam do anexo I do presente regulamento.

2.   Os dados devem ser registados e armazenados para cada operação, incluindo, no caso de operações apoiadas por PO II, dados sobre os participantes individuais, repartidos por sexo se possível, de modo a poderem ser agregados se for necessário para os exercícios de monitorização, avaliação, gestão financeira, verificação e auditoria. Deve igualmente ser possível agregar esses dados cumulativamente para todo o período de programação.

Artigo 3.o

Requisitos mínimos detalhados para o registo da auditoria

[Artigo 32.o, n.o 9, do Regulamento (UE) n.o 223/2014]

1.   Os requisitos mínimos detalhados para o registo da auditoria relativamente aos registos contabilísticos e aos documentos comprovativos a conservar são os seguintes:

a)

O registo da auditoria deve permitir a verificação da aplicação dos critérios de seleção definidos no programa operacional para a distribuição de alimentos e/ou assistência material (PO I) ou pelo comité de acompanhamento para o PO II;

b)

No que diz respeito às subvenções nos termos do artigo 25.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento (UE) n.o 223/2014, o registo da auditoria deve permitir que os montantes agregados certificados à Comissão sejam reconciliados com os registos contabilísticos pormenorizados e os documentos comprovativos conservados pela autoridade de certificação, a autoridade de gestão, os organismos intermediários e os beneficiários, relativamente a operações cofinanciadas no âmbito do programa operacional;

c)

No que se refere às subvenções nos termos do artigo 25.o, n.o 1, alíneas b) e c), o registo da auditoria deve permitir que os montantes agregados certificados à Comissão sejam reconciliados com os dados pormenorizados relativos às realizações ou aos resultados e os documentos comprovativos conservados pela autoridade de certificação, a autoridade de gestão, os organismos intermediários e os beneficiários, incluindo, se for caso disso, documentos sobre o método de cálculo das tabelas normalizadas de custos unitários ou montantes fixos, para as operações cofinanciadas no âmbito do programa operacional;

d)

No que se refere aos custos determinados nos termos dos artigos 25.o, n.o 1, alínea d), do Regulamento (UE) n.o 223/2014, o registo da auditoria deve demonstrar e justificar o método de cálculo, se for caso disso, e a base utilizada para o estabelecimento das taxas fixas, bem como os custos diretos elegíveis ou os custos declarados ao abrigo de outras categorias selecionadas, a que se aplica a taxa fixa;

e)

No que se refere aos custos determinados em conformidade com o artigo 26.o, n.o 2, alíneas b), c) e e), e artigo 26.o, n.o 3, segundo parágrafo, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, o registo da auditoria deve permitir justificar os custos diretos elegíveis ou os custos declarados no âmbito de outras categorias de custos a que a taxa fixa se aplica;

f)

O registo da auditoria deve permitir verificar se a contribuição pública foi paga ao beneficiário;

g)

Para cada operação, o registo da auditoria deve incluir, se for caso disso, as especificações técnicas e o plano de financiamento, os documentos relativos à concessão da subvenção e aos procedimentos de adjudicação de contratos públicos, bem como relatórios do beneficiário e relatórios sobre as verificações e auditorias efetuadas;

h)

O registo da auditoria deve incluir informações sobre as verificações da gestão e auditorias efetuadas à operação;

i)

O registo da auditoria deve permitir reconciliar os dados relativos aos indicadores das realizações com os dados comunicados, os resultados e, se for caso disso, os objetivos do programa.

Para os custos referidos nas alíneas c) e d), o registo da auditoria deve igualmente permitir verificar a conformidade do método de cálculo utilizado pela autoridade de gestão com o artigo 25.o, n.o 3, do Regulamento (UE) n.o 223/2014.

2.   A autoridade de gestão deve assegurar a disponibilização de um registo da identificação e localização dos organismos que conservam todos os documentos comprovativos necessários para garantir um registo de auditoria adequado, cumprindo todos os requisitos mínimos estabelecidos no n.o 1.

Artigo 4.o

Utilização dos dados recolhidos durante as auditorias realizadas pelos funcionários ou representantes autorizados da Comissão

[Artigo 34.o, n.o 8, do Regulamento (UE) n.o 223/2014]

1.   A Comissão deve tomar todas as medidas necessárias para evitar qualquer divulgação ou disponibilização não autorizada dos dados recolhidos pela Comissão no decurso das auditorias por ela realizadas.

2.   A Comissão deve utilizar os dados recolhidos no quadro das suas auditorias com a finalidade única de dar cumprimento às responsabilidades que lhe incumbem por força do artigo 36.o do Regulamento (UE) n.o 223/2014. O Tribunal de Contas Europeu e o Organismo Europeu de Luta Antifraude (OLAF) terão acesso às informações recolhidas.

3.   Os dados recolhidos não serão transmitidos a outras pessoas para além das que, nos Estados-Membros ou nas instituições da União, exerçam funções que exijam o acesso às referidas informações em conformidade com as regras aplicáveis, sem o acordo expresso do Estado-Membro que transmitiu os dados.

Artigo 5.o

Auditoria às operações

[Artigo 34.o, n.o 7, do Regulamento (UE) n.o 223/2014]

1.   As auditorias às operações devem ser efetuadas para cada exercício contabilístico com base numa amostra de operações selecionadas por um método estabelecido ou aprovado pela autoridade de auditoria, em conformidade com o artigo 6.o do presente regulamento.

2.   As auditorias às operações devem ser efetuadas com base nos documentos comprovativos que constituem o registo da auditoria e devem verificar a legalidade e a regularidade das despesas declaradas à Comissão, incluindo os seguintes aspetos:

a)

A operação foi selecionada em conformidade com os critérios de seleção definidos para o programa operacional, não estava materialmente concluída nem totalmente executada antes de o beneficiário ter apresentado o pedido de financiamento ao abrigo do programa operacional, foi realizada em conformidade com a decisão de aprovação e satisfazia todas as condições aplicáveis no momento da auditoria relativamente à sua funcionalidade, utilização e objetivos a atingir;

b)

As despesas declaradas à Comissão correspondem aos registos contabilísticos e os documentos justificativos comprovam um registo de auditoria adequado, tal como previsto no artigo 3.o do presente regulamento;

c)

Para as despesas declaradas à Comissão determinadas em conformidade com o artigo 25.o, n.o 1, alíneas b) e c), as realizações e os resultados subjacentes aos pagamentos ao beneficiário foram alcançados, os dados sobre os participantes, se for caso disso, ou outros registos relativos às realizações e aos resultados são coerentes com as informações apresentadas à Comissão, e a documentação comprovativa exigida demonstra um registo de auditoria adequado tal como definido no artigo 3.o do presente regulamento.

As auditorias devem igualmente verificar que a contribuição pública foi paga ao beneficiário, em conformidade com o artigo 42.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 223/2014.

3.   As auditorias às operações incluirão, se for caso disso, a verificação no local da execução física da operação.

4.   As auditorias às operações devem verificar que as despesas correspondentes registadas pela autoridade de certificação no seu sistema de contabilidade são exatas e completas, e proceder à reconciliação do registo de auditoria em todos os níveis.

5.   Se os problemas detetados parecerem sistémicos e, por conseguinte, implicarem um risco para outras operações no âmbito do programa operacional, a autoridade de auditoria garantirá uma análise mais aprofundada incluindo, se for necessário, auditorias complementares para determinar a dimensão desses problemas, e recomendará as ações corretivas necessárias.

6.   Só as despesas abrangidas pelo âmbito de uma auditoria realizada nos termos do n.o 1 contam para o montante das despesas auditadas, para efeitos de notificação à Comissão sobre a cobertura anual. Para esse efeito, será usado o modelo de relatório de controlo estabelecido com base no artigo 34.o, n.o 6, do Regulamento (UE) n.o 223/2014.

Artigo 6.o

Metodologia aplicável à seleção da amostra de operações

[Artigo 34.o, n.o 7, do Regulamento (UE) n.o 223/2014]

1.   A autoridade de auditoria deve estabelecer o método para a seleção da amostra («método de amostragem») em conformidade com os requisitos estabelecidos no presente artigo, tendo em conta as normas de auditoria internacionalmente aceites INTOSAI, IFAC ou IIA.

2.   Além das explicações fornecidas na estratégia de auditoria, a autoridade de auditoria conservará um registo da documentação e dos critérios profissionais utilizados para estabelecer o método de amostragem, incluindo as fases de planificação, seleção, ensaio e avaliação, a fim de demonstrar que o método estabelecido é adequado.

3.   As amostras devem ser representativas da população a partir da qual são selecionadas, para permitir à autoridade de auditoria formular um parecer de auditoria válido em conformidade com o artigo 34.o, n.o 5, alínea a), do Regulamento (UE) n.o 223/2014. Essa população deve compreender as despesas de um programa operacional incluídas nos pedidos de pagamento apresentados à Comissão, em conformidade com o disposto no artigo 41.o do Regulamento (UE) n.o 223/2014, para um determinado exercício contabilístico. A amostra pode ser selecionada durante ou depois do exercício contabilístico.

4.   Para efeitos de aplicação do artigo 34.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, um método de amostragem é estatístico quando assegura:

i)

Uma seleção aleatória dos itens da amostra;

ii)

O uso da teoria das probabilidades para avaliar os resultados da amostra, incluindo a medição e o controlo do risco de amostragem e da precisão prevista e alcançada.

5.   O método de amostragem deve assegurar uma seleção aleatória de cada unidade de amostragem na população, utilizando números aleatórios gerados para cada unidade de população, a fim de selecionar as unidades que constituem a amostra, ou através de seleção sistemática utilizando um ponto de partida aleatório e aplicando uma regra sistemática para selecionar os elementos adicionais.

6.   A unidade de amostragem será determinada pela autoridade de auditoria, com base em critérios profissionais. A unidade de amostragem pode ser uma operação, um projeto no âmbito de uma operação ou um pedido de pagamento por parte de um beneficiário. As informações sobre o tipo de unidade de amostragem determinada e sobre os critérios profissionais utilizados para esse fim devem ser incluídas no relatório de controlo.

7.   Se a despesa total relativa a uma unidade de amostragem para o exercício contabilístico for um montante negativo, será excluída da população referida no supramencionado n.o 3 e auditada em separado. A autoridade de auditoria pode também retirar uma amostra desta população separada.

8.   Quando se apliquem as condições de controlo proporcional previstas no artigo 58.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, a autoridade de auditoria pode excluir os elementos referidos no mesmo artigo da população a amostrar. Se a operação em causa já tiver sido selecionada na amostra, a autoridade de auditoria deve substituí-la utilizando uma seleção aleatória adequada.

9.   Todas as despesas declaradas à Comissão na amostra são objeto de auditoria.

Quando as unidades de amostragem selecionadas incluam um grande número de faturas ou pedidos de pagamento subjacentes, a autoridade de auditoria pode auditá-los por subamostragem, utilizando para a seleção das faturas ou dos pedidos de pagamento subjacentes os mesmos parâmetros de amostragem que foram utilizados para selecionar as unidades de amostragem da amostra principal.

Nesse caso, serão calculadas amostras de dimensão adequada no interior de cada unidade a auditar, nunca inferiores a 30 faturas ou pedidos de pagamento subjacentes para cada unidade de amostragem.

10.   A autoridade de auditoria pode estratificar uma população dividindo-a em subpopulações, correspondendo cada uma a um grupo de unidades de amostragem com características similares, nomeadamente em termos de risco ou margem de erro prevista ou cuja população inclua operações consistindo em contribuições financeiras de um programa operacional para elementos de elevado valor.

11.   A autoridade de auditoria deve classificar a fiabilidade do sistema com uma notação elevada, média ou baixa, tendo em conta os resultados das auditorias aos sistemas para determinar os parâmetros técnicos da amostragem, de modo que o nível combinado de garantia obtido das auditorias aos sistemas e das auditorias às operações seja elevado. Quando a notação da fiabilidade de um sistema for elevada, o grau de confiança utilizado para a amostragem das operações não deve ser inferior a 60 %. Quando a notação da fiabilidade de um sistema for baixa, o grau de confiança utilizado para a amostragem das operações não deve ser inferior a 90 %. O nível máximo de materialidade é de 2 % das despesas referidas no n.o 3.

12.   Sempre que sejam detetadas irregularidades ou um risco de irregularidades, a autoridade de auditoria decidirá com base em critérios profissionais se é necessário auditar uma amostra complementar de outras operações ou partes de operações que não tenham sido auditadas na amostra aleatória, para ter em conta fatores de risco específicos identificados.

13.   A autoridade de auditoria deve analisar os resultados das auditorias à amostra complementar separadamente, retirar conclusões com base nesses resultados e comunicá-las à Comissão no relatório anual de controlo. As irregularidades detetadas na amostra complementar não serão incluídas no cálculo do erro aleatório previsto da amostra aleatória.

14.   Com base nos resultados das auditorias às operações, para efeitos do parecer de auditoria e relatório de controlo referidos no artigo 34.o, n.o 5, alíneas a) e b), do Regulamento (UE) n.o 223/2014, a autoridade de auditoria deve calcular uma taxa de erro total, que é a soma dos erros aleatórios previstos e, se aplicável, dos erros sistémicos e dos erros anómalos não corrigidos, dividida pelo total da população.

Artigo 7.o

Auditorias às contas

[Artigo 34.o, n.o 7, do Regulamento (UE) n.o 223/2014]

1.   As auditorias às contas referidas no artigo 49.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, serão efetuadas pela autoridade de auditoria para cada exercício contabilístico.

2.   A auditoria às contas deve fornecer uma garantia razoável quanto à exaustividade, exatidão e veracidade dos montantes declarados nas contas.

3.   Para efeitos dos n.os 1 e 2, a autoridade de auditoria deve ter em conta, nomeadamente, os resultados das auditorias aos sistemas da autoridade de certificação e das auditorias às operações.

4.   A auditoria ao sistema incluirá a verificação da fiabilidade do sistema contabilístico da autoridade de certificação e, com base numa amostragem, da exatidão da despesa dos montantes retirados e dos montantes recuperados, registados no sistema contabilístico da autoridade de certificação.

5.   Para efeitos do parecer de auditoria, e para concluir que as contas são verdadeiras e fiéis, a autoridade de auditoria deve verificar que todos os elementos exigidos pelo artigo 49.o do Regulamento (UE) n.o 223/2014 estão corretamente incluídos nas contas e correspondem aos registos contabilísticos de apoio conservados por todas os organismos ou autoridades competentes e beneficiários durante os trabalhos de auditoria realizados pela autoridade de auditoria. A autoridade de auditoria deve, em especial, com base nas contas a ser fornecidas pela autoridade de certificação, verificar se:

a)

O montante total das despesas públicas elegíveis declaradas em conformidade com o artigo 49.o, n.o 1, alínea a), do Regulamento (UE) n.o 223/2014, concorda com a despesa e a contribuição pública correspondente incluídas nos pedidos de pagamento apresentados à Comissão para o exercício relevante e, caso haja diferenças, se foram fornecidas explicações adequadas nas contas para os montantes reconciliados;

b)

Os montantes retirados e recuperados durante o exercício contabilístico, os montantes a recuperar no final do exercício contabilístico e os montantes não recuperáveis apresentados nas contas correspondem aos montantes inscritos nos sistemas contabilísticos da autoridade de certificação e se têm como base decisões da autoridade de gestão competente ou da autoridade de certificação.

c)

As despesas foram excluídas das contas em conformidade com o disposto no artigo 49.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, se for caso disso, e se todas as correções necessárias estão refletidas nas contas para o exercício em causa;

As verificações referidas nas alíneas b) e c) podem ser efetuadas por amostragem.

CAPÍTULO III

DISPOSIÇÕES ESPECÍFICAS SOBRE A GESTÃO FINANCEIRA E AS CORREÇÕES FINANCEIRAS

Artigo 8.o

Critérios para determinar falhas graves no bom funcionamento dos sistemas de gestão e controlo

[Artigo 55.o, n.o 4, do Regulamento (UE) n.o 223/2014]

1.   A Comissão deve basear a sua avaliação do bom funcionamento dos sistemas de gestão e controlo nos resultados de todas as auditorias aos sistemas disponíveis, incluindo os testes de controlos, e das auditorias às operações.

A avaliação abrangerá o ambiente de controlo interno do programa, as atividades de gestão e de controlo das autoridades de gestão e de certificação, o controlo efetuado pelas autoridades de gestão e certificação e as atividades de controlo da autoridade de auditoria, e será baseada na verificação da conformidade com os requisitos-chave estabelecidos no quadro 1 do anexo II.

O cumprimento desses requisitos-chave deve ser avaliado em função das categorias estabelecidas no quadro 2 do anexo II.

2.   Os principais tipos de falhas graves no bom funcionamento dos sistemas de gestão e controlo serão os casos em que qualquer dos principais requisitos referidos nos pontos 2, 4, 5, 13, 15, 16 e 18 do quadro 1 do anexo II, ou dois ou mais dos outros requisitos essenciais do quadro 1 do anexo II sejam classificados nas categorias 3 ou 4 do quadro 2 do anexo II.

Artigo 9.o

Critérios para a aplicação de correções financeiras de taxa fixa ou extrapoladas e critérios para determinar o nível de correção financeira

[Artigo 55.o, n.o 4, do Regulamento (UE) n.o 223/2014]

1.   Serão aplicadas correções financeiras à totalidade ou parte de um programa operacional nos casos em que a Comissão identifique uma ou várias falhas graves no bom funcionamento dos sistemas de gestão e controlo.

Em derrogação do primeiro parágrafo, serão aplicadas correções financeiras extrapoladas para a totalidade ou parte de um programa operacional sempre que a Comissão detete irregularidades sistémicas numa amostra representativa de operações que permitam uma quantificação mais exata do risco para o orçamento da União. Nesse caso, os resultados da análise da amostra representativa devem ser extrapolados para o resto da população a partir da qual a amostra foi recolhida para efeitos da determinação da correção financeira.

2.   A taxa fixa de correção financeira será determinada tendo em conta os seguintes elementos:

a)

A importância relativa da falha grave ou das falhas graves no conjunto do sistema de gestão e controlo;

b)

A frequência e importância da falha grave ou das falhas graves;

c)

O grau de risco de perda para o orçamento da União.

3.   Tendo em conta estes elementos, o nível de correção financeira é fixado do seguinte modo:

a)

Se a falha grave ou as falhas graves no sistema de gestão e controlo forem tão importantes, frequentes ou generalizadas que representem uma falha completa do sistema, que coloque em risco a legalidade e regularidade de todas as despesas abrangidas, é aplicada uma taxa fixa de 100 %;

b)

Se a falha grave ou as falhas graves no sistema de gestão e controlo forem tão frequentes ou generalizadas que representem uma falha extremamente grave do sistema, que coloque em risco a legalidade e regularidade de uma percentagem muito elevada da despesa em causa, é aplicada uma taxa fixa de 25 %;

c)

Se a falha grave ou as falhas graves no sistema de gestão e de controlo forem devidas ao deficiente ou muito deficiente funcionamento do sistema ou a um frequente incumprimento do sistema, que coloque em risco a legalidade e regularidade de uma percentagem elevada da despesa em causa, é aplicada uma taxa fixa de 10 %;

d)

Se a falha grave ou as falhas graves no sistema de gestão e controlo forem devidas a incoerências de funcionamento do sistema, que coloquem em risco a legalidade e regularidade de uma percentagem significativa da despesa em causa, é aplicada uma taxa fixa de 5 %.

4.   Quando a aplicação da taxa fixa determinada em conformidade com o n.o 3 for desproporcionada, o montante da correção será reduzido.

5.   Sempre que as autoridades competentes não tomem medidas corretivas adequadas, na sequência da aplicação de uma correção financeira num exercício contabilístico e, em consequência dessa ausência de medidas, a mesma falha grave ou as mesmas falhas graves voltarem a ser identificadas num exercício contabilístico subsequente, a taxa de correção pode, devido à persistência da falha grave ou das falhas graves, ser aumentada para um nível que não supere o da categoria imediatamente superior.

Artigo 10.o

O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Jornal Oficial da União Europeia.

O artigo 3.o é aplicável a partir de 1 de dezembro de 2014, no que diz respeito à informação sobre os dados registados e armazenados referidos no anexo I.

O presente regulamento é obrigatório em todos os seus elementos e diretamente aplicável em todos os Estados-Membros.

Feito em Bruxelas, em 13 de março de 2014.

Pela Comissão

O Presidente

José Manuel BARROSO


(1)  JO L 72 de 12.3.2014, p. 1.


ANEXO I

Lista dos dados a registar e armazenar em formato informatizado no sistema de controlo (a que se refere o artigo 2.o)

É exigida a apresentação de dados para as operações apoiadas por PO I e PO II (1), exceto quando especificado em contrário na segunda coluna.

Domínios de dados

Indicação do tipo de PO para o qual não é necessário apresentar dados

Dados sobre o beneficiário (2)

1.

Nome ou identificador único de cada beneficiário

 

2.

Informação indicando se o beneficiário é um organismo de direito público ou privado

 

3.

Informação indicando se o IVA aplicável à despesa incorrida pelo beneficiário é ou não recuperável ao abrigo da legislação nacional sobre o IVA

 

4.

Contactos do beneficiário

 

Dados sobre a operação

5.

Nome ou identificador único da operação

 

6.

Descrição sucinta da operação

 

7.

Data de apresentação do pedido para a operação

 

8.

Data de início como indicado no documento sobre as condições de apoio

 

9.

Data de termo como indicado no documento sobre as condições de apoio

 

10.

Data efetiva da conclusão material ou execução plena da operação

 

11.

Organismo que emite o documento que especifica as condições de apoio

 

12.

Data do documento que especifica as condições de apoio

 

13.

Moeda da operação

 

14.

Código Comum de Identificação (CCI) do(s) programa(s) em que se insere a operação apoiada

 

15.

Tipo(s) de assistência material considerada

Não aplicável aos PO II

16.

Tipo(s) de ações apoiadas

Não aplicável aos PO I

17.

Código(s) da forma de financiamento

 

18.

Código(s) da localização

 

19.

Quantidade de alimentos adquiridos por um organismo público ou organização parceira, se for caso disso

Não aplicável aos PO II

20.

Quantidade de alimentos obtidos por um organismo público, se for caso disso, em conformidade com o artigo 23.o, n.o 4, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, se aplicável

Não aplicável aos PO II

21.

Quantidade de alimentos entregues a organizações parceiras, se for caso disso

Não aplicável aos PO II

22.

Quantidade de alimentos entregues aos beneficiários finais, se for caso disso

Não aplicável aos PO II

23.

Quantidade de assistência material básica adquirida por um organismo público ou organização parceira, se for caso disso

Não aplicável aos PO II

24.

Quantidade de assistência material básica prestada a organizações parceiras, se for caso disso

Não aplicável aos PO II

25.

Quantidade de assistência material básica prestada aos beneficiários finais, se for caso disso

Não aplicável aos PO II

Dados sobre os indicadores

26.

Título de indicadores comuns relevantes para a operação

 

27.

Identificador dos indicadores comuns relevantes para a operação

 

28.

Nível de desempenho dos indicadores comuns em cada ano de execução ou no final da operação

 

29.

Título dos indicadores específicos do programa relevantes para a operação

Não aplicável aos PO I

30.

Identificador dos indicadores específicos do programa relevantes para a operação

Não aplicável aos PO I

31.

Objetivos finais específicos para os indicadores de realizações específicos do programa

Não aplicável aos PO I

32.

Nível de desempenho dos indicadores de realizações específicos dos programas em cada ano de execução ou no final da operação

Não aplicável aos PO I

33.

Unidade de medida para cada objetivo final em termos de realizações

Não aplicável aos PO I

34.

Valor de referência para os indicadores de resultados

Não aplicável aos PO I

35.

Valor-alvo para os indicadores de resultados

Não aplicável aos PO I

36.

Unidade de medida para cada valor-alvo e valor de referência dos resultados

Não aplicável aos PO I

37.

Unidade de medida para cada indicador

 

Dados financeiros sobre cada operação (na moeda aplicável à operação)

38.

Montante do custo total elegível da operação aprovado no documento sobre as condições de apoio

 

39.

Montante dos custos totais elegíveis que constituem despesa pública, tal como definida no artigo 2.o, n.o 12, do Regulamento (UE) n.o 223/2014

 

40.

Montante do apoio público, como referido no documento sobre as condições de apoio

 

Dados sobre os pedidos de pagamento do beneficiário (na moeda aplicável à operação)

41.

Data de receção de cada pedido de pagamento do beneficiário

 

42.

Data de cada pagamento ao beneficiário com base no pedido de pagamento

 

43.

Montante da despesa elegível no pedido de pagamento que constitui a base de cada pagamento ao beneficiário

 

44.

Montante da despesa pública, como definida no artigo 2.o, n.o 12, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, correspondente à despesa elegível que constitui a base de cada pagamento

 

45.

Montante de cada pagamento ao beneficiário com base no pedido de pagamento

 

46.

Data de início das verificações no local à operação, efetuadas em conformidade com o artigo 32.o, n.o 5, alínea b), do Regulamento (CE) n.o 223/2014

 

47.

Data das auditorias no local à operação, realizadas em conformidade com o artigo 34.o, n.o 1, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, e o artigo 6.o do presente regulamento

 

48.

Organismo que realiza a auditoria ou verificação

 

Dados sobre a despesa declarada no pedido de pagamento do beneficiário com base nos custos reais (na moeda aplicável à operação)

49.

Despesas públicas elegíveis declaradas à Comissão estabelecidas com base nos custos efetivamente incorridos e pagos

 

50.

Despesa pública, como definida no artigo 2.o, n.o 12, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, correspondente à despesa elegível declarada à Comissão, estabelecida com base em custos efetivamente reembolsados e pagos

 

51.

Tipo de contrato (prestação de serviços/fornecimento de bens), se a adjudicação do contrato estiver sujeita às disposições da Diretiva 2004/18/CE (3) ou da Diretiva 2014/23/UE do Parlamento Europeu e do Conselho (4)

 

52.

Montante do contrato, se a adjudicação do contrato estiver sujeita às disposições da Diretiva 2004/18/CE ou da Diretiva 2014/23/UE

 

53.

Despesa elegível incorrida e paga com base num contrato, se o contrato estiver sujeito às disposições da Diretiva 2004/18/CE ou da Diretiva 2014/23/UE

 

54.

O procedimento de concurso utilizado se a adjudicação do contrato estiver sujeita às disposições da Diretiva 2004/18/CE ou da Diretiva 2014/23/UE

 

55.

Nome ou identificador único do contratante se a adjudicação do contrato estiver sujeita às disposições da Diretiva 2014/23/UE

 

Dados sobre a despesa no pedido de pagamento do beneficiário com base em tabelas normalizadas de custos unitários (na moeda aplicável à operação)

56.

Montante das despesas públicas elegíveis declaradas à Comissão, estabelecidas com base em tabelas normalizadas de custos unitários

 

57.

Despesa pública como definida no artigo 2.o, n.o 12, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, correspondente à despesa pública elegível declarada à Comissão, estabelecida com base em tabelas normalizadas de custos unitários

 

58.

Definição de uma unidade para ser utilizada para efeitos das tabelas normalizadas de custos unitários

 

59.

Número de unidades executadas como indicado no pedido de pagamento para cada elemento unitário

 

60.

Custo unitário de uma única unidade para cada elemento unitário

 

Dados sobre a despesa no pedido de pagamento do beneficiário com base em montantes únicos (na moeda aplicável à operação)

61.

Montante das despesas públicas elegíveis declaradas à Comissão, estabelecidas com base em montantes únicos

 

62.

Despesa pública como definida no artigo 2.o, n.o 12, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, correspondente à despesa pública elegível declarada à Comissão, estabelecida com base em montantes únicos

 

63.

Para cada montante único, as prestações a fornecer (realizações ou resultados) acordadas no documento sobre as condições de apoio, como base para o pagamento dos montantes únicos

 

64.

Para cada montante único, montante acordado no documento sobre as condições de apoio

 

Dados sobre a despesa no pedido de pagamento do beneficiário com base em taxas fixas (na moeda aplicável à operação)

65.

Montante da despesa pública elegível declarada à Comissão, estabelecida com base numa taxa fixa

 

66.

Despesa pública como definida no artigo 2.o, n.o 12, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, correspondente à despesa pública elegível declarada à Comissão, estabelecida com base numa taxa fixa

 

Dados sobre as cobranças aplicadas ao beneficiário

67.

Data de cada decisão de cobrança

 

68.

Montante do apoio público afetado por cada decisão de cobrança

 

69.

Total da despesa elegível afetada por cada decisão de cobrança

 

70.

Data de receção de cada montante devolvido pelo beneficiário na sequência de uma decisão de cobrança

 

71.

Montante do apoio público devolvido pelo beneficiário na sequência de uma decisão de cobrança (sem juros ou sanções)

 

72.

Montante da despesa elegível correspondente ao apoio público devolvido pelo beneficiário

 

73.

Montante do apoio público incobrável na sequência de uma de decisão de cobrança

 

74.

Total da despesa elegível correspondente ao apoio público incobrável

 

Dados sobre os pedidos de pagamento apresentados à Comissão (em EUR)

75.

Data de entrega de cada pedido de pagamento, incluindo a despesa elegível da operação

 

76.

Montante total da despesa elegível incorrida pelo beneficiário e paga ao implementar a operação, incluído em cada pedido de pagamento

 

77.

Montante total da despesa pública, como definida no artigo 2.o, n.o 12, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, da operação, incluído em cada pedido de pagamento

 

Dados sobre as contas apresentadas à Comissão nos termos do artigo 48.o do Regulamento (UE) n.o 223/2014 (em EUR)

78.

A data de apresentação de cada conjunto de contas incluindo as despesas incorridas no âmbito da operação

 

79.

Data de apresentação das contas em que se inclui a despesa final da operação, na sequência da conclusão da operação [se o total da despesa elegível for igual ou superior a 1 000 000 de EUR [artigo 51.o do Regulamento (UE) n.o 223/2014]

 

80.

Montante total da despesa pública elegível da operação registado no sistema contabilístico da autoridade de certificação que foi inscrito nas contas

 

81.

Montante total da despesa pública, como definida no artigo 2.o, n.o 12, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, incorrida na implementação da operação, correspondente ao montante total da despesa pública elegível registado no sistema contabilístico da autoridade de certificação que foi inscrito nas contas

 

82.

Montante total dos pagamentos feitos ao beneficiário, em conformidade com o artigo 42.o, n.o 2, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, correspondente ao montante total da despesa pública elegível registado no sistema contabilístico da autoridade de certificação que foi inscrito nas contas

 

83.

Total da despesa pública elegível da operação retirado durante o exercício contabilístico, que foi inscrito nas contas

 

84.

Total da despesa pública, como definida no artigo 2.o, n.o 12, do Regulamento (UE) n.o 223/2014, correspondente à despesa pública elegível retirada durante o exercício contabilístico, que foi inscrito nas contas

 

85.

Total da despesa pública elegível da operação recuperado durante o exercício contabilístico, que foi e inscrito nas contas

 

86.

Total da despesa pública correspondente ao total da despesa pública elegível da operação recuperado durante o exercício contabilístico, que foi inscrito nas contas

 

87.

Total da despesa pública elegível da operação a recuperar no final do exercício contabilístico, que foi inscrito nas contas

 

88.

Total da despesa pública da operação correspondente ao total da despesa pública elegível a recuperar no final do exercício contabilístico, que foi inscrito nas contas

 

89.

Montante total elegível da despesa pública da operação incobrável no final do exercício contabilístico, que foi inscrito nas contas

 

90.

Total da despesa pública da operação correspondente ao montante total de despesa pública elegível incobrável no final do exercício contabilístico, que foi inscrito nas contas

 


(1)  Os PO I referem-se a programas operacionais relativos à distribuição de alimentos e/ou assistência material e os PO II referem-se a programas operacionais para a inclusão social das pessoas mais carenciadas.

(2)  Os beneficiários incluem, quando aplicável, outros organismos que efetuem despesas no âmbito da operação tratadas como despesas incorridas pelos beneficiários.

(3)  Diretiva 2004/18/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 31 de março de 2004, relativa à coordenação dos processos de adjudicação dos contratos de empreitada de obras públicas, dos contratos públicos de fornecimento e dos contratos públicos de serviços (JO L 134 de 30.4.2004, p. 114).

(4)  Diretiva 2014/23/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 24 de fevereiro de 2014, sobre a adjudicação de contratos (JO L 94 de 28.3.2014, p. 1).


ANEXO II

Requisitos-chave dos sistemas de gestão e controlo e classificação em termos do seu funcionamento como referido no artigo 9.o

Quadro 1

Requisitos-chave

Requisitos-chave dos sistemas de gestão e controlo

Organismos/autoridades em causa

Âmbito de aplicação

1

Separação adequada de funções e sistemas adequados de notificação e de monitorização, nos casos em que a autoridade responsável delegue a execução das tarefas noutro organismo

Autoridade de gestão

Ambiente de controlo interno

2

Seleção adequada das operações

Autoridade de gestão

Atividades de gestão e controlo

3

Informação adequada aos beneficiários sobre condições aplicáveis às operações selecionadas

Autoridade de gestão

4

Verificações adequadas da gestão

Autoridade de gestão

5

Sistema eficaz de conservação de todos os documentos relativos à despesa e às auditorias para garantir um registo adequado de auditoria

Autoridade de gestão

Atividades de gestão e controlo/Monitorização

6

Sistema fiável de recolha, registo e armazenamento de dados para efeitos de monitorização, avaliação, gestão financeira, verificação e auditoria

Autoridade de gestão

7

Aplicação efetiva de medidas proporcionadas de combate à fraude

Autoridade de gestão

Atividades de gestão e controlo

8

Procedimentos adequados de elaboração da declaração relativa à gestão e do resumo anual dos relatórios finais de auditoria e controlos efetuados

Autoridade de gestão

9

Separação adequada de funções e sistemas adequados de notificação e de monitorização, nos casos em que a autoridade responsável delegue a execução das tarefas noutro organismo

Autoridade de certificação

Ambiente de controlo interno

10

Procedimentos adequados de elaboração e apresentação dos pedidos de pagamento

Autoridade de certificação

Atividades de gestão e controlo/Monitorização

11

Manutenção de registos informáticos adequados da despesa declarada e da correspondente contribuição pública

Autoridade de certificação

Atividades de gestão e controlo

12

Contas adequadas e completas dos montantes recuperáveis, recuperados e retirados

Autoridade de certificação

13

Procedimentos adequados de determinação e certificação da exaustividade, exatidão e veracidade das contas anuais

Autoridade de certificação

14

Separação adequada de funções e sistemas adequados para garantir que qualquer outro organismo que realize auditorias em conformidade com a estratégia de auditoria do programa tem a independência operacional necessária e observa as normas de auditoria internacionalmente aceites

Autoridade de auditoria

Ambiente de controlo interno

15

Auditorias adequadas aos sistemas

Autoridade de auditoria

Atividades de controlo

16

Auditorias adequadas às operações

Autoridade de auditoria

17

Auditorias adequadas às contas

Autoridade de auditoria

18

Procedimentos adequados para a formulação de um parecer de auditoria fiável e preparação do relatório anual de controlo

Autoridade de auditoria


Quadro 2

Classificação dos requisitos-chave dos sistemas de gestão e controlo em termos do seu funcionamento

Categoria 1

Funciona bem. Nenhumas ou apenas pequenas melhorias necessárias

Categoria 2

Funciona. São necessárias algumas melhorias

Categoria 3

Funciona parcialmente. São necessárias melhorias substanciais

Categoria 4

Essencialmente não funciona


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